Acadre: 15/10954 Arbejdsgang for barsel/adoption 1/11
Revideret den 14. juni 2016 Indhold Meddelelse om graviditet... 3 Graviditetsgener... 3 Faktisk fødsel... 4 Fædreorlov... 4 Barselsaftale... 4 Bekræftelse på modtagelse af barselsaftale... 5 Fri telefon... 5 Refusion... 5 Indlæggelse med barnet... 5 Dødfødsel, barnets død, eller bortadoption... 5 Bilag 1 Vejledning til indberetning af Barsel og Graviditetsgener i Vagtplan... 7 Bilag 2 Vejledning i oprettelse af barselssag i Rollebaseret Indgang... 10 2/11
Meddelelse om graviditet Lederen skal indberette lønmodtagerens graviditet i Rollebaseret Indgang (RI) eller Vagtplan (lønmodtageren skal senest 3 mdr. før forventet fødsel meddele lederen om graviditeten): 1. Lederen udleverer blanket nr. 7844 Anmeldelse af graviditet/adoption og blanket nr. 7846 Lønmodtagerens meddelelse om fravær i forbindelse med fødsel eller adoption til medarbejderen. Blanketterne findes på Diaform+ (findes ved at vælge samlet oversigt, personaleadministration og herefter vælges blanketterne) og på Norddjurs Kommunes hjemmeside under Løn- og personaleforhold. 2. Medarbejderen udfylder og afleverer blanket nr. 7844 til lederen senest 3 måneder før forventet fødsel. 3. Lederen opretter barselssagen med forventet fødsel i Vagtplan (se bilag 1) eller i RI (se bilag 2). (Såfremt terminsdatoen er ændret ved scanning, er det denne, der er gældende som forventet fødselsdato ). 4. Lederen journaliserer blanketten i Personalemappen sammen med kopi af vandrejournal hvoraf forventet terminsdato fremgår. 5. Lederen indberetter datoen for start af barselsorlov i RI/Vagtplan. 6. Barselsaftale senest 8 uger efter fødsel skal medarbejderen udfylde blanket nr. 7846 Lønmodtagerens meddelelse om fravær i forbindelse med fødsel eller adoption. Medarbejderen og lederen/sekretæren underskriver blanketten og sender den til lønafdelingen. Lønafdelingen overtager herefter barselssagen. 7. Her er et link der kan hjælpe til beregningen af barslen: http://nis2.nis.dk/addedvalue/beregn/foedselsberegning.htm 8. Lederen skal huske at gøre medarbejderen opmærksom på, at al kommunikation i forbindelse med en barselssag sker digitalt og at der i løbet af perioden vil komme skrivelser fra Udbetaling Danmark som medarbejderen skal svare på bl.a. også for at sikre den rette overgang fra løn til dagpenge. Graviditetsgener Hvis medarbejderen har graviditetsgener, skal det indberettes i RI/Vagtplan. Er medarbejderen sygemeldt med graviditetsgener indtil medarbejderen går af på barsel, stoppes graviditetsgenerne 4 uger før forventet fødsel. Herefter skal der oprettes barsel (BA) fra dagen efter graviditetsgenerne er stoppet og slutdato skal være 31.12.9999. Vagtplanbrugere: Fraværet registreres i Vagtplan jfr. proceduren i Vagtplan se bilag 1. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Fraværet registreres i RI under Mit Personale Fravær/nærvær Indberet fravær/nærvær se bilag 2. 3/11
Faktisk fødsel Lønafdelingen bliver automatisk via Folkeregistret gjort opmærksom på faktisk fødsel. Vagtplanbrugere: Faktisk fødsel indberettes jfr. proceduren for vagtplan se bilag 1. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Foretager sig ikke noget. Fædreorlov Faderen har ret til indtil 2 ugers fravær inden for de første 14 uger efter fødslen. Faderen skal underrette lederen med 4 ugers varsel, hvornår han forventer at påbegynde fraværet samt om længden af fraværet. De 2 uger skal gives i sammenhæng. Faderen og lederen laver en skriftlig aftale om fraværets længde samt dets placering efter faktisk fødsel. Der gives besked til lønkonsulenten om, at aftalen er journaliseret i Personalemappen. Vagtplanbrugere: Fraværet indberettes i vagtplan jfr. proceduren for vagtplan se bilag 1. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Lønkonsulenten enten indberetter eller kontrollerer, at fraværet er indberettet i Rollebaseret Indgang. Barselsaftale Lederen skal sammen med lønmodtageren udfylde og aflevere barselsskema (blanket 7846) senest 8 uger efter fødslen til lønkonsulenten. Husk i den forbindelse at aftale afholdelse/udbetaling/overførsel af ferie og 6. ferieuge samt overførsel/afholdelse af omsorgsdage jfr. gældende regler. Skriv indgåede aftaler i barselsaftalen. Vagtplanbrugere: Afholdelse af ferie, 6. ferieuge og omsorgsdage indberettes i Vagtplan af lederen/administrativ personale. Udbetaling/overførsel af ferie og 6. ferieuge indberettes i Rollebaseret Indgang af lederen/administrativ personale. Overførsel af omsorgsdage indberettes i Rollebaseret Indgang af lederen/administrativ personale. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: 4/11
