Vejledning: Målgruppe: Rapportadministrator og rapportbruger November 2007
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 1 Indledning...3 1.1 Til rapportadministrator... 3 1.2 Til rapportbruger... 3 2 Opsætning af rapporter (Rapportadministrator)...4 2.1 Oprettelse af ny(e) mappe(r)/folder til rapporterne... 4 2.2 Opsætning af Datakilde (Data Source)... 6 2.3 Opsætning af roller og adgangsrettigheder for en mappe... 8 2.3.1 Beskrivelse af eksisterende roller... 9 2.3.2 Rettigheder til roller... 11 2.3.3 Tilføj ny rolle... 13 2.4 Indlæsning af rapporterne... 14 2.5 Opsætning af roller og adgangsrettigheder på rapporten... 18 2.6 Opsætning af parametre... 19 3 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)...22 3.1 Find rapporterne... 22 3.2 Afvikling og kørsel af en rapport... 23 3.3 Naviger i rapporterne... 25 3.3.1 Skift mellem flere sider og opdatering af rapporten... 25 3.3.2 Drill-down funktionalitet... 26 3.3.3 Gruppetræ (Dokument map)... 29 3.4 Udskriv en rapport... 30 3.5 Eksportér en rapport til Excel... 31 3.6 Modtag rapporter som abonnement (schedulering)... 33 Indholdsfortegnelse Side 2 af 35
1 Indledning Formålet med denne vejledning er at gennemgå, hvordan rapporterne indlæses (uploades) i Reporting Services og gøres klar til brug. Vejledningen bruger SLS-rapporter som eksempler. Vejledningen forudsætter, at ØS LDV og Reporting Services er sat op hos kunden. Reporting Services brugergrænseflade er ikke oversat til dansk. Derfor er engelske betegnelser brugt i denne vejledning for at undgå forvirring. I forbindelse af opsætningen af rapporter og adgang i Reporting Services vil der være defineret to forskellige brugere. Disse brugere er en rapportadministrator og rapportbrugere. På økonomistyrelsens hjemmeside kan du hente samtlige rapporter på linket http://www.oes.dk/sw40004.asp Se yderligere forklaring under afsnit 2.1 og 3.1 i denne vejledning. 1.1 Til rapportadministrator Den første del af vejledningen, som specielt henvender sig til rapportadministrator indebærer en administratoradgang. Rapportadministrator er den medarbejder, der administrerer Reporting Servicesløsningen lokalt. Rapportadministratorens ansvar er at tildele bl.a. rapportbrugeren roller og give dem adgang til rapporter samt uploade Reporting Services rapporterne på serveren og definere folderstruktur etc. Vejledningen er henvendt til rapportadministratoren alternativt jeres systemadministrator, idet det er erfaringen at nogle institutioner vælger, at give deres systemadministrator rollen som rapportadministrator. Det skal dog bemærkes, at idet der i rollen som rapportadministrator indgår opgaver som er af mere administrativ karakter (som typisk varetages af en superbruger), er det anbefalingen at denne rolle tildeles en person, der er i tæt tilknytning til den løbende driftsopgave i løn- eller regnskabsafdelingen. 1.2 Til rapportbruger Anden del af vejledningen gennemgår, hvordan rapportbrugeren anvender rapporterne i forhold til funktionaliteten i Reporting Services (men ikke i forhold til dataindhold i rapporten). Det er de vigtigste funktioner, der gennemgås i denne vejledning. For yderligere oplysninger henvises der til Reporting Services Help -funktion, som findes i Reporting Services billede i øverste højre hjørne. Du kan også læse mere om Reporting Services i hjælpefunktionen i Reporting Services eller kontakte Økonomistyrelsens Rådgivning og Support på www.oes.dk. Indledning Side 3 af 35
2 Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) I dette afsnit vil følgende punkter blive gennemgået, således at du kan indlæse og opsætte rapporterne: 1. Oprettelse af ny(e) mappe(r) til rapporterne 2. Opsætning af Datakilde/ (Data Source) 3. Opsætning af roller og adgangsrettigheder for en mappe 4. Indlæsning af rapporterne 5. Opsætning af roller og adgangsrettigheder på rapporten 6. Opsætning af parametre Punkterne gennemgås i de følgende underafsnit. 