Excel 2003 Grundlæggende

Transkript

1 Excel 2003 Grundlæggende

2

3 Velkommen på vores Excel Grundlæggende kursus Det er vores håb, at du vil finde dig godt tilrette på kurset, samt du vil få mange gode og konkrete ting med herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at Excel. Råd til kursisten Efter kurset er det vort håb, at du indenfor kort tid læser dette materiale igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig der er på kursus, det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt, det er derfor DIG der skal spørge, når der er noget som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt at der er andre end dig som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet og dit videre arbejde med Excel. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus, kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det samme kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på Vores udvalg af åbne kurser finder du på følgende adresse: Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Office kursus.dk - JS Group. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden aftale er ikke tilladt. Copyright Officekursus.dk - JS Group

4 Indholdsfortegnelse KAPITEL 1. HVORFOR BRUGE EXCEL?... 4 KAPITEL 2. GRUNDLÆGGENDE BEGREBER I EXCEL... 5 BESKRIVELSE AF SKÆRMBILLEDET I EXCEL... 5 KOLONNE- OG RÆKKEOVERSKRIFTER... 6 MENULINIEN... 7 VÆRKTØJSLINJER... 9 MARKØRER FANEBLADE I REGNEARKET KAPITEL 3. INDTASTNING AF DATA FLYTTE RUNDT I ARKET INDSKRIVNING AF TEKST OG TAL SÅDAN RETTER DU I INDTASTEDE DATA FORTRYDE EN KOMMANDO KAPITEL 4. MARKERING AF DATA MARKERING MED MUS MARKERING MED TASTATUR MARKERE FLERE USAMMENHÆNGENDE CELLER INDTASTE DATA I ET MARKERET OMRÅDE KAPITEL 5. FLYTTE OG KOPIERE CELLER FLYTTE/KLIPPE INDHOLD I CELLER KOPIERING AF EN CELLE ELLER ET CELLEOMRÅDE KOPIERE MED FYLDHÅNDTAGET KOPIERE FORMLER BRUG AF UDKLIPSHOLDER OPRETTE SERIER SMARTE INDSTILLINGSKNAPPER KAPITEL 6. ARBEJDE MED KOLONNER/RÆKKER/ARK TILPASNING AF KOLONNE TILPASNING AF RÆKKE SKJULE EN KOLONNE ELLER RÆKKE INDSÆTTELSE AF NYE KOLONNER OG RÆKKER OMDØBE ARK SKJULE ARK FLYTTE OG KOPIERE ARK KAPITEL 7. GEM PROJEKTMAPPE OG ÅBNE IGEN GEMME EN PROJEKTMAPPE HVOR SKAL MAN GEMME SINE DATA? ÅBNE ET EKSISTERENDE DOKUMENT ÅBEN EN NY TOM PROJEKTMAPPE

5 KAPITEL 8. OPBYGNING AF FORMLER REGNEOPERATORER SÅDAN OPBYGGES EN FORMEL SUMMER MED SUM FUNKTIONEN BEREGN GENNEMSNITTET MED MIDDEL FUNKTIONEN HVIS FUNKTIONEN (BETINGEDE SÆTNINGER) ABSOLUTTE CELLEREFERENCER (ANVENDELSE AF $ TEGN I FORMLER) KAPITEL 9. BETINGET FORMATERING OPRETTELSE AF BETINGET FORMATERING REDIGERING AF BETINGET FORMATERING SLET BETINGET FORMATERING KAPITEL 10. SORTERING AF LISTER SORTERING PÅ EN KOLONNE SORTERING PÅ FLERE KOLONNER FRYSE RUDER KAPITEL 11. FILTRERING ANVENDELSE AF AUTOFILTER KAPITEL 12. DIAGRAMMER OPRETTE ET DIAGRAM REDIGERE ET DIAGRAM SLETTE ET DIAGRAM GEMME ET DIAGRAM UDSKRIVE ET DIAGRAM KAPITEL 13. FORMATERING VÆRKTØJSLINIEN FORMATERING FORMATERING MED MENUEN FORMATER, CELLER FANEBLADET TAL FANEBLADET JUSTERING FANEBLADET SKRIFTTYPE FANEBLADET KANT FANEBLADET MØNSTRE FORMATPENSEL KAPITEL 14. BESKYTTELSE AF REGNEARK KAPITEL 15. SIDEOPSÆTNING FANEBLADET SIDE FANEBLADET MARGENER FANEBLADET SIDEHOVED/SIDEFOD FANEBLADET ARK KAPITEL 16. UDSKRIV VIS UDSKRIFT UDSKRIV KAPITEL 17. GENVEJSTASTER

6 Hvorfor bruge Excel? Kapitel 1. Hvorfor bruge Excel? Excel er et program som findes i Microsoft Office pakken, hvor også programmer som Word, PowerPoint Outlook mfl. indgår. Excel er et regneark som kan erstatte din blyant, dit papir og din lommeregner som værktøj ved beregninger og analyser. Et regneark er et elektronisk værktøj til at lave beregninger og analyse af mindre eller større talmængder. Ligesom med et almindeligt stykke kvadreret papir kan du skrive i det. Men du behøver ikke at gribe ud efter regnemaskinen for at udføre beregninger og skrive dem ind på dit papir. Regnemaskinen er nemlig indbygget i enhver af de mange kvadrater. Og hvis du ændrer på et af de tal, der indgår i din beregning, ændres det skrevne resultat straks. Ud over at være et meget fleksibelt værktøj til beregninger og modelbygning, så kan du også præsentere dine data grafisk vha. diagrammer mm. og dermed skabe overskuelige præsentationer af f. eks. omsætning på forskellige produkter. Hvad bruges et regneark til? Excel bruges i dag af mange forskellige mennesker og i mange forskellige jobfunktioner til mange forskellige opgaver, som kunne være: I banken kunne de anvende Excel til at beregne rentesatser og størrelsen af afdrag, og mange andre ting. Bogholderen kan bruge Excel til det daglige bogholderi og lønudbetaling mm. Økonomer kan bruge regneark til budgettering, budgetkontrol og investeringsplanlægning. Excel bruges også til produktionsplanlægning og kalkulation af salgspriser. Forskere bruger Excel bl.a. til statistiske formål som for eksempel at afgøre om der er sammenhæng mellem dataene i en datamængde eller ikke. Ovenstående er kun enkelte eksempler på hvad Excel kan. Kort sagt kan Excel stort set alt hvad der kan tænkes at skulle gøres med tal. 4

7 Grundlæggende begreber i Excel Kapitel 2. Grundlæggende begreber i Excel Beskrivelse af skærmbilledet i Excel Titellinie Boksens navn Menulinie Standard-værktøjslinie Formellinie Formaterings-værktøjslinie Kolonneoverskrifter Opgaverude Rækkeoverskrifter Lodret rullepanel Celler Aktivt ark Tegneværktøjslinie Ark/faner Vandret rullepanel Knapper til rulning mellem ark 5

8 Grundlæggende begreber i Excel Projektmapper og ark Når Excel startes, åbnes der som standard en projektmappe der hedder Mappe 1, denne projektmappe indeholder som standard 3 ark. Der kan tilføjes eller fjernes ark efter behov. En Excel fil benævnes som en projektmappe, hvori der indgår 3 ark Kolonne- og rækkeoverskrifter Et regneark består af kolonner og rækker. Kolonner ligger lodret og benævnes med bogstaver, der kaldes kolonneoverskrifter. Kolonneoverskrifterne er placeret langs overkanten af regnearket. Et regneark indeholder 256 kolonner, der er navngivet A, B, C, D, E.AA, AB, AC BA, BB, BC osv. Rækker ligger vandret og identificeres ved tal, der kaldes rækkeoverskrifter. Rækkeoverskrifterne er placeret langs venstre side af regnearket. Et regneark indeholder rækker, navngivet fra Cellerne Der hvor en kolonne og række mødes, kaldes for celler. Celler benævnes med kolonnenavnet og rækkenavnet, f.eks. refererer celleadressen B5, til den celle der er placeret i kolonne B og række 5. Når man vælger en celle ved at klikke på den, bliver denne celle den aktive celle, bemærk at de aktuelle kolonne- og rækkeoverskrifter bliver fremhævet, samt at cellereferencen vil stå i Boksen navn. 6

9 Grundlæggende begreber i Excel Menulinien Fra menu linjen kan alle funktioner i Excel vælges. Menulinjen er opbygget som de fleste menulinjer i Windows. Hvert menupunkt (Filer, Rediger, Vis osv.) giver adgang til en gruppe relaterede under-menupunkter, der igen giver adgang til kommandoer i Excel. Hvis et punkt på undermenuen er efterfulgt af tre punktummer, betyder det, at en dialogboks skal udfyldes, når punktet vælges. Hvis et punkt på undermenuen, er efterfulgt af en trekant betyder det, at der kommer en undermenu mere. Enkelte steder står der ud for nogle af undermenupunkterne en tastekombination; det er en genvejstast for at nå funktionen uden brug af menuerne. Det kunne f.eks. være Ctrl+P, som er det samme som at vælge Filer Udskriv. I menupunkterne på menulinjen, er der en understregning under et af bogstaverne, denne understregning betyder, at ved at trykke på ALT tasten på tastaturet nede sammen med det pågældende understregede ord, kommer man ind i den pågældende menu uden brug af musen. F.eks. vil tastekombinationen ALT+F, åbne for menuen Filer. Når man har åbnet en menu er der ligeledes understregede bogstaver. For at aktivere de enkelte menupunkter skal du nu blot trykke på det understregede bogstav (på tastaturet), dvs. du ikke nu behøver at trykke ALT tasten nede. Menuerne i Excel (og de øvrige Office programmer ) er såkaldt Intelligente menuer det vil sige at de ikke så ofte anvendte menupunkter skjules under en lille pil. Dette medfører at menupunkter der ikke anvendes, holdes skjult indtil de anvendes, hvorefter de tilføjes menuen. Ønsker man at udvide menuen så alle menupunkter kan ses, kan dette gøres ved enten at, lade musemarkøren blive over menupunktet efter man har klikket på dette, eller ved at klikke på den dobbelte pil i bunden af menuen, begge dele medfører at menuen udvides så alle menupunkter kan ses. 7

10 Grundlæggende begreber i Excel Her ses rediger menuen med skjulte menu punkter (hvilket de to dobbelte pile nederst indiker). Denne menu kunne være aktiveret med musen ved at klikke på teksten rediger. Menuen kunne også være aktiveret vha. taste kombinationen ALT+R. Her ses rediger menuen hvor alle menu punkterne er vist. Dvs. at der i billedet i det før viste eksempel er blevet trykket på de to dobbelte pile nederst. 8

11 Grundlæggende begreber i Excel Indstilling af Menuen til at vise alle menupunkter For at ophæve funktionaliteten der gør at menuerne skjuler nogle af menu punkterne, skal du gøre følgende: Klik på menuen Vis Værktøjslinier Tilpas Herefter åbnes Tilpas vinduet, hvor i der skal sættes et flueben i rubrikken Vis altid lange menuer Når fluebenet er sat, klikkes der på Luk Værktøjslinjer Når Excel åbnes er der som standard vist 3 værktøjslinier, værktøjslinien Standard, Formatering og Tegning. Standard og Formaterings værktøjslinierne ligger øverst i skærmen, lige under menu linien. På værktøjslinierne findes nogle af de samme funktioner, som man finder i menu linjen, tilgangen til dem på værktøjslinierne er dog lidt lettere, man har med andre ord lagt de mest anvendte funktioner på disse værktøjslinier. Ligesom med menuerne, har man her lavet intelligente eller personlige værktøjslinier, hvilket vil sige at man ikke altid kan se alle de knapper der hører til værktøjslinien. Første gang Excel startes vises Standard-værktøjslinien og Formateringværktøjslinierne på samme række, hvilket gør at man ikke kan se alt af begge værktøjslinier. Herunder lægger de to værktøjslinier på samme række På ovenstående billede af værktøjslinierne, er ikke alle ikonerne vist, i eksemplet herunder er der vist hvor man kan finde de resterende ikoner henne: Når der klikkes på disse dobbelte pile, vises de skjulte menu punkter. 9

