Systemændringer i PAS og WebPAS Pr. 8. juni 2016 Indhold 1. HE - Henvisning... 2 1.1 Omvisitering af ekstern henvisning ud af regionen eller til privat aktør med tilknyttet indskrivning... 2 1.2 Automatisk sletning af henvisninger fra indbakken... 2 2. AM - Ambulant... 3 2.1 Tilknytning af assistanceprocedurer efter udskrivningsdatoen... 3 3. Bookplan... 3 3.1 Booking fra huskeliste på lukkede kontakter... 3 3.2 Rum- og personalekoder fra Bookplan til PAS... 3 3.3 Opholdsadresse fra PAS til Bookplan... 4 3.4 Validering i Bookplan på tillægskoder i forbindelse med aflysninger (LPR-fejl 304).. 4 4. WebPAS... 6 4.1 Opret akut indlæggelse... 7 4.2 Opret akut ambulant kontakt... 10 4.3 Skift opholdsadresse for patient... 11 4.4 Udskriv patient til anden afdeling... 12 4.5 Udskriv patient til hjemmet... 13 4.6 Oversigt i PAS med redigerede kontakter fra WebPAS... 14 Juni 2016 1
1. HE - Henvisning 1.1 Omvisitering af ekstern henvisning ud af regionen eller til privat aktør med tilknyttet indskrivning Det er nu muligt at omvisitere en ekstern henvisning, selvom der er registreret besøg med artskode *1 eller *2 og det er derfor ikke længere nødvendigt at slette indskrivningen ved omvisitering. Kontakten skal afsluttes efter omvisitering. 1.2 Automatisk sletning af henvisninger fra indbakken Efter ønske fra røntgenafdelingerne er det nu muligt at henvisninger slettes automatisk fra HE,IND. Skriv H på linjen ud for henvisningen og HVF-billedet vises. Visitationsstatus ændres til KV, klar til visitation. Når der returneres til indbakken med F1 er henvisningen slettet. Hvis denne funktion ønskes anvendt, skal kontaktes via itsupport@rn.dk. Funktionen kan anvendes på 6. eller 7. ciffer. Juni 2016 2
2. AM - Ambulant 2.1 Tilknytning af assistanceprocedurer efter udskrivningsdatoen Det er nu muligt for assistanceafdelinger (røntgenafdelingerne samt terapien) at tilknytte assistanceprocedurer på kontakter, som er afsluttede. Tilknytningen af assistanceprocedurer på afsluttede kontakter er mulig for følgende områder/afdelinger: 7603 02 Thy Billeddiagnostisk område 7603 03 Thy Fysioterapi område 7603 12 Thy Ergoterapi område 8001 04 Alb Røntgendiagnostisk område 8001 14 Alb Nuklearmedicinsk område 8001 39 Alb Ergo.-/Fysioterapiområdet 8003 02 Ven Billeddiagnostisk område 8003 287 Frh Neurorehabilitering Amb 8003 289 Brø Neurorehabilitering Amb 8003 39 Ven Terapiområdet 8026 08F PS Klinik Syd Fysioterapi For terapiafdelinger er det muligt at knytte assistanceprocedurer til en kontakt i op til 30 dage efter udskrivningsdatoen. For røntgenafdelinger er det muligt i op til 7 dage efter udskrivningsdatoen. Når assistanceproceduren tilknyttes et afsluttet forløb, flyttes kontaktens udskrivningstidspunkt til assistanceprocedurens slutdato- og tidspunkt. Datoen for brevudskrivelse til servicemål på DIA-billedet ændres ikke. 3. Bookplan 3.1 Booking fra huskeliste på lukkede kontakter PAS accepterer ikke længere bookinger på henvisninger, hvor kontakten er lukket. Dvs. hvis der bookes på en henvisning tilknyttet en kontakt, og denne kontakt er udskrevet afvises bookingen med følgende fejlbesked Patientens indskrivning er afsluttet i PAS. 3.2 Rum- og personalekoder fra Bookplan til PAS D. 15. juni bliver Bookplan opdateret, så ikke-røntgenafdelinger får mulighed for at få sendt rum- og personalekoder fra Bookplan over i PAS på aftalerne. Rum-koderne skal på forhånd være kendte i PAS for at funktionen kan bruges. Juni 2016 3
Skriv en mail til -support itsupport@rn.dk med tydelig angivelse af hvilke rum-koder (max 4 karakterer), der ønskes oprettet i PAS. Rum-koder skal herefter tilknyttes i Bookplan se Bookplan vejledning. Eksempel hvor rum- og personalekoder er sendt over fra Bookplan til PAS på aftalerne 01.06.16: 3.3 Opholdsadresse fra PAS til Bookplan Ved Bookplan-opdateringen 15. juni vil det blive muligt at se PAS-oplysninger om patienternes stamafdeling og opholdsadresse på diverse Bookplan-lister. Hvis patienten er indlagt og evt. overflyttes eller flyttes, vil oplysningen om stamafsnit og opholdsadresse være tilgængelig i Bookplan. Eksempel fra Dagsoversigt i Bookplan hvor en pt. er indlagt på Kir. Gastro, men flyttet til Gyn. via FLY-funktionen i PAS: 3.4 Validering i Bookplan på tillægskoder i forbindelse med aflysninger (LPRfejl 304) Flere afdelinger har opgaver i Bookplan, som indeholder administrative procedurekoder i forhold til markører for pakkeforløb og markører for udrednings- og behandlingsret (AF*, AG* og AH*-koder). Juni 2016 4