2.1 Oprettelse af ny(e) mappe(r)/folder til rapporterne Du skal tage stilling til, hvor du vil lægge rapporterne. Det anbefales, at du opretter separate mapper til SLS-rapporter og økonomirapporter, da det giver brugervenlighed og mulighed for at regulere brugeradgang til rapporterne på mappeniveau. Hent rapporterne på Økonomistyrelsens hjemmeside Samtlige rapporter du kan downloade til at ligge lokalt, henter du fra Økonomistyrelsens hjemmeside på linket: http://www.oes.dk/sw40004.asp. Du kan her se samtlige rapporter. For at få et bedre overblik, over hvilke rapporter der er mulighed for at benytte lokalt, er disse delt op i klumper (rapportmapper) af rapporter, som fx Personale, Lønstyring, Fravær og Nøgletal. Du kan benytte denne opdeling eller opdele rapporterne i andre rapportmapper. Opret mappen ved at klikke på New Folder : Navngiv mappen i feltet Name og skriv evt. en kommentar til mappen i feltet Description. Klik på knappen Ok. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 4 af 35
Du kan nu se mappen: Du kan fortsætte med at oprette nye mapper til andre rapporter, hvis du ønsker det. Du kan også underopdele rapporterne i undermapper for at få et bedre overblik over rapporterne. SLS rapporterne er her opdelt i fire undermapper: Personale, Lønstyring, Fravær og Nøgletal : Undermapperne arver de brugerrettigheder, der er sat op på hovedmappen; derfor anbefaler vi, at der oprettes undermapper, efter at brugerettigheder er sat op på hovedmappen. Du kan efterfølgende definere rettighederne i undermapperne. Vigtigt: Hvis du opretter undermapper, er det meget vigtigt, at du ikke kun opsætter rettighederne på den mappe, brugeren skal have adgang til. Der skal tillige være adgang hele vejen ned, fra højeste niveau og ned til laveste niveau (altså til den mappe som brugeren skal køre rapporter fra). Grunden er, at du ikke fra en overliggende mappe kan få adgang ned til den undermappe (hvor rapporterne ligger), hvis du ikke tillige har adgang til den/de overliggende mappe(r). Opsætning af roller og adgangsrettigheder for en mappe beskrives i afsnit 2.3. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 5 af 35
2.2 Opsætning af Datakilde/Data Source Der tages her udgangspunkt i mappen Personale. Mappestrukturen fra Home til mappen, hvor personale rapporterne skal ligge, er her: Demo, SLS og Personale. Start med at klikke på mappen Demo, derefter SLS og til sidst på mappen Personale (eller navnet på den mappe, du lige har oprettet til rapporter). Klik på knappen New Data Source : Du kommer til følgende billede: Følgende oplysninger skal angives: Name: Skal være LDV af hensyn til SLS rapporterne, som er hentet på Økonomistyrelsens hjemmeside. Description: Mulighed for at angive en tekst (fx SLS-rapport). Hide in list view Sæt flueben, hvis du ønsker at ikonet for Data Source skjules i mappen. Enable this datasource Skal vælges med et flueben Connection Type Vælg Microsoft SQL Server Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 6 af 35
Connection String: Connect using: Angiv data Source = (navnet på serveren, i dette eksempel:) 10.0.14.219; initial Catalog = (navnet på databasen, i dette eksempel:) Kursus Der er 4 muligheder for adgang til databasen: 1. Ved brug af The credentials supplied by the user running the report oprettes tilgang til SQL-server. Denne funktion indebærer, at brugernavn og adgangskode oplyses hver gang. 2. Ved brug af Credentials stored security in the report server oprettes forbindelse til SQL-serveren på en bestemt bruger. 3. Ved brug af Windows NT Integrated Security skal alle brugere, der benytter rapporterne, også have adgang til databasen. Valget af denne funktion skærper sikkerhedskontrolen helt ned på databaseniveau. 4. Ved brug af Credentials are not required, er der ingen sikkerhed. Hvis I ønsker at bruge Subscription/Schedulering (opsætning til modtagning af rapport via E-mail, på et fast valgt tidspunkt. Se i denne vejledning under afsnit 3.5), er det vigtigt at I bruger en SQL-user. Flere informationer vedrørende dataadgang og opsætning af roller forefindes i Kom i gang med rapporteringen- forberedelser for implementeringsansvarlige og Installationsvejledning af ØS LDV, del 2- kørsel af installaionswizard. Brugerrettigheder skal naturligvis afstemmes med jeres lokale sikkerhedsinstruks. Klik på knappen Ok. Datakilden ( Data Source ) er nu oprettet. Vær opmærksom på, at du skal opsætte Datakilde / Data Source i samtlige mapper, hvor der skal ligge rapporter. Det vil sige, at hvis du vil opdele dine rapporter i fire mapper med hver sin type af rapporter til fx Personale, Lønstyring, Fravær og Nøgletal, skal du opsætte Datakilde / Data Source i hver af de fire mapper. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 7 af 35
