Conference Manager start guide Fra oprettelse TIL AKTIVERING AF DIT TILMELDINGSWEBSITE kom GODT IGANG PANTONE 382 U Conference Manager Advanced and easy 1
Indholdsfortegnelse velkommen Vi håber, at denne vejledning kan hjælpe dig trygt igennem oprettelsen af dit arrangement. Arrangementet Grundopsætning 5 Inviter og ryk Tilføj deltageremner 13 Skulle du have spørgsmål undervejs til oprettelsen eller andre funktioner i Conference Manager, er du altid velkommen til at ringe eller skrive til Supporten Vi sidder klar til at hjælpe mandag - fredag fra kl. 9-16 på 8883 2020 eller support@conferencemanager.dk Grundopsætning Personoplysninger Invitationsliste 13 Deltagerkategorier Invitationer 13 Øvrige opsætningsmuligheder 7 Tilvalg Deltagere Overnatning: Program: Deltagerliste 15 Bekræftelse og billet: Andre lister 15 Website Venteliste Annulleringsliste Grundopsætning 9 Navneskilt 16 Grundopsætning Tekster Overnatning 16 Mødeindkaldelser Design 10 Sider 10 Aktivering 10 Spørgeskema Spørgeskema 18 Kommunikation Kommunikation 19 Pernille Vestberg Konsulent Tlf: +45 8883 2020 Mette Stærk Konsulent Tlf: +45 8883 2020 2 3
Arrangementet Start med at klikke på fanen Arrangementet Her skal du igennem fanerne Grundopsætning til og med Bekræftelse og billet. 1. Grundopsætning Conference Manager er opbygget på en meget enkel og brugervenlig måde, når du skal oprette et nyt arrangement helt fra bunden skal du blot følge fanerne og deres indhold i den beskrevne rækkefølge. Når du har gjort dette, har du taget stilling til alt relevant i forbindelse med oprettelsen, og er til slut klar til at aktivere dit arrangement/ website. Alt efter hvor stort og omfattende dit arrangement er, kan der være visse faner som ikke er relevante for dig, men ved at følge alle punkterne sikre du, at intet er glemt inden aktivering. 1 2 3 4 5
1 Grundopsætning Under fanen Grundopsætning, som du finder til højre, skal du udfylde de generelle data vedr. arrangementet, så som kapacitet, datoer, afholdelsessted og lignende. Under denne fane skal du også træffe beslutning om, hvilket sprog du ønsker på websitet 2 Personoplysninger Den næste fane er Personoplysninger. Her kan du tilføje ekstra felter, så du kan indsamle netop de data du har behov for omkring deltageren. Det kan f.eks. være adresse, stillingsbetegnelse, ansættelsessted og lignende. Når du klikker på Tilføj nyt oplysningsfelt får du forskellige muligheder frem, her kan du vurdere hvilken slags felt, der passer bedst til hvert enkelt oplysning. 3 Deltagerkategorier Den sidste fane under Grundopsætning hedder Deltagerkategorier. Der vil være en deltagerkategori kaldt Standard, du har altid mulighed for at ændre på denne eller oprette flere kategorier såfremt du har behov for at skelne mellem deltagerne, eller kunne lave differentierede tilmeldingsforløb for hver deltagerkategori. 6 og om arrangementet er gratis, eller om du skal have mulighed for at angive priser. Hvis du vælger at kunne angive priser, skal du også vælge hvilken valuta du ønsker priserne angivet i. OBS: Er der priser på dit arrangement vil der komme en ekstra fane i højre side som hedder Betaling, den skal du også klikke dig ind på, det er her du vælger hvilke betalingsmuligheder deltagerne skal vælge imellem. Der foreligger standard felter, som det anbefaldes at du benytter hvis du skal indsamle basis oplysninger som adresse, post nr, mobil tlf, m.m. Dette er endvidere standard felterne der giver dig mulighed for at få korrekt opstillede oplysninger på din faktura, benytter du Conference Manager faktura modul. Ønsker du mulighed for at sende SMS er til deltagerne, er det vigtigt at du anvender standard feltet mobiltelefon. Når du har indsat de ønskede felter, kan du rykke rundt på felterne ved at holde musen nede på den