DTU-Basen vejledning Opbygning af DTU-Basen:... 2 Hovedmenuen:... 3 Administrér organisationsenhed... 3 DTUbase-administratorer... 4 Tilknyttede profiler... 5 CWISnr:... 5 Menuen under stamdata... 5 Profil ID:... 7 DTU Lister:... 8 Sitecorelister:... 9 Autogenererede lister:... 9 Roller:... 10 Servicefunktioner... 10 Revisionshistorik... 10 Statusrapport... 10 Eksporter... 11 Opret ny person/konto (Fra Hovedmenu)... 12 Kladder... 12 Redigér person konto/profiler... 12 Administrér indkomne rettelser... 13 Fordel roller på personer... 13 Administrér egne data... 14 Oversigt over persondata... 14 http://www.dtubasen.dtu.dk 1
Opbygning af DTU-Basen: DTU-basen er en person-database over samtlige personer, der er tilknyttet DTU: studerende, undervisere, TAP er, gæster, forskere. Basen bruges til at oprette konti, give rettigheder, samt at skabe roller. Ideen i basen er, at samle alle persondata ét sted, så der ikke oprettes parallelle systemer. Der er mange andre systemer på DTU der trækker data fra DTUbasen, derfor er det vigtigt at den altid er opdateret med korrekte oplysninger om de personer der er på DTU. Stamdata Profil Studerende Profil Gæst Profil Ansat Organisations enhed DTU Lister Sitecore Lister DTUbase Ansvarlige Rettigheder til fordeling af roller Profil Stamdata Stamdata Stamdata Stamdata: Hovedoplysningerne for personen. Her ligger de ting som en bruger kun kan have en af, f.eks. Brugernavn, Initialer, CPR-nummer, Navn. Hver person må kun have et sæt stamdata. Profiler: Her ligger persons oplysninger om personens tilknytning til DTU. F.eks. hvilket institut/organisation er vedkommende tilknyttet, deres titel, telefonnummer, ansættelsesdato, studieretning. En person kan godt have flere profiler samtidig, og på den måde godt både være ansat og studerende samtidig, eller være ansat på flere organisationsenheder. Organisationsenheder: Det kan f.eks. være institutter, centre eller administrationens afdelinger. Her står adressen for organisationsenheden, hvem der er leder, og hovedtelefonnumrene. 2
Hovedmenuen: For at logge ind i basen skal du skrive: https://www.dtubasen.dtu.dk, hvorefter du skal gennem loginproceduren og derefter får dette billede: Administrér organisationsenhed Normalt vil man begynde her og finde det institut eller den organisation, man tilhører og skal administrere. Man kan se alle enheder, men kun komme ind i dem, man tilhører. 3
Ved at klikke på enheden, fås følgende billede: Man kan her se de data, der er indtastede under oprettelsen af enheden. Ønsker man at rette disse, kan de overskrives, hvorefter der klikkes på Opdatér enhed. Rettelserne vil derefter slå i gennem i alle DTU s systemer alt efter hvornår disse systemer trækker disse data. Menuen: [ DTUBase-administratorer Tilknyttede profiler Sitecore lister DTU lister Roller ]., giver adgang til de faciliteter, der har med enheden at gøre. DTUbase-administratorer Under DTUbase-administratorer kan man tilføje eller fjerne personer, som skal kunne administrere enheden. Personen får derefter umiddelbart de samme rettigheder som én selv. Det kan være praktisk at det ikke kun er én person, der kan oprette gæster, tildele passwords etc. På den anden side, er det af sikkerhedshensyn heller ikke hensigtsmæssigt at der er for mange. Der er også muligheden for at gøre personer til listeadministratorer hvorefter de får adgang til at administrerer organisationens lister i DTUbasen, men ikke andre funktioner, det vil sige de ikke er i stand til at oprette personer, profiler, passwords, osv. 4
Tilknyttede profiler Stamdata og profiler: DTU skelner mellem stamdata og profiler. En person har kun ét sæt stamdata, f.eks. fornavn, efternavn, Cpr.nummer etc. Til dette sæt stamdata kan tilknyttes et vilkårligt antal profiler. Flere profiler bruges f.eks. hvis man underviser på flere forskellige institutter. Profiltyper kan være "ansat", "studerende" (hentes fra STADS) eller "gæst". En profil angiver altså ens tilhørsforhold til DTU. Under dette punkt vises alle de personer, der er tilknyttet enheden (gæster vises nederst). Når der bruges udtrykker profil i stedet for person, er det fordi en person eksempelvis godt kan høre hjemme på et andet institut, men have en gæsteprofil på den aktuelle enhed. Man har mulighed for at redigere disse personer på forskellig vis. CWISnr: CWIS betyder Campus-Wide-Information-System og CWIS-nummeret er et unikt nummer, som alle ansatte og studerende ved DTU har og som bruges til at identificere personen i alle DTU s systemer. Dette nummer kan ikke ændres. Ved at klikke