vedrørende Slots- og Kulturstyrelsens udbud af national brugerundersøgelse på de statslige og statsanerkendte museer i Danmark (Begrænset udbud) 1 Den ordregivende myndighed... 2 2 Beskrivelse af tjenesteydelsen... 4 3 Evalueringsmetode... 6 4 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 14 5 Afgivelse og aflevering af tilbud... 15 6 Øvrige vilkår... 17
1 Den ordregivende myndighed Slots- og Kulturstyrelsen udbyder hermed i egenskab af ordregiver tjenesteydelsen national brugerundersøgelse på de statslige og statsanerkendte museer i Danmark. Den ordregivende myndighed er: Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V. Kontaktoplysninger på kontaktperson hos den ordregivende myndighed er: Sophie Bruun, sbr@slks.dk, M: 3373 3323 og Sidsel Risted Staun, srs@slksk.dk, M: 3374 5070 Tilbudsfristen er den 21. juni 2016 kl. 12.00. 1.1 Udbudsprocedure/udbudsform Ordregiver gennemfører dette EU-udbud i henhold til den i De Europæiske Fællesskabers tidende offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Opgaven udbydes som et begrænset EU-udbud i henhold til bestemmelserne i Udbudsloven, Lov nr. 1564 af 15/12/2015 og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 ( udbudsdirektivet ). Tilbudsgivere skal indsende en prækvalifikationsanmodning i henhold til bestemmelserne i den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Prækvalifikationsoplysninger skal indgives ved korrekt at besvare den ESPD, der er vedlagt udbudsmaterialet, som bilag til udbudsbetingelserne. Der kan ikke skrives direkte i ESPD dokumentet, så tilbudsgiver kan udarbejde et særskilt dokument, og med tydelig reference til hvert punkt angive de besvarelser, der er påkrævet i henhold til udbudsbekendtgørelsen. Begrænsning af ansøgere sker ud fra hvem der har dokumenteret de meste relevante erfaringer i forhold til de ydelser, som kontrakten omfatter. Begrænsningen sker på baggrund af ansøgerens beskrivelse i ESPD del IV, punkt C, nr. 1b. Når prækvalifikationsanmodningerne er behandlet, vil der blive udsendt samtidig underretning til alle ansøgere. De prækvalificerede ansøgere vil i den forbindelse blive opfordret til at afgive tilbud i henhold til nærværende udbudsmateriale. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens 159, stk. 2. Doku- 2
mentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. 1.2 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser med bilag o o Bilag 1: ESPD skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med prækvalifikationsanmodningen. Bilag 2: Prisliste Kravspecifikation med bilag Udkast til kontrakt med bilag (Kravspecifikationen og prislisten bliver bilag til kontrakten ved kontraktindgåelsen) Det samlede udbudsmateriale kan downloades via linket: http://slks.dk/museer/fakta-om-museerne/statistik-ommuseer/brugerundersoegelse/brugerundersoegelsen-2017-19/ Det er ligeledes via dette link, at tilbudsgiver skal holde sig ajour med eventuelle svar på spørgsmål og rettelser til materialet. Efter prækvalifikationen er gennemført og meddelt vil information ligeledes blive sendt direkte til de prækvalificerede. 3
2 Beskrivelse af tjenesteydelsen 2.1 Baggrund og formål Fremgår af vedlagte kravspecifikation. 2.2 Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med kravspecifikationen. 2.3 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget imellem vinderen af dette udbud og Slots- og Kulturstyrelsen er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller ændre i kontraktudkastet. Kontraktudkastet er i sin helhed mindstekrav, hvilket betyder, at der ikke kan tages forbehold overfor kontraktudkastet. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. Indgåelse af kontrakten sker med forbehold for Finanslovens vedtagelse i projektperioden. 