Biblioteksstyrelsen November 2004 Rambøll Management Nørregade 7A DK-1165 København K Denmark Tlf: 3397 8200 www.ramboll-management.dk
1. Forord 1 2. Evalueringens formål, organisering og metode 2 2.1 Evalueringens formål 2 2.2 Organisering 3 2.3 Metode 3 3. Sammenfatning af konklusioner og anbefalinger 5 3.1 Behov for information om dansk forskning 5 3.2 s opfyldelse af målgruppernes behov 6 3.3 Levering af data til 6 3.4 s udviklingsmuligheder 7 3.5 Synergier i samtænkning 8 4. Kort beskrivelse af 10 4.1 Introduktion til databasen 10 4.2 Databasens organisering og økonomi 11 4.3 Levering af data 11 4.4 Markedsføring og antal brugere 12 4.5 Tidligere undersøgelser af databasen 14 5. Generelle behov for information om dansk forskning 15 5.1 Forskernes behov for informationssøgning om dansk forskning 15 5.2 Virksomhedernes behov for informationssøgning om dansk forskning 17 5.3 Forskningsvejledere og -formidleres behov for informationssøgning 18 5.4 Styringsaktørers behov for informationssøgning 20 5.5 Opsamling og konklusion 21 6. s opfyldelse af målgruppernes behov 23 6.1 Databasens opfyldelse af forskernes behov 23 6.2 Databasens opfyldelse af virksomhedernes behov 26 6.3 Databasens opfyldelse af forskningsvejledere og -formidleres behov 29 6.4 Databasens opfyldelse af styringsaktørernes behov 31 6.5 Opsamling 33 6.6 Konklusion 34 7. Levering af data til 36 7.1 Dækningsgrad og datakvalitet billedet i dag 36 7.2 De tekniske muligheder for at levere data 37 7.3 Konsekvenser for databasen af utilstrækkeligt datagrundlag 39 7.4 Muligheder for flere og bedre data 40 7.5 Import af data fra bibliografiske datakilder 43 7.6 Opsamling og konklusioner 44 8. s udviklingsmuligheder 47 8.1 Forslag til en fremtidsvision for databasen 47 8.2 Grundlaget for forslaget til vision 48 8.3 Databasen i samspil med en eventuel kommende national forskningsportal49 8.4 Centrale indsatsområder for databasen 53
8.5 Økonomi og ambitionsniveau for databasen 58 8.6 Opsamling og konklusion 60 Bilag: Resultat af brugerundersøgelse 62
1. Forord Nedenfor følger en kort beskrivelse af s historie og baggrunden for at iværksætte en evaluering af databasen netop nu. Den Danske Forskningsdatabase har eksisteret siden 1988 dog indtil 1999 under navnet DANDok-basen. I de senere år er der i stigende grad blevet sat spørgsmålstegn ved, om databasen bidrager med den værdi for dansk forskning, som den var tiltænkt. Spørgsmålet rejses bl.a. på baggrund af, at der er et relativt begrænset antal brugere af databasen, og at der i tidligere undersøgelser har været påpeget, at kvaliteten af databasens indhold er utilfredsstillende. Udover de nævnte problemer byder de senere års udvikling dog også på nye muligheder for. For det første er der sket en teknologisk udvikling, der kan udnyttes i forhold til udveksling og præsentation af data. For det andet er der øget fokus på forskningsformidling, ligesom der er seriøse overvejelser om etablering af en dansk forskningsportal, som måske kan spille sammen med. Endelig er der øget fokus blandt forskningsinstitutionerne på at kunne måle omfanget af den videnskabelige publicering, hvor evt. vil kunne tilvejebringe datagrundlaget for målingerne. På den baggrund har E-publiceringsudvalget under Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek, DEF, iværksat en evaluering af databasen med henblik på at skabe et godt vidensgrundlag for beslutninger om dens fremtid. E-publiceringsudvalget nedsatte en projektstyregruppe til at gennemføre evalueringen. Som led i gruppens arbejde er nærværende evalueringsrapport bestilt hos Rambøll Management. I rapporten sættes der fokus på helt grundlæggende spørgsmål af strategisk betydning for databasens fremtid. På baggrund af litteraturstudier og interview med en bredt sammensat gruppe af databasens interessenter undersøges det, om bidrager med tilstrækkelig værdi til, at arbejdet med databasen bør fortsættes og i hvilken form. Herunder overvejes det, hvilken rolle databasen kan spille i forhold til en eventuelt kommende dansk forskningsportal. 1
2. Evalueringens formål, organisering og metode 2.1 Evalueringens formål Evalueringen har haft til opgave at kortlægge forskellige målgruppers behov for informationssøgning og styringsinformation i relation til dansk forskning. Evalueringen skal vise, i hvilket omfang Den Danske Forskningsdatabase bidrager til at opfylde dette informationsbehov, og hvilke krav det stiller til databasen, hvis den skal kunne bidrage til at opfylde behovet i fremtiden og ingå som et element i et koncept for et fremtidigt forskningskommunikationssystem. I forhold til levering af data skal evalueringen kortlægge motiverne til at levere data, samt besvare hvad der kan få endnu flere til at indberette data i fremtiden. Endelig skal evalueringen kortlægge mulighederne i forhold til, hvilke aktører der i fremtiden vil tage ejerskab til databasen og bidrage til at finansiere denne. Evalueringen er fremadrettet og orienteret mod at give input til overordnede strategiske beslutninger. Dermed sætter evalueringen ikke systematisk fokus på tekniske spørgsmål, funktionalitet, brugervenlighed mv., med mindre dette bringes op af interessenter som væsentlige problemstillinger. Som et eksempel på en strategisk beslutning, som evalueringen skal bidrage til at belyse er, hvorvidt er egnet til at indgå som en grundsten i konceptet for en evt. kommende dansk forskningsportal, jf. en idé fremsat i