EU-UDBUD. Vareindkøb Offentligt udbud. På levering af Semiprofessionelle Hvidevarer til Tønder Kommune

EU-UDBUD Vareindkøb Offentligt udbud På levering af Semiprofessionelle Hvidevarer til Tønder Kommune

Indholdsfortegnelse 1. Indledning...4 1.1 Ordregiver...4 1.2 Tidsplan...4 1.3 Spørgsmål...5 1.3.1 Spørgsmål og svar...5 1.4 Udbuddets omfang...5 2. Udbudsprocessen...6 2.1 Egnethedsvurdering...6 2.1.1 Tilbudsgivers personlige forhold...6 2.1.2 Økonomisk og finansiel formåen...6 2.1.3 Teknisk og/eller faglig formåen...7 2.1.4 Konsortier...7 2.1.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen...7 2.1.6 Dokumentation og Serviceattest...8 2.2 Brug af rammeaftaler...8 2.2.1 Rammeaftaler...8 2.2.2 Alternative tilbud...8 2.3 Tildelingskriterium og underkriterier...8 2.4 Afgivelse af tilbud...10 2.4.1 Tilbudsfrist...10 2.4.2 Formkrav...10 2.4.3 Vedståelsesfrist...10 2.5 Tilbuddets indhold...10 2.5.1 Tilbuddets indhold...10 2.5.2 Sprog...11 2.5.3 Ejendomsret og betaling for tilbud...11 2.5.4 Forbehold...11 2.6 Tilbudsevaluering...11 2.6.1 Egnethedsvurdering...11 2.6.2 Forbehold og konditionsmæssighed...12 2.6.3 Tildelingskriterium og underkriterier...12 2.6.4 Evalueringsmodel...12 2.7 Orientering om resultatet af udbuddet...13 2.8 Udbyders E-handelssystem...13 2.9 Aktindsigt...14 3. Kravspecifikation...14 4. Kontrakt...15 4.1 Parterne...15 4.2 Aftalegrundlag...15 4.2.1 Rammeaftalens grundlag...15 4.2.2 Ændringer...16 4.2.3 Underleverandører...16 4.3 Aftaleperiode...16 4.4 Rammeaftalens omfang...16 4.4.1 Omfang...16 4.4.2 Sortimentsændringer...17 4.4.3 Vareprøver til afprøvning...17 4.5 Samarbejde...17 4.6 Kvalitet...18 4.6.1 Generelt...18 4.6.2 CE-mærkning mv....18 4.6.3 Miljø...18 Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 2 af 30

4.6.4 Garanti...18 4.6.5 Kvalitetssikring...18 4.7 Priser og prisregulering...19 4.7.1 Pris...19 4.7.2 Prisregulering...19 4.7.3 Bonus og godtgørelse...19 4.8 Bestilling...20 4.9 E handel...20 4.9.1 E handel...20 4.9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger...20 4.9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger...21 4.10 Levering...21 4.10.1 Leveringsbetingelser...21 4.10.2 Følgeseddel...21 4.10.3 Returvarer...21 4.11 Fakturering...22 4.12 Betalingsbetingelser...23 4.13 Statistik...23 4.14 Leverandørens misligholdelse...23 4.14.1 Generelt...23 4.14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer...24 4.14.3 Bod...24 4.14.4 angler...24 4.14.5 Ophævelse af rammeaftalen...25 4.14.6 Erstatning...26 4.15 Ordregivers misligholdelse...26 4.16 Offentlige påbud...26 4.17 Force majeure...26 4.18 Produktansvar og forsikring...27 4.19 Etik...27 4.20 Konkurs...28 4.21 Overdragelse...28 4.21.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser...28 4.21.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter...28 4.22 Tredjemandsrettigheder...28 4.23 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten...29 4.24 Lovvalg og værneting...29 4.25 Underskrifter...30 Bilag Bilag 1 Tilbudsliste inklusiv El-, Vand- og Tidsforbrug Bilag 2 Fælles Europæisk Udbudsdokument Bilag 3 Oplysning om konsortiedeltagelse Bilag 4 Kravspecifikation + opdatering af sortiment Bilag 5 Information om E-handel Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 3 af 30

