Vejledning til Rengøringsaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk
Side 2 af 12 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Rengøringsaftalen?... 3 3. Rengøringsaftalens opbygning... 3 4. Hvem kan bruge Rengøringsaftalen?... 4 5. Rammekontraktens varighed... 4 6. Sortiment på Rammekontrakten... 5 7. Leverandører... 5 8. Hvordan indgår jeg en leveringsaftale?... 6 9. Hvordan fastsættes leverandørens vederlag?... 8 10. Leverandørens opgavevaretagelse... 9 11. Fakturering og betaling... 9 12. Flytninger, reduktioner og lukninger efter gennemført miniudbud... 10 13. Samarbejde og tvistløsning... 10 14. Ophævelse... 11 15. Medarbejdernes arbejdstagerforhold... 11
Side 3 af 12 1. Indledning Som led i 6. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt Rammekontrakt om indkøb af rengøringsydelser (Rengøringsaftalen), der er trådt i kraft 1. januar 2012. Rengøringsaftalen er en rammeaftale, der er opdelt i fem geografiske delaftaler. I forbindelse med Rengøringsaftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over rengøringsaftalens konkrete indhold og herigennem overføre Rengøringsaftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, leveringsaftalebilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Rengøringsaftalen? Formålet med Rengøringsaftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af rengøringsydelser, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete rengøringsbehov, som kunden har efterspurgt. Den leverede kvalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten samt af kunden i den konkrete leveringsaftale, som kunden indgår. Den leverede kvalitet i henhold til leverandørens implementering af kundens leveringsaftale, løbende kvalitetssikring og egenkontrol, afhjælpning af fejl og mangler samt reduktion af ensidigt gentaget arbejde (EGA) fremgår desuden af den løsningsbeskrivelse (leveringsaftalebilag 8), som leverandøren har tilbudt i forbindelse med tilbudsafgivelsen på den pågældende leveringsaftale. Rengøringsaftalen har derudover til formål at sikre, at arbejdstagerforhold og det udførte arbejde er i overensstemmelse med gældende regler og anbefalinger, herunder SKAT s anbefalinger til modvirkning af sort arbejde. 3. Rengøringsaftalens opbygning Rengøringsaftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontrakt- og leveringsaftalebilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver, Moderniseringsstyrelsen, og leverandørerne, mens leveringsaftalebilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem leveringsaftalens ordregiver (kunden) og leverandøren. Til brug for kundens anskaffelse på Rengøringsaftalen vil kunden således skulle gøre brug af Leveringsaftalen med tilhørende underbilag. Leveringsaftalen er opbygget som følger: Leveringsaftalen Leveringsaftalebilag 0 Retningslinjer
Side 4 af 12 Leveringsaftalebilag 1 Kundens opfordringsskrivelse og miniudbudsbetingelser Leveringsaftalebilag 2 Kundens rettelsesskrivelse Leveringsaftalebilag 3 Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 4 Kundens opgavebeskrivelse Leveringsaftalebilag 5 Kundens Lokationer Leveringsaftalebilag 6 Kundens medarbejderspecifikation Leveringsaftalebilag 7 Leverandørens priser Leveringsaftalebilag 8 Leverandørens løsningsbeskrivelse Leveringsaftalebilag 9 Kvalitetskontrol og vederlagsmæssig reduktion 4. Hvem kan bruge Rengøringsaftalen? Statslige institutioner er i henhold til Cirkulære om indkøb i staten forpligtet til at bruge rengøringsaftalen i Rengøringsaftalens løbetid, hvis en sådan institution skal købe tjenesteydelser, der er omfattet af Rengøringsaftalen. Statslige institutioner har derudover alene en ret, men ikke en forpligtelse til at anvende Rammekontrakten til køb af Tilkøbsydelser anført i pkt. 6, når den pågældende tilkøbsydelse er et naturligt supplement til en anden indkøbsaftale, der ikke er indgået i medfør af Rammekontrakten. Ved