12 Grundlæggende begreber i Excel Fordele værktøjslinier på to rækker, så alle ikonerne på værktøjslinierne kan ses. For at lægge værktøjslinierne på to rækker, kan du gøre følgende: Klik på menuen Vis Værktøjslinier Tilpas. Herefter åbnes Tilpas vinduet, hvori der skal sættes et flueben i rubrikken Vis Standard og formateringsværktøjslinierne på to rækker. Når fluebenet er sat, klikkes der på Luk. I det foregående billede kunne der også være klikket på knappen der hedder Vis knapper på to rækker. For overskuelighedens skyld er værktøjslinierne fordelt på to rækker i resten af dette materiale. 10

13 Grundlæggende begreber i Excel Dialogbokse Dialogbokse fungerer på samme måde i Excel, som i alle andre Windowsprogrammer. Dialogboksene anvendes f.eks. når en kommando har flere indstillingsmuligheder, eller i forbindelse med indstillingen af, hvordan Excel skal reagere, når man arbejder med programmet. Faner til skift mellem forskellige vinduer i dialogboksen. Rulleboks: Pilene henholdsvis formindsker eller forøger antallet med en. Firkantede kasser er punkter der kan slås til eller fra. Når funktionen er slået til er der et flueben i kassen. Kombinationsboks: Indtastningsfelt: Her kan man klikke med markøren og indtaste det ønskede. Ved at klikke på pilen får man adgang til flere valgmuligheder. OK gemmer de ændringer man har foretaget, og lukker dialogboksen. Annuller lukker dialogboksen, men uden at gemme de foretagne ændringer. Runde knapper er enten-eller -knapper. Man kan kun vælge ét af alternativerne, men skal til gengæld vælge et alternativ. 11

14 Grundlæggende begreber i Excel Markører Markøren kan antage flere forskellige former i Excel afhængig af, hvad man foretager sig. Her er en forklaring på de mest anvendte markørformer. Når man peger i en af regnearkets celler, vises markøren som et stort plus. Ved at klikke i en celle med plusset markeres denne. Hvis plusset trækkes gennem flere celler, markeres de alle. Når man peger i cellens nederste højre hjørne (på fyldhåndtaget ), bliver markøren et tyndt sort kryds. Dette bruges til at kopiere cellens indhold til de omkringliggende celler, og i forbindelse med lister. Når man peger på en markeret celles kant, eller uden for regnearket, vises markøren som en pil pegende skråt opad. Når markøren har denne form, kan man bl.a. trække en eller flere markerede celler, eller klikke på en knap på en værktøjslinie. Faneblade i regnearket Når man arbejder i en projektmappe (Excel fil) har man som standard automatisk 3 ark indsatte. Denne musemarkør vises, når markøren er i et område hvor der kan indtastes tekst. Når denne markør vises kan man med et klik på venstre musetast, placere et indsætningspunkt for indskrivning eller redigering af tekst. Dette er ikke en musemarkør, men en tastaturmarkør. Den vises i områder, hvor man er klar til at indskrive eller redigere en tekst. Dobbeltklik eller tryk F2 i en celle for at få vist indsætningspunktet. Arkene er umiddelbart uafhængige af hinanden, og kan bruges til separate beregninger. F.eks. kunne en virksomhed med 3 afdelinger, anføre regnskaber etc. på 3 forskellige ark 12

15 Indtastning af data Kapitel 3. Indtastning af data Når Excel startes, vil den som standard starte med en ny tom projektmappe indeholdende 3 tomme ark. I disse ark kan der indtastes konstante værdier og formler. Når man skal lave et regneark, er det en god idé at starte med at indtaste etiketter (overskrifter). Flytte rundt i arket Når man skal indtaste data i Excel er det nødvendigt at kunne bevæge sig rundt i regnearket. Dette kan gøres ved hjælp af musen eller tastaturet. Benyttes musen, klikker man på den celle, markøren skal flyttes til. Kan man ikke se den ønskede celle kan man bruge det vandrette og/eller lodrette rullepanel, for at flytte skærmbilledet. I nedenstående skema er vist nogle af de tastaturgenveje der kan anvendes: Genvejstaster Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Home Ctrl+Home Ctrl+End Gør følgende Flytter en celle til højre Flytter en celle til venstre Flytter en celle op Flytter en celle ned Flytter til slutning af rækken Flytter til starten af rækken Flytter til starten af kolonnen Flytter til slutningen af kolonnen Flytter til begyndelsen af rækken Flytter til celle A1 Flytter til det nederste højre hjørne af de indtastede celler Konstant værdi En konstant værdi kan være tekst, tal, datoer, klokkeslæt eller procentsatser. Konstante værdier ændrer sig ikke uanset indhold og ændringer i øvrige celler, men kan erstattes af en anden værdi ved at indtaste denne i samme celle. Tekst venstrestilles og tal højrestilles automatisk. Hvis man ønsker at Excel skal opfatte et tal som tekst, startes indskrivningen med en (apostrof). 13

16 Indtastning af data Indskrivning af tekst og tal For at skrive skal du placere markøren i den ønskede celle, og indskrive den/det ønskede tekst, tal eller formel. Tryk herefter på Enter og cellen nedenunder vil blive markeret, (hvis man ønsker en anden placering af markøren efter at have trykket på Enter, gøres dette ved at vælge Funktioner, Indstillinger, Rediger og vælge den ønskede handling under punktet Flyt markering efter enter). Bemærk, at hvis man indtaster en tekst, der er længere end cellen, breder teksten sig over den/de næste celler. Dette betyder dog ikke at teksten fylder mere end én celle. Ønsker man at indtaste data i cellen ved siden af, placerer man blot markøren i den aktuelle celle og indtaster de ønskede data. Går man derefter tilbage til den første celle vil man i formellinien, kunne se hele indholdet af cellen. Formatering af rækker og kolonner gennemgås senere. Hvis det er et tal der er for langt til at blive vist, vil dette blive vist enten som nummertegn (######), eller med et videnskabeligt talformat, f.eks. 1,23E+08. Tekst der skrives i celler, venstre justeres, og tal højre justeres, ganske automatisk.. Her er der skrevet meget tekst i celle A1, endda mere tekst end der umiddelbart kan være i cellen. Men når der ikke står noget i celle B1, så lånes luftrummet hen over denne celle. I eksemplet til højre er der nu skrevet et tal i celle B1, dette betyder at teksten der står i celle A1 ikke umiddelbart kan vise alt dens indhold, da dette nu ligger bag celle B1. Dette kan vi justere, hvilket gemmengås senere i dette materiale (på side Fejl! Bogmærke er ikke defineret.). Autofuldførelse når der indtastes tekst Når man indtaster tekst i en kolonne, vil Excel forsøge at gætte sig til hvad der skal stå i den celle man er i gang med at udfylde. Har man f.eks. indtastet Hansen, Jensen og Petersen i kolonnen over den celle man skal udfylde, og man starter med j vil Excel gætte på, at der skal stå Jensen. Er dette korrekt trykkes der på Enter, og cellen vil blive udfyldt. Er det ikke korrekt skrives videre som normalt. 14

17 Indtastning af data Men er der en tom celle mellem teksten og cellen man skriver i, fungerer dette ikke. Sådan retter du i indtastede data Dele af indholdet i cellen Er det kun en del af celleindholdet, der skal rettes, kan dette gøres på flere forskellige måder. Placer markøren i den aktuelle celle, dobbeltklik (eller tryk F2), hvorved cellen åbnes, og flyt ved hjælp af piletaster eller mus til det tegn, der skal rettes, ret og afslut med Enter. Placer markøren i den aktuelle celle, placer indsætningspunktet i formellinien, ret og afslut med Enter, eller klik på indtast ( ) i formellinien. Hvis hele celle indholdet skal ændres Placer markøren i den aktuelle celle og tryk Delete for at slette hele indholdet af cellen (bemærk at evt. formatering ikke slettes), eller placer markøren i den aktuelle celle og indskriv de nye data, afslut med Enter. Hvis du fortryder en indtastning inden den er afsluttet (dvs. inden du har trykket på enter), kan du trykke på Esc knappen på tastaturet, hvilket betyder man lukker cellen uden at gemme det der lige er tastet. Det der tidligere stod i cellen vil fortsat stå der. Fortryde en kommando Hvis man har lavet en fejl under indtastningen man ønsker at fortryde, kan dette gøres ved at taste Ctrl+Z (evt. Rediger, Fortryd), eller anvende Fortryd knappen på værktøjslinien. Ved at klikke på pilen til højre for Fortryd knappen, kan man vælge at fortryde op til 16 handlinger på en gang. 15

18 Markering af data Kapitel 4. Markering af data I de følgende kapitler, og egentligt generelt når du arbejder med Excel, vil det ofte være nødvendigt at markere et eller flere områder af regnearket. I dette kapitel gennemgås de mest anvendte metoder til markering. Markering af én celle En enkelt celle markeres ved at klikke på cellen med musemarkøren, eller flytte til cellen på anden vis, som tidligere beskrevet. Bemærk at den aktive nu celle er omkranset af en sort ramme, samt at kolonne/- og rækkeoverskriften er fremhævet. I det nedenstående eksempel er celle B2 markeret. Markere flere sammenhængende celler Markering med mus Skal der markeres flere sammenhængende celler, placeres markøren i den første celle, venstre musetast holdes nede, og der trækkes med musen, til det ønskede område er markeret, eller placér markøren i øverste venstre hjørne af det område der skal markeres, hold Shift tasten ned og klik i den celle der skal være den nederste højre celle i området. Hvis det markerede område ikke har den rette størrelse, kan man ved at trykke på Shift tasten inden man atter trykker på musen, ændre størrelsen på det markerede område uden at skulle starte forfra. Skal der markeres en hel række eller kolonne, klikkes på række/- eller kolonneoverskriften. Skal der markeres flere rækker eller kolonner, trækkes gennem række/- eller kolonneoverskrifterne. Skal hele regnearket markeres, klikkes på den lille firkant, der er placeret over rækkeoverskrifterne, og til venstre for kolonneoverskrifterne. 16

19 Markering af data Markering med tastatur Placér markøren i første celle, og benyt nedenstående tastetryk: Genvejstaster Shift+Piletast Ctrl+shift+Home Ctrl+ Shift+End Ctrl+Shift+Piletast Shift+Home Ctrl+ Mellemrum Shift+Mellemrum Ctrl+A End, Shift+Piletast End, Shift+Home Gør følgende Markere en celle ad gangen i pilens retning Udvider markeringen til begyndelsen af regnearket (celle A1) Udvider markeringen til slutningen af den aktuelle datablok Udvider markeringen til slutningen af arket i pilens retning Udvider markeringen til begyndelsen af rækken Markerer hele kolonnen Markerer hele rækken Markerer hele regnearket Udvider markeringen til slutningen af datablokken i pilens retning Udvider markeringen til nederste højre celle i en datablok Markere flere usammenhængende celler Markering med mus Skal der markeres flere celler, eller celleområder, gøres dette ved at markere det første område, holde Ctrl tasten nede, og markere det eller de øvrige celler og/eller områder. Markering med tastatur Marker første område med Shift+Piletaster. Tryk Shift+F8. Flyt markøren til næste område. Marker næste område med Shift+Piletaster. Gentag pkt. 1-4 indtil alt er markeret. Indtaste data i et markeret område Indtastning af data i et markeret område, foregår som indtastning i et område uden 17

20 markering. Dog er det således at markøren holder sig indenfor det markerede område. Ønskes samme data i hele det markerede område, indtastes de ønskede data i den aktive celle og der afsluttes med Ctrl+Enter. 18

21 Flytte og kopiere celler Kapitel 5. Flytte og kopiere celler Når man opretter et regneark, vil det ofte være nødvendigt at flytte en eller flere celler, måske fordi man har fået tastet indholdet ind et forkert sted, eller fordi man vil ændre udseendet af regnearket. Ligeledes vil det ofte være hensigtsmæssigt at kunne kopiere en celles indhold, uden at skulle indtaste de samme data. I det følgende gennemgås hvordan man flytter og kopierer indholdet af en celle eller celleområde. Flytte/klippe indhold i celler Flytning af en celle eller et celleområde via menulinie Markér den celle, eller det område, der skal flyttes. Vælg Rediger Klip (Ctrl+X), eller klik på knappen. Flyt markøren til den nye placering. Vælg Rediger Sæt ind (Ctrl+V), eller klik på knappen. Flytning af en celle eller et celleområde med musen Markér den celle, eller det område, der skal flyttes. Placer markøren ved rammen af det markerede område, så den bliver til en hvid pil. Hold venstre musetast nede, træk rammen til den nye placering og slip musetasten. I eksemplet her er cellen med de 1500 ved at blive flyttet til celle G30. Hvis destinations-cellen/-cellerne indeholder data, vil man blive spurgt om de oprindelige data skal overskrives. Kopiering af en celle eller et celleområde Markér den celle, eller det område, der skal kopieres. Vælg Rediger Kopier (Ctrl+C), eller klik på knappen. Flyt markøren til den nye placering. Vælg Rediger Sæt ind (Ctrl+V), eller klik på knappen. 19

