og overblik og skab endnu bedre relationer

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "og overblik og skab endnu bedre relationer"

Hedvig Pedersen
5 år siden
Visninger:

1 og overblik og skab endnu bedre relationer

2 TIDSTYPEPROFILEN HVILKEN TIDSTYPE ER DU?

3 TIDSOPTIMISTEN Det ta r kun et øjeblik Afslappet forhold til tid Manglende ur Glemmer de 3 T er Ja! Urealistiske planer I nu et Lystbetonet det sjove først Sidste øjeblik

4 TIDSREALISTEN Erfaringen viser og jeg har kalkuleret med Planlægning og struktur To do-lister og tidsestimering Buffertid Fokus på nutid og fremtid Kommer til tiden eller før tid Fokus på deadlines

5 TIDSPESSIMISTEN Har vi nu tid nok?, Det kan nok ikke lade sig gøre Nej! Detaljer Kalkulerer med alt Fremtidsorienteret Starter med pligtopgaverne Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser I god tid!

6 DE TRE TIDSTYPER TIDSREALISTEN TIDSOPTIMISTEN TIDSPESSIMISTEN Det ta r kun et øjeblik Afslappet forhold til tid Manglende ur Glemmer de 3 T er Ja! Urealistiske planer I nu et Lystbetonet det sjove først Sidste øjeblik Erfaringen viser Jeg har kalkuleret med Planlægning og struktur To do-lister og tidsestimering Buffertid Fokus på nutid og fremtid Kommer til tiden eller før tid Fokus på deadlines 6 Har vi nu tid nok? Det kan nok ikke lade sig gøre Nej! Detaljer Kalkulerer med alt Fremtidsorienteret Starter med pligtopgaverne Svært med uforudsete opgaver I god tid!

FOKUS PÅ STYRKER OG UDVIKLINGSMULIGHEDER ØVELSE FIND SAMMEN I GRUPPER À 2-3, GERNE ANDRE TIDSTYPER END DIN EGEN TAG UDGANGSPUNKT I DIN TIDSTYPE (den overvejende præference)

7 FOKUS PÅ STYRKER OG UDVIKLINGSMULIGHEDER ØVELSE FIND SAMMEN I GRUPPER À 2-3, GERNE ANDRE TIDSTYPER END DIN EGEN TAG UDGANGSPUNKT I DIN TIDSTYPE (den overvejende præference) OG DISKUTÉR FØLGENDE: 1) Hvad er dine styrker? 2) Hvad skal du være særligt opmærksom på i din planlægning? 3) Hvad betyder din tidstype for samarbejdet med dine omgivelser

UDVIKLINGSMULIGHEDER FOR DE TRE TYPER TIDSOPTIMISTEN Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne Registrér dit tidsforbrug nogle dage brug erfaringerne fremadrettet i planlægningen Husk

8 UDVIKLINGSMULIGHEDER FOR DE TRE TYPER TIDSOPTIMISTEN Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne Registrér dit tidsforbrug nogle dage brug erfaringerne fremadrettet i planlægningen Husk 40 %-reglen Lad buffertid blive dit nye favoritord TIDSREALISTEN Fortsæt med at prioritere og tage dig tid til at løse opgaverne, inden de bliver til brandslukning Husk 40 %-reglen også tidsrealister kan blive overraskede over mængden af ad hocopgaver og uplanlagte opgaver Øv dig i at være til stede i nuet TIDSPESSIMISTEN Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse Øv dig i at være til stede i nuet Øv dig i at sige pyt, når tingene ikke flasker sig som planlagt. Eller bruge sætningerne: Hvad er det værste, der kan ske? Hvor sandsynligt er det?

9 TIDSREALISTISKE TO DO-LISTER TO DO - LISTE TIDSESTIMAT REEL TID Færdiggøre og udsende mødeindkaldelse Ring til Søren om sag x Læse korrektur på aftaleudkast Lave oplæg til Julie Svar til Mads om indstilling Møde med klient A Møde med klient B Følg op på Y-kontrakten kommentarer?

10 TØM HOVEDET! ET MED MANGE FUNKTIONALITETER - Overblik - Stress-reducerende - Hukommelse - Øget lagerplads - Frigør hjernekapacitet - Nye ressourcer - Mental ro

11 PLANLÆGNING OG TIDSESTIMERING 1: GODT I GANG MED OPGAVEN-SKEMA ØVELSE 11

12 FOKUS PÅ SAMARBEJDET MED DINE MEDARBEJDERE/KOLLEGER ØVELSE 1) Hvilke tidstyper er dine kolleger? 2) Hvad skal du være særligt opmærksom på, når I laver aftaler? 3) Hvad betyder DIN tidstype for samarbejdet med dine kolleger? 12

13 HVOR PÅ TIDSLINJEN BEFINDER I JER? Tag udgangspunkt i en udvalgt opgave/projekt Hvornår er deadline? Hvor på tidslinjen vil I hver især placere jer ift. den konkrete deadline? ØVELSE HASTER MEGET HASTER SLET IKKE Refleksion i plenum Hvorfor har I valgt at placere jer der, hvor I står? Hvad påvirker jeres opfattelser af, hvornår noget haster eller ikke haster? Hvad betyder jeres placeringer for samarbejdet i teamet/afdelingen? Hvilke fordele er der ved jeres placeringer? Hvilke ulemper medfører det for jer? Har I brug for at nærme jer hinanden på tidslinjen? Hvis ja, hvad skulle der til? Hvilke andre tidsbegreber vil være relevante for jer at tale om? Hvad er det vigtigste, I kan gøre for at styrke samarbejdet, når det handler om forskellige tidsopfattelser? Hvad er ellers relevant for jer at drøfte? 13

fordeler tidstyperne sig i jeres team er der en under-/overvægt, eller passer balancen til den opgave, I skal løse?

Hvad skal I være påpasselige med i forhold til planlægning og opgaveløsning?

14 HVILKE TIDSTYPER BESTÅR TEAMET AF? ØVELSE _ TIDSOPTIMIST TIDSREALIST TIDSPESSIMIST planlæggende tidsoptimist lejlighedspessimisten Arbejdsspørgsmål: Hvordan fordeler tidstyperne sig i jeres team er der en under-/overvægt, eller passer balancen til den opgave, I skal løse? Hvad er styrkerne ved jeres sammensætning af tidstyper i teamet? Hvad skal I være påpasselige med i forhold til planlægning og opgaveløsning? Hvilke begreber vil det være en god idé at afstemme forventninger omkring, inden I går i gang med opgaven/projektet? Hvordan fordeler I bedst de enkelte opgaver og ansvarsområder ud fra sammensætningen af tidstyper? Er nogle opgaver bedre placeret hos én tidstype frem for en anden? Hvad er ellers relevant for jer at tale om? 14

15 TRE TIDSHATTE NYE PERSPEKTIVER, DER FÅR ALLE TIDSOPFATTELSER I SPIL A B C En metode til at flytte fokus fra det enkelte individ til selve måden at tænke på. Teknikken hjælper også til både at opdage nye ting og til at omorganisere vores viden. Fx: C: Her har vi brug for input fra den tidspessimistiske hat B: Når vi skal estimere planen, skal vi først prøve med tidsrealisthatten på A: Hvordan ville vi håndtere denne situation med den tidsoptimistiske hat på? (Du kan læse mere om forskellige tænkestile ved at google Edward de Bono + Six Thinking Hats) 15

GUIDE TIL GOD PLANLÆGNING 1. Kend målet og forventningerne 2. Tøm hovedet! 3. Drop ønskelisterne! Lav tidsrealistiske to do-lister 4. Bryd ned i små og overskuelige opgaver 5.

16 GUIDE TIL GOD PLANLÆGNING 1. Kend målet og forventningerne 2. Tøm hovedet! 3. Drop ønskelisterne! Lav tidsrealistiske to do-lister 4. Bryd ned i små og overskuelige opgaver 5. Tidsestimering ting tager tid 6. Prioritér to do-listen. Hvad er fx. de tre vigtigste ting, du skal nå i dag? 7. Afsæt tid i kalenderen 8. Husk 40 procent-reglen - planlæg aldrig hele dagen! 9. Start- og sluttidspunkt 10. Synlige delmål og deadlines især for godt for tidsoptimister 11. Planlæg efter energiniveau 12. Planlægning af energiniveau

17 FORVENTNINGSTREKANTEN TID Hvor lang tid er der til at løse opgaven? RESSOURCER Hvilke ressourcer er til rådighed? KVALITET Hvilken kvalitet skal opgaven have?

18 SLUG FRØEN!

19 AT TALE EN OPGAVE TRÆLS

20 SÆT URET TING TA R OFTE DEN TID, VI SÆTTER AF TIL DEM

OVERVEJELSER I FORHOLD TIL DIN PLANLÆGNING Tag dig tid. Du får den aldrig! Hvor stor en del af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser?

21 OVERVEJELSER I FORHOLD TIL DIN PLANLÆGNING Tag dig tid. Du får den aldrig! Hvor stor en del af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser? Hvor stor en andel af arbejdsdagen planlægger du? Hvor meget buffertid har du brug for dagligt for at kunne imødekomme det uforudsete og sikre en vis tilgængelighed?

22 Man kan ikke stoppe tiden, men man kan selv skabe mere tid i sin hverdag

23 TIDSTYPERNE

SUPPLERENDE LITTERATUR Kolding, Trine: Få styr på tiden sådan bliver du mere effektiv, Børsens Forlag, 2007 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle medarbejdere tag den tid, du har brug for, Gyldendal

24 SUPPLERENDE LITTERATUR Kolding, Trine: Få styr på tiden sådan bliver du mere effektiv, Børsens Forlag, 2007 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle medarbejdere tag den tid, du har brug for, Gyldendal Business, 2008 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle børnefamilier, Gyldendal Business, 2009 Kolding, Trine: Den effektive leder succes med en 40 timers arbejdsuge, Gyldendal Business, 2011 Kolding, Trine: Overskud i familien 149 konkrete tips til mere familietid i hverdagen, Når tiden er vigtig, 2013 Kolding, Trine: Effektive Sammen Om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde, Gyldendal Business, 2019 Kolding, Trine: Kend din tidstype og få styr på planlægningen, Gyldendal Business, 2016

25 KONTAKT Foredragsholder LOS 25. marts 2019 Jytte Hollender Certificeret i Trine Koldings koncept JH@trinekolding.dk

Relaterede dokumenter

Kend din tidstype og få styr på planlægningen!

VINTERKONFERENCE DEN 25. JANUAR: PERSONLIG PLANLÆGNING Kend din tidstype og få styr på planlægningen! 1 KEND DIN TIDSTYPE Indsigt i de tre tidstyper : Tidsoptimisten, tidsrealisten og tidspessimisten Test