Minivejledning Webindberetn Webindberetning i Silkeborg Data Ajourført 23.september 2010 Nyansættelse, ændringer og afgang HR, Løn og Personale, Juni 2010
Indholdsfortegnelse I gang med SD Personale Web... 3 Nyansættelse oplysningsskema skal ikke indsendes. Husk løntilbud.... 4 Ændringer ændringsskemaet skal udfyldes og indsendes... 7 Fratrædelse Ændringsskema skal ikke indsendes... 9 Side 2 af 9
I gang med SD Personale Web På Silkeborg Datas hjemmeside www. Silkeborgdata.dk klikker du på punktet Produkter, SD personaleweb. Du får nu et billede frem, som hedder Medarbejderoversigt. Her vises hvilke afdelinger du har adgang til fx Bognæs afdeling 1 Fast (23BA). Det er her du vælger hvilken afdeling, som du vil oprette, ændre eller afgangsfører en person på. Dette gør du ved at klikke på afdelingen. Når du har valgt hvilken afdeling du skal oprette, ændre eller afgangsføre på, vises alle medarbejderne på denne afdeling. I venstre side vises figur 1, her klikker du på Medarbejderdata, når du klikker på Medarbejderdata kommer bl.a. følgende valgmuligheder frem: - Ny medarbejder - Medarbejder figur 1 Side 3 af 9
Nyansættelse oplysningsskema skal ikke indsendes. Husk løntilbud. Hvis du skal oprette en ny person skal du klikke på Ny medarbejder. OBS! Hvis en person er ansat som timelønnet medarbejder, og nu skal oprettes på månedsløn med fast timetal, skal du klikke på Ny medarbejder. Nu kommer figur 2 frem, her indtaster du CPR-nr. og klikker på søg. figur 2 Nu bliver billedet automatisk udfyldt med navn, adresse, postnummer og by. Indtast jubilæumsdato, hvis vedkommende har været ansat i Region Syddanmark før. Du kan også indtaste et telefonnummer i feltet Telefon 2. Hvis personen allerede er oprettet evt. med et timelønsnummer kan nedenstående meddelelse i figur 3 fremkomme, her skal du vælge at klikke på Opret nyt Side 4 af 9
figur 3 Når du har klikket på opret nyt, bliver billedet automatisk udfyldt med navn, adresse, postnr. og by. Klik på knappen Næste. Du kommer nu ind i fanebladet Ansættelse, figur 4 Startdato: I feltet startdato skriver du ansættelsesdatoen. Angiv slutdato: Hvis ansættelsen er tidsbegrænset klikker du på feltet Angiv slutdato og skriv slutdato. Ansættelsesform: Her skal du angive om du skal ansætte en månedslønnet eller en timelønnet medarbejder. Det er vigtigt, at hvis du ansætter en tilkaldevikar at du vælger timelønnet. Timer: Her angives timetal pr. uge. (Ved en timelønnet medarbejder skal du ikke skrive timer pr. uge) Side 5 af 9
Arbejdssted: Arbejdsstedet skulle gerne stå der, hvis ikke klik på pilen og klik på den relevante afdeling. Stillingskode: Ved at klikke på pilen i stillingskodefeltet kommer de stillingsbetegnelser, som er tilknyttet afdelingen. Ønskes flere stillingskoder kan der trykkes på a så kommer alle de stillingskoder frem, der er oprettet i Region Syddanmark frem. Vælg den du skal bruge ved at klikke på stillingsbetegnelsen. Hvis du f.eks. skal bruge omsorgsmedhjælper kan du taste o og du kommer ned til den første stillingskode, som starter med o. Kommentar til lønkontoret Her skal du skrive alle de relevante oplysninger, som lønkontoret skal vide noget om. f.eks. - Skal der bruges hovedkort eller bikort (udfyldes automatisk med hovedkort for månedslønnet og bikort for timelønnet personale) - Kommer personen direkte fra en stilling i Regionen, hvis ja, oplys hvor - Får medarbejderen pension (ved timelønnede) - Skal der trækkes for kost - Har vedkomne afholdt omsorgsdage i indeværende år - Ved oprettelse af pædagogstuderende, oplys om det er 1. lønnet praktikperiode eller 2. lønnet praktikperiode. - Begrundelse for forlængelser samt ved tidsbegrænset ansættelser. Når du har udfyldt ovennævnte klikker du på Opret. Nu har du oprettet en person i lønsystemet og din kontaktperson i Løn og Personale vil få en mail på det. Benytter afdelingen tjenestetid vil personen automatisk blive oprettet i tjenestetid dagen efter. Side 6 af 9
Ændringer ændringsskemaet skal udfyldes og indsendes Hvis der er tale om timetalsændringer, orlov eller ændring af stillingskode, hvis en medarbejder har gennemført en uddannelse, som har lønmæssig betydning. Man går ind i medarbejderoversigt, og trykker på den medarbejder, man ønsker at lave en ændring på. figur 5 Herefter trykker man på medarbejder i oversigten Figur 6 Side 7 af 9
Herefter kommer dette billede frem. Figur 7. På billedet vælger man hvilken dato ændringen skal ske fra. Og trykker herefter på ret. Herefter bliver det muligt at ændre i de andre felter. Husk: Hvis der er yderligere oplysninger til lønkontoret, skal disse skrives i Kommentar til lønkontoret. Side 8 af 9
Fratrædelse Ændringsskema skal stadig indsendes. Figur 8 Det er vigtigt, at du får skrevet til lønkontoret hvorfor medarbejderne stopper, om det er fordi pgl. overgår til en anden stilling indenfor regionen. Disse oplysninger er noget vil skal bruge i forbindelse med ferie saldokort. Status forklaring Hvis en medarbejder skal på tjenestemandspension skal status stå med Pensioneret (9) Hvis medarbejderen skal på efterløn eller pensioneres skal det føres med Emigreret eller død (7) Hvis medarbejderen skal på orlov skal det føres med fratrådt (8) og ikke med orlov uden løn (3), da den bliver brugt til barselsorlov uden løn. Side 9 af 9