1. Indledning Udbuddet vedrører levering af Semiprofessionelle Hvidevarer til offentlige institutioner i Tønder Kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (lov. Nr. 1564 af 15/12/2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6. og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I tilfælde af tildeling af rammeaftalen indgås den vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 1.1 Ordregiver Udbuddet gennemføres af Tønder Kommune, og udbudskonsulent Bram van Leeuwen er tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet, og varetager indtil kontraktskrivning al kommunikation under processen. Telefon nr. 30 70 41 37 e-mail: bvl1@toender.dk Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af udbyder, eller som modtager driftstilskud på mere end 50 %, samt eventuelt ikke-kommunale institutioner der er tilsluttet kommunernes indkøbsordninger. 1.2 Tidsplan Offentliggørelse: 19.09.2016 Spørgefrist: 13.10.2016 Svarfrist: 14.10.2016 Tilbudsfrist: 26.10.2016 Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 44 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Kontrakt/Leveringsstart: 01.12.2016 1.3 Spørgsmål 1.3.1 Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 4 af 30

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: Bram van Leeuwen, pr. e-mail: bvl1@toender.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud Semiprofessionelle hvidevarer til Tønder Kommune. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt at besvare spørgsmålet senest 6 dage inden den i tidsplanen oplyste tilbudsfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside:http://toender.dk/hoeringer?field_hearing_type_tid=401 Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig orienteret på udbyders hjemmeside om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet herunder spørgsmål og svar. Der besvares ikke spørgsmål i uge 42, hvilket er ensbetydende med at de sidste svar på indkomne spørgsmål, vil iht. tidsplanen ske d. 14.10.2016. 1.4 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører levering af Semiprofessionelle hvidevarer til Tønder Kommune. Udbuddet er omfattet af følgende hvidevarer: Vaskemaskine Tørretumbler Tørreskabe Opvaskemaskine Semiprofessionelle hvidevarer omfatter de hvidevarer der overholder lovgivningen, ved anvendelse på offentlige institutioner. For nærmere definition af semiprofessionelle hvidevarer, herunder de mindstekrav produkterne skal opfylde, henvises til tilbudslisten bilag 1 - Tilbudsliste og kravspecifikationen bilag 4. Den samlede mængde af hvidevarer udgør i kontraktperioden ca.: Hvidevarer Estimeret mængde stk. Vaskemaskine 20 Varmepumpe tørretumbler 20 Varmepumpe tørreskabe 20 Opvaskemaskine 10 Den forventede omsætning stk. - er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning stk.-, er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 5 af 30

antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af kontraktens pkt. 6.3. Aftaleperiode. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende aftalen, såfremt der bliver behov for større maskiner end de tilbudte semiprofessionelle maskiner, eventuelt til storkøkkenbrug eller vaskerier, eller såfremt offentlige institutioner må/kan anvende mindre maskiner, end de tilbudte, såfremt ordregiver stadig overholder lovgivningen på området. 2. Udbudsprocessen 2.1 Egnethedsvurdering Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at udbyder afviser det fremsendte tilbud - som værende ukonditionsmæssigt. 2.1.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument. Tilbudsgiver skal udfylde hele afsnit III og overholde alle udelukkelsesgrunde nævnt i udbudsloven, herunder de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 5 Dokumentet udfyldes elektronisk ved at gemme Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument på eget drev og indlæse bilaget via nedenstående link: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome Vejledning i udfyldning af Det fælles europæiske udbudsdokument kan findes på konkurrence og forbrugerstyrelsens hjemmeside: http://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd Når blanketten er udfyldt eksporteres det og vedlægges tilbuddet som xml fil. 2.1.2 Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Oplysningerne angives i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument Del IV afsnit B under Øvrige økonomiske og finansielle krav o Virksomhedens resultat før skat; Ved negativ resultat før skat for det seneste afsluttede regnskabsår kan tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt. o Egenkapital; Ved negativ egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår eller ved forbehold i revisionspåtegningen kan tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt. o Hvis egenkapitalen eller resultatet før skat, for det sidste afsluttede regnskabsår, er negativ, og der er sket ændringer, kan tilbudsgiver vedlægge en ledelsesattesteret erklæring. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 6 af 30

