Elektronisk patientjournal i Fyns Amt

Rapport om Elektronisk patientjournal i Fyns Amt 13. Marts 2002 Udarbejdet af EPJ-Strategigruppen i Fyns Amt

Indholdsfortegnelse 1 Forord... 6 2 Resume... 8 2.1 Læsevejledning... 11 3 Baggrund... 12 3.1 Hvad er en elektronisk patientjournal?... 12 3.2 Hvorfor har Fyns Amt brug for en EPJ?... 14 3.3 Fyn Amts forudsætninger... 16 3.4 IT-strategi... 16 4 Beslutningsprocessen... 19 4.1 En vidtrækkende beslutning... 19 4.2 Struktureret og analytisk beslutningsproces... 20 4.3 Udbudsformer... 21 4.3.1 Traditionelt udbud... 22 4.3.2 Projektkonkurrence... 23 4.4 Beslutningsprocessen ved et traditionelt udbud... 24 4.4.1 Trin 1: Opstilling af målsætninger... 25 4.4.2 Trin 2: Analyse af krav og forudsætninger... 25 4.4.3 Trin 3: Analyse af løsningsmodeller... 26 4.4.4 Trin 4: Eventuelle pilotprojekter... 27 4.4.5 Trin 5: Tilretning af kravspecifikation og endelig beslutning.. 27 4.4.6 Trin 6: Udbudsproces... 27 4.5 Beslutningsprocessen ved en projektkonkurrence... 27 4.5.1 Trin 1: Opstilling af målsætninger... 28 4.5.2 Trin 2: Foreløbig analyse af krav og løsninger... 28 4.5.3 Trin 3A: Afholdelse af projektkonkurrencen... 29 4.5.4 Trin 3B: Fortsat analyse af krav og løsninger... 29 4.5.5 Trin 4: Vurdering af forslag og behovet for pilotprojekter... 29 4.5.6 Trin 5: Tilretning af kravspecifikation og endelig beslutning.. 29 4.5.7 Trin 6: Udbud efter forhandling med vinderne... 30 4.6 EPJ-Strategigruppens anbefaling... 30 5 Målsætninger for EPJ i Fyns Amt... 31 5.1 Sundhedspolitiske målsætninger... 32 5.1.1 Størst mulig patienttilfredshed... 35 5.1.2 Samarbejde med primærsektoren... 36 5.1.3 Samarbejde med andre amter... 37 5.1.4 Sikring af patientens data... 37 5.1.5 Uddannelse... 38 5.1.6 Odense Universitetshospitals universitetsforpligtigelser... 38 5.1.7 Rekruttering og fastholdelse af personale... 38 5.1.8 Optimal udnyttelse af ressourcerne... 38 5.2 Sundhedsfaglige målsætninger... 39 5.2.1 Effektivt værktøj i det sundhedsfaglige arbejde... 39 5.2.2 Klinisk beslutningsstøtte... 39 13-03-02 Side 2 af 110

5.2.3 Medikoteknik... 40 5.2.4 Kommunikation... 40 5.2.5 Planlægning... 41 5.2.6 Dokumentation... 41 5.2.7 Bred anvendelighed af data... 42 5.2.8 Understøttelse af kvalitetsstyring... 42 5.2.9 Understøttelse af forskning... 42 5.2.10 Tværfagligt system... 42 5.2.11 Den integrerede sundhedsfaglige arbejdsplads... 43 5.2.12 Enkel og fleksibel anvendelse... 44 5.2.13 Håndtering af gamle journaler... 44 5.3 Ledelsesmæssige og administrative målsætninger... 44 5.3.1 Ledelsesinformation... 44 5.3.2 Understøtte organisatoriske ændringer... 45 5.3.3 Telemedicinske perspektiver... 45 5.3.4 Administrativ funktionalitet... 46 5.4 Sundhedsinformatiske målsætninger... 46 5.4.1 Høj datakvalitet... 46 5.4.2 Integration... 47 5.4.3 Strukturering af data... 49 5.4.4 Overholdelse af standarder... 52 5.4.5 Løbende videreudvikling... 52 5.4.6 Leverandøruafhængighed... 53 5.4.7 Høj datasikkerhed... 53 5.4.8 Høj driftssikkerhed... 53 5.4.9 Samarbejde og erfaringsudveksling... 53 6 Krav til EPJ-løsningen... 55 7 Fyns Amts nuværende IT-situation... 57 7.1 Systemer... 57 7.1.1 Det fælles patientadministrative system, FPAS... 57 7.1.2 EPJ - MediCare... 58 7.1.3 De fælles afdelingssystemer... 58 7.1.4 Øvrige afdelingssystemer... 58 7.1.5 Kliniske databaser... 59 7.1.6 Økonomi, løn- og personaleadministration samt LIS... 59 7.1.7 Kontorsystemer... 60 7.1.8 Internet og Intranet... 60 7.2 Infrastruktur... 60 7.3 Viden og erfaring... 61 7.4 IT-organisation... 62 8 Løsningsmodeller... 64 8.1 Amterne og det danske EPJ-marked... 65 8.2 Løsningsmodeller vedr. dataintegration... 66 8.2.1 Client/server-løsninger... 66 8.2.2 Integrationsplatformen og de modulære løsninger... 69 8.3 Løsningsmodeller vedr. funktionsintegration... 72 8.4 Ét eller flere forskellige EPJ-systemer i Fyns Amt?... 75 8.5 Hvilke løsningsmodeller bør Fyns Amt vælge?... 76 13-03-02 Side 3 af 110

9 Hvordan gør vi?... 77 9.1 Implementeringsstrategi... 77 9.1.1 Implementeringsmetoder... 77 9.1.2 Faseopdeling... 78 9.2 Implementeringen i praksis... 79 9.3 Organisatoriske aktiviteter... 79 9.3.1 Forberedelse af organisationen... 79 9.3.2 Arbejdsgangsbeskrivelser... 80 9.3.3 Etablering af fysiske rammer... 81 9.3.4 Uddannelse af brugere... 81 9.3.5 Undervisningsmiljø... 81 9.3.6 Udarbejdelse af brugervejledninger... 82 9.3.7 Support i opstartsfasen... 82 9.3.8 Forankring af projektet i ledelsesniveauet... 82 9.3.9 Opfølgning på arbejdsgange og knowhow... 82 9.4 Tekniske aktiviteter... 83 9.4.1 Teknisk analyse og etablering af EPJ infrastruktur... 83 9.4.2 Installation og udrulning af pc'ere, printere m.m.... 83 9.4.3 Test og idriftsætning af EPJ... 83 9.4.4 Support og vedligeholdelse af hardware... 83 9.4.5 Drift og overvågning... 84 9.4.6 Support / hotline... 84 9.4.7 Uddannelse af teknikere... 84 9.5 Opsummering vedr. implementeringen... 84 9.6 Varigheden af implementeringen... 85 9.7 Evaluering... 85 9.8 Infrastruktur... 86 9.8.1 Arbejdspladsudstyr... 87 9.8.2 Serverudstyr... 88 9.8.3 Netværk... 89 9.8.4 Øvrig "infrastruktur"... 90 9.9 Organisation... 91 9.9.1 Projektorganisation... 91 9.9.2 Implementeringsorganisationen... 92 9.9.3 Driftsorganisationen... 93 9.9.4 Egne ressourcer versus ekstern bistand... 93 10 Økonomisk overslag... 95 10.1 Investeringer... 95 10.1.1 Anskaffelse og integration... 95 10.1.2 Reinvestering... 96 10.2 Løbende drift... 96 10.2.1 Fortsat udbygning... 96 10.2.2 Implementeringsomkostninger... 96 10.2.3 Infrastruktur... 97 10.2.4 Vedligehold... 98 10.2.5 IT-drift... 98 10.2.6 Driftsomlægninger... 99 10.3 Økonomisk opsummering... 99 13-03-02 Side 4 af 110

