VEJLEDNING TABULEX TRIO TJENESTETID OK5
Indholdsfortegnelse Tjenestetid... 2 Tjenestetid Grundtid... 2 Brutto- og nettotid... 3 Ændringer i grundtiden... 4 Bruttotidsfradrag... 4 Særlige aftaleforhold... 5 Regulering af beskæftigelsesgrad... 5 Tjenestetid Undervisning... 6 Elektronisk fagfordeling... 8 Manuel fagfordeling... 9 I fanebladet undervisning kan du fagfordele på to måder:... 9 Tilføj/fjern lærer i Vis Alle... 9 Søgning og sortering... Søg- og erstat... 4 Tjenestetid Puljer... 4 Tjenestetid Opgaver... 5 Aflysning af skema... 6 Datovælgeren... 7 Kopi af aktiviteter... 9 Tjenestetid Tilstedeværelsestid... 20 Tjenestetid Ferie... 24 Udskrifter... 27 Opgaveoversigt... 28
6 5 3 2 4 Tjenestetid Under Tjenestetid finder du fanebladene: Grundtid, Undervisning, Puljer, Opgaver, Tilstedeværelsestid og Ferie. Klik på ikonet til Tjenestetid. Tjenestetid Grundtid 2
Brutto- og nettotid I nedenstående tabel ses arbejdstiden i de kommende skoleår jævnfør Arbejdstidsregler 3: Kilde: Skolelederforeningen 3
2 Ændringer i grundtiden Hvis der er ændringer i forhold til indeværende skoleår, skal du ændre oplysningerne. Ændringer kan være: Ændret beskæftigelsesgrad (nedsat tid) Frikøb Kombinationsbeskæftigelse Evt. overført overtid. Bruttotidsfradrag Her kan du indtaste det antal timer, personen har som bruttotidsfradrag. Hvis du har markeret beskæftigelsesgradafhængig, betyder det, at ferie, søgne-helligdage og evt. aldersreduktion bliver reguleret: Ferien skal indtastes på Feriefanebladet. Hvis der ikke er indtastet ferie er Ferie-feltet blankt: 4
4 5 3 Særlige aftaleforhold I dette felt kan du skrive, hvis du indgår en særlig aftale med læreren. Teksten, som du skriver, kommer ud på lærerens Opgaveoversigt. Klik på udskriv-knappen, hvis du ønsker en udskrift. Regulering af beskæftigelsesgrad Hvis AA skal være deltidsbeskæftiget, og du endnu ikke kender beskæftigelsesgraden, kan du sætte AA s beskæftigelsesgrad til og tildele AA de aktiviteter, hun skal have. Nu vil AA få resttid. AA s beskæftigelsesgrad skal nu reguleres, så resttiden bliver 0. Det kan Trio hjælpe dig med. Højreklik på Resttid og klik nu på: Nu er resttiden=0, og AA s beskæftigelsesgrad er ændret. Kolonner Du kan vælge antallet af kolonner, du ønsker at se: 5
6 3 5 4 Vis Nederst i venstre hjørne kan du vælge, om du ønsker at se en enkelt persons aktiviteter, alles eller en gruppes: Tjenestetid Undervisning 2 2 Da du endnu ikke har fagfordelt, er der her valgt Vis Alle for at se en totalliste over alle de lektioner, der er oprettet på baggrund af timefordelings-/lektionsplanen eller fremskrevet fra sidste skoleår. 6
3 4 5 2 I fanebladet Tjenestetid Undervisning, kan du som udgangspunkt, i kolonnen Type, kun vælge: Udløser uv-tillæg, ingen tid. AA er lærer på Tabulex Skolen, hvor lektionslængden er 0,75 time normperioden er 200 skoledage I kolonnen UV-tid beregnes tiden for lektion pr. uge som: lektion/uge x 0,75 timer/lektion x (200 skoledage: 5 skoledage/uge) = 30 timer I kolonnen Timer er tallene nul, da der ikke gives tid for undervisningen pga. typen: Udløser uv-tillæg, ingen tid. Her kan du plukke de hold/klasser, fag, lokaler og perioder, du tidligere har oprettet i Grunddata. Har du flere ringetidssæt fx med Standard-lektionslængde 0,75 timer i klasserne fra 4.-9.kl. og 0,5 timer for indskolingen, vil prisen for en lektion (med samme normperiode) i.kl. og 4.kl. være forskellig. L.lekt.=lærerlektion. Det er antallet af lektioner i denne kolonne, der fortæller Trio, hvor mange lektioner, der bliver beregnet. E.lekt.=elevlektioner. Denne kolonne er af hensyn til statistikindberetning. I langt de fleste tilfælde er det det samme tal som i L.lekt. Står der ikke noget i E.lekt., er E.lekt. = L.lekt. Har en klasse fx delehold, kan det være, at læreren skal have 8 lektioner, men klassen kun 7 lektioner. 6 5 Er der fag, der skal udløse særlige undervisningstyper jf. 5, skal du udpege tillægget: 7
