Nem vækst? - Om nye og mindre virksomheders møde med det offentlige Regeljungle Manglende fleksibilitet Økonomisk afrapportering Medarbejder administration Ukendte servicetilbud
Indhold
1 5 7 7 8 8 9 9 10 10 11 13 15 17 19 21 Resumé Hvad kendetegner nye og mindre virksomheder? Virksomhedernes væsentligste udfordringer Regeljungle Informationsrod Manglende fleksibilitet Økonomisk afrapportering Ansættelse og administration af medarbejdere Kompliceret selskabsdannelse Det offentlige som kunde Ukendte servicetilbud Hvem er de nye og mindre virksomheder? Iværksætterånden De internationale specialister Den etablerede sejtrækker Solo-konsulenten Den lokale praktiker 23 27 29 31 33 35 37 39 41 43 46 53 55 Mødet med det offentlige Opstart af virksomhed Økonomisk afrapportering Ansættelse og administration af medarbejdere Det offentlige som kunde Ekspansion/omstrukturering Assistance fra det offentlige Skaffe finansiering Internationalisering Udtagelse af patent Virksomhedernes ønsker Tak til... Metodebilag
Resumé Økonomi- og Erhvervsministeriet har bedt DAMVAD og Designit om at afdække, hvordan nye og mindre virksomheder oplever mødet med det offentlige, og hvordan det påvirker deres muligheder for vækst. Denne rapport sigter derfor på at skabe overblik over, hvordan nye og mindre virksomheder oplever mødet med det offentlige, på at skabe viden om hvilke virksomhedstyper der oplever hvilke udfordringer, samt på at skabe viden om hvordan udfordringerne påvirker virksomhedernes vækstmuligheder. Rapporten baserer sig på analyse af en spørgeskemaundersøgelse blandt ca. 2.800 virksomheder, dybdegående interview med 20 nøje udvalgte nye og mindre virksomheder, samt interview med erhvervs- og brancheorganisationer, væksthuse og andre erhvervsfremmeaktører. Rapportens første hovedkonklusion er, at de største udfordringer for virksomhederne i deres møde med det offentlige går på tværs af konkrete regler og situationer, mens andre udfordringer for virksomhederne kan henføres til bestemte situationer. Nye og mindre virksomheder har ofte ikke overblik over, hvilke regler der gælder for dem, og hvornår fristerne for efterlevelse er. De finder, at informationen fra det offentlige er i overflod og ikke tilstrækkelig præcis og målrettet til lige præcis deres virksomheds behov, og endelig efterlyser de nye og mindre virksomheder større fleksibilitet hos det offentlige og hurtigere sagsbehandling, særligt i opstartsfasen og særligt ift. eventuelle efterjusteringer af indberetninger. I forhold til de udfordringer som i højere grad er knyttet til bestemte situationer og krav, har nye og mindre virksomheder særligt vanskeligt ved at håndtere krav til økonomisk afrapportering, krav i administrationen af medarbejdere (og især den første), krav og kriterier forbundet med offentlige udbud samt reglerne omkring selskabsdannelse og ændringer i selskabsstrukturen. Endelig oplever flere nye og mindre virksomheder at tilbuddene fra erhvervsservicesystemet ikke er tilstrækkeligt målrettede. Rapportens anden hovedkonklusion er, at virksomhederne oplever, at offentlige aktører i deres kommunikation, tilbud og krav til virksomhederne ikke i tilstrækkelig grad tager højde for, at der er forskel på nye og mindre virksomheder, og at der er forskel på de personer, der driver virksomhederne. Eksempelvis tager det offentlige ikke tilstrækkelig højde for, at lederne i flere af de nye og mindre virksomheder ikke har forudsætningerne for at kunne håndtere mødet med det offentlige på den mest hensigtsmæssige måde. For en stor del af lederne af de nye og mindre virksomheder gælder det, at den primære drivkraft og kompetencer ligger i arbejdet med at udvikle virksomhedens forretningsområder, mens interessen i langt mindre grad ligger i varetagelsen af relationerne til det offentlige. Flere ledere af de nye og mindre virksomheder har således kun begrænset interesse i og begrænsede erfaringer med de opgaver, der skal udføres for at efterleve de lovgivningsmæssige forpligtelser, ligesom virksomhedslederne ofte kun har begrænset kendskab til reguleringen og begrænset overblik over, hvilke regler der gælder fx for administrationen af medarbejdere. På samme måde som de nye og mindre virksomheder ikke udgør én samlet størrelse, udgør det offentlige heller ikke én samlet størrelse. Tilbagemeldingerne fra de nye og mindre virksomheder viser, at flere virksomheder ikke i tilstrækkelig grad er klar over og opmærksomme på de enkelte myndighedernes ansvarsområder. For en stor del af de nye og mindre virksomheder medfører det manglende gensidige kendskab, at der i virksomhederne bruges mange kræfter på at få overblik over informationen, tilbuddene og kravene fra de offentlige myndigheder. Konsekvenser er, at virksomhedslederne ender med at bruge unødigt mange ressourcer på at håndtere mødet med det offentlige, og at virksomhederne får en negativ opfattelse af mødet med det offentlige også selv om reglerne i virkeligheden ikke behøver at være hverken urimelige eller komplicerede at forstå.