Tilbudsgivere som først er etableret indenfor 12 måneder og ikke har et regnskab, skal vedlægge en samlet periodeopgørelse for virksomheden siden etablering. Tilbudsgiver afgiver oplysningerne på tro og love. Udbyder kan efterfølgende forlange at få revisorpåtegnet erklæring på de nævnte tal. Tilbudsgiver er forpligtiget til at tegne en erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 kr. for tingskade. Dokumentation skal vedlægges tilbuddet. 2.1.3 Teknisk og/eller faglig formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer indenfor de sidste 3 år med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner hos ordregivere. Oplysningerne gives ved udfyldelse i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument Del IV, afsnit C 2.1.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 2.1.1 Tilbudsgivers personlige forhold til 2.1.3 Teknisk og/eller faglig formåen afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring Bilag 3, hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de i fællesskab afgiver tilbud samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af Bilag 3, hvilken konsortiedeltager, ordregiver, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. Dette gøres ved anførelse af rollen Ledende tilbudsgiver i Bilag 3. 2.1.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til Udbudslovens 144 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet indsende en støtteerklæring fra den anden enhed om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at den anden enhed forpligtiger sig i forhold til ordregiver. Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge relevante oplysninger nævnt under pkt. 2.1.1 Tilbudsgivers personlige forhold til 2.1.3 Teknisk og/eller faglig formåen for den anden enhed. Hvis tilbudsgiver ikke vedlægger disse oplysninger, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. 2.1.6 Dokumentation og Serviceattest Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til 135 og 137 i udbudsloven (lov nr. 1564 af 15/12/2016). Serviceattesten må max være 9 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgivere, som ikke kan vedlægge en serviceattest, som er max. 9 måneder gammel, eller ikke er i besiddelse heraf, inden for tilbudsfristen, vil i tilfælde af tilsagn om delaftaler fra ordregiver, have mulighed for at rekvirere en serviceattest fra Erhvervs- og Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 7 af 30

Selskabsstyrelsen. Gyldig og opdateret serviceattest skal være ordregiver i hænde senest den 26. maj 2016 inden endelig tilsagn til udvalgt tilbudsgiver. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til 153 i udbudsloven. 2.2 Brug af rammeaftaler 2.2.1 Rammeaftaler Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med 1 leverandør. Ordregiver er forpligtet til at anvende de indgåede rammeaftaler til at dække sit forbrug, men forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos udbyder. Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Udbyder tager forbehold for at en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har udbyder undersøgt, om der forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Hvis der indgås obligatoriske aftaler, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem udbyder og de valgte leverandører på området. 2.2.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 2.3 Tildelingskriterium og underkriterier Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier: Underkriterier: Vægtning: Pris: Ved bedømmelse af pris, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgivers oplyste priser samt el, vand og tidsforbrug, jf. nedenstående: 75 % Fordelt med: Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 8 af 30

