Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics CRM 2016
Indledning Løsningen Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics muliggør integration til Microsoft Dynamics CRM. Med integrationsløsningen kan du oprette og vedligeholde firmaer, kundeemner og kontakter i CRM direkte fra NN Markedsdatas erhvervsdatabase og telefonnummerdatabase. Navne & Numre Erhverv Navne & Numre Erhverv er en daglig opdateret erhvervsdatabase, hvor du søger informationer om samtlige CVR-registrerede virksomheder i Danmark. Alle informationer kan importeres til CRM eller søges dynamisk fra CRM med et direkte link til databasen. Strukturering af data Virksomhedsinformationerne i Navne & Numre Erhverv er struktureret i tre hovedkategorier: Stamdataoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, CVR-nummer, www-adresse, branche,virksomhedsform, virksomhedsstatus, antal ansatte m.m. Kontaktpersoner: Informationer på hårde kontaktpersoner fx Bestyrelse og Direktion og på bløde kontaktpersoner som fx Salg, Økonomi, IT, Personale m.m. Økonomisk oplysninger: Økonomisk relaterede informationer fx regnskaber, nøgletal, kreditvurdering, revisor, bankforbindelse mm. Sådan skaber integrationsløsningen værdi for dig Oprettelser Nem, hurtig og korrekt oprettelse af en virksomhed i systemet - dette gælder for kunder, kundeemner og kontaktpersoner Ingen stavefejl, ingen dubletter, ingen besvær med forældede informationer i Microsoft CRM, mindre returpost, intet tidsspilde Kreditvurdering på regnskabspligtige virksomheder direkte fra Dynamics CRM Målgruppesøgninger Målgruppesøgning direkte fra Dynamics CRM Overflødiggør import/eksport af data fra eksterne kilder Ved generering af målgruppe fra integrationsmodulet er data allerede forberedt opdatering Datafelter fra Navne & Numre Erhverv indgår i avanceret søgning/rapportering i selve Microsoft CRM Automatisk opdatering Automatisk opdatering af kunder, kundeemner og kontaktpersoner i Dynamics CRM Intet tidsspilde grundet forkert eller forældet virksomhedsdata og kontaktdata Ingen ordre, opkald, tilbud, mails til ophørte virksomheder Kontrol over den automatiske opdatering
Installation af Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics Klik på Indstillinger Løsninger og du får nedenstående billede. Klik på knappen Importér. Her skal du indsætte NN Markedsdatas modul, som du skal have tilsendt af vores hotlline. Når du modtager modulet, downloader du filen til din PC og henter herfra filen ind i CRM som vist nedenfor. Opsætning af integrationsløsningen Klik på Indstillinger - NN Markedsdata og under Licenshåndtering indsættes udleverede kode. Koden kommer fra NN Markedsdata. Klik på Validér.
Klik på Indstillinger NN Markedsdata - Indstillinger Her har du mulighed for at vælge / fravælge en automatisk opdatering af data. Du kan også vælge at tillade/ikke tillade dublikater vælger du ikke at tillade dublikater ved at fjerne fluebenet i boksen, vil en virksomhed aldrig blive oprettet i systemet mere end én gang, såfremt oprettelsen sker via integrationen. Du kan også vælge / fravælge Tillad bulkupdate at deaktivere kontaktpersoner vælger du at tillade funktionen, vil kontaktpersoner, som ikke længere er aktive i denne funktion jf. NN Markedsdatas erhvervswebservice, ikke blive slettet af listen med dine øvrige kontaktpersoner dog får de en markering med teksten findes ikke i NNE. Med funktionen vil du altid have historiske kontaktpersoner på din liste over kontaktpersoner. Her kan du også: markere felterne med de funktioner du ønsker at benytte vælge de personer du ønsker at oprette på en ny virksomhed vælge CRM server settings
Få unikid på dine kunder Klik på Indstillinger NN Markedsdata Dataeksport Her kan dine kunder, som ikke har et unik ID, udlæses og sendes til NN Markedsdata. Vi vasker og påfører herefter et unikid. Når du klikker på Eksportér data, genereres et regneark, som du kan sende til NN Markedsdata. Når data er vasket og opdateret sender NN Markedsdata en fil tilbage, som skal indlæses under Importer Data. Afhængig af hvordan dine kunder tidligere er oprettet, kan matchprocenten variere. En stor matchprocent betyder, at mange af dine kundeemner opdateres automatisk. Kundeemner, der ikke matcher, importeres ikke. Disse kunder skal manuelt påføres et unikid før de kan indlæses. Under datatilknytning/firma markeres de felter, der efterfølgende skal opdateres i MS CRM. Hvordan og hvornår den automatiske opdatering skal køre, aftales nærmere med NN Markedsdata. Vær opmærksom på at de ændringer, du tilføjer fx en mail-adresse, efterfølgende vil blive overskrevet med NULL, hvis NN Markedsdata ikke har disse data.
