Region Midtjylland Ledelsessekretariet - Hospitalsenheden Vest den 3. juni 2013 /miccht Refer til mødet i Afdelingslederkredsen HEV 23. april 2013 kl. 13:00 i Regionshospitalet Holstebro, sal 1
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af dagsorden * 1 2 Godkendelse af refer * 1 3 Hvad er vi optaget af? * 2 4 Konkretisering af effektiviseringsgevinsten ved indflytning i DNV * 3 5 Udredningsretten * 4 6 Vagtplanlægning ved Hospitalsenheden Vest * 5 7 Ibrugtagning af Det Fælles Medicinkort (FMK) genoptages i Hospitalsenheden Vest * 6 8 Skriftlig orientering - Stus på nøgletal i forhold til kvalitet, økonomi og aktivitet * 7 9 Skriftlig orientering DNV - Revideret dispositionsforslag * 8 10 Skriftlig orientering - Håndtering af overbelægningssituionen * 9 11 Skriftlig orientering - Samarbejdet med primær sektor * 10 12 Skriftlig orientering - Opderet regionalt Ledelses- og Styringsgrundlag * 12 13 Eventuelt * 12
1 1. Godkendelse af dagsorden dagsorden godkendes Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 2. Godkendelse af refer refer godkendes Endelig godkendelse af refer fra afdelingsledermøde den 20.marts. Referet er blevet publiceret på hjemmesiden for HEV. Refer godkendt Bilag Refer fra AL-møde den 20. marts
2 3. Hvad er vi optaget af? punktet drøftes Der lægges med punktet op til drøftelse af aktuelle udfordringer. Afdelingsledelserne opfordres til forud for mødet, overveje om man har emner/udfordringer, som ønskes drøftet i afdelingslederkredsen. Drøftelse af kapacitet i endoskopien. Kirurgisk Afdeling er presset på kapaciteten. Der er dialog mellem afdelingen, Staben og HL herom. Drøftelse af forretningsgangen ved indgåelse af servicekontrakter vedr. medicoteknik. Der var flere afdelinger, der tilkendegav, man manglede overblik over ansvarsforhold ift. indgåelse af medicotekniske servicekontrakter. Preben L. Sørensen viderebringer sagen til den nedste arbejdsgruppe, som tidligere har beskæftiget sig med udredning af de medicotekniske område. Drøftelse af problemikken vedr. placering af senge på gangene. Særligt vigtigt senge ikke placeres, så regler for brandsikkerhed tilsidesættes, og der skal derfor findes løsninger, så senge ikke placeres på gangene. Serviceafdelingen prioriterer det højt, senge hurtig rengøres og køres væk. Afdelingsledelserne tager selv kontakt til relevant personale på den enkelte afdeling. Dette med henblik på, der findes hensigtsmæssig placering af senge. Staben tager initiiv til en nærmere udredning af samarbejdet med Præhospitalet ift. optimering af samarbejde vedr. bestilling af senge. Drøftelse af ansvarsforhold, hvis pienter fysisk er placeret på anden afdeling end den afdeling, der har det lægefaglige ansvar. Problemstillingen håndteres i spor 2 ift. den igangværende proces vedr. håndtering af overbelægning.