2.3.1 Optioner Option A: Leverandøren skal som option udvikle en model for, hvordan museer én gang i løbet aftaleperioden kan få integreret stedsspecifikke spørgsmål udover de allerede definerede spørgsmål, der skal indgå i undersøgelsen. Dette indebærer, at der kan indgå op til 5 spørgsmål, som museerne selv er med til at definere. Spørgsmålene skal gælde for hele projektperioden for det pågældende museum. Option B: Leverandøren skal som option udvikle et undersøgelsesdesign til at identificere ikke-brugere af museer. Undersøgelsen skal spille sammen med brugerundersøgelsen. Undersøgelsen af ikke-brugerne skal gennemføres 1-3 gange i løbet af projektperioden. Det er op til leverandøren at forholde sig til frekvens, uddelingsmetode m.v. i forhold til ikke-brugerundersøgelsen. Forlængelse: Ordregiver har herudover en option på forlængelse af kontrakten på eksisterende vilkår, således, at Ordregiver har ret, men ikke pligt, til at forlænge kontrakten med 2 gange 1 undersøgelsesperiode svarende til et kalenderår med tilhørende afrapportering, jf. bilag 2. Denne option er et mindstekrav og indgår ikke i tilbudsevalueringen. Prisen for optionerne A og B skal angives i Prislisten. Optioner A og B evalueres i henhold til underkriteriet Option, jf. nedenfor. Tilbudsgiver skal give tilbud på alle optioner. 4
2.4 Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Kontraktperioden forventes at løbe fra 1. september 2016 (opstart) 1. juli 2020 (endelig afrapportering) se kravspecifikationens bilag 2. I perioden gennemføres selve undersøgelsen i årene 2017, 2018 og 2019. Herudover har Ordregiver option på forlængelse af kontraktperioden med to gange undersøgelsesperioder (1 år) med tilhørende afrapportering. 2.5 Tidsplan for gennemførelse af udbudsforretningen Frist for anmodning om prækvalifikation 18. maj 2016 kl. 12.00 Tilbudsopfordring til prækvalificerede tilbudsgivere. 26. maj 2016 Sidste frist for udsendelse af svar på skriftlige spørgsmål og eventuelle rettelsesblade. 14. juni 2016 Frist for afgivelse af tilbud. 21. juni 2016 kl. 12.00 Forventet dato for udsendelse af accept- og afslagsskrivelser til tilbudsgivere. Medio august Stand still periode på 10 dage Forventet dato for indkaldelse til kontraktmøde med den valgte tilbudsgiver samt underskrift. Ultimo august 2016 Forventet dato for kontraktstart. 1. september 2016 Ordregiver har ovenfor angivet den forventede tidsplan. Der kan forekomme ændringer i datoer undervejs. 5
3 Evalueringsmetode Det valgte tildelingskriterium er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tildelingskriteriet er uddybet med de underkriterier, der fremgår af pkt. 3.1 og som er uddybet i afsnit 3.3. 3.1 Underkriterier Hovedydelsen tæller for 90 % af den samlede evaluering, mens option A tæller for 5 % og option B tæller for 5 %. Der anvendes følgende tildelingskriterier med tilhørende vægtninger: Underkriterier Vægtning i % Hovedydelse: Generelt undersøgelsesdesign, herunder metode og fremgangsmåde 20 % Indsamlingsprocedure, herunder metode og fremgangsmåde 20 % Organisering, support og sammensætning af projektgruppe 15 % Samlet fast pris for hovedydelse 35 % 90 % Optioner: Option A stedspecifikke spørgsmål 5 % Undersøgelseskoncept Pris 6
Option B ikke-bruger undersøgelse 5 % Undersøgelseskoncept Pris 100 % Kvalitative underkriterier bliver bedømt ud fra følgende absolutte skala: Opfyldelse af underkriteriet Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Utilfredsstillende 1 Vægtning implementeres generelt ved at gange underkriteriets pointtal med kriteriets vægtning i procent inden endeligt pointscore for tilbudsgiveren findes. Modellen for udregning af pris til point fremgår ved hver enkelt ydelse. 3.2 Tildeling af ordren/kontrakten Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen samlet set har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet bedømt efter kriterierne i afsnit 3.1. Underkriterierne er uddybet i afsnit 3.3. Tilbudsgiverne vil samtidigt blive underrettet om tildelingsbeslutningen. Underretningsbrevet vil kort redegøre for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår stand still perioden udløber. 