Fælles Medicin Kort (FMK) Instruks for arbejdsgange

1 Fælles Medicin Kort (FMK) Instruks for arbejdsgange Formål: At reducere antallet af medicineringsfejl, der opstår på grund af manglende eller ukorrekt kommunikation om borgers medicinering. at reducere antallet af genindlæggelser på grund af medicineringsfejl at reducere tidsforbruget til afklaring af borgers aktuelle medicinoplysninger Gældende for: Sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter, der er ansat i plejeboligområdet og Akutafsnittet i Struer kommune, samt Hjemmesygeplejen. Struer Kommune anvender ikke TRUST-løsningen i Sundhed og Omsorg. Elever og Studerende har ikke adgang til FMK Borgermålgruppe: Gældende for alle borgere der får indsatser vedrørende medicin under sundhedslovens 138 i Sundhed og Omsorg, Struer Kommune Definitioner: FMK fælles medicinkort, er en løsning, hvor alle danskeres medicinoplysninger kan findes. Databasen indeholder oplysninger om alle danske borgeres elektroniske recepter, samt udleverede receptpligtige lægemidler igennem de seneste to år. Når alle der behandler borgeren anvender FMK, vil FMK ligeledes indeholde en opdateret liste over borgerens aktuelle lægemiddelordinationer Oplysningerne på FMK deles på tværs af sektorer og vil være tilgængelige for sundhedspersoner i deres lokale journalsystem Arbejdsgange Log on Log on til FMK sker via Avaleo Omsorgssystem FMK er omfattet af mange sikkerhedsbestemmelser da det vedrører personfølsomme data, som kun sundhedspersoner, der har borgeren i behandling. ( dvs. håndtere borgerens medicin i form af administration eller dispensering) Det kræver: -at man har en digital signatur, som brugeren har aktiveret -at der på brugerens stamdata i Avaleo er tilføjet 1. CPR nummer 2. Autorisationskode 3. FMK rolle Man kan kontrollere disse oplysninger er korrekte ved at klikke på sit eget navn i højre side af skærmen når man tilgår Avaleo Omsorg. 1

2 Første gangs tilknytning af borger medicinliste til FMK Indtil 1.1.2015 modtager praktiserende læge honorar for oprydning af borgers FMK. Borgerens medicinliste tilknyttes FMK ved at klikke på Tilknyt til FMK i medicinliste Klik på forsæt i næste box Herefter ses FMK medicin i venstre side og lokal medicinliste i højre side Er der uoverensstemmelser mellem medicinlisten i Avaleo og FMK anmodes praktiserende læge om en oprydning. Dette gøres via MedCom-besked, skriv følgende: "I forbindelse med tilknytning af borgerens medicinliste til FMK, er der fundet uoverensstemmelser mellem nuværende medicinliste i vores journalsystem og FMK. Vi vil derfor gerne anmode om oprydning på borgerens FMK. (Medicinliste fremsendes pr. fax/medcom/post). Der må kun anmodes om oprydning en gang pr. borger. Praktiserende læge har 10 dage til at besvare kommunens henvendelse BEMÆRK: Er der INGEN uoverensstemmelser foretages der en synkronisering af borgerens medicin uden at kontakte egen læge. Når lægerne har foretaget oprydning i medicinen, modtages en FMK notifikation i indbakke. Hver enhed har sin egen indbakke, hvor FMK-notifikationer modtages. Desuden modtages alle notifikationer i FMK-fælles indbakke, under fanen Aktiviteter - Aktivitetsliste 2

3 BEMÆRK: Borger skal forsat være tilknyttet FMK, selvom medicinen ikke er synkroniseret endnu. Ellers modtages der IKKE en notifikation fra egen læge når der er fortaget oprydning på FMK. Når ovenstående FMK notifikation er modtaget, printes borgerens medicinliste ud, således det er muligt at foretage notater på det ud printede medicinskema 1. Åben medicinliste og klik på FMK opdatering Når en borgers medicinliste skal opdateres fremkommer der en rød bjælke 2. Klik på forsæt i tekstbox FMK ses nu hvor alle præparater ligger til venstre i skærmbillede og ses som ny. Baggrunden vil være lys-gul 3. Klik på hvert præparat og gennemgå og godkend hver detaljevisning Fire felter er låste, det er ordinationsdato, slutdato, pauseret og dosering. Øvrige felter udfyldes og der klikkes til sidst på Godkend - baggrunden bliver nu hvid 3