på CWISnr får man mulighed for at redigere stamdata, tilknyttet den enkelte person. CWIS-nummeret omhandler personens stamdata (dette billede kan også fås frem, hvis man i hovedmenuen (forsiden af DTU-Basen) klikker på Redigér person konto/profiler og søger personen frem) Under stamdata skal man især være opmærksom på følgende: - at der bliver uploadet et billede. Billeder har stor værdi for især de studerende, og bliver brugt på adgangskort til DTU. - at det foretrukne sprog bliver sat. Dette bestemmer på hvilket sprog alle systemer vises på når man logger ind. - at man sætter et mobilnummer. Beskeder fra DTU kan udsendes som SMS-beskeder, men kun, hvis der er sat et mobilnummer her. Den officielle email-adresse er hentet fra en af profilerne. E-mail-adressen kan kun rettes under profilen. Menuen under stamdata: [ Redigér profiler DTUbase-Administrator-roller Skift password ]... 5
Under Redigér profiler kan man redigere de profiler, som er tilknyttede den enkelte person. (En person har altså ét sæt stamdata, men kan have tilknyttet et vilkårligt antal profiler). På skærmbilledet kan man se, at personen har én profil som ansat ved Forskningscenter Risø og at denne profil er aktiv. Hvis man vil tilføje flere profiler gøres det nedenfor. Under DTUbase-administrative-roller kan man se, hvilke institutter/organisationer den pågældende person er DTUbase administrator for. Og under Skift password kan man generere et nyt password til vedkommende person. Dette benyttes især i de tilfælde, hvor en person har glemt sit password. Efter at have klikket på ny adgangskode får man vist skærmbilledet til venstre. Passwordet bør printes ud og overdrages personligt. Personen kan efterfølgende selv skifte sit password på www.password.dtu.dk CV og Resume til visitkort, giver adgang til at indtaste et CV for den pågældende person, bemærk dog at personen også kan gøre dette selv. Økonomirollemodulet viser hvilke registreringer der er lavet på den på gældende person fra økonomisystemet, det kan f.eks. være at man står som godkender for div. indkøb til en hvis beløbsgrænse, men dette er altså kun en visningsdel og ikke her man indtaster data, det sker i regnskab og økonomiafdelingens eget modul. 6
Profil ID: Her har man mulighed for at opdatere den profil vedkommende har i forbindelse med enheden. Undermenuen: [ Konto CWISnr 38609 Profil oversigt Arkivér profil Enhed profil-liste ] betyder følgende: Konto CWISnr: leder tilbage til redigering af stamdata. Profil oversigt: viser de profiler, der er tilknyttet personen Arkivér profil: Hvis en person af den ene eller den anden grund ikke længere er tilknyttet enheden, kan vedkommendes profil arkiveres her. Da DTU aldrig sletter data, betyder arkiver at personen ikke længere kan ses, men at vedkommende stadig er i systemet og vil kunne hentes frem igen på et senere tidspunkt hvis dette ønskes. Bemærk også at feltet Dato profil automatisk udløber arkiverer automatisk profilen på den angivne dato. Bemærk også at men ikke per automatik bliver fjernet fra lister idet ens profil bliver arkiveret! Det betyder altså at dette skal gøres manuelt af den DTUbase administrator der arkivere profilen, der er dog lavet en funktion til at redigere listetilknytning i forbindelse med at man arkivere en profil. Enhed profil-liste: leder dig tilbage til enhedens detaljer over tilknyttede profiler Importer data fra anden profil: hvis en person f.eks. går fra at være ansat til gæst, vil de fleste data i mange tilfælde være de samme, derfor opretter man den nye profil, importere data fra den gamle og afslutter med at arkivere den gamle profil. 7
DTU Lister: Efter oprettelse af en DTUliste, kan man tilknytte personer til denne, med det formål at gruppere personer til brug i andre systemer, f.eks. personlister i Sitecore eller måske distributionslister i Outlook. Listerne bruges også til at give adgang til netværksdrev. En DTU-liste er principielt det samme som en Sitecore-liste nemlig en gruppering af personer. Forskellen er, at man selv kan oprette DTU-lister samt at disse kan bruges til flere funktioner. Sitecore-lister er kun tiltænkt Sitecore systemerne og kan kun oprettets af CampusNet supporten. 8
