INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2011 INDKØB & UDBUD
Forord Offentlige indkøb er underlagt regler og love i henhold til tilbudsloven og EUdirektiverne. Reglerne skal sikre en åben og fair konkurrence blandt potentielle virksomheder. Derudover er der et besparelsespotentiale forbundet med offentlige indkøb, som bl.a. kan realiseres ved at koordinere volumen og konkurrenceudsætte indkøbet. Udover det lovmæssige aspekt og besparelsesmulighederne giver koordineret indkøb mulighed for at sætte andre parametre såsom miljø, service, leveringssikkerhed mv. på indkøbsdagsordenen. En forudsætning for at den offentlige myndighed kan få det optimale ud af indkøb, både på kort og langt sigt er dog, at indkøb håndteres professionelt, seriøst og troværdigt. Der har været og er stadig stor fokus fra private leverandører på offentlige indkøb. I forbindelse med indførelsen af kontroldirektivet er der kommet yderligere klagemuligheder overfor offentlige myndigheder, der indgår indkøbsaftaler udenom regelsættet. Dette bevirker, at der er et væsentlig større behov for at udbyde indkøb iht. reglerne end der tidligere har været - uafhængig af besparelsespotentialet. På baggrund af de sager KLFU (Klagenævnte For Udbud) allerede har behandlet siden kontroldirektivets indtog (f.eks. KMD sagen), er det en nødvendighed at Kommunen overholder lovgivningen på indkøbsområdet, for at undgå at komme i et ubehageligt søgelys. Nærværende årsrapport beskriver resultaterne som indkøbsenheden i Faxe kommune har opnået i 2011. Rapporten fortæller ligeledes om de indkøbsrelaterede udfordringer, der har været for Faxe Kommune omkring indkøb i 2011. Sidst i årsrapporten beskrives visionerne for indkøbsområdet i 2012, herunder udbudsplanen for 2012. Indkøbsenheden Side 1
Indholdsfortegnelse Forord...1 Indholdsfortegnelse...2 Resumé...3 Resultater...4 Ressourceforbrug...6 Regler og lovgrundlag...7 Indkøbsanalyse og udbudsplaner...8 Strategi, plan og politik...8 Udbudsproces...9 Kommunikation og information... 10 Rådgivning, vejledning og bistand... 10 Indkøbsfællesskab... 10 Nyt koncept fra Staten og KL... 11 Konkurrenceudsættelser gennemført i 2011... 12 Bleer til inkontinente børn og voksne... 12 Kaffe, the mv.... 12 Legetøj... 13 Forbrugsartikler... 13 Rengøringsmidler og rekvisitter... 13 Briller til pensionister... 13 Kontormøbler... 14 Kopipapir... 14 Mobilt bredbånd... 14 Kontorartikler... 15 Elektronisk låsesystem... 15 Vejsalt... 15 Telefoni og data... 16 RFID løsning (Det åbne bibliotek)... 16 Tandproteser... 16 Fodpleje... 16 Konkurrenceudsættelser gennemført i 2011/2012... 18 Administrative systemer... 18 Skoleartikler... 18 Fødevarer... 18 Kropsbårne hjælpemidler... 18 Serviceaftaler... 19 Beskæftigelsesmaterialer... 19 Plan for 2012... 20 Indkøbsenheden Side 2
Resumé Indkøbsenheden i Faxe Kommune har nu været i gang i ca. 2 år, og vi er nået langt. Udover at have indgået en lang række indkøbsaftaler som er fordelagtige for vores indkøbene enheder, har vi fået skabt et godt fundament for det videre forløb med indkøb efter princippet bedst og billigst. Vi har haft dialogmøder med mange af de indkøbene enheder, og derudover er der nu flere områder som vi har en løbende og særdeles positiv dialog med. Vi kan konstatere ud fra de mange henvendelser vi får, at indkøb er kommet på dagsordenen mange steder i kommunen, og langt de fleste er opmærksomme på, at der er en central indkøbsenhed der kan bistå med viden, erfaring, rådgivning og sparring. Som en del af den vedtagne indkøbsstrategi er der udarbejdet en udbudsplan, der sikrer, at vi hele tiden har en fremadrettet plan, og at vi kan gennemføre strukturerede processor, samt at kommunens medarbejder kan holde sig orienteret om, hvilke indkøbsområder der i løbet af året vil blive bearbejdet. Udbudsplanen justeres løbende, og hvert år foreligges der en opdateret version. Der er i alt 34 centralt indgået indkøbsaftaler. Langt de fleste aftaler er indgået efter EUeller nationalt udbud, men også benchmarking ift. SKI og Statens rammeaftaler er benyttet, dette har givet fordelagtige aftaler for Faxe Kommune. Alle aftaler er indgået efter gældende lovgivning på indkøbsområdet. Indkøbsenheden har i 2011 haft gang i 28 udbudsforretninger. 