at bruge Rengøringsaftalen løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Den nye aftale har desuden følgende fordele: Særdeles attraktive priser på rengøringsydelserne Der er stillet krav til miljøvenligheden, herunder bl.a. at rengøringsmidler skal leve op til en række kriterier fra mærkerne Blomsten og Svanen. Gennemsigtighed i pris, sortiment og serviceydelser Sikrer at arbejdstagerforhold og det udførte arbejde er i overensstemmelse med gældende regler og anbefalinger Selvejende institutioner mv. kan ligeledes gøre brug af Rengøringsaftalen. Tilmelding indebærer alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Det er muligt at tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts 2012. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan benytte aftalen. 5. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 4 år. Den træder i kraft den 1. januar 2012, og løber frem til og med den 31. december 2015. Leveringsaftaler, der indgås i medfør af Rengøringsaftalen, vil ikke kunne have en varighed ud over Rengøringsaftalens varighed. Leveringsaftaler, der indgås med ikrafttræden den 1. januar
Side 5 af 12 2014 eller senere, vil dog kunne løbe til og med 31. december 2016. Der vil derfor være tale om en udsvingningsperiode, hvorunder leveringsaftaler indgået med ikrafttræden den 1. januar 2014 eller senere vil udløbe i en periode på op til 1 år efter Rengøringsaftalens udløb. 6. Sortiment på Rammekontrakten Alle de af Rammekontrakten omfattede Basis- og Tilkøbsydelser (hhv. BY og TY) fremgår af kontraktbilag 1B. Disse er for de enkelte delaftaler prissat af de pågældende leverandører i følgende tidsintervaller og ydelseskategorier: Rengøringsservice (BY1, BY2, BY3, BY7 og BY8) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) hhv. i intervallet kl. 05.00-18.00, 18.00-22.00 eller 22.00-05.00 samt søn- og helligdage mellem 00.00-24.00. Stationær arbejdsledelse (BY4) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) hhv. i intervallet kl. 05.00-18.00, 18.00-22.00 eller 22.00-05.00. Hovedrengøring (BY5) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) i intervallet kl. 05.00-18.00. Vinduespolering (BY6) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) i intervallet kl. 04.00 og kl. 17.00. Ekstraordinær rengøringsservice (TY1 og TY2) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) hhv. i intervallet kl. 05.00-18.00, 18.00-22.00 eller 22.00-05.00 samt søn- og helligedage mellem 00.00-24.00. Hoved- og håndværkerrengøring (TY3) er prissat i timepriser efter om ydelsen udføres hverdage (inkl. lørdage) hhv. i intervallet kl. 05.00-18.00, 18.00-22.00 eller 22.00-05.00 samt søn- og helligedage mellem 00.00-24.00. Tilkøbsydelser TY4-TY15 er prissat enkeltvist i enhedspriser, der alle udføres hverdage (inkl. lørdage) i intervallet kl. 05.00 og kl. 18.00. De angivne Basis- og Tilkøbsydelser omfatter både vinduespolering, almindelig og ekstraordinær rengøring af inventarobjekter, bygningsdele og sanitære installationer mv. samt tilknyttede services. Forbrugsartikler, dvs. håndsæbe, toiletpapir, håndklædeark og lignende forbrugsartikler skal stilles til rådighed af kunden. Serviceydelserne omfatter ikke måtteservice samt planteservice med udskiftning og pleje af planter. Der henvises til kontraktbilag 1B for specifikke minimumskrav til Basis- og Tilkøbsydelserne. Kunden foretager selv en nærmere beskrivelse og præcisering af de konkrete rengøringsydelser, der ønskes udført hos kunden. Kundens individuelle kravspecifikation af kundens behov vil jf. pkt. 8 skulle anføres i leveringsaftalebilag 4, Kundens opgavebeskrivelse. 7. Leverandører Der er indgået fem regionale delaftaler, som dækker institutioner beliggende inden for henholdsvis Region Sjælland (delaftale 1), Region Hovedstaden (delaftale 2), Region Midtjylland (delaftale 3), Region Nordjylland (delaftale 4) og Region Syddanmark (delaftale 5).