Rapportens tredje hovedkonklusion er, at flere af de nye og mindre virksomheder ønsker at vokse, og at forventningerne om administrativt bøvl har betydning for deres ønske om at vokse. Tilbagemeldingerne fra virksomhederne viser, at næsten hver fjerde (23 %) af de nye og mindre virksomheder er utilfredse med både deres nuværende omsætning og deres nuværende antal ansatte. Samlet set er 42 % af de nye og mindre virksomheder utilfredse med deres nuværende omsætning, mens 29 % er utilfredse med deres nuværende antal ansatte. Selvom en betydelig andel af de nye og mindre virksomheder således ønsker at vokse, viser tilbagemeldingerne fra de nye og mindre virksomheder samtidigt, at hver fjerde (25 %) af de nye og mindre virksomheder er tilfredse med både deres nuværende omsætning og deres nuværende antal ansatte. I tilbagemeldingerne begrunder virksomhederne det manglende ønske om at vokse med forventninger om, at vækst vil medføre mere administrativt besvær, at den nuværende størrelse sikrer en god indtjening, samt at vækst vil medføre et behov for øget ledelse og på bekostning af den faglige udvikling. Rapporten viser således, at forventninger om forøget administrativt besvær faktisk har betydning for vækstambitionerne hos nogle af de nye og mindre virksomheder, samt at selve mødet med det offentlige for en stor del af de nye og mindre virksomheder faktisk opleves som besværligt, tidskrævende og frustrerende. Rapportens fjerde hovedkonklusion er, at de udfordringer, som de nye og mindre virksomheder oplever i mødet med det offentlige, kun i mindre grad bestemmes af virksomhedernes størrelse, branchemæssige tilknytning og andre gængse virksomhedsgrupperinger. Udfordringerne for de nye og mindre virksomheder er derimod i højere grad bestemt af virksomhedslederens erfaring med administration samt hvor etableret virksomheden er, og hvor i vækstforløbet den er. Det offentlige kommunikerer ensartet og stiller ensartede krav uanset virksomhedernes forskellige forudsætninger og ambitioner. Fx opfattes kravene til og omfanget af de økonomiske afrapporteringer til SKAT, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen m.fl. forskelligt alt efter om lederen har erfaringer med at forstå og håndtere regnskabet og bogføringen. Årsagen er derudover, at virksomhederne adskiller sig ift., hvilket stadie i et vækstforløb de er i. For virksomheder, der har ønske om at vokse rigtig hurtigt, er det vigtigt, at mødet med det offentlige er så nemt og gnidningsfrit, som overhovedet muligt, mens mere etablerede virksomheder har lært at håndtere udfordringerne. Konsekvensen er, at virksomhederne får en negativ opfattelse af mødet med det offentlige, at de bliver usikre på om de efterlever reglerne på korrekt vis, og at en stor del af virksomhederne må outsource opgaver til advokater, revisorer, bogholdere, lønservicebureauer mv. Uanset om opgaver outsources eller ej, medfører dette, at flere nye og mindre virksomheder må investere betydelige ressourcer i mødet med det offentlige ressourcer som virksomhederne i stedet kunne have brugt på markedsføring, salg, ledelse og udvikling.
