SERIENUMMER OG PARTINUMMER PÅ VARER Registrering af serienummer og partinummer på varer giver mulighed for at spore enheder og hele partier hele vejen fra anskaffelse, lagerføring til forsendelse og fakturering. Garantisager og tilbagekaldelse af varer eller varepartier håndteres nemmere, fordi varerne kan spores via systemet. Serienummer... 2 Partinummer... 3 Kom i gang med serie- og partinummersporing... 4 Serie- og partinummersporing på eksisterende varer... 4 Registrering af serie- og partinumre... 5 Serie- og partinummer på indkøbsordrer... 5 Ret i antal eller serienumre... 7 Angiv partinummer... 8 Opdatér varemodtagelse eller indkøbsfaktura... 9 Ret i antal eller serie/partinumre efter varemodtagelse eller købsfaktura... 9 Serie- og partinummer på salgsordrer... 9 Vælg eksisterende serienummer... 11 Indtast et ikke-eksisterende serienummer... 12 Ret i antal eller serienumre... 13 Angiv partinummer... 13 Opdatér følgeseddel eller faktura... 14 Ret i antal eller serie/partinumre efter følgeseddel eller faktura... 14 Kreditnota på serie- og partinumre... 15 Serie- og partinumre i lagerkladden... 15 Serienummersporing... 16 Tilbagekald et vareparti eller et serienummer... 18 Når en vare købes og sælges, kan der tilføjes serie- eller partinummer på ordren. Det samme gælder, når styklister samles og sælges. Serie- og partinumre kan angives manuelt eller via en stregkodelæser. Copyright Aesiras 2009 Side 1
Serienummer Et serienummer knytter sig til en enkelt enhed af en vare, f.eks. en cykel, en printer, et fjernsyn eller en større maskine af en art. Serienummeret er unikt, og der findes kun én vare med det pågældende serienummer. Serienummeret er med til at kunne danne en historik for varen, hvornår den er produceret, solgt og eventuelt indleveret til reparation og service. Forsikringsselskaberne benytter serienumre til at forsikre specifikke varer. Hvis et eller flere serienumre skulle være blevet stjålet f.eks. fra et lager, kan virksomheden hurtigt oplyse om, hvilke varer og serienumre, det drejer sig om. Og skulle varerne blive fundet igen, så kan serienummeret være med til at finde ejermanden. Her er et eksempel på en vare, der er oprettet med sporing på serienummer. På fanen Detaljer er der angivet Serienummersporing i feltet Sporing. Copyright Aesiras 2009 Side 2
Partinummer Et partinummer knytter sig til et helt vareparti, f.eks. et parti vitaminpiller, et parti chokolade, vin, maling osv. Partinummer kendes også under betegnelsen lotnummer eller batchnummer. Alle varerne i et partinummer er af samme type og fremstillet i samme proces, og alle varer skal af producenten være mærket med samme partinummer. Partinummeret benyttes f.eks., hvis der er sket en fejl i fremstillingen og et helt parti skal tilbagekaldes. Hvis et partinummer har en holdbarhedsdato, kan bla. butikker styre, hvornår varen skal skiftes ud med friske varer. Her er et eksempel på en vare, hvor der er oprettet sporing på partinummer. På fanen Detaljer er der angivet Partinummersporing i feltet Sporing. Copyright Aesiras 2009 Side 3
Kom i gang med serie- og partinummersporing Serie- og partinummersporing tages i brug således: I varekartoteket, i feltet Sporing, skal nye varer oprettes med Serie- eller Partinummersporing. Det er det eneste, der kræves for at komme i gang. Vedrørende eksisterende varer, se næste afsnit. Indkøb oprettes i Indkøbsordrer-modulet. Når varen modtages, skal der angives serie- eller partinummer (alt efter hvordan varen er oprettet) via højreklik-menuen på indkøbslinjen. Salg oprettes i Salgsordrer-modulet. Når varen leveres, skal der angives serie- eller partinummer (alt efter hvordan varen er oprettet) via højreklikmenuen på ordrelinjen. Styklister færdigmeldes via Varer/Funktioner/Stykliste-færdigmelding og i den forbindelse angives serienummer pr. vare eller parti, der færdigmeldes. Serie- og partinummersporing på eksisterende varer Hvis du tager serienummersporing i brug på eksisterende varer, skal du gøre følgende: Hvis varen indgår i ej leverede/fakturerede linjer på indkøbs- og salgsordrer Her skal ikke ændres noget. Opret blot varen med sporing i varekartoteket og angiv serie-/partinummer ved levering/forsendelse (eller fakturering hvis der ikke registreres levering eller forsendelse). Linjerne kan ikke opdateres uden serie- eller partinummer, hvis der er oprettet sporing på varen. Copyright Aesiras 2009 Side 4
