PuljeGuiden Samlet vejledning Schultz Information er godkendt som SKI-leverandør. Schultz Information Spinderiet, Annexstræde 5, 2500 Valby Telefon 72 28 28 27, fax 43 63 56 15 schultz@schultz.dk - www.schultz.dk
Informationsløsninger, fagsystemer og it-projekter Schultz står bag flere af Danmarks stærkeste digitale værktøjer, der dagligt støtter tusindvis af fagfolk i deres arbejde med at rådgive og vejlede mennesker ud fra et korrekt og opdateret grundlag. Vores løsninger omfatter lovportaler, selvbetjeningsløsninger, afklaringsværktøjer til job- og uddannelsesvalg samt en lang række offentlige videnportaler. I oktober 2011 lancerede Schultz fundraising-værktøjet www.puljeguiden.dk. Læs mere på www.schultz.dk.
Indholdsfortegnelse 1 UDDYBNING AF PULJEGUIDENS SØGEMULIGHED VIA PARAMETER 2 1.1 Fælles filtre 1.2 Vælg flere 1.3 På tværs af filtrene 1.4 Hierarkiske filtre 1.5 Vis kun X Kommunes projekter 2 UDDYBNING AF PULJEGUIDENS SØGEMULIGHED VIA FRITEKSTSØGNING 2.1 To søgefelter 2.2 Datafelter der søges i 2.3 Specialtegn til mere avanceret søgning 3 BEARBEJDNING AF SØGERESULTATER 3.1 Send til en ven 3.2 RSS-abonnement(Outlook) 3.3 Gem søgning 3.4 Udskriv 3.5 Hjælp 3.6 Føj til favoritter 4 PROFILSIDEN 4.1 Vores projekter 4.2 Mine søgninger 4.3 Mine favoritter 5 VEJLEDNINGSDELEN 5.1 Projektfaser 5.1.1 Idéfasen 5.1.2 Forberedelsesfasen 5.1.3 Ansøgningsfasen 5.1.4 Gennemførselsfasen 5.2 Dokumenttyper 5.2.1 Artikel 5.2.2 Fokusartikel 5.2.3 Litteraturliste 5.2.4 Metodeguide 5.2.5 Tjekliste 5.2.6 Værktøj 2 3 3 4 4 5 5 5 5 7 9 9 10 10 11 11 12 12 13 14 16 16 17 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18
6 PROJEKTFORUM 6.1 Idéfasen 6.2 Forberedelsesfase 6.3 Gennemførselsfasen 6.4 Afsluttet 6.5 Flow i projektoprettelse og registrering opsummering 7 PULJEDATABASEN 7.1 Beskrivelse af fond-, pulje- og EU-ordning 19 19 20 21 22 23 24 24
1 Uddybning af PuljeGuidens søgemulighed via parameter Sådan virker filtrene/afgrænsningsmenuerne på de tre søgesider, Artikler, Projekter og Puljer og fonde : 1.1 Fælles filtre Der anvendes i alt ti filtre på de tre søgesider. Visse af dem går igen flere steder: Projekttype og Fagområde anvendes på Projekter og Puljer og fonde. Det samme gælder Projektlængde og Projektøkonomi dvs. Tilskudsramme i Puljer og fonde. Projektfase anvendes på Artikler og Projekter. S i d e 2
1.2 Vælg flere Man kan altid vælge Vælg flere for et filter, hermed åbnes en såkaldt lightbox, som man sætter kryds i. Når man afkrydser flere, vil søgemaskinen forstå det, som at man ønsker enten det ene eller det andet. Med andre ord en OR -afgrænsning(or). Man vil fx få artikler, som enten beskriver idé- eller forberedelsesfasen. Eneste undtagelse er filteret Fagområde, som rummer 14 hovedkategorier og 84 underkategorier. Dette filter er så omfattende, at det må fungere som AND -filter(and) for at kunne afgrænse. Det vil sige, at man laver en søgning på fx både Friluftsaktiviteter og Dyreliv. Eller både Erhvervsfremme og Kompetenceudvikling. 1.3 På tværs af filtrene Når man vælger at afgrænse på to eller flere filtre i samme søgning, så afgrænsess der med AND, fx både de valgte regler for Fagområde og for Egenfinansiering. S i d e 3
1.4 Hierarkiske filtre To af filtrene har et hierarki, som bliver synligt og valgbart, når man klikker på Vælg flere og får vist lightboxen. Disse er: Fagområde (2 niveauer) Geografi (3 niveauer) 1.5 Vis kun X Kommunes projekter Under projekter kan man, lige over det øverste filter, sætte flueben ved, at man kun ønsker at se de projekter, der er oprettet af ens egen organisation. På den måde kan man hurtigtt overskue, hvad der foregår hos kollegaerne og i naboafdelingerne. Det kan også være en genvej til at finde de projekter, man selv er en del af. S i d e 4