11 Den videre proces og forslag til overordnet tidsplan... 101 11.1 Beskrivelse af fremtidige aktiviteter... 101 11.1.1 Grundlag for projektkonkurrence... 101 11.1.2 Baggrundsmateriale... 102 11.1.3 Nedsættelse af bedømmelsesudvalg... 102 11.1.4 Sammenfatning af projektforslag... 102 11.1.5 Bedømmelseskomiteens vurdering... 103 11.1.6 Grundlag for "Udbud efter forhandling"... 103 11.1.7 Indstilling vedr. "Udbud efter forhandling"... 103 11.1.8 Indstilling om køb af system... 103 11.1.9 Kontrakt... 103 11.2 Tidsplan... 104 12 Begreber og forkortelser... 105 13 Referencer... 109 13-03-02 Side 5 af 110

1 Forord Fyns Amt har mange års opbygget viden om elektronisk patientjournal. Det gælder udvikling, implementering, drift, personaleundervisning, teknologi, tværfaglig udnyttelse, kommunikation mellem IT-systemer og mellem sektorer. Denne viden er opstået trinvis over en mere end 10-årig periode, og i dag er godt 10 % af sengemassen i sygehusvæsenet i Fyns Amt understøttet af brugen af EPJ. Fyns Amts IT-strategi og Fyns Amts sygehusvæsens IT-strategi indeholder anvisninger på etablering af EPJ som et redskab, der skal dække hele Fyns Amts sygehusvæsen. Disse strategier er i overensstemmelse med Amtsrådsforeningens anbefalinger og med Sundhedsministeriets reviderede IT-strategi for sundhedsvæsenet. Af sidstnævnte fremgår det, at IT - og dermed EPJ - skal være et middel til at fremme de overordnede mål for sundhedsvæsenet: høj sundhedsfaglig kvalitet klar besked og korte ventetider høj brugertilfredshed bedre information om service og kvalitet effektiv ressourceanvendelse Af strategien fremgår også følgende: "En velstruktureret samling af alle relevante patientrelaterede data i en EPJ vil være kernen i disse informationssystemer. En udbredt indførelse og anvendelse af en sammenhængende EPJ i det danske sundhedsvæsen vil således være det IT-initiativ, der mest afgørende kan bidrage til målsætning og potentialet for sundhedsvæsenets IT-anvendelse." Den samlede vision for EPJ i den nævnte strategi er EPJ som en "virtuel journal", der sikrer regelret, sikker og ensartet journalføring, en samtidig registrering i relevante databaser af patientdata, både til brug for forskning, udvikling og kvalitet og for hensigtsmæssig sygehus- / sundhedsplanlægning. Det indebærer også, at systemerne indeholder intelligente værktøjer til at understøtte kliniske beslutninger, relevante patientinformationer og kommunikation til relevante samarbejdspartnere. Herunder er inkluderet garantien for, at patientens data kan udnyttes og anvendes i forbindelse med flytning fra et sted til et andet uanset hvor i Danmark. Samlet set er det således en klar intention, at elektronisk patientjournal og den dertil relaterede øvrige IT-anvendelse er et overordentligt væsentligt omdrejningspunkt for den videre udvikling i sygehus- / sundhedsvæsenet. Fyns Amt besluttede i efteråret 2000 at nedsætte en EPJ-Strategigruppe, der fik til opgave at udarbejde en plan for fælles indførelse af elektronisk patientjournal (EPJ) i Fyns Amt med udgangspunkt i IT-strategien for sygehusområ- 13-03-02 Side 6 af 110

det i Fyns Amt og den nationale strategi for IT i sygehusvæsenet. Denne plan skal udgøre grundlaget for det videre arbejde i Fyns Amt på EPJ-området. Af Strategigruppens kommissorium [1] fremgår det, at gruppen bl.a. forventes at belyse, hvilke behov en elektronisk patientjournal skal dække, og hvilke fordele der kan opnås ved indførelse af EPJ i Fyns Amt. Gruppen skal desuden belyse status på EPJ-området, markedssituationen samt relationerne mellem EPJ-projektet og aktiviteter på andre områder. Gruppen skal herudover beskrive behovet for investeringer i elektronisk patientjournal og disses relationer til andre relevante IT- og medikotekniske områder. Endelig skal der som led i planen beskrives et forslag til en EPJ-projektorganisation. EPJ-Strategigruppen er bredt sammensat med repræsentanter fra det kliniske personale, ledelsen ved både Sygehus Fyn og Odense Universitetshospital, ledende IT-medarbejdere og MedCom. Gruppen har følgende medlemmer: Cheflæge Peder Jest, Sygehus Fyn (formand) Centerchef Flemming Hartmann-Andersen, Sygehus Fyn IT-chef Svend Ulka Petersen, Sygehus Fyn Kontorleder for IT-Sekretariatet Kenneth Rønnow Andersen, Sygehus Fyn Projektleder Lone Tynan, Sygehus Fyn Chefsygeplejerske Birgit Harving, Odense Universitetshospital Adm. overlæge Steen Grove Thomsen, Odense Universitetshospital Stabschef Finn Jensen, Odense Universitetshospital Informatikchef Jens Ole Henriksen, Odense Universitetshospital IT-chef Ole Wintoniak, Økonomi- og Serviceafdelingen, IT-kontoret Projektchef Henrik Bjerregaard Jensen, Sundhedssekretariatet, MedCom Konsulent Morten Bruun-Rasmussen, Sundhedssekretariatet, MedCom EPJ-Strategigruppen refererer til direktøren for sygehusområdet. Formålet med denne rapport er at udgøre et beslutningsgrundlag for Fyns Amts anskaffelse og implementering af et EPJ-system i hele amtet og den hermed forbundne organisatoriske proces. Rapportens anbefalinger er et resultat af EPJ-Strategigruppens diskussioner og analyser samt en studietur til USA [2]. Konsulentfirmaerne PSO Sundhedsinformatik og Fischer & Lorenz har ydet bistand i forbindelse med udarbejdelsen af denne rapport. 13-03-02 Side 7 af 110

