REGISTRERING AF ARBEJDSTID PÅ EUD OG KURSUSOMRÅDET 1
Indhold 1 Baggrund... 3 1.1 Formål med tidsregistreringen... 3 1.2 Overordnede principper for tidsregistrering på CPH WEST... 3 1.3 Hvordan får jeg hjælp til tidsregistreringen?... 3 2 Vejledning i registrering af arbejdstid på CPH WEST... 4 2.1 Hovedprincipperne... 4 2.2 Systemets dele... 4 2.3 Daglig registrering... 4 2.3.1 Registrering af arbejde udført på skolen... 4 2.3.2 Registrering af anden arbejdstid... 7 2.3.3 Registrering af alderstillæg... 8 2.4 Lærerens ugentlige godkendelse... 9 2.4.1 Årsnormen... 11 2.5 Lederens godkendelse... 11 3 Statistik... 11 4 Support og information... 11 2
1 Baggrund Lærerne på erhvervsskolerne følger fra 1. august 2014 aftale om Arbejdstid for tjenestemænd i Staten. Det er på CPH West besluttet, at alle lærere hver dag bør registrere deres præsterede arbejdstid i skolens tidsregistreringssystem. Dette notat er en vejledning i brugen af tidsregistreringssystemet. Afsnit 1. redegør for formålet med registreringen, de overordnede principper og øvrige forhold. Afsnit 2. viser hvordan den daglige registrering af arbejdstid og godkendelsesproceduren foregår. Endelig beskrives i afsnit 3. mulighederne for at følge registreringerne i løbet af året. 1.1 Formål med tidsregistreringen Lov 409 fokuserer på tæt dialog om opgaveløsning og prioritering. Tidsregistreringen er i den forbindelse et nødvendigt værktøj. Medarbejderen skal derfor altid gå i dialog med lederen, inden der påbegyndes og efterfølgende registreres tid for en opgave, hvor det forventede tidsforbrug betyder, at den samlede arbejdstid vil afvige fra en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis. Tidsregistreringssytemet skal afløse en række af de blankettrer, der i dag sendes til HR (blanketter for ulempetillæg, for afholdelse af ferie osv). Registreringen er således løndannede. Derfor stilles der krav om en korrekt og rettidigt registrering. 1.2 Overordnede principper for tidsregistrering på CPH WEST Der er udviklet et system efter følgende principper: Tidsregistreringssystemet skal være enkelt og ubureaukratisk Arbejdstiden skal hovedsageligt registreres ved angivelse af komme og gå tid Tidsregistreringssystemet skal give mulighed for at registrere arbejdstid for arbejde, der, efter aftale med nærmeste leder, ikke udføres på arbejdspladsen Tidsregistreringssystemet skal indeholde en løbende godkendelsesprocedure af medarbejderen Tidsregistreringssystemet skal levere data til brug for dialog mellem leder og medarbejder om opgaveløsning, prioriteringer af arbejdet m.v. 1.3 Hvordan får jeg hjælp til tidsregistreringen? Spørgsmål af teknisk karakter rettes til din HR-medarbejder. Andre henvendelser rettes til nærmeste leder. 3
2 Vejledning i registrering af arbejdstid på CPH WEST Her præsenteres først hovedprincipperne i tidsregistreringen, dernæst vises et eksempel, hvordan den daglige tidsregistrering foregår. 2.1 Hovedprincipperne Der skal registreres præsteret arbejdstid. Der skal altså ikke registreres planlagt tid. Der registreres direkte i din Outlook-kalender ved at oprette kalenderbegivenheder med bestemte kategorier. Eksempler på kalenderbegivenheder er møder og private aftaler m.v. Disse begivenheder kan fortsat anvendes i kalenderen, men tæller ikke arbejdstid. Ved dagens afslutning registrerer man sin arbejdstid ved at oprette supplerende kalenderbegivenheder med bestemte kategori eller emner 1, som tæller arbejdstid. Følgende oversigt viser de de kategorier, der tæller arbejdstid, og dem der ikke gør: Kategorier/emner som indgår i arbejdstidsberegningen Arbejde Arbejde andet