3 4. Konkretisering af effektiviseringsgevinsten ved indflytning i DNV punktet drøftes Den 12. marts besluttede Hospitalsledelsen, det videre arbejde med effektiviseringspotentialet i forbindelse med DNV-Gødstrup skulle foregå i en proces, hvor tværgående temaer behandles i fælles fora eller i form af et tværgående rejsehold, mens effektiviseringspotentialer, der alene kan releres til, eller med fordel behandles indenfor en afdeling, behandles her. Ved Afdelingsledelsesmødet d. 20. marts drøftede afdelingsledelserne en række emner med kort- og langsigtede effektiviseringspotentialer, som Staben efterfølgende har grupperet i en række temaer, der kan arbejdes videre med i de ovennævnte fora. Processen forventes initieret inden sommerferien 2013 og forventes endeligt afsluttet inden udgangen af 2013. På afdelingsledermødet den 23. april bliver afdelingslederne præsenteret for forslag til proces og organisering af det videre arbejde, hvorefter der vil være en drøftelse heraf. Preben L. Sørensen præsenterede forslag til proces og organisering af det videre arbejde (Bilag 1). Effektiviseringstemaer var udarbejdet på baggrund af tidligere drøftelser i afdelingslederkredsen. Økonomisk rionale i påbegynde opsparing/effektivisering men effektiviseringsgevinsten ved indflytning i DNV er en varig reduktion i budget. Der blev besluttet, der indføres et tema omhandlende accelererede pientforløb. Drøftelse af effektiviseringsgevinsten på transport og intern mødeaktivitet. Effektiviseringsgevinsten er muligvis større end det forudste i præsentionen men samtidig skal det medtænkes, Hospitalsenheden Vest vil få udgifter til varetagelse af funktioner andre steder end Gødstrup. Vigtigt der tages højde for omkostninger, der ikke kan dækkes af kvalitetsfondsmidler eksempelvis omkostninger i forbindelse med flytning. Der blev rejst forslag om, der frem mod indflytning i DNV ses nærmere på budgetfordelingen internt i Hospitalsenheden Vest. Afdelingsledelsernes øvrige bemærkninger medtages i det videre arbejde. Bilag Bilag 1 - Effektiviseringsgevinsten ved DNV_AL 230413
4 5. Udredningsretten punktet drøftes Fra 1. september gælder udredningsretten, hvor pienten skal være udredt indenfor 30 dage - eller som minimum have en plan for et videre udredningsforløb. For kunne understøtte hospitalernes implementering af udredningsretten har regionen anmodet hospitalerne om udarbejde handlingsplaner for forberedelsen af udredningsretten. Hospitalernes forberedelse og implementering skal ske inden for hospitalets eksisterende økonomiske rammer. Hospitalerne skal således gennemføre en rettidig omstilling med henblik på være klar til kunne booke pienter per 1. september 2013, så det er muligt leve op til udredningsretten. Det vil sige, der om nødvendigt skal iværksættes pukkelafvikling for sikre ledig ambuloriekapacitet fra august/september. Det vurderes, omkring halvdelen af ventetiderne til første undersøgelse i HE Vest på nuværende tidspunkt opfylder kravene til udredningsretten og yderligere ca. 10 15 % af behandlingerne med få omstillinger kan leve op til kravet. Det vurderes, der for nuværende er omkring 3400 pienter som i øjeblikket har ventet mere end en måned på udredning i HE Vest. Der vil på mødet blive givet en stus på området og herunder ikke mindst Hospitalsenheden Vests udfordringer ift. leve op til udredningsgarantien. Dette med henblik på drøfte vurderingerne af udfordringerne, potentielle indssområder samt mulige tiltag med afdelingsledelserne. Poul Michaelsen gav en stus på området og herunder ikke mindst Hospitalsenheden Vests udfordringer ift. leve op til udredningsretten (bilag 2). De præsenterede tal på ventetid tilsendes afdelingerne, som herefter bidrager til en kvalificering heraf. I den forbindelse må afdelingerne meget gerne sende supplerende info om baggrunden for ventetid på de enkelte områder. Jens Friis Bak orienterede nærmere om udredningsretten og anbefalinger ift. håndtering og i den forbindelse også muligheden for optimering af samarbejdet med primærsektoren (bilag 3).