2 Resume I dette kapitel resumeres rapportens indhold med fokus på EPJ-Strategigruppens konklusioner og anbefalinger. I slutningen af kapitlet findes en læsevejledning [afs. 2.1]. I kapitel 3 beskrives baggrunden for ønsket om indførelse af en elektronisk patientjournal og Fyns Amts forudsætninger for at udføre denne opgave. Hvis en række forudsætninger er opfyldt, så har en EPJ adskillige fordele i forhold til en papirbaseret patientjournal. En EPJ skal hverken arkiveres eller fremfindes, og den kan anvendes mange steder på én gang. Desuden kan patientens data bedre beskyttes, kontrolleres for fejl og struktureres, således at de kan anvendes til mange forskellige formål, herunder analyser. På både kort og lang sigt kan en EPJ bane vejen for en organisatorisk udvikling på sygehusene, som vil kunne øge kvaliteten i behandlingen og øge produktiviteten. En indførelse af elektroniske patientjournaler er efter alt at dømme det ITtiltag, der i størst omfang vil bidrage til opfyldelse af det fynske sygehusvæsens målsætninger [se kap. 5], og en række af disse målsætninger vil simpelthen ikke kunne nås uden elektroniske patientjournaler. EPJ er derfor højt prioriteret i Amtets IT-strategi. Fyns Amt har igennem de sidste 10 år arbejdet konkret med udvikling og implementering af en elektronisk patientjournal på flere afdelinger og er derfor godt rustet til at udbrede EPJ til hele sygehusvæsenet. I kapitel 4 diskuteres valget af beslutningsproces og udbudsform. Med en beslutning om at indføre EPJ på alle sygehusafdelinger står Fyns Amt overfor to vigtige spørgsmål: Hvilken EPJ-løsning skal man vælge, og hvordan skal den implementeres? Det er ingenlunde banalt at besvare disse spørgsmål, idet der indgår et meget stort antal forhold med en kompleks indbyrdes sammenhæng og med konsekvenser af både sundhedspolitisk, sundhedsfaglig, ledelsesmæssig, organisatorisk, informatisk, teknisk og økonomisk art. Det er derfor vigtigt, at beslutningsprocessen tilrettelægges grundigt og understøttes af hensigtsmæssige analyser. Et meget væsentligt element i beslutningsprocessen er afholdelsen af et udbud, hvor man i denne situation grundlæggende kan vælge mellem et traditionelt udbud og en projektkonkurrence. Ud fra en samlet vurdering er EPJ-Strategigruppens anbefaling, at der afholdes en projektkonkurrence. Den væsentligste begrundelse herfor er, at man ikke p.t. ud fra de foreliggende oplysninger med en tilstrækkelig sikkerhed kan udpege den mest hensigtsmæssige EPJ-løsningsmodel for Fyns Amt, hvilket er en forudsætning for at kunne afholde et traditionelt udbud. 13-03-02 Side 8 af 110

EPJ-Strategigruppens anbefaling af en projektkonkurrence har afgørende betydning for resten af beslutningsprocessen og gruppens øvrige anbefalinger, og det er årsagen til, at denne diskussion er placeret i starten af rapporten. I kapitel 5 beskrives de målsætninger, som EPJ-Strategigruppen anbefaler, at Fyns Amts kommende EPJ-system ideelt set skal kunne opfylde, enten selvstændigt eller sammen med andre tiltag. Med udgangspunkt i Sundhedsplanen fra 2000 og i de kontrakter, som er indgået mellem Fyns Amtsråd og Områdeledelserne ved Odense Universitetshospital og Sygehus Fyn, opstilles en række sundhedspolitiske målsætninger for anvendelsen af EPJ. Disse suppleres herefter med et antal afledte sundhedsfaglige, ledelsesmæssige, administrative og sundhedsinformatiske målsætninger. I kapitel 6 beskrives nogle få, basale krav til det kommende EPJ-system, alene med det formål at afgrænse "løsningsrummet". Alle de i kapitel 5 beskrevne målsætninger har en række forudsætninger for at kunne blive opfyldt, og det stiller ganske mange krav til EPJ-systemet. EPJ-Strategigruppen har specificeret et stort antal af disse krav, men dette arbejde er ikke afsluttet, idet den endelige kravspecifikations indhold og udformning afhænger af to beslutninger, som ikke er truffet på dette tidspunkt, nemlig valg af udbudsform [se kap. 4] og løsningsmodel [se kap. 8]. I kapitel 7 beskrives en række forhold omkring den nuværende situation på ITområdet i Fyns Amt, herunder væsentlige nuværende IT-systemer, den ITmæssige infrastruktur og den nuværende IT-organisation. Endvidere resumeres Fyns Amts IT-strategi på sygehusområdet, som blev vedtaget af Amtets sygehusudvalg i 2000. Endelig gives en beskrivelse og en vurdering af den viden og erfaring, Fyns Amt har opnået på IT-området - såvel hos brugere som hos ITmedarbejdere - og som kan være relevant for den videre udvikling på EPJområdet. I kapitel 8 beskrives dels markedet for EPJ-systemer og andre amters valg af løsningsmodeller, dels forskellige løsningsmodeller i relation til dataintegration og funktionsintegration. I lyset af de mange ressourcer, som amterne i disse år anvender på EPJ-området, er det påfaldende så få løsninger, der rent faktisk er i drift i det danske sygehusvæsen. Kun tre amter (herunder Fyns Amt) anvender i dag elektroniske patientjournaler i et omfang, der gør det muligt reelt at forholde sig til de organisatoriske, driftsmæssige og økonomiske parametre, der nødvendigvis må overvejes ved indførelsen af en elektronisk patientjournal. Etableringen af en hensigtsmæssig integration af sygehusvæsenets mange ITsystemer er helt central ved valget af et EPJ-system, der vil blive kernen i det samlede system. Man kan i denne sammenhæng vælge mellem to forskellige løsningsmodeller, nemlig client/server-løsningen og integrationsplatformen. Begge løsningsmodeller og en række varianter heraf beskrives indgående, men 13-03-02 Side 9 af 110

