1. Indledning Dette dokument udsendes til tilbudsgiverne i Region Nordjyllands udbud nr. 425068-2013 af udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser for tidligere og nuværende forurenende aktiviteter. Dokumentet indeholder information i form af: Afsnit 2: Afsnit 3: Svar på indsendte spørgsmål fra tilbudsgivere (anonymiseret) Oversigt over rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet Dokumentet ajourføres og udsendes løbende, således at den afsluttende udgave vil indeholde en komplet fortegnelse over spørgsmål og svar, rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet. Dokumenthistorik: Dokument dato Ajourført med 16. januar 2014 Spørgsmål 1-37 samt rettelse 1-2 22. januar 2014 Spørgsmål 38-43 samt rettelse 3 23. januar 2014 Spørgsmål 44 2. Spørgsmål og svar 1 SAB På tilsvarende opgaver har udførelse af både de historiske redegørelser samt indtastning i JAR ændret sig meget gennem tiden fra start af opgaven til 3-4 år senere. Dette sker både i forbindelse med skift mellem sagsbehandlere med meget forskellige præferencer, men også i forbindelse med ændringer i de generelle retningslinjer for f.eks. indtastning i JAR. Ændringerne gør det svært at gennemskue præcis hvilken arbejdsmængde man som tilbudsgiver giver pris på. Hvordan vil regionen sikre, at opgaven ikke løbende ændrer karakter? Der vil kunne ske mindre ændringer i opgaven over tid, og skabeloner og retningslinjer i regionens kvalitetshåndbog vil løbende blive justeret. Ændringer i skabelonerne og retningslinjer vil dog ikke ændre på omfanget og beskaffenheden af opgaven. Regionen er opmærksom på, at sagsbehandlerne kan have forskellige præferencer og, at de kan have forskellige fokuspunkter. Det er dog regionens erfaring, at forskellene ikke tidligere har medført, at rådgivere er blevet pålagt at yde mere end beskrevet i SAB, nærmere det modsatte. Hvis der er væsentlige forskelle i de krav regionens sagsbehandlere stiller overfor rådgiver, er det noget der må tages op f.eks. i for-
2 Hvor ofte vil rådgiver kunne forvente at få en ny sagsbehandler at arbejde for? 3 SAB 4 SAB 5 SAB TBL 18) 6 SAB 1.7 På tilsvarende opgaver hidtil, har der været meget stor forskel på, hvad de enkelte sagsbehandlere ønskede medtaget i historikkerne. Vil regionen opstille nogle generelle retningslinjer for sine sagsbehandlere, så det er ensartet, hvad der skal medtages i historikken. Her tænkes f.eks. på detaljeringsgraden. Eks. - dobbeltoplysninger: Sagsbehandlere har til tider ønsket at bygninger på lokaliteten blev beskrevet både ud fra luftfotos og samtidig også ud fra oplysninger i byggesagen. Eks. På tekst: 1954: Der forligger byggeattest på stald i det sydvestlige hjørne af grunden. /Byggesag/ 1960: Der foreligger byggeattest på lade på den nordlige del af grunden. /Byggesag/ 1970: På luftfoto ses stald i det sydvestlige hjørne og lade på den nordlige del af grunden. /luftfoto/ - ønskes denne detaljeringsgrad, hvor tingene fremgår flere gange? 1.7 Ønskes alle ikke- kortlægningsrelevante småbygninger beskrevet? Eller kan der evt. opstilles en bagatelgrænse på baggrund af størrelse og anvendelse? 1.6.2 1.5 På tilsvarende opgaver har interview hidtil været et wild-cart for rådgiverene, der kan resultere i udførelse af et ubegrænset antal interviews per lokalitet indenfor post 1.5 i tilbudslisten, uden at der var mulighed for honorering svarende til arbejdet. Kan der forventes nogen begrænsninger på antallet af interviews per lokalitet i forbindelse med nærværende opgave? f.eks. en begrænsning på max. 2 interviews før der udløses ekstra honorering? 