blå pil og trække feltet derhen hvor du ønsker det. Det er ligeledes under deltagerkategorier du skal tage stilling til, om en person må tilmelde flere deltagere på én gang og om deltagerkategorien skal være synlig på websitet (Kan vælges af alle på websitet) eller om den skal være lukket. Er websitet lukket er det udelukkende dig der bestemmer hvem der skal på denne kategori, her kræves speciel invitation eller arrangementskode. Øvrige opsætningsmuligheder Grundopsætningen er det eneste der er påkrævet, for at du kan gøre dit tilmeldingswebsite færdigt, men du har også mulighed for at give deltagerne forskellige valg i tilmeldingen. 1 3 Tilvalg 1 2 3 4 Under kategorien Tilvalg har du mulighed for, at spørge deltagerne om nogle ting som ligger ud over arrangementets program. Dette kan f.eks. være: Ønsker du at deltage i middagen?, Ønsker du transport?, Hvor mange billetter vil du købe? osv. 2 Overnatning: Hvis du har booket overnatning til dine deltagere på et eller flere hoteller, kan du benytte vores overnatningsmodul til at bede deltagerne vælge, hvilket slags værelse eller hvilket hotel de vil overnatte på, - eller om de fravælger overnatning, og på den måde samle data ind til hotellerne, så de kan fordele deltagerne på de ønskede værelser. Program: Conference manager indeholder en skabelon, som kan bruges til programmet på et arrangement. Programmet fungere som de fleste elektroniske kalendre. Et programpunkt oprettes ved at klikke på det ønsket tidspunkt, herefter kan programpunktet rettet til, ligesom der kan laves f.eks. sideløbende aktiviteter. Oprettes sideløbende aktiviteter kan det vælges om deltagerne, ved tilmelding, skal tage stilling til, hvilken aktivitet de ønsker at deltage i. Under hvert enkelt programpunkt er det muligt at tilføje beskrivelse af aktiviteten, ligesom der kan uploades materiale eller billede. 4 Bekræftelse og billet: Ordrebekræftelse Den første side man kommer til under denne fane hedder Ordrebekræftelse og er den pdffil, som bliver vedhæftet når en deltager modtager sin bekræftelsesmail. Du har her mulighed for, at vælge hvad der skal være synligt på ordrebekræftelsen. Samtidig kan du sætte et billede/logo ind i toppen og lave din egen fritekst på bekræftelsen. Billet Den anden fane som du finder ovre til højre er en skabelon til en billet med en stregkode. Vælger du at oprette en billet og gøre den aktiv vil den blive sendt med ud som endnu en vedhæftning til bekræftelsesmailen. Du kan også vælge at eftersende billetten, hvis der f.eks. er længe til arrangementet 7
1 2 3 Website Det næste du skal gøre er at klikke på Website i den lilla bjælke og igen køre de underliggende faner igennem fra Grundopsætning til Aktivering. 2. 1 Grundopsætning Under fanen Grundopsætning (som du finder ovre til højre) skal du udfylde nogle generelle data vedr. websitet, så som webadgang, webadresse og en kontakt email. Først skal du beslutte om det er et lukket eller et åbent website. Hvis det er et åbent websitet, som kan tilgås af alle, skal du oprette en webadresse til arrangementet ud fra de ledige domæner. Derudover skal du udfylde en email som vil blive et link på websitet, så deltagerne kan kontakte jer, hvis de har nogle spørgsmål og vil i kontakt med arrangøren. 3 Mødeindkaldelser Den sidste fane under Grundopsætning hedder Mødeindkaldelser. Her har du mulighed for at lave en mødeindkaldelse som dine deltagere kan acceptere, mødeindkaldelsen vil derefter placere arrangementet direkte i deltagerens kalender. Du kan under denne fane vælge hvordan mødeindkaldelsen skal vises i tilmeldingsforløbet og hvilke deltagerkategorier, der skal modtage den. 2 Tekster Den næste fane er Tekster, herinde har du mulighed for at redigere i de standardtekster som vil blive vist på dit arrangement - enten på websitet eller i mails til deltagerne. 8 9