Samlet tilbudssum inkl. montering, bortskaffelse og servicepris over en oplyst antal vask/tørringer iht. estimeret volumen Ekstra servicepris udover indeholdt oplyst antal vask/tørringer vurderes samlet Forbrug af el gældende for alle produkter vurderes individuelt Tilladt forbrug af vand på vaskemaskine vurderes individuelt 40 % 5 % 15 % 15 % Vandforbrug på opvaskemaskine vurderes individuelt Tidsforbrug gældende for alle produkter- vurderes individuelt Timepriser ved tilkald udover garantiperioden 10 år 10 % 10 % 5 % Se endvidere vejledning i bilag 1 tilbudsliste Oplyste priser og andet forbrug anvendes i tilbudsfasen til sammenligning og pointtildeling tilbudsgiverne imellem. Kvalitet: Ved bedømmelse af kvalitet, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgivers oplyste løsningsbeskrivelse jf. nedenstående: 25 % Betjening/Brugervenlighed af tilbudte modeller Vurdering vil foregå på baggrund af tydelige billeder af betjeningspaneler og tilhørende Quickguides som skal vedlægges tilbuddet Se endvidere evaluerings-beskrivelse af Pris og kvalitet i udbudsmaterialets pkt. 2.6.4 2.4 Afgivelse af tilbud 2.4.1 Tilbudsfrist Tilbud skal mærkes Tilbud EU udbud 2016 Udbud på semiprofessionelle Hvidevarer til Tønder Kommune og Tilbuddet må kun åbnes af Udbud og indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet både det skriftlige og det elektroniske skal være udbyder i hænde senest den 26.10.2016 kl. 12:00 på følgende adresse: Tønder Kommune Wenersplads 2 Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 9 af 30

6270 Tønder Att.: Bram van Leeuwen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem gælder såvel det skriftlige som det elektroniske materiale. Ved overskridelse af tilbudsfristen åbnes tilbuddet ikke og indgår dermed ikke i tilbudsevalueringen. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.4.2 Formkrav Tilbuddet skal afleveres skriftligt i 1 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på Usb-nøgle, inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.. Ved uoverensstemmende oplysninger mellem det skriftlige og det elektroniske materiale vil det elektroniske tilbudsmateriale danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller elektroniske tilbudsmateriale anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Vedlagt bilag 1 - tilbudsliste - skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbudslisten skal forblive kompatibelt med Microsoft Excel. Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format. 2.4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen. I tilfælde af klage til Klagenævnet for udbud forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning max. 30 dage. 2.5 Tilbuddets indhold 2.5.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: 3. Den i pkt. 2. Udbudsprocessen Egnethedsvurdering krævede dokumentation, herunder eventuel konsortieerklæring, jf. pkt. 2.1.4. Konsortier og eventuel erklæring om anvendelse af andre enheders økonomiske eller tekniske formåen, jf. pkt. 2.1.5. Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen. Udfyldt tilbudsliste med nødvendig dokumentation, for støj, el, vand og tidsforbrug bilag 1 - tilbudsliste. Udfyldt kravspecifikation og opdatering af sortiment Tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. pkt. 2.1.2 Økonomisk og finansiel formåen Serviceattest jf. pkt. 2.1.6. Dokumentation og serviceattest Billeder med produktbeskrivelse, for hvert tilbudt produkt jf. bilag 1 tilbudsliste fane 1- Link til produkt med billede og produktbeskrivelse accepteres Udfyldt kravspecifikation Gældende for alle produkter: o Quickguides indeholdende betjeningsvejledninger o Tydelige billeder af frontpaneler, så ordregiver kan vurdere betjening/brugervenlighed, sammen med medsendte quickguide Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 10 af 30

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende. 3.1.1 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning. 3.1.2 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, m.m. 3.1.3 Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Eventuelle forbehold for ikke grundlæggende elementer skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Forbehold accepteres ikke. 3.2 Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 3.2.1 Egnethedsvurdering 4. Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 2. Udbudsprocessen Egnethedsvurdering. Skønner ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 11 af 30