22 Flytte og kopiere celler Kopiering af en celle eller et celleområde med musen Markér den celle, eller det område, der skal kopieres. Hold Ctrl tasten ned samtidig med at markøren placeres ved rammen af det markerede område. Den bliver nu til en hvid pil med et lille sort +, når venstre musetast trykkes ned. Hold både Ctrl tasten og venstre musetast nede, træk rammen til den nye placering (i eksemplet til celle H27) og slip musetasten. Hvis destinations-cellen/-cellerne indeholder data, vil de oprindelige data blive overskrevet. Hvis Ctrl tasten slippes først vil det svare til en flytning af området. Kopiere med fyldhåndtaget Fyldhåndtaget er det lille sorte kryds der kommer frem når markøren føres ned i højre hjørne af en markeret celle. Når det sorte kryds er fremme klikkes der på venstre musetast, og den holdes nede, der trækkes herefter i den retning der ønskes at der skal kopieres til. Der kommer en lille markeret ramme der viser hvor langt ned man er komet i kopieringen. Her til højre ses resultatet af kopieringen af cellen med de Kopiere formler Kopiering af formler er beskrevet nærmere i kapitlet omhandlende formler. Afsnittet omring kopiering af formler findes på side Fejl! Bogmærke er ikke defineret.. 20

23 Flytte og kopiere celler Brug af Udklipsholder Den indbyggede udklipsholder kan samle op til 24 kopieringer og klip, og er tilgængeligt i alle Office programmerne. I Udklipsholder kan du indsamle tekst- og grafikelementer fra et vilkårligt antal Office-dokumenter eller andre programmer og indsætte dem i et vilkårligt Officedokument. Du kan f.eks. kopiere tekst fra et Microsoft Word-dokument, data fra Microsoft Excel, en opstilling med punkttegn fra Microsoft PowerPoint eller Microsoft Internet, skifte tilbage til Word og arrangere nogle af eller alle de indsamlede elementer i dit Word-dokument. Udklipsholderen aktiveres såfremt du tager et kopi/klip af noget tekst/tal, men ikke umiddelbart sætter dette ind andet steds, men efterfølgende kopiere eller klipper andet tekst, så fremkaldes Udklipsholderen som kan holde styr på alle dine kopieringer og udklip. Du kan evt. skifte til Word eller en anden Projektmappe, og her kalde Udklipsholderen frem i menuen Rediger (hvis den ikke automatisk kommer frem). Klik på de enkelte elementer i udklipsholderen for at indsætte disse. For at lukke udklipsholderen klikkes der på det lille sorte X (i billedet er der en cirkel omkring krydset). 21

24 Flytte og kopiere celler Oprette serier Fyldhåndtaget kan bruges til at kopiere indholdet af en celle til en eller flere celler, men rent faktisk kommer fyldhåndtaget først rigtigt til sin ret, hvis man skal udfylde et større antal celler med data, der optræder i en eller anden fast rækkefølge. Det kunne være måneder, ugedage eller tal i en fast serie. I eksemplet her til højre er der i en celle skrevet januar, markøren er efterfølgende trukket ned over den sorte fede firkant i cellens nederste højre hjørne, hvor den skifter udseende til et sort kryds. Når det sorte kryds (fyldehåndtaget) er fremme klikkes der på venstre musetast, og klikket holdes nede, herefter trækkes der i den retning der ønskes, en lille gul label viser hvor langt du er komet i månederne. Når du har de måneder du ønsker, slipper du venstre klikket og du har en række månedsnavne stående. Det samme er gældende med ugedagene Hvis der ønskes en logisk opstillet talrække, som f.eks to tabellen, kan du skrive tallet 2 i en celle og tallet 4 i cellen ved siden/under, herefter markerer du de to tal, går i højre hjørne på markeringen og får krydset (fyldehåndtaget) frem. Herefter trækkes du til højre, den gule label orienterer dig om hvor langt du er kommet i 2 tabellen. Når du slipper musetasten, har du resultatet Når du markerer 2 tal og trækker i dem med fyldehåndtaget forøges de efterfølgende tal med det mellemrum der er mellem de to markerede tal. Meget smart. 22

25 Flytte og kopiere celler Vedr. datoer kan fyldehåndtaget også hjælpe os her. Som du kan se i eksemplet her til højre, er der skrevet datoen , som vhs. Fyldehåndtaget bliver til , osv. Resultatet kan ses her. Smarte indstillingsknapper I det foregående har vi ved et par lejligheder set, at der kommer en knap frem automatisk på skærmen, når vi udfører en bestemt handling. Disse smarte knapper (smart tags) har forskelligt udseende og virkemåde alt afhængigt af kommandoen, der blev udført. Knappen Indstillinger for autokorrektur Knappen Indstillinger for autokorrektur vises først som en lille, blå boks, når du placerer musemarkøren i nærheden af tekst, der blev rettet automatisk, og ændres til et knapikon, når du peger på den. Hvis du kommer ud for, at der er tekst, du ikke ønsker, skal rettes, kan du fortryde en rettelse eller aktivere eller deaktivere indstillingerne for autokorrektur ved at klikke på knappen og foretage et valg. Knappen Indstillinger for Sæt ind Knappen Indstillinger for Sæt ind vises lige under det indsatte, efter at du har indsat tekst eller data. Hvis du klikker på knappen, vises en liste, du kan bruge til at bestemme, hvordan oplysningerne skal sættes ind i regnearket. Hvilke indstillinger der er tilgængelige, afhænger af typen af data, du indsætter, det program, du indsætter fra, og formatet for den tekst, du indsætter dataene i. Knappen Indstillinger for Autofyld Knappen Indstillinger for Autofyld er vist lige under den udfyldte markering, når 23

26 Flytte og kopiere celler du fylder tekst eller data i et regneark. Hvis du klikker på knappen, vises en liste med indstillinger, der bestemmer, hvordan teksten eller dataene indsættes. Hvilke indstillinger der er tilgængelige, afhænger af indholdet af det, du indsætter, det program, du indsætter fra, og formatet af den tekst eller de data, du indsætter. Knappen Indstillinger for fejlkontrol Knappen Spor fejl er vist ved siden af den celle, hvor der er opstået en formelfejl, og der vises en grøn trekant i cellens øverste venstre hjørne. Hvis du klikker på pilen ved siden af Spor fejl, vises en liste med indstillinger til fejlkontrol. 24

27 Arbejde med kolonner/rækker/ark Kapitel 6. Arbejde med kolonner/rækker/ark Tilpasning af kolonne Som det blev nævnt i forrige kapitel tilpasser Excel ikke selv kolonnebredden når der tastes en lang tekst, dette skal du selv gøre. I eksemplet til højre, er det tydeligt at teksten i kolonne A fylder en del mere end kolonnens størrelse. For at justerer størrelsen på kolonne A, føres markøren op på den streg der adskiller kolonne A fra B, når denne markør er vist, klikkes der på stregen og klikket holdes nede, herefter kan du henholdsvis forøge størrelsen (træk mod højre) eller formindske størrelsen (ved at trække til venstre). Tips!! Der kan også dobbeltklikkes på adskillelses stregen mellem kolonnerne, herved autojusteres kolonnen til den størrelse der passer til den tekst der må stå ned i kolonnen. Resultatet kan ses her til højre. Kolonnebredden kan også angives ved at markere den eller de kolonner bredden ønskes ændret på, (klik f.eks. på kolonne bogstavet A, så markeres hele kolonnen) vælg herefter Formater, Kolonne, Bredde. 25

28 Arbejde med kolonner/rækker/ark Tilpasning af række I modsat fald til kolonner ændres rækkens størrelse automatisk, hvis skriftstørrelsen øges. Det kan dog i visse situationer være nødvendigt eller ønskeligt at kunne ændre rækkehøjden, hvilket kan gøres på følgende måder: I eksemplet til højre er rækkerne 3-7 markeret da rækkestørrelsen ønskes forstørret. (markeringen sker ved først at klikke på række tallet 3, hold klikket nede og træk ned over de ønskede rækker der skal markeres). Når rækkerne er markeret føres markøren hen på en af række adskilles stregerne, og markøren skifter til dette ikon, når dette ikon ses, klikkes der og klikket holdes nede, herefter trækkes der henholdsvis nedad (for at forøge række størrelsen), opad (for at formindske rækkestørrelsen) Resultatet kan ses her til højre. Rækkebredden kan også angives ved at markerer den eller de rækker bredden ønskes ændret på, (klik f.eks. på kolonne bogstavet A, så markeres hele kolonnen ) vælg herefter Formater, Række, Bredde. 26

29 Arbejde med kolonner/rækker/ark Skjule en kolonne eller række I Excel kan man vælge at skjule henholdsvis rækker eller kolonner, det kan være i eksempler hvor der er lavet nogle mellemberegninger, som danner baggrund for et resultat. Ting der ikke ønskes vist kan skjules. I eksemplet til højre er Kolonnerne B og C markeret da disse kolonner ønskes skjulte. (markeringen sker ved først at klikke på kolonne bogstav B, hold klikket nede og træk hen over de kolonner der skal markeres). Når kolonnerne er markeret højreklikkes der et sted inde i en af de markerede kolonner, og i den menu der kommer frem, vælges der Skjul. Resultatet af de skjulte kolonner kan ses her til højre. Du kan se at kolonner er skjulte ved at kolonne bogstaverne springer fra A-D. Fremgangsmåden for at skjule rækker er den samme som med kolonnerne, husk selvfølgelig blot at markere den eller de rækker der skal skjules, og højreklik et sted i de markerede rækker. Kolonnerne/rækkerne kan også skjules ved at markere den eller de kolonner/rækker der skal skjules, vælg Formater Kolonne (eller) Række Skjul. 27

30 Arbejde med kolonner/rækker/ark Vise en skjult kolonne/række igen For at få vist skjulte kolonner igen, markeres de to kolonner der lægger henholdsvis til højre og venstre for den eller de skjulte kolonner. Der højreklikkes i markeringen og der vælges Vis Resultatet af de igen viste kolonner kan ses her til højre: Fremgangsmåden for at få vist skjulte rækker er den samme som med kolonnerne, husk selvfølgelig blot at markere den eller de rækker der skal skjules, og højreklik et sted i de markerede rækker. Kolonner og rækker kan også vises igen ved at markere rækkerne der ligger over og under det skjulte, herefter vælges Formater Kolonne (Eller) Række Vis. 28

31 Arbejde med kolonner/rækker/ark Indsættelse af nye Kolonner og Rækker Når man er i gang med at lave en opstilling, kan man få brug for at indsætte en linie midt i opstillingen, eller en kolonne et sted. I eksemplet til højre skal der indsættes en ny række mellem rækken med stereoanlæg og 32 Fladskærm. Der højreklikkes på rækketallet 5 og i den fremkomne menu vælges der Indsæt. Herefter vil der være indsat en ny række 5, den tidligere række 5 er nu blevet skubbet ned som række 6. Som tidligere nævnt er der rækker i et Ark. At vi nu indsætter yderligere rækker betyder ikke at der nu vil være rækker, Excel skubber rækkerne ud nede i bunden af arket. Ved indsættelse af en ny kolonne er fremgangsmåden den same, her højreklikkes der på den kolonne hvor du ønsker den nye kolonne indsat til venstre for. Tilpasse ark Man har mulighed for at arbejde med flere ark i en projektmappe. Man kan f.eks. forestille sig, at et regnskab er fordelt således at de enkelte måneder står på hver sit ark. Det vil derfor være en fordel at navngive de enkelte ark til noget mere sigende end ark1, ark2 osv. Ligeledes kunne man forestille sig, at man kunne være interesseret i at skjule enkelte ark for andre. 29