EPJ-Strategigruppen anbefaler, at man før, der vælges mellem disse, udskriver en projektkonkurrence for at få tilvejebragt et væsentligt bedre beslutningsgrundlag for valg af løsningsmodel end det, der foreligger nu. EPJ-Strategigruppen anbefaler desuden, at man i overensstemmelse med Fyns Amts IT-strategi vælger det samme EPJ-system på alle fynske sygehuse, men dette udelukker ikke, at der kan være en forskellig kadence i udbredelse og implementeringsgrad. Selvom man via en dataintegrationsløsning kan overføre data mellem to systemer, er dette ingen garanti for, at de to systemer fungerer tilfredsstillende sammen. Denne problematik belyses med udgangspunkt i integrationen mellem det kommende EPJ-system og Fyns Amts patientadministrative system FPAS. Valget af løsning på dette område vil bl.a. afhænge af valget af dataintegrationsløsning, men også her vil en projektkonkurrence kunne skabe et bedre beslutningsgrundlag. I kapitel 9 beskrives det omfattende implementerings- og videreudviklingsarbejde af både teknisk, informatisk og organisatorisk art, som indførelsen af EPJ vil kræve uanset valg af løsningsmodel. Man kan vælge imellem flere mulige implementeringsstrategier, men der er ingen tvivl om, at implementeringen vil have de bedste forudsætninger og kræve færrest ressourcer, hvis man udruller et "færdigkonfigureret system", som har stået sin prøve i almindelig drift. EPJ-Strategigruppen anbefaler derfor denne strategi. Det anbefales endvidere, at der på baggrund af de gode erfaringer med SHIFT-EPJ-projektet prioriteres tid og ressourcer til en objektiv og åben evaluering, således at alle positive og negative erfaringer med EPJ dokumenteres til gavn for den fremtidige anvendelse og videreudvikling af EPJ i både Fyns Amt og andre amter. Selve implementeringen og den nødvendige infrastruktur beskrives detaljeret. Selvom Fyns Amt er langt fremme på EPJ-området, er der behov for en udbygning af både den tekniske og organisatoriske infrastruktur. Strategigruppen anbefaler, at det fremtidige arbejde organiseres med en styregruppe, en følgegruppe og et EPJ-sekretariat, hvor sidstnævnte bemandes med dedikerede fuldtidsressourcer i et omfang svarende til 3 personer suppleret med ekstern bistand. I kapitel 10 opstilles et økonomisk overslag over omkostningerne til både anskaffelse og drift af et amtsdækkende EPJ-system. EPJ-Strategigruppen anbefaler, at implementeringen sker i perioden frem mod år 2008, og at der som en konsekvens heraf afsættes 4 mio. kr. i 2002, 60 mio. kr. i 2003, 45 mio. kr. i 2004, 40 mio. kr. i 2005, 50 mio. kr. i 2006, 40 mio. kr. i 2007 og 10 mio. kr. i 2008 og årene herefter. Beløbene justeres evt. i forbindelse med de årlige budgetlægninger, og der skal korrigeres for allerede afsatte midler i budgettet til 13-03-02 Side 10 af 110

EPJ. Beløbene er (som en konsekvens af, at projektkonkurrencen ikke er afholdt endnu) forbundet med betydelig usikkerhed. I kapitel 11 afrundes rapporten med en beskrivelse af den videre proces, og der opstilles en aktivitetsliste og en tidsplan. EPJ-Strategigruppen anbefaler, at man stiler efter at annoncere en projektkonkurrence inden udgangen af 2002 med henblik på at indgå kontrakt med en eller flere leverandør(er) omkring 1. september 2003. 2.1 Læsevejledning Rapporten læses bedst fra A til Z, men de enkelte afsnit er dog opbygget således, at de kan læses særskilt. En række af de anvendte begreber og forkortelser er defineret i kapitel 12. Afsnitshenvisninger er angivet som f.eks. [afs. x.x], medens litteraturhenvisninger er angivet som [x], der henviser til referencelisten i kapitel 13. 13-03-02 Side 11 af 110

3 Baggrund 3.1 Hvad er en elektronisk patientjournal? En patientjournal er i Sundhedsstyrelsens "Cirkulære om lægers pligt til at føre ordnede optegnelser" [3] (som også er retningsgivende for andre personalegrupper) defineret således: " 1. Ved en journal forstås ordnede optegnelser, som oplyser om patientens tilstand, de planlagte og udførte undersøgelser og behandlinger og observationer mv. af patienten. Stk. 2. Omfattet af journalen er også materiale, såsom lægeerklæringer og røntgenbilleder/beskrivelser samt resultatet af undersøgelses- og behandlingsforløb, i det omfang de har betydning for diagnose, behandling, observation mv. Stk. 3. Biologiske præparater er ikke en del af patientjournalen. 2. En journal kan føres både manuelt og på elektronisk medium." Heraf følger, at en elektronisk patientjournal (EPJ) formelt er: Ordnede optegnelser, som føres på et elektronisk medium, og som oplyser om patientens tilstand, de planlagte og udførte undersøgelser og behandlinger og observationer mv. af patienten.. En EPJ er således et IT-system, der behandler og lagrer den samling af patientdata, som man normalt vil opfatte som patientens journal. Der har fra mange sider været gjort forsøg på at opstille mere detaljerede definitioner på en EPJ, hvor man tilføjer krav om forskellige former for funktionalitet og lignende. Et eksempel på dette er følgende beskrivelse i Sundhedsministeriets nationale strategi for IT i sygehusvæsenet 2000-2002 [4]: "En elektronisk patientjournal er et klinisk informationssystem, der direkte understøtter daglig procesorienteret undersøgelse, behandling og pleje af den enkelte patient. Denne definition er bred. Med procesorienteret menes en patientjournal, der direkte understøtter sammenhæng og kvalitet i de kliniske ydelser. Definitionen kan suppleres med en række mere operationelle krav: EPJ erstatter den tidligere papirbaserede kliniske dokumentation og informationsudveksling. EPJ tager udgangspunkt i det kliniske arbejde, og er det system, hvori al relevant information samles og præsenteres. EPJ bør være baseret på en fælles begrebsmodel og fælles principper for dokumentation af patientdata. Informationen i EPJ skal være præcis, tilgængelig og sikker. 13-03-02 Side 12 af 110

EPJ bør være tværfaglig og støtte samarbejde mellem faggrupper. EPJ bør understøtte kommunikation og samarbejde på tværs af afdelinger, sygehuse, amter og sektorer. EPJ bør være integreret med sygehusets øvrige IT-systemer. EPJ bør være patientens journal og skal understøtte information til patienten. EPJ bør understøtte den faglige og organisatoriske udvikling. Med disse krav til hvad en EPJ på sigt skal kunne, bør det samtidig understreges, at EPJ er udvikling. Alle disse krav kan ikke opfyldes fra den første dag. Der vil være tale om længerevarende udviklingsprojekter med stor fokus på bl.a. organisationsforandring og uddannelse." Der findes i dag adskillige velfungerende EPJ-systemer i det danske sygehusvæsen, men ingen af disse lever op til ovennævnte "ideelle" krav. Der er således tale om en målsætning, hvis opfyldelse kræver både en omfattende, organisatorisk udviklingsproces og flere nye generationer af de nuværende EPJ-systemer. Den ovenfor citerede målsætning for en EPJ er i denne rapports kapitel 5 tilrettet og væsentligt udvidet med udgangspunkt i forholdene i Fyns Amt. Hvordan skal et EPJ-system så være opbygget for at opfylde de opstillede målsætninger? Dette spørgsmål kan ikke besvares entydigt af flere grunde: Flere veje til målet. Der findes flere veje til at opnå de opstillede målsætninger, og alle disse alternative løsningsmodeller har hver sine fordele, ulemper, forudsætninger og konsekvenser. Der skal derfor træffes en række vanskelige valg [se kap. 8]. Varierende funktionalitet. Det ligger ikke fast, præcis hvilken funktionalitet, der skal indgå i et EPJ-system, og man kan derfor på en række områder vælge, om den nødvendige funktionalitet skal være en indbygget del af selve EPJ-systemet, eller om den skal indgå i andre systemer, som integreres med EPJ-systemet. Det gælder funktionalitet som f.eks. booking, rekvisition og patientadministration. Denne fordeling af den nødvendige funktionalitet mellem systemerne er ikke afgørende, idet målet snarere er at skabe en integreret sundhedsfaglig IT-arbejdsplads, hvorfra det sundhedsfaglige personale fra ethvert relevant sted i det fynske sundhedsvæsen kan registrere og se alle relevante patientdata og udføre alle relevante IT-baserede funktioner i relation til en given patient. Løbende videreudvikling. Uanset hvilken EPJ-løsning, der vælges, vil denne med stor sandsynlighed ændre sig inden implementeringen er færdig, dels fordi det er hensigtsmæssigt hele tiden at drage nytte af den seneste teknologiske udvikling, dels fordi EPJ-systemet vil bane vejen for en organisatorisk udvikling, som vil stille nye krav til systemet. Faseopdeling. Opgavens størrelse gør det nødvendigt at faseopdele implementeringen henover en årrække, og man må derfor vælge en implementeringsrækkefølge for de enkelte dele af EPJ-systemet [se kap. 9]. Også på denne måde vil et EPJ-system altså være forskelligt, afhængig af hvilken fase man befinder sig i. 13-03-02 Side 13 af 110

