Refleksionsskema GAF Årsmøde 2015
Kære deltager Formålet med dette skema er at give dig anledning til at reflektere over dine egne arbejdsrutiner på en række områder med betydning for evnen til at levere resultater, der er væsentlige for din organisation. Fordelene ved denne proces er mange, men nævnes kan blandt andet: Større produktivitet Større arbejdsglæde Bedre beslutninger og kvalitet i arbejdet Mindre stres Frem til vi mødes den November vil jeg bede dig løbende reflektere over spørgsmålene i skemaet. Nogle spørgsmål egner sig bedst til at du afsætter en ½ time til at besvare dem. Andre passer bedst til at du lægger dem på dit skrivebord og løbende noterer dine observationer og refleksioner. Det er dit dokument, som kan danne udgangspunkt for din egen personlige læringsproces og handlingsplan for at blive mere effektiv i hverdagen. Nogle spørgsmål er tager kort tid og andre kræver lidt mere refleksion. Processen og omfanget vurderer du selv. Så bare skriv løs Hvad er kerneopgaven i din organisation? Det første spørgsmål til dig er, om du kort og præcist kan beskrive kerneopgaven for din klub og for din specifikke arbejdsfunktion Kerneopgaven er den opgave, som klubben er sat i verden for at løse. Det er med andre ord selve eksistensberettigelsen for organisationen og årsagen til at nogen har besluttet at udbetale løn til medarbejderne og til dig. For dig som leder/medarbejder er kerneopgaven den opgave, du er ansat til løse i forhold til en specifik kunde, bruger eller klient. Det er når du arbejder målrettet med løsning af kerneopgaven, at du ikke alene er produktiv du er også værdiskabende for organisationen fordi du er i færd med at opretholde dens eksistensberettigelse og udføre det som organisationen er sat i verden for. Hvis du har vanskeligt ved at definere dine kerneopgaver, kan du starte med at overveje hvad verden ville mangle, hvis din arbejdsplads var væk i morgen hvad ville ikke blive gjort hvis du ikke længere var ansat? Hvad er det, der berettiger til at du får løn hver måned? På hvilken måde er du værdiskabende for organisationen, og hvad ville organisationen miste hvis de ikke længere havde dig som ansat? Hvad er de absolut vigtigste og mest værdiskabende opgaver du udfører?
Her bedes du beskrive kerneopgaverne for din klub i prioriteret orden (der skal ikke være et bestemt antal): 7. 8. 9. Her kan du beskrive kerneopgaverne for dig som medarbejder i prioriteret orden: 7. 8. 9. Kompetencer i forhold til løsning af kerneopgaven Hvad er det for kernekompetencer du som medarbejder besidder/anvender/har brug for, for at kunne løse din kerneopgave? Kompetencer definerer vi her som evnen til at levere kerneopgaven. Altså noget du mestrer, som har betydning for din evne til at løse dine kerneopgaver. Vi har alle noget vi er rigtigt gode til og noget vi er mindre gode til. Her kan du liste dine kompetencer angiv gerne flere. Kompetence 7. 8. 9. Vurdering Når du har listet kompetencerne vil jeg bede dig foretage en kritisk vurdering af hver kompetence på en skala fra 1 10 hvor 10 er bedst. Hvor stærk er hver enkelt kompetence?
Dine arbejdsvaner i forhold til løsning af kerneopgaven Jeg vil gerne bede dig om at printe nedenstående skema ud (det findes sidst i dokumentet i A4 størrelse) og ligge på dit skrivebord i den kommende periode. Modellen kan hjælpe med at tydeliggøre, hvordan du fordeler din arbejdstid mellem forskellige former for opgaveløsning. Modellen arbejder med to dimensioner i opgaveløsningen. Opgaver der er vigtige eller ikke vigtige, samt opgaver der haster eller ikke haster. A-opgaverne er de vigtige kerneopgaver som skal løses her og nu. Når vi arbejder i A feltet arbejder vi med (stramme) deadlines, tidspres og opgaver, der skal være færdige inden for kort tid. B-opgaverne er ligeledes vigtige kerneopgaver og bidrager på afgørende vis til organisationens værdiskabelse. Når vi arbejder i B-feltet har vi ikke skarpe deadlines, men har tid og ro til at arbejde koncentreret og uden afbrydelse med en vigtig opgave. C-opgaverne er ikke vigtige og de haster ikke. De bidrager ikke til løsningen af kerneopgaven, men har mere karakter af overspringshandlinger, private samtaler og tidsfordriv. De kan i mindre omfang have karakter af frikvarter og nødvendige pauser for at lade op til nye opgaver.
