Udbud af nationalt ledelsesprogram (2016/S 128-22967) Svar/spørgsmål i forbindelse med prækvalifikationen. 13. juli 2016 Spørgsmål 1 We are trying to locate the RFP for the program proposal but are having problems locating it in English, would it be possible for you to send the documentation for us to read in English? Svar på spørgsmål 1 Udbudsmaterialet er dansk. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på http://www.regioner.dk/sundhed/kvalitetog-styring/det-nationale-kvalitetsprogram/udbud-afnationalt-ledelsesprogram. Følgende skabeloner til brug for prækvalifikationen foreligger både i en dansk og en engelsk version: Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige (Solemn Declaration) Erklæring om oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet (Statement regarding economic and finansiel standing) Bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæring). Confirmation regarding the capacities of another entitiy (Declaration of support) Referenceliste (Reference List) 21. juli 2016 Spørgsmål 2 Udbudsbekendtgørelse III.1.3 - Referenceliste Vi vil bede Danske Regioner præcisere om der ønskes, at kontaktoplysninger anføres på de referencer, der angives på referencelisten under rubrikken Kunde? Svar på spørgsmål 2 Det er op til ansøger at vælge, om ansøger vil angive kontaktoplysninger på den kunde, som referencen er udført for. 21. juli-2016 Spørgsmål 3 Udbudsbekendtgørelse III.1.3 Referenceliste Der kan maksimalt angives 10 referencer, som skal være udført i løbet af de seneste 3 år, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Tidspunkt for udførelsen (Periode) Vi vil bede Danske Regioner præcisere om der kan anføres både igangværende og afsluttede opgaver på referencelisten?
Svar på spørgsmål 3 Som det fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1.3) er der tale om referencer som skal være udført. Der skal således alene angives ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som kan indgå i referencen. 21. juli 2016 Spørgsmål 4 Udbudsbekendtgørelse III.1.3 Referenceliste Ydelsens værdi (Omsætning for ansøgere) (mio. kr.) Vi vil bede Danske Regioner om at uddybe, hvordan ydelsens værdi skal angives, fx i tilfælde af at et ledelsesspor er en integreret delkomponent i et bredere projekt. Skal delkomponenten, der udelukkende knytter sig til ledelsesuddannelse så angives separat, eller er det værdien af det samlede projekt? Svar på spørgsmål 4 I henhold til udbudsbekendtgørelsen punkt III.1.3 skal ansøgere fremsende Oversigt over virksomhedens mest relevante referencer i forhold til de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4) og bilag 1 til udkast til kontrakten. Det fremgår videre, at Skabelonen indeholder følgende for hver reference: e) ydelsens værdi (omsætning for ansøger) Det er således alene den del af projektet, som er relevant i forhold til de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4) og bilag 1 til udkast til kontrakten., som bør oplyses. Det bemærkes endvidere, at det alene er ansøgers omsætning for ydelsen, der bør angives. 21. juli 2016 Spørgsmål 5 Udbudsbekendtgørelse II.2.4., Bilag 1 og 1B I Udbudsbekendtgørelse II.2.4., er der anført at målgruppen for ledelsesprogrammet er ledere af ledere med driftsansvar i regionerne og kommuner (det samme er anført i Udbudsbetingelser side 4, under 3. Opgavebeskrivelse, samt i bilag 1, under 1.2.1), mens der i bilag 1B er anført at målgruppen omfatter; overlæger med klinisk lederstilling og sygeplejersker med klinisk lederstilling som fx afdelingssygeplejerske,
