FOOD KNOW HOW En guide til valg af ERP Sådan forbedrer du kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed 5 METODER TIL FORBEDRINGER i jeres organisation 25 KRITISKE SPØRGSMÅL I skal stille jer selv BEST in class Eksperternes synspunkter og gode råd Læs OM udfordringerne, eksperterne og dine kolleger Overhold reglerne og reducer jeres risici!
LÆS OM EKSPERTERNE, DINE KOLLEGER OG DE VIRKELIGE UDFORDRINGER I FØDEVAREINDUSTRIEN En af de vigtigste udfordringer for mange fødevareproducenter og -distributører er effektiv implementering og anvendelse af et ERP-system til styring af virksomheden. I fødevareindustrien stiller forretningsprocesserne krav til unikke softwarefunktioner til styring af nøgleprocesserne. Det beskriver vi nærmere i denne serie af forbedringsguider. Med sit dybe forankring i fødevareindustrien kan Columbus hjælpe din virksomhed med at opnå store fordele gennem optimering af forretningsløsninger og -processer. I vores fødevarebrochurer, trækker vi ligeledes på erfaringer og rådgivning fra kunder og andre eksperter. I denne guide sætter vi fokus på forbedring af virksomhedens synlighed og resultater. Se også vores andre vejledninger: Forbedring af kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed og Forbedring af driftseffektivitet og samarbejde i forsyningskæden.
5 metoder til at forbedre kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed 1: Effektiv integration af alle lovmæssige bestemmelser i alle produktionsprocesser 2: Overholdelse af miljøprogrammer og bestemmelser, før en hændelse indtræffer 3: Forebyg for at minimere risici i forbindelse med fødevaresikkerhed 4: Vær proaktiv med track og trace 5: Integrer brugervenlig kvalitetskontrol gennem hele fødevareværdikæden Det handler om jeres vækstambitioner, og hvilke risici I er villige til at acceptere Overholdelse af regler og bestemmelser er et nødvendigt onde i fødevareindustrien, og jeres evne til at overholde reglerne og tilvejebringe data så let som muligt bliver en afgørende konkurrencefordel. Selvom man gør en stor indsats for at inddæmme problemerne, vil der altid forekomme trusler mod fødevaresikkerheden, og manglende evne til at spore farlige produkter og sikre hurtig tilbagekaldelse kan medføre høje bøder samt dyrebart tids- og imagetab. Hos nogle fødevarevirksomheder er fødevaresikkerhed dybt integreret, mens andre ser den, som en byrde - en ekstraomkostning myndighederne pålægger. Da myndighederne ikke har ressourcer til at overvåge alle og pålægge den krævede kontrol, bliver fødevaresikkerhed ofte et spørgsmål om risiko - at forebygge dem eller gnidningsfrit integrere dem i virksomhedens driftssystemer.
1: Effektiv integration af lovmæssige bestemmelser i alle produktionsprocesser Fødevarevirksomheder kan være underlagt mange forskellige myndigheder alt efter deres produkter og placering i fødevareværdikæden. HACCP er en metode, der sikrer, at I implementerer kritiske kontrolpunkter, hvor fødevaresikkerheden og kvaliteten kontrolleres, før produktet sendes videre i kæden. Letfordærvelige fødevarer såsom mejeriprodukter, afgrøder og proteiner er naturligvis underlagt de strengeste krav, og de er ofte også sværest at styre i traditionelle ERP-systemer. Problemet er den korte gennemløbstid i de nævnte brancher, hvor produktets fremstillingsproces er så kort, at transaktionssystemerne har svært ved at følge med. De seneste fornyelser både på software- og hardwaresiden, særligt på områder som dataindsamling og MES, har sikret ERP-systemer, der kan leve op til de hurtige produktionsprocesser. De fleste lovgivere fokuserer på de primære aspekter i fødevareleverancekæden, herunder produktets oprindelse, om det har været gennem sikkerhedstest, hvordan det håndteres, opbevares og forarbejdes, og hvor det sendes hen. I mange efterspørgselsorienterede organisationer lægges der vægt på produktets egenskaber fremad i kæden samt produktsikkerheden. Mærkning med sidste holdbarhedsdato er en angivelse af produktets egenskaber, der sikrer, at produktet lever op til kravene, hvis det anvendes inden den påtrykte dato. Holdbarhedsdato og sidste salgsdato er fødevaresikkerhedsparametre, der forhindrer, at produktet bruges, sælges eller indtages efter sidste holdbarhedsdato. Varedeklarationer giver forbrugeren mulighed for at se, hvilke ingredienser et slutprodukt indeholder og i hvilke mængder. Af hensyn til sikkerhed og sundhed opføres alle allergener og ingredienser. 4
Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen Tæt fokus på regler og lovgivning Arbejdstilsynet fører tilsyn med sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen med udgangspunkt i arbejdsmiljøloven, der orienterer produktionsmedarbejdere, lager- og transportpersonale, hvordan de skal forholde sig til Vi deltager i udbud vedrørende fremstilling af produkter til detailvirksomhedernes egne mærker i hele Europa, så vi skal kunne sikre høj kvalitet og følge alle krav i de forskellige lande. arlige materialer, de kommer i berøring med. Vi bliver hvert år certificeret i overholdelse af en Et godt ERP-system skal kunne styre selv de række forskellige bestemmelser. vanskeligste aspekter af regeloverholdelse i fødevareindustrien.? Tony Carlisle Fairfax Meadow Kødproducent, Storbritannien > > Hvor længe vil det tage jer at spore og identificere et produkt i tilfælde af en Overholdelse uden problemer hændelse i fødevareleverancekæden? Det er afgørende at udarbejde produktspecifikationer og gennemføre den foreskrevne mærkning. Det er en kritisk parameter, men når det sker automatisk via systemet, er det ikke et væsentligt problem for os. 5
6
2: Overholdelse af miljøprogrammer og bestemmelser før en hændelse indtræffer I de seneste år har de fleste fødevarevirksomheder oplevet krav fra forbrugerorganisationer, der fokuserer på grønt image. De kræver anvendelse af genbrugsmaterialer til emballage, lavt CO 2 -forbrug og lav CO 2 -udledning, økologiske ingredienser i produkterne, miljøvenlige emballager, etc. ERP-systemerne og deres økosystem-partnere skal kunne udtrække alle komponenterne og danne rapporter om dem til brug i virksomhedens pressemeddelelser og markedsføring. HACCP har eksisteret i flere år og kan sammenlignes med en ISO-godkendelse af virksomheder, der følger reglerne. Virksomheder, der opfylder HACCP-kravene, har specifikke SOP'er (Standard Operating Procedures), der stiller krav til ensartet kvalitet, og hvordan produkterne styres, håndteres og produceres for at leve op til kravene. De fleste bearbejdningsvirksomheder, der bearbejder animalske spildprodukter, fedt og lignende produkter skal? Josh Sanders Sea Breeze Drikkevareproducent, USA ERP - Et sikkert sted for informationer Vi har en tjekliste, der skal følges ved batchfremstilling, varemodtagelse og oplagring, og vi arbejder løbende på at forbedre og optimere processerne i forhold til ændrede krav. Vi håber på at få indarbejdet mange af oplysningerne i vores system, så vi kan afskaffe logbøger og ekstra udskrifter. Jeg synes godt om princippet med, at der er backup af alting. > > Ønsker jeres organisation at oparbejde et grønt image, og har I i det tilfælde de rigtige værktøjer til rapportering om regeloverholdelse? > > Hvilken effekt har produkterne i bortskaffelsesleddet? > > Hvad er jeres co 2 aftryk, og styrer I energiforbruget på den maksimalt ansvarlige måde? > > Styrer I spildevand og røgudledning effektivt? > > Er jeres emballagekomponenter nedbrydelige? > > Hvor stor en procentdel af genbrugsmaterialer indgår i produkterne, og er I klar til at redegøre for spørgsmålene i jeres årsberetning? have HACCP-godkendelse og følge strenge proceskrav vedrørende hygiejne og sikkerhed på arbejdspladsen. 7
3: Tag forbyggende foranstaltninger for at minimere risici ved fødevaresikkerhed Forebyggelse og overvågning er de billigste metoder til styring af fødevaresikkerhed. Hvis man når at stoppe en forurenet ingrediens, før den kommer ind i fabrikken, kan den returneres til leverandøren, og det eneste, I har mistet, er tid. Venter I, til en forbruger finder et forurenet slutprodukt, skader det jeres dyrebareste aktiv - nemlig brandet - og I skal tilbagekalde produkter og emballager til en værdi af millioner af kroner. Forebyggelse inden for fødevaresikkerhed starter med et kvalitetsstyringssystem (QMS) integreret i ERP-systemet. Ved at implementere test i alle processen faser forebygger i forurening længere fremme i kæden af forarbejdede og færdige fødevarer. Det er sandt, at kvalitetskontrol koster, og påvirker produktionseffektiviteten, men det er den ERP-funktionalitet, der giver langt det bedste investeringsafkast. Alt starter med et indkøb, og derfor skal jeres første tiltag være at implementere et program til certificering eller godkendelse af leverandører. Kontrol af vareleverancer fungerer som en forsikring, der minimerer skaden ved eventuelle hændelser, og det bør være standardprocedure i alle fødevarevirksomheder.? > > Kan I spore leverandørernes partinumre i jeres nuværende system? > > Kan I måle korrekte FEFO-datoer på letfordærvelige varer? > > Har I implementeret en leverandørcertificeringsproces? > > Har I transparent kvalitetsstatus på alle lagerenheder? > > Hvor stor en procentdel af jeres friske råvarer testes ved modtagelse? > > Kan I overvåge COOL (oprindelsesland) 1 og 2 for udvalgte produkter? 8