rapporten Forsk og Fortæl af Videnskabsministeriets tænketank om forståelse for forskning. Rambøll Management har taget udgangspunkt i følgende hovedtemaer i evalueringen: 1. Databasen som søgeredskab a. Hvem bruger databasen? Hvem vil bruge den i fremtiden? Under hvilke forudsætninger vil de bruge den i fremtiden? b. Hvad bruger de den til? (Søgeværktøj, bibliometriske analyser e.l.) Er de tilfredse med det? c. Hvorfor er der ikke flere, der bruger databasen? Hvordan får ikke-brugere de samme behov opfyldt? Hvad kan fremme deres brug? 2. Databasen som udstillingsvindue (leverandørvinklen) a. Hvem leverer data? Hvem vil levere data i fremtiden? Under hvilke forudsætninger vil de levere data i fremtiden? b. Hvad får leverandørerne ud af at levere data? Hvad forventer de at få ud af det i fremtiden? c. Er leverandørerne tilfredse med udbyttet af at levere data? d. Hvorfor er der så mange, der ikke leverer data? Hvordan får ikke-leverandører de samme behov opfyldt? Hvad kan få flere institutioner til at levere? 3. Ejerskab til databasen a. Hvilken rolle udfylder databasen nu og i fremtiden ifølge forskellige styringsaktører? b. Hvem skal være databasens målgrupper? c. Hvilke behov hos disse målgrupper skal databasen kunne opfylde (Søgeværktøj, styringsredskab, links til full text)? 2
Evalueringens fokus er aftalt ved to indledende møder mellem Rambøll Management og projektstyregruppen i sommeren 2004 samt efterfølgende korrespondance. Grundlaget for aftalen var endvidere det skriftlige kommissorium, der dannede udgangspunkt for Rambøll Managements tilbud om at varetage undersøgelsen. 2.2 Organisering En projektstyregruppe, som Biblioteksstyrelsen har nedsat til formålet, har det overordnede ansvar for evalueringen. Projektstyregruppen har bestået af følgende medlemmer: Annette Winkel Schwartz, direktør for Danmarks Tekniske Videncenter (DTV), formand for projektstyregruppen og endvidere formand for e- publiceringsudvalget under DEF, Anne Schoen, kommunikationschef, IDA, har deltaget i Videnskabsministeriets tænketank om Forskningskommunikation, Hanne Marie Kværndrup, bibliotekskonsulent, Biblioteksstyrelsen/DEF, Gunnar Sivertsen, forsker, Norsk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU STEP), særlige kompetencer inden for bibliometri, bidrager i Norge til udviklingen af en fælles national forskningsdatabase. Projektstyregruppens medlemmer repræsenterer således forskellige erfaringer og perspektiver i forhold til evalueringens temaer. Projektstyregruppens rolle har været at udstikke rammer og grundlag for undersøgelsen samt give råd og sparring, mens Rambøll Management har haft det indholdsmæssige ansvar for rapportens konklusioner. Rambøll Management har fremlagt hovedkonklusioner om målgruppernes behov og s opfyldelse af disse behov på et midtvejsmøde. Herefter var dagsorden at diskutere forskellige fremadrettede udviklingsmuligheder for databasen. 2.3 Metode Evalueringens væsentligste datakilder er en række interview såvel som gennemlæsning af rapporter og gennemgang af hjemmesider. Vi har således interviewet 35 af databasens interessenter, databasens projektledelse samt Gunnar Sivertsen fra projektstyregruppen. Interessenterne har omfattet forskere, Gymnasieskolernes Lærerforening, Videnskabsjournalister, innovationsvirksomheder og DI, bibliotekarer, videnskabsjournalister, ansvarlige for levering af data til databasen, ikke-leverandører samt udvalgte styringsaktører. Interviewpersonerne er udvalgt i et samarbejde mellem projektstyregruppen og Rambøll Management. Det har været tilstræbt at opnå en stor bredde i interviewpersonerne for at sikre så mange vinkler som muligt på. Eksempelvis er det sikret i rekrutteringen, at interviewpersonerne omfatter både: Brugere og ikke-brugere Forskellige fagområder Forskellige institutionstyper Dataleverandører og ikke-leverandører 3
Dataleverandører med henholdsvis en central og decentral placering af leveringsansvaret. 2.3.1 Analysegrundlag Med den store spredning i interviewpersonerne kombineret med relativt få interview er undersøgelsen ikke repræsentativ for de mange målgrupper enkeltvis. Fx er interview med to innovationsvirksomheder og DI ikke et repræsentativt grundlag for at udtale sig om innovationsvirksomheder generelt. Rambøll Management vurderer derfor, at der er stor usikkerhed forbundet med at generalisere inden for bestemte typer af respondenter. Samlet set er det Rambøll Managements vurdering, at de 35 interview analytisk repræsenterer databasens meget brede målgruppe. Generaliseringerne i konklusionerne i denne rapport bygger derfor på kvalitativ analyse, snarere end statistisk repræsentativitet. På områder, hvor der har været bred enighed på tværs af målgrupper, har vi kunnet konkludere på et relativt sikkert grundlag. På andre områder må evalueringen alene nøjes med at præsentere bredden i de identificerede udsagn. Alle konklusioner i egentlige konklusionsafsnit er sikre efter Rambøll Managements vurdering med mindre andet eksplicit er angivet i teksten. Det gælder konklusionerne i hvert kapitel såvel som for undersøgelsen som helhed. Når der fremlægges udsagn fra interview opdelt på målgrupper, informationstyper o.l., er det bl.a. som dokumentationsgrundlag for undersøgelsens konklusioner. Der kan således kun konkluderes på de enkelte delafsnit i kapitel 5 og 6 med stor varsomhed. Rambøll Management finder overordnet, at der er en høj grad af sikkerhed for evalueringens hovedkonklusioner, som er gengivet i kapitel 3. 4
