Kursus i handel med Sorø og Ringsted Kommune 19. November 2014 Velkommen
Dagsorden Velkomst (Thomas) Præsentation af Indkøbssamarbejdet Sorø/ Ringsted (Thomas) Generelt om indkøb og udbud (Leon) Udbud og Indkøb varer og tjenesteydelser (Leon) Udbud og Indkøb bygge og anlæg (Marie) Dialog og kommunikation
Oplægsholdere er: Thomas Harfot Centerchef ØPU Sorø Leon K. Johansen Ressourcecenterchef Ringsted (Daglig ansvarlig) Marie Caspersen Udbudsjurist Vej- og Ejendomscenter Ringsted
Lidt om Sorø Kommune Indkøbsvolumen 730.000.000 251.600.000 176.300.000 73.500.000 57.600.000 87.400.000 33.800.000
Lidt om Sorø Kommune Strategisk udbud i form af egne udbud i sammenhæng med SKI og FUS Står nu overfor et skift Samarbejde med Ringsted
Samarbejde Ringsted/Sorø Hvorfor samarbejde Faglighed & kompetencer Undgå dobbeltarbejde Større volumen Mål med samarbejde Forbedret økonomi Bedre udbud Højere compliance Standardisering
Samarbejde Ringsted/Sorø Hvordan samarbejde i praksis Samling af udbuds og indkøbsmedarbejdere i Ringsted Daglig ledelse i Ringsted Fælles koordinering og prioritering af udbudsplan Fælles brugersupport omkring indkøb Fælles FUS bidrag
Spørgsmål vedr. indkøb Indkøbsteamet - Indkob@ringsted.dk - Tlf.: 5762 6550 mandag torsdag fra kl. 8.00 til 15.45 fredag fra kl. 8.00 til 14.00 Vej- og Ejendomscenter - Ringsted - Vejogejendom@ringsted.dk - Tlf.: 5762 6262 Fagcenter Teknik, Miljø og Drift - Sorø - ejendomscenter@soroe.dk - Tlf.: 5787 6000 Skriv og/ eller ring alle spørgsmål er velkomne :0))
Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø og Ringsted Kommuner Ressourcecenterchef Leon K. Johansen Økonomi, IT, Digitalisering og Indkøb
Sorø og Ringsted Kommuner som indkøber Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af kommunerne Der koordineres fra 3 hovedområder: Teknik, Miljø og Drift (Sorø) Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter (Ringsted) Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles) Team Indkøb (Ressourcecenter) Indkøb (support) Udbud Controller
Hvor køber Sorø og Ringsted Kommuner ind? Egne konkurrenceudsættelser Egne udbud Samhandelsaftaler Samarbejde med andre SKI FUS (K17) Staten (FM) Indkøbet sker på: Frivillige aftaler Obligatoriske aftaler
Oplysninger om indkøb ud udbud http://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/udbud-og-indkoeb http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/indkoeb-ogudbud?via=searchresultclick Udbudspolitik- og Indkøbspolitik Betalingsfrister Udbudsplan/ udbudsstrategi Kursusmateriale Opdateres i 2014 Udbudsstrategi Udbuds- og Indkøbspolitik
Offentlige udbud love og regler
Lovgivning EU lovgivning Forsyningsdirektivet Bygge- og anlægsdirektivet Varer- og tjenesteydelsesdirektivet Tilbudsloven og Forvaltningsloven Annonceringspligten Økonomisk ansvarlighed Gennemskuelighed
Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud? Forsyningsvirksomhed Varer- og tjenesteydelser: 3.083.431 Bygge- og anlægsarbejder: 38.624.809 Udbudsdirektivet Varer- og tjenesteydelser: 1.541.715 Bygge- og anlæg: 38.624.809 Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen inkl. 3-4 års drift. Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?
Under tærskelværdien hvad så? Tilbudsloven Alle indkøb på mellem 500.000 kr. og tærskelværdien skal annonceres Konkurrenceudsættelse Alle indkøb på mellem 1 kr. og 500.000 konkurrenceudsættes Reguleret aftale eller f.eks. 3 tilbud
Udbud hvordan gør man? Varer- og tjenesteydelser
Når der gennemføres et udbud Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted Kommunes hjemmeside) Dialog? Nej! Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder Egnethed generelle krav Tro- og loveerklæring (evt. serviceattest eller bankoplysninger) Accept af betalingsbetingelser Elektronisk fakturering Ingen gebyrer
Kriterier Udvælgelseskriterier Overholder generelle krav Fyldestgørende og rettidigt tilbud Tildelingskriterier Vægtning af delkriterier F.eks. Økonomi 60%, faglighed/kvalitet 40%
Klage! Konkurrencestyrelsen Klagenævnet for udbud Sø- og Handelsretten Byretten
Kontrakt - samarbejdsdokumentet Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale Kontraktforhandling i det omfang det er muligt 2-7 års varighed Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen Controlling Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner? Evaluering før evt. forlængelse Leverandørens deltagelse i nyt udbudsgrundlag
Så er vi i gang!