5 af disse udbud blev startet op i 2010 men afsluttet i 2011, 6 af de 28 udbud er startet i 2011, men bliver først endelig afsluttet i 2012, de resterende 17 udbud er startet og gennemført i 2011. Der er total opnået besparelser for 4.379.886,- i 2011 på indkøb. Den centrale andel (75%) udgør 3.284.923,-. Det er dog ikke alle besparelser der er konteret i 2011. Der er i 2011 igangsat flere forskellige gode tiltag på indkøbsområdet, tiltag der meget gerne skulle sikre at vi får flere gode indkøbsaftaler med gode priser. I FUS (Fællesudbud Sjælland) er der sat gang i at få mere struktur, ensartethed og systematik, ligesom det forventes at processor og arbejdsgange digitaliseres og effektiviseres. Staten og KL har søsat et nyt koncept kaldet frivillige forpligtende aftaler, det er aftaler vi i indkøbsenheden ser positivt på og forventer os meget af. Alt i alt er Faxe Kommune inde i en positiv udvikling på udbuds og indkøbssiden. Indkøbsenheden Side 3
Antal Årsrapport 2011 Resultater Indkøbsenheden har i 2011 indgået 22 aftaler og har igangsat yderligere 6 udbud, der dog først i 2012 resultere i en aftale. Det store antal aftaler der er indgået har givet pæne besparelser. Der er dog aftaler der har givet mindre besparelser end forventet, ligesom der er aftaler der ingen besparelser har givet, dette skyldes dog primært at det udbudte er førstegangs køb hvor der ikke foreligger nogen historiske data. Antal udbudsforretninger: Antal udbudsforretninger 18 17 16 14 12 10 8 6 8 5 6 4 2 0 Gennemført i 2010 med kontrakt start i 2010 Startet i 2010 med kontrakt start i 2011 Gennemført i 2011 med kontrakt start i 2011 Gennemført i 2011 med kontrakt start i 2012 Periode De samlede økonomiske besparelser for aftaler indgået i 2011: Nedenstående tabel viser de samlede besparelser opnået i 2011, både de besparelser der af forskellige grunde ikke blev konteret samt de besparelser der blev kontoret. Tabellen viser endvidere hvor meget den total besparelse har været, samt de besparelser der tilfalder den centrale kasse. Udover nedenstående aftaler, er der som nævnt indgået en del aftaler som ikke har givet besparelser, da disse aftaler f.eks. har været førstegangs køb. Nedenstående aftaler er indgået i 2011, og besparelsen er konteret i 2011: Aftaler Total 75% Mål, net og stregmaling 18.266,- 13.700,- ITV (videoovervågning) 61.600,- 46.200,- Biler til hjemmeplejen 140.000,- 105.000,- Kompressionsstrømper 22.133,- 16.600,- Totale besparelser 241.999,- 181.500,- Indkøbsenheden Side 4
Bleer til inkontinente børn og voksne Legetøj Forbrugsartikler og rengøringsrekvisitter Kontorartikler og kopipapir Kontormøbler Kroner Årsrapport 2011 Nedenstående aftaler er indgået i 2011, men besparelsen kan først konteres ud fra 2012: Aftaler Total 75% Bleer til børn og inkontinente 292.395,- 219.297,- Kaffe, the mv. 104.629,- 78.472,- Kopipapir 78.421,- 58.816,- Legetøj 73.172,- 54.879,- Mobilt bredbånd 122.000,- 91.500,- Kontorartikler 390.832,- 293.125,- Forbrugsartikler 155.396,- 116.547,- Kontormøbler 278.999,- 209.250,- Telefoni & data 112.269,- 84.202,- Totale besparelser 1.608.113,- 1.206.088,- Besparelsesforventninger contra realiseret besparelser: Nedenstående grafiske opstilling viser de opnåede besparelser på de enkelte udbud i forhold til det forventede jf. indkøbsanalysen. Forventede contra realiserede besparelser 1.400.000 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 0 Forventet besparelse Realiseret besparelse Områder På kontormøbler er det kun standart kontormøbler der er udbudt, derfor er den samlede udbudte volumen mindre end den samlede omsætning i Capacent analysen. På kontorartikler og kopipapir er besparelsen beregnet ud fra at de to aftaler på hvert område bruges mest optimalt. Hvilket betyder at de vare der købes, købes hos den leverandør der er billigst med det pågældende produkt. Der er i ovenstående graf kun medtaget 5 af de 22 udbud der har gennemført. Dette skyldes enten af der ikke har været estimeret en besparelse i analysen på det pågældende område, eller at udbuddet er blevet annulleret. Indkøbsenheden Side 5