Hvad kendetegner nye og mindre virksomheder? DAMVAD og Designit har som led i den samlede afdækning udsendt et spørgeskema til ca. 12.000 nye og mindre danske virksomheder. Virksomhedernes svar på spørgeskemaet viser bl.a., at hver fjerde af de nye og mindre virksomheder er tilfredse med både deres nuværende omsætning og deres nuværende antal ansatte. I tilbagemeldingerne begrunder virksomhederne det manglende ønske om at vokse med forventninger om, at vækst vil medføre mere administrativt besvær, at den nuværende størrelse sikrer en god indtjening og at vækst ikke vil øge indtjeningen, samt at vækst vil medføre forøget ledelse og formindsket faglig udvikling. 1
Analysen af ca. 2.800 indkomne besvarelser viser, at: Næsten hver fjerde (23 %) af de nye og mindre virksomheder er utilfredse eller meget utilfredse med både deres nuværende omsætning og deres nuværende antal ansatte. Tilsvarende er hver fjerde (25 %) tilfredse eller meget tilfredse med både deres nuværende omsætning og deres nuværende antal ansatte. Samlet set er to ud af fem (42 %) af de nye og mindre virksomheder utilfredse eller meget utilfredse med deres nuværende omsætning, mens 29 % er utilfredse eller meget utilfredse med deres nuværende antal ansatte. Over halvdelen af de nye og mindre virksomheder (56 %) vurderer, at det har stor eller meget stor betydning for deres virksomhed, at væksten øges, mens vækst kun har lille eller slet ingen betydning for hver sjette nye og mindre virksomhed (17 %). De nye og mindre virksomheder, der ikke ønsker at vokse yderligere, angiver bl.a. følgende årsager: Bekymring for mere administrativt besvær (49 %), forventning om at vækst vil forøge behovet for ledelse (30 %), øget vækst forventes ikke at medføre forøget indtjening (33 %). Næsten tre fjerdedele (71 %) af de nye og mindre virksomheder, som har det offentlige som kunde, oplever opgaverne i forhold hertil som besværlige. To tredjedele (65 %) af de nye og mindre virksomheder, som har ansatte, oplever ansættelsen af den første medarbejder og tilhørende opgaver ift. det offentlige som besværlige. Omkring to tredjedele (64 %) af de nye og mindre virksomheder oplever opgaverne ift. det offentlige i forbindelse med opstarten af virksomheden som besværlige. Mere end halvdelen af de nye og mindre virksomheder (57 %) har modtaget vejledning eller rådgivning fra det offentlige erhvervsservicesystem. Heraf oplever mere end halvdelen (56 %) rådgivningsforløbet som besværligt lidt færre end hver tiende (8 %) oplever det som meget besværligt. Hver tredje af de nye og mindre virksomheder (36 %) har erfaringer med eksport. Heraf har halvdelen (48 %) oplevet besværligheder ift. det offentlige. Fire ud af fem af de nye og mindre virksomheder (79 %) foretrækker, at kontakten med det offentlige foregår digitalt. Fig. A Resultater af survey. 2
Adgang til kapital Salgsmuligheder Kvalificeret arbejdskraft Tid til udvikling Offentlig administration Fig. B Virksomhedernes oplevede barrierer for vækst. 3
Et nærmere blik på virksomhedernes tilbagemeldinger fra kvalitative interviews såvel som den gennemførte spørgeskemaundersøgelse på de største udfordringer for vækst viser, at mødet med det offentlige og særligt omfanget af det administrative arbejde i forhold hertil har betydelig indflydelse på virksomhedernes vækstmuligheder. Virksomhedernes tilbagemeldinger peger på følgende forhold, som de væsentligste aktuelle udfordringer for de nye og mindre virksomheders vækstmuligheder: 1. Adgang til kapital og økonomisk stabilisering (virksomhedsøkonomiske forhold). 2. Afsætning af produkter og ydelser (markedsmæssige forhold). 3. Rekruttering af kvalificeret arbejdskraft. 4. Muligheder for at prioritere vækst og udvikling i en tid, hvor det primære fokus for mange er mere kortsigtet og rettet mod effektiviseringer, reduktion af omkostninger mv. 5. Administrative opgaver ift. det offentlige særligt ift. økonomisk rapportering (skat, moms, ATP mv.), administration af medarbejdere (sygedagpenge, barsel mv.) og selskabsretlige forhold (selskabsdannelse, regnskaber, mv.). Finansielle forhold har ifølge de nye og mindre virksomheder størst betydning for deres vækstmuligheder, ligesom afsætningsmæssige forhold, muligheder for at rekruttere den rette arbejdskraft og muligheder for at fokusere på vækst og udvikling også er fremtrædende. Som det fremgår af listen ovenfor, viser virksomhedernes tilbagemeldinger fra spørgeskemaet og interviews også, at administrative opgaver ift. det offentlige kan optage ressourcer, som virksomhederne ellers kunne have afsat til vækst og udvikling. Det sker ikke mindst som følge af omfanget af det administrative arbejde, der følger med vækst eksempelvis i form af øget økonomisk rapportering til SKAT, Erhvervsog Selskabsstyrelsen, medarbejderadministration mv. 4