Udbetaling/overførsel/afholdelse af ferie og 6. ferieuge indberettes i Rollebaseret Indgang af lederen/administrativ personale. Overførsel/afholdelse af omsorgsdage indberettes i Rollebaseret Indgang af lederen/administrativ personale. Evt. barselsvikarer ansat uden tidsbegrænsning Ved indgåelse af barselaftalen skal lederen huske skriftligt at give barselsvikaren besked om hvornår vedkommende fratræder. Skrivelsen skal lægges i Personalemappen og fratrædelsen skal meddeles enten via Decentral ansættelse eller ved at give lønafdelingen besked. Bekræftelse på modtagelse af barselsaftale Når lønkonsulenten har modtaget og godkendt barselsskemaet sendes en kopi til lønmodtageren. Lønmodtageren har selv pligt til at give Udbetaling Danmark oplysning om, hvordan pågældende afholder sin barselsorlov. Dette skal gøres i god tid, inden lønnen ophører. Fri telefon Såfremt medarbejderen har fri telefon skal lederen give lønkontoret besked om telefonen beholdes eller afleveres i barselsperioden. Refusion Løn- og bogholderiafdelingen anmelder alle fraværstyper til Udbetaling Danmark i forbindelse med graviditeten samt indhenter refusion løbende i barselsperioden. Indlæggelse med barnet Hvis barnet indlægges inden for de første 46 uger fra fødslen kan orloven forlænges med tilsvarende periode dog max i 3 mdr. Lønmodtageren skal dokumentere indlæggelsen med journaludskrift fra sygehuset eller lægeerklæring. Dette skal journaliseres i Personalemappen. Husk at give lønafdelingen besked. Lederen skal hurtigst muligt kontakte lønkonsulenten med henblik på at få ændringen indarbejdet i barselsaftalen. Dokumentationen sendes ind til lønafdelingen og Udbetaling Danmark underrettes af lønmodtageren. Dødfødsel, barnets død, eller bortadoption Hvis barnet er dødfødt før udgangen af 22. graviditetsuge, har forældrene ingen ret til barsel, men kan sygemeldes med ret til dagpenge af egen læge eller en læge på sygehuset. Sker dødfødslen efter udgangen af 22. graviditetsuge har moren ret til 14 ugers fravær med sædvanlig løn. Faren har ret til 2 ugers sammenhængende fravær med sædvanlig løn inden for de første 14 uger efter fødslen. 5/11
Dør barnet eller bliver det bortadopteret inden den 32. uge efter fødslen har moren ret til fravær med sædvanlig løn indtil 14 uger efter barnets død eller bortadoption. Faren har ret til 2 ugers sammenhængende fravær med sædvanlig løn inden for de første 14 uger efter fødslen. Orloven kan ikke gemmes eller deles mellem forældrene. 6/11
Bilag 1 Vejledning til indberetning af Barsel og Graviditetsgener i Vagtplan Når en medarbejder går på barsel, skal der indberettes et barselsforløb i Vagtplan. Oprettelse af et barselsforløb: Åben tjenesteplanen, hvor medarbejderen er ansat. På en tjeneste i tjenesteplan højre klikkes og Barselsforløb vælges. Indberetnings-/ændringsbillede kommer. 7/11
Tryk på Indsæt. Her vælges handling Nøgle er et frit felt hvor du selv kan skrive hvad du ønsker evt. BA + terminsdato. Betegnelse er et frit felt hvor du selv kan skrive hvad du ønsker evt. Barsel 2016. Indberet forventet fødselsdato (terminsdato) Tryk ok Nu dannes barselssag i opus. Når fødsel har fundet sted Gå ind på samme måde Marker vagten barselsforløb 8/11
Tryk rediger og sæt den faktiske fødselsdato ind. Aftal evt. med medarbejderen at helligdagene afvikles samme dage som de optjenes under barselsorloven, så du slipper for at sende en kopi af tjenesteplanen hver gang der afholdes en FO dag. I den periode hvor medarbejderen får dagpenge, tager lønkonsulenten medarbejderen af vagtplan. Graviditetsgener indberettes på samme måde som barsel, dog med typen GG. Hvis medarbejderen har graviditetsgener indtil fødslen, skal GG ændres til BA i Vagtplan 4 uger før forventet fødslen. Herefter skal der oprettes barsel (BA) fra dagen efter graviditetsgenerne er stoppet. BA skal oprettes fra dato og med slutdato skal altid være 31.12.9999. Herefter overtager lønafdelingen barselsagen. Hvis en medarbejder har nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, kan dette nu indberettes med afvigelsen GG i Vagtplan. Under Suppl. kode vælges NSG Nedsat tjeneste pga. graviditetsgener. Der skal indberettes en Forventet fødselsdato, men ikke en start- og slutdato, da dette skal indberettes dag for dag. Den supplerende type NSG overføres til Opus Fravær. 9/11
Bilag 2 Vejledning i oprettelse af barselssag i Rollebaseret Indgang Gå i Rollebaseret Indgang Vælg fanen Tid og Tillæg Vælg Barsel til venstre 10/11
Find medarbejder via Medarbejdersøgning Tast Opret ny Tast Forventet dato for nedkomst: (Ultralydsfastsat termin) Vælg Barsel eller Adoption i Fødselsart Tast Gem Sker der ændringer kan oplysningerne ændres via Rediger Er det forkert kan hele barselsagen slettes (X) 11/11