2.3 Opsætning af roller og adgangsrettigheder for en mappe I dette afsnit kan du læse om roller og adgangsrettigheder af hvordan du opretter rollerne. Start med at klikke på Show Details for at få vist roller og adgangsrettigheder for mappen SLS: Klik på Edit -ikon ( ) ud for mappen: Klik herefter på Security i menuen i den venstre side. Du ser en liste af alle brugergrupper/brugere, der har adgang til de rapporter, der findes i mappen SLS. I kolonnen Role(s) kan du se den rolle, den enkelte brugergruppe/bruger har (hver rolle har en eller flere rettigheder): Klik nu på New Role Assignment i menuen. Herefter kommer billedet New Role Assignment frem, hvor du kan definere en ny rolle. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 8 af 35
2.3.1 Beskrivelse af eksisterende roller De roller du kan vælge mellem i Reporting Service, ses her: I dette billede kan du tildele en gruppe/bruger, en af de eksisterende roller, der er vist i listen her i billedet, eller oprette en ny (som også kan tildeles lige efter oprettelsen af en ny gruppe/bruger). Økonomistyrelse refererer i de forskellige vejledninger til ØS LDV med to standardroller til Reporting Service: Rapportadministrator Rapportbruger Rollen rapportadministrator, består i Reporting service af samtlige de roller der er opgivet. Rent praktisk tildeles alle rollerne ved at sætte et flueben ved Browser, Content Manager, My reports og Publisher i vinduet New Role Assignment. Rollen som rapportbruger, består i Reporting Service af rollen som Browser. Giv derfor dine rapportbruger denne rolle ved at sætte et flueben i Browser i samme vindue. I det følgende er der en uddybende forklaring på, hvordan man i Reporting Service, adskiller de roller som er angivet her. Det er selvfølge op til jer hvordan i ønsker at tildele og sammesætte rollerne i jeres institution. Beskrivelse og betydning af roller i RS: Role Rolle Beskrivelse / betydning Browser Søger Må se mapper og rapporter. Må abonnere på rapporter. Content Manager Indholdsadministrator Må håndtere indhold på rapportserveren. Dette inkluderer foldere, rapporter og ressourcer. My Reports Mine rapporter Må publicere rapporter /underrapporter. Publisher Person der må publicere Må publicere rapporter / underrapporter til rapportserveren. Tildeling af en eksisterende rolle til en eksisterende gruppe/bruger: Skriv gruppe-/brugernavn i feltet Group og user name. Derefter kan du markere en relevant rolle med et flueben og klikke på knappen Ok. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 9 af 35
Bemærk, at det SKAL være en/et eksisterende gruppe/brugernavn. Fx navnet på en bruger-gruppe, som jeres IT-afdeling har oprettet til dette formål. Se eventuelt Help i øverste højre hjørne for en uddybning. Oprettelsen af en ny rolle: Klik på knappen New Role : Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 10 af 35
2.3.2 Rettigheder til roller Skriv et sigende navn i feltet Name (her Min Rolle fx en medarbejdertype, hvor de eksisterende kombinationer af rettigheder ikke kan bruges) og vælg med et flueben de rettigheder, som rollen skal have (her valgt View folders, View reports, Manage all subscriptions ): Klik derefter Ok. Rollen er nu oprettet. Du kan se den i listen i billedet New Role Assignment : Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 11 af 35
Beskrivelse og betydning af rettigheder: Task Rettighed Beskrivelse af rettigheder Manage data sources Administrere datakilder Oprette og slette delte datakilder. Må redigere datakilde-egenskaber. Create linked reports Oprette underrapporter Oprette underrapporter og publicere disse til en mappe på rapportserveren. Manage resources Administrere ressourcer Oprette, redigere og slette ressourcer samt læse og redigeringsrettigheder på mappe-egenskaber. Manage folders Administrere mapper Oprette, læse og slette mapper samt læse og redigere mappe-egenskaber. Manage report history Administrere rapporthistorik Oprette, læse og slette rapport historik øjebliksbilleder samt redigere