Der er flere årsager til, at det ikke altid er lykkes at opnå den besparelse, som Capacent estimerede i indkøbsanalysen. Nogle af disse årsager er: Ændrede tildelingskriterier Ændrede krav Markedsændringer Fejlvurdering af Capacent Ændret volumen Besparelser fordelt på udvalg: Den primære indsats har været på vareindkøb til ældreområdet. Behovet for varer på området er stigende, og der findes ingen nationale aftaler fra f.eks. SKI eller Staten, som området kan købe fordelagtigt ind på. Men der har i 2011 også været fokus på de mere brede aftaler som inventar, kontorartikler, tele og data mv. Nedenstående grafik viser hvor stor en besparelse der er opnået fordelt på udvalgsniveau. Fordeling af bidrag BFU 6% ØKU 7% UUD 8% TMU 8% OMSU 4% EKU 4% SSU 63% Ressourceforbrug Opgaverne i indkøbsenheden er mangeartet. Den primære opgave er at indgå indkøbsaftaler på lovmedholdelig vis, hvilket i langt de fleste tilfælde betyder at der skal gennemføres en udbudsforretning. Dertil yder indkøbsenheden praktisk bistand, rådgivning og sparring til enheder i Faxe Kommune der selv gennemfører udbud. Endvidere holder indkøbsenheden sig løbende ajourført i forhold til lovgivningen, som er væsentligt for at kunne gennemføre udbud samt for at kunne tilgodese det behov der er i Faxe Kommune. Udbud der gennemføres i samarbejde med andre kommuner eller samarbejdspartnere (f.eks. i Fællesudbud Sjælland, SKI mv.) kræver at indkøbsenheden koordinerer en del Indkøbsenheden Side 6
internt i Faxe Kommune, så det sikres at den endelige aftale tilgodeser Faxe Kommunes behov, ønsker og krav. Udover opgaverne omkring udbud, bruger indkøbsenheden tid på at sikre et godt informationsniveau, både i forbindelse med de indgåede aftaler, og om generelle indkøbsrelaterede emner. Efter gennemførelse af en udbudsforretning er Faxe Kommune juridisk forpligtet til at benytte den valgte leverandør. Derfor har indkøbsenheden haft fokus på compliance (brugen af aftalerne), da en høj compliance sikre os at vi overholder lovgivningen, men også at de beregnede besparelser realiseres. Ressourceforbrug 4% 4%3% 3% 5% 5% 5% 32% Udbudsforretninger, eget regi Udbudsforretninger, FUS regi Bistand, rådgivning, sparring (udbud og kontrakter) Compliance Drift af igangværende aftaler Mødeaktivitet FUS generelt 7% 14% 18% Opdateret om relevant lovgivning Information, herunder nyhedsbreve mv. Implementering og udvikling på indkøbsområdet Diverse Regler og lovgrundlag Offentlige indkøb er underlagt regler og love, der blandt andet beskriver, hvorledes indkøbsaftaler skal indgås. Den samlede indkøbsvolumen afgør, i forhold til nogle fastsatte beløbsgrænser, hvilke regler, der gælder og dermed hvilken procedure og proces, der skal arbejdes efter. Ved fortløbende indkøb er det den totale indkøbsvolumen over 4 år, der er gældende. I henhold til reglerne skal Faxe Kommune betragtes som én samlet kunde. Dette betyder, at alle indkøb indenfor samme vare-/tjenesteydelseskategori tæller med i den samlede mængde, uanset hvilken indkøbende enhed i Faxe Kommune, der har foretaget købet. Beløbsgrænser i danske kroner (tærskelværdier): 0-500.000,- Ingen lovkrav om særlige udbudsformer 1 500.000 ca. 1.500.000,- Nationalt udbud efter tilbudsloven Ca. 1.500.000 - EU udbud efter EU-direktiverne Ovenstående beløbsgrænser (også kaldt tærskelværdier) betyder, at indkøbet skal konkurrenceudsættes i enhver situation, hvor Faxe Kommunes samlede indkøb overstiger kr. 500.000,-. For at sikre en korrekt proces omkring konkurrenceudsættelse med en åben, gennemsigtig og fair konkurrence, bør der altid udarbejdes et udbudsmateriale. 1 Faxe Kommunes indkøbspolitik gælder uanset beløbsstørrelser. Indkøbsenheden Side 7
