Vejledning til risikoværktøjet MITIGATOR www.blackswaninstitute.dk Version 1.0 9/8-2016
INDHOLDSFORTEGNELSE STAMDATA 3 OPRET RISIKO 5 REDIGER RISIKO 7 SØG EFTER RISIKO 7 EKSPORTÉR RISIKO 8 LUK RISIKO 8 OVERFØR RISIKO SOM ISSUE 9 ISSUEREGISTER 10 ÆNDRE ISSUE TILBAGE TIL RISIKO 10 SLET RISIKO 11 FIGURER 12 SYSTEMKRAV 13 BEGREBSLISTE 15 Har du brug for support, er du altid velkommen til at kontakte os i Black Swan Institute på mail: info@blackswaninstitute.dk. Yderligere kontaktoplysninger findes på vores hjemmeside www.blackswaninstitute.dk Side 2 af 18
Vejledning til Mitigator Mitigator er dit værktøj til at skabe et bedre overblik over risici i projekter og programmer og et trin på vejen til at indføre aktiv risikoledelse i organisationen. Værktøjet henvender sig til alle, der arbejder aktivt med risikostyring og som vil inddrage deres styregruppe i risikoledelse. De metodiske principper bag Mitigator bygger på rammeværket M_o_R og er compliant med statens model til risikostyring. Når du åbner Mitigator, ser forsiden således ud: På forsiden kan du indtaste stamoplysninger om dit projektet eller program ved at klikke i felterne. Fra forsiden kan du også navigere imellem de forskellige funktioner i Mitigator. Stamdata Før du begynder at indtaste risici, skal du opsætte projektet eller programmets stamdata. Stamdata er projektets basisoplysninger. Det betyder, du selv kan definere listerne for mål, interessenter, snitflader, leverandører, ledelsesfaser og risikoaktører, hvis de er aktuelle i dit projekt. Oplysningerne skal indtastes, før du anvender risikoregisteret, så de risici du senere indtaster kan kobles til stamdata. Det gør du således: 1. Klik på ikonet stamdata i topbjælken, så følgende boks kommer frem Side 3 af 18
2. Ved at trykke på rullemenuen liste, kan du se alle de lister, du kan redigere og tilpasse til dit projekt/program. 3. Tryk på den liste, du vil oprette 4. Opret emner til hver liste ved at skrive i boksen tilføj emne, og tryk derefter på gem. 5. Sørg for til sidst at slette de forslag, der allerede ligger under hver liste ved at markere hver enkel, så den bliver blå, og tryk på slet. 6. Hvis du fx har tastet et mål forkert eller vil ændre det, skal du oprette det enkelte mål på ny i listen og derefter slette det gamle. Husk at mærke risici op på det ændrede mål i risikoregisteret. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at udfylde alle de mulige emner, men kun de I aktuelt arbejder med i projektet. Med mål menes de forretningsmål, som projektet søger at opnå. Side 4 af 18
Opret risiko Når stamdata er udfyldt, er du klar til at oprette risici. Fremgangsmåden er: 1. Tryk på risikoregister i topbjælken, så dette kommer billede frem: Der vil fra start ligge et eksempel i risikoregisteret. Læs mere om, hvordan du sletter eksemplet og andre risici under punktet Slet risiko på side 10. Der skal dog altid være minimum en risiko i registeret, så slet først eksemplet, når du har oprettet din første risiko. 2. Fra overstående billede kan du oprette, redigere, søge efter og eksportere risici til Power- Point. 3. Når du trykker på opret risiko, dukker nedenstående risikokort op, hvor du kan udfylde data om den pågældende risiko. Jo flere felter du udfylder, jo flere parametre kan Mitigator måle på og give grafiske illustrationer af. Dog kan du nøjes med at indtaste de data, som du synes er relevante at måle på, da ingen felter er obligatoriske. I begrebslisten nederst i vejledningen er hvert felt i risikokortet forklaret. Side 5 af 18
4. I toppen af boksen kan du trykke på Risikokort, bagside for at få adgang til at indtaste mere data. Side 6 af 18