3. Sammenfatning af konklusioner og anbefalinger I dette afsnit sammenfattes evalueringens konklusioner og anbefalinger i forhold til de rejste problemstillinger i kapitel 2. 3.1 Behov for information om dansk forskning Databasens indehold er i dag opdelt i publikationer, projekter og institutprofiler. Evalueringen identificerede et stort behov blandt forskere, virksomheder, forskningsvejledere og formidlere for at kunne søge efter danske publikationer og projekter. Nogle få specialiserede, internationalt orienterede forskere gav udtryk for, at der findes meget lidt forskning på deres felt i Danmark, og at de let kan holde sig orienteret om denne forskning via netværk. De fleste forskere har dog behov for med mellemrum at søge danske publikationer og projekter dels inden for deres eget område, dels i relation til tværfaglige projekter. Generelt gælder det for alle målgrupperne, at de oplever et mindre behov for at søge efter institutprofiler. Paradoksalt nok kunne information om projekter give en unik position i dansk forskning, da der ikke findes andre projektdatabaser, og da der er efterspørgsel efter dette blandt mange af de interviewede. Problemet i forhold til dette er, at s datagrundlag i forhold til forskningsprojekter er stærkt begrænset. Målgruppernes behov for at søge information om personer, finde forskningsnyheder og udtrække statistikker indgik også i evalueringen. Dette er behov som ikke har som målsætning at opfylde i dag. Evalueringen viser imidlertid, at der er et stort behov for at søge information om personer og forskningsnyheder, og Rambøll Management vurderer, at informationssøgningsbehovet er større på disse områder end for institutprofiler, som indgår i databasen i øjeblikket. Vi anbefaler derfor, at indarbejder disse i sine udviklingsplaner. I forhold til mulighederne for at udtrække statistik om danske forskeres publicering er de aktuelle behov relativt beskedne. I det omfang styringsaktørerne anvender sådanne statistikker bygger de på data fra det internationale og kommercielle tidsskriftsindeks hos Thomson ISI, der kun dækker dele af publikationerne. Vi vurderer dog, at interessen for at kunne danne statistikker over danske publiceringsmønstre vil stige i løbet af de kommende par år, og dette behov bør derfor indgå i planerne for databasens videre udvikling. For det første oplyser Dansk Center for Forskningsanalyse, at centret inden for et par år vil undersøge mulighederne for at iværksætte outputmålinger af institutionernes videnskabelige publikationer med henblik på evt. at benchmarke institutionerne. For det andet er der stigende interesse for at dokumentere resultaterne af forskningen lokalt på institutionerne. For det tredje sker der en sådan udvikling i Norge i disse år. 5
3.2 s opfyldelse af målgruppernes behov Evalueringen viser, at der er stor tilslutning blandt alle målgrupper til idéen bag om at skabe en fælles national indgang til at søge information om forskning. vil kunne skabe en unik, samlet indgang til dansk forskning på ovennævnte områder men det kræver forbedringer af af betydeligt omfang. Evalueringen viser, at der generelt er et meget lavt kendskab til, og at der også er relativt få brugere af den. Flere interviewpersoner med godt kendskab til dansk forskning var overraskede over dens eksistens. De interviewede brugere af databasen på tværs af målgrupper var generelt utilfredse med kvaliteten af s indhold og de søgemuligheder, som den giver. Det var også tilfældet for de interviewpersoner, der ikke kendte databasen forud for interviewet. De forskere og institutioner, der indgik i databasen havde samtidig en vurdering af, at databasen reelt ikke bidrager væsentligt til synliggørelse af deres forskning. Rambøll Management anbefaler på denne baggrund, at ambitionerne for enten sættes væsentligt op pga. den store tilslutning til idéen, eller at det seriøst overvejes på længere sigt at lukke databasen. 3.3 Levering af data til Evalueringen viser, at dækningsgraden og kvaliteten af s datagrundlag reelt er dens hovedproblem. En mulig årsag til dette er lokale problemer på institutionerne med at organisere forskningsregistreringen. Et forbedret datagrundlag vil muliggøre etablering af bedre/nye funktioner til søgning og statistik, samt sikre bedre søgeresultater. Databasen vil således i højere grad kunne opfylde forskellige brugergruppers behov, hvilket vil medføre øget brug af databasen, herunder til udtræk af statistik. Når databasen anvendes mere, får det en stigende betydning for forskningsinstitutionerne at være registreret i databasen. Derfor bliver forskningsinstitutionerne mere motiverede til at sikre dækkende registreringer i høj kvalitet af deres forskning. Den teknologiske udvikling muliggør, at data også stilles til rådighed i services til leverandører mv., så forskere fx let kan generere deres CV ud fra databasen og institutioner kan generere lister til brug for årsrapporter. Sådanne nye services kan også forventes at bidrage til at skabe større engagement omkring databasen. Rambøll Management vurderer, at det vil være vanskeligt at forbedre datagrundlaget tilstrækkeligt alene gennem frivillighed. Den frivillige strategi har været prøvet i en årrække uden at give de nødvendige resultater. Vi anbefaler således, at der både anvendes pisk og gulerod i arbejdet for at få leverandørerne til at levere flere data og med højere kvalitet. Rapporter om databasen fra slutningen af 1990 erne peger på stort set de samme problemstillinger som nærværende evaluering. Anbefalingerne i de tidligere undersøgelser har været at foretage mindre justeringer for at forbedre databasen. Det er helt naturligt, at man på dette tidspunkt først forsøgte at løse problemerne med de mindst drastiske midler. 6
