Excel 2007 Indhold Kom i gang med Excel... 3 Excel-vinduets opbygning... 3 Faner og bånd... 3 Formellinjen... 5 Regnearket... 6 Markering af celler, rækker og kolonner... 6 Skrive og rette indhold i celler... 7 Basal formelskrivning... 8 Mapper og regneark... 9 Skift mellem flere regneark... 9 Nyt regneark... 10 Navngivning af de enkelte regneark... 10 Ny projektmappe... 10 Hent mappe... 11 Gem mappe... 11 Fanen Startside... 12 Kopiering af en formel... 13 Kopiering til én celle... 13 Kopiering til flere celler... 13 Kopiering af celler fra ét regneark til et andet... 14 Formatering af celler... 15 Formatering af tekst og tal... 15 Rammer... 16 Formatering af talcelle... 16 Indsættelse af rækker og kolonner... 17 Sletning af rækker og kolonner... 18 Ændring af kolonne- og rækkebredde... 18 Med musen... 18 Med menuer... 19 Sumformel... 19 It-værktøjskassen Excel 2007 Side 1 af 44
Standardfunktioner i regnearket... 20 Fyld serie: Udfyld flere celler med tal, månedsnavne osv.... 21 Diagrammer... 23 Indsæt diagram... 23 Diagrammets elementer... 25 Den kontekstafhængige fane Diagramværktøjer... 25 Placering af diagrammet... 25 Skift diagramtype... 26 Dataområde... 27 Diagram med to værdiserier... 28 Navngivning af serier... 30 Diagrammets layout og formatering... 31 Akseetiketter... 31 Diagram- og aksetitler... 32 Forklaring til dataområder... 34 Dataetiketter... 35 Akseinddeling... 36 Gitterlinjer... 37 Formatering af diagramelementer... 38 Udskriv regneark... 39 Sideopsætning... 39 Valg af udskriftsområde... 40 Udskriftstitler... 41 Kopiering fra regneark til tekstdokument... 42 Indsæt celler som tabel... 42 Indsæt celler som regneark... 42 Indsæt diagram i tekstdokument... 43 It-værktøjskassen Excel 2007 Side 2 af 44
Kom i gang med Excel Excel kan bruges til at lave datatabeller, regnskaber, budgetter, udregninger, diagrammer og meget mere. I denne vejledning vil blive gennemgået de mest almindelige funktioner, der bruges, når man arbejder i Excel. Ikke alle funktioner og muligheder i Excel vil blive omtalt, men når man mestrer programmets grundlæggende funktioner, er det nemt selv at gå på opdagelse i de mange muligheder. Excel vinduets opbygning Når du har startet Excel, og der er indlæst eller startet en ny tom projektmappe, ser Excelvinduet således ud: Øverst til venstre findes Office-knappen med værktøjslinjen Hurtig adgang ved siden af. Faner og bånd Under Office-knappen ser du en række faner. De hedder fra venstre Startside, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis. Når du klikker på en fane, åbner et bånd, som indeholder knapper og ikoner for de forskellige funktioner under denne fane. Disse funktioner er samlet i grupper. Under fanen Indsæt hedder grupperne af funktioner fx Tabeller, Illustrationer, Diagrammer, Kæder og Tekst. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 3 af 44
I denne vejledning vil fokus primært være på funktionerne under fanerne Startside og Indsæt, da de vigtigste og mest brugte funktioner i Excel befinder sig her. Kontekstafhængige faner De syv faner, der er nævnt ovenfor, er de permanente faner i Excel. De er således altid tilgængelige, når programmet er åbnet. Når man arbejder i programmet, dukker der nogle gange nye faner frem såkaldte kontekstafhængige faner. De tilbyder funktioner og muligheder, som er relevante for netop det, man arbejder med. Hvis man fx har indsat et diagram i sit regneark, åbner den kontekstafhængige fane Diagramværktøjer med underfanerne Design, Layout og Formater. Disse indeholder mange muligheder for at bearbejde og tilpasse diagrammet. Den kontekstafhængige fane Diagramværktøjer åbner, når du arbejder med et diagram. Visning og valg af funktioner Når du åbner en fane, kan du få vist en kort forklaring på de forskellige knappers og ikoners funktioner ved at holde musen henover dem. På den måde kan du hurtigt få hjælp, hvis du er i tvivl om en knaps funktion. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 4 af 44