Hvis varen allerede ligger på lager Her skal varen omregistreres via lagerkladden. 1. Varenummeret skal forblive uden sporing i varekartoteket. 2. Træk hele beholdningen ud uden serie- eller partinummer via lagerkladden. 3. Ret varenummeret til sporing i varekartoteket. 4. Læg varerne på lager igen via lagerkladden og angiv serie- eller partinummer via højreklik-menuen. Registrering af serie- og partinumre Serie- og partinumre registreres ved opdatering af Indkøbsordre Salgsordre Styklistefærdigmelding Serie- og partinummer på indkøbsordrer Sådan registreres serie- eller partinumre på indkøbsordrer: 1. Opret indkøbsordren på sædvanlig vis. Se evt. on-line hjælpen eller bogen Økonomistyring i praksis for en detaljeret beskrivelse. 2. Opret indkøbslinjer. Varenumrene, der skal serie- eller partinummerspores, skal være oprettet med sporing i varekartoteket. Se afsnittet ovenfor. I eksemplet modtages nogle af linjerne fuldt ud mens andre delmodtages. Copyright Aesiras 2009 Side 5
3. Serie- eller partinummer angives ved varemodtagelse. Hvis der ikke opdateres varemodtagelse, angives det senest ved opdatering af indkøbsfakturaen. 4. Højreklik på første linje, hvor der skal angives serie- eller partinummer, og vælg Vælg parti/serienr. Nu åbnes skærmbilledet Vælg parti/serienr. I dette eksempel skal der angives serienumre på motionscyklerne. Øverst til højre står 0 af 3 fra starten af. Det betyder, der er angivet 0 af 3 stk. (delmodtagne motionscykler). Indtast serienumre i feltet Serienr. til venstre i øverste linje og klik på OK eller tryk på Enter for hvert serienummer. Fortsæt på samme vis, indtil der er indlæst serienumre svarende til det modtagne antal. Klik på Luk-knappen nederst i højre hjørne for at vende tilbage til indkøbslinjer og angive serie- eller partinumre på eventuelle øvrige linjer. Det er ikke muligt at opdatere varemodtagelse eller faktura på mere eller mindre, end der er angivet serienumre på. Og omvendt en linje kan ikke endeligt opdateres, hvis der er færre eller flere serienumre, end der er modtaget. Stregkodeaflæsning Antal af... er angivet med versaler, for at det kan læses i en større afstand fra skærmen, f.eks. ved brug af stregkodelæser til scanning af serienumre. Brugeren Copyright Aesiras 2009 Side 6
med stregkodelæseren står ofte længere fra skærmen end normalt og har brug for at se store tal og bogstaver for bedre at følge med på skærmen. Ret i antal eller serienumre Der kan rettes i serienumrene og modtaget antal, indtil en linje opdateres via varemodtagelse eller indkøbsfaktura. Der kan rettes i Antal på selve indkøbslinjen, og i så fald skal Vælg parti/serienr.- skærmbilledet (vist ovenfor) også rettes. Hvis der er fejl i et serienummer på en linje, skal linjen slettes og oprettes på ny i Vælg parti/serienr.-skærmbilledet (vist ovenfor). Markér aller-yderste kolonne til venstre i linjen, der skal rettes/slettes (nedjustering af antal). Linjen skal nu se således ud (highlight ed blå): Tryk på Del/Delete-tasten for at slette linjen. Nu er der to linjer tilbage: Og status er opdateret til 2 af 3 serienumre er angivet. Angiv det nye serienummer og klik på OK. Copyright Aesiras 2009 Side 7