5 Hanne Linnet bemærkede, afdelingerne bør være opmærksomme på, det er et lovmæssigt krav, pienten udredes indenfor 30 dage og afdelingerne bør derfor være forberedt på, kunne understøtte pienten i en klarlægning af udredningsmuligheder. Henning Vestergaard pointerede, Hospitalsenheden Vest skal kunne dokumentere, man har gjort det bedst mulige i forhold til kunne overholde udredningsretten pr. 1. september. Ida Götke pointerede hvert speciale bør kontakte praksiskonsulent med henblik på aftale. Bilag Bilag 2 - udredningsret Bilag 3 - udredningsret 23.4.2013 6. Vagtplanlægning ved Hospitalsenheden Vest punktet drøftes Der har i den seneste tid været en del fokus på styrkelse af vagtplanlægningen i afdelingerne både regionalt og lokalt i HEV, hvilket er baggrunden for vedlagte not, som kort beskriver hvilke produkter vi i dag gør brug af i HEV i forbindelse med vagtplanlægningen. På mødet vil HR-chef Lasse P. Hansen fortælle om de enkelte produkter, herunder: Forskellen i, hvilke systemer der bruges Forskellen i, hvordan systemer bruges Generelle forudsætninger for vagtplanlægning, lokalaftaler mm. Praksis for planlægning og registrering Lasse P. Hansen orienterede om de enkelte produkter (bilag 4), herunder: Bilag Forskellen i, hvilke systemer der bruges Forskellen i, hvordan systemer bruges Generelle forudsætninger for vagtplanlægning, lokalaftaler mm. Praksis for planlægning og registrering
6 Not til AL vedrørende vagtplanlægningen 1 2 Bilag 4 - Afdelingsledelsesmøde 23-4-13 7. Ibrugtagning af Det Fælles Medicinkort (FMK) genoptages i Hospitalsenheden Vest punktet drøftes Proces for ibrugtagning af FMK har været s i stå i en periode. Nu skal processen i gang igen. FMK er et kommunikions-middel til tilvejebringe et opderet overblik over, hvilken medicinsk behandling, der er aktuel for den enkelte pient, ved sektorovergange og som de mange samarbejdspartnere omkring pienten er fælles om opdere og vedligeholde. Planen i Region Midt er: det er besluttet, hospitalerne ibrugtager FMK i første halvår 2013 praksis ibrugtager FMK i andet halvår 2013 Denne plan er ufravigelig fra regionens side og derfor ligger der en skal opgave for hospitalerne om ibrugtagningen af FMK inden for de tidsfrister. Planen i Hospitalsenheden Vest er: En fastlagt en ibrugtagningsdo 17/6 med det klare mål, fra d. 30/6 skal være gældende for pienter med forløb i HEV: 1. At for alle udskrevne pienter, er opderet oplysninger i Fælles Medicin Kort med pientens afstemte medicinda 2. At for alle ambulante besøg, er FMK opderet med alle ordinioner (oprettelser, ændringer, pauseringer og seponeringer), udleveringer og recepter. 3. At for alle indlagte pienter oprettes medicin i Medicinmodul fra FMK, hvis denne er opderet Ibrugtagning af FMK er s til 17/6 med en 14 dages udrulningsfase, hvor der bl.a. vil blive løbende monitoreret på målopfyldelsen i de enkelte afdelinger. På mødet gives en kort gennemgang af processen og de opgaver der ligger for afdelingerne i forbindelse med ibrugtagningen af FMK. Jens Friis Bak præsenterede punktet og Jeanette Dent fra Klinisk IT (KIT) orienterede om proces og opgaver, der ligger for afdelingerne i forbindelse med ibrugtagningen af FMK (bilag 5).
7 Drøftelse af digital signur. Per Jørgensen fra IT udsender nærmere informion om stus herpå. Afdelingerne opfordres til, tage kontakt til Per ved særlige udfordringer. Bilag Bilag 5 - FMK til AL møde 23.4.2013 8. Skriftlig orientering - Stus på nøgletal i forhold til kvalitet, økonomi og aktivitet orienteringen tages til efterretning Økonomi og aktivitet Budgetopfølgningen for 1. kvartal 2013 viser et mindreforbrug på afdelingerne på 3,8 mio. kr. svarende til 0,8 pct. Stort set alle afdelinger er i balance eller har et lille overskud. Mindreforbruget fordeler sig med personaleudgifter +2,6 mio. kr. aktivitetsafhængige udgifter -1,8 mio. kr. anskaffelse og vedligehold +1,7 mio. kr øvrige udgifter +1,4 mio.kr Aktiviteten i 2012 endte med en meraktivitet på 134,950 mio. kr. over baseline svarende til 6,2 pct. Baseline for 2013 udsendes i uge 17. Aktiviteten de første 3 måneder viser et aktivitetsniveau der samlet er på niveau med aktiviteten de første 3 måneder af 2012. Der har været en svag stigning i antallet af indlæggelser og et fald på 2 pct. i den ambulante aktivitet. En del af forklaringen herpå skal findes i den øgede fokus på overbelægningen, samt påsken i 2013 faldt i marts måned, mens den i 2012 lå i april. Prognosen på både økonomi og aktivitet er samlet set indtil videre minimum balance. Kvalitet: Stus på kvalitetsmål i budgetforlig 2013 per 10/4 er medsendt til orientering. HL har besluttet, målopfyldelse på kvalitetsmål i budgetforliget skal have højeste prioritet.