Vælg fx fanen Startside og hold musen henover de forskellige knapper for at få vist deres funktion. Du vælger en funktion ved at klikke på de enkelte knapper. Ved at klikke på den lille nedadvendte pilespids, der er ved siden af eller under mange af ikonerne, åbner du for de forskellige muligheder i funktionen. For nogle funktioners vedkommende vises ændringen allerede, når man holder musen henover mulighederne. Dermed kan man se, hvordan resultatet vil blive, inden man foretager sit valg. I nogle af grupperne findes i det nederste højre hjørne en lille pil pegende skråt nedad. Holder du musen henover, får du en kort hjælpetekst eller en illustration, og klikker du på pilen, åbnes et dialogvindue med mere detaljerede muligheder og funktioner inden for denne gruppe. Ved at klikke på pilen åbnes et dialogvindue med endnu flere muligheder og funktioner inden for denne gruppe. Husk, at det sidste, man har udført, altid kan fortrydes ved at klikke på Fortryd, der befinder sig i værktøjslinjen Hurtig adgang lige ved siden af Office-knappen: Ved at klikke på den lille pil ned ved siden af ikonet åbnes en oversigt over de seneste handlinger, man har foretaget. Den gør det muligt at fortryde flere end kun den seneste handling. Formellinjen Linjen under fanebåndene kaldes formellinjen. Længst til venstre er angivet navnet på den celle, hvor markøren befinder sig. Den øvrige del af linjen benyttes, når der skrives indhold i en celle: I det viste eksempel er tallet 730 skrevet i celle A4. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 5 af 44
Regnearket Under formellinjen vises selve regnearket, som fylder det meste af skærmen. Ved hjælp af kolonner og rækker er regnearket opdelt i celler. Kolonnerne er navngivet ved bogstaver, mens rækkerne angives med tal. Hver enkel celles navn består således af først kolonnens og derefter rækkens navn, fx celle B3. Markering af celler, rækker og kolonner Du markerer en celle ved at klikke på den med musen. Markøren kan flyttes til en anden celle ved enten at bruge piletasterne eller ved at klikke med musen på den ønskede celle. Hvis du ønsker at markere flere celler ved siden af hinanden, har du følgende muligheder: 1. Placer musen over en celle. Klik og træk musemarkøren hen over de øvrige celler, der skal markeres. Slip museknappen. 2. Markér en celle ved at klikke med musen. Tryk nu Shift-tasten ned og hold den ned, mens du ved hjælp af piletasterne markerer de ønskede celler. Slip Shift-tasten. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 6 af 44
Tip: Skal mange celler markeres, anbefales følgende: Markér den celle, der skal være øverst til venstre i det markerede område. Tryk på Shift-tasten og hold den nede. Klik med musen på den celle, der skal være i nederste højre hjørne af det markerede område. Nu markeres hele området imellem de to celler. Slip Shift-tasten og museknappen igen. Du kan markere en hel kolonne ved at klikke på kolonnens bogstav i linjen med kolonneangivelser: En hele række markeres på samme måde ved at klikke på rækkens nummer yderst til venstre: Skrive og rette indhold i celler Man kan skrive tekst, tal eller formler i en celle ved først at markere cellen, hvorefter man kan skrive i den. Læg mærke til, at det skrevne både kan ses i selve cellen og i formellinjen. Man kan afslutte indskrivningen med at trykke på Entertasten eller klikke på fluebenet til venstre for indskrivningsfeltet. Ved at klikke på krydset annulleres ændringen i cellens indhold. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 7 af 44