rapporthistorik-egenskaber. Manage reports Administrere rapporter Oprette, læse og slette rapporter samt redigere rapportegenskaber. Manage individual subscriptions Administrere individuel abonnement Oprette, læse, redigere og slette abonnementer som tilhører brugeren. Set security for individual items Håndtere sikkerhed for individuelle elementer Læse og redigere sikkerhedsindstillinger for rapporter, mapper, ressourcer og delte datakilder. View folders Se mapper Læse mappeelementer i mappehierarkiet samt læse mappeegenskaber. View reports Se rapporter Læse rapporter og underrapporter i mappehierarkiet samt læse rapporthistorik-øjebliksbilleder og rapportegenskaber. View resources Se ressourcer Læse ressourcer i mappehierarkiet samt læse ressourceegenskaber. View data sources Se datakilder Læse delte datakilde-elementer i mappehierarkiet samt læse datakilde-egenskaber. Manage all subscriptions Administrere alle abonneringer Læse, redigere og slette alle abonneringer, uanset hvilken bruger der ejer abonneringen. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 12 af 35
2.3.3 Tilføj ny rolle Du kan nu tilføje den nye rolle (Min Rolle) til den gruppe eller person som du har valgt (her attain\tip). Det gøres ved at sætte et flueben i boksen til venstre for rollen/rollerne og klikke på Ok. Du er nu tilbage på Properties fanebladet under menuen Security. Du kan altid sætte sikkerheden tilbage til det samme som hovedmappen igen, ved at klikke på Revert to Parent Security : Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 13 af 35
2.4 Indlæsning af rapporterne Når du har oprettet tomme mapper til dine rapporter og sat datakilden (Data Source) på og sikkerhed (rettigheder) op for mappen, er næste skridt at indlæse (uploade) rapporter. Det er muligt at opsætte rettigheder, efter du har indlæst (oploadet) rapporterne. På økonomistyrelsens hjemmeside kan du hente samtlige rapporter på linket http://www.oes.dk/sw40004.asp. På hjemmesiden er rapporterne opdelt i flere undermapper jf. afsnit 2.1 i denne vejledning. Gem dem først lokalt og pak mappen ud (unzip). Du vil nu kunne se en stribe af rapporter (her personale rapporter), der alle ender med.rdl, som er den filtype, Reporting Services anvender. Sådan gør du: 1. Sørg for at stå i den mappe (på Report Manageren), hvor rapporten skal ligge (her Personale ). 2. Indlæs (upload) en af rapporterne ved at klikke på Upload File : Billedet Upload File kommer frem. 3. Vælg en af de rapporter, du gemte på dit lokale drev tidligere. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 14 af 35
4. Udpeg rapporterne én ad gangen. Det gør du ved hjælp af knappen Gennemse (Find filen/rapporten frem på drevstrukturen i et pop-up vindue, der kommer frem, efter du har trykket på Gennemse, og tryk på Åben ). Den ønskede rapport er nu placeret i skærmbilledet Upload File som vist i skærmbilledet ovenfor. Feltet Name indeholder rapportnavnet, og feltet File to upload viser stien. Klik Ok. Hvis du allerede har en rapport med samme navn, kan du: Overskrive rapporten ved at sætte et flueben ved Overwrite item if it exists. Alternativt omdøbe rapporten til et andet navn. Dette kan være praktisk, hvis du ønsker at bruge den samme rapport med forskellige parametre, så den ligger fx for sig selv samt for hvert Løngruppenummer. 5. Hermed har du indlæst (oploadet) den første rapport i Reporting Services, i undermappen Personale under mappen SLS : Prøv at køre rapporten ved at klikke på den. Rapporten vises, og du kan vælge parametre (se mere om parametre og kørsel ad rapporter i denne vejledning under afsnittet til rapportbruger). Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 15 af 35
Eksempel på at rapporten fejler og derfor ikke bliver læst ind i mappen: Denne fejlmeddelelse skyldes, at den Data Source, som rapporten peger på, ikke stemmer overens med den du har liggende i mappen. Sådan undersøger du fejlen: Tjek Data Source i rapporten. 1. Klik på Show Details i den mappe hvor rapporten findes (her i mappen Personale ). 2. Klik derefter på Edit -ikonet ud for den pågældende rapport. Rapporten, der fejler, er her Personalefortegnelse : 3.Klik på Edit -ikonet og derefter på Data Sources Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 16 af 35