Når aftaler aflyses, overføres alle procedurekoderne på opgaven som tillægskoder til ZPPkoden til PAS. AF*, AG* og AH*-koderne må ikke registreres som tillægskoder og kontakten vil gå i fejl i LPR. En ny validering i integrationen mellem Bookplan og PAS sikrer, at det ikke er muligt at registrere AF*, AG* og AH*-koderne som tillægskoder. Følgende fejlmeddelelse vises i Bookplan, hvis man aflyser en aftale som indeholder en AF*, AG* eller AH*-kode. Koden skal fjernes fra aftalen i Bookplan, inden aftalen kan aflyses. Klik på fanen Klassifikationskoder, markér koden, og tryk på Slet. Afslut på knappen Gem og luk. Juni 2016 5
4. WebPAS Som led i at øge tilgængeligheden af PAS for andre faggrupper end sekretærer, samt understøtte tidstro registrering udenfor almindelig arbejdstid, er flere PAS-funktioner gjort tilgængelige fra WebPAS. Afsnittene herunder beskriver, hvordan de nye moduler i WebPAS fungerer, og hvordan ændringer foretaget i WebPAS hænger sammen med registreringer i PAS. Denne vejledning er derfor målrettet lægesekretærer, og der er i forbindelse med opgradering af Clinical Suite d. 15.06.2016 sendt en vejledning ud målrettet plejepersonale. Fra WebPAS er det muligt at: Oprette en akut indlæggelse Oprette en akut ambulant kontakt Skifte opholdsadresse for en indlagt patient (intern flytning) Udskrive en indlagt patient til anden afdeling (overflytning) Udskrive en indlagt patient til hjemmet Modulerne kan tilgås på flere måder fra Clinical Suite. Én måde af tilgå modulerne på er fra menuen Moduler og Patientadministration: Juni 2016 6
Modulerne kan også tilgås samlet via et faneoverblik, enten fra et ikon i topmenuen eller fra menuen Faneoverblik og Kontaktregistrering. 4.1 Opret akut indlæggelse Start med at sætte patienten i kontekst i Clinical Suite enten vha. Vælg patient (F7) eller vha. nødadgang. Åbn modulet Opret akut indlæggelse. Patientens CPR-nummer indlæses automatisk fra konteksten i Clinical Suite. Udfyld som minimum stamafdeling og indlæggelsestidspunkt. Hvis der indlægges på et psykiatrisk sengeafsnit, er det også obligatorisk at angive vilkår. Juni 2016 7
Dropdown menuen Indlagt på Afsnit vil kun indeholde de afdelinger, brugeren har adgang til i PAS. Hvis brugeren ikke har adgang til funktionen Indlæggelse i PAS, vil brugeren få følgende fejlmeddelelse: Hvis der er behov for at kunne indlægge på andre afsnit, kontakt da en leder med henblik på godkendelse heraf. Opgaven skal bestilles igennem itsupport@rn.dk. Det er ikke obligatorisk at udfylde henvisningsdiagnose. Udfyldes henvisningsdiagnosen ikke, oprettes indlæggelsen med henvisningsdiagnose DZ769 Person i kontakt m sundhedsvæsenet af årsag UNS. Hver afdeling har mulighed for at få oprettet en liste med hyppigst anvendte henvisningsdiagnoser. Listen med de ønskede henvisningsdiagnoser oprettes af. Skriv en mail til itsupport@rn.dk, hvis jeres afdeling ønsker en liste oprettet. Juni 2016 8
Det er også muligt at søge systematisk efter en henvisningsdiagnose. Der skal søges på SKS-koder og indtastes minimum 3 karakterer. Når indlæggelsen er gemt fra WebPAS, er den efterfølgende oprettet i PAS. Følgende felter er blevet automatisk udfyldt: Henv. fra: 999444 Ingen henvisning Henv. måde: 0 (=Ingen henvisning) Hv. Prio: 1 Indl. måde: U Akut Indl. fra: An Andet Når indlæggelsen er registreret sendes et indlæggelsesadvis til patientens bopælskommune. Juni 2016 9
