Indstilling Til Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 29. april 2016 Fremtidens Kommunikationsplatforme: Ny kommunal hjemmeside, nyt ekstranet og en satsning på de sociale medier. Dét er en del af indholdet i Handlingsplanen for fremtidens kommunikationsplatforme. 1. Resumé Fremtidens velfærd skabes sammen med borgerne. Derfor er det vigtigt at være der, hvor borgerne er. Aarhus Kommunes fælles digitale kommunikationsplatforme trænger til fornyelse. De lever ikke op til borgernes og kommunens behov. Det viser en undersøgelse, som er blevet gennemført blandt alle magistratsafdelinger. Handlingsplanen for fremtidens kommunikationsplatforme (bilag 1) indeholder et samlet svar på de kommunikationsudfordringer, som kommunen står overfor. Borgere og virksomheder skal møde kommunen og dens medarbejdere på de sociale medier, på hjemmesider, ekstranet, infoskærme i det offentlige rum eller på Byrådsportalen. Kommunens medarbejdere skal kommunikere og dele viden på et nyt, forbedret intranet. Handlingsplanen for Aarhus Kommune fremtidige digitale kommunikationsplatforme vil tage knap tre år at føre ud i livet. Den gennemføres inden for de eksisterende budgetrammer. Kommunens kommunikationsplatforme: side 1 af 7
2. Beslutningspunkter At 1) byrådet tiltræder handlingsplan for Fremtidens kommunikationsplatforme, som beskrevet i denne indstilling. At 2) implementering af handlingsplanen sker inden for de eksisterende budgetmæssige rammer. 3. Baggrund Arbejdet med handlingsplanen blev igangsat med en beslutning i Magistraten den 3. marts 2014. Den er resultatet af et projekt med deltagelse af alle magistratsafdelinger. 4. Effekt Det skal være nemt for borgere og virksomheder at finde relevante informationer fra Aarhus Kommune og nemt at betjene sig selv på nettet. Nye kommunikations- og samarbejdskanaler det kunne være Facebook-grupper eller en ny pårørendeportal på ældreområdet - skal give mulighed for aktivering af medborgerskabet. Det skal samtidig være nemmere for medarbejderne ved Aarhus Kommune at kommunikere, samarbejde og at dele viden med hinanden og med borgere og virksomheder. Effekten kan ikke gøres op i nogle få tal. Den skal vurderes i forhold til platformenes evne til at understøtte målopfyldelsen på alle områder af kommunens virksomhed. En fordelagtig business case for et fælles hjemmeside- og intranetmiljø i Aarhus Kommune er afhængig af, at de fælles platforme nyder bred opbakning fra hele kommunens organisation. 5. Ydelse Handlingsplanen for Fremtidens Kommunikationsplatforme indeholder seks initiativer, der skal understøtte kommunens kommunikation: 1) Nye hjemmesider, 2) Ekstranet, 3) Sociale medier, 4) Kommunikation i det offentlige rum, 5) Intranet og 6) Byrådsportal. Side 2 af 7
Initiativerne beskrives mere udførligt i handlingsplanen (bilag 1). 5.1 Nye hjemmesider Kommunens hjemmesidemiljø består af den centrale hjemmeside, Aarhus.dk, og omkring 90 større og mindre, selvstændige hjemmesider, såkaldte subsites. Efter seks år med samme hjemmeside er der behov for en modernisering, som kan fastholde opbakningen til det fælles hjemmesidemiljø, både hos borgerne og hos de kommunale aktører, der efterspørger en attraktiv hjemmeside med tidssvarende design og funktionalitet. Det foreslås, at kommunen samtidig udskifter hjemmesidemiljøets indholdsredigeringssystem i daglig tale CMS-system med et licensfrit, open source baseret system. 5.2 Ekstranet Borgere, virksomheder og kommunens medarbejdere skal kunne mødes i virtuelle rum såkaldte ekstranet. Dét ligger i naturlig forlængelse af tankegangen om det aktive medborgerskab. ForældreIntra fra skoleområdet er et eksempel på et ekstranet. I Sundhed og Omsorg er der i øjeblikket forsøg med ekstranet for dialog og samarbejde mellem ældre medborgere i plejeboliger, deres pårørende og plejepersonalet. Ekstranettet implementeres sammen med det nye intranet, se afsnit 5.5. 5.3 Sociale medier Kommunen skal være dér, hvor borgerne er, på de sociale medier. Kommunen er allerede rigt repræsenteret på bl.a. Facebook, med omkring 60 enkeltstående profiler. Det foreslås i handlingsplanen, at Aarhus Kommune forstærker sin indsats på, og styrker samarbejdet omkring, de sociale medier. 5.4 Kommunikation i det offentlige rum Side 3 af 7
