Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 2. juni 2016, kl. 16.00 i mødelokale 2, KAB, Studiestræde 38, 2. sal., København V Organisationsbestyrelsen: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Claus Mitchell Andersen, Jens-Ole Larsen-Nielsen Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen, økonomisk medarbejder Michael Eschelund Revision: Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab v. statsautoriseret revisor Pia Søndergaard 1/28
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 2. Referat fra møde den 22. oktober 2015... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Meddelelser... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 5 5. Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juli 2016... 5 6. Nyt byggeprojekt i Trekroner... 6 7. Politik for gaver til personalet... 7 8. Vedligeholdelseskampagne i... 9 9. Afdeling 3601, Rådhushaven helhedsplan byggeregnskab... 10 10. Godkendelse af individuel modernisering... 12 11. Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse af driften... 13 12. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme... 14 13. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt... 15 SAGER TIL ORIENTERING... 16 14. Styringsdialog 2014/15 og kommunal godkendelse af regnskab 2014/15... 16 15. Nyt fra afdelingerne... 17 16. Afdeling 3601, Rådhushaven Helhedsplan, Dræn på Gasværksvej... 18 17. Afdeling 3606, Engvadgård energirenovering - status... 19 18. Afdeling 3606, Engvadgård - bæredygtighedspris... 20 19. Serviceramme Status... 20 20. Målsætningsprogram, vision, mission og værdier... 21 21. Investeringsfonden... 22 22. Referat fra beboerrepræsentantskabsmødet den 9. februar 2016... 23 23. Salg af fordringer til Lindorff... 23 24. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne... 24 25. Kursuskatalog for beboervalgte 2016... 24 26. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne... 25 27. Boligplacering af flygtninge... 26 28. Nyt Partnerskab med Boligforeningen 3B... 26 29. Udbudsloven og decentrale enheder... 27 30. Eventuelt... 27 31. Fortroligt punkt... 27 32. Næste møde... 28 2/28
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2016... 5 Bilag 3: Almennyttigt boligprojekt i Trekroner brev fra Roskilde Kommune... 7 Bilag 4: Almennyttigt boligprojekt i Trekroner brev til Roskilde Kommune... 7 Bilag 5: Pjece Du har penge på din konto... 10 Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen... 15 Bilag 7: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet... 15 Bilag 8: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB... 16 Bilag 9: Byggeregnskab byggesag 0056, energirenovering... 20 Bilag 10: Serviceramme for Rådhushaven... 21 Bilag 11: Serviceramme for Thorsgården... 21 Bilag 12: Serviceramme for Kallerupvang... 21 Bilag 13: Notat målsætningsprogram i... 22 Bilag 14: Målsætningsprogram i version 1... 22 Bilag 15: Referat fra beboerrepræsentantskabsmødet den 9. februar 2016... 23 Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling - rapport.... 24 Bilag 17: KAB-kurser for beboervalgte 2016... 25 Bilag 18: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge... 26 Bilag 19: Pjece Flygtningeboliger med perspektiv... 26 Bilag 20: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet... 26 Bilag 21: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor... 26 3/28
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt som bilag. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. Referat fra møde den 22. oktober 2015 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. oktober 2015 er fremsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 16. november 2015. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Meddelelser 4/28
SAGER TIL BESLUTNING 5. Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juli 2016 Som bilag er vedlagt driftsbudgetter for afdelingerne i selskabet. Alle budgetter er behandlet af afdelingsbestyrelserne og efterfølgende godkendt på afdelingsmøderne. Som tidligere er driftsbudgetterne opstillet således, at en sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgetterne fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgetterne. Budgetterne udviser følgende: Rådhushaven Driftsbudgettet fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 sættes ned til 3.173.000 kr. og forudsætter en mindre indtægt på 56.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på -1,85 % af den nuværende leje. Kallerupvang Driftsbudgettet fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 balancerer med 5.299.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Thorsgård Driftsbudgettet fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 balancerer med 2.224.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Fløngvangen Driftsbudgettet fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 balancerer med 857.