For at sætte kontakten i kontekst i Clinical Suite med henblik på registrering og adgang til at rekvirere skal kontakten vælges fra kontaktoversigten i Clinical Suite. Vælg kontaktoversigten via ikonet i topmenuen eller via menuen Moduler Patientadministration Kontakter. 4.2 Opret akut ambulant kontakt Start med at sætte patienten i kontekst i Clinical Suite enten vha. Vælg patient (F7) eller vha. nødadgang. Åbn modulet Opret akut ambulant kontakt. Patientens CPR-nummer indlæses automatisk fra konteksten i Clinical Suite. Udfyld som minimum stamafdeling og indskrivningstidspunkt (besøgstidspunkt). Som beskrevet i afsnit 6.1 er det ikke obligatorisk at registrere henvisningsdiagnose. Denne sættes automatisk til DZ769 Person i kontakt m sundhedsvæsenet af årsag UNS med mindre andet angives. Tilsvarende er det muligt at få oprettet en liste med hyppigst anvendte henvisningsdiagnoser efter henvendelse fra afdelingen til. Juni 2016 10
Efter den akut ambulante indskrivning er gemt i WebPAS, er kontakten oprettet i PAS. Følgende felter er blevet udfyldt automatisk: Henv. fra: 999444 Ingen henvisning Henv. måde: 0 (=Ingen henvisning) Hv. Prio: 1 Kontaktårsag: 1 Sygdom For at sætte kontakten i kontekst i Clinical Suite med henblik på registrering og adgang til at rekvirere skal kontakten vælges fra kontaktoversigten i Clinical Suite. Vælg kontaktoversigten via ikonet i topmenuen eller via menuen Moduler Patientadministration Kontakter. 4.3 Skift opholdsadresse for patient Start med at sætte patienten i kontekst i Clinical Suite. Åbn modulet Skift opholdsadresse for patient. Patientens CPR-nummer indlæses automatisk fra konteksten i Clinical Suite. Vælg i dropdown menuen Kontakt den relevante indlæggelse. Hvis der kun findes én åben indlæggelse, vil denne automatisk blive valgt. Angiv dato og tidspunkt for, hvornår patienten skifter opholdsadresse. Angiv sygehus- og afdelingskode for patientens opholdsadresse. Juni 2016 11
Patientens interne flytning er nu registreret i PAS. 4.4 Udskriv patient til anden afdeling Start med at sætte patienten i kontekst i Clinical Suite. Åbn modulet Udskriv patient til anden afdeling. Patientens CPR-nummer indlæses automatisk fra konteksten i Clinical Suite. Vælg i dropdown menuen Kontakt den relevante indlæggelse. Hvis der kun findes én åben indlæggelse, vil denne automatisk blive valgt. Udfyld udskrivelsesdato- og tidspunkt samt den sygehusafdeling, som patienten skal udskrives og overflyttes til. Juni 2016 12
Udskrivelsen er nu registreret i PAS, og der er oprettet en indlæggelse på afdelingen, som patienten er overflyttet til. Der sendes automatisk et udskrivningsadvis fra udskrivende afdeling samt et indlæggelsesadvis fra indlæggende afdeling til patientens bopælskommune. 4.5 Udskriv patient til hjemmet Start med at sætte patienten i kontekst i Clinical Suite. Åbn modulet Udskriv patient til hjemmet. Patientens CPR-nummer indlæses automatisk fra konteksten i Clinical Suite. Juni 2016 13
Vælg i dropdown menuen Kontakt den relevante indlæggelse. Hvis der kun findes én åben indlæggelse, vil denne automatisk blive valgt. Udfyld udskrivelsesdato- og tidspunkt samt udskrivelsesmåde. Udskrivelsen er nu registreret i PAS og der sendes et udskrivningsadvis til patientens bopælskommune. 4.6 Oversigt i PAS med redigerede kontakter fra WebPAS I PAS findes under menuen AK,HKO, AM,HKO eller IN,HKO en oversigt over afdelingens kontakter, som er redigeret fra WebPAS modulerne. Det er op til den enkelte afdeling, om man ønsker at benytte oversigten. Oversigten er lavet som en mulighed for afdelingen til at skabe sig overblik over, hvilke kontakter der er sket ændringer på via WebPAS, fx i vagten. Juni 2016 14
Kolonnen Type viser, hvilken ændring der er foretaget: IND = Ny akut indlæggelse AKU = Ny akut ambulant kontakt FLY = Kontakten er internt flyttet UDS = Kontakten er udskrevet og evt. overflyttet Kolonnen Note viser, om der er skrevet en kommentar til sekretæren f.eks i forbindelse med at plejepersonalet har oprettet kontakter via Clinical Suite. Noten vises ved at taste V ud for kontakten. OBS Det er en lokal aftalt arbejdsgang mellem afdelingens personale og sekretæren om kommentarer kommunikeres på denne måde. Ud for hver kontakt er det via genvejstaster muligt at kalde forskellige funktioner i PAS med henblik på redigering. Kontakterne slettes automatisk fra oversigten efter 14 dage. Det er altid muligt at fremfinde kontakten på oversigten igen ved at vælge J i feltet Vis slettede. Juni 2016 15