Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser (workflow)

Transkript

1 Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser (workflow) Præsentation på inspirationsseminar om d. 11. november Karsten Ley Poulsen, FlowIT A/S

2 Dagsorden 1. Om FlowIT A/S 2. Digitalisering af projektprocesserne 3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune De forretningsmæssige udfordringer Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune Forankring: Brugervenlighed i højsædet Forretningsmæssige fordele 4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen 5. Opsummering

3 Om FlowIT A/S Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde Effektiv projektgennemførelse - ProjectFlow Videndeling og dokumenthåndtering - IntraFlow Effektive driftsprocesser (workflow, HR-Portal, kontraktportal) CoreFlow Dansk softwarevirksomhed etableret i 1999 Børsen Gazelle virksomhed 2007, 2008 ProjectFlow implementeringspartnere

4 Udvalgte referencer TV 2 Københavns Kommune Region Sjælland Århus Kommune Næstved Kommune Region Sjælland NRGI Sparinvest TAC (Schneider Electric) Fødevareøkonomisk institut (FOI) LO HTH Køkkener A/S Kræftens Bekæmpelse OBH-Gruppen Digital Sundhed (Sundhedsstyrelsen / EPJ) DFDS TietgenSkolen International Business College (IBC) A.P. Møller Mærsk - Odense Staalskibsværft Exhausto Kommunedata (KMD) GN Store Nord Dong Energy IT- og Telestyrelsen

5 Digitalisering af projektprocesser

6 Dagsorden 1. Om FlowIT A/S 2. Digitalisering af projektprocesserne 3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune De forretningsmæssige udfordringer Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune Forankring: Brugervenlighed i højsædet Forretningsmæssige fordele 4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen 5. Opsummering

7 Udfordringer - I Gode pædagogiske tilbud, sikkerhed og hygiejne

8 Udfordringer - II Publicering på eksterne websites via web services, data til SAS eller generér OOXML dokument til journalisering i edoc

9 Udfordringer - III De interne arbejdsprocesser Pæd. konsulent s Telefon Medarbejder Politikere og centralforvalt. Flere IT-systemer Tilsyn

10 Udfordringer - opsummering Pæd. 1. Overholde lovmæssige og forvaltningsmæssige krav s konsulent Telefon Herunder tilsyn af pædagogiske tilbud, sikkerhed og hygiejne 2. Publicere information til eksterne datakilder Brugerinformation.dk, borger.dk etc. Dokumenter Medarbejder Tilsyn Møder 3. Effektivisere interne processer Ressourcekrævende manuel indrapportering i , dokumenter osv. Flere forskellige IT-systemer med forskellige brugergrænseflader Begrænset genbrug af data på tværs af systemer Dobbeltindtastning Manuel godkendelse af indrapportering og tidskrævende journalisering i ESDH-system Øge datakvalitet Genbruge data på tværs af systemer

11 Eksempel på workflow: Før og efter Tilsynsrapportering Pæd. konsulent Tilsynsrapport s Dokumenter Medarbejder Telefon Møder Systemer Institutionsleder Pædagogisk Forvaltningsbruger kosulent Opret tilsynsrapport 2008 Inddatér Godkend Rettelser/kommentarer Inddatér Godkend tilsynsrapport Publicér KMD Institution Active Directory MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server edoc Tilsyn

12 Eksempel på workflow: Udsnit af tilsynsrapportering Tilsynsrapport Systemer Institutionsleder Pædagogisk Forvaltningsbruger kosulent Opret tilsynsrapport 2008 Inddatér Godkend Rettelser/kommentarer Inddatér Godkend tilsynsrapport KMD Institution Active Directory MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server edoc Publicér

13 Institutionsportal med workflow i Københavns Kommune med CoreFlow Forvaltning Skab overblik Institutionsweb + Pædagogisk konsulent Optimer samarbejdet med de enkelte institutioner København V + Institutionsleder Minimer administrativt arbejde BARNETS HUS NØKKEN KMD Institution København S + Active Directory edoc Bruger- Informati on.dk SAS

14 Pædagogisk konsulent kan oprette tilsynsrapporter på sine institutioner Pædagogisk konsulent kan oprette tilsynsrapporter på sine institutioner

15 Tilsynsrapport: Fanen Proces Skemaet kan være beriget med information fra 3. parts systemer (KMD Institution)

16 Påkrævede felter Denne fane har påkrævede felter, der ikke er udfyldt Detaljeret hjælp Påkrævet felt

17 Når institutionslederen har udfyldt alle påkrævede felter, kan han markere den udfyldt. Aktøren ændres herved til distrikt Afslutningskvittering

18 Nu er aktøren Distrikt, og den pædagogiske konsulent kan se, at han har en aktiv tilsynsrapport

19 Centralforvaltningen

20 Overblik over spørgsmål og svar Sammenlign data fra flere tilsynsrapporter

21 Sammenlign besvarelser på tværs af institutioner

22 Forankring Brugervenlighed er afgørende, når brugere med forskellige it-færdigheder skal anvende løsningen Ledelsesforankring Involvere slutbrugere, kommunikation, testworkshops på prototype, kommunikation og uddannelse samt efterfølgende opfølgning Brugervenlighed Enkel brugergrænseflade uden støj Personificeret målrettet mod den enkelte brugerrolle Ingen dobbeltindtastninger Genbrug af data på tværs af arbejdsprocesser og systemer Gemme selvom alt påkrævet ikke er udfyldt Rettighedsstyring og rollespecifikvisning på feltniveau Context specifik hjælp på feltniveau

23 Forretningsmæssige fordele Vores brug af Microsoft Office SharePoint Server og CoreFlow til digitalisering af arbejdsprocesser mellem institutioner, distrikter og forvaltninger giver en brugervenlig løsning, der bidrager til bedre overblik mere effektive arbejdsprocesser og genbrug af data Specialkonsulent Lars Østergaard, Center for Informatik, Københavns Kommune Forbedring af samarbejdsprocesser Mindskelse af administrativt arbejde Forbedret overblik på tværs af institutioner Genbrug af information Højere datakvalitet Frigørelse af tid Én samlet platform til en hel række processer

24 Dagsorden 1. Om FlowIT A/S 2. Digitalisering af projektprocesserne 3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune De forretningsmæssige udfordringer Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune Forankring: Brugervenlighed i højsædet Forretningsmæssige fordele 4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen 5. Opsummering

25 Digitalisering af ændringshåndtering Online demo

26 Tak for I dag Præsentation af CoreFlow konfigureret til understøttelse af samarbejdsprocesser mellem institutioner

27 Arkitektur Microsoft Office SharePoint Server 2007 Office Open XML (OOXML) Microsofts åbne dokumentformat CoreFlow overbygning til MOSS 2007 fra FlowIT Windows Server 2003 MS SQL Server 2005