Virksomhedernes væsentligste udfordringer Virksomhedernes svar på spørgeskemaet og særligt de dybdegående interview med de udvalgte nye og mindre virksomheder peger dels på udfordringer, som går på tværs af konkrete regler og situationer, og dels på udfordringer som er knyttet til bestemte situationer og krav. I forhold til de tværgående udfordringer viser tilbagemeldingerne fra de kvalitative interviews, at de nye og mindre virksomheder ikke har overblik over, hvilke regler der gælder for dem og hvornår, at de nye og mindre virksomheder finder, at informationen fra det offentlige er i overflod og ikke tilstrækkelig præcis og målrettet, samt at de nye og mindre virksomheder efterlyser større fleksibilitet hos det offentlige og hurtigere sagsbehandling, særligt i opstartsfasen og særligt ift. eventuelle efterjuste-ringer af indberetninger. I forhold til de udfordringer som i højere grad er knyttet til bestemte situationer og krav, viser tilbagemeldingerne fra såvel spørgeskemaundersøgelse og kvalitative interviews, at de nye og mindre virksomheder har særligt vanskeligt ved at håndtere kravene til økonomisk afrapportering. Her tænkes i særlig grad på den skattepligtige indkomst og udarbejdelse af regnskaber. Ligeledes er krav forbundet med ansættelsen af den første medarbejder og øvrig administration af medarbejdere svært at håndtere for virksomhederne. Tilbagemeldingerne fra de kvalitative interviews viser også, at de nye og mindre virksomheder oplever betydelige udfordringer med omfanget og kompleksiteten af de krav og kriterier, som er forbundet med offentlige udbud, samt at reglerne omkring selskabsdannelse og ændringer i selskabsstrukturen opleves som så komplicerede, at virksomheden tvinges til at outsource opgaven til advokater, revisorer mv. Endelig viser de kvalitative tilbagemeldinger fra virksomhederne, at flere nye og mindre virksomheder ikke har kendskab til de offentlige servicetilbud, og at tilbuddene fra den lokale erhvervsservice og væksthusene ikke er tilstrækkeligt målrettede ift. virksomhedernes konkrete behov. Informationsrod Det offentlige som kunde Kompliceret selskabsdannelse Fig. C Virksomheders største udfordringer i mødet med det offentlige. 5
Regeljungle Manglende fleksibilitet Økonomisk afrapportering Medarbejder administration Ukendte servicetilbud 6
Regeljungle Informationsrod Mødet med det offentliges regeljungle er den største udfordring for virksomhederne. Det offentlige opleves ikke som god nok til at kommunikere klart, målrettet og serviceorienteret. Som nævnt oplever og forventer nye og mindre virksomheder ikke alene udfordringer i forhold til indholdet af de reguleringsmæssige krav, men også i forhold til mødet og kontakten med det offentlige omkring opgaverne. Interviewene med virksomhederne viser i den forbindelse, at udfordringerne omkring mødet med det offentlige i særlig grad kommer til udtryk gennem omfanget af regler og krav. Der er ikke tvivl om, at de nye og mindre virksomheder gerne vil opfylde reglerne, men de kvalitative tilbagemeldinger fra virksomhederne tegner et klart billede af, at en stor del af virksomhederne har meget begrænset overblik over den samlede mængde af regler, at en stor del af virksomhederne har meget begrænset viden om, hvilke regler der gælder for netop deres virksomhed, samt at en stor del af virksomhederne ikke har overblik over, hvornår reglerne skal opfyldes. Samlet bidrager det manglende overblik til en usikkerhed hos virksomhederne om, hvorvidt de efterlever alle regler og, om der evt. er bøder på vej for manglende efterlevelse af regler. Usikkerheden og det manglende overblik medfører også, at virksomhederne ender med at bruge flere ressourcer end nødvendigt på at efterleve de