32 Arbejde med kolonner/rækker/ark Omdøbe ark Omdøbning af et ark kan gøres på en af følgende måder: Dobbeltklik på arkfanen, skriv det nye navn og afslut med at klikke i regnearket, eller tryk på Enter tasten. Klik med højre musetast på arkfanen, vælg Omdøb, skriv det nye navn og afslut med at klikke i regnearket, eller tryk på Enter tasten. Vælg Formater Ark Omdøb skriv det nye navn og afslut med at klikke i regnearket, eller tryk på Enter tasten. Skjule ark Hvis man vil skjule et eller flere ark gøres følgende: Marker det eller de ark der skal skjules (man kan markere flere ark ved at holde Shift- eller Ctrl- tasten nede samtidig med at man klikker på de næste ark faner), vælg Formater Ark Skjul, det/de markerede ark er nu skjulte. Vise skjulte ark Hvis man vil have vist et skjult ark gøres følgende: Vælg Formater Ark Vis og følgende dialogboks fremkommer: Markér det ark der skal vises og klik på OK. Flytte og kopiere ark I visse situationer kan det være ønskeligt enten at flytte eller kopiere et ark, det kan være både i den aktive projektmappe eller til en anden projektmappe. Handlingerne kan foretages enten via menu eller med musen. 30

33 Arbejde med kolonner/rækker/ark Flytte og kopiere ark via menu Hvis der højreklikkes på det ark der ønskes flyttet eller kopieret og vælger Flyt eller kopier, der kan også vælges Rediger Flyt eller kopier ark og følgende dialogboks fremkommer: Her vælges hvilken mappe der skal kopieres eller flyttes til. I kombinationsboksen vises de åbne mapper og man har muligheden for at vælge en ny mappe. Her vælges den nye placering, enten før ark X eller sidst. Sæt her for at få en kopiering af arket, i stedet for en flytning. Klik på OK for at godkende det valgte. Flytte og kopiere ark med mus i samme mappe Hvis man vil flytte et ark til en anden placering i mappen, gøres følgende: Peg og klik med venstre musetast på det ark der skal flyttes En hvid side vises nu for enden af musemarkøren (pilen), samtidig viser en lille sort trekant arkets nuværende placering, træk arket til den ønskede placering og slip musetasten Proceduren for kopiering i samme mappe er den samme, dog holdes Ctrl tasten nede medens der trækkes.. 31

34 Gem projektmappe og Åbne igen Kapitel 7. Gem projektmappe og Åbne igen Gemme en projektmappe En god rutine er at starte med at gemme sine projektmapper med det samme, inden der tastes data og laves formler mm. Hvor skal man gemme sine data? Det sted hvor du skal gemme dine data er afhængig af flere ting: Hvis du f.eks. sidder på en arbejdsplads skal du formentligt gemme dine filer (Excel og Word filer mm.) på et drev (der ligger på en server som der bliver taget backup af med jævne intervaller), den nøjagtige placering kan du få af vide hos den IT ansvarlige. Sidder du derimod derhjemme, har du nok ikke en server stående, her vil du med stor fordel kunne gemme dine filer i mappen dokumenter som standard er på computere hvorpå der er installeret Windows. Der er forskellige måder at gemme på: Tryk på ikonet Gem på værktøjslinien. Vælg Filer, Gem. Genvejstasterne: Ctrl+S. Når en fil gemmes første gang, skal der tages stilling til 3 ting: På hvilket drev skal filen gemmes I hvilken folder (bibliotek/mappe) skal filen gemmes Hvad skal filen hedde Herunder er der valgt at gemme i en mappe der hedder Mine Excel filer, filen hedder Min første Excel fil. Her vælger du hvilken mappe du vil gemme i. I den valgte mappe kan der oprettes endnu en mappe (undermappe), hvilket gøres på dette ikon. Her angives projektmappens navn. 32

35 Gem projektmappe og Åbne igen Når man efterfølgende arbejder i projektmappen, som lige er blevet gemt, og man herefter skal gemme ændringerne, klikkes der på i værktøjslinien, eller hvis projektmappen lukkes ned, bliver du spurgt om ændringerne skal gemmes, klikkes der Ja, så gemmes de, klikkes der nej, så gemmes de ikke. Åbne et eksisterende dokument Hvis du skal åbne et eksisterende dokument, kan du klikke på menuen Filer Åben eller klikke på dette ikon på værktøjslinien. Uanset hvilken metode der vælges, åbnes Åbn boksen, hvor du skal finde hen til den mappe du har gemt dine projektmapper i, boksen åbn er vist herunder: Filen markeres og der klikkes på åben, kort tid efter åbnes den pågældende projektmappe. Åben en ny tom projektmappe Når Excel er åben kan du klikke på Menuen Filer Ny, eller på dette ikon på værktøjslinien, eller via genvejen Ctrl+N. 33

36 Opbygning af formler Kapitel 8. Opbygning af formler Indtil nu i dette materiale har vi beskæftiget os med at skrive tal, tekster, justere kolonner mm. Alt dette er basale, men vigtige ting i Excel. Men det aller vigtigste skal vi se på nu, nemlig hvorledes vi kan regne i Excel. For at regne i Excel skal vi opbygge formler, i formler kan vi henholdsvis bruge plus, minus, divider, gange mm. Regneoperatorer Plus + Minus - Gange * Divider / Opløft i potens Parentes ( ) ^ Stor knap i højre side på numerisk tastatur Bindestreg eller minus på numerisk tastatur Stjerne ved siden af retur på tastatur eller på numerisk tastatur Skift 7 på tastatur eller på numerisk tastatur Ligger normalt på skift og tasten ved siden af Å. Du skal trykke på mellemrum efter dette tegn. Husk: Antallet af venstre parenteser skal altid være lig antallet af højre parenteser Sådan opbygges en formel I eksemplet til højre skal tallene 100 og 25 lægges sammen og resultatet skal fremkomme i Celle A3. Den celle hvori resultatet ønskes skal markeres. 34

37 Opbygning af formler For at regne i Excel skal der altid startes med = Når der er indsat et = tegn i cellen, skal vi fortælle den formel vi er i gang med at opbygge hvor den skal tage det første tal fra, det gøres ved at klikke på Celle A1, den celle der klikkes på vil efterfølgende kunne ses i formlen, og inde i en formel kaldes dette for en celle reference. Formlen har nu fat i celle A1 (hvor der står 100), indholdet af denne celle skal plusses med indholdet af celle A2. Inden vi vælger at klikke på Celle A2, er det vigtigt at indsætte en regneoperator, i dette tilfælde et plus tegn (+), da vi jo skal plusse indeholdet af henholdsvis celle A1 og A2. Når du har indsat Plus tegnet (+) i formlen klikker du dernæst på Celle A2. For at se resultatet af en formel, skal der trykkes på ENTER Resultatet af denne formel vil se således ud: Det smarte ved denne måde er at formlen er ligeglad med hvilket tal der står i cellerne, den gør bare hvad den får besked på, hvilket i dette tilfælde er at lægge to tal sammen Så hvis tallene i Celle A1 og A2 ændres, så giver formlen et andet resultat. Se eksemplet til højre. Fremgangsmåden i opbygningen af formlen ville have været den samme hvis du skulle have ganget (*), minusset (-) eller divideret (/) i en formel. 35

38 Opbygning af formler Mere formel opbygning I dette eksempel skal salgstallene lægges sammen i henholdsvis kolonne E samt i række 8 Der startes med at lave en formel i Celle E3, som skal lægge de tal der står i cellerne B3, C3 og D4 sammen. Når cellen er markeret trykkes der på = tegnet og de celler der skal indgå i formlen markeres enkeltvis adskilt af plus tegnet (+) Når den sidste celle der indeholder tal der skal indgå i formlen er markeret trykkes der på Enter, og resultatet af formlen vil kunne ses. Formlen der skal laves i Celle B8 skal plusse celle B3, B4, B5, B6 og B7, den vil se således ud: Resultatet i Celle B8 vil være dette: Nu har vi lavet formlerne to steder, men burde egentligt lave dem igen for de andre varetyper og måneder. Men det gør vi ikke, vi vil i stedet kopiere de formler vi allerede har lavet. Kopiering af formler Når en formel er opbygget, og man skal 36

39 Opbygning af formler bruge den samme formelopbygning (formelsyntaks) i underliggende celler, så kan man vælge at kopierer formlen, i stedet for at lave den igen Den formel vi har opbygget i Celle E3 vil vi nu kopierer ned over henholdsvis celle E4, E5, E6 og E7. I celle E3 lyder formlen således: =B3+C3+D3, når denne formel kopieres ned til den underliggende celle (E4, E5 osv.) så flyttes cellereferencerne ligeså langt ned som cellen kopieres, således at formlen i celle E4 efterfølgende vil se således ud: = B4+C4+D4 For at kopiere en celle (i dette eksempel E3) skal du køre markøren ned i højre hjørne af den celle, hvor der er en lille firkant (fyldhåndtaget), som den du ser her:. Når din markør kommer derned skifter den til et sort kryds som dette, når det sorte kryds er fremme klikkes der og klikket holdes nede, og der trækkes ned over de celler der ønskes kopieret til, hvorefter klikket på musen slippes. 37

40 Opbygning af formler Resultatet af kopieringen vil se således ud: Vil du kontrollere at formlerne efterfølgende er korrekte, kan du prøve at dobbelt klikke på dem for at se at cellerne tages de rigtige steder fra. Når du har dobbeltklikket på en celle, i eksemplet til højre er det E7, så kan du se at cellereferencerne er flyttet ned til B7, C7, D7. Dette er smart og tidsbesparende Tilsvarende kopiering skal laves på Celle B8 som skal kopieres hen over celle C8 og D8. 38

41 Opbygning af formler Summer med SUM funktionen Vi har nu set på hvorledes vi kan opbygge formler, og i det foregående eksempel lagde vi tal sammen i en formel, hvorefter vi kopierede formlen ned over de underliggende celler. Når vi taler om formelopbygning har vi indtil nu bygget disse op således =B3+C3+D3. Men forestil dig at der skulle indgå omkring 50 celler i formlen, så ville det være en forholdsvis stor proces at skulle bygge denne formel op. Vi har dog heldigvis en lettere måde at lægge mange sammenhængende celler sammen på, nemlig ved hjælp af SUM funktionen. Denne funktion kan bruges til at lægge store tal mængder sammen ved blot at markere dem. Dette eksempel er det samme som tidligere, formlerne i kolonne E samt række 8 vil vi blot lave på en anden måde nemlig vha. SUM funktionen. Igen skal markøren stilles der hvor resultatet ønskes, herefter klikkes der i Værktøjslinien på dette Ikon. Ved at klikke på dette ikon, aktiveres SUM funktionen, og som du kan se i eksemplet til højre, har SUM funktionen automatisk indrammet de tal der skal indgå i funktionen. Hvis det ikke er de korrekte tal der er indrammet, så ændrer du bare markeringen til de tal du ønsker der skal indgå. Når der trykkes på Enter, vil formlen som vi her til højre automatisk lægge de tal sammen der står i de celler der indrammet inde i parentesen (B3:D3) som dækker over cellerne B3, C3 og D3. Resultatet se i eksemplet til højre: Denne gang var det kun tre tal/celler der indgik i formlen, men det kunne ligeså godt have været 20 el. 50 el. 100, det er en let og hurtig måde at lægge tal sammen på. 39

42 Opbygning af formler Eksemplet her viser summeringen af tallene i Kolonne B I disse eksempler med SUM funktionen, kan vi lige som tidligere uden problemer kopiere formlen hen over de ønskede celler. Beregn gennemsnittet med MIDDEL funktionen Sum funktionen har vi nu beskæftiget os med. I SUM funktionen ligger der altså indbygget det at Excel lægger de tal sammen, der må stå i det celleområde, der er inkluderet i parenteserne. Den næste funktion vi skal se på hedder MIDDEL, og kan finde gennemsnittet af de tal der står i cellerne som er inkluderet i parenteserne. For at starte Middel funktionen skal man klikke på den pil der er til højre for Sum ikonet på Værktøjslinien. Husk inden du starter skal du have markeret den celle hvori du vil have gennemsnittet vist. Når funktionen aktiveres, markeres de tal der står ovenfor, men dette er ikke nok, vi skal have alle tallene med, derfor fattes musen og der klikkes i celle A1 og trækkes ned til celle D5. 40