1.8.1 "Der gøres opmærksom på, at i forbindelse med udførelsen af interview og besigtigelse kræver Regionen, at den udførende bindelse med opstart og afslutning/evaluering af de enkelte pakker. Regionen tildeler som udgangspunkt én sagsbehandler til hver pakke. Hvis rådgiver bliver tildelt flere pakker, kan der være forskellige af Regionens sagsbehandlere tilknyttet hver pakke. Nej, Regionen vil ikke opstille yderligere retningslinjer for regionens sagsbehandlere. Det er vigtigt med kildekritik, derfor kan der være tilfælde, hvor sagsbehandleren ønsker dobbeltoplysninger f.eks. i forbindelse med en tvivlsom oplysning, der bliver bekræftet. Ja alle småbygninger ønskes beskrevet, men fokus er på de bygninger/aktiviteter, der er baggrund for en eventuel kortlægning. Nej, der kan ikke forventes nogen begrænsning i antallet af interviews. I Bemandingsplan kan dette anføres i skemaet Erfaring(Referencer)
Bemandingsplan 7 TBL (dokument 18) nr. medarbejder hos rådgiver har minimum 2 års erfaring indenfor jordforureningsområdet eller med virksomhedstilsyn" jf. udbudsbetingelse pkt. 9.2 Tildelelseskriterier - Det ser ikke ud til, at man i forbindelse med udfyldelse af CV kan angive om en person har erfaring indenfor virksomhedstilsyn. Hvorledes ønskes denne erfaring dokumenteret/vist? Ønsker regionen ingen poster til møder med regionen, sagsstyring, projektledelse m.v.?der er ingen rubrik til det i TBL? 8 Kan det passe, at der ikke er en TAG (dokument for tilbudsog afregningsgrundlag)? 9 Sagsstyrings- og økonomiskema 13) 10 Bemandingsplan 11 Bemandingsplan 12 Bemandingsplan 13 Bemandingsplan Kan det passe at post 1.2 og 1.6 fra tilbudslisten mangler i sagsstyrings- og økonomiskemaet? I CV-skabelonen er der rubrikker med teksten personspecifikke projekter, ca. antal / interval. Hvad menes med ca. antal / interval? Vi er generelt i tvivl om hvorledes CV-skabelonen skal udfyldes, detaljeringsgrad m.v. Er det muligt at se et eksempel på et CV, der er udfyldt i skabelonen? I dokumentet bemandingsplan benævnes første faneblad både kompetenceplan og bemandingsplan. Hvilken af delene er det? Hvis fanebladet repræsenterer en bemandingsplan, hvorfor er der så særskilte kolonner til myndighedsbehandling, monitering m.v.? Nej, udgifterne til dette skal indeholdes i de anførte poster. Ja, det er korrekt. Ja se rettelse nr. 1 Antallet af referencer / projekter skal anføres så præcist som muligt enten med et ca. antal f.eks. Historiske redegørelser: ca. 1.000, eller det kan angives med et interval, f,eks. Historiske redegørelser 1.000-1.100 stk. Nej i CV-skabelonens tabel Erfaring (referencer) er givet eksempler på udfyldelse. Tabel Erfaring (opsummering), er udelukkende en opsummering af dele af de oplysninger som fremgår af tabel Erfaring (referencer). Der henvises til rettelse nr. 2. Der henvises til rettelse nr. 2. 14 Bemandingsplan Hvad menes der med myndighedsbehandling i forbindelse Der menes ikke noget i forhold til den udbudte opga-
15 SAB med den udbudte opgave? 1.2 Rådgiver skal undersøge, om der er ufuldstændige adresser og adresser, som er ændret. - Hvis det viser sig, at aktiviteten har ligget på en helt anden matrikel, end den, der er lokaliseret i JAR, -Vil dette kunne afregnes særskilt? evt. som en ekstra post, der kunne tilføjes på tilbudslisten? ve, men hvis en rådgiver f.eks. har været udlånt som ressourceperson til en region, og derigennem har vurderet f.eks. sager med tidligere undersøgelser, er det med til at belyse medarbejderens erfaring indenfor jordforureningsområdet. Se i øvrigt svar på spørgsmål 29 og 31. Hvis Rådgiver finder ud af, at den eftersøgte aktivitet har været på en helt anden matrikel, skal Regionen orienteres om den nye matrikel. Regionen afgør på baggrund af en konkret vurdering af bl.a. afstanden mellem matriklerne, ejerforhold, arkivmaterialets opdeling mv. om matriklen skal oprettes som en del af den oprindelige lokalitet eller som en ny lokalitet. 