3.3 Uddybning af underkriterierne til hovedydelsen I de følgende afsnit er det angivet, hvordan tilbuddet vil blive bedømt i forhold til de konkrete underkriterier i afsnit 3.1. Undersøgelsesdesign, herunder metode og fremgangsmåde (vægtning 20 %) Under dette tildelingskriterium vurderes tilbudsgivers løsningsforslag herunder fremgangsmåde og metode til at designe undersøgelsen, jf. kravspecifikationen. Tilbudsgiver bør beskrive og tydeliggøre følgende i sit tilbud: 7
Forslag til løsning af opgaven i den kvalitet og på det niveau som fremgår af kravspecifikationen. Undersøgelsesdesign til sikring af validitet og reliabilitet i undersøgelsen samt sammenlignelighed af centrale data i hele undersøgelsesperioden fra 2009-2019 jf. kravspecifikationen afsnit 3.1. Eksempel på 5 spørgsmål, der kan være relevante for den udbudte undersøgelse udover de centrale, der skal indgå. jf. kravspecifikationen afsnit 3.2. Disposition for rapporter og beskrivelse af rapporternes forventede omfang for hhv. rapport til Slots- og Kulturstyrelsen og rapport til museerne jf. kravspecifikationen afsnit 3.9. En tids- og aktivitetsplan med milepæle, der spiller sammen med årshjulet jf. kravspecifikationen afsnit 4. En plan for generel introduktion til museerne af brugerundersøgelsen samt plan for distribution af introduktionsmateriale vedr. dataindsamling til museerne jf. kravspecifikationen afsnit 3.4 og 3.5. En beskrivelse af, hvordan indsamlet data sikres mod at forsvinde eller blive ødelagt jf. kravspecifikationen afsnit 3.10. Slots- og Kulturstyrelsen lægger særligt vægt på følgende når tildelingskriteriet undersøgelsesdesign herunder metode og fremgangsmåde vurderes: Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at tilbudsgiver vil kunne løfte hele opgaven med undersøgelsesdesign i den rette kvalitet og -niveau samt sikre, at alle aktiviteter og leverancer i projektet gennemføres til tiden med inddragelse af alle nødvendige interessenter. Metode og fremgangsmåde tilrettelægges ud fra en valid og statistisk metode, således at der skabes sammenlignelighed af centrale data i hele undersøgelsesperioden fra 2009-2019. Udkast til tids- og aktivitetsplan med milepæle inkl. opstartsfase er realistisk, er et godt styringsredskab og tager højde for at eliminere alle tænkelige risici undervejs. Indsamlingsprocedure, herunder metode og fremgangsmåde (vægtning 20 %) Under dette tildelingskriterium vurderes tilbudsgivers forslag til indsamlingsprocedure, herunder metode og fremgangsmåde, der sikrer valide data (datafødsel). Tilbuddet bør indeholde følgende: 8
Forslag til indsamlingsprocedure i den kvalitet og på det niveau, som fremgår af kravspecifikationen afsnit 3.1 med overvejelser om planer for uddeling af spørgeskemaer og indsamling af data på museerne i undersøgelsen - både i de fysiske bygninger og på aktiviteter uden for museet. Indsamlingsproceduren skal redegøre for valid statistisk metode og fastsætte et minimum af valide besvarelser for det enkelte museum, der sikrer, at undersøgelsen bliver repræsentativ. Beskrivelse af, hvordan prognoserne for antal indsamlede og besvarede skemaer sikres, når undersøgelsen er igangsat f.eks. i form af automatiserede rykkerbreve, opkald mv. til museerne. En beskrivelse af den digitale indsamlingsmetode. Slots- og Kulturstyrelsen lægger særligt vægt på følgende når tildelingskriteriet indsamlingsprocedure herunder metode og fremgangsmåde vurderes: Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at den valgte indsamlingsprocedure og -metode kan sikre en valid datafødsel og repræsentativitet, og derigennem skabe anvendelige resultater, der kan sikre ejerskab hos museerne. At den valgte digitale indsamlingsmetode kræver så få ressourcer af museet og indsamlere som muligt, og at den som udgangspunkt er brugervenlig, intuitivt opbygget, effektiv at benytte og egnet til at fremme villigheden til at besvare spørgsmål. Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at den foreslåede plan for indsamling er realistisk og kan overholdes. Det vil i evalueringen af tilbud vægte positivt, at leverandøren fremlægger en kreativ og robust model for indsamling af data. Organisering, support og sammensætning af projektgruppe med relevante kompetencer (vægtning 15 %) Under dette tildelingskriterium vurderes tilbudsgivers forslag til organisering, support og sammensætning af projektgruppe, der skal løfte opgaven. Tilbuddet bør indeholde: En beskrivelse af organisering både af selve undersøgelsen og supportfunktion samt sammensætning af projektgruppen med cv på deltagere. En uddybning og tydeliggørelse af følgende: o Hvordan museerne inddrages, og hvordan der kommunikeres til museerne? o Hvordan der sikres en løbende support i hele undersøgelsesperioden af personer med de rette kompetencer? o Hvordan samarbejdet med Slots- og Kulturstyrelsen og museerne håndteres? 9
o Hvordan tilbudsgiver og dennes projektgruppe og -leder lever op til sit ansvar og sikrer, at opgaver og aktiviteter udføres undervejs og leveres til tiden? Slots- og Kulturstyrelsen lægger særligt vægt på følgende når tildelingskriteriet organisering, support og sammensætning af projektgruppe med relevante kompetencer vurderes: Organiseringen af opgaven herunder opgave- og rollefordelingen er tydelig, sikrer den nødvendige inddragelse af projektets interessenter (Slots- og Kulturstyrelsen og museerne) samt skaber en hensigtsmæssig samarbejds- og dialogform undervejs. At deltagere i projektgruppen har viden om sådanne projekter og erfaring fra lignende projekter. Processen er klar og tydelig og overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at tilbudsgiver vil kunne løfte opgaven og dens aktiviteter undervejs, og sikre at projektet gennemføres korrekt og til tiden. Fleksibilitet og effektivitet ift. muligheder for at udøve relevant support samt at de, der står for supporten, har kendskab til undersøgelsen. Pris (vægtning 35 %) Tilbud på pris angives ved at udfylde prislisten. Tilbudsgiver skal tilbyde en samlet fast pris for hovedydelsen i hele kontraktperioden. Alle opgaver, aktiviteter og leverancer i hovedydelsen fremgår af kravspecifikationens afsnit 2 og er uddybet i kravspecifikationens afsnit 3.1-4. Tilbuddet skal være i DKK ekskl. moms. Det er et krav, at tilbudsgivers samlede tilbud for hovedydelsen i hele perioden ekskl. optioner ikke overstiger 1,5 mio. kr. ekskl. moms. Den faste pris for hovedydelsen skal omfatte alle tænkelige omkostninger f.eks. vederlag, transportomkostninger, omkostninger til rejser, hotelophold, kontorhold, underleverandører osv. Den faste pris kan ikke overskrides efter kontraktunderskrivelse. Den fast pris skal udspecificeres i tilbudslisten, så det tydeligt fremgår, hvad prisen er for de enkelte år. Dvs. prisen for hele indsamlingsåret fra 1. januar til og 31. december koster inkl. afrapportering året efter samt workshop til præsentation af undersøgelsesresultaterne. Prisen skal ligeledes udspecificeres, så det fremgår, hvad prisen for opstartsperioden er. Tilbudsgiver skal desuden angive en timepris på hhv. en projektleder samt en projektmedarbejder i tilbudslisten til brug for eventuelle ændringer i undersøgelsesdesign og metode eller øvrige ændringer af kontrakten med henblik på en evt. fremtidig mulighed for sammenligning/sammentænkning af undersøgelsen med brugerundersøgelser på andre fagområder, f.eks. bibliotekerne. 10