klinik- og centerchefer samt kommunale ledere indenfor hjemmepleje og rehabilitering. Derudover kan målgruppen omfatte medlemmer af styregrupper for kliniske kvalitetsdatabaser, medlemmer af sundhedsfaglige råd, personer som er aktører i et konkret, tværsektorielt og kliniknært samarbejde m.v.. Vi tolker umiddelbart den første målgruppe ledere af ledere som værende mere snævert defineret, hvad angår organisatorisk indplacering, end målgruppen defineret i bilag 1B. For at vi kan anføre de mest relevante referencer på referencelisten, vil vi bede Danske Regioner præcisere, hvilken målgruppe lederprogrammet sigter mod at inkludere? Svar på spørgsmål 5 Det nationale ledelsesprogram er som skrevet i bilag 1B rettet mod Personer i sundhedsvæsenet, der er ledere af ledere med driftsansvar, der har tæt tilknytning til den kliniske hverdag samt den nødvendige ledelsesmæssige og/eller faglige gennemslagskraft til at gøre en reel forskel i egen organisation og indenfor sit faglige felt. Målgruppen skal både omfatte ledere i det kommunale og det regionale sundhedsvæsen. Derfor præciseres i dokumentet at Målgruppen omfatter overlæger med klinisk lederstilling og sygeplejersker med klinisk lederstilling som fx afdelingssygeplejerske, klinik- og centerchefer samt kommunale ledere indenfor hjemmepleje og rehabilitering. Målgruppen skal derfor både indeholde kommunale ledere i fx hjemmesygeplejen som har kontakt til sygehusvæsenet, samt regionale ledere i sygehusvæsenet som er ledere på afdelingsniveau og evt. er ude i frontlinjen. Det er fx personer, som er aktører i et konkret, tværsektorielt og kliniknært samarbejde m.v. som har ledelsesansvar, herunder adgang til data. 21. juli-2016 Spørgsmål 6 Bilag 1 For at understøtte læring og forankring forventes det, at undervisning og øvrige aktiviteter primært foregår på dansk. Dette gælder selvsagt ikke ved eventuelle udenlandske gæsteoplæg eller ved eventuelle udlandsbesøg. (Bilag 1.-1.3.1 Fase 1 Udarbejdelse af ledelsesprogram, side 10) Det er generelt forventningen, at uddannelsesforløbet har et højt internationalt niveau enten igennem inddragelse af internationalt ledende forskere eller på anden vis (Bilag 1.-1.3.2: Fase 2 Gennemførelse af
uddannelsesforløb, side 13). Vi vil bede Danske Regioner præcisere, hvordan fordelingen forventes at være mellem dansk/nordisk- og engelsktalende undervisere i lederprogrammet, idet det kan have indflydelse på, hvilken organisering, der vælges i forhold til at imødekomme udbudte opgavers krav? 21. juli Svar på spørgsmål 6 Det fremgår af Bilag 1, side 10, afsnit 1.3.1 Fase 1 Udarbejdelse af ledelsesprogram, at For at understøtte læring og forankring forventes det, at undervisning og øvrige aktiviteter primært foregår på dansk. Dette gælder selvsagt ikke ved eventuelle udenlandske gæsteoplæg eller ved eventuelle udlandsbesøg. Af Udbudsbetingelserne, side 6. afsnit 4.2.1 Udkast til ledelsesprogram, bilag 2 fremgår det, at: Tilbuddet skal indeholde: 1) En beskrivelse af programmets indhold og uddannelsesforløbet. Beskrivelsen bør indeholde: Indhold og nærmere beskrivelse af aktiviteter, såsom f.eks. eventuelt kick-off arrangement og afsluttende arrangement, studieture m.v. Det er således forventningen, at undervisning og aktiviteter, såsom kick-off arrangementer og afsluttende aktivitet mv. primært foregår på dansk. Det er således forventningen, at de tilbudte konsulenter/gennemgående undervisere, jf. bilag 3 Leverandørens bemanding er dansktalende. Som anført i Bilag 1, side 10, afsnit 1.3.1 Fase 1 Udarbejdelse af ledelsesprogram, er det selvsagt ikke forventningen, at undervisning og aktiviteter foregår på dansk ved eventuelle udenlandske gæsteoplæg eller ved eventuelle udlandsbesøg. Det er således ikke forventningen, at de tilbudte Eksterne oplægsholdere (ledende forskere, praktikere, eksperter), jf. bilag 3 Leverandørens bemanding er dansktalende. 8. august 2016 Spørgsmål 7 I wondered if you would be able to clarify whether you are expecting the delivery of the programme to be in Danish or in English?