16 SAB 17 SAB 18 SAB 1.2 Et spørgsmål om hvornår man kan blive bedt om at gennemgå en anden ejendom.. Eksempel: den eftersøgte aktivitet (f.eks. et autoværksted) har anvendt grund A fra 1975-d.d. ved arkivgennemgang findes oplysning om, at grund A er udstykket fra grund B i 1974 samt at grund A og B før udstykningen samlet har huset en plasticfabrik fra 1930-1974 (dvs. en helt anden aktivitet end den der var eftersøgt). Vil rådgiver blive bedt om at gennemgå grund B også? 1.2 Vil gennemgang af grund B blive honoreret særskilt? Nej. 1.2 Rådgiver skal desuden kunne dokumentere, hvor længe den eller de potentielt forurenende aktiviteter har været på lokaliteten - Dette er ikke altid muligt at finde den eksakte tidsramme aktiviteten har været på ejendommen. Hvor mange ressourcer skal der bruges på dette? Som udgangspunkt udløser den nye matrikel ikke en ny lokalitet og dermed særskilt afregning, medmindre sagsgangen for at kunne afklare den nye matrikel skal startes helt forfra. Ja. Rådgiver skal bruge så mange ressourcer på opgaven, som det kræver for at afklare kortlægningsvurderingen. Er Rådgiver i tvivl i en konkret sag, må Rådgiver tage kontakt til Regionen.
19 SAB 20 SAB 21 SAB TBL 18) 1.2 Hvor stort et tidsforbrug per 1 lokalitet eller f.eks. per 10 lokaliteter, forventer regionen, der vil være i forbindelse med indhentning og udfyldelse af oplysninger om indsats overfor overfladevand, ved brug af det fremtidige screeningværktøj? 1.5 I SAB 1.5 er angivet at nedenstående kilder SKAL gennemgås - Historiske matrikelkort - Tingbog De historiske matrikelkort kan være tidskrævende at slå op i og oplysninger om gamle matrikelgrænser kan tit findes i byggesagen. I forhold til tidsforbruget ved indhentning af tingbogsoplysningerne er det meget få gange at oplysninger gør en forskel i forhold til historik og kortlægning. Er det rigtigt forstået at disse arkiver skal gennemgås på ALLE lokaliteter, selv hvis der er rigeligt andet fyldestgørende materiale fra kommunens arkiver? 1.5 Tingbogsoplysninger plejer at koste noget. Skal denne udgift være indeholdt i tilbudsprisen? Det forventes, at screeningsværktøjet bliver indarbejdet i JAR, således at indsatsen overfor overfladevand kan aflæses direkte i JAR. Indtil da vil der udelukkende være tale om, at slå op i et GIS-lag og se om lokaliteten ligger indenfor en bufferzone til overfladevand. Regionen udleverer dette GIS-lag. Som det ses af ovenstående forventes det derfor ikke, at der skal bruges længere tid på vurdering af indsats overfor overfladevand end vurdering af indsatsen overfor f.eks. grundvand. Ja. Uofficielle tingbogsattester er tilstrækkelige for Regionen. De uofficielle tingbogsattester er gratis og kan hentes via www.tinglysningen.dk. Det er desuden gratis at hente en udskrift af akten (før 8.9.2009) eller en udskrift af et digitalt tinglyst dokument (efter 7.9.2009) direkte på www.tinglysning.dk. 22 SAB 1.5 Ifølge SAB 1.5 skal rådgiver skal hver gang ved opstart af en arbejdspakke hente matrikelkort, bygningstema, potentialekort, målebordsblade, nyere og historiske flyfotos og kort. Oplysningerne kan hentes fra Geodatastyrelsens hjemmeside www.gst.dk. Eventuelle udgifter skal være indeholdt i prisen. Ja.