4. Klik på knappen Browse. 5. Ændr Data Source i rapporten, ved at pege på den Data Source, du vil bruge. Her er valgt LDV, men du skal vælge den Data Source, der er aktuel for jer. Hvis du har fulgt denne vejledning fra starten, vil din datakilde dog også hedde LDV. 6. Klik derefter på Ok og i det næste skærmbillede på Apply. Gentag den samme procedure for alle rapporter, du får samme fejlmeddelelsen for. Du kan derefter gå tilbage til SLS mappen ved at klikke på navnet Personale. Prøv derefter at køre rapporten igen. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 17 af 35
2.5 Opsætning af roller og adgangsrettigheder på rapporten Du kan sætte yderligere rettigheder på den enkelte rapport, end de rettigheder der er i den mappe rapporten er i. Sådan gør du: 1. Du skal igen klikke på knappen Show Details, medmindre den allerede er valgt. Vælg igen ikonen Edit ud for rapporten og tryk på Security i menuen: 2. Klik på knappen Edit Item Security : 3. Svar Ok til at overskrive de fra mappen nedarvede rettigheder. I denne rapport kan du nu ændre i de rettigheder, de eksisterende roller har, eller tilføje nye roller. I denne vejledning vil der ikke blive gået dybere ind i denne opsætning, men brug hjælpefunktionen i Reporting Services' til at se mere om hierarki i sikkerhedsopsætningen, og hvordan rettigheder på mapper og rapporter virker i forhold til hinanden. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 18 af 35
2.6 Opsætning af parametre Alle rapporter har parametre. Det kan være: Filtre (fx, medtag ikke personer der er holdt op), sortering af data (fx, efter lønnummer eller navn) eller grupperinger (fx, først i Delregnskab og derefter i personalekategori). Brugerne skal vælge parametre, når de kører rapporter. Du kan dog editere parametrene i rapporten på forhånd, og på den måde begrænse jeres brugeres muligheder for at vælge og hjælpe dem til at anvende rapporten korrekt. Sådan opsætter du parametrene: Klik på Show Details, derefter klik på ikon Edit ud for den pågældende rapport og vælg i menuen punktet Parameters : Her kan du opsætte defaultværdien (standardværdien). Denne facilitet kan du fx benytte, der hvor du altid vælger samme værdi/navn. Læs vandret i ovenstående rapport. Det vil sige, at der i denne rapport er otte parametre: Kolonnen Parameter Name : Her kan du se de parametre, der er opsat i rapporten. Det er feltnavne som de ser ud i databasen eller felter opsat specielt i den enkelte rapport. Kolonnen Promt String : Her kan du se de tilsvarende feltnavne. De navne, du ser, når du skal køre rapporten (i fanebladet Preview ). Kolonnen Default Value : Her skriver du valg af værdien/navnet (svarende til det de hedder i databasen/specielt opsat rapport felt). Kolonnen Promt User : Når du fjerner fluebenet, vises dette parameter ikke mere i rapporten. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 19 af 35
Eksempel på default opsatte parametre Opsætning af parametrene se eksemplet: Rapporten kører altid med gruppering på Delregnskab (som Gruppering2), sådan at de, der kører rapporten, ikke behøver at vælge dette hver gang: 1. I Parameter Name ud for Gruppering3, skriv i kolonnen Default Value : DelregnskabKode (se nedenstående forklaring under Bemærkninger) 2. I kolonnen Promt User, fjern fluebenet De øvrige parametre har du mulighed for at omdøbe, hvis du ønsker en, for jer, mere sigende tekst (kolonnen Promt String ). Eksempel: I. Filter dimensioner ændret til Vælg Sted II. Filter dimensionersværdi ændret til Vælg Sted værdi Bemærkninger (til kolonnen Default Value ): Hvis default-filteret ikke virker, kan det være, fordi rapporten er designet på en sådan måde, at det navn, brugeren ser, ikke matcher navnet i databasen Det er vigtigt, at den værdi eller det navn, du indsætter, står på samme måde (fx med små/store bogstaver) som i databasen. For at vide, hvordan værdien står i databasen, skal du først køre rapporten med de relevante værdier som parameter, notere de relevante navne, og derefter ændre her i parameteropsætningen. Vær derfor opmærksom på, at der kan være forskel på det navn, man ser i rapportens drill-down-menu, og det navn der er gemt i databasen. Eller at det navn, man ser i drill-down-menuen, kan være på baggrund af enten et navn eller en tilsvarende værdi, fordi der i drill-down-menuen er valgt et så sigende navn som muligt. Typisk vil det navn, du skal skrive (fra databasen), svare til navnet i drill-down-menuen, efterfulgt af enten Navn eller Kode. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 20 af 35