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,0 % af den nuværende leje. Engvadgård Driftsbudgettet fra den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 sættes ned til 8.742.000 kr. og forudsætter en mindre indtægt på 84.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på -1,00 % af den nuværende leje. Bilag 2: Afdelingernes driftsbudget pr. den 1. juni 2016 5/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. 6. Nyt byggeprojekt i Trekroner Roskilde Kommune har ultimo marts 2016 bedt interesserede boligorganisationer om at indsende en interessetilkendegivelse vedrørende nye byggemuligheder i Trekroner. På vegne af har KAB indsendt tilkendegivelse. Roskilde Kommune har igennem længere tid haft udfordringer med at tilbyde billige boliger igennem deres akutventeliste, og de ønsker derfor at bygge 50 almene boliger. Heraf skal mindst 1/3, det vil sige mindst 17, af boligerne være boliger med en husleje på maksimum 3.500 kr. Desuden ønsker kommunen at opførelsen af boligerne sker hurtigst muligt. Yderligere har kommunen tilkendegivet, at det skal overvejes - hvis det er muligt - om boligerne skal stilles til rådighed for flygtninge, og at der derved kan søges tilskud til grundkapitalen efter de nye regler herom. KAB har stor erfaring med at udvikle og bygge billige boliger. Igennem projektet AlmenBolig + har man vist at det er muligt at bygge attraktive tæt-lave boliger, som samtidigt har en lav husleje. Dette sker igennem en nyindustrialisering af byggeriet og en driftsmodel, hvor beboerne selv varetager en del af driften. Erfaringerne fra AlmenBolig + er taget med i et nyt udviklingsprojekt, Basis Bolig. Her er det undersøgt, hvad der skal til for at skabe velfungerende og attraktive boliger på meget få kvadratmeter. Desuden har KAB erfaring med at opføre skæve Boliger til Skæve Eksistenser, (boliger til hjemløse), som har bidraget til at give værdifuld viden og erfaring med hensyn til drift og vedligeholdelse af små boliger til lav husleje. Det er erfaringerne herfra der danner grundlag for interessetilkendegivelsen. På organisationsbestyrelsens arbejdsmøde i april 2016 blev projektet forelagt og bestyrelsen tilkendegav sin foreløbige interesse. Ved mail af den 12. maj 2016 har Roskilde Kommune tilkendegivet, at de ønsker at indgå aftale med KAB/ om gennemførelsen af ovennævnte boligprojekt. Det er planen, at der inden sommerferien skal startes en proces op omkring ny lokalplan, hvor der mere detaljeret skal diskuteres antal af boliger, boligtyper og målgruppe. 6/28
Den foreløbige plan er, at der skal bygges 17 små boliger på ca. 30 m², 13 boliger på ca. 45 m², og 30 familieboliger på 80-115 m². Kommunen har meddelt, at de forventer, at lokalplanprocessen er afsluttet primo 2017 hvor de ligeledes forventes, at skema A kan godkendes. Udgifter, indtil der kan indsendes skema A, udgør i alt: Udarbejdelse af skitsemateriale Juridisk bistand Tekniske jordbundsundersøgelser I alt 100.000 kr. 50.000 kr. 200.000 kr. 350.000 kr. Udgifterne vil blive medtaget i byggesagen, når denne endeligt projekteres. Da der endnu ikke er påbegyndt forhandlinger med kommunen vedrørende grundkøb kan der i den forbindelse være udgifter der skal afholdes inden skema A det vil selvfølgelig blive forsøgt at skyde disse udgifter til perioden mellem skema A og B. Hvis byggeprojektet ikke bliver realiseret skal ovennævnte udgifter afholdes af selskabet. Bilag 3: Almennyttigt boligprojekt i Trekroner brev fra Roskilde Kommune Bilag 4: Almennyttigt boligprojekt i Trekroner brev til Roskilde Kommune Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, - at tilslutte sig forslaget, og bemyndige administrationen til at arbejde videre med projektet. - at ovennævnte udgifter til udarbejdelse af skitsemateriale, juridisk bistand og jordbundsundersøgelser tillades, og at disse betales fra selskabets arbejdskapital. - hvem fra organisationsbestyrelsen, der skal deltage i byggeudvalget. 7. Politik for gaver til personalet Organisationsbestyrelsen har efterspurgt den vedtagne gavepolitik for personalet i Høje- Taastrup Boligselskab. På organisationsbestyrelsesmødet den 21. juni 2005 blev nedenstående politik vedtaget, som led i at skabe et godt arbejdsmiljø og sikre en god personalepolitik besluttede organisations- 7/28