Denne evaluering syv år senere viser imidlertid, at disse mindre justeringer ikke har været tilstrækkelige til at løse de grundlæggende problemer for databasen. Vi foreslår derfor, at følgende initiativer overvejes: At der fortsat sættes fokus på at lette leveringen af data At leverandørerne får tilbud om nye services fra databasen, fx udtræk af CV er og publikationslister til årsrapporter. At leverandørerne inddrages i processen omkring fastlæggelsen af fremtidens standarder og kvalitetskrav At der anvendes en række økonomiske incitamenter af såvel positiv som negativ karakter, fx betaling for data, tilskud og anvendelse af publiceringsdata i bevillingsmodeller. I Norge arbejdes der pt. på at etablere en fælles national forskningsdatabase, som primært skal baseres på bibliografiske datakilder. Anvendelsen af sådanne kilder forventes bl.a. at forenkle registreringen for de ansatte, at resultere i mere opdaterede data af højere kvalitet, og at man får data med om publikationer, som ansatte ellers glemmer. Vi finder, at det kræver en nærmere undersøgelse, om bibliografiske datakilder kunne skabe en bedre og/eller billigere registrering af forskning i Danmark. Bl.a. er det nødvendigt at anvende en anden løsning til registrering af andre oplysninger end om publikationer, og det bør afklares, hvilke fordele og ulemper dette har sammenlignet med den nuværende strategi om øget brug af høstning af metadata fra lokale forskningsdatabaser (institutional repositories), som en række universiteter pt. er i gang med at etablere eller forbedre. 3.4 s udviklingsmuligheder På baggrund af evalueringen har Rambøll Management opstillet et forslag til en vision for : Visionen er, at skal skabe en samlet indgang til information om dansk forskning, og sikre at indholdet er lettilgængeligt for alle interesserede i alle relevante sammenhænge med henblik på at give overblik over og indblik i dansk forskning. Visionen omhandler således to centrale elementer: Opnåelse af valide data og målrettet formidling af datamaterialet. Visionen tager bl.a. udgangspunkt i, at databasens data skal nyttiggøres optimalt gennem genanvendelse til mange formål og via alle relevante indgange til forskningen. Endvidere skal levering af data organiseres så der sikres data af høj kvalitet og minimale administrationsomkostninger. For at nå visionen er det væsentligt at opstille nogle mål for dækningsgraderne for de forskellige områder (fx litteratur og projekter), så udviklingsarbejdet med forskningsdatabasen kan foregå så fokuseret og målrettet som muligt. På den måde kan skabe nytte i flere forskellige sammenhænge. Databasen skal således kunne: Gøre alt videnskabeligt litteratur fra danske forskningsinstitutioner tilgængeligt gennem links til fuld tekst og gode søgemuligheder, herunder fra forskningsportalen, eksterne søgemaskiner som Google mv., 7
Formidle kontakt til forskere for journalister, virksomheder, gymnasielærere mv. Skabe netværk mellem forskere på tværs af fag og traditionelle samarbejdsflader. Generering af troværdig statistik over publikationer mv. til brug for forsknings- og evalueringsformål samt national såvel som lokal styring af forskning, Levere supplerende indhold og yderligere funktionaliteter til relevante hjemmesider, herunder en evt. national forskningsportal, for at opnå synergier for begge parter, Servicere forskere og institutioner med let adgang til automatisk generering af CV ere, litteraturlister til hjemmesider og årsrapporter mv. samt til dokumentation til brug for ansøgninger til Forskningsråd mv., 3.5 Synergier i samtænkning Undersøgelsen indikerer, at der er synergier forbundet med at anlægge et højt ambitionsniveau for databasen. Den teknologiske udvikling gør det relativt enkelt at genanvende data i forskellige sammenhænge. Synergitankegangen indebærer, at en ambitiøs database kan være mere fordelagtig end en beskeden database. Argumentet kan dog ikke udstrækkes uendeligt. I praksis vil marginalomkostningerne forbundet med at imødekomme nogle ret snævre behov overstige marginalnytten ved den ekstra funktion, indgang mv. Der kan fx opnås synergier i forhold til data, da portalen i nogle sammenhænge vil kunne anvende data fra i uredigeret form, men vi vurderer også, at der kan være synergier af teknologisk, organisatorisk og markedsføringsmæssig karakter ved integrationen af databasen og den evt. kommende portal. Forskningsportalen bør fx indeholde en direkte søgeadgang til, så det er muligt at søge i databasen uden at brugeren har en oplevelse af at forlade forskningsportalen. kunne også levere indhold til funktioner som Find en ekspert, hvor man ud fra bestemte nøgleord bliver guidet til de forskere i landet, der har flest referencer i tilknytning til det søgte nøgleord. Endelig kunne databasen og portalen gensidigt kan støtte hinanden i relation til nyhedsstof, da undersøgelsen har vist et relativt stort behov for forskningsnyheder blandt forskere, virksomheder og forskningsvejledere/-formidlere. En realisering af visionen kræver, at der sættes ind på en række indsatsområder i forhold til. Det vigtigste og mest krævende indsatsområde bliver at sikre et datagrundlag af højere kvalitet, men derudover skal der også ske markante forbedringer i forhold til databasens søgemuligheder og markedsføring. I forhold til indholdet skal der opstilles en definition for, hvilke typer af forskning der skal pligtindberettes til databasen. På den ene side kan der være fordele ved at stille meget brede krav for at få en meget alsidig database. På den anden side påfører registreringskrav omkostninger til leverandørerne. I den forbindelse må man afveje fordele og omkostninger forbundet med de konkrete registreringskrav. 8