Anatolijs Krivkins Rigas Piensaimnieks SIA Tony Carlisle Fairfax Meadow Mejeribestyrer, Letland Kødproducent, Storbritannien Konstante kontroller Temperaturen er afgørende I hver fase af den enkelte produktion kontrollerer og analyserer vi, at alt er under kontrol. Ved kølevarer er en af de vigtigste opgaver at sikre, at "kølekæden" ikke brydes på noget tidspunkt i produktions- og Når kølevognen med råmælken ankommer, kan vi distributionsprocessen. ikke modtage mælken, før den er kontrolleret og godkendt. At holde produkterne ved rette temperatur og styre holdbarheden har højeste prioritet. Det er ikke fysisk muligt at trykke på knappen og lagerføre varen, før den er godkendt. Det er et af modulerne i vores ERP-system. 9
4: Vær proaktiv med track og trace Komponenter til track og trace af partier er kritiske for fødevarevirksomheder, særligt på baggrund af myndighedernes seneste tilbagekaldelser af produkter. Problemet i de fleste virksomheder er, at processer til sporing af partier er ekstremt transaktionstunge og kræver en høj grad af disciplin at implementere. I manuelle systemer tager det normalt uger at foretage en tilbagekaldelse, og i virksomheder, der har implementeret automatiserede systemer, tager det sædvanligvis ikke mere end 15-30 minutter. Der er enorme fordele ved automatisering. Netop fordi processerne er så transaktionstunge, anbefaler vi, at man implementerer et dataindsamlingsprogram samtidig. Automatiseringsgraden kan variere i virksomhederne fra simple indberetninger registreret med stregkoder til optælling eller gulvscannere eller fuldt udbyggede MES-systemer. Det er vigtigt for fødevarevirksomheden at registrere et led bagud (leverandørens partinummer) og et led fremad (afsendelse til kunde) i et track og trace system. Det er en yderligere fordel, hvis ERP-systemet også kan spore logiske parametre, testresultater fra kvalitetskontrol samt to niveauer af COOL (oprindelsesland), som alle knyttes til enhed/parti kombinationen.? > > Er jeres dataindsamlingssystemproces kørende, så I kan spore oplysninger om Catch Weight-enheder, parti og delparti? > > Kan I arbejde med muligt og opdelt lager? > > Kan I arbejde med enten udløbsdato eller sidste salgsdato i jeres system? > > Kan I se track og trace oplysninger for et parti online til enhver tid uden at udskrive bunker af papirer? > > Kan I til enhver tid nedbryde efter kvalitetskontrolspecifikationer for et parti? > > Track og trace af partier kræver disciplin. Er jeres medarbejdere klar? 70% af fødevarevirksomhederne vurderer automatiseret fuld sporbarhed fremad og tilbage i værdikæden som en af de vigtigste ERP-funktioner. 75% benytter en kombination af systemautomatisering, regneark og manuelle processer. (ERP Plus in Process Industries Early Findings af Aberdeen Group) 10
Arantxa Beaumont Limagrain Frøproducent, Spanien Tony Carlisle Fairfax Meadow Kødproducent, Storbritannien Nøglen til kundetilfredshed Lige præcis kvalitet, type og oprindelse Vi styrer fødevaresikkerheden gennem kontrol af sporbarhed ned på parti tildelt af ERP-systemet. Sporing af produkter er yderst vigtigt, fordi vi er underlagt krav herom. Kontrol og kvalitet for det enkelte produktionsparti har vores største opmærksomhed, netop fordi det har direkte sammenhæng med kundetilfredsheden. Ud over den nationale lovgivning, er der også kunder, der stiller krav til os og for eksempel kun ønsker en bestemt type eller kvalitet af kød eller Josh Sanders Sea Breeze kød af bestemt oprindelse. Drikkevareproducent, USA Øget produktion og effektivitet I fremtiden ønsker vi at indføre bedre tracking af partier - stregkodescannere i modtagelse og produktion. Det kan hjælpe os med at kontrollere ingredienser, reducere papirarbejdet og øge både produktion og effektivitet. 11