Side 6 af 12 Der er for hver delaftale indgået aftale med følgende leverandører, der er forpligtet til at afgive tilbud på kundens miniudbud i de pågældende delaftaler: Delaftale 1 - Region Sjælland - Allianceplus A/S - Danren A/S Bogdol Gebäudemanagement Gmbh - Forenede Service A/S Delaftale 2 - Region Hovedstaden - A/S Max Hansen Rengøring - Allianceplus A/S - Danren A/S Bogdol Gebäudemanagement Gmbh - Forenede Service A/S Delaftale 3 - Region Midtjylland - Allianceplus A/S - Forenede Service A/S - Kongsvang Rengøringsservice A/S Delaftale 4 - Region Nordjylland - Allianceplus A/S - Forenede Service A/S - Kongsvang Rengøringsservice A/S Delaftale 5 - Region Syddanmark - Danren A/S Bogdol Gebäudemanagement Gmbh - Forenede Service A/S - Kongsvang Rengøringsservice A/S 8. Hvordan indgår jeg en leveringsaftale? I kontraktbilag 8 fremgår, hvilke ydelser og under hvilke omstændigheder kunden skal anvende direkte tildeling eller miniudbud. Indgåelse af en rengøringsaftale under rammeaftalen sker ved, at kunden skal iværksætte fornyet konkurrence (miniudbud) mellem de leverandører, der er indgået rammekontrakt med på delaftalen, jf. pkt. 7. Gennemførelse af miniudbud og tildeling af den udbudte leveringsaftale sker i henhold til de anførte vilkår i Leveringsaftalen (kontraktbilag 8A) med tilhørende underbilag. Heri fremgår vilkår for fastsættelse af tidsfrister, afholdelse af besigtigelse mv. Retningslinjerne for indgåelse af en leveringsaftale ved miniudbud fremgår af leveringsaftalebilag 0. Overordnet er miniudbudsprocessen opdelt i tre faser: - Forberedelsesfasen Kortlægning af rengøringsbehov, udsendelse af opfordringsskrivelse mv. - Miniudbudsfasen Afholdelse af besigtigelse, spørgsmål og svar til miniudbuddet mv. - Tildelingsfasen Evaluering af indkomne tilbud, evt. standstill og kontraktindgåelse mv.
Side 7 af 12 Kunden skal forud for iværksættelsen af miniudbuddet afdække sine rengøringsbehov og de generelle krav, der er gældende for kundens konkrete leveringsaftale. Forberedelsesfasen indeholder følgende processer: 1. Til brug for miniudbudsprocessen udfylder kunden leveringsaftalebilag 1 (Kundens opfordringsskrivelser og miniudbudsbetingelser). Heri fastlægges tilbudsfrist, tidspunkt for besigtigelse mv. 2. I leveringsaftalebilag 3 (Kundens generelle forhold) anfører kunden de generelle forhold, der vedrører kundens leveringsaftale. Dette kan eksempelvis være krav til særlig høj forsikring eller specifikke krav til personalet. 3. I leveringsaftalebilag 4 (Kundens opgavebeskrivelse) beskriver kunden den rengøringsopgave, der skal udføres på de lokationer, der er omfattet af leveringsaftalen. Dette dækker blandt andet over, hvilke ydelser der efterspørges og hvilket rengøringssystem eller -standard, der skal gøres rent under. Herved angiver kunden, hvordan og hvor ofte der skal gøres rent. Det er således i leveringsaftalebilag 4, at kunden kravspecificerer sit konkrete rengøringsbehov og anfører kalkulationsoplysninger til brug for tilbudsgiverne. 4. Kunden anfører i leveringsaftalebilag 5 (Kundens Lokationer), hvilke lokationer der skal gøres rent på. 5. Leveringsaftalebilag 6 (Kundens medarbejderspecifikation) udfyldes såfremt, der sker virksomhedsoverdragelse i forbindelse med miniudbuddet. 