Indkøbspolitik i Esbjerg Kommune
Grundlag for indkøbspolitikken Esbjerg Kommune forvalter som Danmarks 5. største kommune et indkøbsbudget med et stort økonomisk potentiale. Det er derfor nødvendigt at samordne og koordinere indkøbene via en indkøbspolitik. Denne indkøbspolitik indeholder de grundlæggende elementer for indkøb i Esbjerg Kommune. Selve udmøntningen af den overordnede indkøbspolitik fremgår af indkøbsvejledningen. Alle kommunens afdelinger og institutioner er forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikkens overordnede formål Indkøbspolitikken danner rammen for Esbjerg Kommunes indkøbsfunktioner i hele koncernen såvel centralt som decentralt og omfatter alle varekøb og tjenesteydelser. De overordnede formål bag Esbjerg Kommunes indkøbspolitik er: at skabe rammerne og sikre optimale indkøbsvilkår for at Esbjerg Kommune kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser at indkøb og materialestyring skal koordineres og disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser herunder medgået tid og forretningsmæssige principper, så der opnås stordriftsfordele at indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for indkøb i kommunens centrale og decentrale enheder.
Indkøbspolitiske mål Esbjerg Kommunes primære indkøbspolitiske målsætninger er: at Esbjerg Kommune køber ind efter princippet om bedst og billigst d.v.s. køber den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris at Esbjerg Kommune anvender udbud og handler hos lokale virksomheder i kommunen, hvor disse er konkurrencedygtige. at Esbjerg Kommune koordinerer sine indkøb og optræder som én kunde overfor leverandørerne for at udnytte de samlede indkøbsressourcer til at opnå koncernfordele at alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s udbudsdirektiver at Esbjerg Kommune primært handler med leverandører, der er villige til at deltage i E-handel at Esbjerg Kommune gennem en miljøbevidst indkøbspolitik medvirker til en så lille belastning af miljøet som muligt under hensyn til pris og kvalitet.
Indkøbsorganisationen Den centrale indkøbsfunktion har ansvar for Esbjerg Kommunes indkøb generelt med hensyn til initiativer, overblik og koordinering. De primære opgaver er: Gennemførelse af EU-udbud Forhandlinger og dialog med leverandører Indgåelse og vedligeholdelse af indkøbsaftaler herunder ændringer i indgåede aftaler. Markedsføring af indkøbspolitikken og rådgivning af indkøbende enheder Opfølgning og rapportering til Direktion og Økonomiudvalg For at fremme den nødvendige udvikling af kommunens indkøb samt at understøtte samarbejdet på tværs af afdelingerne i kommunen er der nedsat en overordnet indkøbsgruppe, der repræsenterer indkøbsmæssige interesser i de enkelte forvaltninger. Gruppen medvirker til at skabe en synergieffekt på tværs af de enkelte afdelinger. I forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler nedsættes der ad hoc produktgrupper til støtte for den centrale indkøbsfunktion. Indkøbsaftaler og leverandører Den centrale indkøbsfunktion indgår alle fælles indkøbsaftaler i samarbejde med de centrale eller decentrale enheder.
Den centrale indkøbsfunktion kan beslutte at benytte rammeaftaler fra andre indkøbssamarbejder, såfremt det vurderes at kommunen ikke alene kan opnå lige så gunstige indkøbsvilkår, eller hvor der er særlig ekspertise. Samtlige centrale og decentrale enheder har købspligt, og skal anvende de centralt indgåede indkøbsaftaler. Selve disponeringen inden for rammeaftalerne foretages decentralt. Såfremt en decentral indkøbende enhed får tilbudt et vareområde, som er omfattet af fælles indkøbsaftaler på mere fordelagtige betingelser end den gældende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom Esbjerg Kommunes indkøbsaftaler. Antallet af leverandører afstemmes i forhold til bl.a. leverancesikkerhed, sortimentspolitik og serviceniveau for de decentrale enheder. Med henblik på at sikre Esbjerg Kommune optimale indkøbsvilkår indgås der afhængig af indkøbsvilkårene normalt aftale med én leverandør pr. vareområde. Esbjerg Kommune lægger vægt på et fortroligt og tillidsfuldt samarbejde med kommunens samlede leverandørkreds. Vi ønsker at optræde som en troværdig partner og at vore leverandører er klar til at indgå i en dialog om de handelsvilkår, der er nødvendige for et godt og frugtbart samarbejde. Indkøb skal derfor foretages under anvendelse af en god forhandlingsetik. Opfølgning på indgåede aftaler fremgår af indkøbsvejledningen.
E-handel Esbjerg Kommune benytter elektroniske bestillinger via E-handelssystemet i den udstrækning, leverandørerne er tilsluttet systemet. Ved fremtidige udbud stilles der krav om, at fremtidige leverandører skal være indstillet på at indgå i et elektronisk samarbejde. Grønne indkøb Esbjerg Kommune stiller krav om, at leverandører har en intern miljøpolitik for virksomheden, og løbende bidrager med information til Esbjerg Kommune omkring indsats med hensyn til reduktion i brugen af miljøbelastende midler. I enhver udbudssag stilles der krav til leverandørerne om miljømæssige oplysninger. Vurdering af produkternes miljøbelastning kan indgå med særlig vægt, når der træffes beslutning i en indkøbssag. Rammeaftaler på miljøvenlige produkter og økologiske fødevarer skal være et alternativ til de traditionelt fremstillede produkter, når efterspørgsel fra de decentrale enheder er til stede, og de indkøbsmæssige forhold taler herfor.
Andre forhold Såfremt andre kommuner ønsker anvendelse af Esbjerg Kommunes indkøbssystem og -aftaler, kan et nærmere samarbejde drøftes og etableres. Esbjerg Kommunes indkøbende enheder modtager ikke gaver fra leverandører eller deltager i eksterne arrangementer uden et væsentligt og fagligt islæt. Esbjerg Kommunes personalepolitik for dette er gældende. Indkøbsaftaler i Esbjerg Kommune kan ikke anvendes til private indkøb. Den overordnede indkøbspolitik vil blive evalueret senest med udgangen af 2008.
Henvendelser om møder, salg af varer og visse tjenesteydelser, drøftelser omkring indgåelse af indkøbsaftaler samt orientering om kommunens EU-udbud m.v. bør generelt ske til: Esbjerg Kommune Indkøb Torvegade 74 6700 Esbjerg Telefon 7616 1616 Telefax 7616 1459 Indkøbschef Jytte Lose Telefon 761 61450 (direkte) e-mail jylo@esbjergkommune.dk Indkøbskonsulent Sys M. Frostholm Telefon 761 61453 (direkte) e-mail smf@esbjergkommune.dk Indkøbskonsulent Maja Clausen Telefon 761 61451 (direkte) e-mail mcl@esbjergkommune.dk Torvegade 74. 6700 Esbjerg Tlf: 7616 1600. Fax: 7616 1617 raadhuset@esbjergkommune.dk www.esbjergkommune.dk