2 Uddybning af PuljeGuidens søgemulighed via fritekstsøgning Sådan søger man i hhv. det store felt (øverste, højre hjørne) og det lille felt (øverst i afgrænsningsmenuen til venstre). 2.1 To søgefelter De to søgefelter fungerer ens. Søger man i det store felt og vælger fx pulje-søgeresultaterne, vil man automatisk i det lille felt søge videre i disse søgeresultater. Man afgrænser dermed sin søgning med selvvalgtee søgeord. Når man bruger det store søgefelt, og der kun er resultater i enten Artikler, Projekter eller Puljer, så bliver man ledt direkte over til denne type søgeresultater. 2.2 Datafelter der søges i Når man søger, søges der i alle de felter, som rummer tekst. Det dækker over puljebeskrivelsernes brødtekst. Abonnenternes egne, indtastede projekter og artiklernes overskrifter, brødtekst og billedtekst. Der søges ikke i de oplysninger, der anvendes i filtrene, fx kan man ikke søge efter termerne anvendt i Fagområde, her må man i stedet bruge selve filteret. Tilsvarende kan man ikke søge efter tal, fx egenfinansiering eller projektlængde, medmindre tallene optræder i et af de søgbare tekstfelter. 2.3 Specialtegn til mere avanceret søgning Søgeord bliver automatisk forbundet med AND, og det skal ikke skrives. Frasesøgning, altså søgning på ordene i den skrevne rækkefølge, sker automatisk, uden at man skal sætte specialtegn. Relevans-algoritmen sorterer automatisk de resultater først, hvor ordene optræder tættest på hinanden. S i d e 5
Som wildcard eller trunkering benyttes *, enten til trunkering eller venstretrunkering. Det er muligt at trunkere på alle ordene i sætningen. Som maskeringstegn, altså udskiftning af ét tegn et vilkårligt sted i ordet, anvendes? Søgestrengen accepterer ikke hverken AND, OR eller Man kan ikke lave OR-søgninger. Vi beklager over for de søgespecialister, som ønsker at anvende bloksøgning på fællesbegreber og synonymer i PuljeGuiden. Dette er ikke muligt. S i d e 6
3 Bearbejdning af søgeresultaterr Det er muligt på alle søgeresultatsider i både Om fundraising, Projekter og Puljer og fonde at anvende følgende funktionalitet. Derudover er der yderligere, på en udvalgt fond, vejledning eller projekt yderligere muligheder. S i d e 7
Nedenfor skitseres betydningen og funktionalitet for de respektive knapper : Send til en ven RSS-abonnement(i Outlook) Gem søgning Udskriv Hjælp Føj til favoritter S i d e 8
3.1 Send til en ven Denne funktion kan bruges til at gøre andre personer opmærksomme på et søgeresultat, en fond, en artikel eller et projekt. Modtageren modtager en e-mail, hvori der kan klikkes på et link, hvorefter modtager kommer ind på netop det billede, som afsenderen ønsker at dele. BEMÆRK, i de fleste tilfælde kræver det, at modtageren er betalende abonnement på PuljeGuiden. Dog vil man kunne se projekter forudsat det er et projekt, som er offentlig tilgængelig. 3.2 RSS-abonnement (Outlook) Det er muligt i alle søgeresultater at tilknytte disse som et RSS-feed til eksempelvis sin Outlook-konto. Ved at gøre dette, vil du modtage en e-mail i din RSS-mappe, hver eneste gang der sker en ændring i indholdet i dit søgeresultat. Dvs. ændre en fond i ansøgningsfrist, tekstindhold, eller der kommer en ny fond til, som fanges af samme søgning, så får du en e-mail. TIP: Hvis du ønsker at abonnere på én bestemt fond, skal du udsøge dennee så specifikt via fritekst (fx fulde navn), således viser søgeresultatet kun denne fond. Derefter kan du klikke på RSS- ikonet. Når du har klikket på ikonet, fremkommer en listevisning, hvor du klikker på Abonner på dette feed. S i d e 9
Herefter åbner en dialogboks, hvor du vælger Abonner. TIP: Opret evt. undermapper, så du kan skelne dine feeds fra hinanden. 3.3 Gem søgning Alle dine søgeresultater kan du navngive og gemme ved at klikke på ikonet for Gem søgning. Du finder dine gemte søgninger under din profil. Se særskilt afsnit herom 3.4 Udskriv Når du klikker på print-ikonet, giver det dig mulighed for at printe det aktuelle skærmbillede i en optimeret udgave. S i d e 10
3.5 Hjælp Flere steder i systemet vil du finde ikonet for hjælp. Ved at klikke på ikonet vil du få kontekstafhængig hjælp. 3.6 Føj til favoritter Når du klikker på ikonet for Føj til favoritter, vil den ønskede fond/pulje, projekt eller artikel blive tilføjet din oversigt over alle dine favoritter på din profilside. Læs mere om din profilside i andet afsnit. S i d e 11