23 SAB 24 SAB 25 SAB 26 SAB 27 SAB 28 SAB -Skal dette forstås således, at det kortmateriale man tidligere fik udleveret direkte fra regionen til brug i f.eks. Map-info, nu skal hentes på www.gst.dk? 1.5 Der findes rigtig mange valgmuligheder på www.gst.dk. Vil regionen udspecificere, hvad det er for kort der ønskes brugt, så rådgiver ikke skal eksperimentere sig frem til det? App 2 App 1 App 4 Hvor finder rådgiver oplysninger om grundvandsstrømninger i primær og sekundære magasiner? Eller er dette noget, der kun skal tegnes på situationsplanen i forbindelse med en eventuel foreliggende undersøgelsesrapport? Ifølge retningslinjer for udfyldelse af datablad skal der angives indsats overfor overfladevand hvor finder man denne oplysning? "Alle sagsakter skal påføres kildehenvisning inden scanning f.eks. Miljøsag, byggesag m.m." Vil det være nok med én fil per kilde samt en forside til den samlede bilagsfil, hvor kildehenvisningen er angivet? 1.2 Hvis det under arkivgennemgang viser sig, at aktiviteten kun har haft kontor på lokaliteten eller direktøren kun har boet der, samt at selve fabrikken/værkstedet har ligget på en helt anden grund. Vil udførelse af historik for begge grunde kunne afregnes særskilt 1.2 Ved tidligere opgaver har der været lokaliteter (særligt i forbindelse med gamle fyldpladser, der har hørt til en gård) hvor opsporing af placeringen af fyldpladserne har involveret gennemgang af flere ejendomme i området. Vil sådanne lokaliteter kunne afregnes særskilt? Rådgiver skal selv finde de kort som skal bruges. Da Regionen ikke har kendskab til hvilke programmer rådgiver bruger f.eks, til tegning af situationsplaner, så må der være rådgiver egen opgave at finde de kort, der skal bruges. Der findes vejledninger via www.gst.dk i hvilke kort der kører i hvilke GISprogrammer. Der er f.eks. http://kortforsyningen.dk/sites/default/files/formatovers igt_friedata.pdf og http://download.kortforsyningen.dk/content/fot Ja det er kun i forbindelse med tidligere udførte undersøgelser, at oplysninger om grundvandsstrømningsretninger skal påføres situationsplanen. Se svar til spørgsmål 19. Ja hvis der med kilde menes miljøsag, byggesag eller lignende. Nej hvis der med kilde menes alt hentet ved f.eks. Aalborg Kommune. Se svar til spørgsmål 15. Nej.