3.2 Hvorfor har Fyns Amt brug for en EPJ? I den nationale strategi for IT i sygehusvæsenet 2000-2002 [4], der blev udarbejdet af Sundhedsministeriet, Sundhedsstyrelsen og Amtsrådsforeningen i efteråret 1999, spiller en realisering af den elektronisk patientjournal en helt central rolle. Udbredelse af EPJ indgår ligeledes i de bilaterale aftaler mellem Regeringen og Amtsrådsforeningen som et projekt, der i særlig grad forventes at kunne bidrage positivt til en yderligere effektivisering af det danske sygehusvæsen. Det er derfor i økonomiaftalen for 2002 aftalt, at amterne skal prioritere udbredelsen af EPJ højt, og der er afsat midler hertil. Den elektroniske patientjournals centrale placering fastholdes ligeledes i det nationale indikatorprojekt omkring kvalitetssikring. Den spirende standardisering af den interne afregning mellem amterne i form af DRG og tankerne omkring en forløbsbaseret registrering peger ligeledes begge i samme retning. Endelig er der grund til at tro, at den stigende efterspørgsel af sundhedsydelser, større krav til kvalitet, dokumentation, sammenhængende patientforløb på tværs af sektorer og sygehusenheder og udvidelser af de eksisterende tilbud i sig selv vil stille krav om større effektivitet og rationalisering. En elektronisk patientjournal har adskillige fordele i forhold til en papirbaseret patientjournal, der hver for sig og i forening i betydeligt omfang vil kunne øge kvaliteten og effektiviteten i sygehusvæsenet. Fordelene er bl.a.: Bedre præsentation. De samme data kan afhængig af situationen præsenteres på forskellige måder (f.eks. som tabel og grafik) og i forskellige sammenstillinger med andre data. Effektiv databehandling. Data kan hurtigt fremsøges og behandles automatisk eller brugerstyret på talrige måder. Gennem databehandling kan man frembringe ny information. Klinisk beslutningsstøtte. En EPJ kan danne grundlag for klinisk beslutningsstøtte på en række måder lige fra alarmer til egentlige vidensbaserede beslutningsstøttesystemer. Tidsbesparelse i det daglige arbejde. En EPJ har en række funktioner, der mindsker registreringsomfanget og letter arbejdet med en række patientadministrative opgaver. Det sundhedsfaglige personale får derfor alt andet lige mere tid til patienterne. Denne tid kan (afhængig af den lokale situation) bruges til at øge behandlingskvaliteten, dæmpe effekten af den tiltagende personalemangel og/eller omsættes til besparelser. Bedre integration og kommunikation. Når data er registreret én gang, kan de kommunikeres og anvendes i alle relevante sammenhænge og på tværs af institutioner og sektorer. En EPJ fremmer derfor sammenhængende patientforløb. 13-03-02 Side 14 af 110

Portal til patientens data. Et EPJ-system vil være den mest velegnede indgang til patientens samlede data, uanset i hvilket system disse måtte være født eller lagret. Det gælder dels de "klassiske" data såsom laboratorie- og røntgensvar, dels data fra det stadigt voksende antal medikotekniske systemer som f.eks. EKG og klinisk fysiologisk måleapparatur. Understøttelse af den organisatoriske udvikling. En EPJ muliggør nye måder at arbejde på for den enkelte og nye organisationsformer i sundhedsvæsenet. EPJ-systemet vil derfor udgøre kernen i en telemedicinsk udvikling, hvor betydningen af afstand udviskes [afs. 5.3.3]. F.eks. kan patienter på små sygehuse lettere få adgang til de store sygehuses ekspertise. Mange anvendelsesmuligheder for data. En EPJ kan udover at understøtte og dokumentere patientbehandlingen levere data til f.eks. kvalitetssikring, forskning, planlægning, ledelse, DRG-analyser og indberetning til centrale registre. Effektiv arkivering. En EPJ skal hverken arkiveres eller fremfindes. Større tilgængelighed. En EPJ kan anvendes samtidigt af flere personer på forskellige steder. Bedre databeskyttelse. Man kan kontrollere og differentiere adgangen til patientens data på en effektiv måde. Bedre datakvalitet. Man kan gennem validering og hjælpefaciliteter opnå langt mere korrekte og fuldstændige data. En indførelse af elektroniske patientjournaler er efter alt at dømme det ITtiltag, der i størst omfang vil bidrage til opfyldelse af det fynske sygehusvæsens målsætninger [se kap. 5.1], og en række af disse målsætninger vil simpelthen ikke kunne nås uden en indførelse af elektroniske patientjournaler. De mange fordele kommer imidlertid ikke alle af sig selv, når man indfører et EPJ-system, idet en række forudsætninger skal være opfyldt, herunder f.eks.: Organisatoriske forandringer. Det er vigtigt, at man ikke blot elektronificerer den almindelige, papirbaserede patientjournal og arbejdsgangene omkring den. For at få det fulde udbytte af en EPJ skal man ændre på en række organisatoriske forhold både på kort og langt sigt, hvilket er beskrevet mange steder i denne rapport [f.eks. afs. 9.3, 5.3.2 og 5.3.3]. Teknisk og driftsmæssig infrastruktur. Udover selve EPJ-systemet kræver indførelsen af en elektronisk patientjournal en oprustning på det tekniske område, herunder f.eks. servere, netværk og pc'ere samt personale til overvågning og vedligeholdelse af denne infrastruktur [afs. 9.8]. Uddannelse. En EPJ vil i Fyns Amts få ca. 10.000 brugere, hvoraf de fleste i dag kun har et begrænset kendskab til brug af IT [afs. 9.3]. Integration. En tæt integration mellem EPJ-systemet og sygehusvæsenets mange andre IT-systemer er af afgørende betydning for at opnå de beskrevne fordele [5.4.2]. Denne integration kræver standarder, som kun delvis er fastlagt i dag. Strukturering. Man skal hen ad vejen ændre på journalens opbygning og indhold og især datastruktur [5.4.3]. 13-03-02 Side 15 af 110