Design Under denne fane skal du designe udseendet på dit website. Du kan vælge om din menu skal være i toppen, eller ned langs venstre side. (sidemenu) Du har mulighed for at uploade et logo og et topbillede til dit website, samt vælge hvilken skrifttype og farver du ønsker at benytte Bruger i faste farvekoder kan disse indtastes. Det billede du lægger ind som logo, vil blive trukket med ud på alle emails der bliver afsendt fra Conference Manager dette kan f.eks. være invitationer, bekræftelsesmails og diverse andre mails til deltagerne. Sider Herinde kan du vælge hvilke sider du vil have synlige på dit website. De eneste sider som er obligatoriske er fanerne Arrangementet og Tilmelding. Under Arrangementet, som svarer til websitets forside, skal du skrive en tekst som kort beskriver/præsenterer dit arrangement hvor meget du skriver er op til dig, men vi anbefaler at man skriver noget tekst på denne side, da ens forside ellers bare fremstår tom. Alle de sider som er markeret med en gul hængelås er skabeloner, som du frit kan benytte. Hvis du ikke finder en skabelon der passer til dit arrangement, har du mulighed for at oprette og designe dine egne sider ved at klikke på Opret ny side. Aktivering Her har du mulighed for at klikke på Gå til live preview for at se, hvordan websitet ser ud inden du aktiverer det. 10 Du har også mulighed for, at køre en tilmelding helt igennem og på denne måde teste systemet. Systemet gemmer ikke disse oplysninger, ligesom du ikke modtager en bekræftelsesmail. Når du er tilfreds med udseendet af dit website og arrangementet generelt kan du klikke på Aktiver website. Websitet vil nu være tilgængeligt for deltagerne. Du kan altid tilgå dit website ved at klikke på globussen i øverste højre hjørne når det er aktiveret. Skal i bruge et fedt website? Vores grafikere kan hjælpe jer med at skræddersy designet til jeres arrangement... Ring og hør mere 8883 2000 11
Tilføj deltageremner Under Inviter og ryk, kan du tilføje dine deltagere fra en excel fil eller manuelt. Herefter kan du invitere dem samlet direkte fra systemet og således holde øje med hvem der tilmelder sig og hvem der fortsat mangler at svare. 3. I menupunktet tilføj deltageremner kan du tilføje gæster til din invitations-liste. Du kan vælge at importere dem via et excel ark, eller at taske dem ind manuelt. Vælger du at importere fra excel skal du vælge om e-mail adresserne er personlige eller gruppe f.eks. Peter Hansens personlige mail eller info@conferencemanager.dk. Vælger du Personlige mails, vil systemet automatisk kontrollere om en mail adresse går igen flere gange. Når deltagerne er importeret findes de på Invitationslisten. Invitationsliste På invitationslisten kan du se alle dine deltagere inden de melder sig til. Det vil sige inden du invitere dem, når de er inviteret 1, 2 eller 3 gange samt hvis de har takket nej til arrangementet. Du kan sende mails og sms er til alle enmer på listren eller udvælge enkelte og sende til dem. Invitationer Under invitationer, kan du forberede dine invitationer og evt. rykkere ligesom du kan sende dem ud. Sender du dine invitationer herfra giver det dig et godt overblik over hvad status er på arrangementet. Du kan gøre en invitation klar og vælge hvilken dato den skal sendes. Systemet sørger herefter for at invitationen sendes på rette tidspunkt. 12 13
