Arbejdet under forandring v. professor Susanne Bødker, Center for New Ways of Working, Aarhus Universitet. Arbejdet gennemgår kraftige forandringer i disse år. Flere og flere arbejdsopgaver består i at skabe, indsamle, bearbejde og formidle information og viden. Udviklingen i informations- og kommunikationsteknologi kan lette samarbejdet både internt i virksomheder og organisationer, mellem virksomheder og mellem virksomheder og private. Arbejdet er i stigende grad præget af at: Mennesker samarbejder på tværs af såvel geografisk afstand som af faggrænser Mennesker arbejder i skiftende omgivelser: hjemme, mens de er på farten og på kontoret, og er i mindre grad knyttet til en enkelt arbejdsplads gennem hele livet Nye arbejdsopgaver forekommer hyppigere og hyppigere, og arbejdsopgaver uddeles i stigende grad med udgangspunkt i, hvad der skal laves, men ikke hvordan Nye samarbejdskonstellationer skabes og nedbrydes hele tiden som omstændighederne kræver. Dette gælder både for den enkelte som flytter fra projekt til projekt, og for mange virksomheder, som f.eks. etablerer nye midlertidige afdelinger i fjerne lande, mens de udfører en opgave der, eller som samarbejder med andre firmaer i kortere eller længere perioder. Alt i alt er organisationer er præget af forandringer, i organisationsstrukturer, i ledelsesformer, i arbejdsprocesser, i lokaleindretning og ikke mindst i udnyttelse af nye teknologier i produkter og processer. Læring og vidensdeling er meget ofte i fokus, når vi taler om den moderne organisation, og de omskiftelige omstændigheder hvorunder arbejdet foregår. Mange organisationer bygger sågar nye domiciler med det eksplicitte formål at støtte læring, samarbejde og vidensdeling. Center for New Ways of Working Center for New Ways of Working studerer en lang række af de fænomener, der er forbundne med disse nye arbejdsformer og deres rammer: Organisatoriske, kvalifikationsmæssige, fysiske og teknologiske. Hovedaktiviterne i centret er forskning, uddannelse, rådgivning og formidling. Der arbejdes løbende med cases indenfor forskellige brancher for at opnå et detaljekenskab til drivkræfter og barrierer indenfor nye arbejdsformer. Centret er i sig selv et prototypisk eksempel på en vidensbaseret arbejdsplads, vi eksperimenterer med lokaleindretning og teknologi til understøttelse af vort eget arbejde, og centrets aktiviteter søger i sine arbejdsformer at udnytte den nyeste viden om god praksis i den forbindelse. I det følgende vil vi diskutere en lang række eksempler fra vore undersøgelser af en række organisationer, ligesom vi vil diskutere erfaringer fra vores egen arbejdsplads.
Teoretisk ståsted Menneskelig virksomhed er central for vore analyser (Bødker 1991). Menneskelig virke indgår på den ene side i en fælles virksomhed, hvor en gruppe af mennesker sammen udfører et arbejde med et vist formål eller rettet mod en vis genstand. På den anden side udføres virksomheden gennem en række handlinger og operationer, som udføres af individer med en bestemt hensigt i relation til virksomhedens formål eller genstand. En gruppe af mennesker, som sammen udfører en bestemt virksomhed, udgør et praksisfællesskab og deler en praksis, som de samtidig er med til at opretholde og forandre. Praksis afspejles på den ene side i de redskaber, det sprog, den arbejdsorganisering og de normer, som ligger til grund for virksomheden. På den anden side kommer den til udtryk i det enkelte menneskes repertoire af operationer, som opbygges og anvendes i virksomheden. Mediering er centralt - uanset hvordan vi virker, så benytter vi os af artefakter: hammerne, når vi slår søm i, kalenderne, en når vi planlægger at mødes. Sådanne artefakter - værktøjer, bygninger osv. er på den ene side genstande, som vi kan reflektere over, på den anden side medierer de som redskaber