43 Opbygning af formler Her er området med tallene inkluderet i Middel funktionen. Tast Enter på tastaturet, og gennemsnittet vil kunne ses. Gennemsnittet af de markerede tal er 575,05 HVIS funktionen (Betingede sætninger) I regneark anvendes ofte betingede sætninger. Ved hjælp af disse er det muligt at få regnearket til at give forskellige svar/beregninger - afhængig af indholdet af en given celle. Betingede sætninger kan i deres grundform være meget enkle, uden brug af komplekse formler. De kan til gengæld også være særdeles komplekse. Her et eksempel fra hver skuffe. Hvis det samlede køb er større end kroner ydes 10% rabat. Og så i den anden skuffe: Hvis Peter har bestået sin eksamen både med hensyn til 13 tals reglen og 6 tals reglen skal følgende meddeles Tillykke med din eksamen Peter, du bestod med et gennemsnit på (beregnet værdi). Hvis Peter derimod er dumpet skal dette beklages og der skal være en synlig identifikation af, hvilken regel Peter er dumpet på! En betinget sætning har følgende syntaks: =Hvis(Betingelse; Svar hvis betingelse er SAND; Svar hvis betingelse er FALSK) Betingelse er en logisk matematisk test. Den skal altid kunne valideres og ende med enten sand eller falsk. Sand og falsk. Her anføres hvad der skal stå i cellen hvis betingelsen er hhv. opfyldt eller ikke opfyldt. Sand og falsk kan være: En formel B1 * 10% Bemærk intet lighedstegn foran Et tal 0 En tekst Ingen rabat Bemærk tekst skal stå i anførselstegn 41

44 Opbygning af formler Sådan bruger du HVIS funktionen Her vises en betinget sætning der skal beregne om et givet køb udløser rabat eller ej. Hvis det udløser rabat skal rabatten beregnes og påvirke feltet I alt I eksemplet herover gives der rabat hvis der købes for Den logiske test består af om det der står i celle B1 er større end (B1>50.000). Er dette tilfældet, så er resultatet af testen Sand og dermed beregnes rabatten til 10 % af B1 (B1*10%) i modsat fald, altså hvis testen er Falsk ydes der ingen rabat (0). Herover funktionsboksen i udfyldt stand, som altså returnerer resultatet 5.500, da den finder ud af at værdien i celle B1 er større end , som så ganges med 10 %. Havde værdien i celle B1 derimod været mindre end , var værdien 0 blevet returneret. Det kan midlertidigt i større og komplekse modeller være en fordel, at de værdier der indgår i HVIS formlen, ikke tastes direkte i formlen, men i stedet i en celle som der i formlen refereres til. Det vil i så fald være lettere og hurtigere at ændre en værdi ved at ændre værdien i en celle, frem for at skulle ind og ændre i en måske meget kompleks formel. Eksemplet herunder, vil resultatmæssig give samme resultat som det herover. Værdierne der indgår, er i stedet tastet i separate celler, som i stedet vil indgå i funktionen. Eksemplet herover viser hvordan celle B6 til B8 indgår i HVIS funktionen. 42

45 Opbygning af formler Absolutte cellereferencer (Anvendelse af $ tegn i formler) De formler du hidtil har brugt har været det man i Excel sprog kalder for relative cellereferencer, dvs. at når du kopierer formlen ned over andre celler, så flyttes referencerne i formlerne ligeså langt ned/hen som du kopierer formlen. I eksemplet herunder vises en formel der er lavet vha. relative cellereferencer. Dette er langt hen af vejen meget smart og effektivt, men ikke altid. I eksemplet herunder vil vi se hvad der kan ske når vi bruger relative referencer. I eksemplet til højre er der anvendt relative referencer. Resultatet af formlen B2+C2 vil give tallet 120. Herefter kan formlen der er i celle D2 kopieres ned over D3, D4, D5 osv. Når formlen kopieres ned flytter referencerne lige så langt ned som formlen kopieres. Dvs. sige, efter kopieringen vil formlen i celle D3 hedde =B3+C3. Resultatet af at kopiere celle D2 ned til andre celler vil se således ud: Vi arbejder lidt videre med sidste eksempel hvor vi nu skal beregne salgsprisen inkl. moms. Nu er der i celle E2 anvendt relative referencer, men da vi jo fra sidste eksempel ved at det betyder at celle referencerne flyttes lige så langt ned som formlen kopieres, kan vi jo se at det vil gå galt hvis celle E2 kopieres ned til E3, se resultatet herunder: 43

46 Opbygning af formler Ved at kopiere formlen i celle E2 til E3 går det galt. Det der før var D2 bliver til D3 (meget godt) men det der før var B9 bliver til B10 (meget skidt da der jo faktisk står et nul her). Relative cellereferencer betyder altså at referencerne ændres hvis den formel de indgår i kopieres. Alternativet til Relative cellereferencer er Absolutte referencer, som har den egenskab at den låses fast til den pågældende celle, og dermed ikke flyttes når den formel den indgår i kopieres et andet sted hen. Vi går lige tilbage til den formel vi lavede i celle E2 og ændrer lidt på formlen. Det der ændres er at, når markøren står i eller lige ved siden af referencen B9, trykkes på tasten F4 (øverste række på tastaturet) hvilket betyder at der kommer dollartegn i referencen B9. Dollartegnene betyder at den er gjort absolut, hvilket bevirker at den altid vil pege på denne celle, uanset hvor langt ned den kopieres. Resultatet er nu meget anderledes vha. at lave referencen B9 om til $B$9 (som betyder absolut) kan formlen i celle E2 nu uden problemer kopieres ned over de underliggende celler. 44

47 Betinget formatering Kapitel 9. Betinget formatering Betinget formatering kan anvendes til at fremhæve talværdier i en celle med andre farver eller skygger, f.eks. kan du definere at en celles baggrund skal være sort hvis tallet er større end og rødt hvis det er under. Der kan i alt oprettes tre betingelser. Oprettelse af betinget formatering. I nedenstående eksempel kan man f.eks. opstille disse kriterier for formatering af cellerne i Salg totalkolonnen (kolonne C): Er beløbet mindre end eller lig med kr ,00, skrives tallene med kursiv og rød tekst. Er beløbet mellem kr ,00 og kr ,00, vælges en fed grøn tekst. Er beløbet større end eller lig med kr ,00, vælges sort celleskygge og fed hvid tekst. Start med at markere området C5:C10. Vælg derefter Formater, Betinget formatering. Menupunktet åbner Betinget formatering dialogboksen, hvor betingelserne for cellerne i det markerede område sættes op. Først opsættes betingelsen om, at beløb mindre end eller lig med kr skal skrives med kursiv og rød tekst. Vælg Celleværdien er i det første kombinationsfelt, og Mindre end i det andet. Derefter indtastes i værdifeltet yderst til højre. Klik på Knappen Formater. Nu åbnes Formater celler dialogboksen. Klik på fanen 45

48 Betinget formatering Skrifttype, vælg typografien kursiv og farven rød. Klik på OK-knappen for at lukke dialogboksen igen. Dialogboksen Betinget formatering ser nu således ud: Klik på knappen Tilføj >> nederst i dialogboksen. Nu tilføjes endnu et Betingelses felt til dialogboksen. Vælg Celleværdien er i det første kombinationsfelt og mellem i det andet kombinationsfelt. Der er nu to Værdifelter. I det første indtastes og i det næste indtastes Bemærk, at begge de indtastede værdier er inkluderet i værdiområdet. Klik på Knappen Formater. Nu åbnes Formater celler dialogboksen. Klik på fanen Skrifttype, vælg typografien fed og farven grøn. Klik på knappen Tilføj >> nederst i dialogboksen. Nu tilføjes det sidste Betingelses felt til dialogboksen. Vælg Celleværdien er i første kombinationsfelt, vælg Større end i andet kombinationsfelt og skriv i værdifeltet. Klik på knappen Formater. Formater celler dialogboksen åbnes. Klik på fanen Skrifttype, vælg typografien fed og farven hvid, klik på fanen Mønstre, vælg sort celleskygge og klik på OKknappen. Dialogboksen Betinget formatering ser nu således ud: 46

49 Betinget formatering Klik på OK-knappen og det færdige regneark ser nu således ud: Hvis man ændrer nogle af tallene, vil tallene ændre formatering, hvis de falder ind under en anden betingelse end de gjorde før ændringen. Såfremt ingen af de angivne betingelser er sande, får cellerne deres oprindelige formater. På den måde kan de oprindelige formater bruges som en fjerde betingelse. Angives flere betingelser, og mere end én betingelse er sand, anvendes kun formaterne for den første sande betingelse. Redigering af Betinget formatering Vil man ændre udseendet af et betinget format, markeres den eller de aktuelle celler og der vælges Formater, Betinget formatering. I dialogboksen Betinget formatering, klikkes på Formater-knappen og det nye format kan laves i dialogboksen Formater celler. For at gendanne formaterne på den aktuelle fane i Formater celler dialogboksen, klikker man på knappen Ryd. Slet betinget formatering Ønsker man at fjerne en eller flere betingelser, fra et område med Betinget formatering, markeres området og der vælges Formater, Betinget formatering. Klik på knappen Slet, og marker hvilken betingelse der skal slettes i denne dialogboks: Klik på OK og de markerede betingelser bliver slettet. For at fjerne alle betingede formater, og andre celleformater, for den eller de markerede celler, vælges Rediger, Ryd, Formater. 47

50 Sortering af lister Kapitel 10. Sortering af lister Når man arbejder med lister, hvad enten det en adresseliste eller en oversigt over forskellige produkter, er det ofte hensigtsmæssigt, eller nødvendigt, at sortere listen, enten efter ét eller flere kriterier. Skal der kun sorteres efter ét kriterium, kan sorteringen foretages fra værktøjslinien. Skal der sorteres efter flere kriterier er det nødvendigt at anvende en menu. Sortering på en kolonne Nedenstående liste skal vi bruge til at sortere. Vi vil starte med at sortere efter et kriterium, dvs. sortering efter en kolonne: Den kolonne vi vil sortere efter markerer vi ved blot at klikke på en af cellerne i kolonnen. (man skal ikke markere hele kolonnen) Herefter klikkes på enten for at sortere stigende, eller klikke på for at sorterere faldende. Se resultatet af sorteringen herunder: Her klikkes på for at sorterer kolonnen by i stigende rækkefølge. 48

51 Sortering af lister Her er sorteringen af kolonnen by foretaget, Holstebro kommer først og Odense ligger til sidst. Hvis der ønskes en ny sortering i en anden kolonne, så klik på en celle i den pågældende kolonne, og vælg enten for at sortere stigende, eller klikke på for at sorterer faldende. Sortering på flere kolonner Nu bliver vi lidt mere kritiske. Vi vil nu have listen sorteret efter Sælger, og dernæst efter By og til sidst Varetype. Dvs. i alt 3 forskellige sorteringsnøgler, hvilket i øvrigt er det højeste Excel tillader (mon ikke også det er nok?) Stil markøren et eller andet sted i listen (det er lige meget hvor). Vælg nu i menuen Data Sorter. Selve listen bliver herefter automatisk markeret, og sorter boksen kommer frem. Vælg nu på drop down pilene de respektive felter der skal søges efter. Sorteringen vil derefter se ud som vist herunder: Ved hver sorteringsfelt, kan der vælges om den enkelte kolonne skal sorteres stigende eller faldende 49

52 Sortering af lister Her vises resultatet af sorteringen på tre forskellige kolonner, startende med Kolonnen med Sælgernes navne, dernæst efter kolonnen med By og tilslut kolonnen med varetype Fryse ruder Måske kender du problematikken med at når der arbejdes i større regneark, så kan det være irriterende at man evt. ikke altid kan se den første række, som oftest vil være her overskrifterne til de enkelte data i kolonnerne står. I billedet her er alt i orden, men så snart der rulles lidt ned i arket, så kan overskriften ikke længere ses, se eksemplet på det herunder: 50

53 Sortering af lister Her kan overskriften ikke længere ses. Det skal vi have ændret på, stil markøren i celle A2, vælg herefter i menuen Vindue Frys ruder, Nu vil der ovenover celle A2 kunne ses en lille tynd sort streg, den indikerer at alt her ovenover er frosset fast. Her kan den tynde streg ses, hvilket betyder at alt derover er frosset. Herover er der rullet ned i arket, men overskriften kan hele tiden ses. Hovedreglen ved at fryse ruder er at det der skal fryses skal man enten stille sig nedenunder eller til højre for. Dvs. at hvis data i kolonne A og række 1 skal fryses, så skal markøren sættes i celle B2. Fjernelse af frys ruder sker ved at vælge Menuen Vindue Frigør ruder. 51