Se svar på spørgsmål 6. 9. august- 2016 Spørgsmål 8 Af Kontraktens punkt 18 (rettigheder) side 15 fremgår, at "Danske Regioner erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alle dokumenter, som udarbejdes af Leverandøren i forbindelse med opgavens udførelse, herunder ledelsesprogrammet, undervisningsmateriale, power points, plancher, kompendier m.v., uanset om det er papirbaseret eller maskinlæsbart eller foreligger i anden form. Danske Regioner har ret til at foretage uddrag fra disse dokumenter samt til at offentliggøre og udlevere disse til tredjemand. Danske Regioner har endvidere ret til efter Kontraktens ophør at viderebearbejde ledelsesprogrammet og anvende det i enhver sammenhæng, herunder til brug for andre medarbejdergrupper." I lyset af ovenstående foreslår vi at Kontraktens punkt 18, 1. og 2. afsnit erstattes af følgende bestemmelse: "Danske Regioner og Leverandøren bevarer hver især samtlige immaterielle rettigheder, der bestod forud for Kontraktens indgåelse, og ingen part erhverver således ejendomsret til den anden parts forudbestående rettigheder. Alle immaterielle rettigheder, som frembringes eller opstår som led i opfyldelse af Kontrakten, tilfalder Leverandøren. I det omfang der i opgaven indgår immaterielle rettigheder, tilhørende Leverandøren, har Danske Regioner en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og uopsigelig brugsret hertil. Denne brugsret indebærer en ret for for Danske Regioner til at foretage uddrag fra alle dokumenter, som er udarbejdet af Leverandøren i forbindelse med opgavens udførelse, herunder ledelsesprogrammet, undervisningsmaterialet, power points, plancher, kompendier mv., uanset om det er papirbaseret eller maskinlæsbart eller foreligger i anden form." Punkt 18,4. afsnit foreslås ændret som følger: "Brugsrettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat at Leverandøren modtager vederlag i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom." Punkt 18 5. afsnit foreslås slettet.
Svar på spørgsmål 8 Forslaget giver ikke anledning til at foretage ændringer af udbudsmaterialet. 9. august 2016 Spørgsmål 9 Er det rigtigt forstået, at anmodningen om prækvalifikation med skal indeholde følgende dokumenter: a. Tro- og Loveerklæring om gæld til det offentlige (udfyldt version af det udarbejde dokument Formular til brug for erklæring på tro og love om gæld til det offentlige ELLER en serviceattest) b. Dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet (udfyldt version af det udarbejde dokument Formular til brug for erklæring på tro og love om oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet) c. Op til 10 referencer fra tilsvarende opgaver udført indenfor de seneste tre år d. Evt. Formular til brug for støtteerklæring i tilfælde af konsortie/underleverandør-relationer e. At der IKKE er krav om at fremsende metodebeskrivelse, CV er mv. som led i prækvalifikationen. Kan Danske regioner bekræfte at ovenstående liste er komplet ift. prækvalifikationen, og alternativt oplyse om hvilke andre dokumenter man imødeser i anmodningen om prækvalifikation? Svar på spørgsmål 9 Ad a) Det er rigtigt forstået, at anmodningen om prækvalifikation skal indeholde en tro og love erklæring om gæld til det offentlige fra den virksomhed, der ansøger om prækvalifikation ELLER en serviceattest fra enten Erhvervsstyrelsen eller en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger om den pågældende virksomhed. Hvis anmodningen om prækvalifikation vedrører en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) skal troog love erklæringen/serviceattesten afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Ad b) Det er rigtigt forstået, at anmodningen om prækvalifikation skal indeholde en erklæring om økonomisk og finansiel kapacitet fra den virksomhed, der ansøger om prækvalifikation.
