Ansvar Formænd for udvalg, arbejdsgrupper og arrangementer er ansvarlige overfor KOL for arbejdet og opfyldelsen af kommissorium/opgavebeskrivelse, herunder ansvarlig for at budgetterne og retningslinierne i den e overholdes. I en værdibaseret organisation er vi alle ansvarlige for, at anvendelsen af penge kan tåle at se dagens lys at vi ikke får røde ører, hvis nogen konfronterer os med vores bilag.. Dybest set er korpsets penge alle medlemmernes penge, og derfor er det vigtigt at vi overalt i den centrale organisation praktiserer husholderisk adfærd. Kasserer Alle udvalg, arbejdsgrupper og arrangementer skal have en kasserer. Er der tale om begrænsede aktiviteter er det OK, hvis formanden selv varetager kasserer-jobbet. Undtagelsesvis kan der vælges én kasserer for et helt ledelsesområde. Det er kassererens opgave, indenfor de godkendte afregningsregler og budgetter, at udbetale de løbende udgifter for udvalgets medlemmer og afregne med Økonomiafdelingen på Korpskontoret. Alle kasserere kan få udbetalt et rådighedsbeløb, beløbets størrelse aftales med Administrationschefen. Hvis en kasserer modtager rådighedsbeløb er det et krav, at der oprettes en separat foreningskonto. Det medfører, at DDS opretter en konto til brug for administrationen af midlerne, og overfører penge til denne konto i takt med afregning, og at afregning sker fra denne konto. Det betyder bl.a. at pengene hele tiden er DDS, og vi dermed juridisk er ejere af dem. Oprettelse af separat konto aftales med Økonomiafdelingen på kontoret. Kassereren følger udviklingen i udvalgets udgifter/indtægter og sikrer at udgifter konteres på de rette konti. Kassereren er i løbende kontakt med formændene om udvalgets økonomiske udvikling. Kassereren kan til enhver tid få en udskrift af udvalgets konti. Kontakt Økonomiafdelingen også med henblik på at få web-adgang til udvalgets konti. Side 1 af 8
Bemyndigelses-/ Godkendelsesblanket Standardbilag Transport Forplejning For at sikre at Økonomiafdelingen har det rigtige udbetalingsgrundlag er det nødvendigt, at alle der kan 'skrive under' på bilag er registreret i Økonomiafdelingen. Denne registrering skal ske på en såkaldt 'Bemyndigelses- og Godkendelsesblanket. Det er formandens ansvar at blanketten udfyldes og sendes til Økonomiafdelingen Blanketten er bilag til denne vejledning. Korpset har en række standardbilag til afregning bl.a. bilag til kørsel i egen bil, telefon, afregningsark og specifikationsark. Afregninger skal altid ske ved hjælp af disse bilag. der kan downloades fra: www.dds.dk Lederservice downloadservice blanketter. Alle udvalgsmedlemmer kan efter aftale med udvalgsformanden få godtgjort transportudgifter. Det bør anvendes billigst mulig transportmiddel. Altså tog, bus eller flere i bilen. Kørselsgodtgørelse for kørsel i egen bil refunderes efter statens takster (2004-1,62 kr. pr. km.) Der skal udfyldes et standardbilag med oplysning om kørsel fra/til, mødetype og antal km. Flyrejser er undtagelsen og godtgøres alene, hvis det er efter aftale med en udvalgsformand. Holdes der møde på Holmen mandag torsdag, skal der bestilles mad samtidig med lokalebestillingen. Udgiften som udvalget skal betale er 50 kr. pr. person (2004) excl. drikkevarer. Beløbet indbefatter også kage og kaffe/the. Holdes der møde andetsteds må udgiften ikke overstige 50 kr. pr. person. Det forventes at udvalget i forbindelse med weekendmøder sikrer samme udgiftsniveau som ved aftenmøder på Holmen. Holdningerne som er nævnt under rejser gælder også her. Bespisning på restaurant er undtagelsen snarere end reglen. Bilag på bespisning skal indeholde anledning og navne på deltagere evt. i form af deltagerliste eller udvalgs-navn. Honorar og lignende Hvis det er nødvendigt for os at udbetale penge til en privat-person (ikke erhvervsmæssig afregning) fx fordi vedkommende har gjort et stykke arbejde for os, skal vi have vedkommendes CPR-nummer foruden naturligvis en kvittering for beløbet. Honorarer og lignende er skattepligtige og DDS er pligtig til at indberette beløbene til Told & Skat. Honorarer kan ikke omsættes til kørselsgodtgørelse eller andet. Side 2 af 8