54 Filtrering Kapitel 11. Filtrering Når man arbejder med meget store lister i Excel, vil det ofte være ønskeligt at skjule de poster der ikke indeholder de data der skal arbejdes med. Det kan være i forbindelse med udskrifter af dele af listen, eller beregninger der skal foretages på dele af listen. Der findes to former for filtrering, et såkaldt Autofilter, og et Avanceret filter. Her gennemgås kun autofilteret, hvilket i langt de fleste tilfælde er tilstrækkeligt. Vi vil nu se på hvordan vi laver en filtrering af data. vha. autofiltret. Hvis man ønsker at se en del af en liste med et simpelt kriterium som filter, f.eks. en bestemt værdi eller en værdi der er større end eller mindre end en bestemt værdi, er Autofilter en hurtig måde at lave en filtrering på. Hvis man i eksemplet som er vist herunder kun ønsker at se hvilke parcelhuse, der er på listen gøres følgende: Anvendelse af Autofilter. For at starte autofiltret skal der startes med en markering af en tilfældig celle i listen, herefter vælges i menuen Data Filter Autofilter. Bemærk at der ved alle feltnavne, er kommet en pil. Vi vil nu kun have vist alle parcelhusene, så derfor klikkes der på dropdown pilen ved Type. Klik på Parcelhus i den menu der kommer frem. Resultatet af denne filtrering kan ses herunder: 52

55 Filtrering Filtreringen viser nu kun parcelhuse Læg mærke til at pilen ved Type er blå, hvilket betyder at der er filtreret efter denne. Bemærk at rækkenavnene i listen nu er skrevet med blå farve, for at indikere, at det kun er en del af listen der er vist. Ligeledes er dropbokspilen ud for Type blevet blå, for at indikere, at der er foretaget en filtrering i dette felt. Det er muligt at filtrere på alle felter for at afgrænse listen yderligere. Ønsker man f.eks. kun at se de parcelhuse der har en størrelse mellem 140 og 200 m 2, kan man klikke på dropdown pilen i feltet M 2, og vælge punktet (Bruger...). Dialogboksen Brugerdefineret Autofilter kommer nu frem: I denne dialogboks er der mulighed for at definere et kriterie ved hjælp af operatorer som f.eks. er større end, er mindre end er lig med, der findes her tolv forskellige muligheder. Desuden er det muligt at lave et sammensat kriterium, med to udsagn, der kan bindes sammen med enten og eller eller. Benyttes og betyder det, at begge kriterier skal være opfyldt, benyttes eller betyder det, at et af kriterierne skal være opfyldt. For at finde parcelhuse der har en størrelse mellem 140 og 200 m 2, udfyldes dialogboksen som vist her til venstre: Vi lader markeringen stå i OG. Klik på OK. Resultatet af filtreringen kan du se på næste side. Resultatet af filtreringen på Parcelhuse som er større end 140 og 200 m 2, giver 3. Ønsker man i stedet at se f.eks. de tre billigste muligheder, starter man med at fjerne alle kriterier, enten ved at klikke på dropdown pilen i de felter hvor der lavet 53

56 filtreringer (de er markeret med blå) og vælge (Alle), eller ved at vælge Data, Filter, Vis alle, hele listen vil nu blive vist. Klik på dropdown pilen i feltet Pris, vælg: (De 10 øverste...), og dialogboksen Autofilter de 10 øverste fremkommer. Her vælges i venstre side om det er de Øverste (største) eller Nederste (mindste) der skal findes. I midten angives hvor mange elementer der ønskes, og til venstre om der er tale om elementer eller procent. For at finde de tre billigste muligheder, udfyldes boksen som vist til venstre. Resultatet bliver som vist herunder: Resultatet af filtreringen af de tre billigste der er til salg. Ønsker man ikke længere at anvende autofilteret, slås dette fra ved at vælge Data, Filter, Autofilter, dropdown pilen fjernes og hele listen vises. 54

57 Diagrammer Kapitel 12. Diagrammer En af Excels kvaliteter er muligheden for, at fremstille en grafisk præsentation af et givet talmateriale. Store tal mængder i et regneark kan være svære at overskue. Hvis tallene derimod fremstilles grafisk, kan man hurtigere overskue forskelle eller udvikling i dem. Når man opretter et diagram, kan man enten oprette dette som et objekt i det aktuelle regneark (integreret), eller på et selvstændigt ark. I de fleste tilfælde er det bedst at have tal og diagram i samme ark. Dette giver nemlig mulighed for at ændre på både tal og diagram, uden at skulle skifte mellem flere ark. Det er dog en fordel at placere diagrammet på et selvstændigt ark, hvis diagrammet er meget stort og detaljeret. Oprette et diagram På de følgende sider gennemgås Guiden Diagram og de valgmuligheder guiden tilbyder. Som det vil fremgå, er guiden meget omfangsrig, hvilket gør det muligt at kontrollere alle detaljer ved oprettelsen af et diagram. På baggrund af nedenstående eksempel, skal der oprettes et integreret diagram, der viser salgstallene, for de fire afdelinger i årets tre første måneder. Start med at markere cellerne der indeholder de data der skal indgå i diagrammet. Husk at også de aktuelle etiketter skal markeres. I eksemplet til venstre er cellerne: A2:D6 markeret. Vælg herefter Indsæt, Diagram, eller klik på knappen Guiden Diagram, på standardværktøjslinien. Begge dele vil starte Guiden Diagram, der indeholder fire trin. 55

58 Diagrammer Trin 1: Her kan vælges mellem forskellige diagramtyper, samt disses undertyper. På knappen hold nede for at se eksempel kan du klikke og se et miniature eksempel af dit diagram. Klik på Næste. Trin 2: I feltet Dataområde angives det celleområde der skal indgå i diagrammet, men da vi havde markeret inden vi startede diagramguiden, står det her automatisk. Klik på Næste. Trin 3: Her er der 6 faneblade, disse gennemgås ikke, men prøv at gå dem igennem, og se i eksempel billedet hvad de betyder. På titel fanen angiver du titler til diagrammet samt X og Y aksen. Klik på Næste. 56

59 Diagrammer Trin 4: Her skal du tage stilling til hvor diagrammet skal ligge, enten i et nyt ark, eller i et eksisterende. Her vælger vi Som objekt i Ark 1 (der hvor vi tog tallene fra). Klik på Udfør. Diagrammet indsættes nu i arket. Hvis det ikke ligger som det skal, kan der klikkes i det hvide område i diagrammet, og det kan flyttes. Redigere et diagram For at et diagram kan redigeres skal det først aktiveres. Klik på diagrammet, og en ramme med håndtag vises omkring diagrammet (se ovenstående eksempel). Flytte et diagram Når diagrammet er aktiveret, klikkes med venstre musetast på diagrammet, musetasten holdes nede og diagrammet trækkes til den ønskede placering. Ændre størrelse på diagrammet Ved at trække i håndtagene, ændres størrelsen på diagrammet. Holdes Alt-tasten nede samtidig, fastholdes diagrammet til gitteret (cellelinierne). Redigering af de enkelte områder af diagrammet Ved at klikke med højre musetast på den del af diagrammet der skal redigeres, fremkommer nogle sorte firkanter i/omkring det valgte område og en genvejsmenu. 57

60 Diagrammer Udseendet af genvejsmenuen afhænger af, hvilken del af diagrammet der er klikket på. Her gennemgås blot dele af genvejsmenuen for diagramområdet. Øverste punkt: Formater XXXX, findes i alle diagramdeles genvejsmenu. Menupunktet åbner Formater-dialogboksen med de faner, der er aktuelle for den pågældende diagramdel. Vælges punktet Diagramtype, kan diagramtypen i det markerede diagram ændres. Dialogboksen er beskrevet under gennemgangen af Guiden Diagram, punkt 1. Vælges punktet Kildedata, kan det valgte regnearksområde der skal afbilledes i diagrammet, ændres. Dialogboksen er beskrevet under gennemgangen af Guiden Diagram, punkt 2. Vælges punktet Diagramindstillinger, kan der laves ændringer for: Titler, Akser, Gitterlinjer, Forklaringer, Dataetiketter og Datatabel. Dialogboksen er beskrevet under gennemgangen af Guiden Diagram, punkt 3. Vælges punktet Placering, kan placeringen af diagrammet ændres. Dialogboksen er beskrevet under gennemgangen af Guiden Diagram, punkt 4. Indsætte en ny serie Er der glemt en serie, eller er der tilføjet en eller flere nye serier, der også skal med i diagrammet, kan disse tilføjes på en af følgende måder: Klik med højre musetast i diagrammet, vælg Kildedata, og udfyld dialogboksen som tidligere beskrevet. Aktiver diagrammet, træk i rammen om de allerede markerede data i regnearket. Aktiver diagrammet, vælg Tilføj data, fra menuen Diagram i værktøjslinien. Marker de ønskede data og vælg OK. Marker de ønskede data i regnearket og træk dem ind over diagrammet, hvor de slippes. Marker de ønskede data i regnearket, vælg Kopier, marker Diagramområdet og vælg Sæt ind. Slette en serie Skal en serie slettes, gøres dette på en af følgende måder: 58

61 Diagrammer Marker dataserien, tryk på Delete-tasten. Marker dataserien, vælg fra menulinien: Rediger, Ryd, Serie. Klik med højre musetast på serien, vælg Ryd. Slette et diagram Et integreret diagram slettes ved at markere diagrammet og trykke på Delete-tasten. Er diagrammet lavet på et separat ark, er det nødvendigt at slette dette. Klik med højre musetast på arkfanen og vælg Slet, og OK i den fremkomne dialogboks. Gemme et diagram Et diagram gemmes i den projektmappe hvori det er oprettet, enten som et objekt i et regneark eller på et separat ark. Udskrive et diagram Startes udskrivningen når det integrerede diagram ikke er markeret, udskrives både regneark og diagram. Markeres diagrammet inden udskrivning, er det kun diagrammet der udskrives. 59

62 Formatering Kapitel 13. Formatering At formatere celler i et regneark vil sige, at man ændrer regnearkets udseende, så det bliver nemmere at læse. Formatering af regnearket er ikke kun et spørgsmål om at få det til at se pænt ud, men også et spørgsmål om at gøre det nemmere at få overblik over og finde rundt i arket. Dette gælder naturligvis især når arkene bliver store og komplekse. Formatering af celler i et regneark omfatter: Valg af skrifttype og størrelse, valg af talformater, justering af tal og tekst, valg af farver på tekst og tal, valg af rammestreger og valg af baggrundsfarver og mønstre. Når man laver formatering, skal man være opmærksom på, at de valg man foretager, kun vil være gældende for den eller de celler, der er markeret. Bemærk ligeledes, at formateringen kun har kosmetisk betydning, f.eks. har talformateringen ikke noget at gøre med, hvordan indholdet i cellerne beregnes. Værktøjslinien Formatering En del af funktionerne til formatering af celler er placeret på værktøjslinien Formatering. For at formatere v.h.a. værktøjslinien Formatering, markeres den eller de celler, der skal formateres, og der klikkes på knappen for den ønskede funktion. Skrifttype Skriftstørrelse, Fed, Kursiv, Understreget Venstrejuster, Centrer, Højrejuster, Flet og centrer Valuta, Euro, Procenttypografi, Separatortegn, Forøg decimal Formindsk decimal, Formindsk indrykning, Forøg indrykning Kanter, Fyldfarve, Skriftfarve Da værktøjslinierne kun giver mulighed for at anvende nogle af de muligheder der er, vil vi i det følgende vælge at formatere via menuen Formater, Celler. Formatering med menuen Formater, Celler Når man ønsker at formatere en eller flere celler via menu, vælges Formater, Celler, hvorefter dialogboksen til formatering af celler fremkommer. Dialogboksen indeholder seks faner, hvoraf de fem vil blive gennemgået enkeltvis i de følgende afsnit. Fanen Beskyttelse gennemgås ikke på dette grundkursus. Det er også muligt at åbne dialogboksen ved at klikke med højre musetast på den celle, der ønskes formateret. Ligeledes kan genvejstasten Ctrl+1 (ettallet skal tastes på det alfanumeriske tastatur) anvendes. 60