Angiv partinummer I ovenstående eksempel er der også indkøbslinjer, hvor der skal angives partinummer. Det foregår på samme måde som serienumre: Højreklik på indkøbslinjen og vælg Vælg parti/serienr. Øverst til højre står 0 af 144 med versaler. Det betyder, der er angivet 0 af 144 numre i partiet. Angiv partinummer i feltet Serienr. og antal i feltet Antal i øverste linje og klik på OK eller tryk på Enter. I dette eksempel er der to forskellige partinumre på de 144 stk. Det vil sige at partinumrene skal angives på to forskellige linjer i skærmbilledet. Klik på Luk for at lukke skærmbilledet. Copyright Aesiras 2009 Side 8
Opdatér varemodtagelse eller indkøbsfaktura Når der er angivet serie- og partinumre på det, der enten er varemodtaget eller indkøbsfaktureret, kan indkøbsordren opdateres ved at højreklikke i indkøbsordrehovedet og vælge Dan varemodtagelse eller Dan indkøbsfaktura. Ret i antal eller serie/partinumre efter varemodtagelse eller købsfaktura Hvis der er rettelser efter opdatering af varemodtagelse eller indkøbsfaktura gør da følgende: Efter opdatering af varemodtagelse, men før indkøbsfaktura: På samme linje, indtast negativt antal i feltet Delmodtag og angiv serienumrene, der er varemodtaget forkert. Opdatér varemodtagelse påny (negativ varemodtagelse). På samme linje, indtast positivt antal i feltet Delmodtag og angiv de korrekte serienumre og opdatér varemodtagelse påny. Der skal naturligvis kun indtastes en ny positiv linje, hvis varen er modtaget og skal beholdes. Hvis varen slet ikke er modtaget eller er sendt retur igen pga. defekt el. lign., skal der kun indtastes en negativ linje, der fører varen ud fra lageret igen. Efter opdatering af indkøbsfaktura: Foretag rettelsen via en ompostering i lagerkladden med angivelse af forkert serienummer på den negative linje og korrekt serienummer på den positive linje (Sidstnævnte kun hvis varen skal tilbage på lager). Eller via kreditnota på forkerte serienumre og faktura på korrekte serienumre. Serie- og partinummer på salgsordrer Udskriv pluklister til lageret Udskriv en plukliste, hvis varen skal plukkes fra lager, før der kan angives serienummer. Det kan være, det er en anden medarbejder, der ekspederer varen fra lageret end den, der ordrebehandler. Pluk varen Ordrebehandleren kan ikke vide, hvilket serienummer, der bliver plukket. Det bedste er oftest, at lagermedarbejderen får lov at tage den vare, der står lige for frem for at skulle lede et dikteret serienummer frem, der måske står allerbagerst på reolen. Angiv serienummeret Enten kan lagermedarbejderen selv angive serienummeret i systemet (evt. vha. stregkodescanner), når varen er plukket, eller også sende pluklisten med serienummer påført retur til ordrebehandleren, der indtaster serienummeret i systemet. Copyright Aesiras 2009 Side 9
Sådan registreres serie- eller partinumre på salgsordrer: 1. Salgsordren er oprettet på sædvanlig vis. Se evt. on-line hjælpen eller bogen Økonomistyring i praksis for en detaljeret beskrivelse. 2. Ordrelinjer er oprettet og varenumrene, der skal serie- eller partinummerspores, skal være oprettet med sporing i varekartoteket. Se afsnittet ovenfor. Serie- eller partinummer angives før følgeseddel og forsendelse. Hvis der ikke opdateres følgeseddel, angives det senest ved opdatering af fakturaen. 3. Højreklik på første linje, hvor der skal angives serie- eller partinummer, og vælg Vælg parti/serienr. Nu åbnes skærmbilledet Vælg parti/serienr. I dette tilfælde skal der angives serienummer på en motionscykel: Copyright Aesiras 2009 Side 10