4 Profilsiden I menubarren kan du efter log-in se dit brugernavn. Når du klikker herpå, kommer du til din profilside. Her har du en række muligheder for at få et overblik over din kommunes projekter, dine gemte søgninger og dine favoritter. 4.1 Vores projekter Ønsker du et overblik over, hvilke projekter din kommune har i PuljeGuiden, har du tre mulige overblik at vælge imellem: - sidst opdaterede, aktive projekter i din kommune - senest afsluttede projekter i din kommune - seneste, nye projekter i din kommune. S i d e 12
Ved at vælge eksempelvis Senest afsluttede projekter vil du få de pågældende projekter vist i listeform. Klikker du på Vis, får du vist det konkrete projekt. Vælger du Vis alle, ledes du til søgesiden, hvor netop de to projekter fremkommer. 4.2 Mine søgninger Når du gemmer søgeresultater, finder du disse på din profilside. Herfra kan du til en hver tid finde dem frem igen og genskabe søgeresultatet selvfølgelig opdateret med aktuelle data. S i d e 13
Visningen er kronologisk sorteret efter seneste ændring. Du kan herfra klikke dig videre til det samme søgeresultat ved at klikke på Vis alle, eller blot direkte vælge den fond/projekt/vejledning, du ønsker at tilgå ved at klikke på Vis. 4.3 Mine favoritter Fra din profilside kan du vælge mellem dine tilføjede favoritter, om så det er fonde/puljer, projekter eller artikler. Du vælger blot én af de tre, og derefter får du vist de favoritter, du har under det respektive område. S i d e 14
Igen kan du herfra klikke direkte ind på den i dette tilfælde fond eller alternativt springe til en søgeresultatside med netop dine favoritter fra de valgte område. S i d e 15
5 Vejledningsdelen Det er meningen, at brugerne via PuljeGuidens vejledningsdel kan få hjælp, inspiration og vejledning til at arbejde med ideer og projekter. Dette kan ske ved at tilgå hele vejledningsdelens videnbase og lave opslag den vej eller ved at klikke sig ind på én af de respektive faser, som brugeren netop har brug for viden om. 5.1 Projektfaserr Der findes i PuljeGuiden fire projektfaser: Idéfasen Forberedelsesfasen Ansøgningsfasen Gennemførselsfasen S i d e 16
Nedenfor kan du kort læse om, hvad du kan bruge PuljeGudien til i forbindelse med de respektive faser. 5.1.1 Idéfasen Uden gode ideer kommer der ikke gang i gode projekter. Mangler du inspirationn til den kreative proces? Hvordan kommer du i gang med at modne din idé? Find viden til idéfasen under artikler, og find inspiration fra andre projekter i idéfasen. 5.1.2 Forberedelsesfasen Har du styr på projektet? Er det godt forankret? Er problemstillingen til at løfte? Er det nyskabende? Passer planlægningen med virkeligheden? Kan projektet gennemføres? Find viden til forberedelsesfasen under artikler, og få inspiration fra andre projekter. 5.1.3 Ansøgningsfasen Er der et godt match mellem projektet og støttemulighederne? Hvad kan du gøre for, at netop din ansøgning udvælges til at modtage fondsmidler? Find viden til ansøgningsfasen under artikler, og søg efter mulige finansieringskilder. 5.1.4 Gennemførselsfasen Hvad skal du huske, når projektet skal gennemføres og afrapporteres? Hvad hvis projektet rammes af ændringer, der kan forhindre at nå i mål? Find viden til gennemførelsesfasenn under artikler. Lær af erfaringerne fra andre projekter. 5.2 Dokumenttyper Der findes i PuljeGuidens vejledningsdel seks dokumenttyper: Artikel Fokusartikel Litteraturliste Metodeguide Tjekliste Værktøj 5.2.1 Artikel Artiklerne omfatter gode råd og beskrivelser af aktiviteter, begreber, metoder, roller og værktøjer set i fundraising- og projektledelsesperspektiv. 5.2.2 Fokusartikel Fokusartikler er de projektinspirationsartikler, der er tilgængelige på PuljeGuidens forside. 5.2.3 Litteraturliste S i d e 17