Eksempel: Hvis du ønsker Delregnskab default-opsat (fra drill-down-menuen), så skal du typisk skrive DelregnskabKode (eller eventuelt DelregnskabNavn ). Specielt omkring parametervalg Løngruppe, hvis I har adgang til mere end én Løngruppe: I de fleste rapporter skal du vælge enten Alle Løngrupper (default Value lig med 0 betyder Alle) eller et bestemt Løngruppenummer. Ønsker du en rapport opsat med en Løngruppe som Default Value, skal du være opmærksom på, at det ikke er Løngruppenummeret du skal skrive. Du skal i stedet skrive den værdi, der står i feltet KildedatasaetID. Du finder feltet i tabellen System_Kildedatasaets i databasen. Hvis I fx har fire Løngruppenumre, er disse opsat med værdierne 1, 2,3 og 4 i feltet KildedatasaetID. Derfor må du ind i databasen og finde ud af, hvilken af disse værdier den enkelte Løngruppe har. Tryk på Apply og rapporten vil være ændret. Opsætning af rapporter (Rapportadministrator) Side 21 af 35
3 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger) Dette afsnit henvender sig særligt til rapportbrugeren, der introduceres til, hvordan de indlæste rapporter anvendes. Dette gøres ved at gennemgå følgende procedurer: 1. Find rapporterne 2. Afvikling og kørsel af en rapport 3. Naviger i rapporterne 4. Udskriv en rapport 5. Eksportér en rapport til Excel 6. Modtag rapporter som abonnement (schedulering) 3.1 Find rapporterne På Økonomistyrelsens hjemmeside kan du se rapport-mulighederne Samtlige de rapporter, der kan downloades (af jeres Rapportadministrator eller IT-afdeling) til at ligge lokalt, kan du se på Økonomistyrelsens hjemmeside på linket: http://www.oes.dk/sw40004.asp. For at få et bedre overblik over hvilke rapporter der er mulighed for at benytte lokalt, er disse delt op i mapper af rapporter, som fx Personale, Lønstyring, Fravær og Nøgletal. Jeres Rapportadministrator / IT-afdeling kan benytte denne opdeling eller opdele rapporterne på anden vis. Du kan her se samtlige de rapporter der er, en beskrivelse af disse samt et eksempel på, hvordan den enkelte rapport ser ud. Åbning og kørsel af rapporterne Du finder rapporterne ved at skrive adressen på Report Manageren i din Internet-browser (der hvor du skriver adressen på hjemmesider). Adressen på Report Manageren får du af den medarbejder, som er ansvarlig for Reporting Services i din institution (Rapportadministratoren) eller din IT-afdeling. Afhængig af jeres opsætning kommer du enten direkte ind til Reporting Services, eller du skal først oplyses et brugernavn og password 1. Du kan nu se de rapportmapper, jeres institution har. Klik på mappen. Mappen åbnes og viser de rapporter, der ligger i den (medmindre mappen er underopdelt til flere mapper, klik så på en relevant mappe igen). Klik på den rapport, du vil åbne. Rapporten åbnes. 1 Hvis der kræves et brugernavn og et password, kontakt jeres Rapportadministrator eller IT afdeling. Side 22 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.2 Afvikling og kørsel af en rapport Rapportens første billede indeholder ikke data endnu. Billedet består af et rapportnavn (her Lønsumskonti beløb Regnskabsperioder, valgte ) og flere felter, hvor du skal vælge parametre. Det kan være: Filtre der afgrænser data i rapporten (her fx Fra periode og Til periode) Sortering af data (er ikke brugt her, men kunne fx være valg mellem Lønnummer eller Navn) Grupperinger (her fx valgt opdeling af personer først i Løngruppe og herunder i Personalekategori). Bemærk: Du kan springe grupperinger over. Eksempel. Hvis du (med udgangspunkt i følgende rapport) fx ønsker, at Personalekategori skal vises i rapporten med grå baggrund og uden sideskift for hver værdi (af hensyn til overblikket), så springer du blot Gruppering 2 over (=Ingen) og vælger i stedet at benytte Gruppering 3 (til Personalekategori). I nogle af rapporterne kan du sætte et filter på for Adm.Tjenestested eller for Segment 1 6 (dimensioner). Du kan vælge, at rapporten skal køre på kun én værdi eller på samtlige værdier (for den dimension du har valgt). Herunder er valgt samtlige værdier for Adm.Tjenestested, altså ingen filter her. For at køre rapporten, skal du vælge parametre og trykke på knappen View Report. Alle parameterfelter består af en Scroll-liste, hvor du får mulighed for at udvælge de relevante værdier. Du trykker på den lille trekant til højre i feltet, for at aktivere listen: Tryk på knappen View Report, når du har valgt de parametre du ønsker: Side 23 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