bestemmelser, som gælder for den enkelte virksomhed. Samtidig skaber usikkerheden og det manglende overblik en forventning om, at kommende opgaver ift. det offentlige er besværlige, selvom det måske ikke er tilfældet. Udfordringerne med at opnå overblik over regeljunglen gør sig naturligvis særligt gældende for de nystartede virksomheder, som ikke har erfaringer med at starte virksomhed fra tidligere. Interviewene med virksomhederne viser også, at flere nye og mindre virksomheder får rigeligt med information, men at den information de modtager eller kan finde ikke opfattes som tilstrækkeligt præcis og målrettet. Virksomhederne må derfor ofte selv bruge unødigt mange ressourcer på at sætte sig ind i, hvilke myndigheder de skal have fat i, hvad de skal have fat i dem omkring, og hvor de kan finde den information, de har brug for. Flere virksomhederne fortæller i interviewene, at de ofte ringer forgæves til forkerte instanser selv inden for samme offentlige myndighed. Virksomhederne bliver derfor frustrerede over at skulle kommunikere med mange forskellige offentlige instanser. Virksomhederne forventer, at de offentlige myndigheder koordinerer indbyrdes, at relevante informationer udveksles imellem myndigheder, og at de er fælles om kommunikationen til virksomhederne. Oplevelserne giver de nye og mindre virksomheder en negativ opfattelse af mødet med det offentlige, også selv om reglerne i virkeligheden ikke behøver at være hverken urimelige eller komplicerede at forstå. Udfordringerne er størst for de virksomhedsejere, som endnu ikke har de store erfaringer med mødet med det offentlige, mens virksomhedsejere med flere års erfaring som enten selvstændig eller som leder i anden virksomhed samt virksomheder med en vis størrelse, har bedre forudsætninger for at håndtere disse udfordringer i mødet med det offentlige. Regeljunglen medfører dog også udfordringer for de mere etablerede virksomheder, herunder særligt for de virksomhedsejere, som ikke har forudsætningerne for at opnå tilstrækkeligt indblik i reglerne primært som følgende af de løbende ændringer i reglerne. Flere virksomheder fortæller i interviewene således også, at ændringer i reglerne bidrager til det manglende overblik, og at de løbende regelændringer medfører, at de rutiner, som er blevet indarbejdet for at efterleve reglerne, må tilpasses. 7
Manglende fleksibilitet Økonomisk afrapportering Manglende fleksibilitet hos det offentlige er et problem for virksomhederne. Tidskrævende og omkostningsfuldt. Virksomhederne fremhæver i interviewene manglende fleksibilitet hos myndighederne som en væsentlig udfordring. Virksomhederne bliver frustrerede, når de ikke mødes af tiltro fra det offentlige, men i stedet mødes med en trussel om en bøde, hvis de er kommet til at lave en fejl i forbindelse med en indberetning. Eksempelvis fortæller flere virksomheder i interviewene, at det kan være meget vanskeligt, tidskrævende og frustrerende at få foretaget ændringer i indberetningerne eksempelvis ændringer vedr. forskudsregistreringer af selskabsskat. Virksomhederne ønsker særligt i opstartsfasen større fleksibilitet og hurtigere sagsbehandling og særligt ift. eventuelle efterjusteringer af indberetninger. Virksomhederne bliver også frustrerede, når de oplever, at de oplysninger som det offentlige efterspørger, ikke passer med netop deres virksomheds kendetegn. Den manglende fleksibilitet fra det offentlige i forhold til virksomhedernes mere individuelle forhold betyder, at virksomhederne må kontakte de relevante myndigheder for at afklare nærmere. Tilbagemeldingerne fra flere af de interviewede virksomheder er dog, at de her får indtrykket af at være til besvær, og at det offentlige ikke fremstår tilstrækkeligt serviceorienteret i rådgivningen. Tilsvarende de øvrige tværgående udfordringer opleves den manglende fleksibilitet hos det offentlige som særligt udfordrende for de virksomhedsejere, som endnu ikke har de store erfaringer med mødet med det offentlige, fordi de utilsigtet laver flere fejl i starten, mens mere erfarne virksomhedsejere har lært at håndtere denne udfordring. De mest besværlige administrative forpligtelser handler om de krav, som bliver stillet til virksomhedernes økonomiske afrapportering. Her tænkes i særlig grad på opgørelse