Indkøbsenheden har indgået samtlige aftaler iht. lovgivningen - enten via egne udbud, via udbud i FUS eller via koordinering på nationale aftaler (SKI, Staten). Indkøbsenheden har haft stor fokus på at kvalitetssikre sine udbud. På udbud, som Indkøbsenheden har gennemført, har der ikke været indgivet nogen klager til KLFU (Klagenævnet For Udbud) i 2011. Indkøbsenheden vil fortsætte processen, så vi også fremadrettet undgår officielle klager over Faxe Kommunes udbudsforretninger. Indkøbsanalyse og udbudsplaner For at få et overblik over Faxe Kommunes indkøb fik indkøbsenheden i 2010 foretaget en indkøbsanalyse af firmaet Capacent. Indkøbsanalysen viste blandt andet: at Faxe Kommune er udbuds-/annonceringspligtig på ca. 130 områder. at det samlede besparelsespotentiale i Faxe Kommune udgør 12-17 millioner pr. år, alt afhængig af hvor mange områder, der kan konkurrenceudsættes samt hvilke kriterier, der tildeles efter i det enkelte udbud. At Faxe Kommune har ca. 3.300 leverandører. Derudover blev det i analysen oplyst: at en udbudsforretning i gennemsnit tager 250 arbejdstimer. at en erfaren indkøbsmedarbejder kan gennemføre 4-5 udbud pr. år alt afhængig af udbuddenes omfang samt mængden af øvrige indkøbsrelaterede opgaver. at centralt indgåede aftaler sikrer, at f.eks. grønne og miljørigtige krav gøres obligatoriske. Derudover sikres bedre kontrol med prisregulering osv. Med en gennemsnitlig løbetid på 3 år per aftale giver det ca. 43 udbuds- eller annonceringspligtige ydelser pr. år. Det vurderes, at maksimalt halvdelen af Faxe Kommunes udbuds-/annonceringspligtige områder kan dækkes af nationale aftaler (f.eks. SKI, Staten) eller via klyngesamarbejde (FUS). Koordinering via nationale aftaler eller via klyngesamarbejde er væsentlig mindre tidskrævende sammenlignet med, hvis indkøbsafdelingen selv gennemfører udbudsforretninger. Dette betyder, at skal Faxe Kommune udbyde alle udbudspligtige områder, skal vi selv udbyde mindst 22 udbud pr. år. Hertil kommer den løbende drift og udvikling af indkøb samt øvrige indkøbsrelaterede opgaver. Strategi, plan og politik Indkøbsenheden har udarbejdet en revideret indkøbspolitik, samt en indkøbsstrategi, der skal sikre en udmøntning af indkøbspolitikken og analysen i konkrete indkøbshandlinger og opnåelse af økonomiske gevinster. I den reviderede indkøbspolitik er der lagt vægt på, at alle centralt indgået indkøbsaftaler er forpligtende for alle indkøbene enheder i Faxe Kommune. Samtidig er der lagt øget vægt på klima og miljø. Endvidere lægger indkøbspolitikken op til et øget fokus på brugerinddragelse i forbindelse med gennemførsel af udbudsforretninger samt fokus på at skabe mere dialog mellem fagområderne og indkøbsenheden. Indkøbsstrategien dækker årene 2010-2012 og har primær fokus på følgende 3 hovedområder: Gennemførelse af udbudsforretninger Indkøbsenheden Side 8
- Der er lagt vægt på en god proces, der sikrer brugerinddragelse, lovmedholdelighed og optimale aftalevilkår. Information - Det er væsentligt, at der sikres en nem og enkel tilgang for kommunens indkøbere til de centralt indgåede aftaler, samt løbende information om indkøbsrelaterede emner. Kommunikation - I indkøbsstrategien indgår der en kommunikationsplan, som i store træk går ud på, at der fokuseres på god dialog mellem de indkøbende enheder og indkøbsenheden. Som en del af indkøbsstrategien har indkøbsenheden udarbejdet en udbudsplan. Planen omfatter både områder, der skal udbydes i Faxe kommune regi, men også udbud, der skal udbydes i FUS regi (Kommunale indkøbssamarbejde) samt Statens og KL s forpligtende aftaler i det omfang det er kendte. Udbudsproces De udbudsforretninger, der bliver gennemført i Faxe Kommune med indkøbsenheden som projektleder, bliver gennemført på en ensartet og systematisk måde. Dette sikrer, at vi får alle facetter med, og at vi får inddraget arbejdsgrupper på en god og hensigtsmæssig måde, samt at intet bliver overladt til tilfældigheder eller bliver glemt. Ved fagspecifikke udbud nedsætter indkøbsenheden altid en arbejdsgruppe bestående af fagpersoner og budgetansvarlige fra de relevante afdelinger. Den valgte metode gør, at de første par udbudsforretninger, der gennemføres, vil være mere tidskrævende, idet der ligger en opgave i at introducere arbejdsgruppemedlemmer, som ikke tidligere har deltaget i udbudsprocesser, til alle de væsentligste