Digitale infostandere møder trafikanterne, der begiver sig ad de store indfaldsveje ind og ud af Aarhus. I publikumsområdet på biblioteker, lokalcentre, skoler og andre kommunale institutioner er opsat infoskærme. Men mulighederne for at skubbe informationer ud til borgerne i det offentlige rum er ikke udnyttet fuldt ud i dag. Der skal derfor udarbejdes et oplæg med forslag til nye og innovative, digitale kommunikationskanaler i byrummet og andetsteds i det offentlige rum. 5.5 Intranet for hele kommunen Kommunens fælles intranet er ti år gammelt og ikke længere tidssvarende. En behovsanalyse peger bl.a. på, at det nye, fælles intranet i modsætning til i dag skal kunne tilgås af alle medarbejdere i kommunen, hvad end de benytter pc, tablet eller smartphone. Intranettets CMSsystem er i øvrigt så forældet, at en sikker drift ikke kan garanteres efter oktober 2017. Det anbefales, at intranettet (og ekstranettet), ligesom de nye hjemmesider, bygges op i et nyt, open source-baseret CMS-system. 5.6 Byrådsportal En ny, digital byrådsportal skal tjene flere formål: - styrke muligheden for dialog og samarbejde mellem byrådets medlemmer og kommunens borgere - understøtte gennemsigtighed og åbenhed i den lokalpolitiske beslutningsproces - forbedre byrådets arbejdsvilkår. 6. Organisering Etablering af nyt intranet og ekstranet skal foregå i regi af det nuværende projekt Fremtidens Kommunikationsplatforme. Digitaliseringsstyregruppen inddrages i f.m. anskaffelse af nye CMS-systemer. For de øvrige aktiviteter i handlingsplanen foreslås det, at kommunens tværgående kommunikationsstyregruppe fungerer som projektstyregruppe. Undtagelsen er byrådsportalen, som udvikles i et samarbejde mellem Byråds- og Ledelsessekretariatet i Borgmesterens Afdeling Side 4 af 7
og gruppen af sekretariatschefer i magistratsafdelingerne - byrådets medlemmer inddrages. Tidsplan Tabel 1 indeholder en tidsplan for initiativerne i handlingsplanen. Det skal bemærkes, at kun hjemmesidens subsitemiljø klargøres i 2016 og 2017. Implementering af Aarhus Kommunes fælles hjemmeside, Aarhus.dk, skal ikke overføres til det nye hjemmesidemiljø før i 2018. Dette af hensyn til nøglepersoner i magistratsafdelingerne, som vil få opgaver i forbindelse med begge projekter. Tabel 1: Tidsplan for handlingsplan År 2016 2017 2018 Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Intranet og ekstranet Hjemmeside Sociale medier Komm. i det offentlige rum Byrådsportal Høring Udkast til handlingsplanen har været i høring i magistratsafdelingerne. Afdelingernes høringssvar er vedlagt indstillingen (bilag 2) sammen med Borgmesterens Afdelings opsamling på afdelingernes høringssvar (bilag 3). Udkast til handlingsplanen har desuden flere gange været forelagt Digitaliseringsstyregruppen. Indstillingen er blev justeret på flere punkter, som følge af de indkomne høringssvar. 7. Ressourcer Anlægs- og driftsudgifter til handlingsplanen forudsættes afholdt inden for de eksisterende budgetrammer. Det samlede finansieringsbehov til etablering af nye platforme (anlæg) vil beløbe sig til 2 mio. kr. Udgiften afholdes af Aarhus Kommunes IT-pulje med 1 mio. kr. og Borgmesterens Afdeling, øvrige konti, med 1 mio. kr. Side 5 af 7
Omkostninger knyttet til udvikling af snitflader mellem intranet/ekstranet/hjemmeside og et forretningssystem afholdes af forretningssystemets ejer. Der er ikke afsat centralt budget til denne type af opgaver. Udgifter til den løbende drift afholdes inden for det eksisterende budget til hjemmeside og intranet. I etableringsfasen vil der være behov for, at magistratsafdelingerne bidrager med medarbejderressourcer, især til opbygning af nye hjemmesider og nyt intranet. Omfanget af dette bidrag vil være afhængigt af omfanget af afdelingens tilstedeværelse på de to platforme (se afsnit 4 i handlingsplanen, om interne ressourcer ). Der vil tilsvarende være behov for, at afdelingerne stiller med repræsentanter til den tværgående projektorganisation i implementeringsfasen. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Forslag til handlingsplan, april 2016. Bilag 2: Høringssvar fra magistratsafdelingerne, februar 2016. Bilag 3: Borgmesterens Afdelings opsamling på høringssvar, marts 2016. Tidligere beslutninger 2014 3. marts: Magistraten tiltræder indstilling om Fremtidens kommunikationsplatforme. 2005 29. marts: Magistraten tiltræder Indstilling om et fælles intranet for Århus Kommune. Sagsnummer: 15/012833 Antal tegn: 8.779 Side 6 af 7
Byråds- og Ledelsessekretariatet Tlf.: 89 40 20 00 Sagsbehandler: Niels Erik Jordansen Tlf.: 89 40 22 65 E-post: nej@aarhus.dk Side 7 af 7