3.3 Fyn Amts forudsætninger Fyns Amts IT-mæssige forhold er beskrevet i kapitel 7. Her skal alene fremhæves, at Fyns Amt igennem de sidste 10 år har arbejdet konkret med udvikling og implementering af en elektronisk patientjournal. Projektet - i dag kendt under navnet SHIFT-EPJ - går helt tilbage til 1992, hvor man på Rudkøbing Sygehus indførte Medex-journalen med det formål: at dokumentere erfaringer med udvikling, indførelse og afprøvning af den elektroniske patientjournal. at synliggøre den forventede positive effekt på kvalitet og anvendelse af ressourcer. at afprøve standarder for integration og kommunikation. at formulere faglige standarder til dokumentation og kvalitetssikring af behandling og pleje. at udarbejde standarder for kommunikation med interessenter uden elektronisk patientjournal. Projektet er i dag forankret organisatorisk i Sygehus Fyn, og med udgangspunkt i LEC's MediCare-journal omfatter det fynske EPJ-projekt pr. 1/10 2001: Tre geografiske lokationer: Sygehusenhederne i Rudkøbing, Ærøskøbing og Svendborg. Mere end 550 kliniske brugere af den elektroniske patientjournal, herunder læger, plejepersonale, terapeuter, sekretærer og andre faggrupper. Op til 38 opslag per patient per døgn. Årligt ca. 7.600 udskrivninger og 3.300 ambulante patientforløb. Mere end 30.000 eksisterende elektroniske journaler. Kontrolleret adgang til alle journaler i Center Syd fra alle 3 sygehusenheder. Fyns Amt har således stor erfaring med implementering og drift af et EPJsystem, og dette er et godt udgangspunkt for en udbredelse af EPJ til hele Fyns Amts sygehusvæsen. Det skal dog samtidig understreges, at hvis de opstillede målsætninger skal nås, så skal Fyns Amts nuværende EPJ-system enten videreudvikles ganske væsentligt eller udskiftes med et mere omfattende og avanceret system. Hertil kommer en oprustning på en række andre IT-mæssige områder, hvilket er nærmere beskrevet i kapitel 9. 3.4 IT-strategi Fyns Amt har i foråret 2000 vedtaget en ny IT-strategi for amtets sygehusvæsen [18]. Her fremhæves det, at IT skal være et middel til at fremme de overordnede mål for sundhedsvæsenet: 13-03-02 Side 16 af 110

Høj sundhedsfaglig kvalitet Klar besked og korte ventetider Høj brugertilfredshed Bedre information om service og kvalitet Effektiv ressourceanvendelse IT-anvendelsen skal således bidrage til, at sygehusene i Fyns Amt kan: give patienten større sikkerhed og indflydelse på behandlingsforløbet etablere kvalitetsstyring og øge den faglige kvalitet udnytte ressourcerne effektivt og øge produktiviteten tilbyde medarbejderne gode redskaber i dagligdagen skabe optimale forskningsmuligheder og understøtte et godt samarbejde med sygehusområdets samarbejdspartnere. I realiseringen af sygehusområdernes mål vil anvendelsen af IT spille en aktiv og væsentlig rolle. For begge fynske sygehusområder fremstår IT derfor i udviklingsplaner, kontrakter osv. som ét blandt flere højtprioriterede midler til at opnå en række effekter, som skal udmøntes i fordele for patienterne. Et væsentligt indsatsområde for det fynske sygehusvæsen er en styrkelse af samarbejdet med de øvrige amter, især Vejle, Ribe og Sønderjyllands amter i "Syd-regionen". I IT-strategien er visionen på IT-området formuleret således: "Visionen er, at sygehusene i Fyns Amt på længere sigt benytter sig af et sammenhængende, IT-baseret informations- og kommunikationssystem, hvori brugen af elektronisk patientjournal er et centralt element." Anvendelsen af IT på sygehusene skal fremstå som brugen af et sammenhængende system, der understøtter arbejdsprocesserne optimalt og giver baggrund for deres videreudvikling. Der vil ikke være tale om ét system - men en række delsystemer, der hænger sammen indbyrdes - er integrerede. Medikoteknisk udstyr skal være integrerede komponenter i det samlede system, således at data kan overføres mellem udstyr og systemer, hvor det er relevant, dvs. til såvel kliniske som administrative formål. Ved tilkobling af medikoteknisk udstyr skal man derfor følge de relevante standarder på dette område, således at denne dataudveksling lettes. På alle væsentlige områder vil det blive tilstræbt, at samtlige sygehusenheder i amtet anvender det samme system, således at stordriftsfordele og synergieffekter kan opnås. I dette sammenhængende system vil en elektronisk patientjournal være en meget væsentlig komponent. Den elektroniske patientjournal vil være det kliniske 13-03-02 Side 17 af 110

personales "vindue" mod det samlede system. Her registreres og samles data om patienten, her bestilles undersøgelse og prøver, medicin osv. På det længere sigt er kernen i IT-strategien for sygehusene i Fyns Amt: Klinikken skal være i fokus i IT-udviklingen Den elektroniske patientjournal er et meget væsentligt element Systemet vil være en samling af komponenter Systemets komponenter vil komme fra forskellige leverandører Systemets komponenter skal baseres på standarder Integration mellem systemets komponenter er et nøgleelement Fokus på kommunikation af data, tale og billeder På det kortere sigt igangsættes aktiviteter på en række indsatsområder, som indeholder en forberedelse til situationen på det længere sigt - samtidig med, at en række effekter søges opnået, og man opnår erfaringer gennem forsøg. På de forskellige indsatsområder er der i IT-strategien opstillet en række anbefalinger og forslag til konkrete projekter. På det korte sigt er en række aktiviteter i øvrigt nødvendige eller allerede igangsatte og giver dermed sig selv. Fyns Amt er i gang med en revision af amtets overordnede IT-strategi gældende for amtet som helhed og med fokus på tværgående mål, indsatsområder og projekter. I øjeblikket (primo 2002) er et forslag til en ny IT-strategi i høring i Amtets organisation. Forslaget forventes - med eventuelle ændringer - vedtaget af Fyns Amtsråd i foråret 2002. IT-strategien vil fungere som en ramme om aktiviteterne også i sygehusvæsenet og understøtte indsatsen med hensyn til elektronisk patientjournal. 13-03-02 Side 18 af 110