elementer af en udbudsforretning. På længere sigt, når et arbejdsgruppemedlem er med i en udbudsproces for anden eller tredje gang, vil vi høste frugten af den ensartede og systematiske proces. Arbejdsgruppemedlemmerne vil da vide præcis, hvad der skal foregå og i hvilken rækkefølge, og de vil vide, hvad der forventes af det enkelte medlem, samt hvad de specifikt kan og skal bidrage med. Tid/opgaver i udbudsforretninger 2% 4% 2%2%2% 22% 4% 4% 8% Udarbejdelse af kravspecifikationer Udarbejdelse af tilbudslister og bilag Indkøbs-, markeds- og interessentanalyse Udarbejdelse af kommercielle betingelser Arbejdsgruppemøder Etablering af organisation Tilbudsvurdering 12% 22% Håndtering af henvendelser Prækvalifikation Håndtering af spørgsmål/svar Tildeling 16% Kontrakt Indkøbsenheden Side 9
Kommunikation og information I forbindelse med de nye tiltag der har været omkring indkøb i Faxe Kommune, hvor der er tale om en del ændringer, har indkøbsenheden i 2011 fokuseret meget på at kommunens indkøbere bliver informeret. Der er bl.a. oprettet et område på medarbejderportalen omkring indkøb. Her kan man finde de indgåede aftaler, den nye indkøbspolitik, de aftaler, som indkøbsenheden arbejder på samt generel information om indkøb. Derudover har indkøbsenheden udarbejdet en folder, Sådan køber vi ind i Faxe Kommune, som ligeledes er at finde på medarbejderportalen. Dertil har indkøbsenheden med jævne mellemrum udarbejdet nyhedsbreve omhandlende indkøb. Disse nyhedsbreve vil også være at finde på medarbejderportalen under indkøb. Indkøbsenheden har ligeledes udsendt nyhedsmails ved f.eks. indgåelse af nye aftaler, ændringer af indgåede aftaler mv. Indkøbsenheden har haft dialogmøder med mange af de indkøbende enheder i kommunen. Der har været afholdt møder med skole og institutioner, og oplevelsen har generelt været positiv. Efterfølgende har flere af de indkøbende enheder der har været afholdt dialog møder med, kontaktet indkøbsenheden for råd og vejledning. Udover dialogmøder har indkøbsenheden haft løbende samarbejde med flere af Faxe Kommunes indkøbende enheder i løbet af 2011. Rådgivning, vejledning og bistand Udover at indgå aftaler til fordel for kommunen yder indkøbsenheden også rådgivning, vejledning og bistand til de medarbejder der arbejder med indkøb til kommunen, både i forbindelse med konkrete indkøb, men også i forhold til udbud der ikke gennemføres i indkøbsenheden, samt bistand i forbindelse med håndtering af indkøbskontrakter. På grund af den øgede fokus fra private virksomheder på offentlige indkøb oplevede vi i 2011 en stort behov for rådgivning, vejledning og bistand. Fra 2008 til 2011 er antallet af klagesager som KLFU (Klagenævnet for udbud) har behandlet, steget til mere end det dobbelte. Dertil kommer et stigende antal aktindsigtssager, og udbud der annulleres og genudbydes pga. tilbudsgiver meddeler at de påtænker at klage osv. Reglerne omkring udbud og annoncering er blevet mere og mere komplekse over de seneste år, og den nedre grænse for hvornår man skal udbyde er, efter annonceringspligten trådte i kraft, blevet væsentlig lavere. Indkøbsfællesskab Faxe Kommune er med i indkøbsfællesskabet FUS (Fælles udbud Sjælland). Den primære opgave i FUS er at gennemføre fælles udbud på vegne af medlemskommunerne. De fleste planlagte udbud er blevet gennemført og med gode resultater. Dog har der været komplikationer, der gør at en del af de gennemførte udbudsforretninger har taget længere tid end forventet. Dermed er udbudsforretningerne trådt i kraft senere end planlagt, hvilket naturligvis påvirker Faxe Kommunes muligheder for besparelser i 2011. Endvidere er der planlagte udbud som ikke er blevet gennemført/færdiggjort i 2011, eller udbud hvor indkøbsenheden i samarbejde med det faglige område har vurderet, at Faxe Kommune ikke ønsker at være med. Dette har ligeledes påvirket vores muligheder for at opnå besparelser. Indkøbsenheden Side 10
