Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by Karetmagerporten 1 B, 2650 Hvidovre. Tlf./Fax: 36 49 42 97 afd. 3501 Referat fra Afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 Mødedeltagere: Jes Rønving Pia Bakkendorf Stitz Marie-Louise Klein Palle F. Hansen Eva Bugge Ebbe Merkelsen Jette Frederiksen Rauf Hasanezadeh Kjeld Lohmann Henrik Bjørn Hansen Afbud: Vilhelm Nygaard Susanne Johansson Formand Næstformand Ejendomsleder Suppleant Suppleant Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 4. Byggesager - status 5. Ramper til erhvervslejemål i Hovedstihusene 6. Falck - adgang til stisystem 7. Boligaktion 8. Arbejdsweekend den 25.-27. november 2005 9. Ekstraordinært afdelingsmøde den 28. november 2005 10. Meddelelser fra Formanden 11. Meddelelser fra Ejendomskontoret 12. Meddelelser fra medlemmer og udvalg 13. Mødekalender 14. Eventuelt Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd side 1 af 9
Ad. pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt. Ad. pkt. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referater fra møderne den 3. oktober 2005, 10. oktober 2005 og 17. oktober 2005. Kun referatet fra den 10. oktober 2005 forelå til godkendelse. Dette blev godkendt Ad. pkt. 3 Beboerhenvendelser, skriftligt og personligt Akvareller fra gavludsmykningen Kunsten Stiger havde tidligere ansøgt om at anvende den resterende del at det afsatte budget i afdelingen til kunst som var tilbage fra indkøbet af akvareller til selskabslokalet. Restbeløbet på ca. 8.000 skulle anvendes til 8 akvareller der var lavet i forbindelse med gavludsmykningen ved Bymuren 1. Afdelingsbestyrelsen var indforstået med dette, men spurgte til, hvor akvarellerne skulle sidde. Det blev aftalt, at Jes Rønving skriver til Kunsten Stiger. Ad. pkt. 4 Byggesager - status Baderum i Bymuren Afdelingsbestyrelsen havde på mødet den 17. oktober 2005 godkendt iværksættelsen af projekteringen af baderum i Bymuren, selv om der endnu ikke forelå en kommunal godkendelse af skema A. Dette betyder at afdelingen er økonomisk ansvarlig for projekteringen, såfremt projektet af en eller anden grund skulle falde til jorden. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at dette arbejde under hensyn til rådgivernes øvrige igangværende opgaver, først kunne påbegyndes fra den 2. januar 2006. Dette ville dog være tidligere end skema A forventes at kunne blive godkendt. Ældreegnede boliger Afdelingsbestyrelsen tiltrådte på deres møde den 17. oktober 2005, tillige iværksættelse af forprojekt til etablering af ældreegnede boliger med elevator. Dette arbejde ville blive påbegyndt i indeværende år. Altaner i Hovedstihusene Henrik Bjørn Hansen meddelte, at arbejdet langt om længe var påbegyndt i Bødkerporten. Der forelå endnu ikke nogen redegørelse for forsinkelsen efter sommerferien 2005. Ejendomskontoret havde anmodet om at få en revideret tidsplan, der indeholdt detailoplysninger om arbejder i henholdsvis Bødkerporten, Karetmagerporten og Trædrejerporten. Denne forelå endnu ikke. Der var indkaldt til byggeudvalgsmøde torsdag den 10. november 2005. Marie-Louise Klein deltager i stedet for Palle F Hansen. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 2 af 9
Renovering af Vaskerier Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der i det forestående renoveringsprojekt var afholdt licitation, men at licitationsresultat ikke umiddelbart gav grundlag for et valg mellem de bydende, idet de 4 bud reelt kun indeholdte maskiner fra 2 for skellige leverandører - Miele og Electrolux. Foruden de 2 maskinleverandører havde Bolind også givet 2 bud med maskiner og arbejdet udført af de førnævnte leverandører, men billige på grund af Bolinds mulighed for at opnå væsentlige rabatter på maskinerne fra de 2 leverandører. Bolind er således billigst både med maskiner fra Miele og Electrolux. Miele er dog ca. 25.000 kr. billigere end Electrolux. Den samlede entreprisesum udgør ca. 1.8 mio. kr. plus moms. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen udleverede et dokument med indstilling om valg af leverandør. Dette var udarbejdet efter nærmere undersøgelser til belysning af maskinerne, betalingssystemer med videre, idet projektets tilknyttede rådgiver ikke entydigt kunne indstille til et valg af en af leverandørerne. Konklusionen i indstillingen var at begge leverandører kunne leverer konkurrencedygtige maskiner som opfyldte konditionerne, men at Mieles betalingssystem på en række områder måtte vurderes at være mere gunstig og fremtidssikret. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig Ejendomskontorets indstilling. Rauf Hasanezadeh spurgte til etablering af toiletter på vaskerierne. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen svarede, at arbejdet ville være relativt omfattende. En række af de øvrige afdelingsbestyrelsesmedlemmer fandt under henvisning til tidligere erfaringer, at driften af toiletter ville være problematik. Hertil mente Rauf Hasanezadeh, at driften nødvendigvis ikke behøvede at være problematisk, når der kom adgangskontrol. De øvrige afdelingsbestyrelsesmedlemmer fandt ikke der var behov for toiletter under henvisning til afstanden til boligerne. Renovering af ventilationsanlæg i Bymuren 1-175 Arbejdet med renoveringen af 86 ventilationsanlæg med mere var påbegyndt i Bymuren. Arbejdet i Bymuren 1 og 3 var færdigt, medens arbejdet i Bymuren 5, 7 og 9 pågår. I forbindelse med renoveringen er Bymurens 1,475 km lange tagrum med 27 brandsektioner blevet opdelt i 10 arbejdstekniske områder. I hvert af disse områder er der nu monteret 1 ny loftslem og 1 stige i udvalgte opgange, således at adgangen til loftet er blevet væsentligt lettere. Tilsvarende bliver el-forsyningen ført frem til en tavle i hvert af de tekniske områder, således at det fremover er muligt at betjene ventilationsanlæg med videre for hver sektion. Arbejdet med installation af el-tavler, belysning med videre er færdigt i de 2 første sektioner. Renovering af altaner og trapper i Bødkerporten Udbudsmaterialet for renoveringen af altaner og trapper i Bødkerporten var tæt på at være klar til udsendelse. Blandt andet af hensyn til parkeringsforholdene i Bødkerporten har Ejendomskontoret i samråd med rådgiveren Dominia A/S udsat iværksættelse af arbejdet til april 2006, hvor det forventes at altanrenoveringen i Hovedstihusene i Bødkerporten forventes færdigt. Udbudsmaterialet var planlagt til udsendelse i en af de nærmeste dage. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen viste principtegningerne for de nye trapper. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 3 af 9
Legeareal bag Bymuren 163-175 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at plantearbejdet var påbegyndt, og at de 2 legeredskaber som ikke var blevet færdige, forhåbentlig ville være klar til brug inden for en overskuelig fremtid. Legeplads ud for Bymuren 171 Henrik Bjørn Hansen meddelte at plantearbejdet ville gå i gang snarest og ville ske i forlængelse af plantearbejdet bag Bymuren 163-175. Der ville endvidere blive suppleret med en ekstra bænk ved gyngerne og en prøve på en ny type skraldespand som ikke opsamlede regnvandet sammen med affaldet, så det rådner. Depot/Materialeplads Under henvisning til problemer omkring matrikulære forhold, kloakering og årstiden havde Ejendomskontoret i samråd med rådgiveren og entreprenøren udsat færdiggørelsen af den planlagte depot/materielplads ved Varmecentralen. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen håbede, at arbejdet kunne startes op i april 2006. Status på byggesagerne blev taget til efterretning. Ad. pkt. 5 Ramper til erhvervslejemål i Hovedstihusene Jette Frederiksen havde fået en forespørgsel fra en af lægerne om omlægning af trappen fra Hovedstien til konsultationen, således at folk i kørestol lettede kunne komme til lægen.. Det blev aftalt at Ejendomskontoret undersøger, hvad det koster at få en rådgiver til at udarbejde et projektforslag til at løse problemet og efterfølgende meddele resultatet til erhvervslejemålene med trapper ud mod Hovedstien. Herefter var det op til den enkelte erhvervslejer at afgøre, om de ville gøre brug af dette, idet Afdelingsbestyrelsen fandt at erhvervslejemålene selv skulle dække alle omkostningerne. Ad. pkt. 6 Falck - adgang til stisystem Jette Frederiksen havde ligeledes fået forespørgsel om mulighed for tilladelse til transportkørsel af patienter på Hovedstien. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gjorde opmærksom på at boligafdelingen ikke havde mulighed for at give sådanne tilladelser, idet kørsel på Hovedstien var et kommunalt anliggende, med undtagelse af eventuel kørsel langs Bymuren 117-125 i forbindelse hermed. Andre i bestyrelsen gjorde opmærksom på, at der var mulighed for at anvende rampen ved svømmehallen. Ad. pkt. 7 Boligaktion Jes Rønving meddelte, at det indgåede forlig i forbindelse med finansloven ikke indeholder så væsentlige tiltag som man kunne frygte. Problemstillingen forestår stadig omkring bindingen af prioritetsydelser, når lånene er udløbet. Jes Rønving havde udarbejdet et forslag til Hvidovre Avis. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig dette. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 4 af 9
Ad. pkt. 8 Arbejdsweekend den 25.-27. november 2005. Pia meddelte at Vilhelm Nygaard og Kjeld Lohmann har meldt afbud til den planlagte arbejdsweekend. Ad. pkt. 9 Ekstraordinært afdelingsmøde den 28. november 2005 Forslag til ændring af husorden Ejendomskontoret havde udarbejdet forslag til en række mindre ændringer/præciseringer til afdelingens husorden. Jette Frederiksen forslog, at der endvidere skulle ske en præcisering omkring tørring af tøj. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig ændringerne. Det blev aftalt at Ejendomskontorets forslag til ændringer af råderetsreglerne omkring haver blev udsat indtil afdelingsbestyrelsen havde haft mulighed for at drøfte konsekvenserne af den nye lovgivning vedrørende råderetten. Det blev aftalt Marie-Louise forestår indkøb og at Palle F. Hansen forestod forplejningen til afdelingsbestyrelsen. Ad. pkt. 10 Meddelelser fra formanden FFU-møde onsdag den 9. november 2005 Jes Rønving gennemgik og kommenterede dagsordenen til mødet. Det blev aftalt, at flyttes mødet til Ejendomskontoret. Ad. pkt. 11 Meddelelser fra Ejendomskontoret Dansk Bredbånd Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen uddelte til orientering kopi af et brev til Dansk Bredbånd. Ejendomskontoret havde skrevet til Dansk Bredbånd på baggrund af et tilbud til en række beboere, der endnu ikke var tilsluttet bredbåndsnettet. Dansk Bredbånd havde i tilbuddet ikke som aftalt gjort opmærksom på de særlige aftaler der er gældende for boligafdelingerne i Avedøre Stationsby. Ejendomskontorets havde endvidere gjort opmærksom på en problemstilling omkring prissætningen på 25 Mbit forbindelse i relation til det indgåede aftale grundlag. Afdelingsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Hegn i institutionen Mågen Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Hvidovre Kommune havde opsat hegn ud mod Hovedstien ved daginstitutionen Mågen, uden at inddrage Ejendomskontoret i dette. Ejendomskontoret havde skriftligt påtalt dette overfor Hvidovre Kommune som skriftligt har beklaget det skete. Materielgårdens omflytning i garager Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at medarbejderne på Materielgården var i gang med at omlægge disponeringen og fordelingen af garager og depotrum på Materielgården. Arbejdet skete i forlængelse af den tidligere opdeling af personalet og som en tilpasning i relation til udarbejdelse af den fremtidige samarbejdsaftale. Ændringer sigter på en mere logisk anvendelse og fordeling af faciliteterne. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 5 af 9