af den skattepligtige indkomst og udarbejdelsen af regnskaber. Kompleksiteten af forpligtelserne til den økonomiske indrapportering er så høj, at de nye og mindre virksomheder ofte vælger at outsource arbejdet til et bogholderi eller en revisor. Behovet for ekstern assistance er størst for de virksomhedsejere, som enten ikke ser det som en vigtig del af ledelsen af deres virksomhed at indrapportere økonomiske oplysninger til de offentlige myndigheder, eller som ikke har forudsætningerne for at kunne sætte sig ind i bestemmelserne på dette område. Selvom flere af de nystartede virksomheder i begyndelsen gør en stor indsats for at sætte sig ind i reglerne om regnskabsdokumentation, SKAT, bogføring mm. og forsøger at håndtere den økonomiske afrapportering selv vælger de fleste med tiden alligevel at outsource arbejdet til en revisor eller et bogholderi. De færreste vælger at ansætte en administrativ medarbejder til at varetage bogholderiet, hvilket især kendetegner virksomheder i opstartsfasen. Outsourcingen af arbejdet til bogholderier og revisorer har betydelige omkostninger for virksomhederne. Flere virksomheder peger i interviewene på den økonomiske indrapportering som en alvorlig udfordring for deres muligheder for vækst. Virksomhederne fortæller, at jo større virksomhederne bliver, desto flere administrative konsekvenser får det, og at jo flere udgifter virksomhederne har til revisorer, advokater og bogholdere, desto færre penge er der til at investere i videreudviklingen af virksomheden. 8
Ansættelse og administration af medarbejdere Besværligt at leve op til dokumentationskravene. Kompliceret selskabsdannelse Reglerne er komplicerede og kræver ekstern hjælp. Administrationen af medarbejdere (fx ansøgninger om refusion for sygedagpenge mv.) betragtes af nye og mindre virksomheder som en stor udfordring, da det opleves som meget besværligt at skulle leve op til de krav om dokumentation, som det offentlige kræver. Det er særligt besværligt, når medarbejdere enten bliver syge eller skal på barsel. En arbejdsgiver, der udbetaler løn under barsel eller sygdom, har ret til refusion af de dagpenge, som medarbejderen ellers ville have haft krav på fra kommunen. Refusionsordningerne opleves dog af virksomhederne som meget svære at forstå og meget tidskrævende at administrere. Problemerne med administrationen af medarbejdere gør sig også gældende i forbindelse med ansættelsen af medarbejdere. For nye og mindre virksomheder, der for første gang skal lære at håndtere de pligter, der indtræder, når medarbejdere ansættes, opleves det som meget besværligt at ansætte nye medarbejdere. Specielt for de virksomheder, som ikke har den store erfaring med eller lyst til at håndtere administrativt arbejde, kan det være en udfordring. De fleste nye og mindre virksomheder støder på et eller andet tidspunkt ind i overvejelser om, hvorvidt det kan betale sig at ekspandere og lade virksomheden vokse yderligere. I den sammenhæng overvejer virksomheden fordele og ulemper ved selskabsstrukturen, og om det fx kan betale sig af skattemæssige hensyn at gå fra at være personlig drevet virksomhed til at blive et aktieselskab. Hermed underlægges virksomheden en række forpligtelser, der især vedrører kravene til årsregnskab og skattekontrollens krav til selvangivelsen. Yderligere skal man som aktieselskab også være opmærksom på en række krav til dokumentation af beslutninger i forbindelse med driften af et selskab, fx information om afholdelse af bestyrelsesmøder og dokumentation af beslutninger taget ved generalforsamling m.m. Reglerne for selskabsdannelse (herunder ændringer i selskabs-strukturen) opleves af virksomhederne som så komplicerede, at virksomhederne tvinges til at outsource opgaven til advokater, revisorer mv., og at virksomhederne herigennem må investere nogle ressourcer, som i stedet kunne have været brugt på markedsføring, salg, ledelse og udvikling. 9