4 4. Når alle præparater er gennemgået og godkendt, bliver alle baggrunde hvide og der fremkommer en knap med synkroniser 5. Alt manuelt oprettet medicin på den gamle medicinliste stoppes. Medicin ordineret via FMK har et F symbol foran præparatet, efter synkronisering af FMK. 6. Stemmer FMK og eksisterende medicinliste ikke overens, trods oprydning ved egen læge, tages der fornyet kontakt til egen læge via MedCom, hvor der gøres opmærksom på de forsatte uoverensstemmelser. Dette er ikke en ny anmodning. Det skal dokumenteres i Avaleo, at borger er tilknyttet FMK, og at borger er informeret om tilgangen til FMK. Redigering af FMKordination Det er muligt at redigere på i de felter, der er forbeholdt lægen og normalt fremstår, som grå på medicinordinationen Redigere betyder at de felter der normalt vis er forbehold lægen låses op og bliver rediger-bare. Det er kun på det lokale medicinskema i EOJ ændringerne fremgår. 4

5 Redigering bør så vidt muligt undgås og kun anvendes i situationer hvor der ikke findes andre løsninger. Tilstræb at ændre i medicinens administrationsrækker i stedet for redigering af FMK Der skal hurtigst muligt tages kontakt til behandlende læge for at få rettet ordinationen på FMK. Redigerer man i FMK-ordinationen skal det fremgå af medicinlistens bemærkningsfelt. Medicingenbestilling Der bestilles nyt medicin via FMK på knappen FMK forny/genbestil. Efter medicinbestillingen fremkommer nu genbestilling symbol foran præparat navn på selve medicinlisten. Medicinlisten skal opdateres for at symbolet igen forsvinder På detaljevisningen markeres den udleverings der er tale om. BEMÆRK: Kosttilskud og lokaloprettede præparater skal forsat bestille via apoteket på en korrespondance Synkronisering af medicinliste, når borger er tilknyttet FMK. Når en læge har foretaget ændringer på FMK, fx ordineret en antibiotika-kur, modtages en notifikation i kommunen. Hver enhed har sin egen indbakke. Desuden modtages alle notifikationer i FMK-fælles indbakke, findes under fanen Aktiviteter - >aktivitetsliste Notifikationer skal gennemgås og håndteres minimum en gang pr. vagt. Eksempel på indbakke for FMK. Nogle enheder modtager FMK notifikationer, sammen med Advis, MedCom, opfølgninger osv. Dette afhænger af lokal opsætning 5

6 Klik på FMK-notifikationen og man kommer direkte til borgerens medicinliste. Der ses en rød bjælke, som tegn til at opdatering skal foretages. 1. Klik på FMK opdatering 2. Der fortages en gennemgang og godkendelse af detaljevisningen på hvert præparat, hvor bagrunden er gul. 3. Når alle præparater er ført over fremkommer knappen til synkronisering. 4. Notifikationen i indbakken fjernes først når synkronisering er foretaget. 5. Ny medicinliste printes ud og rettelserne udføres i praksis. Hvornår er opdatering og synkronisering nødvendig? Substitution Tilgang til FMK, hvis man ikke har borgeren i behandling Tryghedskassen Kosttilskud 1. Ved tilknytning af borger 2. Når der er en rød bjælke med FMK skal opdateres 3. Når der modtages medicin fra apoteket og genbestillingstegnet ses. 4. Før medicindosering 5. Når der doseres, hvis der doseres med et præparat, hvor handelsnavn er ændret. Substitueret medicin ses under udleveringer på præparatets detaljevisning. Substitution ændrer ikke ordinationen og der er derfor ingen notifikation. Klik på udleveringen nederst på præparatet for at ændre navnet på medicinlisten Når en sundhedsfaglig person, som patienten ikke normalt har kontakt med, tilgår centrale FMK data anbefales det i øvrigt, at der kommer en note i journalen om, at vedkommende har været inddraget i behandlingen, som faglig og teknisk support til kollega. Hvis borgeren efterfølgende undrer sig over, at den pågældende fremgår af loggen, kan der med det samme svares frem for at skulle ud i et større udredningsarbejde. Oprettelse af ordination på tryghedskasse volder problemer i alle systemer Læger, apotek og kommune. Det arbejdes der med at løse Lægen kan oprette og ordinere Tryghedskassen Kommunen skal detaljeret dokumentere hvad der skal gives af de enkelte præparater i tryghedskassen Disse ordinationer kan det være nødvendigt at oprette lokalt uden synkronisering med FMK (præcist som gøres når borgeren ikke er tilknyttet FMK) FMK skal indeholde oplysning om al medicin, hvor der er en lægefaglig indikation for behandlingen. Det gælder både smertebehandling med for 6