29 SAB 30 SAB Bemandingsplan 31 SAB 32 Bemandingsplan 33 SAB 34 SAB 35 SAB 1.2 Hvis en tidligere fabriksgrund er nedrevet og bagefter er udstykket til f.eks. 25 nuværende parcelhusgrunde ønskes der så fuld arkivgennemgang og historisk redegørelse for både fabrikken samt for hver af de 25 parcelhusgrunde? Eller vil man kunne nøjes med historik og arkivgennemgang om fabrikken? 1.2 Oplysninger om V2, afværge/monitering m.v. fylder meget i udbudsteksten, CV er, bemanding m.v. Hvad skyldes dette? Skal det forstås således, at der forventes en væsentlig andel af sager, der berøres af dette? Hvis ja - Hvor mange sager forventer regionen, der vil være berørt af dette?. 1.2 Er der tale om puljer af lokaliteter, der på en eller anden måde har været berørt af tidligere delvise kortlægninger/frivillige undersøgelser af delvise grunde m.m. og andre halvfærdige kortlægninger? Hvor stor vægt vil der blive lagt på erfaring og referencer indenfor V2/afværge/monitering m.v. i forbindelse med udvælgelse af de 3 vindende rådgivere? 1.7.5 Hvis der forekommer lokaliteter med både V1- og V2- kortlagte arealer vil - udførelse af breve til sådanne lokaliteter kunne afregnes særskilt, da der ikke findes kombinerede V1- og V2-brevskabeloner i forvejen? 1.7.8 Spørgsmål vedr. supplerende oplysninger Supplerende oplysninger skal ifølge SAB fremskaffes indenfor den overordnede tidsramme. Men hvis der er behov for supplerende arkiv i forbindelse med den sidste pulje, så har rådgiver ikke særlig lang tid til at udføre det (f.eks. ved besigtigelse, hvor grundejer skal varskos 2 uger før). Gives der forlængelse af tidsplanen ved disse enkelte sager, hvor der skal indhentes supplerende oplysninger? 1.7.6 Region Nordjylland har hidtil krævet, at medarbejdere med JAR-certifikat, skulle møde til en oplæringsdag i regionen Ja - Alle aktiviteter ønskes belyst. Fokus skal hovedsageligt være på de forurenende aktiviteter. Det forventes ikke, at der er mange lokaliteter, der er berørt af dette. Hvis en medarbejder hos rådgiver kan dokumentere erfaring indenfor f.eks. afværge/monitering er dette med til at give et billede af medarbejderens kompetencer. Derfor er der ikke udelukkende spurgt til erfaringer indenfor historiske redegørelser. Det kan forekomme, men på langt hovedparten af lokaliteterne forventes der ikke at have været udført tidligere undersøgelser. Det tillægges ikke særlig vægt, at en medarbejder har erfaring med V2/afværge/monitering, men det er med til at belyse medarbejdernes erfaring indenfor jordforureningsområdet. Se i øvrigt svar på spørgsmål 30. Nej - der kan ikke afregnes særskilt. Som udgangspunkt gives der ikke forlængelse, men aftale om forlængelse kan i enkelte tilfældes aftales med regionen. Ja.
36 SAB 37 Udbudsbilag 3 5) 38 Bemandingsplan 39 SAB inden de måtte taste i JAR. Har regionen stadig dette krav. 1.7.8 Hvordan forholder regionen sig til afleveringsfrister for puljer i sommerferien (mulighed for at træffe interviewpersoner, bemanding hos regionen og rådgiver)? Det fremgår af udbudsmaterialet at udbudsbilag 3 skal anvendes som erklæring for referencer. Skal det angivne skema anvendes, eller kan der vedlægges en selvstændig referenceliste, når blot placering i tilbuddet angives? Hvis skema fra udbudsbilag 3 anvendes skal der så angives 2 referencer pr år, eller kan årstal ændres? Antallet af historiske redegørelser skal anføres under V1 kortlægning. Men der udføres jo historiske redegørelser i mange andre sammenhæng f.eks. i forbindelse med oplæg til indledende og udvidede forureningsundersøgelser og for private kunder. Hvor skal disse anføres? 