Timepriserne vil indgå i den samlede prisevaluering ved at tillægge den samlede 3 årige pris for hovedydelsen et anslået forbrug på 40 projektledertimer samt 120 projektmedarbejdertimer for de tre år. Den samlede pris vil være evalueringsprisen. Det anslåede forbrug er alene angivet til brug for tilbudssammenligning og kan på ingen måde forpligte Ordregiver. Ved underkriteriet Pris bliver evalueringsprisen bedømt på en pointskala fra 1 til 5 ud fra følgende formel: Tilbuddets point = 1 + 4( A X A B ) Hvor A er den højeste evalueringspris, B er højeste evalueringspris minus 20 pct. og X er tilbudsgiverens evalueringspris. Såfremt en tilbudspris viser sig at være lavere end højeste evalueringspris minus 20 pct. vil denne tilbudspris være B. Alle priser er faste i hele kontraktperioden inkl. Optioner og forlængelse, dog kan der i optionsperioden ske regulering af den årlige betaling for hovedydelsen i henhold til Danmarks statistiks nettoprisindeks, jf. udkast til kontrakt afsnit 2. 3.4 Optioner Option A stedspecifikke spørgsmål (vægtning 5 %) Under dette underkriterium vurderes tilbudsgivers forslag til, hvordan museerne kan få indarbejdet op til 5 stedspecifikke spørgsmål i brugerundersøgelsen én gang i løbet af aftaleperioden. Undersøgelseskoncept Tilbuddet bør indeholde: Forslag til, hvormed museerne individuelt eller evt. i grupper, kan få indarbejdet stedspecifikke spørgsmål i brugerundersøgelsen én gang i løbet af aftaleperioden. Forslag til hvordan tilbudsgiver forventer at kommunikere med museerne mht. udarbejdelse af de stedspecifikke spørgsmål. Slots- og Kulturstyrelsen lægger særligt vægt på følgende når delkriteriet vurderes: Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at tilbudsgiver kan løfte opgaven i den rette kvalitet og niveau. Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at den foreslåede model har et realistisk design, der kan sikre, at de museer, der ønsker at benytte sig af muligheden for stedspecifikke spørgsmål, bliver inddraget. Pris 11
Tilbudsgiver skal udfylde prislisten. Tilbudsgiveren skal give en pris for at udvide spørgerammen med 5 spørgsmål pr. museum. Tilbudsgiveren skal herudover give en rabat, som står i forhold til hvor mange museer, der vælger at udvide spørgerammen lokalt. Prisen skal være fast og indeholde alle omkostninger forbundet med det tilbudte koncept. Priserne skal gives efter følgende trappemodel: 1-20 museer udvider spørgerammen pris per museum i intervallet 21-70 museer udvider spørgerammen pris per museum i intervallet 71-100 museer udvider spørgerammen pris per museum i intervallet I evalueringshenseende tages der udgangspunkt i, at 100 museer udvider spørgerammen. Følgende model benyttes til at evaluere tilbudspriserne for option A: Tilbuddets point = 1 + 4( A X A B ) Hvor A er den højeste evalueringspris, B er højeste evalueringspris minus 20 pct. og X er tilbudsgiverens evalueringspris. Såfremt en tilbudspris viser sig at være lavere end højeste evalueringspris minus 20 pct. vil denne tilbudspris være B. Option B ikke-bruger undersøgelse (vægtning 5 %) Under dette underkriterium vurderes tilbudsgivers forslag til, udvikling af et undersøgelsesdesign til at identificere ikke-brugere af museer. Undersøgelsen skal kunne gennemføres 1-3 gange i løbet af aftaleperioden. Undersøgelseskoncept Tilbuddet bør indeholde: Forslag til undersøgelseskoncept, der kan identificere museernes ikke-brugere på tværs af kategorier, geografi og størrelse. En forklaring på, hvorfor den pågældende undersøgelseskoncept er blevet valgt, herunder valg af frekvens, uddelingsmetode m.v. Slots- og Kulturstyrelsen lægger særligt vægt på følgende når delkriteriet vurderes: Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at tilbudsgiver kan løfte opgaven i den rette kvalitet og niveau. 12