den konkrete virksomhed, og i den rolle træder de i baggrunden. Når jeg hamrer, fokuserer jeg på sømmet, når jeg cykler, fokusere jeg på vejen og trafikken. Det er først i det øjeblik der er noget galt med artefaktet, at jeg retter min opmærksomhed mod det. Det er derfor nødvendigt at interessere sig specifikt for brugen i bestemte virksomheder for at forstå artefakter. Artefakter er udkrystalliseringer af praksis, som den har udviklet sig historisk (Bærentsen 1989). Menneskelig arbejdspraksis er under stadig udvikling (Engeström 1987) under indflydelse af artefakter og ændrede produkter. Design, hvad enten vi taler om design af teknologi, lokaler eller af organisatoriske tiltag, skaber ny brug, og ændrer dermed brugernes arbejdspraksis. Samtidig er brugen af det nye umulig at forudse, og den vil altid være anderledes end forudset. Dermed er læring væsentlig og noget der foregår hele tiden - nogle gange i meget små skridt, som når jeg erfarer, hvor stor en hammer der passer sig til mit søm. Andre gange i større skridt, som når et produktionsplanlægningssystem ændrer måden, hvorpå vi organiserer og deler arbejdet, eller når organisationen som helhed ændrer formål. Problemer og muligheder i det moderne arbejdsrum Gennem vore studier at organisationer og deres arbejdsrum, undres vi ofte over hvor lidt vægt der lægges på organisationens artefakter, altså lige bortset fra den store imponerende åbne bygning. I det følgende vil vi give nogle eksempler: Den synlige historie eller anonym møbeludstilling? Arkitekt-tegnestuer og industridesign-firmaer er ofte fulde af materialer fra gamle projekter - skitser, tegninger, materialer, og andre artefakter, som minder designerne indbyrdes, såvel som kunder og andre besøgende om, hvad man kan, hvad man har lavet før. Artefakterne tjener som inspiration, men formidler også kontakt mellem designerne, hvis en af dem på et tidspunkt står med et problem, som ligner et en anden før har haft.
I et fleksibelt kontor, hvor de ansatte ofte flytter skrivebord, er det meget sværere at se hvilke erfaringer den enkelte har - hvad han eller hun arbejder med, eller har arbejdet med. Hvad den gruppe, eller det projekt man går forbi kan, og har gang i. Dermed bliver det meget sværere for den enkelte ansatte at danne sig et overblik over, hvilke personer der kan hvad, hvem man kan spørge, osv. Ja kort sagt, manglen på synlig historie gør det sværere for nye ansatte at lære organisationen at kende, og den hindrer vidensdeling. I mange af de nye store såkaldte New Office domiciler undres man over manglen på nytænkning i historiefortælling og branding, som jo ellers er begreber, som er ligeså meget oppe i tiden, som nytænkning af kontorindretning. I mange af de danske New office eksempler, er et fællestræk netop den manglende historie, ensartetheden og farveløsheden. Og det er ikke fordi de mennesker, der arbejder der er specielt fantasiløse, - men ofte fordi arkitekten eller ledelsen har besluttet, at ingen må sætte deres personlige eller faglige præg på arbejdspladsen fordi man så risikerer, at arbejdspladsen bliver mindre præsentabel. Mange gange føler man sig hensat til en møbeludstilling i et trendy bolighus. Samarbejde og læring er ikke bare kommunikation - fælles materialer Et projekt som har sit eget rum efterlader masser med materialer og papirer i rummet. Man går og kommer og efterlader også materialerne til senere brug. Andre projektdeltagere kommer ind i rummet, og kan se at der er sket noget siden sidst. Arbejdet kan genoptages mandag morgen uden at rydde op og rydde frem. Når man deles om rum og mødelokaler er sagen anderledes - i et af vore projekter så vi, hvordan noter fra et vigtigt møde blokerede rummet i dagevis, fordi en bestemt person skulle komme forbi og kigge. Andre gange skal alt pakkes væk, og det er