Oprettelse af rekvisitioner/faktura-godkendelse Rekvisitioner Begynd med at oprette foretrukne kreditorer 1. Kreditor-Kreditor-Foretrukne. 2. Klik på for at oprette ny. 3. Angiv søgekriterier for den ønskede kreditor. Klik på. 4. Fravælg evt. de kreditorer fra oversigten som du ikke ønsker som foretrukne ved at fjerne markering i kolonnen VÆLG. Du kan også trykke på VÆLG (overskriften) så fjernes markering og ved at sætte hak kan du vælge de kreditorer du ønsker at vælge som foretrukne. 5. Klik på. 6. Klik på når du er færdig med at tilføje kreditorer til din foretrukne liste. 7. Når du er oprettet foretrukne kreditorer og du klikker på ved feltet Kreditor i rekvisitionen får du nu vist dine foretrukne kreditorer, men ved at klikke på Vis alle kan du se listen over alle kreditorer. Oprettelse af rekvisitioner 1. Under Kreditor-Kreditorer-Rekvisition er der mulighed for at oprette, udskrive og søge på rekvisitioner 2. Klik på i værktøjslinjen. 3. Vælg den type af rekvisition du vil oprette ved at klikke på pilen i feltet Rekvisitionstype. 4. Udfyld rekvisitionen: 1
5. I alle felter hvor er vist kan du trykke ALT + pil ned for at få vist oversigt, som du kan vælge fra. 6. For at udskrive rekvisitionen klik på og for at sende rekvisitionen med e-mail. Rekvisitionen bliver automatisk gemt. Hvis du ikke skal sende/udskrive rekvisitionen kan du blot gemme den ved at trykke. 2
Fif til oprettelse af rekvisitioner Gem rekvisitionen hvis den ikke skal sendes. Send rekvisitionen på mail i stedet for papir. Der skal blot være en mail adresse på kreditoren. Vælger du en kopi, så oprettes der en 100 % kopi af den rekvisition du står på. Tast en del af navnet på kreditoren, f.eks. maler så vises alle kreditorer, hvor maler indgår i navnet eller adresse. Alt + S, så boksen bliver stor. Alt + L, så boksen bliver lille. Ved at trykke på forstørrelsesglasset får du oversigt over dine foretrukne kreditorer. Annullér rekvisitionen ved satte hak og trykke TAB og GEM. 3
7. Man kan lave søgning på forskellige kriterier 8. Ved klik på Vis kriterier får du flere søgefelter frem på skærmen Rekvisitionen er nu oprettet og sendt til kreditoren. Bogholderi modtager fakturaer elektronisk og indlæser dem. Derefter kommer der en mail ud om der ligger fakturaer til godkendelse. Så nu skal man i Web-faktura del for at godkende fakturaer. 4
Web-fakturaer Godkendelse 1. Webfaktura åbnes ved at klikke på i EG Bolig. 2. Webfaktura åbnes ved at klikke på i EG Bolig WEB. 5
3. Søg i Webfaktura klik på Vis/Skjul og du får vist søgefelter til brug for at søge fakturaer. 4. Start oversigt du vil som standard kun se de fakturaer, der skal godkendes af dig når Web-faktura åbnes. Hvis du holder musen hen over følgende felter/knapper: Vis, Vis/Ret, Aftale, Fakturanr og RekvNr. bliver musemarkøren til en hånd. Det betyder at man kan klikke på teksten/knappen og komme ind og se hvad der ligger bagved. Klikker du på Vis/Ret åbner billedet til godkendelse sammen med et billede af fakturaen: 6
Billedet til venstre er godkendelsesbilledet. De felter der mangler oplysninger i er røde og de skal udfyldes korrekt før den kan godkendes. Ved at klikke på godkendelse og du kan trykke bliver dine rettelser på fakturaen gemt. Nu får den status Til for at godkende fakturaen. Faktura med et rekvisitionsnr. ser sådan ud: 7
Her skal du kontrollere at rekvisitionen er korrekt i forhold til fakturaen. Ved at dobbeltklikke på rekv. nr. komme du direkte ind på rekvisitionen. Tryk for at godkende fakturaen. DETTE ER EN INDSCANNET FAKTURA: Klikker du på Vis/Ret åbner billedet til godkendelse sammen med et billede af fakturaen: Nedenstående er indscannede faktura. 8
Billedet til venstre er godkendelsesbilledet. De felter der mangler oplysninger i er røde og de skal udfyldes korrekt før den kan godkendes. Kontrollér at alle oplysninger er korrekte og der ikke er sket fejl ved indlæsning. Ved at klikke på godkendelse og du kan trykke bliver dine rettelser på fakturaen gemt. Nu får den status Til for at godkende fakturaen. 9