Herudover kan der åbnes op for at også data fra andre databaser kan indberettes til databasen på et frivilligt grundlag. Det er blot vigtigt, at brugerne især i relation til statistik selv kan afgrænse, hvilke typer af forskning søgningen skal omfatte. Rambøll Management vurderer, at der kan være væsentlige synergier forbundet med at samtænke udviklingen af databasen med en eventuelt kommende forskningsportal. Endelig må databasens muligheder for at danne kernen i en evt. kommende dansk forskningsportal vurderes nærmere. 9
4. Kort beskrivelse af Dette kapitel indeholder en kort beskrivelse af af overvejende faktuel karakter. 4.1 Introduktion til databasen Den Danske Forskningsdatabase er en fælles, dansk database, der giver til viden om forskningen i Danmark. Databasen indgår i dag i Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek - DEF. Bag DEF-initiativet står Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling og Kulturministeriet, mens Undervisningsministeriet også deltager fra 2004. Den Danske Forskningsdatabase skal medvirke til formidling af dansk forskning og dens resultater nationalt og internationalt ved at gøre det let at få overblik over, hvad der forskes i inden for forskellige områder - en viden, som kan udnyttes direkte i både forskningsmiljøerne, industrien og den offentlige forskningsplanlægning. Formålet med Den Danske Forskningsdatabase er at skabe en let og brugervenlig adgang til dansk forskning og derigennem give alle interesserede adgang til information om dansk forskning, uanset emne og uanset hvor forskningen foregår. Den Danske Forskningsdatabase indeholder tre forskellige typer af information: Litteratur - Publiceret forskning. Referencer til tidsskriftartikler, bøger, kapitler i bøger, rapporter og konferencebidrag Projekter - Beskrivelser af igangværende eller afsluttede forskningsaktiviteter Institutprofiler - Overordnede beskrivelser af forskningen ved en institution eller et institut, et laboratorium eller en afdeling Der er i dag ca. 215.000 forskningsreferencer i Den Danske Forskningsdatabase. Forskningsreferencerne kommer fra universiteter, højere læreanstalter, sektorforskningsinstitutioner, forskningsråd og andre offentlige institutioner med forskningsaktiviteter. Mængden af dataleverandører forøges løbende. Databasen er endnu ikke fuldt dækkende, men med de nye faciliteter forskningsinstitutionerne har fået til at indlægge information i databasen, forventes en væsentlig udbygning i den kommende tid. Basen kan bl.a. benyttes til: at finde lokal ekspertise inden for et fagområde, f.eks. for at søge samarbejdspartnere eller få kontakter til at løse et fagligt problem at få værdifuld baggrundsinformation i relation til forskningspolitiske drøftelser og prioriteringer på alle niveauer at orientere sig om en forskningsinstitutions aktiviteter at orientere sig om projekter under et bestemt forskningsprogram at verificere litteratur inden for et bestemt emne, af en bestemt person eller fra et bestemt institut. Den Danske Forskningsdatabase bruges af forskere, administration og forvaltninger, erhvervslivet, pressen, undervisningssektoren og informationsspecialister. 10
4.2 Databasens organisering og økonomi Ansvaret for er organisatorisk placeret hos Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (DEF). Sekretariatsfunktionen og den daglige projektledelse for DEF er placeret i Biblioteksstyrelsen. Den daglige projektledelse af ligger hos Forskningscenter Risø, hvor serveren også er fysisk placeret. Det er således også projektledelsen, der står for sikkerheden i databasen. DTV indgår som underleverandør til projektledelsen, hvor det er DTV, der udvikler softwaren, og dermed forestår systemudviklingen for databasen. Eftersom projektledelsen ligger hos Forskningscenter Risø, har de også ansvaret for kontakten til dataleverandører, både nuværende og potentielle. Finansieringen af databasen sker af DEF s bevilling. Driftsudgifterne de senere år har ligget på knap 1 mio. kr. pr. år. Der er endvidere givet ekstra bevillinger i forbindelse med større udviklingsprojekter, så de samlede udgifter har ligget mellem 1,17 mio. kr. og 2,63 mio. kr. i 2001 2004. Tabel 4.1. Drifts- og udviklingsudgifter i relation til. 2001 Regnskab 2002 Regnskab 2003 Regnskab 2004 Budget Drift 941.000 975.000 964.000 969.000 Udvikling 1.686.347 1.328.000 325.000 200.000 I alt 2.627.347 2.303.000 1.289.000 1.169.000 Kilde: Biblioteksstyrelsen. 