sted Ulempe Tjenestefri med løn Afspadsering Følgende kategorier/emner dannes automatisk fra den elektroniske syge- og fraværsanmodning Ferie Særlig feriedag Omsorgsdag Sygdom Barns 1. sygedag Barns 2. sygedag Kategorier/emner som ikke indgår i arbejdstidsberegningen Møde Skema Andet Weekend 1) Nuldage Figur 1: Kategorier/emner 1) Der laves separat regnskab for timerne der vedr. arbejde i Weekend, se nedenfor, 2.2 Systemets dele Tidsregistreringssystemet består af forskellige dele: Den daglige tidsregistrering En løbende godkendelsesprocedure En statistikdel 2.3 Daglig registrering Den daglige registrering af arbejdstid foregår direkte i Outlook-kalenderen. 2.3.1 Registrering af arbejde udført på skolen Lærer NN mødte mandag ind på skolen klokken 7.45. Klokken er nu 16.00 og NN skal afslutte sin arbejdsdag ved at registrere dagens præsterede arbejdstid. 1 Begreberne emner og kategorier uddybes senere. 4
Inden registreringen påbegyndes, ser NN s Outlook-kalender ud som følger: Figur 2: NN's kalender før mandagens tidsregistrering Som det fremgår, har NN om mandagen undervist i fire lektioner og deltaget i et teammøde. I hullerne mellem undervisning og mødet, har NN arbejdet med forberedelse, opgaveretning samt dialog med kolleger og elever. Nu skal NN foretage arbejdstidsregistrering. Registreringen foregår i Outlook ved at oprette en kalenderbegivenhed med en foruddefineret kategori, og angive start- og sluttidspunkt. Emnefeltet kan anvendes som et fritekstfelt, hvor der her angives Arbejde, se figur 3. I kalenderen trykker man på ny aftale, herefter åbnes en ny kalenderbegivenhed. Kategorien "arbejde" vælges ved at trykke på knappen Kategoriser og dernæst Arbejde. Derefter angives starttidspunkt (7:45) og sluttidspunkt (16:00). Hvis det ønskes kan man som i nedenstående eksempel også tilføje Arbejde i emnefeltet. 5
Figur 3: Emne- og kategorifelterne Figur 4: Registrering af arbejde på skolen Den samlede registrerede arbejdstid udgør 8 timer og 15 minutter. Bemærk at hvis arbejdsdagen var sluttet 15:24, så skal man taste dette i sluttidspunktet. 6
2.3.2 Registrering af anden arbejdstid Udover Arbejde kan man registrere følgende kategorier af arbejdstid: Arbejde andet sted Ved arbejde på kursus, til skills, eller derhjemme skal kategorien arbejde andet sted anvendes. Ulempe Har ledelsen pålagt arbejde udenfor normal arbejdstid, dvs. i tidsrummet 17.00 til 06:00 skal det registres, da det udløser ulempe-godtgørelse. NB. Er man pålagt at arbejde fra 8:00-20:20, skal man registrere som følger: Arbejde 8:00-17:00 og Ulempe 17:00-20:20. Tjenestefri med løn (7 t og 24 min) Afspadsering (7 t og 24 min) Afvikling af afspadsering, der er aftalt overført fra tidligere år. Weekend Har ledelsen pålagt arbejde i weekenden eller på helligdage skal timerne registres 1:1. Pålagt arbejde i weekender og på helligdage vil udløse weekend- og ulempegodtgørelse. 2.3.3 Registreringer der automatisk overføres til tidsregistreringen fra fraværsanmodning/anmeldelse af sygefravær Sygdom og omsorgsdage mv. registreres i skolens syge- og fraværsanmodningssystem. Følgende 8 kategorier tæller maksimalt 7 timer og 24 minutter (7,4 timer) pr. dag for en fuldtidsansat, deltidsansatte bliver registreret med deres dagsnorm. Ferie (ferie skal anmodes inden afholdelse) Særlig feriedag Konverteret omsorgsdag Omsorgsdag (ny ordning): 2 dage pr barn under 8 år Omsorgsdag (gl. ordning): 10 dage inden barnet fylder 18 år Sygdom Barns 1. sygedag Barns 2. sygedag 1. Fuldtidsansatte registrerer 7,4 time pr. dag de er syge (også selvom der kan være planlagt program længere eller kortere tid den pågældende dag). 2. Deltidsansatte registrerer deres dagsnorm, i dette tilfælde 6 timer pr. sygedag. 7