63 Formatering Fanebladet Tal Her kan man bestemme, hvordan tal skal vises i de markerede celler. Der kan vælges mellem 12 forskellige kategorier, ligesom man har mulighed for at definere sit eget talformat. Skal hele regnearket markeres (undtagen objekter), klikkes på den lille firkant, der er placeret over rækkeoverskrifterne, og til venstre for kolonneoverskrifterne. Her vises et eksempel på talformatet. Eksemplet bruger værdien fra den aktive celle. Angiv antal decimaler. Sæt for tusindtalsseparator. Vælg formatet for negative tal. Her vælges mellem forskellige kategorier af talformater. Eksempler på talformater Det indbyggede talformat med betegnelsen Standard tilpasser automatisk cellens bredde til antallet af cifre i det tal der vises i cellen. Dog afrundes tallet, så der kun vises det antal decimaler der er plads til. Er der for mange cifre før kommaet vises der ingen decimaler. På denne måde burde selv store tal kunne ses i deres fulde længde. Desværre er der en fejl i Excel der gør, at tal der har mere end elleve cifre før kommaet, automatisk omformateres til et videnskabeligt talformat. Dette betyder dog ikke at Excel regner forkert. Hvis man vælger en af de andre kategorier, kan man almindeligvis bestemme, om der skal benyttes tusindtalsseparator, om der skal vises valutasymbol, og hvordan negative tal skal vises. Desuden kan man som regel bestemme, hvor mange decimaler tallet skal vises med. Bemærk, at man ikke mister præcision, hvis man vælger et format med få decimaler. Excel laver alle beregninger, med det fulde antal decimaler. 61

64 Formatering Herunder ses nogle eksempler på Excels mest anvendte talformater, og hvordan de ser ud med henholdsvis positivt og negativt fortegn, samt visning af værdien 0. Det anvendte positive tal er: 21125,495, og det negative tal er: ,495. I nedenstående eksempel er tallene formateret med kategorien Valuta, 2 decimaler og Symbolet kr. 62

65 Formatering Fanebladet Justering På denne fane kan man bestemme, hvordan tekst skal vises i cellerne ) I Vandret feltet bestemmes hvordan indholdet af en celle justeres i forhold til cellens bredde. Standard Til venstre (Indrykning) Centreret Højre Udfyld Justér Centrer over det markerede Anvender standardjusteringen afhængig af datatypen. Justerer indholdet ved cellens venstre kant. Angives et tal i Indryknings feltet, indrykkes indholdet af cellen fra venstre side med det angivne antal bogstavsmellemrum. Centrerer indholdet i cellen. Justerer i cellen ved højre kant. Gentager tegnene i den øverste venstre celle i det markerede område. Bryder celleindholdet op i flere linier og justerer afstanden mellem ordene, så linierne er lige så brede som cellen. Centrerer indholdet i øverste venstre celle i det markerede område, så indholdet står centreret hen over det markerede område. Cellerne flettes ikke. 63

66 Formatering 2) I Lodret feltet bestemmes den lodrette justering i en celle. Top Centreret Bund Placerer indholdet øverst i cellen. Placerer indholdet midt i cellen. Placerer indholdet nederst i cellen (standard). Justér Ombryder teksten i flere linier hvis det er nødvendigt. Teksten vises i hele cellens højde. Hvis cellen er højere end nødvendigt til teksten, vil linieafstanden blive øget. 3) I Tekstformatering feltet angives yderligere indstillinger for teksten. Ombryd tekst Tilpas til hele sider Ombryder teksten over flere linier, hvis den er længere end cellens bredde. I modsætning til Justér er det stadig muligt at angive en vandret og lodret placering for cellen. Reducerer den synlige størrelse på skrifttegn, så alle data i en markeret celle kan være i kolonnen. Tegnstørrelsen bliver tilpasset automatisk, hvis kolonnens bredde ændres. Den anvendte skriftstørrelse ændres ikke. Flet celler Kombinerer to eller flere markerede celler i en enkelt celle. Cellereferencen for en flettet celle er den øverste venstre celle i det oprindelige markerede område. 4) I Retning feltet bestemmer man om cellens indhold skal vises vandret, lodret eller roteret. Når teksten skal roteres, benytter man grad-uret til højre på fanen Justering. Her indstiller man, hvor meget teksten skal roteres i den markerede celle. Man kan også benytte Grader-boksen under grad-uret. For at rotere den markerede tekst fra nederste venstre hjørne til øverste højre hjørne i cellen, angives et positivt tal. Angiv negative grader for at dreje teksten fra det øverste venstre hjørne til nederste højre hjørne i den markerede celle. 5) Tekstretning Højre mod venstre Venstre mod højre Kontekst for at angive højre mod venstre-læseretning (Hebraisk, arabisk, farsi og urdu vises fra højre mod venstre.). for at angive venstre mod højre (Engelsk og de fleste andre europæiske sprog skrives fra venstre mod højre.) for at angive, at læseretningen skal svare til sproget for det tegn, der først er indtastet. 64

67 Formatering I nedenstående eksempel er cellerne A1:E1, flettet til en celle, det kan også gøres fra værtøjslinien fra dette ikon (Bemærk at cellen herefter hedder A1), og den vandrette tekstjustering er sat til Centreret. Derefter er cellerne B2:E2 markeret og formateret til at være Vandret Centreret og roteret +45 grader. 65

68 Formatering Fanebladet Skrifttype Ligesom i andre Windows-programmer har man i Excel mulighed for at benytte forskellige skrifttyper. Skrifttyper kan bruges til at fremhæve dele af regnearket eller til at adskille overskrifter fra data i tabeller. Hvilke skrifttyper man kan vælge imellem, afhænger af, hvilke skrifttyper man har installeret under Start, Indstillinger, Kontrolpanel, Skrifttyper ) Her vælges, eller ændres, skrifttypen for den markerede tekst. Vælg den ønskede skrifttype i kombinationsboksen. 2) Vælg udseendet på den valgte skrifttype. Der kan vælges mellem normal, fed, kursiv og fed kursiv. 3) Her vælges skriftstørrelsen. Ønskes en anden størrelse end de foruddefinerede, kan denne indtastes i Størrelse-feltet. Den mindste tilladte størrelse er 1 punkt, og den største er 409 punkter. 66

69 Formatering 4) I dette felt kan man vælge, hvilken understregning der skal bruges i cellen. Der kan vælges mellem: Ingen, Enkelt, Dobbelt, Enkelt bogholderi eller Dobbelt bogholderi. Bogholderi-understregningen laver understregning i hele cellens bredde, samt hæver Teksten/tallene en anelse over stregen, medens almindelig understregning kun understreger teksten i cellen. 5) I Effekter-feltet kan man vælge at gennemstrege teksten i cellen. Man kan også vælge hævet eller sænket skrift, til f.eks. kemiske eller matematiske formler. 6) Når man afkrydser Normal skrift-feltet, indstilles dialogboksen til den skrifttype, der normalt anvendes i Excel. Det er Arial Regular 10 punkt. Ingen effekter eller understregning. Farven sættes til Automatisk. 7) I dette felt vises et eksempel på den valgte skrift og de valgte effekter. 8) I dette felt vælges hvilken farve teksten i cellen skal have. Der kan enten vælges en af de 56 farver fra farvepaletten, eller der kan vælges Automatisk. Automatisk ændrer teksten i den markerede celle, til en foruddefineret farve fra Excels indbyggede farveskema. I nedenstående eksempel er celle A1, formateret til Skrifttype Algerian, Fed og en skriftstørrelse på 18 punkter. Derefter er celleområdet B3:E3;A3:A8 formateret til Fed, og en skriftstørrelse på 12 punkt. Fanebladet Kant Kanter bruges til at indramme én eller flere celler. Det kan man f.eks. bruge til at lave linier under overskrifter eller fremhæve vigtige celler. Man definerer kanten for den eller de markerede celler ved først at klikke på en kanttype i Streg-gruppen, derefter klikker man på positionen i forhold til markeringen i Kant-gruppen. 67

70 Formatering ) Her kan vælges en af de foruddefinerede indstillinger. Ingen Kontur Fjerner alle kanter fra de markerede celler. Hvis én celle er markeret og kanttypen Kontur vælges, svarer det til at tildele kanttypen venstre, højre, øverst og nederst på cellen. Hvis flere celler er markeret, vil rammen kun vises rundt om det markerede område. Indvendig Føjer en kant til det indvendige gitter i det markerede område med den stregtype, der er valgt i Streg-gruppen. 2) Her kan vælges, hvilke sider af cellen, der skal tildeles en kanttype. Klik på en eller flere knapper for at tilføje eller fjerne kant fra de markerede celler. Klikker man på - eller - knappen, indsættes en streg skråt hen over cellerne. 3) Her vælges kanttykkelse og typografi. 4) Her vælges den farve som kanten skal have. Der kan vælges mellem 56 forskellige farver og Automatisk. Vælges Automatisk vil kanten få den samme farve som gitterlinierne. Denne farve kan indstilles under menuen Funktioner, Indstillinger og fanen Vis. Er farve indstillingen her også 68

71 Formatering Automatisk, baseres farven på den tekstfarve, der er angivet i Windows Kontrolpanel. I nedenstående eksempel er celleområdet B2:E2;A3:E8 markeret og der er sat en ramme omkring alle cellerne, dvs. der er valgt både Kontur og Indvendig. Desuden har celleområdet A8:E8 været markeret og har fået en dobbelt streg nederst. Fanebladet Mønstre Cellerne kan tydeliggøres ved at give cellerne farver og mønstre. Mønstrene dannes af to farver. Her vælges Celleskygge (baggrundsfarve). Vælges Ingen farve, bliver baggrunden gennemsigtig. Hvis man angiver et mønster, bliver Celleskygge baggrunden i mønstret. Her vises et eksempel med de valgte indstillinger. Her åbnes Mønster-paletten. 69

72 Formatering Øverste del af Mønster-paletten bestemmer mønstrets udseende. Mønstret består af sort og hvidt. Den hvide del erstattes af den farve der vælges i Celleskyggepaletten. Den sorte farve erstattes af den farve, der vælges i paletten under mønstrene. Automatisk er den farve. der er valgt til gitterlinierne i menuen Funktioner, Indstillinger under fanen Vis. I det følgende eksempel har cellerne, der indeholder etiketterne, fået en gul celleskygge, og cellerne der indeholder formler, har fået en lys grå celleskygge. Formatpensel Man kan anvende knappen Formatpensel i værktøjslinjen til hurtigt at kopiere formater fra en celle til en anden, og derved anvende formatet fra den første celle. Denne kopiering af formater kan også anvendes til celleområder. Proceduren for denne hurtige format kopiering er: Marker den eller de celler der indeholder formater, der skal kopieres. Klik på Formatpensel (hvis formatet skal kopieres mere end en gang, dobbeltklikkes på Formatpensel), knappen Formatpensel er nu aktiveret. For at deaktivere knappen skal der klikkes én gang på knappen. Derefter klikkes der på den/de celler, hvor formatet skal kopieres til. 70

73 Beskyttelse af regneark Kapitel 14. Beskyttelse af regneark Det er muligt at beskytte data i et regneark mod utilsigtet overskrivning. Denne facilitet bør benyttes ikke mindst når der skal udarbejdes modeller som andre (mindre regnearksvante) brugere skal benytte. Det skal for god ordens skyld nævnes at alle kan lave fejl. Således kan formler let blive slettet ved en fejl. Dette kan undgås ved brug af beskyttelse. Det er ikke så svært når man først får det lært. Overordnet er det muligt at beskytte celler. Celle beskyttelse sikrer mod utilsigtet overskrivning. Selvom celler er beskyttede er det muligt at ændre på regnearkets udseende, f.eks. flytte rundt på de enkelte faneblade i projektmappen. Det er også muligt at beskytte selve projektmappens udseende, så det ikke er muligt at flytte, slette eller indsætte ark. For at beskytte et ark skal du klikke på menuen Funktioner Beskyttelse Beskyt ark. Boksen til højre kommer frem, hvor du kan vælge at angive et password, som skal angives igen når du vil låse Arket op igen. Hvis du har beskyttet en model, eller evt. overtaget en fra en anden person, og denne er beskyttet med password, ja så skal passwordet altså indtastes inde der gives adgang til at redigerer. Prøver du at taste i et låst ark, kommer fejlboksen frem. Det er dog muligt at låse dette op med en specielt indkøbt program, kontakt en kyndig superbruger/it medarbejder herfor. 71