bestyrelsen, at påskønne medarbejderne ved at markere mærkedage efter følgende retningslinjer, som siden har været gældende: Jubilæer 10 års jubilæum gave 1.000 kr. 20 års jubilæum gave 1.000 kr. 25 års jubilæum gratiale 8.000 kr. samt en fridag 30 års jubilæum gave 1.000 kr. 35 års jubilæum gave 1.000 kr. Kontante beløb beskattes som almindelig løn og 25 års jubilæumsgratialet, som særlig indkomst. Skatten er fratrukket inden udbetaling. Ved 25 års jubilæumsgratiale er bundfradraget inden skattetræk p.t. 8.000 kr., og såfremt bundfradraget hæves, hæves gratialet tilsvarende og vise versa. Fødselsdage 50 år gave 1.500 kr. 60 år gave 1.500 kr. 65 år gave 1.500 kr. Ved 50 års og 60 års fødselsdage afholdes ingen reception for ejendomsmestre (driftsledere), mesterassistenter (driftslederassistenter) og gårdmænd (servicemedarbejdere). Andre lejligheder Julegave gave 500 kr. Bryllup gave 0 kr. Endt elevtid gave 0 kr. Såfremt der ansættes elever vil der blive taget stilling til eventuel gave ved endt elevtid. Fratrædelse ved pension gave 5.000 kr. Principper for receptioner Ved 25 års jubilæum tilbydes driftsleder, driftslederassistenter og servicemedarbejdere en reception til maksimalt 3.000 kr., det forudsættes, at receptionen afholdes i afdelingen. Det indstilles at organisationsbestyrelsen drøfter den tidligere vedtagne gavepolitik for personalet, og beslutter om denne skal være gældende fremadrettet. 8/28
8. Vedligeholdelseskampagne i På organisationsbestyrelsesmødet den 22. oktober 2015 besluttede organisationsbestyrelsen, at igangsætte en række tiltag for at højne standarden af lejemålenes vedligeholdelsesstand herunder igangsættelse af en kampagne med henblik på at gøre beboerne opmærksomme på deres vedligeholdelseskonti. Administrationen har udarbejdet kampagnemateriale, og har i februar 2016 udsendt et personligt brev til samtlige beboere med oplysning om saldoen på deres vedligeholdelseskonto, og hvad den kan bruges til. Som et led i kampagnen blev det aftalt, at beboere med mere end 15.000 kr. på deres vedligeholdelseskonto også skulle ringes op. I hele boligorganisationen har 71 lejemål mere end 15.000 kr. stående på deres vedligeholdelseskonto, fordelt således: Rådhushaven: 9 Engvadgård: 7 Fløngvangen: 4 Thorsgård 14 Kallerupvang 37 Det blev aftalt, at rundringning til afdelingerne Rådhushaven og Engvadgård skulle foretages seks uger efter brevets udsendelse, mens de øvrige tre afdelinger ønskede at vente til tre måneder efter brevets udsendelse. I Rådhushaven er det lykkedes at få kontakt til tre lejemål. På andre tre lejemål er det ikke muligt at finde et telefonnummer, og det er ikke lykkedes at få kontakt til de resterende tre lejemål. I Engvadgård er det lykkedes at få kontakt til fem ud af syv lejemål. Det er ikke lykkedes at få fat i de resterende to. Telefonopkaldene er foretaget i dagtimerne mellem kl. 9.00 og kl. 17.30. Alle de beboere administrationen har været i kontakt med, har været positive overfor tiltaget og opkaldet, om end der var en enkelt som udtrykte umiddelbar skepsis først i opkaldet. Alle har udtrykt en positiv holdning overfor, for hvad der af en beboer blev kaldt et serviceopkald. 9/28
Der er samlet set brugt 17 konsulenttimer á 802,16 kr. ekskl. moms, (svarende til 1.003 kr. inkl. moms) hvoraf de fem er brugt på telefonopkald samt indhentning af telefonnumre. Der gøres opmærksom på, at Thorsgård og især Kallerupvang vil blive mere tidskrævende pga. det højere antal lejemål. Der gøres opmærksom på, at det formentligt ikke vil være muligt at måle effekten af kampagnen, men at den har fået stor opmærksomhed blandt de øvrige selskaber i KABfællesskabet. Flere andre selskaber har udtrykt ønske om at følge s eksempel. Bilag 5: Pjece Du har penge på din konto Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og beslutter om administrationen skal fortsætte rundringningen i de øvrige tre afdelinger. 9. Afdeling 3601, Rådhushaven helhedsplan byggeregnskab På organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 blev byggeregnskabet for Rådhushaven behandlet første gang. Der blev stillet opklarende spørgsmål hertil, og efterfølgende afholdt møde med KAB, Center for Byggeri til afklaring heraf, hvorfor byggeregnskabet nu indstilles til endelig godkendelse. Byggeriet blev afleveret i december 2014 efter en del forsinkelser undervejs, herunder ændring og håndtering af afløbsprojektet på Vestervej, på grund af mange uforudsete fundamenter i undergrunden. Den indbyggede generelle tidsfristforlængelse i fastprisaftalen med entreprenør B. Nygaard Sørensen A/S, gav et mærkbart løft i kvaliteten af arbejdet, men var alligevel i sin helhed langt fra det forventede resultat. Byggeregnskab er efterfølgende udarbejdet med skæringsdato pr. den 1. juni 2015. Skæringdatoen er efter aftale mellem følgegruppen og kundecenteret fremskrevet og synkroniseret med det kommende driftsbudget 2015-16. Regnskabet viser et merforbrug på 2,7 mio.kr. i forhold til skema B budgettet. Dette skyldes tre hovedfaktorer: 1. Licitationen ved skema B var meget gunstig, og anskaffelsessummen lå væsentligt under skema A budgettet. Herudover ønskede kommunen at reducere sagens omkostninger yderligere, herunder midlertidig genhusning i beboelsesvogne til et mindre omfang. Entreprenørens tilbud viste sig under byggeprocessen at være urealistisk 10/28