6. Såfremt kunden efterspørger ydelserne TY4-TY15, angiver kunden for de pågældende lokationer det årlige efterspurgte antal enheder af disse ydelser i leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud). Bemærk at det i forbindelse med kravspecifikation af kundens konkrete rengøringsbehov ikke er muligt at fremsætte krav, der ikke er omfattet af Rammekontrakten. Det fremgår endvidere af de enkelte leveringsaftalebilag, hvor kunden har mulighed for at vedlægge de påkrævede oplysninger som særskilt bilag. Når kunden igangsætter miniudbuddet fremsender kunden jf. leveringsaftalebilag 1, pkt. 2.2 følgende miniudbudsmateriale til leverandørerne på den pågældende delaftale: Retningslinjer (leveringsaftalebilag 0) [Udfyldes ikke] Opfordringsskrivelse (leveringsaftalebilag 1) [Udfyldes af Kunden] Nærværende miniudbudsbetingelser (leveringsaftalebilag 1) [Udfyldes af Kunden] Leveringsaftale, kontraktbilag 8A med følgende underbilag: o Leveringsaftalebilag 0: se ovenfor o Leveringsaftalebilag 1: se ovenfor o Leveringsaftalebilag 2: Kundens rettelsesskrivelse [Udfyldes af Kunden] o Leveringsaftalebilag 3: Kundens generelle forhold [Udfyldes af Kunden] o Leveringsaftalebilag 4: Kundens opgavebeskrivelse [Udfyldes af Kunden] o Leveringsaftalebilag 5: Kundens Lokationer [Udfyldes af Kunden] o Leveringsaftalebilag 6: Kundens medarbejderspecifikation [Udfyldes af Kunden i så fald der ifm. opgaven sker virksomhedsoverdragelse] o Leveringsaftalebilag 7: Leverandørens tilbud [Udfyldes af Leverandøren (og evt. Kunden, såfremt Kunden efterspørger Tilkøbsydelser)]. Kunden skal i forbindelse med fremsendelsen være opmærksom på at den pågældende leverandør kun modtager det leveringsaftalebilag 7, der er benævnt med leverandørens navn for den pågældende delaftale.
Side 8 af 12 o Leveringsaftalebilag 8: Leverandørens løsningsbeskrivelse [Udfyldes af Leverandøren] o Leveringsaftalebilag 9: Kvalitetskontrol og vederlagsmæssig reduktion [Udfyldes ikke] Efter tilbudsfristen vurderer kunden leverandørernes tilbud i henhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomiske mest fordelagtige tilbud vurderes på baggrund af de to kriterier samlet pris og kvalitet, der skal vægtes i overensstemmelse med de fastlagte procentsatser i leveringsaftalebilag 1, pkt. 2.15. Vurderingen af kriteriet kvalitet skal endvidere ske på baggrund af det i pkt. 2.15 anførte. Kunden meddeler herefter resultatet skriftligt til tilbudsgiverne, hvorefter der kan gennemføres en standstill periode. Denne standstill periode er frivillig. Herefter indgår kunden leveringsaftale med den leverandør, der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 9. Hvordan fastsættes leverandørens vederlag? De timepriser, som leverandørerne skal tilbyde ved miniudbuddet, fremgår af den prisoversigt, der er tilgængelig på www.statensindkob.dk. Vederlag ved køb via miniudbud Leverandørens vederlag for den indgåede leveringsaftale er fastsat i det leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud), som leverandøren har afgivet i forbindelse med miniudbuddet, og som således har dannet grundlag for kundens tilbudsvurdering. Leverandørens vederlag udgøres således af leverandørens timepris multipliceret med det antal timer, som leverandøren skal bruge til at løse opgaven. Ved miniudbuddet afgiver leverandøren således tilbud på det antal timer, som leverandøren har afsat til at udføre de af kunden kravspecificerede rengøringsopgave i henhold til leveringsaftalebilag 3 (Kundens generelle forhold), leveringsaftalebilag 4 (Kundens opgavebeskrivelse) og leveringsaftalebilag 6 (Kunden Lokationer). Leverandørens timepriser er således ikke udsat for fornyet konkurrence i miniudbuddet. Det