4 Beslutningsprocessen 4.1 En vidtrækkende beslutning Med en beslutning om at indføre EPJ på alle sygehusafdelinger står Fyns Amt overfor to vigtige spørgsmål: Hvilken EPJ-løsning skal man vælge, og hvordan skal den implementeres? Det er ingenlunde banalt at besvare disse spørgsmål, idet der indgår et meget stort antal forhold med en kompleks indbyrdes sammenhæng og med konsekvenser af både sundhedspolitisk, sundhedsfaglig, ledelsesmæssig, organisatorisk, informatisk, teknisk og økonomisk art, herunder bl.a. følgende: Et stort antal involverede personer. En EPJ griber dybt ind i hverdagen for et stort antal sundhedsfaglige personer, der almindeligvis ikke har nogen større viden om eller erfaring med IT. Stor organisatorisk påvirkning. Opnåelse af det fulde udbytte af en EPJ forudsætter ændringer i arbejdsgange, opgavefordeling og organisation. Omfattende integration med andre systemer. En EPJ skal integreres med en lang række andre systemer, hvis man skal opnå det fulde udbytte. Stor påvirkning af andre systemer. Indførelsen af en EPJ vil i betydeligt omfang påvirke andre systemers funktion. Det gælder f.eks. systemer til patientadministration, booking, kommunikation, ledelsesinformation og kliniske databaser. En stor investering. Indførelsen af en EPJ kræver en stor investering. Det må derfor klarlægges, hvilke gevinster i form af f.eks. kvalitetsforbedringer og besparelser (f.eks. på andre systemer) man forventer at opnå. Lang implementeringsperiode. Der skal installeres et stort antal ITarbejdspladser og undervises endnu flere brugere. Der er i øvrigt nærmest tale om et permanent proces, hvor systemets funktionalitet og teknologi samt medarbejdernes viden vedvarende skal justeres i takt med ændringer i politiske, sundhedsfaglige, organisatoriske og teknologiske forhold. Valget af EPJ-løsning og implementeringsstrategi bliver ikke lettere af, at en række store, offentlige IT-projekter (f.eks. AMANDA) har været plaget af betydelige overskridelser af tidsfrister og budgetter og har resulteret i systemer med en tvivlsom funktionalitet i forhold til behovene [5]. Selvom sygehusvæsenet ikke har haft problemer i helt samme størrelsesorden med sine IT-projekter, findes der dog også her talrige eksempler på mere eller mindre fejlslagne projekter. Fyns Amt er imidlertid godt rustet til at gennemføre en hensigtsmæssig EPJ-proces takket være mange års erfaringer med anvendelse af et EPJsystem. Det er overordentligt vigtigt, at det sundhedsfaglige personale involveres i beslutningerne vedrørende indførelsen af en EPJ. Man får imidlertid ikke et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag ved blot at nedsætte nogle brugergrupper og bede dem beskrive, hvordan den kommende EPJ skal se ud og fungere. Det 13-03-02 Side 19 af 110

sundhedsfaglige personale kender deres nuværende situation, men de har almindeligvis ikke den fornødne sundhedsinformatiske viden og erfaring til at kunne se de muligheder, som et EPJ-system giver for at forandre den nuværende situation. Nogle af de kommende brugere er måske slet ikke interesserede i forandring, og deres udgangspunkt vil være, at EPJ-systemet skal understøtte de nuværende arbejdsgange, selvom et EPJ-system netop gør det muligt at arbejde på en anden og mere effektiv måde. Af disse grunde er en traditionel kravspecifikation utilstrækkelig og måske ligefrem uhensigtsmæssig som grundlag for en EPJ-beslutningsproces. Pilotprojekter kan være særdeles nyttige, men de kan ikke dække alle aspekter af EPJ-problematikken, og de vil som regel foregå under forsøgsomstændigheder, der ikke nødvendigvis er realistiske og/eller skalérbare op til amtsniveau. Brugergrupper og pilotprojekter bør derfor ses som vigtige elementer i en mere omfattende, struktureret beslutningsproces vedrørende indførelse af en EPJ. 4.2 Struktureret og analytisk beslutningsproces På ovennævnte baggrund er der behov for, at beslutningsprocessen ved indførelsen af en EPJ formaliseres, struktureres og understøttes på en hensigtsmæssig måde. Der er afgørende for beslutningsprocessen, at denne er dybt forankret i og støttes af hele ledelsessystemet. Beslutningsprocessen bør være: Målsætningsorienteret. En EPJ skal understøtte amtets målsætninger. Alle beslutninger vedrørende indførelse af EPJ bør derfor principielt kunne relateres til en eller flere af disse målsætninger - direkte eller indirekte. Systematisk. Hvis man overhovedet skal kunne overskue de mange komplekse forhold, som bør inddrages i beslutningsprocessen, er det nødvendigt, at disse opdeles i et antal mere enkle forhold og beskrives på en systematisk måde. Hierarkisk. Med udgangspunkt i de overordnede målsætninger bør de mange relevante forhold organiseres i et hierarki, som man i beslutningsprocessen bevæger sig systematisk ned igennem. Sammenhængende forhold kan samtidig samles i et antal beslutningssøjler [se afsnit 4.4.2]. Analytisk. For de enkelte løsningsmuligheder skal fordele, ulemper, forudsætninger og konsekvenser analyseres. Denne analyse er vanskelig pga. af de tværgående sammenhænge, og den kræver derfor en betydelig viden og erfaring. Dokumenteret. Det er ikke tilstrækkeligt, at analysen foretages inde i hovedet på deltagerne eller diskuteres mundtligt på et arbejdsgruppemøde. For alle væsentlige beslutningsforslag bør der udarbejdes en fyldestgørende, skriftlig dokumentation, der indgår i beslutningsgrundlaget, således at be- 13-03-02 Side 20 af 110

slutningstagerne kan vurdere grundlaget for og konsekvenserne af de enkelte beslutninger. Trinvis. Beslutningsgrundlaget bør udarbejdes i nogle hensigtsmæssige trin (2-4 versioner) med tiltagende detaljeringsgrad svarende til ovennævnte hierarkiske fremgangsmåde. Resultatet af hvert enkelt trin forelægges beslutningstagere og udvalgte brugerrepræsentanter mhp. eventuelle korrektioner. Iterativ. I en EPJ-beslutningsproces vil en lang række forhold og dermed beslutninger ofte hænge sammen på kryds og tværs på en ikke umiddelbart gennemskuelig måde. En tilsyneladende fornuftig beslutning på et tidligt trin i processen kan senere vise sig at have uhensigtsmæssige konsekvenser andre steder i processen. Det må derfor være tilladt at gå tilbage i beslutningsprocessen og ændre en beslutning. Dokumentationen af de tidligere beslutninger bør være så grundig, at man umiddelbart kan se, hvilke konsekvenser en ændring af en tidligere beslutning har for andre beslutninger. Ellers bliver resultatet let et antal inkonsistente beslutninger. Engagerende. Det er af stor betydning, at Amtets meningsdannere har haft mulighed for at følge, kommentere og påvirke beslutningsprocessen undervejs, idet man herved mindsker risikoen for modstand, når man på et tidspunkt skal implementere de løsninger, som ledelsessystemet i amtet har valgt. Det væsentligste er ikke, at et stort antal medarbejdere deltager i en lang række arbejdsgrupper, men derimod at processen er synlig, åben, trinvis, veldokumenteret og både sundhedsfagligt og sundhedsinformatisk velfunderet. Prioriterende. Det er vigtigt, at det ideelle EPJ-system beskrives (i det omfang den ideelle løsning for fremtidens sygehusvæsen overhovedet kan identificeres). Herved får man et mål at stræbe efter. Det er imidlertid ligeså vigtigt, at forventningerne holdes på et realistisk niveau, og derfor bør krav og ønsker prioriteres. Tilsvarende bør implementeringen faseopdeles. Processen skal resultere i et dokument (eller et sæt af dokumenter), hvor de enkelte målsætninger, krav og løsningsmuligheder er klart og systematisk beskrevet. Formålet med dokumentet er at udgøre et velegnet beslutningsgrundlag for både udbudsprocessen og den efterfølgende implementering og videreudvikling af EPJ-systemet. Beslutningsprocessen er i betydeligt omfang afhængig af, om man vælger et traditionel udbud eller en projektkonkurrence. Forskellene mellem disse to udbudsformer skrives i afsnit 4.3, medens beslutningsprocessen ved hver af dem beskrives i henholdsvis afsnit 4.4 og afsnit 4.5. 4.3 Udbudsformer I dette afsnit beskrives udvalgte forhold ved det traditionelle udbud og projektkonkurrencen. For en mere detaljeret beskrivelse henvises til EU's tjenesteydelsesdirektiv [6] og en rapport om udbudsreglerne i relation til IT-køb i 13-03-02 Side 21 af 110

