VEJLEDNING Vejledning til akkrediteringssite. Juni 2016 Indholdsfortegnelse 1. Sådan logger du på akkrediteringssitet side 2 2. Opbygning af akkrediteringssitet side 3 3. Arbejdet med de enkelte standarder side 4 4. Sådan udarbejder du en ny retningslinje side 5 5. Sådan uploader du et eksisterende dokument side 7 6. Overblik og deling af egne dokumenter side 8 7. Sådan anvender du interne noter side 10 8. Adgang til andres dokumenter side 11 9. Sådan reviderer du i en godkendt retningslinje side 14 10. Ny version af uploadede dokumenter side 15 11. Samarbejdsfunktion - fælles dokumenter side 15 Hjælp til akkrediteringssitet Problemer med at logge på eller fejl i funktionerne: - DAK-E support: 65 50 45 50 Spørgsmål til anvendelsen af funktionerne: - ekvis på 35 44 84 58 eller 35 44 84 18 ekvis 15-09-2016 Sagsnr. 2014-6070 1
1. Sådan logger du på akkrediteringssitet Gå ind på www.ekvis.dk. Klik på Akkrediteringssite Kvalitetsdata og log ind med digital signatur til virksomheden Du kan øve dig ved at benytte DEMO en på http://demo.dak-it.dk/akkreditering/ekvis/ (indtastninger renses en gang i døgnet) Digital signatur til medarbejderne betyder, at de kan tilgå akkrediteringssitet på lige fod med lægen. Du kan få flere informationer på Nets hjemmeside: http://www.nets.eu/dkda/produkter/sikkerhed/medarbejdersignatur/pages/default.aspx Du kan på landkortet neders på www.ekvis.dk se, om du kan hente hjælp hos IT-konsulenterne i din region. Nogle har vejledninger liggende, som du måske kan få glæde af. 2
2. Opbygning af Akkrediteringssitet Dette er forsiden af akkrediteringssitet. De grønne menupunkter indeholder generelle informationer og funktioner. Du opretter og redigerer dine dokumenter ved at klikke på standarderne i kasserne. Her får du overblik over dine dokumenter og du kan dele dem med andre Her kan du se kollegaers dokumenter og du kan kopiere teksten ind i dine egne skabeloner Her kommer du retur til forsiden 7 hverdage efter survey kan du se rapporten fra besøget her 3 mdr. før survey vil IKAS her lægge tidsplanen for surveybesøget Hvis I er flere ydernumre i samme klinik kan I her oprette en platform til fælles dokumenter! betyder at det er en patientsikkerhedskritisk standard Farvemarkeringen kan bruges til at vise jer selv, hvor langt I er med arbejdet. Funktionen er frivillig. Oplever du tekniske problemer med sitet, kan du her se, om der er driftsproblemer og ellers kontakte supporten. Når klinikken via virksomhedens e-boks modtager den tildelte surveydato fra IKAS, skal datoen bekræftes her med et flueben. Desuden skal praksisoplysningerne opdateres. OBS: det kliniknavn du skriver er det, som vil fremgå af dit akkrediteringscertifikat. 3
3. Arbejdet med de enkelte standarder Klik på forsiden på den standard, som du skal arbejde med Herefter får du præsenteret indholdet i standarden I højre side ligger der links til eksempler, vejledninger og hjemmesider, som kan understøtte arbejdet Her finder du inspiration og hjælp til arbejdet med standarden. Det kan være links til relevante hjemmesider og eksempler på retningslinjer Nederst i standarden skifter du mellem de forskellige indikatorer, og kan udarbejde eller tilknytte dokumenter til hver indikator Hvis du vil bruge farvemarkeringerne, markerer du her løbende hvor langt du er i arbejdet med den enkelte indikator. Markeringerne samles på forsiden. Ikke relevant anvendes kun hvis den aktivitet, som indikatoren omhandler, ikke forekommer i klinikken. 4