For at rette indholdet i en celle gøres følgende: Markér cellen ved at klikke på den med musen. Nu vises cellens indhold i formellinjen. Flyt musemarkøren til formellinjen og klik. Ret indholdet ved at slette og/eller skrive ny tekst eller tal. Afslut med Entertasten eller et klik på fluebenet. Basal formelskrivning Excel kan anvendes til at lave udregninger af forskellig slags. Hertil anvendes formler. Formlerne skal have en bestemt form, for at Excel kan anvende dem. I følgende eksempel lægges de tre tal i cellerne B3,C3 og D3 sammen: Markér den tomme celle, som resultatet skal stå i. Klik i formellinjen, så markøren er klar til at indskrive indhold i cellen. Alle formler i Excel skal starte med et lighedstegn, så skriv = Klik herefter på cellen med det første tal i regnestykket her B3. Cellens navn står nu med blåt i formlen. Tryk på tasten + på dit tastatur. Klik på cellen med det næste tal, der skal lægges til (celle C3). Denne celles navn står nu med en anden farve i formellinjen. Tryk igen på + og klik på den sidste celle i udregningen (D3). Indholdet i formellinjen ser nu sådan ud: Tryk på Entertasten eller på fluebenet. Resultatet af udregningen vil nu stå i den celle, som du først markerede. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 8 af 44
Når du klikker på cellen F3, vil den formel, som indholdet af cellen er baseret på, stå i formellinjen. I dette tilfælde vil indholdet i celle F3 altid være en addition af tallene i cellerne B3, C3 og D3. Det betyder, at hvis indholdet i én af disse celler ændres, vil resultatet i celle F3 også ændres. Prøv selv at ændre én af cellernes indhold. Når du trykker på Enter eller fluebenet, ændrer resultatet i F3 sig også. Til at skrive formler med de mest almindelige regneformer, brug: + for addition - for subtraktion * for multiplikation / for division Mapper og regneark I Excel ligger alle regneark i projektmapper. Hver mappe kan indeholde flere selvstændige (eller sammenknyttede) regneark. Når du starter Excel, vil der åbnes en projektmappe (kaldet Mappe1 i programlinjen) med tre tomme regneark. Skift mellem flere regneark Hver projektmappe består som udgangspunkt af tre regneark. Når du åbner Excel, vil Ark1 være åbnet og klar til brug. Hvis du vil skifte til et andet regneark i samme mappe, klikker du på fanebladet til det andet regneark (fx Ark2) i nederste venstre hjørne af skærmen. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 9 af 44
Nyt regneark Hvis du har brugt alle regneark i mappen og ønsker at tilføje et nyt, kan du klikke på det lille ikon med en stjerne yderst til højre i rækken af regnearksfaneblade. Dermed tilføjes endnu et regneark til projektmappen. Navngivning af de enkelte regneark Efterhånden som en mappe består af flere regneark, er det en god idé at navngive dem efter deres indhold. Dette gøres på følgende måde: Skift til det regneark, der skal navngives. Højreklik på regnearkets faneblad. Nu åbnes en lille menu: Vælg Omdøb. Det er nu muligt at skrive på fanebladet. Skriv regnearkets navn og afslut med Entertasten. I stedet for at bruge denne menu er det også muligt at dobbeltklikke på fanebladet, hvorefter det er muligt at skrive regnearkets navn. Ny projektmappe For at starte en ny projektmappe: Klik på Office-knappen og vælg Ny i menuen. Dermed åbnes dette dialogvindue: It-værktøjskassen Excel 2007 Side 10 af 44
Klik på Tom projektmappe og derefter på Opret. Der er nu åbnet en ny mappe med tre tomme regneark. Hent mappe Hvis du vil hente en projektmappe frem, som du tidligere har arbejdet med, klikker du på Office-knappen og derefter på Åbn. Herved kommer dialogvinduet Åbn frem på skærmen: Find mappens placering og klik på den, så den bliver markeret. Klik derefter på Åbn. Du kan også åbne præsentationen ved at dobbeltklikke på filnavnet i dialogvinduet. Gem mappe Når du vil gemme en mappe med regneark, klikker du på Office-knappen Gem som, og derefter vælger du Excel-projektmappe. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 11 af 44