samlede vederlag fremgår i leveringsaftalebilag 7 under samlede faste pris (pr. år). Det samlede vederlag er gældende ved kontraktindgåelsen og reguleres én gang årligt i leveringsaftalens løbetid pr. 1. august efter Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor, jf. kontraktbilag 4. Vederlagene reguleres første gang 1. august 2013. Moderniseringsstyrelsen fremsender den procentvise prisudvikling til kunderne og leverandøren senest 15 arbejdsdage før denne dato. I forlængelse heraf stilles et opdateret leveringsaftalebilag 7 til rådighed. Såfremt Tilkøbsydelserne TY4-TY15 indgår i miniudbuddet, skal kunden angive antallet af disse enheder (eksempelvis antal kvm. persienner) i leveringsaftalebilag 7. Leverandøren er fsva. TY4- TY15 berettiget til at tilbyde enhedspriser, der er lavere end de i Rammekontraktens kontraktbilag 4A anførte. Ved tilbudsafgivelsen på miniudbuddet kan leverandøren i særlige tilfælde anføre årlige honorarer ud over de fastsatte timepriser, såfremt den konkrete rengøringsopgave påfører leverandøren
Side 9 af 12 særlige omkostninger til anvendelse af lift eller rengøringsmaskiner, eller såfremt kunden stiller krav om særlig høj forsikring samt ved virksomhedsoverdragelse. Leverandøren er på forlangende forpligtet til inden for en nærmere angiven frist at fremlægge detaljeret dokumentation/regnskab/kalkule over omkostninger til disse. I leverandørens vederlag indgår alle omkostninger (herunder til personale, ledelse, rengøringsmidler, maskiner, grej, plast-, affalds- og madameposer af alle typer samt rekvisitter, m.m.), der er forbundet med opgavernes udførelse. Omkostninger til håndsæbe, toiletpapir, håndklædeark og lignende forbrugsartikler afholdes dog af kunden og indgår dermed ikke i leverandørens priser. Vederlag ved køb direkte på Rammekontrakten Det kan ske direkte tildeling på rammekontrakten i henhold til de særlige tilfælde, der er anført kontraktbilag 8. Leverandørens vederlag ved direkte køb beregnes på baggrund af de i kontraktbilag 4A fastsatte time- og enhedspriser. Priserne under kontraktbilag 4A reguleres en gang årligt på samme måde som det samlede vederlag under miniudbud. Der vil være adgang til disse opdaterede priser via prisarket under Rengøring på www.statensindkob.dk. 10. Leverandørens opgavevaretagelse Leverandøren skal levere de rengøringsydelser, der er specificeret i kundens leveringsaftale samt levere det antal timer, der er tilbudt til at løse opgaven. Antallet af timer fremgår af leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud). Leverer leverandøren ikke det aftalte antal timer, er kunden berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget, svarende til vederlaget for det antal timer, der ikke er leveret. Rengøringsydelserne skal opfylde alle de krav og beskrivelser, der er fastsat i Rammekontrakten og Leveringsaftalen. Leverandøren skal desuden udføre egenkontrol af opgavens udførelse og dermed sikre, at rengøringen overfylder de nævnte krav, jf. kontraktbilag 8A, pkt. 3.3. Leverandøren skal derudover levere ydelser i henhold til den løsningsbeskrivelse, som leverandøren har tilbudt i forbindelse med den konkrete leveringsaftale (leveringsaftalebilag 8). 11. Fakturering og betaling Ved miniudbud sker fakturering til kunden som anført i kontraktbilag 8A (Leveringsaftalen) og leveringsaftalebilag 3 (Kundens generelle forhold). Fakturering af det i leveringsaftalebilag 7 angivne vederlag sker månedligt med 1/12 af det årlige vederlag.