5. Hvis du vil oprette flere risici med det samme, kan du trykke på knappen gem og opret ny risiko. Hvis du er færdig med at indtaste, kan du blot trykke gem, og du vil komme tilbage til risikoregisteret. Rediger risiko Hvis du vil redigere en risiko, du allerede har oprettet, skal du klikke ind i risikoregisteret. 1. Her markerer du den risiko, du vil redigere, så den bliver blå. 2. Klik på Ret risiko, så du får adgang til risikokortet. 3. Redigér og husk at gemme. Søg efter risiko Mitigator giver dig muligheden for at søge på nøgleord imellem dine risici. Når du søger på et ord, vil alle de risici der indeholder søgeordet komme frem. For at få adgang til søgefunktionen skal du: 1. Gå ind i risikoregisteret 2. Skrive det, du vil søge på i søgefeltet Side 7 af 18
Eksportér risiko Du har mulighed for at eksportere dine risikokort til PowerPoint, hvis du foretrækker at vise dem frem der. Eksportér risikokort ved at klikke på knappen eksportér lige til venstre for søgefeltet i risikoregisteret jf. billede ovenover. Husk, at hvis du ændrer i dine risici i PowerPoint, vil det ikke fremgå i Mitigator. Luk risiko Hvis en risiko viser sig ikke at være relevant, kan du lukke den. Det gør du ved at: 1. Gå ind i risikoregisteret 2. Markér den pågældende risiko 3. Tryk på Ret risiko 4. I risikokortet kan du nu ændre status til lukket og gemme. Den lukkede risiko vil stadig fremgå i risikoregisteret, men vil stå nederst. En risiko lukkes, når den ikke længere er aktuelt og heller ikke er indtruffet. Side 8 af 18
Overfør risiko som issue Når en risiko er indtruffet, skal den behandles som et issue. Du ændrer status fra risiko til issue på samme måde, som når du lukker en risiko. Når du i status vælger overfør som issue, kan du vælge mellem status åben og lukket Side 9 af 18
Vælger du åben, signalerer du, at det er et aktuelt issue. Vælger du lukket, viser du, at det valgte issue er behandlet. Vær opmærksom på, at risici der har ændret status til issue ikke længere vil fremgå af risikoregisteret, men derimod stå i issueregisteret. Issueregister På forsiden kan du i topbjælken trykke på Issueregister for at få adgang til en oversigt over de risici, som er blevet til issues. Issueregisteret er en traditionel datatabel, hvor du arbejder direkte i felterne. Ændre issue tilbage til risiko Når en risiko har ændret status til et issue, findes den ikke længere i risikoregisteret, men derimod i issueregisteret. Så hvis du skal ændre status tilbage til åben for at angive, det er en risiko, er tilgangen lidt anderledes. 1. På forsiden trykker du på Risikodata i topbjælken. 2. Find den risiko, du vil ændre status på Side 10 af 18
3. Slet teksten Overført som issue i feltet status og skriv derefter manuelt Åben eller Lukket afhængig af, hvilken status du ønsker, risikoen skal have. Vær opmærksom på, at der skelnes mellem store og små bogstaver. 4. Risikoen vil nu igen fremgå af risikoregisteret. Slet risiko Risici skal som udgangspunkt lukkes, hvis de har vist sig ikke at være relevante. De skal altså ikke slettes. Men har du oprettet en risiko ved en fejl, som du gerne vil slette, er fremgangsmåden som følger: 1. Tryk på Risikodata på i topbjælken på forsiden 2. Marker hele den række, der skal slettes og tryk på delete Vær opmærksom på, at når du først har slettet en risiko fra dataarket, kan du ikke få den tilbage igen. Side 11 af 18
Figurer Mitigator genererer automatisk grafiske illustrationer med sammenstilling af dine risici. Du kan selv sammensætte et dash board med de figurer, der er relevante ift. det kommende styregruppemøde eller den aktuelle statusrapport. Du kan vælge imellem forskellige figurer i rullelisten og tilpasse størrelsen og rækkefølgen på figurerne efter behov. Side 12 af 18