Telefon Godtgørelse af udgifter til telefon og internet er omfattet af en række skattemæssige bestemmelser: Enten kan man få godtgjort de telefon udgifter man kan dokumentere uden skattemæssige konsekvenser altså der hvor man kan levere en specificeret regning. Eller man kan få godtgjort udokumenterede udgifter skattefrit på op til kr. 1.200 pr. år (DDS-regel = kr. 1.000) Der kan ikke indenfor samme kalenderår udbetales telefongodtgørelse til samme person efter begge metoder.. Hovedreglen er at DDS dækker dokumenterede telefonudgifter (det er i reglen ikke noget problem at få sin telefonregning specificeret). I særlige tilfælde kan der efter aftale med Administrationschefen udbetales op til kr. 1.000 pr. år i udokumenteret telefongodtgørelse.. Ved udbetaling af skattefri godtgørelse i en eller flere rater benyttes et standardbilag. Internet Rent skattemæssigt betragtes udgifter til hhv telefon og internet under et. Dette betyder for godtgørelse af udgifter til internet, som ved telefongodtgørelse, at det kræves at man kan dokumentere sit internetforbrug. Det er ikke tilstrækkelig dokumentation, at have betalt et abonnement til fx ADSL. I tilfælde af et særlig højt forbrug træffes aftale om eventuel godtgørelse med Administrationschefen. Møder Porto Se kritisk på antallet af planlagte møder: Nogle gange er det måske billigere at afholde et telefonmøde, især hvis transportudgifterne er store, ligesom weekendmøder ind imellem kan være en fordel, også økonomisk. Ligeledes forventes det, at vi anvender vore egne lokaler/hytter frem for at skulle betale leje andetsteds, hvis det overhovedet er muligt. Hvis der afholdes telefonmøde, er 2 af de efterhånden mange muligheder: - Opringning til 90 909 090 det koster 250 øre pr. deltager pr. minut.+ almindelige trafikudgifter. der kan max deltage 9 personer og udgiften faktureres på hver mødedeltagers telefonregning. - Bestilling på 119 det koster 40 kr. i startgebyr pr. deltager og 3,50 kr. pr. deltager i minuttet. Der kan deltage op til 28 personer. Den der har bestilt mødet faktureres. - Udgifter til frimærker er for de fleste blevet reduceret, da vi mere og mere bruger mail, men dokumenterede udgifter til porto dækkes, husk originalbilag. Side 3 af 8
Papir og lignende Gaver Valuta Diverse udgifter Budget og kontonumre Har udvalget behov for et par mapper, nogle plastlommer eller papir og kuverter, er det billigste at rekvirere det på korpskontoret. Aftal nærmere med Keld Andreasen på Korpskontoret. Udgiften konteres udvalget. Vi giver normalt ikke gaver internt, men der kan være specielle lejligheder, ligesom det kan være ønskeligt at give en gave til en person udefra, der har gjort noget for udvalget. Husk at påføre udgiftsbilaget hvem gavemodtager er, hvem gaven er fra samt gavens anledning. Hvis udvalget får behov for udenlandsk valuta, veksler udvalgskassereren, ligesom overskydende valuta veksles tilbage til danske kroner. Vekselgebyret betales af DDS. Men omkostningen konteres på udvalgets konto. Jævnfør tidligere dækkes rimelige udgifter i forbindelse med udvalgsarbejdet. Men vi skal gøre opmærksom på at eksempelvis udgifter til tivolibesøg eller lignende normalt ikke dækkes. Udvalget/arbejdsgruppen/arrangementet får tildelt et budget. Under specificeringen af budgettet skal der tages hensyn til de af Korpsrådet/KOL besluttede aktiviteter. Det endelige budget skal godkendes i KOL. Der har tidligere været en tendens til overbudgettering og urealistiske forventninger til, hvad udvalget kan nå i perioden. Så rådet er: vær realistiske ved budgetlægningen. Der er mulighed for at få budgettet justeret i løbet af perioden i forbindelse med budgetrevision eller hvis en god ide opstår. Formænd/kasserer aftaler antal og navn på kontonumre med Administrationschefen. Afregning Medlemmernes afregning overfor kassereren skal ske på korpsets standard afregningsark. Dette må gerne oprettes i regneark. (kan downloades fra www.dds.dk/lederservice/download/blanketter eller rekvireres på Korpskontoret). Kassererens afregning overfor Korpskontoret skal ske på korpsets standard specifikationsark, der ligeledes kan downloades. Afregning kan ske så ofte kassereren har lyst dog minimum 1 gang hvert kvartal. Årsafregning skal ske senest ultimo januar. Afregningsarket skal være påført tydeligt navn, debitorkonto, kontonummer samt bogføringstekst. Bogføringsteksten skal være så informativ som muligt. Dermed bliver det nemmere for udvalget at sikre, at udgifterne er konteret korrekt, ligesom det bliver mere overskueligt ved budgetrevisionen, at se hvad de enkelte konti indeholder. Side 4 af 8