Side 10 af 12 Fakturering kan ske med en betalingsfrist på løbende måned + 30 dage. Det fakturerede beløb forfalder dog tidligst 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura og efter udløbet af den måned, hvor ydelsen er leveret. Fakturaen skal være specificeret og opdelt for hver lokation, der er omfattet af den pågældende leveringsaftale. Ved direkte køb på rammekontrakten sker fakturering med en betalingsfrist på løbende måned + 30 dage. Det fakturerede beløb forfalder dog tidligst 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura og efter udløbet af den måned, hvor ydelsen er leveret. 12. Flytninger, reduktioner og lukninger efter gennemført miniudbud Ved begrænsede ændrede forudsætninger for leveringsaftalen, fx på grund af bygningsmæssige ændringer, flytninger, reduktioner og lukninger, kvalitetsmæssige ændringer o.l. i leveringsaftaleperioden, kan kunden kræve, at leveringsaftalen, herunder vederlaget, ændres i overensstemmelse hermed, medmindre ændringerne er af et sådant omfang eller karakter, at det vil stride mod gældende udbudsregler, jf. kontraktbilag 8A, pkt. 5.1. En ændring i antallet af brugere af et givent lokale, eksempelvis kontorlokaler, kan ikke danne baggrund for en ændring af leveringsaftalen, herunder vederlaget. Ved længerevarende lukninger og reduktioner af de leverede rengøringsydelser skal kunden skriftligt varsle leverandøren mindst 4 måneder i forvejen. Ved kortvarige lukninger eller andre situationer, som i en kortere periode medfører en reduktion af behovet for rengøringsydelser omfattet af leveringsaftalen, er leverandøren på kundens anmodning forpligtet til kortvarigt at omallokere leverandørens personale, som leverer rengøringsydelserne, til andet tilsvarende rengørings- eller rengøringsrelateret arbejde eller til en anden nærtliggende lokation, jf. leveringsaftalebilag 5. Omallokering kan alene ske i den periode, hvor lukningen eller tilsvarende finder sted, og kan maksimalt vare 3 måneder. Læs mere under Leveringsaftalen, pkt. 5.1. 13. Samarbejde og tvistløsning Leverandøren, herunder (hvis relevant) leverandørens stationære arbejdsleder og/eller leverandørens kontaktperson, skal deltage i statusmøder med kunden minimum en gang om måneden, medmindre andet aftales imellem parterne. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende leveringsaftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten, jf. Rammekontrakten pkt. 5.20. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Er kunden ikke tilfreds med de leverede ydelser, og fører dette ikke umiddelbart til, at kunden gør brug af sine misligholdelsesbeføjelser eller vederlagsreduktion, jf. leveringsaftalebilag 9, kan kunden med et varsel på tre arbejdsdage indkalde leverandørens kontaktperson/den stationære arbejdsleder til et møde med henblik på drøftelse af de foreliggende problemer og indgåelse af
Side 11 af 12 nærmere aftale om løsning af de konstaterede problemer. Leverandøren er forpligtet til at deltage i sådanne møder. Læs mere om samarbejde og tvistløsning under Leveringsaftalen, pkt. 5.14. I tilfælde af tvister kan Statens Indkøbs kontraktstyrer på Rengøringsaftalen kontaktes på mail hebos@modst.dk eller på tlf. 22 57 71 34. 14. Ophævelse Kunden kan helt eller delvist ophæve en indgået leveringsaftale, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side. Kundens adgang til at ophæve leveringsaftalen er nærmere reguleret i kontraktbilag 8A. Såfremt leverandøren gentagne gange væsentlig misligholder aftaler om konkrete ordrer over for den samme kunde, kan denne kunde af Moderniseringsstyrelsen blive løst af sin forpligtelse til at anvende Rengøringsaftalen for så vidt angår denne leverandør. Hvor andet ikke følger af bestemmelserne i Rammeaftalen, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag. 15. Medarbejdernes arbejdstagerforhold Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt i rammekontraktens pkt. 5.12 og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren indestår for, at den til enhver tid gældende lovgivning for medarbejderne, herunder lovgivning om ansættelsesbeviser og skat, er overholdt for samtlige medarbejdere beskæftiget med udførelse af rengøringsydelserne. Kunden eller en af kunden dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med de fremmødte rengøringsmedarbejderes identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers medarbejdere, som varetager opgaver i henhold til leveringsaftalen. Såfremt leverandøren skal betale yderligere løn til de ansatte i henhold til bestemmelserne i rammekontraktens pkt. 5.12, betaler leverandøren tillige en bod til Moderniseringsstyrelsen svarende til 2 gange det beløb, der betales i yderligere løn til de ansatte. Leverandøren er endvidere forpligtet til at sikre, at rengøringsopgaven foretages af medarbejdere, der er ansat af leverandøren eller en af de underleverandører, der fremgår af kontraktbilag 15. Se den komplette liste over godkendte underleverandører på www.statensindkob.dk.
Side 12 af 12 Det anbefales i øvrigt at hente inspiration til opfølgning på rengøringsaftalens bestemmelser mod sort arbejde i SKAT s kampagne Fra Sort arbejde til Hvid rengøring, der er tilgængelig på www.skat.dk.