4.1.1 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 3.1.3 Forbehold. Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 2.5.1 Tilbuddets indhold. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud indgår ikke i den efterfølgende tilbudsevaluering. 4.1.2 Tildelingskriterium og underkriterier De egnede tilbud vurderes herefter i overensstemmelse med pkt. 2.3. Tildelingskriterium og underkriterier, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. 4.1.3 Evalueringsmodel 4.1.3.1 Pris - 75 % Til evalueringen af tildelingskriteriet pris gives karakter efter nedenstående model, hvor minimumskarakteren er 1 og maksimumskarakteren er 9. Til vurderingen af kriteriet: Samlet tilbudssum inkl. montering, bortskaffelse og servicepris over en oplyst antal vask/tørringer iht. estimeret volumen Ekstra servicepris udover indeholdt oplyst antal vask/tørringer El-forbrug Tilladt vand-forbrug på vaskemaskine Vandforbrug på opvaskemaskine Tidsforbrug Timepris udover garantiperioden Anvendes en pointmodel hvor laveste tilbudssum, el-forbrug, tilladt vand-forbrug, tidsforbrug og timepris tildeles 9 point, og på baggrund heraf tildeles point ud fra den procentuelle afvigelse fra laveste tilbudssum, el-forbrug, tilladt vand-forbrug, tidsforbrug og timepris. Samlet tilbudssum 40 %: Point = Maksimumpoint*laveste samlede tilbudssum / tilbudte tilbudssum. Samlet ekstra servicepris 5 %: Point = Maksimumpoint*laveste samlede servicepris / samlede tilbudte servicepris. El-forbrug 15 %: Point = Maksimumpoint*laveste tilbudte el-forbrug / el-forbrug på tilbudt produkt Tilladt vand-forbrug 15 % - kun gældende for vaskemaskine: Bilag 1- tilbudslisten indeholder oplysninger om minimum vandforbrug ved vask og skyl, som skal overholdes. Højeste Pointtildeling sker efter det vandforbrug der ligger tættest på det krævede Et vandforbrug som ligger under det laveste krævede vandforbrug, er ensbetydende med at tilbudte produkt er ukonditionsmæssig, og tilbuddet kan ikke indgå i den videre evaluering Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 12 af 30

Point = Maksimumpoint*laveste tilbudte vand-forbrug over det tilladte / vand-forbrug på tilbudt produkt Tilladt vand-forbrug 10 % - kun gældende for opvaskemaskine: Point = Maksimumpoint*laveste vand-forbrug / vand-forbrug på tilbudt produkt Tids-forbrug 10 %: Point = Maksimumpoint*laveste tilbudte tidforbrug-forbrug / tids-forbrug på tilbudt produkt Timepris 5 %: Point = Maksimumpoint*laveste tilbudte timepris / tilbudte timepris 4.1.3.2 Kvalitet 25 % Til vurderingen af kriteriet kvalitet, omkring betjening/brugervenlighed af tilbudte modeller, vil dette blive foretaget på baggrund af tilbudgivers medsendte Quickguide for hvert produkt, samt tilhørende tydelige billede af frontpanelet, for hver model. Karaktergivningen gives fra 1 (minimumskarakter) til 9 (maksimumskarakter), og foretages af relevante personer, som har kendskab i brugen af hvidevarer. Karakterindhold af hvert point i forbindelse med tildeling af point omkring brugervenlighed. Der kan gives point fra 1 til 9 9 = tildeles for en fremragende og letforståelig 5 = Tildeles for en middel brugervenlighed brugervenlighed 4 = Tildeles for en brugervenlighed, der ligger 8 = tildeles for en meget god brugervenlighed lidt under middel 7 = tildeles for en god brugervenlighed 3 = Tildeles en tilstrækkelig brugervenlighed 6 = Tildeles en brugervenlighed der ligger lidt 2 = Tildeles for en dårlig brugervenlighed over middel 1 = Tildeles for en meget dårlig brugervenlighed Pointtildeling på kriteriet kvalitet vil ske ud fra et forvaltningsmæssigt skøn. 4.2 Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. 4.3 Udbyders E-handelssystem Udbyder bruger e-handel på det udbudte område, og anvender pt. KMD Opus E-indkøb som e- handelssystem. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger kan ses i bilag 5 - information om E- handel. Den vindende tilbudsgiver skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til udbyders e- handelssystem på tilbudslistens produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest den 15 januar 2017 Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 13 af 30