5: Integrer brugervenlig kvalitetskontrol gennem hele fødevareværdikæden Det er enkelt! En ERP-implementering kan kun lykkes, når brugerne bakker op om den. Analytikerne hævder, at 48% af alle mislykkede ERP-implementeringer skyldes afvisning fra brugernes side. Gnidningsfri integration af kvalitetskontrol minimerer brugernes arbejde ved kun at skubbe relevante oplysninger ud til relevante brugere - præcis når de skal bruge dem.med det rigtige system får man også en liste over godkendte leverandører og test, og en tjekliste til? > > Kører kvalitetskontrollen gnidningsfrit? > > Kan jeres kvalitetskontrolsystem integreres med track og trace af partier? > > Er jeres kvalitetskontrolsystem integreret med indkøb, produktion og forsendelse? > > Er jeres system tilstrækkeligt fleksibelt til at styre alle producenter eller forabejdningvirksomheder? > > Udfører jeres kvalitetskontrolsystem korrekte lageroverførselspolitikker? > > Kan jeres system spore og styre et CAPA-program (Corrective Action Preventive Action)? kvalitetstjek, så laboratorieteknikerne kan se stikprøve- og testkrav for den pågældende dag eller uge. Når testene er gennemført, tildeles partierne automatisk den passende logiske status og kan herefter gå videre efter Dr. Scott Hamilton Global Industry Lead Food, Columbus de interne regler. Det rigtige system rummer også mulighed for omarbejdning, gentagen test og automatiserede processer i laboratoriet. Ideen er et gøre stikprøve- og testprocesserne enkle, så data kun skal indtastes én gang. Resultatet af testen i form af godkendelse eller afvisning kan aktivere eller deaktivere skift af lagermæssig status og flytning ifølge virksomhedens politikker. Endelig skal et godt kvalitetskontrolprogram være let at bruge, og det skal være integreret i MPS, så partier, der er afvist eller efter udløbsdato, ikke medtages i planlægningen. Kvalitet vedrører alle aspekter af leverancekæden Kvalitetsstyringen skal dække alle aspekter af leverancekædestyring. Denne brede opfattelse af kvalitetsstyring spænder eksempelvis fra definition af enheder og opskrifter til indkøb af materialer, egentlig produktion, salg og overførsel. 12
13
LÆS OGSÅ VORES ANDRE GUIDER OM Forbedring af virksomhedens synlighed og resultater og Forbedring af driftseffektivitet og samarbejde i forsyningskæden. Columbus samarbejder med fødevarevirksomheder over hele verden. Vi retter en tak til Anatolijs Krivkins, Tony Carlisle, Josh Sanders, Arantxa Beaumont, Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė, and Maido Solovjov, der alle har bidraget med deres tid og ekspertise til denne guide. Columbus sender også en tak til Luke Shave fra Microsoft for hans bidrag. DENNE GUIDE ER UDARBEJDET AF: GILBERT GARCIA Group Industry Director Food, To Increase, er kendt for sin store ekspertise inden for fødevareindustrien med mere end 30 års erfaring med ERP-systemer. Gilbert indgår i et tæt samarbejde med Food Competency Center teamet hos Columbus. John petersen Global Industry Lead Food, Columbus, har udelukkende arbejdet med fødevarespecifikke løsninger i de seneste 5 år hos Columbus, primært som chefarkitekt og projektleder. Før han kom til Columbus arbejdede John på den anden side af skrivebordet for virksomheder i drikkevareindustrien, som for eksempel Carlsberg. Luke Shave Microsoft Senior Global Marketing Manager SCOTT HAMILTON Global Industry Lead Food, Columbus, arbejder globalt som konsulent og underviser i SCM og ERP relaterede emner. Kontroller kvalitet og regeloverholdelse for at opfylde forventningerne til virksomheden! For at få størst muligt udbytte af materialerne, skal I styre kvalitet og regeloverholdelse. Med det rette IT-system opnår I en transparens, Scott har løst konsulentopgaver for mere end tusind virksomheder og afholdt flere hundrede lederseminarer ud over at undervise i SCM/ ERP som professor på MBA-uddannelsen på mange førende universiteter. Han er forfatter til Maximizing Your ERP System og seks bøger om Microsoft Dynamics AX. der gør det muligt at optimere de forskellige trin i leverancekæden og reducere omkostningerne, så leverandørerne ikke har grund til at skifte producent. YDERLIGERE INFORMATION FINDES PÅ WWW.COLUMBUSGLOBAL.COM Columbus, Lautrupvang 6, 2750 Ballerup Columbus, Olof Palmes Allé 44, 8200 Aarhus N Columbus, Columbus, Gugvej 128, 9210 Aalborg SØ