Generelt er der ingen tvivl om, at udbud der gennemføres i FUS ender med et attraktivt resultat, hvor Faxe Kommune kan opnå pæne besparelser. Vi har i FUS arbejdet med at få en væsentlig bedre og mere effektivitet proces, så vi fremadrettet kan levere endnu mere. Bl.a. arbejder vi i FUS meget tæt sammen med SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service), for at drage nytte af SKI s viden, erfaringer og rutine med gennemførsel af udbudsforretninger, samt for at have størst mulig indflydelse på de udbud SKI gennemfører. Den enkelte medlemskommune skal gennemføre mindst et udbud hvert andet år på vegne af FUS kommunerne. Denne forpligtelse er Faxe Kommune i gang med at løfte, idet vi er tovholder på udbuddet af kontormaterialer (kontorartikler, kopipapir, data forbrugsstoffer og skoleartikler). Udbuddet har dog pga. en del problemer hos SKI, haft en langstrakt proces. Nyt koncept fra Staten og KL Staten og KL har i forbindelse med Økonomiaftalen 2012 indført et nyt koncept kaldt Frivillige forpligtende aftaler. Formålet med disse aftaler er endnu bedre priser til kommuner og regioner. Aftalerne indgås efter gennemførelse af EU udbud, hvor den enkelte kommune forpligter sig til at benytte aftalen. Forpligtelsen skal ske INDEN udbuddet annonceres, dog har den enkelte kommune mulighed for at se udbudsmaterialet igennem inden kommunen forpligter sig. Staten og KL har valgt SKI til at gennemfører udbudsprocesserne, og de første udbud er allerede i gang. SKI vælger en snæver kreds af repræsentanter fra kommuner og regioner til at deltage i projektgrupper omkring udarbejdelse af udbudsmaterialer på de forpligtende aftaler. Da FUS har en ikke uvæsentlig størrelse på det kommunale indkøbslandkort (16 kommuner), har FUS fået mulighed for altid at være repræsenteret i de arbejdsgrupper SKI nedsætter. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale på kontormøbler har Faxe Kommune i samarbejde med Vordingborg og Roskilde Kommuner været FUS s repræsentanter i SKI s projektgruppe. Indkøbsenheden Side 11
Konkurrenceudsættelser gennemført i 2011 Følgende konkurrenceudsættelser er gennemført i 2011, og en endelig kontrakt er trådt i kraft i løbet af 2011 De nævnte besparelsesprocenter i nedenstående er den totale besparelse på den enkelte aftale. Bleer til inkontinente børn og voksne Levering af bleer til inkontinente børn og voksne Aftalestart: 1. maj 2011 Abena 27 % 2 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x 12 mdr. En arbejdsgruppe bestående af fagpersoner, ældrechef og indkøbsenheden blev nedsat til at gennemføre et. I arbejdsgruppen var der fra start stor fokus på en god proces, da bleer er et kritisk område, både for borgere, der skal bære produkterne, men også for kommunens personale, der skal håndtere produkterne. Det var derfor yderst væsentligt at alle aspekter og vinkler blev inddraget for at sikre, at der ville blive valgt et kvalitetsmæssigt godt produkt og en leverandør, der kunne sikre den økonomiske fokus, der er på området, samtidig med at prisen var attraktiv. Efter en omfattende udbudsforretning som gav en del udfordringer, blev der indgået en 2-årig kontrakt med Abena med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x12 mdr. Der var et godt samarbejde mellem fagpersoner, ældrechef og indkøbsenheden igennem hele processen. Kaffe, the mv. Levering af kaffe, the mv. samt køb/leje og servicering af brygmaskiner. Aftalestart: 1. juni 2011 30 % Frellsen Kaffe 3 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 12 mdr. Udbuddet blev gennemført i samarbejde med FUS. Faxe Kommune var repræsenteret i arbejdsgruppen ved Cheføkonoma Bente Margit Rasmussen og Indkøbskoordinator Lars Engell. Implementering af aftalen i Faxe Kommune har været en længere proces. Aftalen fungere og der er god service fra leverandøren. Indkøbsenheden Side 12