Rapporten er kørt, og du kan se rapportdata: I dette eksempel er der, i stedet for Løngeneration, parameter på Periode svarende til den periode, der ønskes data for. Du kan køre rapporten for en periode (som i ovenstående eksempel) eller du kan vælge flere perioder, fx et kvartal, et halvt år eller et år. Data er hermed periodiseret. I de fleste rapporter angiver du parameter for Løngeneration og Lønkørsel (fx Personalefortegnelsen). Der vælger du, om rapporten skal vises med de aktuelle oplysninger eller med historiske oplysninger. Løngeneration vil default være opsat med den aktuelle værdi (seneste Løngeneration). Du har nu kørt og fået vist en rapport. I de følgende afsnit får du en gennemgang af Navigering i rapporterne Opdatering af rapporten Drill-down funktionalitet Gruppetræ Udskrivning af rapporten Eksport af rapporten (fx til Excel) Side 24 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.3 Naviger i rapporterne Oven over rapportdata finder du værktøjslinjen, der giver adgang til forskellig funktionalitet, eksempelvis: Skift mellem flere sider Opdatering af rapporten Drill-down funktionalitet Gruppetræ 3.3.1 Skift mellem flere sider og opdatering af rapporten Hvis en rapport består af flere sider, kan du bladre mellem siderne ved at bruge pilene, som findes til venstre i værktøjslinjen. Sidenummer vises i et lille felt mellem pilene: Hvis du ønsker at opdatere en rapport, klik på knappen View Report, som findes i øverste højre hjørne. Du kan også køre rapporten igen med nogle andre afgrænsninger for parametre. Du skal så ændre parameterværdier i relevante felter og klikke på View Report. Side 25 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.3.2 Drill-down funktionalitet Drill-down funktionaliteten giver mulighed for at folde et totalbeløb ud og se de bagvedliggende tal, som et totalbeløb består af. Her vises en rapport med drill-down funktionalitet. Drill-down funktionalitet kræver dog at rapportens opbygning tillader dette, hvilket betyder, at en rapport som udgangspunkt viser totaler. Mulighed for drill-down vises med et plus. Du skal klikke på plusset for at åbne drill-down. Side 26 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
Drill-down åbnes. Du kan nu se, at Aage s løn består af tre komponenter med plusser ved siden af, hvilket betyder, at der findes endnu et drill-down niveau. Klik på plusset igen for at åbne næste detaljeringsniveau. Side 27 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
Du kan også se, at de to steder, hvor du har klikket på et plus for at komme ned på det næste drilldown niveau, nu vises et minus. Man kan således højne detaljeringsniveauet ved at klikke på plus, og modsat skabe bedre overblik ved at klikke på minus. Side 28 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.3.3 Gruppetræ (Dokument map) Herunder kan du se rapporten med gruppetræ. Gruppetræet giver dig et overblik over de grupperinger, der er i rapporten. Du kan få vist eller skjult Gruppetræet ved at klikke på værktøjslinien, yderst til venstre: Ved hjælp af gruppetræet og ved klik på plusserne kan du bevæge dig hurtigt ned på rapportens forskellige neveauer. Du kan på denne måde hurtigt finde fx en bestemt person. Kom ned i rapporten hurtigt ved at klikke i gruppetræet på det niveau, du ønsker, fx på en bestemt person. Bemærk i øvrigt at denne rapport er sorteret i Løngruppe (gruppering 1), derefter i Delregnskab (gruppering 2, som fast sortering og derfor ikke vil blive vist som et parametervalg) samt med mulighed for at sortere ned i et niveau mere (gruppering 3), som ikke er benyttet her. Side 29 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.4 