8 Som det fremgår af medsendte stus, er der ingen af kvalitetsmålene, hvor der er målopfyldelse. Der er derfor behov for, afdelingsledelserne dagsordenssætter relevante kvalitetsmål i rette fora for sikre indsser, der sikrer målopfyldelse. I øjeblikket rapporteres månedligt på udvalgte kvalitetsmål til regionsrådet. Eventuelle spørgsmål til ovenstående vil kunne rejses på mødet. Orienteringen taget til efterretning. Bilag Stus på kvalitetsområder i budgetforlig 2013-110413 9. Skriftlig orientering DNV - Revideret dispositionsforslag orienteringen tages til efterretning CuraVita afleverede den 31. januar 2013 udkast til dispositionsforslag for DNV-Gødstrup og umiddelbart herefter logistikkoncepter. Som tidligere orienteret om viser dispositionsforslaget, hvorledes de til rådighedværende 115.000 m2 foreslås anvendt. Det vil sige klynger, funktioner og rum er placeret i bygningerne. Hospitalsledelsen, afdelingsledelseskredsen, HMU, formændene for de nedste arbejdsgrupper og DNV-Projektsekretariet gennemgik og kommenterede i løbet af februar måned det fremsendte udkast. På baggrund gennemgangen blev det besluttet, der var behov for en yderligere bearbejdning med henblik på, det skulle kunne fremlægges til endelig godkendelse på styregruppens møde den 29. april 2013. Det reviderede dispositionsforslag blev afleveret den 5. april 2013. Det er vurderingen, det reviderede dispositionsforslag for DNV-Gødstrup-projektet set i relion til projektets stade generelt besidder det forventede kvalitets- og detaljeringsniveau. Resultet af det arbejde der er udfoldet i 2012 og 1. kvartal 2013 i arbejdsgrupperne er et hospital, der virkeliggør det programgrundlag som projektet i 2011 blev budt ud på.
9 Ambitionen om et hospital med to ansigter: Et elektivt og et akut baseret på klynger og adskilt med ambulorier i basen og sengetårnene over, ses således realiseret. Der er i forlængelse heraf stor tilfredshed med, projektet har vist overordentligt robust for tilpasninger. Når dette er sagt, udestår der forts emner til afklaring, som der vil skulle arbejdes videre med i de kommende faser inden de fuldt ud og på tilfredsstillende vis er indarbejdet i projektet. Her kan nævnes: Afklaring på arealer til det præhospitale område Dagslysforhold, såfremt disse ikke kan endeligt afklares med dispensioner Neurologien og onkologiens eventuelle behov for ekstra senge set i forhold den samlede arealramme Udredning af arealbehovet til værksteder og hjælpemiddelcentral i Servicebyen set i forhold til den samlede arealramme Medicinkoncept (klar-til-brug) - arealbehov Eventuelle spørgsmål til ovenstående vil kunne rejses på mødet. Orienteringen taget til efterretning. Henning Vestergaard orienterede nærmere om ændrede planforudsætninger for, onkologien, hæmologien og neurologien. Forventninger til indflytningstidspunkt i DNV er stadig svarende til oprindelige forudsætninger. 10. Skriftlig orientering - Håndtering af overbelægningssituionen./. Der har i en lang periode været pres på vores samlede kapacitet og med deraf følgende opmærksomhed både internt og eksternt. Der er i den sammenhæng igangs et udredningsarbejde. Arbejdet er forankret i 4 spor, der hver især adresseres af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra relevante afdelinger og skal lede frem til konkrete handlingsplaner og tiltag. Udredningsarbejdet nærmer sig en afslutning og afdelingsledelserne kan jf. nedenstående link orientere sig i referer mv. fra møderne i de fire spor. (kopier linket ind i browser): http://www.vest.rm.dk/fagpersoner/for+anste/fire+spor+mod+overbel% c3%a6gning