Søgning og oprettelse af en specifik virksomhed Under fanen Mine aktive firmaer fremsøges dine kunder og kundeemner. Klik på de tre prikker og klik herefter på Søg i Navne og Numre du kan nøjes med at indtaste firmanavn, telefonnummer, CVR-nummer eller lignende. Herefter hentes alle virksomhedsoplysninger direkte fra erhvervsdatabasen. Et godt tip til søgningen er ikke at indtaste for mange informationer. Ofte vil et firmanavn eller et CVR-nummer være tilstrækkeligt. Vi har søgt på firmanavnet Alis, og på oversigtsbilledet kan du nu se virksomheden i listen. Er du i tvivl, om det er den rigtige virksomhed, klikker du på NN-ikonet til venstre og får en række værdifulde oplysninger om virksomheden. Gøres dette for første gang, vil den eksterne virksomhedsprofil kræve et log ind, som du tidligere har modtaget fra NN Markedsdata. Klikker du på NN-ikonet vil du kunne se virksomhedens kontaktoplysninger, stamdata og økonomi. Dobbeltklik på den valgte virksomhed i oversigtsbilledet - nu er du ved at oprette virksomheden i CRM. Trykker du Opret/Gem Firma tilføjes virksomheden i dit CRM-system som et firmakort.
På et firmakort kan du finde informationer om virksomheden fx kontaktpersoner, nøgletal, regnskaber og nyheder. Klik fx på Nøgletal. Her finder du alle relevante økonomiske informationer. Under Relaterede Nøgletal kan du klikke på årstallet for at få adgang til flere nøgletal og link til virksomhedens regnskab. OBS: Vises kun kr. 0, skyldes det, at der er udkommet regnskab i det pågældende år, men der er endnu ikke modtaget nøgletal.
Målgruppesøgning Under Marketing kan du vælge, om du ønsker at søge i erhvervsdata eller persondata (persondata er et tilkøb). Her vælger du Erhvervsdata, så du kan søge efter ønskede virksomheder. Under Marketing - Målgruppesøgning - Erhvervsdata fremsøger du fx brancher indenfor et specifikt postnummerområde. I eksemplet har vi søgt på ordet jur. Ved at markere branchen juridisk bistand trækkes branchekodenummeret med over på forsiden. Ønsker vi fx at fremsøge alle advokater i Nordjylland, udfylder vi også feltet Postnummer. Søgningen giver dig 117 hits. Er én eller flere af virksomhederne kunde i forvejen, er de markeret med et kundeikon (en lille mappe). Klik på NN-ikonet hvis du vil se informationerne, inden du overfører til CRM. Klikker du på Importer alle, vil virksomheder med kundeikonet ikke blive oprettet som dublet.
Når du importerer, kan du vælge, om emnerne skal indlæses som kundeemner eller firmaer. Du kan indtaste din e-mail-adresse, hvis du vil have besked, når importen er gennemført. Du kan tilføje emnerne til en marketingliste ved at sætte flueben ved Tilføj emner til ny marketingliste Avanceret søgning Klik på Avanceret søgning hvis du vil bruge flere søgekriterier i din målgruppeudvælgelse og på denne måde indsnævre din søgning. I den avancerede søgning vi prøver at lave, arbejder vi med følgende kriterier: Virksomhederne oprettet efter år 2000 og virksomheder med Dansk Bank som bankforbindelse.
Med denne søgning får du hits på 5.740 virksomheder, hvor nogle af virksomhederne er kunder i forvejen. Du vælger de emner, du ønsker at importere, og du får også her mulighed for at føje emnerne til en marketingliste. OBS: De samme principper gør sig gældende ved enkelt-opslag. Reklamebeskyttede virksomheder På oversigtsbilledet kan du også søge på reklamebeskyttede virksomheder. Lad os prøve at søge på en tilfældig adresse og et postnummer. Det giver 180 hits på virksomheder. Bemærk, at en af virksomhederne er oprettet som debitor, og fem af virksomhederne er oprettet som emner. I denne søgning er der flueben i Ignorér reklamebeskyttelse, hvilket betyder, at de virksomheder, som har frabedt sig markedsføring, også kommer med i søgeresultatet.
Fjerner vi fluebenet ved Ignorér reklamebeskyttelse, frasorteres reklamebeskyttede virksomheder fra resultatlisten. På denne måde indsnævres målgruppesøgningen til 153 emner, som alle sammen må kontaktes. Spørgsmål og vejledning Har du spørgsmål, eller får du brug for hjælp og vejledning, sidder vores gratis hotline klar på telefon 70101316 tryk 1 og på e-mail-adressen info@nnmarkedsdata.dk