1.2.1 Under udgået inden kortlægning fremgår, at dokumentation herfor kan være ved nyere virksomheder etableret efter 2000. Vil Regionen venligst bekræfte, at det skal være år 2000? Afleveringsfristerne angivet af regionen skal overholdes. Regionen kan i fastsættelse af afleveringsfristerne vælge at tage højde for ferie mv., og vil selvfølgelig ikke sætte en afleveringsfrist til f.eks. starten af sagsbehandlerens egen ferie. Ja - der kan vedlægges selvstændig referenceliste. Årstal i udbudsbilag 3 må ændres. Husk, at den regnskabsansvarlige skal underskrive dokumentet. Udarbejdelse af historiskeredegørelser i forbindelse med indledende og udvidede / videregående undersøgelser er en del af arbejdet forbundet med disse opgaver for offentlige såvel som private kunder. Erfaringen hermed anføres under de tilegnede pinde hertil dvs. under Indledende undersøgelser (V2) og Videregående undersøgelser. Det er en fejl, at der står 2000 i SAB punkt 1.2.1. Se rettelse nr. 3. Virksomheder, der er startet op efter 1. marts 2001, kortlægges som udgangspunkt ikke, idet det er tilsynsmyndigheden, der skal tage sig af disse og meddele påbud, hvis det er muligt. Er der en konkret viden om forurening er ovenstående ikke gældende. En ikke kortlægning vil altid bero på en fyldestgørende historik. For en god ordens skyld, gøres der opmærksom på at indsamling af historiske oplysinger ikke kan afsluttes i 2001. 40 SAB 1.5 Der står anført, at CVR registret skal anvendes og gennem- Regionen har ikke sikret rådgiverne mod dette, og det
gås ved indsamling af arkivmateriale. Vi har erfaret, at man efter en del søgninger ikke kunne tilgå registret og vi fik følgende meddelelse: vil være rådgivers ansvar, at sikre sig selv mod dette. Rådgiver kan evt selv tage kontakt til CVR registret og træffe en aftale. Det kan oplyses, at Regionen har fuld adgang til CVR, og rådgiver kan derfor vælge at søge i CVR fra en af regionens arbejdspladser. 41 Udbudsbilag 3 5) Har Regionen sikret sine rådgivere mod dette? Hvis ikke, hvordan skal rådgiver så forholde sig, hvis problemet opstår? Har Regionen sikret, at noget tilsvarende ikke sker ved søgning i Tingbogen? Udbudsbilag 3 skal anvendes i 2 afsnit jf. dispositionen. Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet. Skal vi anvende et delvist udfyldt bilag i hvert afsnit eller må vi klippe det over i 2 dele. Alternativt må man slå de 2 afsnit sammen og anvende bilaget en gang. Det vil være ok, at de 2 afsnit slåes sammen og bilaget anvendes en gang. 42 Det er et krav at tilbudsgiver skal have arbejdet for minimum 4 forskellige kunder med lignende opgaver indenfor de sidste 3 år. Hvis der er udført forskellige opgaver for forskellige sagsbehandlere fra den samme region (Der er dog indgået separate kontrakter for hver opgave) tæller det så som forskellige kunder, selvom det er den samme region? 43 SAB (jf. Regionens svar til spørgsmål 35) Regionen kræver at medarbejdere, der har JAR-certifikat, men som ikke tidligere har tastet specifikt i regionens database, skal møde til en oplæringsdag i regionen. Vil denne oplæringsdag blive honoreret særskilt? Nej Nej 44 Bemandingsplan Kan det accepteres, at en projektleder udarbejder historiske redegørelser uden at vedkommende er nævnt under kategorien "Projektmedarbejder" og at der således kan påføres 8 Nej der må maksimalt fremgå 2 projektledere og 8 projektmedarbejdere af bemandingsplanen. Hvis projektlederen skal udføre projektmedarbejderopgaver,
andre projektmedarbejdere på listen? skal vedkommende også anføres som projektmedarbejder. 3. Rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet Nr Dokument Punkt Nuværende formulering eller indhold Rettelse, ændring, præcisering 1 Sagsstyrings- og økonomiskema 13) 2 Bemandingsplan og CVskabelon 3 SAB Post 1.2 og 1.6 fra tilbudslisten fremgår ikke af sagsstyrings- og økonomiskemaet. I Bemandingsplan benævnes første faneblad både kompetenceplan og bemandingsplan. 1.2.1 Under udgået inden kortlægning fremgår, at dokumentation herfor kan være.. ved nyere virksomheder etableret efter 2000. Post 1.2 og 1.6 fra tilbudslisten er tilføjet i sagsstyrings- og økonomiskemaet. Der er foretaget rettelser i Bemandingsplan og CV-skabelon således at første faneblad benævnes bemandingsplan. Desuden er der sket ændringer i kolonnerne i skemaet. Der er foretaget en rettelse, så der fremover står ved nyere virksomheder etableret efter 1. marts 2001