10 Eventuelle spørgsmål til ovenstående vil kunne rejses på mødet. Orienteringen taget til efterretning. 11. Skriftlig orientering - Samarbejdet med primær sektor orienteringen tages til efterretning Med baggrund i den hastige udvikling i samarbejdet med primær sektoren en orientering om seneste nyt i samarbejdet med primær sektoren: Projekt Slip Sundheden Fri Der er lige nu stor fokus på, udbygge samarbejdet om sundhedsindsserne, og Task Force for nære sundhedstilbud og sundhedsinnovion har i den forbindelse bevilget 1,5 million til projekt Slip Sundheden fri. Projektet er et 2-årigt tværsektorielt innovionsprojekt mellem Herning kommune, Holstebro kommune og Hospitalsenheden Vest, Region Midtjylland. Det eksperimenterer med, hvordan en anderledes organisering og finansiering af sundhedsydelser fra alment praktiserende læge, kommune og hospital til ældre borgere med medicinske problemstillinger kan give mere sammenhængende forløb for borgeren og mere sundhed for pengene. Målet med projektet er organisere sundhedstilbuddene, så de rette ydelser gives til rette tid, af de rette sundhedsprofessionelle og i de rette omgivelser (eget hjem, kommunalt tilbud, hospital). Ambitionen er kommune, alment praktiserende læge og region gennem konsortietankegang kan agere som et samlet og integreret sundhedsvæsen, der sætter sig ud over den gængse silo-tankegang og tilstræber fælles incitamenter til bedre planlægning, forebyggelse, koordinion og behandling. I projektet inddrages blandt andet borgere, pårørende, sundhedspersonale og alment praktiserende læger i Herning og Holstebro kommune, samt sundhedspersonale på akut og medicinske afdelinger i Hospitalsenheden Vest. I 2013 afdækkes problemstillinger med skabe sammenhængende forløb, og der udvikles nye processer og organisionsformer ved idé genereringer og prøvehandlinger. I 2014 afprøves og justeres de nye måder organisere og finansiere indsserne på, konsortiemodel for fælles organisering beskrives og projektet evalueres.
11 Opgaveoverdragelse fra Hospitalsenheden Vest til kommunerne i Vestklyngen Der arbejdes i øjeblikket på en opgaveoverdragelse fra Hospitalsenheden Vest til kommunerne i klyngen på områderne væskebehandling subkutant og intravenøst samt intravenøs antibiotikabehandling. Formål med opgaveoverdragelsen er: At give borgere mulighed for få behandling med subkutan og intravenøs væske samt intravenøs antibiotika behandling i eget hjem, på akut/midlertidig plads/plejehjem i kommunen eller på sygeplejeklinik. At forebygge indlæggelser og genindlæggelser samt optimere forløbene. At effektivisere det samlede sundhedsvæsen i Vestklyngen. Målgruppen er de pienter, der bliver udskrevet fra Hospitalsenheden Vest til videre behandling i eget hjem, når det ud fra en lægefaglig/sygeplejefaglig vurdering findes forsvarligt behandlingen kan fortsættes i eget hjem Ansvarsfordeling ved opgaveoverdragelsen Hospitalslægen har ansvaret for ordinion og behandling. Hospitalslægen foretager en lægefaglig vurdering af, om pienten kan behandles i hjemmet på en akut/midlertidig plads, sygeplejeklinik eller på plejehjem. Hjemmeplejen giver en tilbagemelding om pienten kan modtages til færdiggørelse af hospitalsbehandlingen i hjemmet på en akut/midlertidig plads eller på plejehjem. Hjemmesygeplejersken administrerer i så fald den uddelegerede opgave. Hjemmeplejen kontakter det sengeafsnit pienten er udskrevet fra ved behov for justering af behandlingen eller komplikioner. Uden for dagarbejdstid er den primære kontakt fra kommunal sygeplejerske til hospitalssygeplejerske. Implementeringen af opgaveoverdragelsen planlægges af Faglig Følgegruppe. Det forventes træde i kraft efter sommerferien 2013. Eventuelle spørgsmål til ovenstående vil kunne rejses på mødet. Orienteringen taget til efterretning.
12 12. Skriftlig orientering - Opderet regionalt Ledelses- og Styringsgrundlag orienteringen tages til efterretning Ledelses- og Styringsgrundlaget er opderet og lagt på regionens hjemmeside (kopier link ind i browser):./. www.rm.dk/om+os/organision/regionens+politikker/ledelses-og+styringsgrundlag Ledelses- og Styringsgrundlaget er opderet i forbindelse med en proces, hvor bl.a. koncernledelsen, Regions-MEDudvalget og Hoved-MEDudvalgene har været involveret. Ledelses- og Styringsgrundlaget beskriver de overordnede rammer og principper for ledelse og styring i Region Midtjylland, herunder mission, vision og stregispor. Eventuelle spørgsmål til ovenstående vil kunne rejses på mødet. Orienteringen taget til efterretning. 13. Eventuelt punktet drøftes Drøftelse af eventuelle tillægspunkter til dagsorden. Ingen tillægspunkter til dagsorden.