Procedure for hjemskrivning af eksterne midler (delregnskab 4 og 5) Når der skal hjemskrives indbetalinger fra eksterne finansieringskilder (bevillingsgivere og samarbejdspartnere mv.), skal det ske ved fremsendelse af en Salgsfaktura via Navision Stats Salgsmodul. Eneste undtagelse er bevillinger fra Aarhus Universitets Forsknings Fond, hvor Regnskabskontoret varetager indbetalingerne i henhold til en særlig administrationsaftale. Salgsfaktura skal fremsendes efter samme principper som øvrige salgsfakturaer. Hvis debitor er en offentlig myndighed (stat, amt eller kommune), skal der fremsendes en elektronisk salgsfaktura. 1. Eksterne bevillingsdebitorer Der er i Navision Stat oprettet en særlig Debitorbogføringsgruppe <EKSTERNBEV> med særskilt debitornummerserie, der skal anvendes til hjemskrivning af eksterne midler (i modsætning til f.eks. debitornummerserien for de almindelige debitorer). Debitornummerserien for eksterne bevillingsdebitorer ligger i intervallet 70001 79999. 1
De eksterne bevillingsdebitorer må udelukkende oprettes af Regnskabskontoret, og hvis der skal laves en faktura for en bevillingsdebitor, der ikke allerede er findes i debitorregisteret, fremsendes de relevante oplysninger, herunder korrekt EAN-nummer på den pågældende offentlige bevillingsdebitor, til Regnskabskontoret via FAX med en anmodning om oprettelse, som det kendes fra proceduren for oprettelse af kreditorer. 2. Salgsfaktura - en samlet hjemskrivning (både elektroniske og ikke elektroniske) Hvis det totale bevillingsbeløb kan hjemskrives som en samlet rate anvendes Salgsfaktura efter de sædvanlige retningslinier. Der henvises generelt til Vejledningen vedr. Salgsprocessen på Salgsfakturalinier: Nummer: Finanskonto 973050 Statslige bevillinger (ikke amt og kommune) Finanskonto 973060 Ikke-statslige bevillinger Momsproduktbogføringsgruppe: Hovedreglen er Momskode 0 Samarbejdsaftaler er almindeligvis momspligtige (momskode 4) og konteres på finanskonto 199010. Se øvrigt AU s momsinstruks Beskrivelsesfeltet: Bemærk: Ekstra tekst ud over den ønskede finanskonto beskrivelse Anvendes til kontostreng, journalnummer og evt. rate nr. For bevillinger fra Forskningsstyrelsen skal altid anføres Forskningsstyrelsens sagsnummer og det bevilgende råd/organ, evt. i forkortet form. 3. Salgsfaktura via Salgsordrer hjemskrivning i flere rater (både elektroniske og ikke elektroniske) Hvis beløbet skal faktureres i rater, f.eks. i kvartaler for en bevillingsperiode på 2 år, skal fakturaudskrivning ske ad 8 gange for bevillingen. Dette er nødvendigt i henhold til bogføringsloven og momsafregning, idet der ikke må ske fremdatering af salgsfakturaer. 2
Der laves særskilte fakturaer for hver enkelt bevilling, og der kan således ikke til samme bevillingsgiver hjemskrives for flere bevillinger på samme faktura. Til denne procedure anbefales det at anvende Salgsordrer i Navision Stat. Vælg Salg/Ordrer Salgshovedet Fanebladet Generelt Tast F3 og Enter i feltet Nummer. En nummerserie sørger for den automatiske nummerering af salgsordrer. Kundenummer: her tastes eller vælges den relevante Bevillingsdebitor. Brug evt. Oversigten med alle debitorer via F6 eller den lille pil. HUSK altid at søge via CTRL+B for at finde den korrekte debitor og HUSK at debitornummeret skal være i intervallet 70000-79999. I skal være ekstra opmærksomme på, at den samme offentlige bevillingsdebitor kan være oprettet flere gange - med forskellige EAN-numre. Det er derfor meget vigtigt, at I kender EAN-nummeret på den konkrete bevillingsdebitor, I ønsker at hjemskrive eksterne midler hos. 3
Vælg den ønskede eksterne bevillingsdebitor. 4
Eksternt bilagsnr.: Er obligatorisk - her registreres et entydigt sagsnummer, debitors ordrenr. eller lign. - vær opmærksom på at det eksterne bilagsnummer kun kan anvendes 1 gang pr. debitor Bogføringsdato, ordredato og Bilagsdato udfyldes default med Dagsdato skal naturligvis altid rettes til den relevante dato i forhold til korrekt periodisering. Bemærk at udbetalinger fra Forskningsstyrelsen sker altid i midten af kvartalet. For bevillinger der starter i 2. eller 3. måned i et kvartal, sker den første udbetaling dog i midten af sidste måned i kvartalet Salgsordrelinierne Type: Nummer: Her vælges Finans Finanskonto 973050 Statslige bevillinger ((ikke amt og kommune) Finanskonto 973060 Ikke-statslige bevillinger 5