umuligt senere at blive mindet om hvad diskussionen handlede om, bare ved at gå ind i lokalet. Ovenstående eksempler illustrer hvordan samarbejde og læring ikke bare handler om kommunikation eller samtale. Uden fælles materialer, fælles artefakter osv. bliver læringen og kommunikationen i største almindelighed afkoblet fra udførelsen af arbejdet, og dermed egentlig i modstrid med ønsket om den vidensdeling og lærende organisation. Overblik og perifer opmærksomhed En væsentlig forudsætning for at man kan udveksle viden er, at det er relativt let at finde folk, når man har brug for dem. I vort eget fleksible kontor uden faste pladser, er det en erfaring, at det er svært at danne sig et billede af hvem der er tilstede, hvis de ikke lige sidder på skrivebordsstolen - man ved ikke hvilken stol de kan forventes at sidde på, de har ikke efterladt nogle personlige genstande, som gør at de kan genkendes. I modsætning hertil er det let at gå hen gennem den gammeldags kontorgang og se, hvilke kolleger der er mødt, også selvom de ikke lige er på kontoret i øjeblikket. Og det er enkelt at efterlade en besked på en gul klisterlap, på døren eller på bordet. Denne form for overblik gennem en form for perifer opmærksomhed gør, at vi lettere kan holde øje med den kollega som vi har brug for at kommunikere med, og vi kan efterlade korte beskeder som vi er rimeligt sikre på de ser, hvis de kommer forbi. At finde folk i nye kontorbygninger kræver nye udtryk for tilstedeværelse og synlighed.
Mødesteder og forankring Kaffemaskinen og kopimaskinen er fra litteraturen velkendte eksempler på artefakter som danner grobund for skabelse af uformelle mødesteder, hvor vidensdeling forekommer i stor stil. Organisationer hvor folk arbejder spredt og flytter meget rundt er kendte for at der etableres koordinationscentre (Suchman 1996), så personer som altid gerne skal kunne findes, har et sted at opholde sig. Disse koordinationscentre er ikke planlagte og topstyrede, men opstår som resultat af frustrationer med at kunne mødes. Det fleksible kontor har problemer der tilsvarer, og ved at insistere på at folk f.eks. flytter rundt ofte, må det at skabe koordinationscentre findes nye veje, som sjældent er ordentligt tænkt ind i arkitekturen. Meget af det nye kontorbyggeri, som skyder op i disse år baserer sig som sagt på at opnå en styrkelse i samarbejde og vidensdeling og da der er blevet større og større opmærksomhed omkring, hvor meget mødesteder til uformel kommunikation betyder for vidensdeling, tænker man altid fælles biblioteker eller caféområder ind. Men disse uformelle rum tænkes ofte ligeså stereotypt som resten af arbejdspladsen, og bliver således ikke et hyggeligt og rart hjørne til diskussion og latter, men snarere nogle repræsentative stive sorte sofaer med stålben, der passer til det øvrige interiør. Løsningsmuligheder De fleste af de ovennævnte problemer kan til dels repareres på ved en opmærksomhed mod rummet, indretningen og møblerne. Samtidig giver de nye fleksible rum og arbejdsformer nye muligheder, og vi vil ikke bare argumentere for at disse skal ignoreres. I Center for New Ways of Working arbejder vi derfor med løsningsforslag som integrerer rum, indretning, arbejdsformer og teknologi. Vi påberåber os sjældent at vi har løsningen, men snarere at teknologien kan hjælpe os med at komme videre med at reparere på de oplagte problemer, som det fleksible arbejdsrum har. De løsningsforslag, vi arbejder har som regel den dobbelthed at de på den ene side hjælper den enkelte, grupper eller organisationen som helhed med at skabe et rum og gøre det arbejde, der skal til, samtidig med at de skaber det nødvendige signal udad, som gør at personer, grupper og organisationer kan holde sig perifert orienterede om hinanden, og finde hinanden, når det er nødvendigt. I store træk