Bilag Alle udgifter skal være dokumenteret ved originalbilag. Dvs. der skal være en regning/faktura, billet eller bon. Det er ikke nok med en kvittering fra eksempelvis DSB, den brugte togbillet skal vedlægges. Hvis originalbilaget er bortkommet, skal dokumentation for udgiften aftales med Økonomiafdelingen. Manglende bilag skal godkendes af udvalgsformanden. Ved indkøb af forplejning, noteres på kvitteringen hvem der har deltaget i spisningen. (Hvis det er et stående udvalg er det tilstrækkeligt at notere udvalgets navn) Krav til fakturaer: Told & Skat har opstillet en række krav til fakturaer de gælder naturligvis også for DDS: En almindelig faktura skal have følgende indhold: 1. Udstedelsesdato (fakturadato) 2. Et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen (fakturanummer) 3. Sælgerens CVR-nr. (eller SE-nr.). 4. Sælgerens navn og adresse samt købers navn og adresse. 5. Mængden og arten af de leverede varer / omfanget og arten af de leverede ydelser. 6. Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, eller hvor afdragsbeløb betales, forudsat en sådan dato er fastsat og er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato. 7. Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed. 8. Gældende momssats. 9. Det momsbeløb, der skal betales. I almindelighed opfylder kasse-bonner Told & Skats krav. Udbetaling Så vidt muligt gennemgås modtagne afregninger umiddelbart efter de modtages på kontoret, og udbetaling sker umiddelbart efter gennemgang. Under forudsætning af korrekte bilag. Udbetaling til kassereren sker ved overførsel til bankkonto, så Økonomiafdelingen skal have et kontonummer oplyst på specifikationsarket. Overførsel vil kun fremgå af modtagers kontoudtog, da det koster 5 kr. Side 5 af 8
pr. gang, hvis banken skal sende en meddelelse om overførslen. Forskud Anvisning Normalt sker afregning i løbet af 1 uge. Kassereren kan ved periodens start få udbetalt et acontobeløb. Et beløb der svarer til løbende udgifter i et par måneder. Acontobeløbets størrelse aftales med Administrationschefen. Det er udvalgsformændene, der er ansvarlig for udvalgets samlede forbrug og for at det holdes indenfor det godkendte budget: Alle udvalgets enkeltudgifter under 2.000 kr. kan godkendes af kassereren, dog ikke egne udgifter. Udgiftsposter på mellem 2.000 og 25.000 kr. skal være godkendt af en formand. Udgifter over 25.000 kr. skal være godkendt af et KOLmedlem. Kassererens egne udgifter skal godkendes af udvalgsformanden eller et KOL-medlem Hvis det ikke er praktisk muligt at godkende direkte på afregningsbilaget er det tilstrækkeligt at hæfte et print af e-mail med godkendelsen bag på bilaget. Stort set alle enkelt-udgifter vil være på under 2.000 kr., så i praksis vil det være sjældent, at der skal være anden godkendelse end kassererens. De bilag som en formand godkender, skal være forsynet med formandens underskrift. For bilag der er godkendt af kassereren, er det nok at kun standard afregningsarket er forsynet med kassererens underskrift. Større kontrakter Økonomiudvalget skal godkende alle større kontrakter og andre aftaler, der indgås på vegne af DDS. Kontrakter og aftaler, der samlet indebærer engagement for DDS på mere end 100.000 kr. og kontrakter af principiel karakter er omfattet af denne regel. Ligeledes skal kontrakter eller økonomiske aftaler der binder korpset i en periode længere end 2 år godkendes af økonomiledelsen. Fx er aftale om produktion af en bog eller film omfattet af denne regel selv om bogens enkeltudgifter i sig selv ikke er mere end kr. 100.000. Trykudgifter på kr. 40.000, forfatterhonorar på kr. 30.000 og sats og fotos kr. 40.000 bringer det samlede projekt op på kr. 110.000, hvilket indebærer at Økonomiudvalget skal godkende aftalerne også selvom budgettet til projektet er godkendt af KOL. Side 6 af 8
Investeringsbudgetter I forbindelse med udgivelse/produktion og genoptryk af arbejdsstof og lignende skal der altid udarbejdes et investeringsbudget, som skal godkendes i KOL via Økonomiudvalget. Ejendomsinvesteringer på mere end kr. 100.000 skal også godkendes af Økonomiudvalget. Beskrivelse med vejledning kan rekvireres i Økonomiafdelingen. Afregning for KOLmedlemmer Vi skal gøre opmærksom på, at KOL-medlemmer selv afregner direkte med Økonomiafdelingen. Side 7 af 8
Denne Bemyndigelses- og Godkendelsesblanket skal udfyldes: Hver gang et udvalg, arbejdsgruppe eller aktivitet startes. Fx ved udvalgsstart umidelbart efter et korpsrådsmøde Hver gang der sker ændringer i personkredsen Udvalgsformanden er ansvarlig for udfyldelse af blanketten Økonomiafdelingen kan ikke foretage udbetaling før blanketten foreligger på korpskontoret Udvalg Arbejdsgruppe Aktivitet Formand Formands underskrift og initialer Kasserer Kasserers underskrift og initialer KOL-kontakt Alle udvalgets enkeltudgifter under 2.000 kr. kan godkendes af kassereren, dog ikke egne udgifter. Udgiftsposter på mellem 2.000 og 25.000 kr. skal være godkendt af en formand. Udgifter over 25.000 kr. skal være godkendt af et KOL-medlem. Kassererens egne udgifter skal godkendes af udvalgsformanden/et KOL-medlem Dato Underskrift Formand: Side 8 af 8