Herved åbner et nyt dialogvindue, som giver dig mulighed for at bestemme, hvad dit arbejde skal hedde, og hvor det skal gemmes: Find den mappe, du ønsker at gemme projektmappen i. Skriv navnet på din mappe ud for Filnavn og klik på Gem. Det er en god idé at gemme jævnligt, mens du arbejder. Dette kan du gøre ved: 1. At klikke på Office-knappen Gem 2. At klikke på disketteikonet ved siden af Office-knappen: 3. At bruge genvejstasten: Ctrl+s Når du bruger en af disse metoder, gemmes den nyeste kopi af dit arbejde under det navn, du allerede har givet det. Den gamle kopi overskrives. Fanen Startside Når du først åbner Excel, vises båndet under fanen Startside. Det indeholder fra venstre disse grupper af funktioner: Udklipsholder Skrifttype Justering Tal Typografier It-værktøjskassen Excel 2007 Side 12 af 44
Celler Redigering Fanen Startside indeholder primært funktioner til formatering af celler, kolonner og rækker. Her findes muligheder for at tilpasse cellernes tekst, tal, formler, rammer, baggrund osv. Kopiering af en formel Kopiering til én celle Det er tidligere blevet omtalt, hvordan man skriver en formel i en celle. Hvis man ønsker at kopiere en formel til en anden celle, gøres følgende: Markér cellen, der indeholder formlen, ved at klikke på den. Kopier formlen ved en af følgende muligheder: o Klikke på ikonet Kopier i gruppen Udklipsholder. o Højreklikke og vælge Kopier i menuen, der åbnes. o Trykke Ctrl+c. Nu er formlen i den markerede celle kopieret til udklipsholderen. Markér den celle, hvortil formlen skal kopieres. Indsæt formlen ved enten, at: o o o Klikke på ikonet Sæt ind i gruppen Udklipsholder. Højreklikke og vælge Sæt ind i menuen, der åbnes. Trykke Ctrl+v. Kopiering til flere celler Det er nogle gange hensigtsmæssigt at kopiere en formel til flere celler. Det kunne eksempelvis være, hvis man har brug for at gange en række af tal med den samme multiplikator. I nedenstående eksempel skal antallet af arbejdstimer beregnes ud fra lektionsantallet. For at finde antallet af arbejdstimer skal lektionsantallet ganges med 2,5. I feltet B4 er derfor skrevet formlen =A4*2,5, hvor A4 angiver cellen med antallet af lektioner. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 13 af 44
Denne formel skal nu kopieres til de nedenstående celler for at beregne de øvrige antal arbejdstimer. Markér den celle, hvorfra formlen skal kopieres her B4. Flyt musens markør til den lille firkant i det nederste højre hjørne af den markerede celle. Musens markør ændres nu til et smalt kryds: + Klik med musen og træk den hen over de celler, hvortil formlen skal kopieres. Slip museknappen. Nu kopieres formlen fra den første til de øvrige celler. Med kan indstillingerne for autofyld sættes. Ikonet forsvinder straks, du arbejder videre med regnearket. Kopiering af celler fra ét regneark til et andet Det er muligt at kopiere celler fra ét regneark til et andet. Fremgangsmåden er lidt forskellig afhængig af, om cellerne indeholder formler eller ej. Hvis der skal kopieres celler, der indeholder tekster eller tal, men ikke formler, gøres følgende: Markér de celler, der skal kopieres i originalregnearket. Kopier cellerne ved at klikke på Kopier-ikonet, at højreklikke og vælge Kopier i menuen eller trykke Ctrl+c. Cellerne er nu kopieret til udklipsholderen. Skift til det regneark, hvor cellerne skal sættes ind. Markér den øverste venstre celle i det område, der skal modtage cellerne. Sæt cellerne ind ved at klikke på Sæt ind-ikonet, at højreklikke og vælge Sæt ind i menuen eller ved at trykke Ctrl+v. Nu placeres en kopi af cellerne fra det originale regneark i det modtagende regneark. Hvis der skal kopieres celler, der indeholder formler, er der to muligheder. 1. Hvis formlerne kun henviser til celler, der befinder sig i det markerede område, foregår kopieringen som ovenfor beskrevet. Formlen vil automatisk blive rettet i det modtagende regneark. 