4.3 Levering af data Databasens indhold er baseret på frivillig indberetning fra institutioner og andre, der står for at opsamle forskningsresultater. Med frivillig indberetning forstås, at der ikke fra centralt hold er fastsat krav om indberetningspligt. Det er op til institutionerne og universiteterne at beslutte hvorvidt de vil pålægge deres forskere at indberette. Eksempelvis indbygger nogle fonde i deres betingelser for forskningsstøtte, at forskerne indberetter forskningen i databasen. Leverandørerne til databasen er eksempelvis universiteter, højere læreranstalter, sektorforskningsinstitutioner, finansierede institutioner og andre såsom Kræftens Bekæmpelse, Ålborg sygehus m.fl. Udover at dataleveringen er baseret på frivillig indberetning er leveringen også meget decentraliseret. Det vil sige, at det er op til dataleverandørerne selv at bestemme, hvad de vælger at indberette. Der er således ikke fastsat krav fra centralt hold om, at der er bestemte felter som skal udfyldes. Det står leverandøren frit for, om der skal opgives ISBN-nummer, årstal, titel, navn mm., og om dataene skal kategoriseres som forskning eller ikke. Det betyder, at dataene kan være noget forvirrende at gennemskue i forbindelse med en søgning. Der er forskellige måde leverandørerne kan vælge at levere data til DDF. Grundidéen bag udvalget af leveringsmåder er, at det skal være så nemt som muligt for leverandørerne at indberette, hvilket i praksis betyder, at leverandørernes eksisterende data stort set accepteres. Kapitel 7 uddyber en række problemstillinger om levering af data. 11
4.4 Markedsføring og antal brugere Projektledelsen analyserer løbende udviklingen i antallet af unikke brugere på databasen. Det anvendte web-statistikprogram, WebTrends, opgør antallet af unikke brugere på baggrund af brugernes IP-adresser og browserversioner, hvilket er forbundet med visse usikkerheder typiske for web-statistik. Bl.a. konkluderer projektledelsen selv, at forskellige såkaldte spiders og opdateringer i statistikprogrammet i perioden kan påvirke resultaterne. Der ligger i begrebet unikke brugere, at en bruger kun tælles med én gang, selvom han/hun besøger databasen flere gange inden for en måned. Figuren nedenfor viser antallet af unikke brugere pr. måned på i perioden januar 2003 til juni 2004. Figur 4.1. Unikke brugere pr. måned på.dk i 2003 2004. 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 Anm. jan-03 feb-03 mar-03 apr-03 maj-03 jun-03 jul-03 aug-03 sep-03 okt-03 nov-03 dec-03 jan-04 feb-04 mar-04 apr-04 maj-04 jun-04 Opgjort i WebTrends på baggrund af brugernes IP-adresser og browserversioner. Figuren viser, at antallet af unikke brugere varierer mellem 2.600 brugere og godt 7.000 brugere i perioden. Tolkningen af tallene er forbundet med meget stor usikkerhed. Det er ikke muligt at udlede en entydig tendens i antallet af unikke brugere ud fra figuren. Bl.a. er der ingen gode forklaringer på det relativt høje niveau i september december 2003. Det er en rimelig antagelse, at der kan være sæsonudsving i brugen af databasen, fx i forbindelse med sommerferier o.l. I månederne januar juni har vi data for både 2003 og 2004. I 5 af disse 6 måneder er der færre unikke brugere i 2004 end i 2003. En nærmere analyse viser dog, at det er tvivlsomt, om der reelt er tale om et fald i antal brugere, da antallet af brugere, der forlader databasen efter alene at have set fx forsiden 1, er faldet en del fra 2003 2004. 1 Såkaldte single access pages besøg. 12
I figuren nedenfor er de unikke brugere opdelt efter geografisk fordeling i tre grupper. Figur 4.2. Geografisk fordeling af unikke brugere pr. måned på.dk i 2003 2004. 5.000 4.500 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 jan-03 feb-03 mar-03 apr-03 maj-03 jun-03 jul-03 aug-03 sep-03 okt-03 nov-03 dec-03 jan-04 feb-04 mar-04 apr-04 maj-04 jun-04 Danske brugere Internationale brugere Brugere der ikke kunne identificeres Anm. Opgjort i WebTrends på baggrund af brugernes IP-adresser og browserversioner. Figuren viser, at antallet af identificerede unikke danske brugere pr. måned varierer mellem 1.600 og godt 3.000. Minimum er dog 2.200, hvis man udelukker sommermånederne fra analysen. En sammenligning af identificerede danske brugere for kalendermånederne januar juni i henholdsvis 2003 og 2004 viser, at der i 5 ud af de 6 måneder er færre danske brugere i 2004 end i 2003. Dette kunne indikere en tendens til et faldende brug af databasen. Fra udlandet varierer antallet af identificerede unikke brugere mellem 1.250 og 4.750. I månederne september - december 2003 ligger antallet højt på over 4.000 pr. måned, hvilket forklarer den store stigning i det samlede antal unikke brugere i perioden. Holdes disse fire måneder ude af analysen er det højeste antal identificerede unikke brugere fra udlandet 2.500. Antallet af uidentificerbare brugere varierer i perioden mellem 1.400 og 2.800. En nærmere analyse af de unikke brugere viser, at et konstant niveau mellem 450 og 600 brugere pr. måned besøger hjemmesiden mere end én gang inden for måneden. Det er naturligvis en positiv indikator, at nogle brugere vender tilbage til databasen, men Rambøll Management finder det vanskeligt at vurdere alene på dette grundlag, om det er udtryk for eksistensen af et egentligt stampublikum. Det er nemlig vanskeligt at afgøre, hvad der får en bruger til at vende tilbage til databasen. Det kan fx være udtryk for, at brugeren ved første besøg konstaterer, hvilke muligheder databasen giver, hvorefter der måske går nogle dage, før brugeren foretager nogle enkelte søgninger i den. Analysen af gentagne besøg er dog udtryk for, at der er en vis stabilitet i brugen af databasen. 13