Momsproduktbogføringsgruppe: Hovedreglen er Momskode 0 Samarbejdsaftaler er almindeligvis momspligtige (momskode 4) og konteres på finanskonto 199010. Se øvrigt AU s momsinstruks Beskrivelsesfeltet: Bemærk: Antal: Fakturer (Antal) Faktureret (Antal) Kontostreng Ekstra tekst ud over den ønskede finanskonto beskrivelse Anvendes til kontostreng, journalnummer og evt. rate nr. For bevillinger fra Forskningsstyrelsen skal altid anføres Forskningsstyrelsens sagsnummer og det bevilgende råd/organ, evt. i forkortet form. Feltet antal udfyldes med det antal gange der skal sendes en faktura, svarende til bevillingsbetingelserne. Hvis beløbet f. eks. skal faktureres i rater af 250.000 kr. f.eks. pr. kvartal for en bevillingsperiode 2 år, skal fakturaudskrivning ske 8 gange for den samlede bevilling på 2 mio. kr. Udfyldes automatisk med samme værdi som feltet Antal Er blank indtil der er bogført en salgsfaktura. Som minimum udfyldes DR, Sted og Bevilling Klar til at sende en Salgsfaktura på basis af den oprettede Salgsordre Du er nu klar til at sende den første faktura af sted til bevillingsgiveren. I feltet Fakturer(Antal) tastes 1 svarende til, at der skal ske fakturering af 1. rate. 6
Standardprocessen følges herefter: Vælg Funktion/ Klarmeld Vælg Bogføring/Kontroller Vælg Vis Udskrift 7
Dette felt angiver at der er tale om fakturering af 1. rate for den pågældende bevilling. Kontrolrapporten underskrives og fremsendes til Regnskabskontoret. Det samlede bevillingsbeløb på 2 mill. kr. kommer ikke med på den bogførte salgsfaktura Centralt Regnskabskontoret foretager legalitetskontrol og Salgsordren bogføres og har nu karakter af en Bogført Salgsfaktura. 8
Som det fremgår af den bogførte Salgsfaktura er der kun faktureret 250.000 kr. svarende til 1 rate. Centralt Elektroniske Salgsfakturaer (offentlige bevillingsdebitorer) vil automatisk blive afsendt elektronisk i forbindelse med bogføringen. Decentral print Bogførte ikke-elektroniske Salgsfakturaer skal udskrives decentralt efter proceduren i den generelle vejledning for Salgsprocessens Afsnit 7. 4. Hvad er proceduren for fakturering af de resterende rater? For de bevillinger hvor bevillingsbeløbet skal faktureres i rater anvendes følgende procedure for de resterende rater: Vælg Salg/Ordrer Vælg den relevante Salgsordre som vedrører den pågældende bevilling Benyt evt. F5 Oversigten, hvor afgrænsningen via default Stedkoden på Salgshovedet sikrer at I kun ser jeres egne Salgsordrer. Anvend evt. Sælgerkode på alle Salgsordrer som giver en yderligere filtreringsmulighed. 9
Som det fremgår af kolonnen Fakturer (Antal) er der 7 rater tilbage. Og i kolonnen Faktureret (Antal) er der indtil videre fakureret 1 rate. Hjemskrivning af 2. rate: Ret Bogførings- og Bilagsdato til den korrekte dato i den relevante periode. Ret Ordredato tilsvarende Her svares OK. Ret Fakturer (Antal) til 1svarende til 2. rate Ret Eksternt bilagsnr. til et nyt for den pågældende bevilling og bevillingshaver. Ret evt. i beskrivelsesfeltet til Rate 2 10
Klarmeld salgsordren og udskriv kontrolrapporten efter de sædvanlige retningslinier. Kontrolrapporten underskrives og fremsendes til Regnskabskontoret. Regnskabskontoret foretager legalitetskontrol og salgsordren bogføres og har nu karakter af en Bogført Salgsfaktura. Vælg Salg/Bogførte fakturaer for at se den Bogførte Salgsfaktura Centralt Elektroniske Salgsfakturaer (offentlige bevillingsdebitorer) vil automatisk blive afsendt elektronisk i forbindelse med bogføringen. Decentral print Bogførte ikke-elektroniske Salgsfakturaer skal udskrives decentralt efter proceduren i den generelle vejledning for Salgsprocessens Afsnit 7. Hjemskrivning af 3. rate: Vælg Salg/Salgsordrer 11
Som det fremgår af kolonnen Fakturer (Antal) er der 6 rater tilbage. Og i kolonnen Faktureret (Antal) er der indtil videre fakureret 2 rater. Ret Bogførings- og Bilagsdato til den relevante periode. Ret Fakturer (Antal) til 1svarende til 3. rate Ret Eksternt bilagsnr. til et nyt for den pågældende bevilling og bevillingshaver. Ret evt. i beskrivelsesfeltet. Følg den sædvanlige procedure for klarmelding og fremsendelse til Regnskabskontoret. Alle de kommende rater hjemskrives efter samme procedure. Generelle spørgsmål om hjemskrivning af eksterne midler kan rettes til afdelingsleder Inge- Marie Qvist på 89421204 eller e-mail imq@adm.au.dk Eventuelle spørgsmål om anvendelsen af Salgsordrer i Navision Stat i forbindelse med hjemskrivning af eksterne midler kan evt. rettes til souschef Anette Svejstrup Petersen 89421144 eller e-mail @adm.au.dk. 12