6 Hvis skemaet er overført til oversigtsskemaet, kan du dobbeltklikke på lektionerne, hvis du vil se alle placeringer. Fagfordeling Fagfordelingen i Trio kan foregå manuelt eller elektronisk. Elektronisk fagfordeling Vil du fagfordele elektronisk, skal skolen have licens til Trio fagfordeling, der er et tilkøbsmodul til Trio+/ Trio Web. Elektronisk fagfordeling foregår ved, at lærerne logger sig på Trio+/Trio Web. I Trio+/Trio Web kan læreren vælge/fravælge de aktiviteter, du har oprettet i Trio. Læreren kan kun se egne aktiviteter. De handlinger læreren foretager, registreres automatisk i Trio, så du kan følge med. Det er dig, der bestemmer, hvornår lærerne har adgang til fagfordelingsmodulet. I Trio kan du åbne/lukke for adgangen. Der åbnes for fagfordelingen i menuen Værktøj Fagfordeling, ved at klikke på hængelåsen. Når hængelåsen er åben, er der adgang til fagfordeling. 8
Manuel fagfordeling I fanebladet undervisning kan du fagfordele på to måder:. Markerer du i venstre side en lærer, er det den pågældende lærer, du indberetter til, hvilket betyder, at du fagfordeler samtidig med, at du opretter aktiviteter. 2. Hvis du skal oprette aktiviteter UDEN lærer, skal du slå lærerinitialerne fra. Det gør du ved et klik på knappen Vis, vælg Alle eller den Gruppe, du vil se. Har du oprettet undervisningsaktiviteter og efterfølgende vil sætte lærere på (fagfordele), skal du vælge at få vist Alle. Nedenfor er valgt Vis Alle, og der er sorteret på klasser/hold. Du kan sortere ved at klikke med musen på overskriften i den kolonne, du ønsker at sortere i. Ønsker du at sortere flere kolonner, og fastholde sorteringen i den første kolonne, skal du holde <Shift>-tasten nede, mens du klikker på en anden kolonne. Tilføj/fjern lærer i Vis Alle Når fagfordeling er på plads, skal du i gang med at knytte personer på undervisningsaktiviteterne. Vælg: Vis Alle. 9
Du tilføjer en lærer ved at: Stå i feltet, hvor læreren skal tilføjes Indtaste lærerens initialer. Er der flere lærere, hvis initialer begynder med A (fx AA, AT, AU), kan du vha. pile-tasterne på tastaturet, udpege den ønskede Trykke på Return/Enter-tasten på tastaturet for at gemme. Skal du tilføje flere lærere, kan du med piletasten på tastaturet udpege næste felt. Du ændrer en lærer ved at: Stå i feltet, hvor initialerne skal ændres Taste den nye lærers initialer Trykke på Return/Enter-tasten på tastaturet for at gemme. Du fjerner en lærer ved at: Stå i feltet, hvor læreren skal fjernes Trykke på Backspace-knappen ( tilbage-knappen ) på tastaturet Trykke på Return/Enter-tasten på tastaturet for at gemme. 0
Du fjerner flere lærere ved at: Stå i feltet på den første lærer, hvis initialer skal fjernes Markere de lærere, hvis initialer skal fjernes Højreklikke og vælg Erstat feltets værdi Trykke på Backspace-knappen ( tilbage-knappen ) på tastaturet, så feltet bliver blankt Trykke på OK. Når du mener, at du er færdig med at fagfordele har fordelt alt, kan du lave følgende tjek:. Vælg: Vis Alle 2. Klik på ordet Personale for at få sorteret kolonnen. 3. Nu bliver kolonnen sorteret alfabetisk med evt. blanke (uden initialer) som de første i alfabetiseringen. Søgning og sortering I alle menuerne under Tjenestetid har du mulighed for at søge i dine aktiviteter. Du kan søge enkelt, og du kan søge mere avanceret. Enkelt søgning Et eksempel på enkelt søgning i menuen Tjenestetid Undervisning. Under initialerne kan du klikke på knappen Vis og vælg Alle.