Rambøll Management finder, at brugerstatistikkerne er forbundet med så store usikkerheder og uforklarlige udsving, at det er vanskeligt at træffe præcise konklusioner på baggrund af disse. Brugerstatistikkerne kan dog bidrage til i nogen grad at underbygge konklusionerne i kapitel 6 om, at der er relativt få, der kender og bruger databasen, og at der ikke er noget, der tyder på, at brugen af databasen er i vækst. Projektledelsen oplyser, at der har været anvendt få ressourcer til markedsføring de senere år. Dette skyldes dels en vis usikkerhed om databasens fremtid, dels at projektledelsen primært har brugt ressourcer på systemudvikling og etablering af et bedre datagrundlag. 4.5 Tidligere undersøgelser af databasen Der er i databasens levetid blevet udført to undersøgelser, der har søgt at kortlægge databasens funktionalitet og dens fremtidige muligheder. I 1997 gennemførte Rambøll Management (det daværende PLS Consult) en brugerundersøgelse af databasen. Hovedkonklusionen af undersøgelsen fra 1997 var, at databasen ikke behøvede at ændre på formen, men derimod på indholdet. Det blev således påpeget, at kvaliteten af data skulle højnes betydeligt, og at det kun kunne ske ved at motivere dataleverandørerne yderligere. I forhold til hvordan dataleverandørernes motivation kunne højnes blev det anbefalet, at forskningsadministratorer, herunder i særdeleshed forskningsrådene skulle begynde at bruge basen som et styringsredskab, idet forskerne derved ville blive afhængige af, at de oplysninger, de selv i sidste instans er ansvarlige for, er korrekte og komplette. I 1999 blev der nedsat en arbejdsgruppe, som havde til formål at se på s fremtidige udvikling. Arbejdsgruppen pegede blandt andet på følgende anbefalinger: at forskningsbasen i lighed med tidligere i videst mulig grad baseres på genbrug og mindst mulig ekstra indsats fra dataleverandørerne at der tilbydes forskellige valgmuligheder for indlægning af data at kravene til basen afstemmes nøje med forskningsbasens primære interessenter at krav og ambitionsniveau fastsættes ud fra en pragmatisk cost/benefit vurdering at der etableres link til elektroniske fuldtekstdokumenter og multimedieprodukter 14
5. Generelle behov for information om dansk forskning Dette kapitel indeholder en analyse af de generelle behov for informationssøgning efter dansk forskning, der i dag eksisterer blandt følgende fire målgrupper; forskere, virksomheder, styringsaktører, og forskningsvejledere og -formidlere. Analysen er baseret på interview med repræsentanter fra en række målgrupper, der potentielt kunne have interesse i. Gruppen af forsker omfatter universitetsforskere, sektorforskningsinstitutioner mv., Gruppen af virksomheder omfatter DI og to virksomheder, hvis aktiviteter involverer forskning. Gruppen af forskningsvejledere og -formidlere omfatter gymnasielærere, journalister, bibliotekarer mv., og Gruppen af styringsaktører omfatter Videnskabsministeriet, Forskningsstyrelsen, Dansk Center for Forskningsanalyse, Arbejdsmiljøforskningsfonden og Det Fri Forskningsråd. Analysens formål er at give et indblik i de generelle behov, der eksisterer blandt de fire målgrupper i relation til informationssøgning om dansk forskning. Analysen giver således et vigtigt fingerpeg i forhold til en række overordnede tendenser og udfordringer, der er relevante i forbindelse med en evaluering af og en vurdering af dens potentialer. Grundet det forholdsvis lille respondentgrundlag bør analysens resultater dog ikke betragtes som repræsentative for de enkelte målgrupper. De analyserede behov indgår i kapitel 6, hvor de fire målgruppers forskellige behov uddybes, og hvor det analyseres, hvorvidt målgruppernes forskellige behov matches af og/eller andre informationskilder. Endvidere bygger kapitel 8, om udviklingsmuligheder og visioner for databasen, videre på resultaterne fra kapitel 5 og 6. Nedenfor følger først en analyse af forskernes generelle behov for information om dansk forskning, hvorefter de tre andre målgruppers generelle behov på området analyseres. For hver målgruppe analyseres behovene for informationssøgning vedr. danske publikationer, projekter, institutter, personer og forskningsnyheder. De undersøgte behov relaterer sig således henholdsvis til tilbud som databasen giver (publikationer, projekter og institutter), og til tilbud, som databasen evt. kunne give i fremtiden. Desuden analyseres behovene for at uddrage statistikker på forskningsområdet, samt forskernes behov for at synliggøre egen forskning. Kapitlet afsluttes med en opsamlende oversigt over målgruppernes generelle behov. 5.1 Forskernes behov for informationssøgning om dansk forskning Nedenfor analyseres som nævnt først forskernes generelle behov for informationssøgning vedrørende dansk forskning: Figur 5.1. Oversigt over forskernes generelle behov Danske publika- Forskerne deler sig i to grupper med hensyn til informationssøgning om 15