Deltagerliste du kan således følge med i hvem der er tilmeldt. Du vælger selv hvilke informationer der skal være synlige. Deltagere Under katagorien Deltagere kan du administrere dine deltagere og lister på dem. 4. Når en deltager tilmelder sig et arrangement flyttes de fra invitationslisten til deltagerlisten, Andre lister Dette gøres i højre side af siden over den sidste kolonne. Andre lister giver dig mulighed for at sortere deltagerne efter f.eks. tilvalg eller programpunkter. Det er også her du finder ventelisten og annulleringslisten. 1 2 1 Venteliste 2 Annulleringsliste Når tilmeldingen er lukket vil gæster der forsøger at tilmelde sig komme på venteliste såfremt denne er aktiveret i grundopsætningerne. Som arrangør kan du direkte fra ventelisten tilmelde deltagere når og hvis der bliver plads. Ventelisten er ikke efter først-til-mølle princippet, men der imod et aktivt valg om hvem der næste gang skal have plads. Skal en deltager tilmeldes, klikkes på deltagerens navn, nu er der til højre i billedet mulighed for at vælge knappen Start tilmelding. Her gåes tilmeldingsflowet igennem og afsluttes med mulighed for at sende en bekræftelse til deltageren. Deltageren flyttes automatisk fra ventelisten til deltagerlisten. På annulleringslisten findes de tilmeldinger der senere hen er annuleret. Man har som arrangør mulighed for at genoprette annulleringer hvis en deltager er blevet slettet forkert, som på ventelisten foregår det ved at man klikker på personens navn og herefter får mulighed for, via en knap længst til højre, at starte tilmelding. 14 15
Navneskilt Her har du mulighed for at producere navneskilte og bordskilte ud fra deltagerlisten. Skiltene laves med det design du vælger og der er mulighed for at generere både stregkoder og QR koder til navneskiltene, så deltagerne f.eks. kan scanne hinandens kort, og få kontaktoplysninger direkte ind i deres telefon. Overnatning Her findes de lister der knytter sig til overnatning, listerne kan trækkes direkte over i excel og udleveres til f.eks. hotellerne. Vælg Opret nyt navneskilt, og vælg herefter indhold til navneskiltet. Ønsker du at to ting skal stå umiddelbart efter hinanden f.eks. fornavn og efternavn, kan du lave en sammensat linie. Der kan tilføjes billede, og det er her du genererer en evt. stregkode eller QR kode. Herefter skal navneskiltet designes, klik på design, her har du mulighed for at flytte rundt på elementerne, tilføje logo, farver og ændre skrifttype og størrelse. For bordskiltene er det samme procedure der gør sig gældende som for navneskiltene. Skal navneskiltene have lidt ekstra? Vi kan hjælpe med at designe, producere og pakke navnekorten, så I får dem leveret i alfabetisk orden, i holdere, så de er lige til at sætte frem når deltagerne ankommer Ring og hør mere 8883 2000 16 17
Med spørgeskemaerne kan du let involvere deltagerne inden arrangementet, eller evaluere på forløbet efter afholdelse. 5. Kommunikation Kommunikation giver dig et overblik over hvad der tidligere er sendt ud samt mulighed for udsendelse af både emails og sms er. Spørgeskema Spørgeskemaerne fra Conference Manager er altid anonyme at udfylde for deltagerne! Som arrangør kan du altså ikke se, hvem der har svaret hvad på en evaluering. Ønsker du at kunne se deltagernes navne, skal du derfor aktivt lave et felt hvor der spørges efter respondentens navn. Når du vil oprette et nyt spørgeskema, skal du først opgive et navn på spørgeskemaet, ligesom du skal vælge, om du vil oprette et nyt eller om du vil kopiere et tidligere skema. Der er mulighed for at vælge, om der skal svaret med tekst, svarmuligheder eller en skala, denne kan både være med smileys og tekst/tal. Efter oprettelse, kan spørgeskemaet udsendes på samme vis som invitationer. Der kan vælges mellem deltager kategorier, efter hvilke aktiviteter deltagerne deltog i ellet et helt tredje kriterie. I takt med at svarene kommer ind, laver systemet selv diagrammer og statistik over svarene. udsendelser foregår på samme måde som andre udsendelser i systemet hvor der er mulighed for at vælge hvilke deltagere der skal have mailen eller sms en. 6.Disse Kommunikation 18 Spørgeskema 19