Oversigten viser disponible serienumre. De negative linjer stammer fra ordrelinjer, der er leveret uden, at der var disponibel beholdning på lageret. De positive linjer er varer på lager, der ikke er leveret. Øverst til højre i eksemplet står 0 af 1 med versaler. Det betyder, der er angivet 0 af 1 stk. (delleveret antal). Du kan vælge at markere de eksisterende serienumre i oversigten eller angive et nyt i feltet Serienr. øverst i skærmbilledet. Det er ikke muligt at opdatere varemodtagelse eller faktura på mere eller mindre, end der er angivet serienumre på. Og omvendt en linje kan ikke endeligt opdateres, hvis der er færre eller flere serienumre, end der er modtaget. Vælg eksisterende serienummer Et eksisterende serienummer markeres ved at klikke i venstre kolonne til ud for det ønskede serienummer. Klik på OK. Nu skifter skærmbilledet status til 1 af 1 serienummer er udpeget. Den markerede linje skifter farve. Fortsæt på samme vis, hvis der er mere end 1, indtil der er indtastet serienumre svarende til leveret antal. Copyright Aesiras 2009 Side 11
Hvis et valg er forkert, markeres den valgte linje igen, tryk på Delete for at slette markeringen. Markér en anden linje og tryk på OK. Indtast et ikke-eksisterende serienummer Hvis serienummeret ikke eksisterer i listen over disponible serienumre, kan serienummeret indtastes direkte i feltet Serienr. i øverste linje til venstre. Klik på OK eller tryk på Enter for hvert serienummer. Fortsæt på samme vis, indtil der er indtastet serienumre svarende til det modtagne antal. Klik på Luk-knappen nederst i højre hjørne for at vende tilbage til indkøbslinjer og angiv serie- eller partinumre på evenutelle øvrige linjer. Der er flere situationer, hvor det kan være nødvendigt at oprette et nyt serienummer ifm. salg: Hvis serienummeret er modtaget, men af en eller anden grund endnu ikke registreret på lager. Det kan f.eks. være, der mangler indkøbsdokumenter. Det kan være, leverandøren ved en fejl har leveret andre serienumre, end dem der står på modtagelsessedlerne. Under alle omstændiger, så må og skal varen ekspederes og derfor er det praktisk at kunne oprette serienummeret direkte på ordren. Copyright Aesiras 2009 Side 12
Service og reparation: Varen indleveres til reparation et sted, der ikke oprindelig har solgt varen og derfor ikke har varen i kartoteket. Det skal være muligt at udskrive en faktura på service med serienummer. Ret i antal eller serienumre Akkurat som beskrevet tidligere i afsnittet om serienumre på indkøbsordrer kan der rettes i serienumrene og leveret antal, indtil en ordrelinje opdateres via følgeseddel eller faktura. Der kan rettes i Antal på selve ordrelinjen, og i så fald skal Vælg parti/serienr.- skærmbilledet også rettes. Hvis der er fejl i et serienummer på en linje, skal linjen slettes og oprettes på ny. Der henvises til tidligere afsnit med beskrivelse af indkøbsordrer. Angiv partinummer I ovenstående eksempel er der også en ordrelinje, hvor der skal angives partinummer. Det foregår på samme måde som serienumre: Her er højreklikket på ordrelinjen med vitaminpiller og valgt Vælg parti/serienr. Øverst til højre står 0 af 6 og betyder, der er angivet 0 af 6 numre i partiet. Linjerne viser, at der er 400 disponible i det pågældende parti. Markér linjen ved at klikke til venstre for partinummeret. Automatisk udfyldes Serienr. og Antal med partinummeret og antal fra ordrelinjen (feltet Dellevering). Copyright Aesiras 2009 Side 13
Klik på OK. Herefter oprettes en separat linje, der viser at 6 stk. af partiet er udtaget til denne ordre. Klik på Luk for at lukke skærmbilledet. Opdatér følgeseddel eller faktura Når der er angivet serie- og partinumre på det, der enten er leveret eller faktureret, kan salgsordren opdateres ved at højreklikke i ordrehovedet og vælge Dan følgeseddel eller Dan faktura/kreditnota. Ret i antal eller serie/partinumre efter følgeseddel eller faktura Hvis der er rettelser efter opdatering af følgeseddel eller faktura gør da følgende: Efter opdatering af følgeseddel, men før faktura: På samme linje, indtast negativt antal i feltet Dellevering og angiv serienumrene, der er følgeseddelopdateret forkert. Opdatér følgeseddel påny (negativ levering). På samme linje, indtast positivt antal i feltet Dellevering og angiv de korrekte serienumre og opdatér følgeseddel påny. Der skal naturligvis kun indtastes en ny positiv linje, hvis varen er leveret. Hvis varen ikke er leveret eller er modtaget retur igen pga. defekt, fortrydelse el. lign., skal der kun indtastes en negativ linje, der fører varen ind på lageret igen. Efter opdatering af faktura: Rettelsen bør foretages via en kreditnota på det oprindelige serienummer/partinummer og en ny faktura på det korrekte. Det bør ske via kreditnota/faktura og ikke i lagerkladden, da der skal være mulighed for at spore varen til kunden. Copyright Aesiras 2009 Side 14
Kreditnota på serie- og partinumre Kreditnotaer oprettes akkurat som almindelige kreditnotaer, dvs. med negativt antal og angivelse af serienr. og/eller partinummer (som beskrevet i tidligere afsnit) på varelinjer hvor der er oprette sporing på varen. Serie- og partinumre i lagerkladden I lagerkladden registreres varer med serienummersporing akkurat på samme måde som linjer uden, bortset fra, at der skal angives serie- eller partinummer, før kladden kan bogføres. Serie-/partinummer angives ved at højreklikke på linjen i lagerkladden og vælge Vælg parti/serienr. I ovenstående eksempel trækkes enheder, der er oprettet med partinummersporing, ud af lageret pga. defekt emballage. Klik på partinummeret, som den defekte vare er registreret under. Partinummeret og antallet fra lagerkladdelinjen overføres automatisk til feltet Serienr. og Antal i øverste linje. Hvornår benyttes lagerkladden? Regulering af varelageret, f.eks. ved afskrivning af defekte varer, ukurans mv. Eller hvis der skal lægges en vare med serienummer på lager, der ikke er modtaget via en indkøbsordre. Ændre parti- eller serienummer på en vare, hvis et serie- eller partinummer er registreret forkert, f.eks hvis der mangler et ciffer. Copyright Aesiras 2009 Side 15
Rettelse af varenummer, hvis en vare ved en fejl er registreret under et forkert varenummer. Opsplitning af styklister. Styklisten trækkes ud af lagerbeholdningen, og indholdet lægges tilbage på lager som enkeltdele. Opret eller nedlæg serienummersporing på en vare. Først trækkes varen ud af lagerbeholdningen og lagerkladden bogføres. Dernæst rettes varenummeret til sporing eller ingen sporing, hvorefter varen lægges tilbage på lager via lagerkladden. Serienummersporing Under Varer/Funktioner/Serienummersporing findes hele historikken over hvert serie- og partinumer. Her kan alle transaktioner, der er registreret i systemet, på et serie- eller partinummer spores, herunder f.eks.: Indkøb Beholdning (hvor er varen) Flytninger mellem lokationer Salg Kreditnotaer. Sporing benyttes bla. til at finde varens vej fra den kommer ind i virksomheden, dens nuværende placering eller til hvilken kunde, der har købt varen. Det kan benyttes i forbindelse med garanti, hvornår er varen solgt og hvor længe gælder garantien. Det benyttes også ved eventuel tilbagekaldelse af serie- eller partinumre, hvor der er konstateret en defekt, der gør, at varen skal tilbagekaldes. Når Serienummersporing åbnes vises følgende skærmbillede: Copyright Aesiras 2009 Side 16
Til venstre i skærmbilledet er der søgefelter, der skal udfyldes for at spore en vare. Klik på Opdater-knappen for at opdatere oversigten hver gang, der er ændret i søgefelterne. Herunder vises alle transaktioner på et varenummer: På samme vis kan man kombinere det med både varenr. og serienr.: Copyright Aesiras 2009 Side 17
Tilbagekald et vareparti eller et serienummer Benyt Serienummersporing under Varer/Funktioner til at tilbagekalde varepartier eller serienumre. I dette eksempel spores et parti vitaminpiller vha. partinummeret. Eksemplet viser, hvornår det er købt ind og hvilke kunder, der har købt varen. Copyright Aesiras 2009 Side 18