2. Hvis formlerne henviser til celler, der ligger uden for det markerede område, vil der fremkomme en fejlmeddelelse i det modtagende regneark, hvis ovenstående metode benyttes. Fejlen vises som ###### i cellen. I stedet kan denne fremgangsmåde anvendes: Markér de celler, der skal kopieres. Kopier cellerne til udklipsholderen. Skift til det regneark, hvor cellerne skal indsættes. Markér den øverste venstre celle i det område, der skal modtage cellerne. Klik på pil-ned under Sæt ind ikonet under fanen Startside og vælg Indsæt kæde i rulnedmenuen. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 14 af 44
Formatering af celler De markerede celler bliver nu kopieret til det modtagne regneark. De to regneark er nu kædet sammen. Det betyder, at hvis værdien af en celle i det originale regneark ændres, vil værdien også blive ændret i det modtagende regneark. Formatering af tekst og tal Tekst og tal i cellerne kan formateres på samme måde som tekst i Word. Der kan således ændres skrifttype, skriftstørrelse, indholdets placering i cellen osv. Hvis skriftfarven på indholdet i en celle skal ændres, gøres følgende: Markér cellen med den tekst, der skal formateres. Klik på pil-ned ved siden af ikonet for skriftfarve. Vælg skriftfarve i menuen ved at klikke på den ønskede farve. Funktionerne til formatering af tekst og tal befinder sig primært i grupperne Skrifttype og Justering under fanen Startside. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 15 af 44
Rammer Der kan tegnes en ramme omkring én eller flere celler: Markér de celler, der skal forsynes med en ramme. Klik på pil-ned ved siden af ramme-ikonet. Herved åbnes en lang rulnedmenu med mange rammemuligheder. Vælg den ønskede rammetype. Tip: Hvis du i stedet klikker på selve rammeikonet og ikke på pilen ved siden af, åbnes et dialogvindue, hvor alle muligheder for at tegne og tilpasse rammen vises: Vælg stregtype og farve. Vælg de steder, hvor rammen skal placeres. I det store vindue kan man se resultatet af valgene. Klik OK for at afslutte. Formatering af talcelle I gruppen Tal under fanen Startside findes funktioner til at formatere en talcelle. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 16 af 44
Markér den eller de celler, som skal formateres. Klik på pil-ned ud for Standard. Menuen med forskellige talformater åbner nu. Ud for hvert format vises, hvordan tallet i den markerede celle vil se ud i netop det format. Vælg det ønskede format ved at klikke på det. Tip: Ved at klikke på Flere talformater i bunden af menuen åbnes et dialogvindue med yderligere muligheder for at vælge formatets detaljer. Indsættelse af rækker og kolonner Hvis man kommer i pladsnød eller beslutter sig for at få nogle tomme rækker eller kolonner af hensyn til overskueligheden kan man indsætte nye rækker og kolonner i regnearket. Når dette gøres, forskydes de efterfølgende rækker eller kolonner, samtidig med at adresserne i formlerne bliver opdateret. Markér den række, hvorover den nye række skal placeres, ved at klikke på rækkens nummer. Klik på pil-ned under Indsæt-ikonet i gruppen Celler under fanen Startside. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 17 af 44
Vælg Indsæt arkrækker i rulnedmenuen. En kolonne indsættes på samme måde, idet kolonnen til højre for den nye kolonnens placering markeres. Der vælges nu Indsæt arkkolonner, hvorefter en ny kolonne indsættes til venstre for den markerede kolonne. Sletning af rækker og kolonner Hvis man vil slette indholdet af en række eller kolonne, markerer man den pågældende række eller kolonne og trykker på Delete-tasten. Hvis rækken eller kolonnen imidlertid helt skal fjernes, gøres følgende: Markér den række eller kolonne, der skal slettes, ved at klikke på rækkens nummer eller kolonnens bogstav. Klik på pil-ned under ikonet Slet i gruppen Celler under fanen