Nu ser du alle oprettede lektioner: Du kan sortere en kolonne ved at klikke i en kolonneoverskrift. I eksemplet er der sorteret på personale. Hvis du ønsker at beholde sorteringen på personalet, men også ønsker sortering på fx fag, skal du holde <Shift> knappen nede, mens du klikker i kolonneoverskriften Fag. Hermed beholder du sorteringen i begge kolonner. Søgning i kolonnerne I en lang lektionsliste kan det være en fordel kun at se den klasse, man vil arbejde med eller kigge på. Det kan du gøre ved at klikke på i kolonne-overskriften og udpege den klasse/hold, du vil se, fx 4.a. 2
Nu ser du kun 4a s lektioner: Vil du tilbage til hele listen, kan du vælge (All) i stedet for 4a eller klikke på krydset: 3
Søg- og erstat Når du skal tilpasse dine aktiviteter i menuen Tjenestetid, kan du få behov for at skifte en betegnelse med en anden. Det kan du gøre ved at højre-klikke og vælge Erstat feltets værdi. Tjenestetid Puljer Under fanebladet Puljer kan du fx oprette en pulje af timer, der ikke kan datofastsættes på planlægningstidspunktet. 4
Har du oprettet en pulje til en medarbejder, kan du trække fra denne fx ved vikardækning eller ekstraopgaver. Du kan også oprette en lederstyret pulje. Gives der tid med denne type, kan lærerne selv administrere timerne i Trio+, Fix & Flex. Det afsatte timetal vil påvirke resttiden. Tjenestetid Opgaver Her kan du indtaste diverse opgaver. Du kan vælge, om opgaven skal tælle Med tid, Uden tid, Lejrskole eller med typen Udløser uv-tillæg, ingen tid. 5
Har du oprettet andre typer i Grunddata Aktivitetskategorier Opgaver, kan du også benytte disse. Vær opmærksom på, at hvis du indtaster et tidsinterval, som overskrider et døgn, skal du selv angive timetallet. Timetallet bliver hermed låst. Aflysning af skema Du har mulighed for at markere for aflysning af skema. Hvis skema ER overført til oversigtsskemaet: Markerer du med, vil skemaet blive aflyst i det viste tidsrum. I dette eksempel aflyses de lektioner, der ligger i tidsrummet kl. 2:00 6:00. Markerer du med, vil skemaet blive aflyst hele dagen på den valgte dato. I dette eksempel den 2. september. Skal skemaet ikke aflyses, skal du sørge for, at der er en tom firkant. Har du ikke udfyldt felterne Fra kl. og Til kl., vil skemaet blive aflyst hele dagen, uanset om du markerer med eller. Hvis skema IKKE er overført til oversigtsskemaet: I prognosetallet tager Trio højde for skemaaflysningen. OBS! Aflysninger med ur vil ikke blive trukket i prognosefasen. Kalenderblad aflyser derimod hele dagen. 6
Datovælgeren Hvis du skal indberette den samme aktivitet på flere datoer, kan du med fordel benytte dig af Datovælgeren. 7
Marker den posterede linje, så den bliver blå. Klik dernæst på datovælgeren. Her har du mulighed for at udpege de ønskede datoer i kalenderen. Du har også mulighed for at vælge en bestemt ugedag i en given periode. Normale skoledage betyder, at du roligt kan skrive hele perioden uden hensyntagen til kalenderen. Aktiviteten placeres kun på normale skoledage. Ønsker du opgaver, tilstedeværelsestid m.v. placeret på en Uv-fri dag, skal du fjerne fluebenet i Normale skoledage, inden du klikker OK i datovælgeren. Bemærk, at indberetningslinjen bliver orange, hvis der findes flere aktivitetsplaceringer. Hvis du vil se placeringerne, skal du dobbeltklikke på den orange linje, og alle aktiviteterne vises. Du kan redigere, slette og tilføje i dette vindue, hvis du har brug for det. 8