Udskriv en rapport For at udskrive en rapport skal du anvende printer-ikonet, som findes i den højre side af værktøjslinjen: Når du klikker på ikonet, kommer der (ligesom i Word, eksempelvis) et standard Windowsudskriftsvindue op. Her skal du gøre, som du plejer i andre programmer. Side 30 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.5 Eksportér en rapport til Excel I Scroll-listen i feltet Export (findes midt i værktøjslinien) står Select a format. Her vælges Excel som det format, rapporten ønskes konverteret til. Klik herefter på Export : Herefter får du mulighed for at åbne data direkte i Excel eller gemme det på computeren: Side 31 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
Bemærk, Excel giver mulighed for at foretage drill-down. Når du får rapporten over i Excel får du samtidig drill-down faciliteterne med. Du kan foretage drill-down (åbne rapporten) ude i venstre side af Excel arket. Du kan enten: 1. Åbne en hel gruppering ad gangen for samtlige (her medarbejdere) (klik på de små tal øverst til venstre) eller 2. Åbne for kun en enkelt medarbejder ad gangen (klik på plusserne til venstre for personen). Side 32 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3.6 Modtag rapporter som abonnement (schedulering) Reporting Services har en abonnementsfunktionalitet. Du kan få de rapporter, du har brug for via e- mail, så tit som du har behov for. Således behøver du ikke åbne Reporting Services og køre rapporter fra gang til gang. Du kan modtage rapporter i forskellige formater, eksempelvis Excel eller PDF. For at benytte denne funktionalitet, skal du selv opsætte dit eget abonnement. Du kan også opsætte et abonnement for dine arbejdskolleger og for din chef. Funktionaliteten foretages på rapportniveau. Sådan opsætter du abonnementer: Gå ind på den rapport, du ønsker at opsætte et abonnement for. Klik på knappen New subscription, der findes i rapportbilledet lige over parameterfelter. Et skærmbillede, hvor du opsætter dit abonnement, kommer frem. Skærmbilledet ser således ud: Følgende 3 billeder er en opdeling af ét billede. Billedet består af følgende dele: Report Delivered Options (hvem skal have rapporten og i hvilket format) Select Schedule under Subscription Processing Options (hvornår og hvor tit skal rapporten køre) Report Parameter Values (hvilke parameterværdier skal medtages i rapporten) Report Delivered Options (hvem skal have rapporten og i hvilket format). Den øverste del af billedet. Du skal opsætte følgende ting: 1. Delivered by: Til højre udfor Delivered by, vælg Report Server E-Mail. 2. To: Skriv login-navnet på den person, der skal modtage rapporter, i feltet To: (default er udfyldt med dit login-navn, du kan ændre det til et andet) Side 33 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
3. Subject: a. Render Format: Vælg i feltet Render Format det format, du ønsker at modtage din rapport i, fx Excel, XML eller PDF b. Include report / Include link : Vælg med et flueben Include report eller/og Include link (default er begge to valgt). Hvis du vælger Include report, får du tilsendt rapporten. Når du derimod vælger Include link, får du linket, som peger på den rapport, du har bestilt. 4 Klik på Select Schedule Select Schedule under Subscription Processing Options (hvornår og hvor tit skal rapporten køre). Skærmbilledet ser således ud, hvis du vælger dag: Du skal opsætte følgende ting: 1. Hvor tit skal rapporten modtages (vælg imellem: Hver time, hver dag, hver uge, hver måned, med flere dages interval, på en bestemt ugedag eller kun én gang). 2. Hvad tid på dagen skal rapporten sendes 3. Dato for abonnementsstart og abonnementsslutning. Klik på Ok, når du er færdig med at opsætte, hvor tit du skal modtage rapporter. Side 34 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)
Report Parameter Values (hvilke parameterværdier skal medtages i rapporten): Du skal opsætte følgende ting: 1. Den sidste opsætning er at vælge de parameterværdier, som rapporten skal køre med. Det gøres ved at udvælge fra Scroll-listerne (klik på den lille trekant til højre for parameterfeltet for at aktivere Scroll-listen). Klik på Ok, når du er færdig. Side 35 af 35 Anvendelse af indlæste rapporter (Rapportbruger)