Legetøj Levering af indendørs- og udendørslegetøj Aftalestart: 1. oktober 2011 Lekolar 52 % 2 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 2x12 mdr. Aftalen blev indgået efter gennemførelse af. Der er en god dialog mellem leverandør og Faxe kommunes enheder. Forbrugsartikler Levering af forbrugsartikler Aftalestart: 1. oktober 2011 Multiline 2 år 20 % Udbuddet blev gennemført som et i samarbejde med FUS og IN (Indkøbsfællesskab Nordsjælland) samt SKI. Sortimentet er smalt, men priserne yderst konkurrencedygtige. Rengøringsmidler og rekvisitter Levering af rengøringsmidler og rekvisitter Aftalestart: 1. september 2011 Stadsing 2 år 20 % Udbuddet blev gennemført som et i samarbejde med FUS og IN (Indkøbsfællesskab Nordsjælland) samt SKI. Sortimentet er smalt, men priserne yderst konkurrencedygtige. Der har dog været visse starts vanskeligheder forbundet med aftalen. De fleste ting ser dog ud til at være løst. Briller til pensionister Levering af briller til pensionister Forhandling Aftalestart: 1. januar 2011 Dansk Erhvervsoptik 2 år Ingen Indkøbsenheden Side 13
Aftalen er indgået med Dansk Erhvervsoptik der er særdeles bredt repræsenteret i Faxe Kommune, hvilket sikrer at borgerne i kommune har nem adgang til en optiker. Kontormøbler Levering af standard kontormøbler Aftalestart: 1. januar 2011 Kinnarps 2 år 26 % Aftalen blev indgået via Statens rammeaftaler. Staten har udbudt en række aftaler, heriblandt kontormøbler, som kommuner kan tilslutte sig. Sortimentet på aftalerne er generelt smalt, men priserne er ofte særdeles attraktive. Kopipapir Levering af kopipapir Aftalestart: 1. januar 2011 Lyreco og Papyrus 2 år 25 % Aftalen med Papyrus blev indgået via Statens rammeaftaler. Staten har udbudt en række aftaler, heriblandt kopipapir, som kommuner kan tilslutte sig. Sortimentet på aftalerne er generelt smalt, men priserne er ofte særdeles attraktive. Aftalen med Lyreco er indgået via SKI s rammeaftaler. SKI s almindelige rammeaftaler har ofte et bredere sortiment, men priserne er som udgangspunkt knap så attraktive som Statens. Aftale med 2 leverandører sikrer dog at alle behov i Faxe Kommune kan dækkes, samtidig med at der stadig kan holdes fokus på pris, på mest benyttede varer. Mobilt bredbånd Levering af mobilt bredbånd inkl. udstyr Aftalestart: 1. januar 2011 3 2 år 76 % Aftalen blev indgået via Statens rammeaftaler. Staten har udbudt en række aftaler, heriblandt mobilt bredbånd, som kommuner kan tilslutte sig. Sortimentet på aftalerne er generelt smalt, men priserne er ofte særdeles attraktive. Indkøbsenheden Side 14
Kontorartikler Levering af kontorartikler Aftalestart: 1. marts 2011 Lyreco og Staples ca. 2 år 31 % Aftalen med Staples blev indgået via Statens rammeaftaler. Staten har udbudt en række aftaler, heriblandt kontorartikler, som kommuner kan tilslutte sig. Sortimentet på aftalerne er generelt smalt, men priserne er ofte særdeles attraktive. Aftalen med Lyreco er indgået via SKI s rammeaftaler. SKI s almindelige rammeaftaler har ofte et bredere sortiment, men priserne er som udgangspunkt knap så attraktive som Statens. Aftale med 2 leverandører sikrer dog at alle behov i Faxe Kommune kan dækkes, samtidig med at der stadig kan holdes fokus på pris, på mest benyttede varer. Elektronisk låsesystem Levering og opsætning af elektronisk låsesystem til hjemmeplejen. Nationalt udbud Aftalestart: 1. juli 2011 Låsepartner 3 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 12 mdr. Ingen Udbuddet blev gennemført i samarbejde med ældrechef Tina Norking og relevante personer i ældreplejen. Der var 2 leverandører der bød ind. Begge leverandører blev efterfølgende indkaldt til et informationsmøde, hvor de havde mulighed for at fremvise deres produkt. Valget blev efterfølgende truffet ud fra pris og funktionalitet. Der er et godt samarbejde med Låsepartner. Vejsalt Levering af vejsalt Aftalestart: 1. september 2011 G. C. Riebers 2 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 12 mdr. Ingen Indkøbsenheden Side 15