7 eksempel tablet pamol og tilskud af kalk og D-vitamin, som kan købes i håndkøb. Hvis det er borgeren, der ønsker at indtage præparater, som skal doseres af plejepersonale, vil der fortsat være behov for at lægen orienteres og tilkendegiver til om det vil være en behandling, som lægen ikke vil modsætte sig foretages sammen med den lægeordinerede medicin. I sådan tilfælde skal præparaterne oprettes som en lokalordination på EOJ medicinliste og vil derfor ikke være FMK-baseret. Bestilling af disse præparater skal foregå ved en direkte korrespondance til apoteket. Dette gælder også for øvrige kosttilskud. Medicin efter skema Ordinationen kan være Gives efter skema, eksempelvis AK behandling og lignende. Dette skema findes i lægens IT system og kan ikke aflæses i FMK. Der vil derfor fortsat komme korrespondancer med ny / aktuel dosering og det håndteres som vaneligt ved at oprette præparatet i administrationsrækkerne. (se instruks for medicinhåndtering) Ophør med medicindispensering. Hvis en borger ophører med medicindispensering eller afgår ved døden skal tilknytning til FMK fjernes. Dette gøres ved at trykke på knappen Fjern FMK tilknytning øverst på medicinlisten. Herved vises en tekstboks, hvor brugeren skal bekræfte at følgende vil ske: Registrering af tilknytningen mellem kommunen og borgeren på FMK fjernes Abonnement på notifikationer om opdateringer på borgerens medicinliste annulleres Herefter vil FMK opdatering knappen og Fjern FMK tilknytning knappen forsvinde fra medicinlistens værktøjslinje, og overskriften vil ændre sig til Borgeren er ikke tilknyttet FMK. Denne overskrift vil have en gul baggrund. Tilknyt til FMK knappen vil igen blive synlig. Når tilknytningen til FMK fjernes, sættes der en slutdato på samtlige FMK ordinationer. Herefter kan medicinliste lukkes på forløbsoversigten. 7

8 Privatmarkeringer Borgeren kan ønske at få præparater Privatmarkeret. Det betyder at præparatet skjules så kun borgeren og lægen kan se det. Det er synligt for andre at der er et præparat, men man kan ikke se navnet på det. Borgeren kan give et mundligt eller skriftligt samtykke til at kommunen må se privatmarkerede ordinationer Samtykket registreres på Skemaet privatmarkerede ordinationer med angivelse af start og evt. slutdato. Tilføjes via overblik i bjælken under medicin. Når skemaet er udfyldt vil ordinationen være synlig, men stadig med et låse ikon som viser privatmarkeringen. Der er på knappen Tilsidesæt Privatmarkering mulighed for at ophæve en privatmarkering og den må kun bruges i nødstilfælde og akutte situationer, når det ikke er muligt at indhente et samtykke, men nødvendigt at kende borgerens medicin. Tilsidesættelse skal være nødvendig af hensyn til patienten Tilsidesættelse og årsag skal altid dokumenteres i journalen. Det er kun sygeplejersker der har mulighed for at tilsidesætte en privatmarkering uden samtykke (Værdispringsreglen Sundhedsloven 42. hvis indhentningen er nødvendig til berettiget varetagelse af en åbenbar almen interesse eller af væsentlige hensyn til patienten, herunder en patient, der ikke kan varetage sine interesser) Gældende fra Udarbejdet af: Godkendt af: Henvisninger: Udgave: 1. spril 2016 Gældende Revideres. Januar 2018 Tina Dahl Akutafsnittet, Aniette Weibrecht udviklingskonsulent, Rikke Lund Jensen -Hjemmeplejen. Instruksen opdateres løbende under implementering af FMK i Sundhed og Omsorg Vejledninger og manualer på Struer Kommunes intranet. Findes under følgende: Organisation ->Sundhed og Omsorg > Fælles informationer 8