Startside. Vælg Slet arkrækker eller Slet arkkolonner i rulnedmenuen: De efterfølgende rækker eller kolonner flyttes nu op/til venstre, og formlerne opdateres automatisk, således at henvisningerne stadig passer. Ændring af kolonne og rækkebredde Ved start på et nyt regneark er alle celler indstillet til den samme størrelse, nemlig: Rækkehøjde: 15 Kolonnebredde: 8,43 Disse værdier kan ændres for en hel række eller kolonne både med musen og ved brug af menuer. Med musen Flyt musemarkøren op på linjen med kolonneangivelserne (eller med rækkeangivelserne). Placér den på skillelinjen til højre for den kolonne, hvis bredde du vil ændre. Musemarkøren ændrer form til en dobbeltpil. Ved at klikke på skillelinjen vises et hint (en blå seddel) med den aktuelle bredde. Klik og træk musen mod venstre eller højre (op/ned). Kolonnen til venstre for musemarkøren ændrer nu størrelse. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 18 af 44
Med menuer Markér den celle, kolonne eller række, der skal justeres. Klik på Formater i gruppen Celler. Vælg Rækkehøjde (eller Kolonnebredde ) i menuen. Nu åbnes en lille dialogboks, hvor du kan skrive den ønskede værdi i feltet. Klik på OK. Nu ændres rækkehøjden til den angivne værdi. Tip: Hvis rækkehøjden eller kolonnebredden skal indstilles efter indholdet af den celle, der fylder mest, vælges Tilpas rækkehøjde automatisk eller Tilpas kolonnebredde automatisk i Formater-menuen. Sumformel En formel, der beregner summen af indholdet af flere celler, kan fremstilles på følgende måder. 1. Hvis sumformlen skal placeres i en celle i forlængelse af talcellerne: Markér cellen, der skal indeholde sumformlen. Klik på ikonet Autosum i gruppen Redigering under fanen Startside. Excel markerer nu de celler, der skal summeres, og foreslår en formel: Ret formlen, hvis det er nødvendigt. Ellers tryk på Entertasten for at godkende formlen. Summen af indholdet i de markerede celler beregnes nu. 2. Hvis sumformlen skal placeres i en celle, der ikke er i forlængelse af talcellerne. Markér cellen, der skal indeholde sumformlen. Skriv følgende i cellen: =sum(b2:b7), hvis det er summen af indholdet i cellerne B2 til B7, der skal beregnes. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 19 af 44
I takt med at formlen skrives, vil Excel markere de talceller, der indeholdes i formlen. På denne måde kan du sikre dig, at det er de rigtige celler, der indgår i formlen. Klik på Entertasten, når du har skrevet formlen. Summen af talcellernes indhold vil nu stå i den markerede celle. Tip: I stedet for at skrive cellebetegnelserne i formlen kan cellerne markeres med musen, når den første del af formlen er indskrevet. Standardfunktioner i regnearket Excel har indbygget en række standardfunktioner, der kan benyttes ved optællinger og beregninger i et regneark. Disse funktioner findes ved at klikke på pil-ned ved siden af ikonet Autosum i gruppen Redigering under fanen Startside: Dermed åbnes en menu med de forskellige funktioner: Sum: Udregner summen af tallene i det markerede område. Denne formel blev omtalt ovenfor. Middel: Giver middelværdien (gennemsnittet) af cellerne. Hvis der er tekstceller i det markerede område, vil disse celler ikke deltage i beregningen af gennemsnittet. Antal tal: Optæller antallet af celler med et talindhold i det valgte område. Maks: Giver værdien af den talcelle, der indeholder den højeste værdi i dataområdet. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 20 af 44
