Tønder Ældreboligselskab - 11700 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 17. marts 2016 kl. 12.00-16.00 På Løgumkloster Central Hotel, Markedsgade 15, 6240 Løgumkloster. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Tønder Ældreboligselskab... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Bestyrelsesforhold... 2 3.3 Bestyrelsens konstituering efter repræsentantskabsmødet d. 17-03-2016 3 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Boligorganisationens årsregnskab... 3 3.7 Revisionsprotokol... 4 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.10 Boligorganisationens budget... 5 3.11 Årsregnskab for perioden 2013/2014... 5 3.12 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 5 3.13 Udlejningsforhold... 5 3.14 Feriefremleje/Feriebytte... 6 3.15 Personaleforhold Generel orientering... 6 3.16 Domea.dks Landskonference 2016... 6 4 Boligorganisationens afdelinger... 7 4.1 Årsregnskaber... 7 4.2 Driftsbudgetter... 7 4.3 Orientering om driftsforhold... 8 5 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Gunnar Jensen, formand Flemming Brodersen, medlem Peter Damm, medlem Harry Nielsen, medlem Else Petersen, medlem Afbud fra: Else Rosenberg, medlem Lillian Pørksen, medlem Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Hans-Peder Hansen, Ejendomsmester Udsendt den 13-04-2016 Side 1 af 9
1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 19-03-2015 og 24-09-2015. Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet. 3 Tønder Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Gunnar Jensen orienterede om kurset på Sandbjerg Gods den 4. og 5. marts, hvor der var gennemgang af regler om råderet kursus i basal boligøkonomi og en orientering om hvad der sker i Domea.dk lige nu. Gunner opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til at deltage i fremtidige kurser. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Gunnar Jensen Formand Repræsentantskabet 2016 Else Rosenberg Medlem Repræsentantskabet 2017 Flemming Brodersen Medlem Repræsentantskabet 2016 Peter Damm Medlem Repræsentantskabet 2016 Lillian Pørksen Medlem Repræsentantskabet 2017 Harry Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Else Petersen Medlem Repræsentantskabet 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Gunnar Jensen, Flemming Brodersen og Peter Damm er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 9
3.3 Bestyrelsens konstituering efter repræsentantskabsmødet d. 17-03-2016 Efter repræsentantskabsmødet den 17-03-2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Gunnar Jensen Formand Repræsentantskab 2018 Flemming Brodersen Næstformand Repræsentantskab 2018 Else Rosenberg Medlem Repræsentantskab 2017 Peter Damm Medlem Repræsentantskab 2018 Lillian Pørksen Medlem Repræsentantskab 2017 Harry Nielsen Medlem Repræsentantskab 2017 Else Petersen Medlem Repræsentantskab 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Referat: Bestyrelsen konstituerede sig med Flemming Brodersen som næstformand. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser til Ingrid Mailand, im@domea.dk eller på telefon 76 44 44 54. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat: Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Side 3 af 9
Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01-10-2014 til 30-09-2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 53.084 som dækkes af arbejdskapitalen som herefter er kr. 367.928 underskuddet skyldes at renteudgifter har været højere end renteindtægter og administrationsomkostningerne har været højere end indtægterne fra administrationsbidraget. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01-10-2014 til 30-09-2015 vedlægges som bilag. På side 103 nederst er det anført at revisionen ikke giver anledning til forbehold. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 til 11 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Referat: Bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne efterfølgende. Side 4 af 9