Hvis anmodningen om prækvalifikation vedrører en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) skal erklæringen afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Hvis ansøger baserer sin økonomiske og finansielle kapacitet på andre virksomheder, skal der tillige afgives en erklæring om økonomisk og finansiel kapacitet for disse støttende enheder. Hvis ansøger baserer sin økonomiske og finansielle kapacitet på andre virksomheder, skal ansøger godtgøre at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en støtteerklæring fra disse støttende enheder (se Ad d) Ad c) Det er rigtigt forstået, at anmodningen om prækvalifikation skal indeholde en beskrivelse af ansøgers mest relevante referencer set i forhold til den udbudte opgave. Der kan angives maksimalt 10 referencer i alt uanset om ansøger er en enkeltstående virksomhed eller en sammenslutning af virksomheder (et konsortium). Hvis ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på andre virksomheders referencer, skal ansøger godtgøre at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en støtteerklæring fra disse støttende enheder (se Ad d). Ad d) Anmodningen om prækvalifikation skal alene indeholde støtteerklæringer, hvis den virksomhed eller det konsortium, der ansøger om prækvalifikation, baserer sin økonomiske og finansielle kapacitet og/eller sin tekniske og faglige formåen på andre virksomheder. Støtteerklæringen skal udfyldes og underskrives af den støttende virksomhed. Ad e) Det er rigtigt forstået, at der ikke skal fremsendes metodebeskrivelse og CV er sammen med anmodningen om prækvalifikation. Ved gennemførelse af prækvalifikationen vurderes ansøgernes forhold (forstået som virksomhedens/virksomhedernes forhold). Opgaveløsningen og bemandingen skal først indgå i tilbuddene fra de prækvalificerede virksomheder. Det er korrekt, at anmodningen om prækvalifikation ikke skal indeholde andre dokumenter end de ovenfor
beskrevne. Anmodningen kan eventuelt ledsages af et følgebrev, hvori det præciseres hvilken juridisk enhed, der afgiver anmodningen om prækvalifikation, herunder om der er tale om en enkeltstående virksomhed eller et konsortium bestående af flere virksomheder. 9. august 2016 Spørgsmål 10 Kan I oplyse om tidsforløbet for prækvalifikationen, ud over Deadline 25/8 kl. 13. Hvornår forventes prækvalifikationen afgjort? Svar på spørgsmål 10 Prækvalifikationen forventes afgjort primo september. Se vejledende tidsplan for den videre proces med de prækvalificerede tilbudsgivere i udbudsbetingelsernes pkt. 7. 9. august 2016 Spørgsmål 11 Hvordan forventes man som tilbudsgiver at håndtere dokumentet omkring tilslutning til principperne i Global Compact (Bilag 5 Samfundsansvar)? Svar på spørgsmål 11 Danske Regioner ønsker, at udførelsen af opgaverne sker under overholdelse af principperne i FN s Global Compact. Indholdet af de for udførelse af kontrakten relevante principper vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og anti-korruption er nærmere beskrevet i Bilag 5 Samfundsansvar. Leverandørens ansvar for overholdelse af principperne er beskrevet i pkt. 1.4 i Bilag 5 Samfundsansvar. 9. august 2016 Spørgsmål 12 Afgivelsen af tilbud indeholder ikke det nye ESPDdokument. Det var vores opfattelse at ESPD-dokumentet nu var indarbejdet i dansk praksis omkring udbud. Forventer Danske Regioner at anmode om et udfyldt ESPDdokument på et senere tidspunkt, fx blandt de prækvalificerede? Svar på spørgsmål 12 Det såkaldte ESPD-dokument skal anvendes i udbud omfattet af Udbudslovens Afsnit II. Den udbudte opgave er imidlertid omfattet af Udbudslovens Afsnit III. Det betyder, at der er tale om et såkaldt udbud light, hvor ordregiverne selv fastlægger den nærmere procedure jf. Udbudslovens 186. Danske Regioner anmoder ikke om udfyldelsen af et ESPDdokument i dette udbud.
11. august 2016 Spørgsmål 13 Spørgsmål Udbudsbekendtgørelsen III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2, pkt. 1 (erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår), at eventuelle støttende enheder skal ligeledes afgive oplysninger om samlede omsætning. Vi forstår det sådan, at dette gælder enheder, der yder støtte i relation til økonomisk og finansiel kapacitet (dvs. ikke enheder, der yder støtte i relation til teknisk og faglig kapacitet ). Vi beder om, at dette bekræftes? Svar på spørgsmål 13 Det er korrekt forstået, at oplysningerne om økonomisk og finansiel kapacitet ikke skal afgives for støttende enheder, der alene yder støtte i relation til teknisk og faglig kapacitet. Se også svar på spørgsmål 9.