4. Sådan udarbejder du en ny retningslinje Ex.: I denne indikator er der krav om, at der skal kunne henvises til et dokument, hvor arbejdsgangen er beskrevet. Du skal udarbejde et dokument. Klik på Retningslinje og derefter klik på Opret nyt dokument Der åbner sig en skabelon, som du skriver i. Du kan skrive teksten direkte eller indsætte tekst, fra eksterne filer eller andres dokumenter i akkrediteringssitet. Skabelonen indeholder, de formkrav der er i Den Danske Kvalitetsmodel 5
Hvis der skal arbejdes videre med dokumentet på et senere tidspunkt, skal dokumentet gemmes som kladde og du kan når som helst gå ind og arbejde videre, da kladden ligger i skabelonen. Så længe der ligger en kladde, kan der ikke oprettes andre retningslinjer på denne indikator. I feltet Noter nederst i dokumentet kan der skrives interne kommentarer, som kan hjælpe under udarbejdelsen. Gem kladde gemmer dit arbejde, så du kan gøre det færdigt på et andet tidspunkt. Tryk Godkend dokument, når din retningslinje er færdig. Den gemmes med titel og versionsnummer. Du kan ikke slette dokumentet, men du kan altid åbne, redigere og gemme en nyere version 6
5. Sådan uploader du et eksisterende dokument Hvis du har eksisterende dokumenter, registreringer o. lign., kan du uploade dem, så du har alt din dokumentation samlet ét sted. Det kan f.eks. være log-skemaer, mødereferater, årshjul eller resultaterne fra patienttilfredshedsundersøgelsen. Hvis du uploader allerede udarbejdede retningslinjer eller procedure, som I har i klinikken, skal du være opmærksom på, at dokumentet skal leve op til kravene i skabelonen for retningslinje, se bilag 7, side 49 i DDKM-bogen. Klik på Retningslinje og derefter Upload fil. Klik på Gennemse, vælg din fil og klik på Upload. Filen lægger sig som vist nedenfor Op til tre timer efter, at du har uploadet et dokument kan du slette filen, hvis du f.eks. kom til at vælge en forkert fil. 7
6. Overblik og deling af egne dokumenter Du kan dele dine godkendte dokumenter med IKAS, ekvis og kollegaer blandt praktiserende speciallæger med et ydernummer. Det vil være den nyeste version, der er delt. Du kan dele på to måder: Del alle: Alle godkendte dokumenter deles med IKAS, ekvis og specifikke ydernumre Del dokument: Ét dokument deles med IKAS, ekvis, hele specialet eller specifikke ydernumre Du kan altid ændre, hvem du har delt dine dokumenter med. Deling med IKAS Det er vigtigt at du deler dine dokumenter med IKAS senest 1 uge før dit survey. Derved kan de to surveyorere, som skal besøge din klinik, læse dokumenterne inden. Deling med ekvis Du kan dele dine dokumenter med ekvis, hvis du får behov for dialog med ekvis i forhold til specifikke dokumenter. Deling med kollegaer Du kan dele dine dokumenter med andre praktiserende speciallæger. Det betyder, at de kan se dit kliniknavn og dine dokumenter, og de kan kopiere relevant tekst til brug i egne dokumenter. På dokumentniveau kan du vælge at dele med alle de praktiserende speciallæger i dit speciale, eller du kan indtaste specifikke ydernumre, så du kun deler med en mindre gruppe, f.eks. en netværksgruppe eller speciallæger fra et andet speciale. Sådan deler du: Klik på Egne dokumenter Klik på Del alle for at dele alle dine godkendte dokumenter på én gang. Du kan altid ophæve delingen på dokumentniveau. I boksen kan du vælge at dele med IKAS, ekvis og et/flere ydernumre på speciallæger. Tilføj ét ydernummer ad gangen. Du kan se hvem du har delt med og fjerne dem igen. Vil du dele med hele specialet skal det ske på dokumentniveau se nedenfor. 8
Deling på dokumentniveau. Klik på plusset ud for det dokument, som du vil dele Dokumentet åbner sig og du klikker på dele-ikonet og vælger i boksen, hvem du vil dele med. Når du arbejder med dokumenterne under de enkelte standarder kan du også der til- eller fravælge at dele dokumentet med IKAS og ekvis. 9