Det offentlige som kunde Ukendte servicetilbud Udbudsreglerne hæmmer væksten for mange nye og mindre virksomheder. Virksomhederne kender ikke de offentlige servicetilbud. Deltagelse i offentlige udbud er for nye og mindre virksomheder en meget tidskrævende og besværlig proces. Selv for mindre udbud virker de komplekse regler, uigennemsigtigheden omkring kriterier for udvælgelse af tilbud og de betydelige krav til dokumentation hæmmende for de nye og mindre virksomheders adgang til et offentligt marked. Udfordringerne gælder særligt for de mindre virksomheder, som også ser, at de større og mere erfarne virksomheder har en konkurrencefordel. Foruden de komplicerede og administrativt tunge udbudsprocesser opfatter flere virksomheder det som om, at det offentlige ikke tør tage en risiko ved at vælge små leverandører. Dermed opfatter flere af de nye og mindre virksomheder, at de offentlige udbud virker som en barriere for virksomhedernes adgang til et offentligt marked. De kvalitative interviews tyder på, at virksomhederne generelt ikke kender de offentlige servicetilbud. Samtidig oplever de virksomheder, som har modtaget hjælp og rådgivning fra fx den lokale erhvervsservice og væksthusene, at tilbuddene ikke er målrettet nok til virksomhedernes konkrete behov, og at myndighedernes stiller store krav til, hvilke typer virksomheder der kan modtage den specialiserede rådgivning. Virksomheder, der har været i dialog med den lokale erhvervsservice og væksthusene, fortæller, at de generelt har oplevet en stor grad af velvillighed og indlevelse fra konsulenterne. Men de savner i flere tilfælde en rådgivning, der i tilstrækkelig grad er rettet mod netop de forhold, som kendetegner deres virksomhed, produkter og ydelser. Resultatet er, at den efterspørgsel, som flere nye og mindre virksomheder har efter rådgivning, ikke modsvares af de offentlige tilbud. 10
IT Hvem er de nye og mindre virksomheder? Da virksomhederne og ikke mindst de personer, der driver og arbejder i virksomhederne, er forskellige, vil der også være forskelle i den måde, de oplever mødet med offentlige myndigheder på. Det viser sig, når man taler med virksomhederne, at forskellene har mindre med branche og produkttype at gøre. Oplevelsen af besvær ved offentlige krav og relevans af offentlige tilbud er mere påvirket af faktorer som hvor i vækstforløbet, virksomheden befinder sig. Dvs. etableringsgraden og personlige forudsætninger hos virksomhedsejerne for at have med administration og virksomhedsledelse at gøre. DAMVAD og Designit har fundet frem til følgende seks faktorer, som er væsentlige for at beskrive forskellene mellem de nye og mindre virksomheder, som er interviewet, samt hvordan virksomhederne oplever mødet med det offentlige: Administrative kompetencer og forudsætninger: Personlige kompetencer og forudsætninger inden for administration, jura og økonomi hos virksomhedslederen IT: IT-teknisk indsigt og erfaring hos virksomheden Outsourcing: Virksomhedslederens holdning til outsourcing af administrative opgaver og brug er ekstern ekspertise Etableringsgrad: Hvor etableret virksomheden er dvs. hvor i virksomhedsopstarten eller vækstforløbet, virksomheden er herunder om virksomheden er konsolideret nok til, at der er råd til at ansætte administrativt personale IT Nogle af de udfordringer, nye og mindre virksomheder støder på i mødet med offentlige myndigheder, er, at myndighederne i deres kommunikation sjældent skelner mellem forskellige typer af virksomheder, og at virksomhederne sjældent kan skelne mellem forskellige typer af offentlige myndigheder. I det følgende gennemgås fem personas eller arketyper, som illustrerer forskellene blandt nye og mindre virksomheder ift. vækst og håndtering af mødet med offentlige myndigheder. De fem personas er udarbejdet med udgangspunkt i 20 gennemførte kvalitative interviews samt workshop med yderligere fem virksomheder og kan danne baggrund for en mere nuanceret forståelse af virksomhedernes udgangspunkt for at interagere med offentlige myndigheder. Alle personas er fiktive personer med fiktive historier men de illustrerer de reelle forskelle, der er blandt de virksomheder, som har medvirket til afdækningen. Væksthastighe Væk Væksthastighed: Virksomhedens eget ambitionsniveau for vækst og internationalisering Ledelseserfaring: Grad af virksomhedslederens erfaring med professionel virksomhedsledelse og virksomhedsudvikling 11
Middel Lav Outsourcing Outsourcing Administrativ kompetence Ledelseserfaring Høj Middel Outsourcing Lav Etableringsgrad IT Outsourcing Etableringsgrad Væksthastighed Etableringsgrad Etableringsgrad Fig. D Forskelsfaktorer 12