tioner (informationssøgning) danske publikationer; den største gruppe har et stort behov, mens den mindste gruppe ikke har noget behov: De fleste forskere udtrykker et stort behov for at kunne modtage opdateret information om dansk forskningslitteratur. Det er vigtigt at have et dybdegående indblik i ens eget forskningsområde, og derfor er der stort behov for at have adgang til alle aktuelle publikationer på et givent område. For at sikre at de relevante publikationer kan findes, er der både behov for at kunne søge efter specifikke begreber, og efter mere generelle temaer. Samtidig er det vigtigt at kunne søge publikationer, der går på tværs af traditionelle faggrænser. En landskabs-forsker nævner eksempelvis, at hun både har behov for at kunne finde information om publikationer, der ligger indenfor det filosofiske og det biologiske fagfelt. De fleste forskere udtrykker et behov for at kunne søge information om grå litteratur 2, fx information i forsøgsprotokoller. Forskere har også behov for at kunne søge efter uformel litteratur såsom referater og meddelelser vedrørende publikationer, der endnu ikke er endelig publiceret. Mange forskere ønsker således at kunne søge både specifikt og bredt på litteratur på et givent område, og efter formelle såvel som uformelle informationer. Der er især behov for at søge efter information om ny litteratur; herunder dét, der endnu er under publicering. Enkelte forskere vurderer dog, at de ikke har behov for at søge information om dansk forskningslitteratur, da de arbejder på så smalle områder, at de automatisk får overblik over relevant litteratur via deres daglige forskningsarbejde og/eller fordi de arbejder på felter, hvor det kun er relevant at søge publikationer internationalt. Danske projekter (informationssøgning) Hvad angår søgninger på danske projekter inddeler forskerne sig også i to grupper: Den ene gruppe vurderer at deres område er så smalt at de fint har overblik over igangværende, danske projekter på området. Denne gruppe har derfor ikke behov for informationssøgning på projekter. Den anden gruppe forskere udtrykker et stort behov for at kunne søge information om andre, danske projekter, der kunne have relevans for dem. Eksempelvis nævner en forsker i stordyrs-kirugi at hun gerne vil kunne søge information om andre, danske forskningsprojekter, der også beskæftiger sig med hestesår for at udveksle viden og erfaringer på området. En anden respondent i denne gruppe nævner, at det er vigtigt at kunne søge information om projekter, så man ikke selv igangsætter forskning, der overlapper andre, igangværende projekter i Danmark. Danske institutter (informationssøgning) De fleste forskere har kun et mindre behov for at søge information om danske institutter. Mange forskere forklarer, at de har fint overblik over de relativt få institutter, der er relevante for dem og deres forskning i Danmark. 2 "Grå litteratur" omfatter litteratur, der ikke registreres med et ISBN- eller ISSNnummer. Eksempler på grå litteratur er firma-rapporter, taler fra konferencer, tekniske notater og specifikationer (fx arbejdspapirer). 16
Forskerne har derfor typisk ikke noget stort behov for at søge yderligere informationer på dette område. Enkelte forskere vurderer dog modsat at de jævnligt har behov for at søge information om institutter, eksempelvis hvis de bevæger sig ind på et grænseområde i deres forskning. Danske personer (informationssøgning) Mange forskere udtrykker et vist behov for at kunne søge efter danske personer/forskere, eksempelvis i forbindelse med etableringen af nye projekter, hvor det er hensigtsmæssigt at kunne identificere relevante deltagere og samarbejdsparter. Samtidig har forskere behov for at kunne søge efter person-baserede informationer i forbindelse med at vedligeholde/etablere netværk indenfor et givent område. Forskningsnyheder Synliggøre egen forskning Udtrække statistik m.m. Forskere udtrykker generelt et meget stort behov for at kunne følge med i udviklingen på deres forskningsområde i Danmark. Der er derfor et stort behov for løbende information om forskningsnyheder; fx hvad angår nye projekter, publikationer, opfindelser, arrangementer, bevillinger mv. Forskere betragter det generelt som væsentligt at kunne synliggøre egen forskning, nationalt såvel som internationalt. Et centralt formål med synliggørelsen er at kunne blive inviteret med til nye projektsamarbejder med forskere indenfor andre områder. Forskere udtrykker generelt ikke noget behov for at kunne udstrække statistikker på egen og/eller andres forskning. Flere forskere nævner dog, at de har behov for at kunne udtrække deres eget cv og publikationsliste fra en database. Samtidig udtrykker flere forskere at der er behov for én central database hvor alle forskere registrerer publikationer, projekter mm. i, således at andre forskere, styringsaktører etc. selv kan udtrække disse informationer. Flere forskere forklarer, at en sådan database kan spare dem for megen tid mht. dobbeltarbejde, når de fx skal afrapportere på det årlige arbejde til flere, forskellige instanser. 5.2 Virksomhedernes behov for informationssøgning om dansk forskning Efter en gennemgang af forskernes generelle behov vedrørende informationssøgning om dansk forskning, præsenteres nu tilsvarende virksomhedernes generelle behov på området: 3 Figur 5.2. Oversigt over virksomhedernes generelle behov Danske publikationer (informa- vedrørende danske publikationer, om end dette behov er langt mindre De interviewede virksomheder har et behov for informationssøgning tionssøgning) sammenlignet med forskerne. Virksomhedernes behov for informationssøgning om publikationer skal således ses i sammenhæng med deres andre behov på området; de ønsker at kunne søge information om dansk forskning på de områder der 3 Som nævnt i indledningen bør det understreges, at respondentgrundlaget er forholdsvis lille, og at resultaterne derfor bør ses som foreløbige fingerpeg vedrørende målgruppernes generelle behov, og ikke som fyldestgørende eller repræsentative i forhold til den givne målgruppe. 17