Risikomatricen indplacerer dine risici efter risikoværdi i hhv. rød, gul eller grøn zone. Når du har valgt at danne figuren i listen, kan du ved at klikke på matricen vælge, hvilke risici den skal vise (de risici, der er markeret med blå, bliver vist i matricen): Hvis du vil slette matricen fra dit dashboard, skal du først højreklikke på matricen og derefter venstreklikke og trykke delete. Du kan til enhver tid kopiere alle figurerne og indsætte dem i andre programmer. Hvis du har ideer til eller behov for andre typer figurer, er du velkommen til at kontakte os. Systemkrav Risikoværktøjet Mitigator kan køre i alle Excel versioner. Dog har Windows 10 nogle sikkerhedsindstillinger, der skal tilpasses, når du downloader risikoværktøjet fra mail. For at kunne bruge værktøjet, skal du gøre følgende: 1. Tryk på Filer i øverste venstre hjørne af Excel. 2. Klik på Indstillinger 3. Klik derefter på Center for sikkerhed og rettighedsadministration nederst i boksen til venstre. Side 13 af 18
4. Klik på Beskyttet visning. 5. Fjern de tre flueben, og værktøjet kan nu køre optimalt. Side 14 af 18
Begrebsliste Risikonavn: Risikoårsag: Risikohændelse: Risikoeffekt: Risikoreaktion: Kort navn der beskriver risikoen. Beskrivelse af årsager til den pågældende risiko. Hver risiko kan have flere årsager. Beskrivelse af den hændelse risikoen medfører. Beskrivelse af de konsekvenser risikoen medfører. Angivelse af risikoreaktion. Du kan vælge mellem 9 forskellige risikoreaktioner, jf. standardstrategier i Management of Risk. De 9 risikoreaktioner er: Undgå (trussel) Reducer (trussel) Fall back (trussel) Overfør (trussel) Acceptér (trussel) Del (trussel) Del (mulighed) Udnyt (mulighed) Forøg (mulighed) Afvis (mulighed) Mitigeringsstrategi: Status: Beskrivelse af hvilken strategi for ønskes for at mitigere risikoen. Valg af strategisk tiltag hænger sammen med valg af risikoreaktion. Vælg status for risikoen: Åben: Der er en risiko for, at hændelsen indtræffer. Lukket: Der er ikke længere en risiko for, at hændelsen indtræffer. Overført som issue: Risikoen er indtruffet. Kategori: Vælg Risikokategori: Forretningsbehov Tilrettelæggelse Teknisk løsning Interessenter Slutbrugerprodukt Idriftsættelse Kategorierne følger de risikokategorier, som også anvendes i Statens model, dog her udvidet med en kategori for idriftsættelse. Side 15 af 18
Mål: Hovedfase: Influencer: Sandsynlighed: Angivelse af forretningsmæssige mål for projektet. Angivelse af hovedfase hvori risikoen kan indtræffe Angivelse af, om risikoen har intern eller ekstern interessent, med indflydelse på projektets succes. Vælg på en skala fra 1-5 sandsynligheden for, at risikoen indtræffer. Risikoaktør: Risikoejer: Højeste score: Risikoværdi: Tidsplan: Tidsplan beskrivelse: Projektudgifter: Angivelse af person som har det primære ansvar for at håndtere, vurdere, planlægge og implementere en handling for at mitgiere risikoen. Angivelse af person på ledelsesniveau som har det ledelsesmæssige ansvar for, at risikoen håndteres. Mitigator finder den højeste score af de angivne konsekvenser, som bliver ganget med sandsynligheden for at beregne risikoværdien for den enkelte risiko. Risikoværdien beregnes automatisk (sandsynlighed*konsekvens) Vælg på en skala fra 1-5 konsekvensen ift. tidsplan ved, at risikoen indtræffer. Beskrivelse af konsekvenserne for tidsplanen, hvis risikoen indtræffer. Vælg på en skala fra 1-5 konsekvensen ift. projektudgifter ved, at risikoen indtræffer. I feltet under kan du beskrive af konsekvenserne for tidsplanen, hvis risikoen indtræffer. Effektiviseringsgevinst: Vælg på en skala fra 1-5 konsekvensen ift. effektiviseringsgevinster