Baggrund for AU CRM Strategisk ophæng Strategi 2013-2020 fastsætter at: "Aarhus Universitet vil bringe universitetets viden i anvendelse gennem tætte, længerevarende og innovative relationer med erhvervsliv, myndigheder, organisationer og civilsamfundet" med udgangspunkt i en universitetets "... omfattende og stærke videnudvekslingsaktiviteter...". Forudsætningen herfor er bl.a. en "moderne, professionel og sammenhængende administration". Etablering af en basal og nødvendig administrativ suppport for AU's erhvervssamarbejde Hvor STADS er det værktøj, som samler data om studerende, og Captia Scanjour samler arkiveringspligtige data, er CRM det værktøj, som samler data om AU's erhvervssamarbejde. Med CRM -systemet er der oprettet en relationsdatabase med person- og virksomhedsoplysninger, som potentielt kan samle alle AU's eksterne relationer. Målet er, at sikre alle AUs eksterne relationer, en positiv, værdifuld og sammenhængende oplevelse af AU. Der sker ved at CRM-systemet synliggør og deler viden om AU's eksterne relationer på tværs af AUs afdelinger og herved letter research-arbejdet for den enkelte ansatte, og muliggør et mere professionelt udgangspunkt for at opbygge og fastholde samarbejde med organisationer og erhvervsliv. Der er et betragteligt udviklingspotentiale i en tilsvarende integreret, strategisk tilgang AUs eksterne relationer. En tilgang, som kan skabe en mere effektfuld kommunikation både internt og eksternt, samt reducere dobbeltarbejde og binde enhederne i AUs nye organisation tættere sammen. CRM-pilotprojekt (Victor) AU Viden har siden foråret 2013 kørt et pilotprojekt hvor AU Alumni, AU Career, AU CEI og EVU (v/ AU Executive) samler og deler viden om sine erhvervskontakter. Det har skabt en fælles database, som - med udgangspunkt i alle tidligere studerende på AU (Alumnedatabasen Gerda) - allerede efter få måneder gjorde viden om dele af AU's erhvervssamarbejde synlig og tilgængelig på tværs af flere enheder. Hvorfor står vi i et systemskifte? Pilotprojektet baserede sig på Alumnedatabasen og -portalen, Gerda, som i 2009 blev indkøbt af KOM med det formål at understøtte alumnerelationer på tværs af AU. Det viste sig at dette system ikke kunne dække den helt basale behov for et stærk CRM-system, en fleksibel portalløsning (Portalen har nu over 25.000 aktive alumner og studerende) og en yderst skalérbar løsning, som kan understøtte udbredelsen af AU CRM til større dele af AU. Det gamle system trak samtidig for mange unødige ressourcer ud af de involverede afdelinger og især AU Alumni og projektledelsen på AU CRM. Situationen var uholdbar for AU Viden, da den manglende stabile systemunderstøttelse af AIumni, Karriere og EVU markant forringer serviceniveauet internt og eksternt. AU Viden besluttede i december 2013 at gå i udbud for at finde et nyt CRM-system, AU CRM. Udbuddet blev gennemført som et EU udbud i tæt samarbejde med AU Indkøb og er afgjort i september 2014 til fordel for en standardløsning baseret på Microsoft Dynamics CRM 2013 og Sharepoint 2013 (portalen) med konsulentbistand til opsætning og implementering samt hosting leveret af Progressive A/S. Afklaringsfasen nærmer sig sin afslutning, og der klargøres til opsætning og efterfølgende implementering, som kommer til at løbe ind i de første 2-3 kvartaler af 2015. Mål for AU CRM 1 of 5