For hver af de fire faser findes der en litteraturliste, som henviser til de kilder, som ligger til grund for en række af de øvrige dokumenttyper. 5.2.4 Metodeguide Metodeguider er vejledninger til at udføre en eller flere konkrete aktiviteter i én af de fire faser. Metodeguider er ofte en uddybning af et værktøj, hvorfor der mellem værktøjer og metodeguider vil være krydsreferencer. 5.2.5 Tjekliste Der findes én tjekliste pr. fase, som kan downloades som enten Word- eller PDF-filpå forskellig vis. Enten som en intern procedure eller som et Et tjekliste er et støtteværktøj, som kan anvendes individuelt værktøj til at sikre, at man har forholdt sig til væsentlige elementer/aspekter i den respektive fase. 5.2.6 Værktøj Værktøjerne kan downloades primært som Excel-filer. Der er tale om skabeloner, som kan anvendes, som de er, eller til videre bearbejdning internt. De tager udgangspunkt i gængse standarder inden for fundraising. S i d e 18
6 Projektforum 6.1 Idéfasen Projekter er i idéfasen frem til, at der angives en løsningsmodel. Projektet er dog først i forberedelsesfasen, når der er klikket på knappen Næste. Hvis man blot trykker Gem og afslut, så forbliver projektet i idéfasen. S i d e 19
6.2 Forberedelsesfase Så snart der er angivet løsning, og der klikkes på Næste, overgår projektet som nævnt til næste fase Forberedelsesfasen. Projektet vil forblive i denne fase, indtil er afklaret, hvorvidt der er/skal være samarbejdsparter til projektet. Så snart man har angivet hvilke eller ingen samarbejdspartnere og klikker på knappen Næste, overgår projektet til gennemførselsfasen. S i d e 20
6.3 Gennemførselsfasen Projektet vil forblive i gennemførselsfasen, indtil man aktivt vinger flueben af i feltet Projektet er afsluttet og efterfølgende udfylder de fornødne felter og klikker på Gem og afslut. S i d e 21
6.4 Afsluttet Projektet overgår til status Afsluttet, når nedenstående er udfyldt, og der klikkes på Gem og afslut. S i d e 22
6.5 Flow i projektoprettelse og registrering opsummering Handlinger Stamoplysninger projekt Fase/status Idéfasen Og problemstilling angivet og gemt Løsningsmodel Angives og gemmes Samarbejdspartner Afklares og gemmes Projektets fremdrift registreres løbende og gemmes Projektet afsluttes Overgang fra idéfasen til forberedelsesfasen Overgang fra forberedelses- til gennemførselsfase Gennemførselsfase Afsluttet S i d e 23
7 Puljedatabasen PuljeGuiden indeholder en database over alle relevante og aktuelle fonde og puljer samt EU-ordninger. I denne database kan der laves opslag/søges ud fra den funktionalitet, der er gennemgået i afsnit 1, 2 og 3. 7.1 Beskrivelse af fond-, pulje- og EU-ordning Når du har valgt en specifik fond eller pulje, får du vist nedenstående billede På siden får du relevant information, som er indsamlet dels fra den pågældende fonds/puljes/ordnings hjemmeside, indhentet via interview eller spørgeskema. Oversigten indeholder følgende information: Formål redegør for fondens/puljens/ordningens formål. S i d e 24
Beskrivelse en kort beskrivelsee af fonden/puljen/ordningen, hvem står bag, hvordan drives den mv.? Støtteområder en beskrivelse af, hvad fonden/puljen/ordningen støtter og IKKE støtter. Støtteområderne er kategoriseret inden for fagområde, projekttype og geografisk dækning. Alle samme søgbare kriterier. Derudover kan du få overblik over eventuelle tildelingskriterier. Ansøgning her finder du yderligere oplysninger om ansøgningsprocessen herunder udbetaling, og i de fleste tilfælde direkte link til ansøgningsskema. Kontaktoplysninger her angives relevante kontaktoplysninger med link til e-mail og hjemmeside. Økonomiske nøgletal her er det muligt, i det omfang oplysningerne er offentlig tilgængelige, at få et historisk overblik over fondens/puljens/ordningens egenkapital, ansøgningermodtaget, ansøgninger støttet og beløb udbetalt i alt. Vigtige datoer/ansøgningsfrist( (er) ansøgningsfristen er altid angivet i det mørkeblå felt øverst i højre hjørne. Det er dog muligt at få yderligere oplysninger i relation til ansøgningsfristen fx at den angives som medio januar, og PuljeGuiden viser det som 15. januar. Bemærk, der kan være flere typer af ansøgningsfrister disse er kort skitseret nedenfor: Løbende der kan af gode grunde ikke oplyses en specifik faktor. Ikke offentliggjort PuljeGuiden afventer offentliggørelse af ansøgningsfrist. Flere gange årligt se de respektive datoer under Vigtige datoer. S i d e 25