Sitecorelister: Sitecore er betegnelsen for det Content Management System (CMS), som Portalen og DTU s hjemmeside bruger. For at redigere sider i Portalen og på DTU s hjemmeside skal man have rettighed til det. Disse rettigheder er i første omgang ikke tilknyttet personer, men til sitecore-lister. Man opretter altså først en sitecore-liste med en bestemt rettighed og til denne liste tilknytter man efterfølgende de personer, man vil tildele retten i Sitecore systemet. Bemærk at Sitecore 6 til hjemmesiden kan benytte både DTUlister men også Sitecorelister til rettighedsstyring. I DTU-basen kan man ikke selv oprette sitecore-lister, men kun tilknytte personer til de lister, der allerede findes. Skal man have oprettet en ny liste, må man henvende sig til CampusNet supporten. Men man kan godt ændre navnet og beskrivelsen af listen, dog ikke UID et, det unikke ID. Autogenererede lister: Disse lister er vedligeholdt af systemet på bagrund af pre-definerede kriterier. Alle enheder har som udgangspunkt lister der indeholder alle ansatte (på enheden), alle gæster og alle ansatte og gæster. Det vil sige bliver en ny profil aktiv på enheden eller evt. arkiveret, vil dette tage effekt automatisk på disse lister. Det er også muligt at bestille en autogenereret liste ved at skrive til supporten. Det kunne eksempelvis være: alle ansatte der i deres adresse har bygnings nr: 373 På den måde kan man f.eks. lave en distributionsliste der rammer alle i en bestemt bygning. 9
Roller: Roller bruges til at give adgang og rettigheder til at en person må tildele roller via Fordel roller på personer i hovedmenuen i DTUbasen, det vil sige selve tildelingen af roller sker via punktet i hovedmenuen men administrationen af hvem der må tildele roller sker under enhedes detaljer. Servicefunktioner Her kan man indtaste service telefonnumre / email-adresser som bliver fundet af telefonbogen, det kunne f.eks. være kontaktoplysninger på en kantine eller måske en supportfunktion. Revisionshistorik Giver mulighed for at se hvem der har gjort hvad i DTUbasen, men kan f.eks. søge på initialerne på en person og se hvad der er sket med vedkomnes data i DTUbasen i en given periode. Men kan også søge på f.eks. password og se om der er nogen der har fået nyt password i den forgangne uge. Statusrapport Er en samlet oversigt over de data der er registreret på den pågældende enhed. 10
Dette giver et godt overblik over eventuelle personer der f.eks. mangler data, eller lister der indeholder arkiverede personer. Der er også en mulighed for at få et overblik over hvilke personer der i nær fremtid står til at skulle blive hhv. aktive eller arkiverede. Eksporter Genvej til samme funktion som eksport af lister 11
Opret ny person/konto (Fra Hovedmenu) Oprettelsen af en ny person kan gøres ved hjælp af CPR-nummer. Man skriver cpr-nummeret ind og systemet søger efter vedkommendes data. Når personen er fundet, tilføjes de data, som mangler. Det er vigtigt at så meget data som muligt bliver tilføjet. Man kan også tilføje en person direkte ved at springe cpr-checket over (hvilket dog ikke kan anbefales) Viser det sig at personen allerede har en konto skal denne bruges, således at der ikke opstår dobbeltoprettelser! Kladder Har man påbegyndt en oprettelse af en person men ikke færdigjort denne kan man finde den under sine kladder Redigér person konto/profiler Her kan allerede eksisterende personers konto og profiler redigeres. Husk at markere Alle i DTUbasen hvis der skal søges på personer der ikke er på den enhed du administrerer, dette vil man gøre i det tilfælde at man ønsker at oprette en ny profil på en allerede eksisterende konto i DTUbasen. 12
Administrér indkomne rettelser Det er muligt til en vis grad at administrere sine egne data. Nogle data kræver imidlertid en godkendelse af en DTU-base administrator, det kan f.eks. være stillingsbetegnelse, ansættelsesdato billedskift o.lign. Når en person har rettet i sine data bliver rettelserne automatisk sendt til DTU-base administratorerne, som her enten kan acceptere eller afvise dem. I begge tilfælde sendes en besked tilbage til den som har anmodet om rettelserne. Fordel roller på personer Roller er en form for tildeling af rolle til en person, som andre af DTU s systemer så bruger, f.eks. ScanPas, ØS e.lign. men også i forbindelse med Evalg og telefonregistrering bliver Rollerne brugt. 13
Administrér egne data Her kan man administrere sine egne data, det vil sige at alle ansatte og gæster kan logge ind i DTUbasen og se dette punkt, og dermed også administrere data der omhandler dem selv. Ønsker en person f.eks. at ændre sit telefonnummer kan vedkommende altså selv gøre dette. Oversigt over persondata Her har alle mulighed for at se forskelligt info om dem selv, som er registreret i DTUbasen. Her kan man bl.a. se hvilke roller man har, samt hvilke lister man er tilknyttet. Får du brug for hjælp? Help@campusnet.dtu.dk / 452(57443) 14