Eksempel Registrering af deltidsansattes sygdom Hvis man som deltidsansat arbejder 30 timer pr. uge og har en fast fridag f.eks. mandag, og man er syg mandag og tirsdag, så registreres der sygdom begge dage med 6 timer hver dag. Her vinder man så 6 timer første dag og taber 1,5 time anden dag (hvis program var 8,5 time om tirsdagen). Pålagt weekendarbejde Har man arbejdet 10 timer i en weekend, skal man registrere 10 timer 1:1 De 10 timer vil udløse: Arbejde: 10 timer til afspadsering Weekendtillæg 50 %: 10 timer gange 50 % = 5 timer til afspadsering HR vil sørge for at din afspadseringssaldo efterfølgende øges med 15 timer i alt. Ulempetillæg 25 %: 10 timer gange 25 % = 2,5 time der udbetales med lønnen Timerne der er optjent i weekenden vil af HR blive lagt ind som en afspadseringssaldo hhv. udbetalt når månedsoversigt er godkendt. Nul-dage Det tæller ikke arbejdstid, men man skal registrere en nul dag med en kalenderbegivenhed mhp. at orientere kollegaer om at man har fri. Mangler man kategorierne i sin kalender skal man kontakte IT og få dem oprettet. 2.3.3 Registrering af alderstillæg Lærere, der er fyldt/fylder 60 år, og som har anmodet herom ith. gældende aftale tillægges 175 timer (for fuldtidsansatte) i arbejdstidsopgørelsen. Det sker automatisk. Timerne fordeles på 52 uger og fremgår nederst på ugeoversigten. Den enkelte lærer skal derfor IKKE selv foretage registrering heraf. 8
2.4 Lærerens ugentlige godkendelse Hver mandag morgen sender systemet en mail med en ugeoversigt til hver medarbejder. Heri er alle kalenderbegivenheder fra kalenderen registreret, dog undtaget kalenderbegivenheder markeret som Privat : OBS Skemabrikker må IKKE SLETTES/OVERSKRIVES. Ovenfor vises som et eksempel mandag i uge 18 9
Figur 5: Lærerens ugeoversigt Følgende vil fremgå af ugeoversigten: Kalenderbegivenheder, som tæller med i arbejdstiden Øvrige kalenderbegivenheder Ugens samlede registrerede arbejdstid Årsnorm Norm til dato (sidste dag i ugen) Tidligere registreret og godkendt arbejdstid Afspadseringssaldo og periodens afspadsering Aldersreduktion Ugeoversigten skal godkendes af den enkelte medarbejder. Ved godkendelsen bekræfter medarbejderen at tidsregistreringen er foretaget korrekt og loyalt. 10
Ugeoversigten skal godkendes senest 2 dage efter den er udsendt. Sker dette ikke sendes der en rykker til dig og din leder. NB. Hvis du har behov for at se tidligere ugers oversigter skal du bruge https://bpm.cphs.dk 2.4.1 Årsnormen Årsnormen beregnes ud fra den enkelte medarbejders ansættelsesbrøk (en fuldtidsansættelse er 100 %, en halvtidsansættelse 50 %). Eksempel på årsnorm for skoleåret 2015/16 beregnes således: Antal kalenderdage er 366 (skudår) Antal lørdag-søndage er 106 Antal helligdage er 8 Der er således 251 (366 106 8) arbejdsdage i skoleåret á 7,4 timers varighed, hvilket giver en årsnorm for en fuldtidsansat på 1.857,4 timer. Ved deltidsansættelse ændres arbejdsdagens varighed forholdsmæssigt. 2.5 Lederens godkendelse Din leder vil hver månd godkende dine registreringer. 3 Statistik Som medarbejder kan man se sine egne godkendte registreringer på adresse https://bpm.cphs.dk, under menupunktet Registreringer. Der er her mulighed for at sortere og filtrere registreringerne ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Som leder kan man se sine egne medarbejderes registreringer. Figur 6: Oversigt over egne registreringer 4 Support og information Yderligere spørgsmål kan rettes til nærmeste leder og/eller din HR medarbejder. 11