Microsoft Inspirationsseminar
Dansk Byggeri effektiviserer dokumenthåndtering med TeamShare Thomas Bargholz Produktansvarlig for TeamShare Lector Mikkel Faarup Projektleder på Dansk Byggeri Lector
Hvad handler indlægget om? Udfordringer ved en ny platform til Dansk Byggeri Processen for at nå målet Løsningen med portal til Intranet og ESDH løsning Resultatet og ROI
Hvem er Lector Leverandør af løsninger til Sags-, Projekt-, Dokument- og Processtyring TeamShare enterprise SharePoint løsninger 40 ansatte Microsoft Gold Certified Partner
Hvem er Dansk Byggeri Brancheforening for byggeriet En fusion af Danske Entreprenører og Byggeriets Arbejdsgivere Deltager i overenskomstforhandlinger, lovbehandling, Det Digitale Byggeri, ankenævn for byggeriet m.m. Kendetegnet ved mange forskellige typer af opgaver og dermed behov for fleksibilitet i IT systemerne 200 ansatte
Udfordringen for Dansk Byggeri Ingen sammenhæng mellem de forskellige IT-systemer Enkeltstående systemer Ikke sammenhæng til fagsystemer Ingen brugervenlighed grundet designet var langt fra Microsoft Office, der typisk er brugernes primære værktøj Resultat: Brugerne tog ikke den fulde palette af værktøjer til sig Behov for en løsning som er flexibel og kan operere på alle niveauer af organisationen
Palle Hørlyck Jacobsen, IT chef, Dansk Byggeri
Proces for valg af ny platform Vigtigt at arbejdet kan foregå på en måde, som brugerne er vant til, f.eks med Windows og Office Løsninger der understøtter Dansk Byggeri s processer på den valgte platform Brugerinddragelse i processen, og dermed bred understøttelse fra organisationen Mulige værktøjer blev identificeret af IT-afdelingen Et bredt udvalg af brugere deltog i møder og evaluering af værktøjer Brugerne skulle godkende et værktøj for at det kunne vælges
Platformen der blev valgt Microsoft som fælles platform Exchange 2007 til mail og kalender SharePoint 2007 som portal, intranet og dokumentarkiv Office som slutbrugerværktøj Lector TeamShare som sags-, projekt- og dokumenthåndtering
Hvad er TeamShare Standardsystem til sags-, projekt- og dokumentstyring Baseret på en Microsoft platform: SharePoint, SQL Server og Exchange Server Tæt integration til Office platform, især Outlook for e-mail håndtering Håndtering af alt fra komplekse sagsgange med automatiseret workflow til enkeltstående dokumenter Følger danske og udenlandske standarder
TeamShare
Palle Hørlyck Jacobsen, IT chef, Dansk Byggeri
SharePoint baseret portal og TeamShare ESDH Indgang for brugerne er en SharePoint 2007 baseret portal med intranet, samt Lector TeamShare Portalen samler nyheder, opgaver, sager og dokumenter for brugerne i en nem oversigt Den ensrettede brugergrænseflade gør det nemt for brugerne at tilgå opgaver uanset hvad deres indgang er Så stor integration med fagsystemer som muligt
Implementering i organisationen Høj grad af brugerinvolvering gennem workshops og deltagelse i valg af platform Udrulning sker i etaper, hvor en afdeling ad gangen kommer i drift Sikre succes inden der køres videre = kun god omtale Vedvarende fokus på medarbejdertilfredshed, effektivitet og udbytte
Hvordan bruges Intranettet (SharePoint) Portal tankegang, dvs. samling af relevant målrettet information for den enkelte bruger Består af traditionelt Intranet med nyheder, håndbøger, telefonbog og lign - og af indgang til sager, dokumenter og opgaver fra TeamShare Samler information, opgaver og viden fra en række systemer og gør dem hurtigt og nemt tilgængelige
Hvordan bruges TeamShare Den primære indgang til dokumenter og dokumentrelateret arbejde Alle sager, projekter og dokumenter håndteres igennem TeamShare Indgangen for al sagsbehandling, f.eks. ifm. lovbehandling og lign. komplekse opgaver. TeamShare er motoren, der sikrer effektiv sagsgang og styring af processen Håndterer også dokumentstyring af enkeltdokumenter Integrationen med Office gør, at brugerne har mange adgange til opgaverne
TeamShare
Brugervenlighed og brugernes reaktioner Den samlede løsning med Office, SharePoint og TeamShare har givet den ønskede sammenhængende løsning Adgang fra SharePoint, TeamShare og Office Hvor brugeren befinder sig, er der adgang til de primære systemer Brugervenlighed er i top og alle bruger nu både fagsystemer og ESDH ikke mindst i sammenhæng Der er en markant forbedring af effektiviteten Brugerne var ivrige for at komme i gang
Konklusion Har fået en god, stabil og ikke mindst sammenhængende platform Samtidig er der best of breed på alle områder Stor fokus på brugerinvolvering og brugernes oplevelse har givet succes og den store accept af den nye platform har givet hurtige forbedringer af effektiviteten Over afskrivningsperioden spares ca. 1 mio. på licenser og vedligehold på den nye platform i forhold til den gamle Hvis hver bruger sparer bare 5 min. per dag, sparer Dansk Byggeri 1 mio. hvert år grundet øget effektivitet. Det har været en stor succes for Dansk Byggeri
Palle Hørlyck Jacobsen, IT chef, Dansk Byggeri
Afslutning og spørgsmål
2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.