Når samarbejdet er etableret Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal Alle institutioner skal benytte aftalerne Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder Team Indkøb rapporterer til FUS, SI, SKI m.fl.
Spørgsmål og kommentarer
Udbud og Kontrahering Bygge- og Anlægsopgaver Tjenesteydelser/ Rådgiveropgaver Udbudsjurist Marie Caspersen Vej- og Ejendomscenter, Ringsted
Udbudspligt og valg af udbudsform
Valg af udbudsform Bygge og Anlæg: Underhåndsbud Entreprisesum < kr. 300.000,- vi kan nøjes med 1 tilbudsgiver. Entreprisesum kr. 0,3 mio. kr. 3,0 mio. max. 3 tilbudsgivere, dog 4 hvis denne hentes udenfor lokalområdet.
Valg af udbudsform Bygge og Anlæg: - Entreprisesum >= kr. 3,0 mio. Licitation: - Offentlig licitation - Indbudt licitation / Begrænset udbud
Valg af udbudsform Rådgiveraftaler: - Underhåndsbud - Offentlig licitation - Indbudt licitation / Begrænset udbud For aftalebeløb >= kr. 500.000,- er der annonceringspligt før udbud
Valg af entrepriseform Totalentreprise Hovedentreprise Fagentreprise Andet: Rammeaftaler Partnering
Valg af rådgiverform Totalrådgivning Delt rådgivning
Før tilbud Gennemsigtighed Ligebehandling Proportionalitet
Tilbuddets indhold Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet: Tilbudsliste Forsikringsoplysninger Tro og love-erklæring Forbehold Alternative tilbud
Vurdering af tilbud Tildelingskriterier Laveste pris Økonomisk mest fordelagtige tilbud Eksempel på kriterier: Kvalitet, pris, byggetid, driftsomkostninger, teknisk værdi, arkitektur, miljø- og arbejdsforhold m.m.
Særlige muligheder for SMV er Konsortier Definition: Et aftalebaseret samarbejde ml. 2 eller flere virksomheder m.h.p. at afgive tilbud på en offentlig kontrakt. Fordele for små og mellemstore virksomheder : Flere virksomheder han gå sammen om en opgave, der ellers ville være for stor at byde på (teknisk, faglig, økonomisk) Omkostningsbesparelse Fælles udnyttelse af knowhow Effektivitetsfordele (ex. Stordriftsfordel) Konkurrencedygtige tilbud, større udvalg af produkter/tjst.ydelser NB! Konkurrenceretligt forbud mod Karteldannelse : Hvis virksomhederne hver især vil kunne byde på opgaven som konkurrenter, kan det være konkurrencebegrænsende, og dermed forbudt. Fordele ved konsortiedannelse skal opveje begrænsninger. Vurderingsparametre: Kapacitet, økonomiske ressourcer, knowhow.
Konsortier vs. konkurrenter
Fordele ved konsortier Fordele for tilbudsgiver (virksomheder) Der kan gives tilbud på opgaver der fordeler sig over flere fagområder Rådgiverudbud der omfatter flere faglige discipliner, f.eks. Arkitekt- & ingeniørydelser Håndværkerudbud ex. Ejendomsvedligeholdelse Hoved- og delentrepriser i bygge- og anlægsopgaver Fordele for ordregiver (kommunen - borgerne) Styrker konkurrencen Understøtter små og mellemstore virksomheder Opnår løsninger, der er bedst til prisen
Konsortieaftaler En konsortieaftale regulerer de indbyrdes rettigheder og pligter mellem deltagere i konsortiet i forbindelse med deltagelse i udbudsproces og i forbindelse med den egentlige udførelse af opgaven. Krav i udbud Hæftelse (solidarisk eller proratarisk) Forskellige hæftelsesformer for forskellige dele af opgaven eller for forskellige ansvarstyper, f.eks.: Proratarisk hæftelse for mangler, solidarisk hæftelse for forsinkelse Solidarisk hæftelse i byggeperiode, proratarisk for ansvarsperiode Sikkerhedsstillelse (% ift total/delopgave eller for særlige risici) Konsortieaftale indgås før ansøgning om prækvalifikation eller før afgivelse af tilbud i off. udbud.
Spørgsmål og kommentarer