Min: Giver værdien af den talcelle, der indeholder den laveste værdi i dataområdet. For at anvende funktionerne: Markér det dataområde, hvorpå funktionen skal benyttes. Åbn rulnedmenuen og vælg en funktion ved at klikke på den. Resultatet udregnes nu og placeres i en celle i forlængelse af dataområdet: Når cellen med resultatet markeres, vises funktionen og dataområdet i formellinjen: Fyld serie: Udfyld flere celler med tal, månedsnavne osv. Når flere celler i en kolonne eller række skal indeholde en talrække, navne på måneder, navne på ugedage, datoer eller lignende, kan man få Excel til at udfylde cellerne, så man undgår selv at skrive indholdet i alle celler. Hvis man eksempelvis ønsker en række af datoer, gøres det på følgende måde: Udfyld den første celle, således at den indeholder en startværdi. Markér cellen med musen. Flyt musens markør til den lille firkant i det nederste højre af den markerede celle. Musens markør ændres nu til et smalt kryds: + Klik og træk musemarkøren henover de øvrige celler, der skal indeholde serien. Efterhånden som flere celler bliver indrammet, kan man se indholdet af den sidste celle i en lille lyseblå seddel ved siden af musemarkøren. Slip med musen. Nu udfyldes cellerne: It-værktøjskassen Excel 2007 Side 21 af 44
giver mulighed for at angive, hvilken type autofyld, der ønskes: Bemærk, at hvis det er en talrække, der skal udfyldes, er det nødvendigt at skrive indholdet i de første to celler, for at Excel kender springet mellem værdierne i cellerne. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 22 af 44
Tip: Klik på ikonet i gruppen Redigering under fanen Startside. Vælg herefter Serie i menuen. I dialogvinduet, der åbner, er der flere indstillingsmuligheder: Diagrammer Diagrammer befinder sig under fanen Indsæt. Som navnet på fanen indikerer, giver funktionerne heri dig forskellige muligheder for at sætte ting ind i regnearket. Dette kan være forskellige objekter som tabeller, tekstbokse, diagrammer og billeder. I det følgende vil blive gennemgået, hvordan man trin for trin opbygger og tilpasser et diagram. Indsæt diagram For at kunne lave et diagram skal man først have nogle data til at danne grundlaget for diagrammet. I dette eksempel er data en aldersfordeling over mænd og kvinder: It-værktøjskassen Excel 2007 Side 23 af 44
I første omgang er det kun mændenes fordeling, der skal indgå i diagrammet. Markér de celler, som diagrammet skal baseres på: Vælg fanen Indsæt. I gruppen Diagrammer har du nu mulighed for at vælge diagramtype. Ved at klikke på hver diagramtype åbnes en menu, der indeholder diagramtypens undertyper. Her vises undertyperne til et søjlediagram: It-værktøjskassen Excel 2007 Side 24 af 44
Vælg diagramtypen øverst til venstre, kaldet Grupperet Søjle, ved at klikke på. Diagrammet dannes og placeres midt i regnearket: Når diagrammet er markeret, indrammes samtidig de data, som diagrammet er baseret på se den blå indramning af cellerne under Mænd. Diagrammets elementer Et diagram består af en række elementer som titel, akser, serier, forklarende tekst osv. Det kan være svært at holde styr på de mange betegnelser. Hvis man er i tvivl om, hvad en del af diagrammet kaldes, kan man holde musen henover diagramdelen. Der viser sig nu en lille tekstboks med navnet på elementet. Den kontekstafhængige fane Diagramværktøjer Idet diagrammet dannes, fremkommer en ny fane øverst i skærmbilledet. Fanen Diagramværktøjer er en kontekstafhængig fane, der viser sig hver gang, diagrammet er markeret. Den består af underfanerne Design, Layout og Formater. Disse tre underfaner indeholder et væld af muligheder for at tilpasse og ændre et diagram. Placering af diagrammet Når man laver et diagram i Excel, placeres diagrammet som et objekt i det regneark, der er åbent. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 25 af 44