lavt, og sagen blev yderligere belastet af ekstraregninger indtil der blev indgået en fastprisaftale. I fastprisaftalen indgik blandt andet en længere byggetid med omkostninger til byggeplads og en fast indeksering af entreprisesummen efter gældende fastpriscirkulære. 2. Entreprenøren havde lavet en regnefejl i tilbudslisten på 200.000.kr. i vores favør, som han siden har forsøgt at indhente via krav om honorering af ekstra ydelser. 3. Entreprenøren har i sin bemanding af sagen forsøgt at anvende prisbillige arbejdssjak, der manglede overblik over arbejdet, og som har været vanskelige at styre og koordinere. Dette har givet rådgiverne ekstra timeforbrug til opfølgning og kontrol. Anskaffelsessum: Regnskab Budget Afvigelse Støttede arbejder 30.948.285 kr. 28.946.679 kr. +2.001.606 kr. Ustøttede arbejder 6.446.972 kr. 5.721.228 kr. +725.744 kr. I alt 37.395.257 kr. 34.667.907 kr. 2.727.350 kr. Finansiering: Regnskab Budget Realkreditlån, støttet 30.948.285 kr. 28.946.679 kr. Realkreditlån, ustøttet 4.141.972 kr. 4.126.228 kr. Tilskud Disp. fond 820.000 kr. 820.000 kr. Tilskud trækningsret 275.000 kr. 275.000 kr. Henlæggelser 1.210.000 kr. 500.000 kr. I alt 37.395.257 kr. 34.667.907 kr. Anskaffelsessummen ved regnskabet, skema C, er på 450.000 kr. over det godkendte budget ved skema A. Da låneydelsen på realkreditlånene i mellemtiden er blevet væsentlig lavere, skønner administrationen at det ikke vil udløse krav om ekstra huslejestigning ud over den godkendte, og dermed overholder regnskabet også forudsætningerne for femte-delsordningens kapitalstøtte. Byggeregnskabet blev fremlagt og godkendt på følgegruppemødet den 16. april 2015. Byggeregnskabet blev efter mødet sendt til behandling i revisionen. På grund af stor arbejdsmængde er regnskabet ikke blevet færdigrevideret på nuværende tidspunkt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet og finansieringen samt godkender, at administrationen indsender dette til godkendelse i Høje-Taastrup Kommune, når det er færdigrevideret. 11/28
10. Godkendelse af individuel modernisering Flere afdelinger i benytter sig af ordningen individuelle moderniseringer. Ordningen betyder, at beboerne laver forbedringer i lejemålet, som efterfølgende finansieres af afdelingen enten ved optagelse af et kreditforeningslån eller ved lån i egne midler. Ydelsen på lånet betales alene af den beboer, der har benyttet sig af ordningen. Det er således kun den beboer, der benytter ordningen, der får en lejestigning. Ifølge 37b i lov om almene boliger er det afdelingsmødet der træffer beslutning om ordningen skal være gældende i afdelingen. Samtidigt kan det besluttes, at disse forbedringer også kan omfatte ledige lejemål. Afdelingsmødet skal beslutte, hvilke arbejder den enkelte beboer må forbedre sin bolig med under ordningen, og også fastsætte et maksimums beløb for anskaffelsessummen for det enkelte forbedringsarbejde og også for den endelige låneramme. Når afdelingen har besluttet at benytte ordningen, skal boligorganisationen godkende afdelingens beslutning. Opstår der uenighed mellem afdelingen og boligorganisationen om beslutningen kan denne indbringes for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse. Endelig skal det nævnes, at hårde hvidevarer ikke er omfattet af ordningen. Det kan oplyses, at moderniseres en enkelt lejemål for f.eks. 100.000 kr. vil det med den nuværende rente og med optagelse af et 20-årigt realkreditlån, betyde en huslejestigning på ca. 700 kr. pr. md. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, - en overordnet økonomisk ramme for benyttelse af individuelle moderniseringer i de enkelte afdelinger. - eventuelt hvilke arbejder der er omfattet af ordningen. - en maksimums beløbsgrænse for moderniseringer i det enkelte lejemål. - om der skal ydes tilskud fra egne trækningsretsmidler, og tilskuddets størrelse pr. modernisering. 12/28
11. Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse af driften Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra regeringen Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsorden, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt 360 analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen giver KAB anbefalinger til hvordan driften kan gøres mere effektiv og professionel. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. 13/28