Løsningsforslaget overbeviser Slots- og Kulturstyrelsen om, at det foreslåede undersøgelseskoncept kan sikre valide og brugbare data om ikke-brugerne til gavn for museerne og Slots- og Kulturstyrelsen. Pris Tilbudsgiver skal udfylde prislisten. Pris skal gives pr. gennemført undersøgelse. Der vil blive evalueret på undersøgelsesprisen pr. gang. Prisen skal være fast og indeholde alle omkostninger forbundet med det tilbudte koncept. Følgende model benyttes til at evaluere tilbudspriserne for option B: Tilbuddets point = 1 + 4( A X A B ) Hvor A er den højeste evalueringspris, B er højeste evalueringspris minus 20 pct. og X er tilbudsgiverens evalueringspris. Såfremt en tilbudspris viser sig at være lavere end højeste evalueringspris minus 20 pct. vil denne tilbudspris være B. Priserne på optioner A og B er faste i hele kontraktperioden også ved udnyttelse af eventuelle optioner om forlængelse af kontrakten. Alle priser skal angives eksklusive moms. 13
4 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller mindstekrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Øvrige forbehold i tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af ordregiver på tidspunktet for tilbudsevalueringen. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. 14
5 Afgivelse og aflevering af tilbud 5.1 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodninger om supplerende oplysninger skal være Slots- og Kulturstyrelsen i hænde, så de kan nå at blive besvaret inden 14. juni 2016. Henvendelser, der modtages tæt på denne frist, kan ikke forventes besvaret, medmindre forholdet er uvæsentligt for opgavens udførelse. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til Sophie Bruun, sbr@slks.dk Slots- og Kulturstyrelsen offentliggør svar på spørgsmål på hjemmesiden, hvor udbudsmaterielet er hentet, indtil prækvalificerede tilbudsgivere er opfordret til at afgive tilbud. Herefter sendes svar på spørgsmål og eventuelle rettelsesblade direkte til de prækvalificerede. Senest den 14. juni 2016 udsender Slots- og Kulturstyrelsen en besvarelse af spørgsmål og eventuelt supplerende materiale til tilbudsgiverne på e-mail. Besvarelsen vil sikre spørgernes anonymitet. Det er tilbudsgivernes ansvar at sørge for at holde sig ajour med spørgsmål/svar og indarbejde eventuelle rettelsesblade i relevant omfang i tilbuddet. 5.2 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal afsendes elektronisk til mailadressen sbr@slks.dk. Tilbud skal være Slots- og Kulturstyrelsen i hænde senest den 21. juni 2016 kl. 12.00. Tilbud bør mærkes udbud DNB i emnefeltet. Såfremt mærkning undlades, kan tilbud utilsigtet blive åbnet før tilbudsfristens udløb. Bemærk restriktioner på omfanget af tilbuddet under punkt 5.5 5.3 Vedståelsesfrist Tilbud er automatisk gældende for accept i en periode på 120 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. 5.4 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 15
5.5 Omfang tilbud Tilbuddet må ikke fylde mere end ca. 25 sider ekskl. CV er. 5.6 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk, men baggrundsmateriale m.v. kan være på engelsk. 16
6 Øvrige vilkår 6.1 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 6.2 Aflysning Slots- og Kulturstyrelsen forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen. 6.3 Ændringer i udbudsmaterialet Slots- og Kulturstyrelsen forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i udbudsmaterialet ved udsendelse eller offentliggørelse af et tillæg/rettelsesblad til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Slots- og Kulturstyrelsen kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 6.4 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Slots- og Kulturstyrelsen uvedkommende. 6.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet og fortrolighed Slots- og Kulturstyrelsen har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives af Slots- og Kulturstyrelsen i forbindelse med udbudsforretningen. Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. 17