Med AU CRM ønsker vi at skabe et sammenhængende professionelt system til håndering af eksterne relationer, som kan benyttes på tværs af AU. I dag håndterer hver enhed under AU Viden sine egne eksterne kontakter til det offentlige og private erhvervsliv. Store mængder viden om vores eksterne kontakter ligger gemt i enkeltstående databaser og excel-ark,som den enkelte medarbejder eller meget små grupper af medarbejdere administrerer manuelt. AU er i dag utrolig følsom for jobskifte/pensioneringer, og i høj risiko for at miste stor viden, som i dag ligger hos ganske få personer. Den viden ønsker vi at strukturere og samle ét sted, og samtidig forenkle den enkelte enheds arbejdsprocesser. Involverede afdelinger Pilotprojektet med relationsdatabasen Victor etablerede en koordineret administrativ support i og på tværs af: AU Career (BSS og Arts) EVU v/au Executive på BSS AU Alumni AU CEI Pilotprojektet er pt. forankret i AU Viden med én central projektleder, og med lokale projektledere i hver afdeling. Afdelinger, som også bliver en del af i AU CRM når det implementeres i 2015. AU Herning Aarhus School of Engineering Forskningscentret MAPP Afdelinger, som bliver et stærkt interesserede i at anvende AU CRM til at understøtte data og processer omkring eksterne relationer og erhvervssamarbejde: AU Kommunikation Dekanaterne på ST og Health FSE - Forskningstøtteenheden 2 of 5
1 Besparelser med AU CRM Markant øget "Sikker drift" i alle involverede afdelinger Ved at samle viden om erhvervsrelationer reduceres en række personafhængigheder Der frigøres ressourcer fra manuelle rutineopgaver til udvikling og vækst Tidbesparelser ved opdatering og ajourføring af oplysninger ét sted Integration med relevante interne og eksterne databaser, som fx STADS (data på studerende og alumner) og CVR-opslag (data på organisationer) Lukning af enkeltstående systemer, som i dag trækker på både økonomiske og personalemæssige ressourcer til drift og support, det gælder fx: ASB's gamle Dynamics CRM 2007, som MAPP stadig bruger - driftes af AU IT i dag AU Hernings Dynamics CRM 2007, som driftes af AU IT i dag Selvudviklet system til online booking af vejledning på AU Career, BSS - driftes af AU IT i dag og en lang række enkeltstående databaser, excelark og andre mindre systemer, som kun opdateres manuelt og sporadisk 3 of 5
2 Potentialer med AU CRM Reducere en lang række manuelle procedurer og sikre koordination af såvel procedurer, som aktiviteter på tværs af AU. Etablere fælles procedure og koncepter for konferencer, kurser og events (sluger enorme ressourcer i dag) - i samarbejde med KOM Sikre at opdaterede data fra konference-, kursus- eller anden eventdeltagelse, bliver delt på tværs af AU - i samarbejde med KOM Professionalisering af AU's tilgang til eksterne relationer for at fastholde relationen og viden om eksisterende og tidligere samarbejder. det er en forudsætning for vækst i EVU-aktiviteter, at vi kender eksisterende kunder og opsøger nye kunder ved professionelt salgs-og relationsarbejde Især kursusaktiviteterne på BSS og Health er sårbare, da de dækkes af enkeltpersoner og processerne enten slet ikke eller kun delvist understøttes i et fælles system. det er en forudsætning for AU Alumni, at arbejde med udgangspunkt i én samlet database, for at tilbyde et professionelt og troværdigt alumnenetværk både internt og eksternt det er en forudsætning for AU Career, at arbejde professionelt med kontakten til erhvervslivet med udgangspunkt i et fælles CRM-system med viden om alumner (og deres virksomheder), studerende og eksisterende samarbejdsprojekter Etablere en koordineret tilgang til AU's erhvervssamarbejde AU CRM er forudsætningen for at de enkelte afdelinger på AU kan koordinere effektiv på tværs af enhederne. AU CRM gør det praktisk muligt at krydsreferere erhvervsrelationer på tværs af opgaver og enheder i afdelinger med en høj erhvervskontakt Gøre data tilgængelige i nye sammenhænge, fx Information om hvilke organisationer som et vært for praktikanter og studieprojekter Information om hvilke organisationer og personer/enheder ved AU, som har eller er ved at indgå et samarbejde 4 of 5
5 of 5