har vi hidtil arbejdet med tre dimensioner af teknologien (bl.a. i samarbejde med Laboratoriet for interaktive rum og EU-projektet WorkSPACE) Udnyttelse af rummet, vægge, tavler, osv. som alternativ til PC-skærmen, og brugen af små mobile enheder som grænseflade til de store, Skabelse af fælles informationsrum gennem fælles elektroniske materialer, og integration af fysiske og elektroniske materialer, Brugen af niveauer af fælles kalendere og informationsstandere til skabelse af overblik over hvem man kan træffe hvor og hvornår. Som eksempel har vi i vort eget kontor observeret at mange mennesker kommer forbi for at træffe en bestemt person. De har svært ved at se om vedkommende er tilstede, og kan kun skaffe sig den viden ved at spørge og derved forstyrre de, der arbejder i rummet. Disse personer ved heller ikke nødvendigvis hvor vedkommende er, og hvornår han eller hun kan forventes tilbage. Vi har prøvet at sætte tavler op, men de kan jo kun ændres når
man er tilstede og ikke hvis man om morgenen, derhjemme, bestemmer sig til at man har behov for at arbejde hjemme den pågældende dag. At fremvise folks elektroniske kalendere til alle og enhver der kommer forbi, fungerer heller ikke, dels fordi det er information på et detaljeringsniveau, der er helt unødigt, og dels fordi detaljerne langt fra kommer alle tilfældigt forbipasserende ved. Vi har derfor arbejdet med et informationssystem, som 1. på et panel udenfor kontoret giver en oversigtlig information om hvem der er inde og ude, og hvornår de kan ventes tilbage 2. inde i kontoret viser en mere detaljeret kalender over hvor folk befinder sig på en given dag 3. for den enkelte tjener som en mere detaljeret personlig kalender. De tekniske udfordringer består dels i at finde nogle passende niveauer for hvilken information der skal vises hvor. Dels i at finde nogle passende måder at vise informationen på, og endeligt i at give brugerne, altså de der arbejder på kontoret mulighed for at aflevere informationen om hvor de er, hvornår, ét sted og på en gang, også gerne mens de er hjemme eller på farten. Og derudover, skal tavler og paneler selvfølgeligt indpasses i omgivelserne, så de på en gang er synlige og ikke trænger sig på mere end nødvendigt. Vi er midt i et eksperimenterende forløb med dette design, hvor vi løbende udvikler prototyper og prøver dem af. Konklusion Vi har peget på en række potentielle problemer ved det moderne arbejdsrums indretning. Nogle af disse problemer kan der tages højde for i arkitekturen og i indretningen af lokalerne, som derved bedre kan understøtte vidensdeling og læring. I Center for New Ways of Working arbejder vi med andre løsninger af organisatorisk og teknologisk art, som det vil føre for vidt at belyse her. Nogle problemer hidrører primært fra en bestemt slag æstetik som præger moderne arkitektur, nemlig at det er helhedsindtrykket, de åbne rum og store vinduesflader, der skal dominere, på bekostning af de arbejdsmaterialer som er med til at give en organisation identitet og historie. Og atter andre er en effekt af selve omdrejningspunktet i det fleksible kontor - at mennesker og grupper er konstant flytbare, og at de dermed har svært ved at slå rod, skabe mødesteder og lære af hinanden. Referencer Bødker, S. (1991). Through the Interface a Human Activity Approach to User Interface Design. Hillsdale, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, 1991. Bærentsen, K. (1989). Mennesker og maskiner. I Hedegaard M., Hansen, V.R. & Thyssen, S. (Eds.). Et Virksomt Liv. Aarhus: Aarhus Universitets Forlag, pp. 142-187. Engeström, Y. (1987). Learning by expanding. Helsinki: Orienta-Konsultit. Suchman, L. (1996). Constituting shared workspaces. I Engeström, Y. & Middleton, D. Cognition and communication at work, New York, NY: Cambridge University Press, pp. 35-60.