Det er også muligt i stedet at oprette diagrammet som et selvstændigt ark. Diagrammet bliver herved placeret i mappen ligesom et nyt regneark: Markér diagrammet ved at klikke på det. Klik på Flyt Diagram i gruppen Placering længst til højre under fanen Design. Vælg Nyt ark i dialogvinduet. Giv evt. arket et navn, der gør det nemmere at huske diagrammets indhold. Navnet skrives i feltet til højre for Nyt ark. Klik på OK. Nu oprettes diagrammet som et selvstændigt ark i projektmappen. Skift mellem regnearkene og diagrammet ved at bruge fanebladene nederst til venstre på skærmen. Skift diagramtype For at skifte diagramtype vælges Skift diagramtype i gruppen Type under fanen Design. Der åbnes nu et dialogvindue, der viser diagramtyper og undertyper. Vælg en ny diagramtype ved at klikke med musen på en af typerne og klik OK. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 26 af 44
Dataområde Hvis diagrammets dataområde skal være et andet end de celler, der oprindelig blev markeret, gøres følgende: Klik på ikonet Vælg data i gruppen Data under fanen Design. Herved åbnes dette dialogvindue: It-værktøjskassen Excel 2007 Side 27 af 44
Formlen (='Ark1'!$B$6:$B$11) i feltet Diagramdataområde henviser til det dataområde, som diagrammet er baseret på. Klik på ikonet til højre for feltet. Nu skiftes til regnearket. Der ses dog stadig et smalt dialogvindue med angivelse af dataområdet. Markér et nyt område med musen. I dette eksempel vælges nu kvindernes data i stedet for mændenes: Markeringen af det tidligere dataområde forsvinder først, når ændringen er godkendt. Når den nye markering er lavet, klikkes på det lille ikon til højre for feltet med celleangivelserne. Herefter vendes tilbage til dialogvinduet Vælg datakilde. Klik på OK. Diagrammet opbygges nu med det nye dataområde som grundlag. NB: Angivelse af dataområde til bl.a. diagrammer Hvis du i stedet for at markere dataområdet med musen ønsker at skrive områdebetegnelsen i feltet, benyttes følgende angivelser: Lighedstegn til at indlede angivelsen: = Arkets navn med enkle anførselstegn omkring: Ark1 Et udråbstegn til at adskille ark- og celleangivelser:! Øverste venstre hjørne af dataområdet: $C$6 ($-tegnet anvendes foran hver del af cellebetegnelsen, idet cellereferencen hermed bliver absolut, dvs. der altid refereres til celler med en bestemt placering. $-tegnet skrives ved at taste AltGr+4.) Kolon til at adskille celleangivelserne: : Nederste højre hjørne af dataområdet: $C$10 Den færdige angivelse har således denne form: = Ark1!$C$6:$C$10 Diagram med to værdiserier Hvis diagrammet i stedet skal tjene som en sammenligning af mændenes og kvindernes aldersfordeling, er det nødvendigt at tilføje en ny værdiserie med mændenes data til diagrammet. Klik igen på ikonet Vælg Data i gruppen Data under fanen Design. I dialogvinduet klikkes nu på Tilføj i boksen Forklarende tekst (Serie). It-værktøjskassen Excel 2007 Side 28 af 44
Dialogboksen Rediger Serie åbnes nu: Klik på det lille ikon til højre for feltet Serieværdier. Nu skiftes til regnearket, og dialogvinduet formindskes. Markér det dataområde med musen, som skal tilføjes til diagrammet. Klik på ikonet til højre i Rediger Serie-vinduet. Dialogvinduet forstørres igen. Klik OK. Der er nu tilføjet en ny serie i boksen Forklarende tekst (Serie) i dialogvinduet Vælg datakilde. Klik OK for at afslutte. Søjlediagrammet har nu to søjler for hver værdi, én for kvinderne og én for mændene. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 29 af 44
Navngivning af serier De to serier kan navngives på følgende måde: Åbn igen dialogvinduet Vælg Datakilde ved at klikke på Vælg data under fanen Design. Markér den serie, der skal navngives, ved at klikke på den i boksen Forklarende tekst (Serie). Klik herefter på Rediger. Nu åbnes boksen Rediger serie. Der er nu to muligheder for at navngive serien. 1. Skriv navnet på serien i feltet Serienavn: Klik OK. 2. Klik på for enden af feltet Serienavn, hvorefter der skiftes til regnearket. Markér cellen med teksten Kvinder ved at klikke med musen. Klik på, hvorefter dialogvinduet forstørres igen. I feltet Serienavn er nu angivet cellens navn. Ved siden af feltet kan man se, at indholdet i cellen er Kvinder. It-værktøjskassen Excel 2007 Side 30 af 44