ved, at risikoen indtræffer. Beskrivelse af konsekvenserne for effektiviseringsgevinster, hvis risikoen indtræffer. Leverance/kvalitet: Vælg på en skala fra 1-5 konsekvensen ift. effektiviseringsgevinster ved, at risikoen indtræffer. I feltet under beskrives konsekvenserne for leverancer og kvalitet, hvis risikoen indtræffer. Kvalitetsløftsgevinster: Vælg på en skala fra 1-5 konsekvensen ift. effektiviseringsgevinster ved, at risikoen indtræffer. I feltet under beskrives konsekvenserne for kvalitetsløftsgevinster, hvis risikoen indtræffer. Projekt-id: Hvis samme risikoregister anvendes til flere projekter, noteres her, hvilket projekt risikoen er tilknyttet. Programbølge-id: Angiv, hvilken bølge i programmet risikoen befinder sig i. Side 16 af 18
Overskredet: Overført som issue: Deadline for tiltag: Opfølgning: Opdateret: Oprettet: Måned for indtræffen: Underkategori: Programniveau: Ledelsesfase: Angiv, om deadline for tiltag i forbindelse med den enkelte risiko er overskredet. Notér dato for, hvornår risikoen er overført som issue (dette fremgår automatisk af issueregisteret). Notér dato for, hvornår der er deadline for tiltag for den enkelte risiko. Notér deadline for, hvornår der skal ske opfølgning på risikoen. Når en risiko opdateres, angives dato for opdatering automatisk. Når en risiko oprettes, angives dato for oprettelse automatisk. Angiv, hvornår den pågældende risiko tidligst forventes at indtræffe. Angiv, hvilken underkategori risikoen tilhører. Valget af underkategori hænger sammen med risikokategorierne, som er angivet tidligere. Når risikokategori er angivet, vil der dannes en liste med muligheder for underkategorier, der passer til det overordnede valg. Vælg ja, hvis risikoen er på programniveau, vælg nej, hvis risikoen er på projektniveau. Angiv, hvilken ledelsesfase risikoen befinder sig i. Listen med faser kan tilpasses og defineres af den enkelte organisation i stamdata, men der ligger på forhånd et eksempel på inddeling af faser, som man kan benytte: Idemodning Analyse Specificering Indkøb Afklaring Udvikling Test Go-live Driftsmodning Driftsoverdragelse Gevinstrealisering Leverandør: Vælg hvilken leverandør, der er tilknyttet risikoen (de forskellige leverandører skal opsættes for det enkelte projekt eller program i stamdata). Side 17 af 18
Snitflade: Interessent: Forfatter: Berørte projekter: Advarselsindikator: Eskalering: Beredskabsplan: Risikoværdi (kr.): Best case: Risikoværdi (kr.): Most likely: Risikoværdi (kr.): Worst case: Vælg hvilken snitflade, der er til risikoen (de forskellige tekniske snitflader/integrationer skal opsættes for det enkelte projekt eller program i stamdata). Vælg hovedinteressent for den enkelte risiko (de forskellige interessenter skal opsættes for det enkelte projekt/program i stamdata). Notér, hvem der har oprettet risikoen (evt. initialer). Notér, hvis andre projekter er berørte af samme risiko. Angiv, hvad der er advarselsindikator på risikoens indtræffen. Skriv her det nuværende eskaleringsniveau i organisationen: Projektleder Projektejer Projektstyregruppe Programleder Programejer Programstyregruppe Angiv, om der er udarbejdet en beredskabsplan for risikoens indtræffen. Angiv forventede omkostninger i kr., hvis risikoen indtræffer i det bedst tænkelige scenarie. Angiv forventede omkostninger i kr., hvis risikoen indtræffer i det forventede scenarie. Angiv omkostninger i kr., hvis risikoen indtræffer i det værst tænkelige scenarie. Økonomisk risikoværdi: Ud fra de tre indtastede risikoværdier (best case, most likely, worst case) beregnes den økonomiske risikoværdi automatisk. Det sker ud fra!"#$ &'#" ( ) +,#$ -./"-0 (1,2#$ &'#" formlen: 3 Side 18 af 18