74 Sideopsætning Kapitel 15. Sideopsætning Vi har nu arbejdet med at få den enkelte model til at stå pænt på skærmen. Det er da også fint, og en forudsætning for at vi kan arbejde godt og effektivt, men det er bare ikke nok. Vi lever i en verden hvor papir ikke er gået af mode. Til trods for at folk snakker om det papirløse samfund er papirforbruget mere end fordoblet siden PC ens fremmarch. Der går nok nogen tid før vi mennesker accepterer at læse på en skærm frem for på papir. Da det forholder sig sådan er vi også nødt til at se på hvorledes vi styrer vores udskrift. Disse muligheder er ikke synlige på skærmen, men kan i høj grad have betydning når vi skal præsentere det færdige resultat. For at ændre på sideopsætningen, skal du klikke på menuen Filer Sideopsætning Sideopsætning i regnearket har følgende overordnede faciliteter: Side, Margener, Sidehoved/sidefod og Ark. Indholdet af disse skal nedenfor kort gennemgås. Indgangsskærmbilledet er vist nedenfor: 72

75 Sideopsætning Fanebladet Side På dette menupunkt vælges følgende: Papirretning Justering til Tilpas til Papirstørrelse Udskriftskvalitet Første sidetal Skal papiret stå normalt lodret eller skal det skrives ud i liggende format. Det er relativt normalt at skrive ud i liggende format i regneark. Du klikker blot i det ønskede format. Her er det muligt at skalere udskriften til en given størrelse angivet i procent. Når denne facilitet benyttes anbefales i høj grad brug af Vis udskrift for at se om den ønskede skalering har ført til det ønskede resultat. Det er muligt at skalere fra 10 % til 400 %. Begge dele er ekstremer, idet det ikke er til de nævnte arealer men til nævnte højde og bredde. En reduktion til 10 % i højden og 10 % i bredden er således en reduktion til 1 % af udskriften. Så et stort udskrift fylder et frimærke. Her er det muligt at udtrykke hvor mange sider udskriften må fylde i højde og bredde. Denne facilitet er lettere at anvende end ovenstående procenttilpasning. Her vælges hvilket papirformat der skrives til. Pas på, hvis du skifter til et andet format skal dette være i printeren, ellers opstår der problemer. Her udtrykkes hvor god kvalitet der skal udskrives i. Dette udtrykkes som dpi, hvilket betyder prikker pr tomme. Jo flere prikker - desto klarere står udskriften. Her er det muligt at angive hvilket sidenummer der skal stå på første side i udskriften. Det benyttes faktisk en del, idet der ofte printes ikke sammenhængende områder ud for at beskrive en given problemstilling. Det er så muligt her at styre sidenummereringen således at udskriften virker sammenhængende for brugeren. 73

76 Sideopsætning Fanebladet Margener Her arbejdes med nedenstående skærmbillede. Bemærk det er mere end margener i normal forstand der sættes her. Specielt er det behageligt at det er muligt at centrere en udskrift på siden vandret så vel som lodret. Dette skærmbillede fremkommer ved valg af margener: Bemærk endvidere at der ud over margener for selve siden også er margener for placering af Sidehoved og Sidefod. Det er muligt at lade disse glide ind over hinanden, hvilket ikke fører til noget fornuftigt resultat. Sættes sidehoved margen til f.eks. 3 og topmargen til 1 vil teksten blive skrevet ind over sidehovedet. Fanebladet Sidehoved/sidefod Et sidehoved er en gennemgående skrift øverst på siden. Det er typisk at have placeret sidenummerering eller lignende i sidehoved eller sidefod. Det er imidlertid muligt at placere andet end sidetal i sidehoved og sidefod. Disse muligheder gennemgås kort nedenfor. 74

77 Sideopsætning I ovenstående skærmbillede kan vælges mellem præ-definerede sidehoveder og sidefødder ved at klikke på pilene. Klikkes imidlertid på tilpas sidehoved eller sidefod fremkommer dette skærmbillede: Bemærk her at sidehovedet er delt op i tre sektioner. Venstre del skrives fra venstre mod højre, midterdelen er centreret og gæt 1 gang hvad der sker i højre delen. Hvis du vil skrive en fast tekst klikker du ind i den del af sidehovedet hvor du vil skrive en fast tekst og skriver denne. 75

78 Sideopsætning I henholdsvis sidehoved og fod boksene er der nogle ikoner der kan klikkes på for at indsætte forskellige ting. Formaterings muligheder på den tekst der markeres i sidehoved eller fod Indsætte sidetal Indsætte antallet af sider der er på arket når der skrives ud Indsættelse af dagsdato Indsættelse af klokkeslæt Indsættelse af fil og sti navn (så kan du se i hvilke mapper projektmappen ligger). Indsættelse af filnavn Indsættelse af Ark navn Indsættelse af billede Du kan frit indsætte disse symboler. Det er muligt at kombinere flere i samme felt, og endda skrive tekst i forbindelse med dem, f. eks. Side X. Blot skal du gøre dig klart at det er dig der skal styre eventuelle mellemrum. Skrives teksten Side ud sammen med ikon for aktuel sidetal og samlet sidetal kan du få et fjollet resultat, som vist her nedenfor. Fejlen er at udskriften kun er på en side, men faktisk kommer det til at se ud som det er side 11 der er skrevet ud: I eksemplet til højre er der skrevet tekst sammen med indsættelsen af koder for sidetal og antal sider. Ovenstående viser at det er let at benytte ikoner, men nok også at det er muligt at bruge dem til at vise noget sludder. Det er op til dig at få noget fornuftigt ud af alle disse muligheder. ADVARSEL: Det er muligt at skrive en lang tekst i venstre del af sidehovedet så den fylder hele siden. Det sikrer at man kan skrive store tekster ud. Desværre er det også muligt at gøre det samme i de to øvrige felter. Maskinen checker ikke hvad du skriver. Den skriver det blot. Du kan lave linjeskift i dine toptekster. Det kunne løse problemet. 76

79 Sideopsætning Fanebladet Ark Under ark er der yderligere muligheder. Ved valg af ark vises dette skærmbillede: Her er mange mulige valg i dette skærmbillede, og de er faktisk interessante så derfor gennemgås de nedenfor: Udskriftsområde Gentag række øverst Gentag kolonne til venstre Her kan markeres hvilket område der ønskes udskrevet. Det er også muligt at referere til udskriftsområdet ved brug af navngivne områder. Vi har tidligere benyttet navne, men da var det kun en enkelt celle der blev navngivet. Det er også muligt at navngive områder. Gøres dette har du en genvej til valg af printområde. Med denne facilitet slipper du for at skulle ned til kopimaskinen for at overføre kolonneoverskrifterne fra første side til de øvrige sider. Når store områder skrives ud er det nødvendigt at fastfryse rækker øverst på udskriften så også side 2 giver mening. Som ovenstående facilitet, blot er det nu et spørgsmål om at sikre at kolonnetitlerne kommer med. For begge disse punkter gælder at det er lettest at markere disse ved at klikke i feltet og så med musen klikke på de rækkenumre der skal gentages øverst og de kolonner der skal gentages til venstre. Husk at stille musen det rigtige sted før dine valg. 77

80 Gitterlinjer Noter Kladdekvalitet Sort hvid Her er et afkrydsningsfelt. Hvis der er kryds i dette felt kommer der gitterlinjer med på udskriften. Denne indstilling påvirker ikke gitterlinjer der vises på skærmen. Det er muligt at indskrive noter i regnearket. Disse skrives normalt ikke ud. Det kræver at du sætter et kryds her for at få noter skrevet ud. Hvis du vil udskrive i en ringere kvalitet så er her muligheden. Kan overstyre en farveprinter hvis det måtte være relevant. Række og Her er mulighed for at skive regnearket ud som det ses på kolonneoverskrifter skærmen med bogstavangivelse for kolonnerne og nummerangivelse for rækkerne. Denne facilitet er speciel interessant hvis der skal læses korrektur på formler. Nedad og over Over og nedad Skriver et område på flere sider ud således at der arbejdes lodret før vandret. Det har faktisk betydning for sidenummereringen. Det er individuelt om man f.eks. skal læse hele året færdig før man går til næste gruppe af poster for hele året eller man skal - som ved valg af denne facilitet slået til -eller læse alle udgifter første halvår og derefter alle udgifter andet halvår. Negationen til ovenstående. Det vises med dette symbol Fælles for sideopsætning I højre side af skærmbilledet er der konstante knapper disse er vist i boksen nedenfor: Udskriv sender udskrift til printer uden yderligere kontrol Vis udskrift, sender udskrift til skærm for yderligere kontrol Indstillinger giver mulighed for at kontrollere og ændre printervalg og opsætning af denne. Herunder printerskuffevalg 78

81 Udskriv Kapitel 16. Udskriv Selvom vi læser tingene ganske udmærket på en skærm, er det nu alligevel i mange sammenhænge rart at få tingene ud på et stykke papir. Vis udskrift Dette punkt bruges til at få vist regnearket, som det vil se ud, når det udskrives, inden det udskrives. Punktet vælges enten fra Menulinien med menuen Filer, Vis udskrift eller med knappen således ud: på Standard-værktøjslinien. Skærmbilledet vil nu se Brug disse to knapper til at bladre mellem siderne. Zoomer ind så man kan se en del af siden i naturlig størrelse. Der kan også zoomes ved at klikke på den del af 79

82 Udskriv siden, der ønskes forstørret. 2. Åbner Udskriv-dialogboksen. 3. Åbner Sideopsætning-dialogboksen. 4. Klik her for at få vist margenerne som stiplede linier hen over siden. Klik og træk i et håndtag på stregerne for at ændre en margen. Klik på Margen-knappen igen for at fjerne stregerne. 5. Klikkes der på denne knap, vender man tilbage til regnearket. Automatiske sideskift bliver nu vist i regnearket med en blå stiplet linie, manuelle sideskift vises med en blå fuldt optrukket linie og sidetallene står med svag skrift i regnearket. Ønsker man at ændre et sideskift, trækkes i den blå linie til den nye placering, er det et automatisk sideskift der flyttes, bliver det til et manuelt sideskift. Klik på Vis udskrift-knappen for at vende tilbage til Vis udskriftvinduet. Nu står der Normal visning på knappen. Klikkes der på den igen, vendes der tilbage til regnearket, der nu vises på normal vis. 6. Klik her for at vende tilbage til regnearket. 7. Klik her for at få hjælp til Vis udskrift-vinduet. 8. I statuslinien ses hvor mange sider der udskrives med de valgte indstillinger. Udskriv Når regnearket er klar til at blive udskrevet, kan det gøres på en af følgende måder: 1. Klik på knappen, på Standard-værktøjslinien. De dele af regnearket der indeholder data, vil nu blive udskrevet med de indstillinger, der er valgt under menuen Filer, Sideopsætning. 2. Vælg Filer, Udskriv (eller brug genvejstasten Ctrl+P), og følgende dialogboks vises:

83 Viser printerens status, dens type og stien til den. 2. Viser navnet på den aktuelle printer. Vælg evt. en anden ved, at klikke på pilen i feltets højre side og marker en anden printer. 3. Udskriver projektmappen til en printfil. Printfilen kan udskrives fra en anden computer, selv om Excel ikke er installeret på denne. 4. Åbner en dialogboks med indstillingerne for den valgte printer, udseende og indhold af denne dialogboks afhænger af printertype. 5. Punktet angiver hvad der skal udskrives: Det markerede: Udskriver kun de aktive celler, eller et markeret areal. De aktive ark: Udskriver det eller de markerede ark. Hele projektmappen: Udskriver alle ark i projektmappen. Tomme ark udskrives dog ikke. 6. I dette punkt angives hvilke sider der udskrives, under hensyntagen til markeringerne i feltet Udskriv. Vælges Alt, udskrives alle sider der ligger indenfor indstillingerne i Udskriv-gruppen. Vælges Sider er det muligt at angive et interval af sider, der skal udskrives. 7. Starter udskrivningen. 8. Her angives hvor mange kopier af det valgte udskriftsområde, der ønskes udskrevet, og om kopierne skal udskrives sætvis. 9. Går til Vis udskrift-dialogboksen