4.4 Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. 5. Kravspecifikation Kravspecifikation er vedlagt som bilag 4 - kravspecifikation. Alle de nævnte krav skal opfyldes. Tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav og returnere dette ved tilbudsafgivelse. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Efter kontraktindgåelse må det forventes, at der foretages stikprøver på, om alle krav bliver opfyldt. Se nærmere vejledning om udfyldelse af bilag 4 - kravspecifikation Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 14 af 30

6. Kontrakt Nærværende kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. Kontrakt vedrørende Semiprofessionelle Hvidevarer til Tønder Kommune 6.1 Parterne Nærværende kontrakt vedr. rammeaftale er indgået mellem Ordregiver Odregivers navn Evt. afdeling Adresse Postnr. og By Kontraktansvarlig Direkte tlf. nr. Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet ordregiver Kontrakthaver Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr. Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet Leverandør 6.2 Aftalegrundlag 6.2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af Semiprofessionelle hvidevarer til Tønder Kommune Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 4 kravspecifikation 3. eventuelle spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 4. Bilag 1 Tilbudsliste inklusiv El-, Vand- og Tidsforbrug 5. Bilag 5 information om E-handel 6. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Herunder bilag 1 Tilbudsliste samt opdatering af sortiment Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 15 af 30

Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Leverandøren er orienteret om, at ordregiver har indgået rammeaftaler med andre leverandører. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 6.2.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. Prisændringer i henhold til pkt. 6.7.2 Prisregulering og ændringer af produktsammensætning i henhold til pkt. 6.4.2 Sortimentsændringer betragtes ikke som en kontraktændring. 6.2.3 Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 6.3 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 01.12.2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 30.11.2019, jf. dog pkt. 6.15. Leverandørens misligholdelse, 6.16. Ordregivers misligholdelse og 6.18. Force majeure. Ordregiver har ret til at forlænge løbetiden 1 gang med op til 12 måneder. Forlængelse meddeles leverandøren med et skriftligt varsel på mindst 6 måneder før kontraktens ophør. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel. Hvis ordregivers udbud indbringes for en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 3 måneders varsel til den 1. i en måned. 6.4 Rammeaftalens omfang 6.4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af Semiprofessionelle hvidevarer, nærmere specificeret ved: Vaskemaskiner, Tørretumbler, Tørreskabe og Opvaskemaskiner til ordregiver. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 16 af 30

Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 4 - kravspecifikation) og bilag 1 tilbudsliste. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsdirektivet. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen og er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug. 6.4.2 Sortimentsændringer Alle tilbudte produkter skal være tilgængelige i løbet af hele kontraktperioden. Leverandøren skal igennem hele kontraktperioden løbende tilbyde nye teknologisk opdaterede hvidevarer, som er naturlige afløsere for eksisterende tilbudte produkter i samme serie. Det er ikke hensigten at leverandøren skal tilbyde den mest avancerede teknologi/model, men at leverandøren derimod skal tilbyde det produkt, som vil være den naturlige afløser for et allerede tilbudt produkt, jf. bilag 4. Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Såfremt leverandøren introducerer erstatningsprodukter, eller opdaterede produkter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser, i forhold til vejledende listepris for de oprindelige produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 6.4.3 Vareprøver til afprøvning Ordregiver har ret til at indhente vareprøver eller uddybende dokumentation på ét eller flere produkter. Dette kan eksempelvis være nødvendigt såfremt Ordregiver er i tvivl om, hvorvidt et mindstekrav er opfyldt eller de i bilag 1 Tilbudsliste angivne tal er korrekte. 6.5 Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra Leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 17 af 30

Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6.6 Kvalitet 6.6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver. 6.6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 6.6.3 Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På ordregivers forlangende skal leverandøren fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende. 6.6.4 Garanti Der ydes minimum 10 års reservedelsgaranti på hvidevarer Ordregiver kan på institutions-niveau med 6 måneders varsel, opsige løbende service, mod frafald af en garantiperiode på 10 år fra monteringstidspunkt. 6.6.5 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 18 af 30

Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. 6.7 Priser og prisregulering 6.7.1 Pris Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af bilag 1 tilbudsliste. Priserne er ekskl. Moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 6.7.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra d. 01.12.2017. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistik nettoprisindeks fra 10.2016 til 09.2017. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Hvis prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Bram van Leeuwen mail:bvl1@toender.dk. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Udbud og indkøbsafdeling inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Der henvises i øvrigt til pkt. 6.9. E handel. 6.7.3 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 19 af 30

Manglende overholdelse af ovenstående anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 6.8 Bestilling Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem, mail og telefon 6.9 E handel 6.9.1 E handel Ordregiver anvender e-handelssystemet KMD OPUS E-indkøb på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed. Se i øvrigt bilag 5 - information om E-handel. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-katalog skal være godkendt og tilgængeligt senest 15.01.2017. 6.9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren: Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon kan findes via nedenstående link: https://kundenet.kmd.dk/it-services/edi/sider/beskrivelse-og-vejledning-til-katalogservice.aspx&authresend1908bc2350124b5095ab75012fa405ba. Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 20 af 30

kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL. E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. 6.9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 4.9.2 Godkendelsesprocedure for nye e- kataloger. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr. 6.10 Levering 6.10.1 Leveringsbetingelser Levering skal foretages i overensstemmelse bilag 4 pkt. 1.6 - Levering Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren. 6.10.2 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger: Reference EAN-lokationsnummer Leveringsadresse Leveringsdato samt monteringsdato Antal Varenummer og navn Restordrer 6.10.3 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleveringer har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt, med mindre fejlen først er mulig at opdage efter emballagen brydes. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 21 af 30

Ved returnering af produkter skal leverandøren hurtigst muligt sende en kreditnota på det oprindeligt fakturerede beløb til rekvirenten. 6.11 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-nummer Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Montering på separat varelinje Bortskaffelse af hvidevarer på separat varelinje Årlig service ved første faktura afregnes første års service forud Pris pr. enhed eksklusiv moms Monteringspris pr. enhed Rekvirent hos ordregiver Ordrenummer Årlig servicepris afregnes årligt forud frem til 10 år, eller op til oplyst antal vaske, tørringer som skal være indeholdt i de tilbudte servicepriser bilag 1 Tilbudsliste. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til uden omkostninger at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Elektroniske fakturaer kan dannes i leverandørens eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel www.virk.dk er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e-fakturering kan findes på www.oes.dk Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i ordregivers e-handelssystem: For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal leverandøren efterkomme følgende punkter: Ordregiver er berettiget til uden omkostninger at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i leverandørens tilbud, og som fremgår af kontrakten. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 22 af 30

Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. Der henvises i øvrigt til bilag 5 - Information om E-handel. 6.12 Betalingsbetingelser 6.13 Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 6.11. Fakturering Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 6.14 Statistik Leverandøren skal ved anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på produkter, monteringer, bestiller, og dato. Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel. 6.15 Leverandørens misligholdelse 6.15.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 23 af 30

6.15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 6.15.3 Bod Såfremt leverandøren ikke har leveret et e-katalog i overensstemmelse med bestemmelserne i udbudsmaterialets pkt. 4.3 Udbyders E-handelssystem og kontraktens pkt. 6.9. E handel, vil der blive pålagt dagbøder af 1000 kr. for hver hele hverdag, indtil fremsendt e-katalog kan godkendes. 6.15.4 angler 6.15.4.1 Generelt Leverandøren er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler med mindre andet udtrykkeligt er aftalt. Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering. Ordregiver skal indenfor rimelig tid, efter at have opdaget manglen meddele leverandøren om manglen. Meddelelser givet inden to måneder, efter at ordregiver opdager manglen er altid rettidig. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. 6.15.4.2 Afhjælpning og omlevering Leverandøren har i 120 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet 48 timer efter modtagelse af ordregivers reklamation. Sagsnr.: 88.12.00-G01-2-16 Side 24 af 30