Iværksætterånden Mange projekter iværksætteri som hobby utålmodig Benjamin Bro Sjalsø lever for at sætte gang i nye projekter. Han har flere succesfulde firmaer i opstart og flere på vej. Han har masser af idéer til store projekter, og p.t. kører webbutikken OnTo fantastisk med 8 ansatte og flere på vej. Benjamin har også startet et par virksomheder op med Bjørn Brejnholdt, som med sin MBA og baggrund som salgschef har lige det, der skal til for at bygge videre på deres idéer om en privatiseret sundhedstjeneste, som flere kommuner allerede har vist interesse for. Det er også rigtig godt at Bjørn er der, for så kan Benjamin overlade den daglige ledelse til ham, når først projekterne er i luften. Benjamin kan nemlig ikke fordrage at skulle fortabe sig i drift og administrativt bøvl eller sure medarbejdere. Han kan heller ikke nå det i dagligdagen, da han altid har 20 andre projektidéer, som skal forfølges. Det med mødet med det offentlige har Benjamin ærlig talt ret meget at sige til: Offentlige myndigheder er ufleksible, 13
Administrativ kompetence Ledelseserfaring Høj Middel Lav Det er på trods af, ikke i kraft af det offentlige, at vi vokser. IT Outsourcing Lige nu har jeg en virksomhed med webløsninger. Derudover roder jeg også med en anden virksomhed. På længere sigt, så laver vi flere firmaer. Væksthastighed Etableringsgrad Påvirkning af vækst: Mødet med det offentlige opleves for iværksætterånden som en irriterende barriere for vækst og udviklingsmuligheder. Iværksætterånden mangler overblik over regler, informationer fra det offentlige er ikke sorteret eller fremstår uforståelige. Det kræver unødigt meget tid at forholde sig til. Iværksætterånden mangler også bedre adgang til risikovillig kapital. Iværksætterånden vil gerne have én indgang til det offentlige, at al korrespondance med det offentlige kan foregå digitalt, og en meget hurtigere, mere smidig og kundeorienteret sagsbehandling. langsommelige og alle deres regler for det ene og det andet er i den grad i vejen for det private initiativ, synes Benjamin. Det mest latterlige er, at man skal indrapportere det samme alle mulige forskellige steder som om de offentlige myndigheder ikke kan finde ud af at tale sammen. For nylig droppede Benjamin og Bjørn at få sygedagpengerefusion for en medarbejder. Besværet med at få pengene var mere bøvlet end selv at betale. De breve, der kommer, er også fuldstændig uforståelige, synes Benjamin og så er mulighederne for at udfylde online uigennemskuelige og enormt tidskrævende. af. Han synes slet ikke, de er risikovillige nok, og han møder alt for meget træghed og langsommelighed i kommunikationen. Benjamin er meget interesseret i at igangsætte internationale aktiviteter, for som han siger Jeg gider snart ikke mere med al det ævl og bøvl. Det ender med, at jeg flytter det hele til udlandet. De tilbud, der er om rådgivning til vækstiværksættere, har Benjamin aldrig hørt om. Hvorfor er de ikke mere opsøgende? spørger han og synes egentlig, der burde være en salgsopgave hos det offentlige, lige som det gælder i enhver privat virksomhed. Til gengæld har Benjamin haft masser af kontakt til Vækstfonden, og dem er han ikke særlig imponeret 14
De internationale specialister Erfaring professionaliseret outsourcer administration I 2007 besluttede Louise Hagensted, Jens Petersen og Jan Rindberg at starte virksomhed sammen. De tre har før arbejdet sammen på forskellige IT-projekter med SAPimplementering for store danske og udenlandske selskaber. De supplerer hinanden godt, da de hver især er specialiserede på forskellige områder inden for SAP. Louise var kommet hjem efter et par år med base i London og Jens og Jan havde længe talt om at starte op selv. Jan startede med at sige sit job op. Han afsatte 2 måneder til at få det hele op at køre få ordnet alle de administrative detaljer, få IT-systemer op at køre, sætte sig ind i alt hvad der løbende skal indberettes af skat, løn, få registreret virksomheden osv. Derudover arbejdede han videre på den business plan, han, Jens og Louise havde møder om i weekenderne. Han lejede også lokaler, tog kontakt til revisor, advokat, bank. Da de to andre stødte til i september, var alt klappet og klart, og de tre gik i gang med at skaffe kunder og projekter. 15