Bemærk Materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. En 360 analyse koster 10.000 kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og 7.500 kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. På organisationsbestyrelsens arbejdsmøde i april 2016 blev emnet fremlagt og det blev besluttet at bestille denne for samtlige afdelinger i Høje Taastrup Boligselskab. Det er aftalt med administrationen, at analysen er færdig primo september hvorefter organisationsbestyrelsen vil behandle denne på sit arbejdsmøde ultimo september. Herefter vil analysen blive forelagt organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet i efteråret 2016. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter, at købe 360 analyser for samtlige afdelinger i. 12. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Den nuværende aftale med Topdanmark er forlænget ét år, og har derfor løbet i fire år. Aftalen udløber pr. den 1. oktober 2016. KAB har, sammen med Willis, arbejdet på forebyggelse af skader, specielt i forhold til skybrudsskader og varmt arbejde (når der bruges åben ild f.eks. til ukrudtsbekæmpelse). Der er udarbejdet materiale til driften, som skal bruges i forbindelse med varmt arbejde. Yderligere har Topdanmark udarbejdet skybrudsrapporter, der angiver anbefalinger til tiltag, der kan minimere udgifterne til skybrudsskader efter en gennemgang i de afdelinger, hvor der har været store omkostninger til skybrudsskader. Det store forebyggelsesprojekt Trygbolig er gennemført, hvilket også er med til at minimere skadesomfanget. Det er vurderingen i Willis, at det forebyggende arbejde vil påvirke tilbudsgivningen i positiv retning for boligorganisationerne og at et EU-udbud vil resultere i en præmie på niveau med 14/28
eller lidt højere end det nuværende niveau. Der vil dog kunne forekomme individuelle prisstigninger for boligorganisationerne, afhængig af de individuelle skadestal, hvilket fremgår af skadesstatistikken, der er vedlagt som bilag. Den 30. juni 2016 kendes vinderen af udbuddet og senest den 14. september 2016 skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan gælde fra 1. oktober 2016. Alle boligorganisationer bør derfor senest den 14. september 2016 enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde eller have bemyndiget kundechefen til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Den fælles forsikringsramme udbydes som udgangspunkt med selvrisici på henholdsvis 0 kr. eller 25.000 kr. Der er dog afdelinger eller selskaber, hvor der er aftalt andre forhold. Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 7: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde senest den 13. september 2016, eller bemyndiger kundechefen til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. 13. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på www.kab-bolig.dk, og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. 15/28
KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 8: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. SAGER TIL ORIENTERING 14. Styringsdialog 2014/15 og kommunal godkendelse af regnskab 2014/15 Det årlige styringsdialogmøde har endnu ikke været afholdt hvorfor den kommunale godkendelse af årsregnskab for 2014/15 endnu ikke foreligger. Administrationen har henvendt sig til kommunen for at aftale dato for afholdelse af mødet. 16/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Nyt fra afdelingerne Rådhushaven Der er afsendt breve til 3-5 beboere vedrørende lovliggørelse af udestuer dette er sket på foranledning af Høje-Taastrup kommune. Bestyrelsen har siden givet dispensation til de berørte beboere og startet en dialog med kommunen omkring tilladelser og betingelser for fremtidig opførelse af lovlige udestuer. Kallerupvang Altanprojektet skrider planmæssigt frem og det forventes at alle altaner er etableret inden efteråret 2016. På beboermødet i januar 2016 blev det vedtaget at der skal foretages en undersøgelse af muligheder for en eventuel isolering af facaderne. Denne undersøgelse foretages til efteråret, når temperaturen igen er faldende. Thorsgården Afdelingen har siden januar 2016 været uden afdelingsbestyrelse. Derfor har der den 9. maj 2016 været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, udelukkende med henblik på at få valgt en ny afdelingsbestyrelse. Fløngvang Der blev i januar 2016 valgt ny formand for afdelingsbestyrelsen Jens Ole Larsen Nielsen. Engvadgård Afdelingen er efter energirenoveringen blevet indstillet til KAB s bæredygtighedspris og vundet. I forbindelse med renoveringen er energiklassen flyttet fra Energiklasse D til Energiklasse B og oven i købet tæt på en klasse A. Det har desværre været nødvendigt at afskedige afdelingens driftsleder. Den. 11. maj 2016 blev der afholdt samtaler med henblik på ansættelse af en ny driftsleder til start senest pr. den 1. juli 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/28