3.10 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01-10-2016 til 30-09-2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.11 Årsregnskab for perioden 2013/2014 Der har været afholdt styringsdialogmøde med Tønder Kommune den 09-11-2015. Referat fra mødet er tilgængeligt på hjemmesiden toender.dk Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.12 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 1 repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Bestyrelsen udpegede Gunnar Jensen for 1 år. 3.13 Udlejningsforhold Fraflytningsstatistik for perioden 01-10-2014 til 30-09-2015 for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. I afdeling 11704 Nyboder har der været 2 fraflytninger, i afdeling 11705 Ved Klosterbækken har der været 3 fraflytninger og i afdeling 11751 Ældre- og plejeboligerne har der været 37 fraflytninger, i alt 42 fraflytninger. Genudlejning sker via interne ventelister i afd. 11704 og 11705 samt efter kommunal anvisning i afd. 11751. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 5 af 9
3.14 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Referat: Bestyrelsen fandt ikke feriefremleje og feriebytte relevant for boligorganisationens beboere. Viser der sig et behov, tages punktet op igen. 3.15 Personaleforhold Generel orientering Medarbejderstaben er uændret i bebyggelserne, Hans-Peder og Bo løser opgaverne til vores fulde tilfredshed. I 2016 skal vi i samarbejde med personalet, se om vi kan finde nogle effektiviseringer eller omlægninger, som gør at der kan spares op mod kr. 92.000 om året, da prisen for pasning af boligerne i Tønder Ældreboligselskab er højere end gennemsnittet i sammenlignelige selskaber. Kan der laves ændringer m.v., kan der måske overføres et forbrug på op til 450 timer om året til Tønder Boligselskab. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.16 Domea.dks Landskonference 2016 Side 6 af 9
Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01-10-2014 til 30-09-2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 11704: overskud på kr. 18.390 ny overskudskonto kr. 86.000 Afdeling 11705: overskud på kr. 52.917 - ny overskudskonto kr. 150.000 Afdeling 11751:overskud på kr.562.499 - ny overskudskonto kr. 1.500.000 Afdeling 11791: underskud på kr. 3.168 som afregnes med Tønder Kommune. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01-10-2016 til 30-09-2017 vedlægges som bilag. Domea.dk har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 11704: Budgettet indebærer en lejeregulering på 0,49% pr. 01-10-2016. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 18-02-2016. Afdeling 11705: Budgettet indebærer en lejeregulering på 0,96% pr. 01-10-2016. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 18-02-2016. Afdeling 11751: Side 7 af 9
Budgettet indebærer en generel lejeregulering på -0,28% pr. 01-10-2016. Dog med forskellige reguleringer: Lindevang -1,71% og øvrige boliger +1,01%. Afdeling 11791: Budgettet indebærer en lejeregulering på 0%. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold Der foregår vedligehold som er aftalt og noteret i drifts- og vedligeholdsplanerne med bestyrelserne. I Højer er der 26 træbeklædte udhuse, der er begyndende råd m.v. der bliver holdt licitation på udskiftning af træbeklædningen med vedligeholdelsesfri beklædning (Ivar-plank el. lign.) her i foråret. Beklædning af 12 udhuse/carporte på Rømø udbydes samtidig, hvorfor vi håber at få nogle gode tilbud. På Lindevang er der er holdt 5 års eftersyn af Byggeskadesfonden og af byggeriets teknikere. Når håndværkerfejl er rettet, frigives håndværkernes garantier. Der er dog noget arbejde som skal laves for afdelings regning, da der bl.a. skal laves regnvandssikring omkring bygningerne og ske en delvis udskiftning af gulvbelægninger, omkostningerne til dette er ca. kr. 280.000 og dækkes via drifts- og vedligeholdelsesplanen. Der skal også arbejdes med effektiviseringer i driften i 2016. For Tønder Ældeboligselskabs vedkommende er udgifterne til renholdelse, pasning af grønne områder m.v. 592 kr. højere pr. bolig end gennemsnittet i de 5 boligselskaber, som betjenes via SC Syd. Skal det reduceres med op til kr. 92.000 om året (1/4 mand), kræver det et samarbejde med Tønder Boligselskab eller en ændring af serviceniveauet er der et ønske om det i bestyrelsen? Referat: Bestyrelsen tog orienteringen vedrørende drifts- og vedligeholdelsesplanerne samt arbejdet på Lindevang til efterretning. Effektivisering af driften blev drøftet og ejendomsmester Hans-Peder Hansen besvarede spørgsmål og orienterede om den fremtidige opgavefordeling m.v. Bestyrelsen godkendte, at der måtte arbejdes videre med planerne om at overføre op til 8 timer pr. uge til Tønder Boligselskab fra 01-04- 2016. 5 Eventuelt Referat: Behovet for råderetsregler ud over de lovpligtige blev drøftet, efter bestyrelsens opfattelse er der ikke behov for yderligere. Side 8 af 9
21-03-2016 Martin Andreasen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 9 af 9