Hovedrengøring af trapper i Bymuren Henrik Bjørn Hansen meddelte, at hovedrengøringen af trapperne i Bymuren var iværksat og arbejdet skulle være udført inden jul. Plantearbejder i Rebslagerporten og havesiden af Bymuren 133-151. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at man i samarbejde med Landskabsarkitekt Vibeke Holscher, arbejdede på at renovere bedene ud til Rebslagerporten samt at reducere beplantningen op mod boldbanen ud for Bymuren 135-149. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig tiltaget. Beboerklage over parabol antenne i Bødkerporten Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Ejendomskontoret havde behandlet en klaget over opsætning af parabolantenne i Bødkerporten. På grund af klagens karakter havde Ejendomskontoret ikke kunne bidrage til at løse konflikten og havde henvist klageren til Beboerklagenævnet. Her stod var sagen foreløbig foran en behandling. Campingvogne Ejendomskontoret havde udarbejdet forslag til skrivelse til beboerne vedrørende parkering af campingvogne i afdelingen. Forslaget var udarbejdet på baggrund af, at Ejendomskontoret får mange klager fra beboerne over de langtidsparkerede campingvogne, trailere med videre. Det var derfor Ejendomskontorets vurdering, at det derfor var nødvendigt at ændre den hidtidige praksis over for den ulovlige langtidsparkering af campingvogne, trailere, både med mere på grund af den ringe plads på parkeringsarealerne. Ejendomskontoret havde tillige fået en henvendelse fra Politiet, som også fik mange klager og de ulovligt parkerede campingvogne med videre. Afdelingsbestyrelsen drøftede som følge heraf mulighederne for at skabe andre muligheder for at beboerne kunne parkerer campingvogne på afdelingens arealer. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte at det kun var muligt at gøre dette ved at inddrage eller flere af græsarealerne inden for Bymuren. Med udtagelse af et enkelt medlem var afdelingsbestyrelsen enige i, at det måtte være beboerne eget ansvar at skabe opbevaringsmulighed for de campingvogne med videre. Ad. pkt. 12 Meddelelser fra medlemmer og Udvalg Miljørådet Pia Bakkendorf Stitz havde været med til Miljørådets general forsamling den 25. oktober 2005. Her havde formand for Miljørådet blandt udtrykt ønske om mulighed for at deltage i arrangementer i BL-regi samt Det grønne råd i Hvidovre. Jes Rønving fandt det naturligt, at Miljørådet kunne deltage på alle områder, hvor det er relevant. Det blev aftalt, at Ejendomskontoret undersøger forholdene omkring "Det grønne råd i Hvidovre", med henblik på en vurdering af afdelingens eventuelle fremtidige repræsentation heri. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 6 af 9
BuQetten Marie-Louise Klein, der er repræsentant for Avedøre Boligselskab i BuQettens brugerråd, havde ikke haft mulighed for at deltage i det seneste møde, men meddelte, at det jævnfør referatet fra mødet, skulle gå godt. Priser til aktive klubber, personer m.v. Rauf Hasanezadeh foreslog, at afdelingen skulle kunne uddeling priser til aktive klubber, personer og lignende. Det blev aftalt at Rauf Hasanezadeh udarbejder et skriftligt oplæg, der præciserer hans ide. Ad. pkt. 13 Mødekalender Aftalte møder fremgår af Mødekalenderen. Ad. pkt. 14 Eventuelt Intet. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 7 af 9
Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Mødested Deltagere 21-11-2005 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 25-11-2005 27-11-2005 AB - Weekend Afdelingsbestyrelsen i Syd 05-12-2005 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 16.12.2005 Julefrokost 09-01-2006 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 23-01-2005 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 26-04-2006 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde / Indkomne forslag Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 8 af 9
Erindringsliste Referat dato Punkt Emne Beskrivelse Ansvarlig Dato 02-09-2004 5 Cykelstativer Cykelstativer ved Avedøre Station Servicepakker Godkendelse af servicepakker xx-xx-2004 Klubkontakter Realisering af nye kontrakter til klubber og foreninger xx-xx-2004 Handicapboliger 07-02-2005 4 Ungdomsaktiviteter Ideer til ungdomsaktiviteter m.v. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. november 2005 side 9 af 9