Udbuddet blev gennemført i samarbejde med FUS. Pga. store stigninger efter de sidste års hårde vintre, kan indkøbsenheden som udgangspunkt ikke påvise nogen besparelse Telefoni og data Levering af telefoni og data Aftalestart: 1. oktober 2011 TDC 3 år 46 % Aftalen blev indgået via en direkte tildeling på SKI s rammeaftaler. Aftalen opfylder Faxe Kommunes behov og giver god budget sikkerhed, da aftalen indeholder pakker med fri tale, fri sms samt meget data for faste beløb. RFID løsning (Det åbne bibliotek) Levering af RFID løsning til de åbne biblioteker Nationalt udbud Aftalestart: 1. september 2011 Ingen Biblioteket er tovholder på udbuddet med Indkøbsenheden som aktiv sparringspartner og proceskonsulent. Da der er tale om førstegangs køb har det ikke været muligt at beregne en besparelse. Tandproteser Aftalestart: Tandproteser til visiterede borgere Nationalt udbud Annulleret Ingen Udbuddet gennemføres i samarbejde med pensionsteamet. Der blev udarbejdet udbudsmateriale, desværre var de indkomne tilbud ikke konditionsmæssige, hvorfor udbuddet blev annulleret. Pensionsteamet og indkøbsenheden vurderede at der ikke var den tilstrækkelige interesse fra tilbudsgiverne, derved blev der ikke genudbudt. Fodpleje Aftalestart: Fodpleje til visiterede borgere Nationalt udbud Annulleret Ingen Udbuddet gennemføres i samarbejde med pensionsteamet. Faxe Kommune modtog ingen tilbud, hvorfor udbuddet blev Indkøbsenheden Side 16
annulleret. Pensionsteamet og indkøbsenheden vurderede at der ikke var den tilstrækkelige interesse fra tilbudsgiverne, derved blev der ikke genudbudt. Indkøbsenheden Side 17
Konkurrenceudsættelser gennemført i 2011/2012 Følgende er en oversigt over igangværende udbudsforretninger pr. 31. december 2011. Administrative systemer Levering økonomisystem, løn- og personalesystem, debitorsystem samt vagtplansystem. Aftalestart: Forventeligt 1. juni 2012 5 år + option på yderligere 3 år Skoleartikler Levering af skoleartikler. Miniudbud Aftalestart: Forventeligt 10. februar 2012 1 år Fødevarer Aftalestart: 2012 Levering af fødevarer til storkøkkener. Miniudbud Udbuddet gennemføres som et miniudbud under SKI s rammeaftaler. Desværre har udbuddet trukket ud, da der er problemer med SKI s aftaler Kropsbårne hjælpemidler Levering af kropsbårne hjælpemidler. Aftalestart: 2012 Udbuddet gennemføres i samarbejde med FUS. Indkøbsenheden Side 18
Serviceaftaler Aftalestart: 2012 Serviceaftaler på ventilationsanlæg samt elevatorer mv. Udbuddet gennemføres i samarbejde med Center for Teknik og Miljø. Beskæftigelsesmaterialer Levering af beskæftigelsesmaterialer Aftalestart: Forventeligt marts 2012 1 år Indkøbsenheden Side 19
Plan for 2012 Udover at gennemføre udbud vil Indkøbsenheden i 2012 fortsætte med at fokusere på information og kommunikation. Derudover vil indkøbsenheden fokusere på compliance, både fordi vi rent juridisk er forpligtet til at benytte de aftaler der er blevet indgået efter udbud, men også for at sikre, at vi får realiseret de mulige besparelser. Udbudsplanen for 2012 er løbende under revidering, idet der konstant sker ændringer på området. Område Tovholder Opstart Administrative systemer (økonomi, løn) Faxe I gang Serviceaftaler Faxe I gang Kropsbårnehjælpemidler FUS I gang Computere (bærbar og stationær) SKI + KL I gang Kompressionsstrømper FUS I gang Kontormøbler SKI + KL I gang Multifunktionsmaskiner SKI + KL I gang Printere SKI + KL I gang Aftørringspapir m.m. SKI + KL I gang Rengøringsmidler og rekvisitter SKI + KL I gang Fiberforbindelse Faxe I gang Indkøb af busser Faxe I bero Mobilt bredbånd 3 Staten 2012 El forvaltningsaftale FUS 2012 Naturgas FUS 2012 Kontorartikler SKI + KL / FUS (Faxe) 2012 Kopipapir SKI + KL / FUS (Faxe) 2012 Skoleartikler SKI + KL 2012 Tonere til printere SKI + KL / FUS 2012 Trykkeriydelser Faxe 2012 Beskæftigelsesmaterialer SKI + KL / FUS (Faxe) 2012 Inst. Møbler, legepladser/redskaber, sportsanlæg/baner, fitnessredskaber, moterik-, sports- og idrætsudstyr FUS 2012 Fødevarer SKI 2012 Revisionsydelser Faxe 2012 Bankforretning Faxe 2012 Hårde hvidevarer SKI + KL 2012 AV udstyr og smart boards SKI + KL 2012/2013 Indkøbsenheden Side 20
Engangsbleer til voksne og børn Faxe / FUS 2012/2013 Diabetes FUS 01-08-2012 Briller til pensionister Faxe 30-11-2012 Sygeplejeartikler FUS 01-12-2012 Stomi og inkontinens FUS 01-02-2013 Ortopædisk fodtøj FUS 01-03-2013 Legetøj Faxe 01-04-2013 Vejsalt FUS 01-05-2013 ITV Faxe 01-08-2013 Kaffe, te m.m. FUS 01-01-2014 Telefoni SKI 01-02-2014 Biler til hjemmeplejen Faxe 01-08-2014 Elektronisk låsesystem Faxe 2014 Mobilt bredbånd TDC SKI 2014 Indkøbsenheden Side 21