7. Sådan anvender du interne noter Interne noter kan bruges til at nedskrive opgaver, prioriteringer, refleksioner, erfaringer som kan være til gavn i processen, f.eks. når man skal redegøre for en indikator. Noterne er til klinikkens eget brug og kan ikke ses, selvom retningslinjer og filer deles med IKAS og ekvis. Klik på Interne Noter, skriv dit indhold og tryk på Gem Notatet lægger sig nedenfor og kan åbnes og lukkes på ikonet. Noter kan udskrives, redigeres eller slettes. 10
8. Adgang til andres dokumenter Med denne funktion kan du se dokumenter fra andre praktiserende speciallæger. Du kan: se dokumenter fra klinikker, som har valgt at dele deres dokumenter med dit speciale eller dit ydernummer kopiere indholdet fra kollegaernes dokumenter til dit eget akkrediteringssite, redigere og tilpasse teksten til din klinik. Funktionen kan kun anvendes fra retningslinjer, som er udarbejdet i skabelonen og gælder ikke uploadede filer. Klik på Andres dokumenter Under hver standard kan du se de dokumenter, som andre har delt. Klinikkens navn står ud for dokumentet Klik på og dokumentet folder sig ud, som nedenfor. 11
Klik på Kopier til egne dokumenter. Titel, formål og fremgangsmåde bliver nu kopieret ind i skabelonen i dit akkrediteringssitet under samme standard og indikator 12
Den kopierede tekst er lagt ind som kladde, og du kan nu arbejde med at redigere, så indholdet tilpasses din klinik. Husk at gemme kladden eller godkende dokumentet! 13
9. Sådan reviderer du i en godkendt retningslinje Der kan ske ændringer, som betyder, at du skal opdatere din retningslinje. Du finder retningslinjen og klikker på Redigér. Du kan herefter foretage dine ændringer. HUSK at tjekke ikrafttrædelsesdatoen inden du godkender, da det er den nyeste version af et dokument, som gælder!! Når du gemmer den nye version, vil de tidligere versioner folde sig sammen og ligger nedenfor, så de altid kan findes frem. 14
10. Ny version af uploadede dokumenter For at uploade en ny version af et dokument klikkes "upload ny version". Herefter vælges den reviderede fil, der skal uploades fra computeren. Man kan IKKE lave en ny version ved at åbne dokumentet rette og gemme. Den nye udgave skal gemmes udenfor akkrediteringssitet (klik Gem som ) og hentes ind igen ved at klikke "Upload ny version". 11. Samarbejdsfunktion - fælles dokumenter Samarbejdsfunktionen betyder at to eller flere ydernumre, der har et praksisfællesskab kan have fælles dokumenter og være fælles omkring akkrediteringen. Dette samarbejde betyder, at dokumenter udarbejdes i den fælles gruppe, og alle inkluderede ydernumre er ansvarlige for indholdet. Klik på fanen Samarbejde øverst Klik her for at oprette og navngive en gruppe Tilføj ydere ved at indtaste et eller flere ydernumre Det er kun det ydernummer, der har oprettet gruppen, der kan tilføje nye ydernumre til gruppen. 15
Når et ydernummer er blevet tilføjet til gruppen, vil der komme en boks op næste gang denne logger ind. Når der klikkes på accepter invitation, lægger gruppen sig under Samarbejde-fanen. I den grå boks øverst til højre, vælger man hvilken platform, man vil arbejde på. Det fremgår her hele tiden, hvilken platform, man befinder sig på. Den fælles platform skal bruges i arbejdet med dokumenterne. Det anbefales ikke at bruger din egen platfor til dokumenthåndteringen, da det så vil fremstå som om du har to retningslinjer for det samme. Du skal bruge din egen platform når du opdaterer praksisoplysninger som beskrevet under pkt. 2 opbygning af forsiden. 16