D-opgaverne haster, men de bidrager ikke på afgørende vis til løsning af kerneopgaven. Det er CC mails, andre der har brug for vores hjælp til deres problemer. Møder uden resultat, koordinationsgrupper etc. Netværksaktiviteter der ikke bidrager med noget væsentligt. Kort sagt aktiviteter der tager tid væk fra A og B aktiviteterne uden at bidrage væsentligt til løsning af kerneopgaven. Hvis vi arbejder 37 timer om ugen skal vi levere ca. 7,4 timers arbejde pr. dag. Fratrukket pauser er en forventning om 6,5 timers arbejde pr. dag et minimum. Men spørgsmålet er hvordan vi anvender disse timer. Logisk set bør vi tilbringe langt det meste tid i felterne A og B fordi det er der vi beskæftiger os med løsningen af kerneopgaven. Jeg vil bede dig i løbet af 2 normale arbejdsdage at lave en lille registrering af, hvor meget tid du bruger på opgave løsning i felterne A og B. Det gøres mest simpelt ved at du tager tid når du arbejder i de to felter og hver gang du stopper stopper du også tiden. Hvis det bliver uoverskueligt må du skønne men det er en god proces at arbejde med uret. (Jeg bruger selv stopuret på min ipad til at time, hvor meget tid jeg bruger i de to felter. Jeg starter uret om morgenen og når jeg bliver afbrudt af en eller anden årsag sætter jeg det på pause) Når du har gjort det i 2 dage, noterer du de kommende 2 dage, hvor meget tid du bruger kun i B-feltet. Husk at stoppe uret hver gang du laver noget andet. Tid brugt i A + B Tid brugt i B Dag Dag Dag Dag Håndtering af mails Hvordan håndterer du dine mails i hverdagen? Hvornår tjekker du første gang dine mails på en normal arbejdsdag? Hvor ofte tjekker du dine mails i løbet af en normal arbejdsdag? Har du den automatiske mail alarm slået til, så du får besked når der er en ny mail? Abonnerer du på nyhedsmails og andre tjenester via din arbejdsmail? Hvis ja hvilke? Afbryder du ofte den opgave du er i gang med for at tjekke/ besvare en mail? Har du et fast system til håndtering af mails? 7. Har du faste tidspunkter på dagen afsat til besvarelse af mails? 8. Er det de indkomne mails, der bestemmer din prioritering af opgaver eller er det dig? 9. Har du eventuelt forslag eller kommentarer til hvordan, der kunne spares tid på håndtering af mail i afdelingen?
Hvor ser du Tidsrøvere i hverdagen? En tidsrøver kan være mange ting, men overordnet set er det når vi befinder os i C eller D feltet i opgave skemaet. Altså når der sker aktiviteter (eller ikke sker aktiviteter) som forstyrrer og forhindrer udførelse af kerneopgaven for den enkelte eller i teamet. Som beskrevet i skemaet kan det være for lange møder, telefoner, mails. Men det kan i høj grad også være almindelige forstyrrelser på kontoret, kolleger der gerne socialiserer ud over fastlagt pauser, egne overspringshandlinger etc. Jeg vil gerne bede dig være opmærksom på hvor du ser de største tidsrøvere i hverdagen både hos dig selv og i klubben som helhed. Tidsrøvere 7. 8. 9.
Mødekulturen i din organisation/ arbejdsplads Jeg vil bede dig reflektere over Mødeaktiviteter Hvor mange møder deltager du gennemsnitligt i pr. uge? Vurdering Deltager du i møder som ikke bidrager væsentligt til løsning af kerneopgaven hvis ja hvilke? Er der møder som kunne afvikles anderledes, hurtigere mere målrettede end tilfældet er i dag? Er der områder hvor jeres møder kunne gøres mere effektive og målrettede i forhold til løsning af kerneopgaven? Har du andre forslag til en mere effektiv mødekultur?
7. Videndeling og fælles strukturering af opgaveløsning I hvilket omfang sker der videndeling i klubben omkring bedre opgaveløsninger, hurtigere sagsbehandling, udveksling af skabeloner til administrative rutiner osv.? Giv gerne konkrete eksempler og giv meget gerne eksempler på områder, hvor der kunne ske mere. Videndeling og fælles strukturering af opgaver. Eksempler:
8. Øvrige forhold som påvirker effektiviteten for dig i hverdagen Her kan du anføre, hvis der er andre forhold, som du mener med fordel kunne gøres anderledes i hverdagen for at styrke effektiviteten omkring løsningen af kerneopgaverne. Øvrige forhold God arbejdslyst Mvh/ Klaus Frejo