16. Afdeling 3601, Rådhushaven Helhedsplan, Dræn på Gasværksvej I mere end to år har afdelingen haft mange problemer med vand i kælderen i lejemålet Gasværksvej 29, og opfugtning af kældervæggen i lejemålet Gasværksvej 27. Efter ca. et halvt år hvor de beboerdemokratisk udpegede medlemmer af styregruppen, har rykket for materiale gennem KAB, Center for Byggeri, og rådgiver blev der udleveret as build tegning på de udførte kloak- og drænarbejder. Med baggrund i disse tegninger, har afdeling Rådhushaven fået en landmåler til at måle koter på dræn og kældergulv. Denne måling er blevet afvist af rådgiver, idet det viste sig at der ikke var overensstemmelse mellem tegning og virkelighed. Med baggrund heri konkluderede rådgiver, at målingerne ikke kunne bruges. Herefter har Rådhushaven gennem længere tid efterlyst rådgivers as build tegning. Denne tegning har været grundlag for nye målinger af koter, og denne gang er landmåler rekvireret via rådgiver. Rådgivers tegning var, lige som den forrige, misvisende specielt for Gasværksvej 29. De nye målinger viser samme resultat som de første, for hvad angår Gasværksvej 29. Drænet er ikke placeret som projekteret 150 mm under kældergulv. Endvidere viser målingen, at antal af indløb i den ene drænbrønd er større for Gasværksvej 25 end for Gasværksvej 27 og 29. Der er i udførelsesfasen flyttet et tilbageløbsstop, hvilket har skabt en usikkerhed om tagbrønden, der er placeret ca. en meter fra kælderhalsen, er sikret med tilbageløbsstop som projekteret jf. V-G-K-10. Rådgiver og KAB, Center for Byggeri udtaler, at drænene ligger så godt de kan, og dette til trods for at det ikke er dokumenteret eller sandsynliggjort enten ved foto eller anden dokumentation, at det ikke har været muligt at placere drænene som projekteret. Rådgiver og KAB, Center for Byggeri er blevet bedt om at dokumentere, sandsynliggøre og/eller forklare årsagen til følgende tre forskelle. De to første punkter er ud fra de steder, hvor der er vandindtrængning til Gasværksvej 29, og opfugtning i lejemålet Gasværksvej 27. For punkt tre kan yderligere tilføjes, at når der hældes vand i tagbrønden i lejemålet Gasværksvej 27 kan det konstateres, at der ikke er sikret med tilbageløbsstop, idet afløbet fra tagbrønden løber ud i en spulebrønd på den forkerte side af tilbageløbsstoppet. 18/28
1. Hvilken berettigelse er der for at udløbet i brønd A, Gasværksvej 29, kun ligger 80 mm. under kældergulv mod ca. 140 mm for de to andre huse? 2. Hvordan kan det være, at udløbet i brønd G, Gasværksvej 27, kun ligger 20 mm under kældergulv, og for Gasværksvej 25, er det 100 mm mod Gasværksvej 29, 180 mm? 3. Hvorfor er der kun tre indløb i brønd C ved Gasværksvej 27 og 29, mod fire indløb ved Gasværksvej 25? Kan det betyde, at brønden ved hushjørnet/kældertrappen ikke er sikret med tilbageløbsstop for Gasværksvej 27 og 29, og dermed at der er en væsentlig risiko for oversvømmelse af kælderhalsen ved opstuvning i hovedkloakken? Da der ikke findes nogen indikation eller dokumentation på at dybden af fundamentet varierer, eller ikke skulle have en dybde som antaget i projekteringen, der vil muliggøre en placering af drænet 150 mm under kældergulv. Organisationsbestyrelsen pålægger kundechefen, at sikre at KAB, Center for Byggeri fremsender en reklamationsskrivelse, både til Rådgiver og Entreprenør, vedrørende svigt i forhold til placering og sikring mod opstuvning fra hovedkloak. Dette for at sikrer en afbrydelse af forældelsesfristen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Afdeling 3606, Engvadgård energirenovering - status Baggrund Engvadgård har gennemført et større energirenoveringsprojekt i perioden 2014 til starten af 2015. Det har nedsat varmeforbruget og samlet set givet afdelingen nogle bedre boliger med mere tidsvarende boligkomfort. Alle arbejder er afsluttet. Økonomi og finansiering De samlede udgifter til projektet overstiger ikke de budgetterede udgifter på 31.997.000 kr. Hvis tilskuddet fra EU s støtteordninger, viser sig at give et overskud i projektregnskabet, ønskes disse midler anvendt til forbedringer af afdelingens ejendomskontor. Udbetalingen af 19/28
de sidste støttemidler vil først ske i primo 2016, hvorfor der først herefter kan tages stilling til forbedringer af ejendomskontoret. Bilag 9: Byggeregnskab byggesag 0056, energirenovering Der indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 18. Afdeling 3606, Engvadgård - bæredygtighedspris På KAB s repræsentantskabsmøde torsdag den 19. maj 2016 blev der blandt andet uddelt en bæredygtighedspris. Bæredygtighedsprisen i år gik til Engvadgård for omfattende energirenovering med beboerne i front som aktiv drivkraft. Fjernvarme, udskiftning af lette facader og nyt tag er blandt elementerne i den store energirenovering. Renoveringen har betydet, at afdelingen samlet set er gået fra energimærke D til energimærke B og er på vej mod energimærke A. Formand for KAB, Kjeld Poulsen fremhævede i sin tale ved prisoverrækkelsen: Det, der gør Engvadgård s projekt bemærkelsesværdigt er beboernes store engagement i et ellers driftstungt emne. Engvadgård s afdelingsbestyrelse har deltaget i erfaringsmøder med kommunen i et fælles ønske om at fremme bæredygtighed i Høje Taastrup, og her er de blevet inspireret til at iværksætte en energispare-konkurrence i Engvadgård. For beboerne har renoveringen betydet en reduktion i varmeregningen på ca. 1.000 kr. om måneden, mod en huslejestigning på knap 400 kr. om måneden. Renoveringen er ustøttet, og finansieres blandt andet af en fremtidig årlig driftsbesparelse på omkring 500.000 kr., som er med til at holde huslejepåvirkningen på et minimum. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Serviceramme Status På organisationsbestyrelsens møde i oktober 2014 blev det besluttet, at øge fokus på den lokale service som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. 20/28
Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig, med baggrund heri, at starte en proces op med udarbejdelse af servicemål for den lokale drift. KAB havde til formålet udviklet et værktøj hertil - Servicerammen. Der var opstillet fem temaer, som blev foreslået som generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet, og tilsluttede sig disse. Servicerammens fem temaer: 1. At bo og leve alment 2. Service af ude- og fællesarealer 3. Service på ejendomskontoret 4. Service hjemme hos beboeren 5. Service via it. Status er, at Fløngvangen, Rådhushaven og Engvadgård mangler endelig godkendelse af servicerammerne i afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelserne i Kallerupvang og Thorsgården har færdigbehandlet og godkendt deres servicemål. Bilag 10: Serviceramme for Rådhushaven Bilag 11: Serviceramme for Thorsgården Bilag 12: Serviceramme for Kallerupvang Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Målsætningsprogram, vision, mission og værdier På organisationsbestyrelsens arbejdsmøde i april 2016 blev det besluttet at arbejde med et udkast til mission, vision og værdier samt et udkast til et målsætningsprogram for Høje Taastrup Boligselskab. Der har efterfølgende været afholdt et arbejdsmøde hvor ovennævnte emner var det eneste på dagsordenen. På arbejdsmødet blev det endvidere besluttet at indstille til organisationsbestyrelsen at bestille 360 analyse af selskabet, og efterfølgende arbejde analysen sammen med selskabets målsætningsprogram. Den endelige vision, mission og værdier samt målsætningsprogram skal endeligt vedtages på repræsentantskabsmødet til efteråret. 21/28
Det er planen, at når arbejdet er tilendebragt skal materialet layoutes til en folder, og omdeles til beboerne i selskabet. Bilag 13: Notat målsætningsprogram i Bilag 14: Målsætningsprogram i version 1 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Investeringsfonden Som forventet blev 2015 et relativt dårligt år for KAB s investeringsforeninger. Værdien af investeringen var således stort set uændret fra den 1. januar 2015 til den 31. december 2015. Værdiudviklingen for de enkelte investeringsforeninger fremgår yderst til højre i tabellen nedenfor. Den gode nyhed er, at det ser bedre ud i 2016. Som det fremgår af nedenstående er det foreløbige afkast (mindre end fem måneder inde i kalenderåret) på godt og vel 2 % og stadig støt stigende, så der er grund til at forvente, at 2016 bliver et betydelig bedre år end 2015. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2015 Indre værdi (Kurs) 20. maj 2016 Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele 2015 8.475.574 110,86 112,95 +2,09 % -point -0,01 % -point SEB 6.094.900 111,03 113,45 +2,42 % -point +0,04 % -point Nykredit Port. 5.541.900 113,28 115,42 +2,14 % -point -0,14 % -point Der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative - og indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22/28
22. Referat fra beboerrepræsentantskabsmødet den 9. februar 2016 Der blev den 9. februar 2016 afholdt beboerrepræsentantskabsmøde i Kundecenter C. Referartet bliver, jf. Rammer for beboerrepræsentantskabsmøderne, gjort tilgængeligt for medlemmerne af beboerrepræsentantskaberne på www.kab-faellesskabet.dk senest 6 uger efter mødet. Bilag 15: Referat fra beboerrepræsentantskabsmødet den 9. februar 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Salg af fordringer til Lindorff KAB har i en årrække haft et godt samarbejde med Lindorff om inddrivelse af tilgodehavender hos fraflyttere, efter sagerne har været til inkasso hos advokat. Indkomne beløb er blevet delt mellem Lindorff, afdelingen og KAB i forholdet 50 %, 40 % og 10 %. Lindorff er en af Europas førende inden for håndtering af manglende betalinger. For at få ryddet op i gamle tilgodehavender har KAB solgt alle fordringer dateret 1. august 2015 og 10 år tilbage til Lindorff mod et engangsbeløb på 6,25 mio. kr., som fordeles mellem de berørte afdelinger i forhold til deres tilgodehavende. Hvis der inden for de næste 3 år hjemhentes mere end de 6,25 mio. kr., får afdelingerne yderligere 50 % heraf. Engangsbeløbet på 6,25 mio. kr. svarer til de hidtidige erfaringer med omfanget af tilbagebetalinger, dog tilfalder hele beløbet nu afdelingerne, som tidligere blev delt med Lindorff og KAB. Fremadrettet modtager afdelingerne betaling som hidtil, alt efter om det er deres skyldnere, der tilbagebetaler. I løbet af 2016 forventes en ny afregningsmetode forhandlet med Lindorff, med henblik på fremadrettet at øge afdelingernes andel af de inddrevne beløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23/28
24. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne I KAB s målsætningsprogram 2015-2018 er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1-5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med 2018. Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Resultatet for foreligger ved rapport af den 9. december 2015. Rapporten vedlægges som bilag. Bilag 16: Kundetilfredshedsmåling - rapport. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet for. 25. Kursuskatalog for beboervalgte 2016 KAB kurser for beboervalgte 2016 Kursuskalenderen for 2016 blev udsendt i starten af december sammen med det første nummer af KAB s nye magasin Indblik. Kataloget kan desuden ses på www.kab-bolig.dk I kataloget findes et bredt udbud af kurser. Her er bl.a. en nyhed - nemlig lørdagskurser - hvor flere kurser afholdes samtidig i KAB, og hvor alle kursister mødes på tværs til fælles oplæg, frokost og snacks. Desuden tilbyder KAB forskellige seminarer, studieture, ERFA- møder og På vej hjem- møder. På næsten alle arrangementer er der en deltagerbetaling. En del boligorganisationer har valgt, at de betaler disse udgifter, mens det andre steder er de enkelte afdelinger, der betaler. Organisationerne opfordres til at drøfte og sørge for, at der i boligorganisationen og/eller i de en- 24/28
kelte afdelinger er fastlagt en uddannelses- og kursuspolitik, så beboervalgte har mulighed for at deltage i relevante arrangementer og kurser. Bilag 17: KAB-kurser for beboervalgte 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter behov og niveau for kursuspolitik samt tager orienteringen til efterretning. 26. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne Som KAB tidligere har orienteret om, har vi på grund af den lave bankrente flyttet en større del af boligorganisationens likvide midler fra indestående på bankkonti til investeringsforeningerne. Som det ses i nedenstående tabel, havde obligationsporteføljen ultimo oktober 2015 et negativt afkast. Det skal ses i forhold til en bankrente på -0,75 %. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 30/10 2015 Danske 5,9 4,7 6,9 4,6 0,5 4,2-0,29 Capital SEB 6,2 5,2 8,4 4,1 0,3 3,8-0,49 Nykredit 5,6 5,0 8,1 5,2 0,6 4,6-0,12 Benchmark 4,6 4,8 6,7 4,3-0,3 5,0 I budgetterne for 2015 er der budgetteret med en forsigtig positiv forrentning. Den budgetterede forrentning varierer fra selskab til selskab, men overstiger ikke 2 %. Desværre vil årets resultat, som tegner til at blive tæt på nul eller negativt, bevirke et tilsvarende dårligere resultat for boligorganisation og afdelinger for indeværende regnskabsår. Obligationsbeholdningen er imidlertid intakt, og ser man fremad viser historien, at der igen vil kunne forventes positive afkast. Det lave renteniveau har også betydet kontante fordele for afdelingerne. KAB har således i indeværende år foretaget et stort antal konverteringer af realkreditlån, ligesom der er hjemtaget byggelån med en historisk lav rente. 25/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Boligplacering af flygtninge KL og regeringen har indgået en aftale om kommunernes mulighed for at finde boliger til flygtninge. Aftalen skulle gøre det muligt samlet set at etablere i alt 12.000 nye og midlertidige almene boliger. Bilag 18: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 19: Pjece Flygtningeboliger med perspektiv Bilag 20: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Nyt Partnerskab med Boligforeningen 3B KAB har pr. 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med boligforeningen 3B under overskriften Fælles investeringer, fælles udvikling og fælles gevinster. 3B er en boligorganisation med 12.700 boliger, hvoraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har også en stærk position i hovedstadsområdet, og er eksempelvis det største boligselskab i Herlev Kommune. Beslutningen om at formalisere samarbejdet kommer efter flere års godt samarbejde især omkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til også at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metodeudvikling i forbindelse med byggeri og byudvikling samt bedre service til glæde for bestyrelser og beboere i KAB-fællesskabet og i 3B. Bilag 21: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 26/28
29. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. den 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, som allerede anvendes i KAB-fællesskabet. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 30. Eventuelt 31. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 27/28
32. Næste møde Der blev på det seneste organisationsbestyrelsesmøde aftalt, at næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde er torsdag den 27. oktober 2016, kl. 15.00 i Restaurant Bollinis, Hovedgaden 437, Hedehusene. 28/28