Kopi af aktiviteter Benyt dig af kopifunktionen med højreklik, hvis du vil kopiere til andre lærere. 9
Tjenestetid Tilstedeværelsestid Under dette faneblad indtastes tilstedeværelsestiden. Her kan du også benytte ugevælgeren eller datovælgeren. Ugevælger Klik direkte på ugevælger-knappen 20
Nedenstående vindue åbnes: Indtast fra og til-tiderne for de enkelte ugedage (og evt. weekenddage). Du kan vælge, om det skal gælde for enkeltuger eller en given periode. Skal det gælde for alle uger sætter du prik i Vælg enkeltuger samt Ctrl A funktionen. Sæt flueben ved om det skal være på Normale skoledage eller ej. NB! Hvis du opretter tilstedeværelsestid på en dato, hvor der er lagt ferie ind, vil timerne blive nulstillet. Linjen bliver grå, da det svarer til en aflysning. Datovælger Se side 8. Vis skema Har du brug for at se den enkelte medarbejders skema samtidigt med tilstedeværelses-tiden, kan du klikke på knappen Vis skema OBS! Ryk tjenestetidsvinduet helt ud til højre af din skærm, ellers er der ikke plads til de andre vinduer. 2
Dobbeltklik på den orange linje. Her kan du se og evt. rette i de enkelte tilstedeværelses-dage samtidig med, at du har skemaet ved siden af. Skal du rette i tilstedeværelsestiden, hvor du har brugt ugevælgeren, ser billedet således ud: 22
Klik på Redigér-knappen. Så åbner ugevælgeren, og du kan redigere: 23
Tjenestetid Ferie Under fanebladet Ferie indtastes den enkelte medarbejders ferietimer. Du kan vælge mellem følgende typer: En fuldtidsansat får 7,4 timer pr. feriedag. Er man på nedsat tid, reguleres dette tal automatisk. Du kan selv indtaste et tal i kolonnen Timer, hvis det er typen Fridag, 6. ferieuge. Du kan bruge datovælgeren, hvis du skal oprette flere feriedage. NB! Hvis du opretter ferie på en dato, hvor der allerede er tilstedeværelsestid, vil tilstedeværelsestiden blive aflyst. Den pågældende dato bliver grå. Dette kan påvirke resttiden. 24
Ex.: Der er oprettet tilstedeværelsestid den 2/8: Der oprettes nu en feriedag den 2/8: Går man tilbage på Tilstedeværelsestid-fanen, ser det nu således ud: Feltet bliver gråt, og timerne nulstilles. 25
Er der sammenfald mellem datoerne for feriedage og tilstedeværelsestiden ses disse, hvis du dobbeltklikker på linjen. Linjerne er grå, da timerne er aflyst. Fast nettonorm Arbejder I med en fast nettonorm, fx 680 timer, og har indtastet denne i Grunddata institution Stillinger, skal du være opmærksom på, at ferien skal indtastes, førend nettonormen slår igennem. Nettonormen fremgår som resttiden og kan ses på grundtidsbilledet: 26
Udskrifter Hvis du vil have et overblik over tidsforbruget på den enkelte lærer og for hele skolen, kan du, i menuen Udskrifter Lister og forespørgsler, finde diverse udskifter. Tryk på eller gå i menuen Udskrifter Lister og forespørgsler. Nu ser du: 27
Når du klikker på ud for typen, ser du de tilhørende lister: Opgaveoversigt I menuen Udskrifter Planlægning Opgaveoversigt kan du se/udskrive opgaveoversigten. Du kan vælge følgende udskrifter: Under menuen Udskrifter kan du også udskrive en Lektionsmødeplan og en Aktivitetsmødeplan: 28
Telefon: 46 76 8 9 Mail: support@tabulex.dk 29
30