sundhedsvæsenet udarbejdet af en arbejdsgruppe under Sundhedsministeriet [7]. 4.3.1 Traditionelt udbud Det traditionelle EU-udbuds form og regler er almindeligt kendt, så her skal blot fremhæves nogle få, vigtige karakteristika: Alle krav skal specificeres på forhånd. Det traditionelle udbud forudsætter, at man på forhånd udarbejder en meget detaljeret kravspecifikation. Udbyderen kan udmærket opstille sine målsætninger for anskaffelsen af det pågældende system, men de har ikke betydning for selve udbudet, hvor kun de eksplicitte krav tæller. Det er således alene udbyderens ansvar at identificere den systemløsning, der bedst opfylder de opstillede målsætninger. Alle krav skal opfyldes. I nogle udbud er det tilladt at tilbyde alternative løsninger på konkrete punkter, og tilbudsgiveren kan eventuelt tage forbehold overfor visse krav, men det stiller ham ikke godt i konkurrencen. I praksis skal tilbudene derfor opfylde kravspecifikationen ganske nøje. Forhandling er forbudt. Parterne må efter reglerne ikke gennem forhandling ændre hverken kravspecifikationen eller tilbudet, men alene foretage en præcision af disse. Prisen for leverancen skal være den tilbudte. Denne udbudsform er velegnet ved udbud af varer og tjenesteydelser, der er lette at specificere klart på forhånd, f.eks. pc'er, fotokopimaskiner, systemdrift og service. Den kan imidlertid være meget rigid og nogle gange ligefrem uhensigtsmæssig ved anskaffelse af store, komplekse IT-systemer, hvilket er beskrevet flere steder [f.eks. 7, 8]. Ulemperne ses især på områder, hvor teknologien er ny, og hvor der findes flere markant forskellige løsningsmuligheder. Her oplever man ofte følgende problemer: Kravspecifikation er vanskelig. Det er vanskeligt på forhånd at udarbejde en optimal kravspecifikation af et komplekst IT-system, herunder især et EPJ-system. Kunden får almindeligvis leveret, hvad han udbyder, men ikke nødvendigvis, hvad han havde behov for, fordi det dynamiske samarbejde med leverandørerne mangler. Der er ikke plads til, at kunden blive klogere undervejs i udbudsprocessen og herefter tilretter sine krav og accepterer de følger, det måtte have for prisen og tidsplanen. Fokus på pris frem for kvalitet og samarbejde. Da leverancen (i hvert fald formelt) er fastsat i udbudsmaterialet, bliver prisen den altafgørende konkurrenceparameter. Leverandørerne tvinges ned i pris, men efter kontraktindgåelsen holder de sig så til gengæld strikte til deres egen fortolkning af den aftalte leverance. Alle ændringer i og supplementer til leverancen er dyre, og det konstruktive samarbejde erstattes let af jura. Fælles udvikling og innovation hæmmes. Leverandørerne er almindeligvis afskåret fra at tilbyde nye og anderledes løsninger, som udbyderen ikke selv har tænkt på. Desuden forhindrer forhandlingsforbudet en fleksibel anskaffelsesproces, hvor kunden og leverandøren i fællesskab videreudvikler 13-03-02 Side 22 af 110

løsningerne i takt med, at problemforståelse, organisation og omgivelser ændrer sig. Prototyping er ikke foreneligt med udbudsreglerne, og det hæmmer udviklingen af innovative løsninger. 4.3.2 Projektkonkurrence Tjenesteydelsesdirektivet [6] åbner mulighed for at afholde projektkonkurrencer, der i direktivet beskrives som: nationale fremgangsmåder, hvorved den ordregivende myndighed navnlig inden for fysisk planlægning, byplanlægning, arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig et planlægnings- eller projekteringsarbejde, som er udvalgt af en bedømmelseskomite efter udskrivning af en konkurrence med eller uden præmieuddeling. Sundhedsministeriets arbejdsgruppe vedr. udbudsregler og IT i sundhedsvæsenet [7] beskriver anvendelsesområdet for projektkonkurrencen således: "Projektkonkurrencen kan med fordel anvendes i de situationer, hvor der er områder, der kræver udvikling af nye produkter i markedet, eller hvor der skal ske en udvikling i anvendelsen af kendte løsninger. Projektkonkurrencen kan endvidere med fordel anvendes i de situationer, hvor udbyder er bevidst om, hvilke overordnede behov løsningsforslaget skal opfylde, men ønsker markedets tilbagemelding på mulige løsninger hertil." Anskaffelse af komplekse IT-systemer i sygehusvæsenet (herunder EPJsystemer) falder i høj grad indenfor denne beskrivelse. Der har imidlertid kun en enkelt gang været afholdt en projektkonkurrence indenfor det danske sygehusvæsen (H:S's udbud af en integrationsplatform i 1999), hvorimod den hyppigt forekommer i form af "arkitektkonkurrencer". Projektkonkurrencen har følgende karakteristika: Forudsætter ikke en detaljeret kravspecifikation. Formålet med en projektkonkurrence er at få markedets bud på, hvilken løsning der bedst opfylder et sæt af målsætninger. Udbyderen behøver derfor ikke nødvendigvis udarbejde en præcis kravspecifikation på forhånd. Begrænsning af antal deltagere. Det er muligt at begrænse deltagerantallet ved at gennemføre en prækvalifikation, som ved de traditionelle udbudsformer. Der skal som minimum udvælges fem tilbudsgivere, forudsat at der er afleveret mindst fem konditionsmæssige prækvalifikationsanmodninger. Forhandling er tilladt. Det er muligt at etablere en dialog med leverandørerne på et overordnet behovsniveau. Hvis udbyderen ønsker at indgå en aftale om systemleverance med vinderen af projektkonkurrencen, kan han anvende udbudsformen "Udbud efter forhandling uden forudgående offentliggørelse". Hvis der er flere vindere, skal de alle opfordres til at deltage i en forhandling. Det er således muligt at forhandle om leverancens indhold og pris efter, at man har set alle projektforslagene. 13-03-02 Side 23 af 110