Udbudsbetingelser Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af Konsulentydelse til udarbejdelse af byrumsanalyse og masterplan for Campus Slagelse til Slagelse Kommune og Realdania Slagelse Kommune oktober 2013
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbudsansvarlig... 5 1.3 Udbuddets omfang... 6 1.4 Kontraktindgåelse... 6 2. Udbudsbetingelser... 7 2.1 Udbudsform... 7 2.2 Ejendomsret... 7 2.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 7 2.4 Tilbudsfrist... 7 2.5 Åbning af de indkomne tilbud... 7 2.6 Aftalegrundlag... 7 2.7 Delaftaler... 8 2.8 Konsortier... 8 2.9 Ordregivers forbehold... 8 2.10 Tilbudsgivers forbehold... 8 2.12 Udvælgelseskriterier... 8 2.13 Tildelingskriterium... 9 3. Tilbudsdisposition... 10 5. Kontrakt... 11 1 Parterne... 11 2 Kontraktgrundlag... 11 3 Kontraktens omfang... 11 4 Kontraktperiode... 12 5 Tildeling af konkrete ordrer... 12 Ordren er tildelt jf. udbudsmaterialets betingelser.... 12 6 Levering og leveringsbetingelser... 12 7 Fakturering... 12 8 Betalingsbetingelser... 13 9 Underleverandører... 13 10 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 13 11 Tredjemandsrettigheder... 13 12 Misligholdelse... 13 13 Erstatning og forsikring... 14 14 Bod... 14 15 Ophør af aftale... 14 16 Konkurs m.v.... 14 17 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 14 18 Ændring af ydelsessammensætning... 15 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 15 20 Kontraktændringer... 15 21 Lovvalg og afgørelse af tvister... 15 22 Offentlige påbud... 15 23 Etik og socialt ansvar... 15 24 Underskrift... 16 Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... 17 Bilag 2 Vejledende tidsplan... 18 Bilag 3 Aktindsigt... 19 Side 2 af 19
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører: Konsulentydelse til udarbejdelse af byrumsstudier og masterplan for Campus Slagelse midt i byen til Slagelse Kommune og Realdania. Rådgiver bedes beskrive sine ydelser og specificere hvordan opgaven forventes løst herindunder tidsplan, referenceprojekter og pris samt evt. samarbejdspartnere. Se estimeret tidsramme under kravspecifikation afsnit 4. Klientens ydelser omfatter: Dialog, sparring og input til opgaveløsning Intern varetagelse af behandling i hhv. direktion og politisk udvalg, herunder 17 stk. 4 Campus Slagelse 1. Baggrund: Slagelse er en stor uddannelsesby på Vestsjælland med ca. 4.200 studerende på mellemlange og lange videregående uddannelser og godt 5.000 elever på grunduddannelser. Baggrunden for projekt Campus Slagelse midt i byen tager afsæt i Syddansk Universitets campus ved stationen i Slagelse by (Institut for Sprog og Kommunikation, Institut for Ledelse og Virksomhedsstrategi). Syddansk Universitet etablerede sig i Slagelse i 2007 og har udvidet og flyttet sine aktiviteter i 2009. Her etablerede SDU campussen ved stationen midt i byen. Placeringen ved Slagelse station er udgangspunktet i visionen for en ny, fælles campus med Syddansk Universitet og University College Sjælland (Sygeplejerske og Pædagoguddannelser) som hovedaktører. Forud for udbuddet: Der er indsamlet fotoregistreringer og mapping af flow forud for udbuddet. Dette vil tilgå rådgiver som råmateriale ved kontraktindgåelse. Den 26. august 2013 har Slagelse byråd vedtaget en Visionsplan for Campus Slagelse. Denne er udarbejdet i samarbejde med Syddansk Universitet, University College Sjælland og DSB Ejendomsudvikling. Cowi har ydet konsulent bistand på opgaven som også omfatter baggrundsmateriale for visionsplanen. Dette er tilgængeligt i kravspecifikationens bilag 3 Visionsplan og bilag 4 Baggrundsmateriale. Forud for det har Slagelse byråd godkendt Helhedsplan Videns- og Uddannelsesby Slagelse 2012-2020 d. 17. december 2012 (se bilag 5 i Kravspecifikation). Helhedsplanen peger på hvordan bymidte, sygehusområde og uddannelsesfirkant kan bindes sammen. Helhedsplanen er udarbejdet af Slagelse Kommune med bistand af Bisgaard Arkitekter på dele af planen. Fælles vision: Slagelse er en lille universitetsby med godt 2.400 studerende på universitetet og en forventet stigning i studerende på ca. 2.500 i 2014/15. Der er korte afstande til alt både fysisk og mentalt. Campussen ligger midt i byen kun 300 m fra gågademiljøet. Både SDU, UCSJ og Slagelse Kommune ønsker at bygge videre på og skabe grobund for et innovativt og motiverende vidensmiljø, der kobler forskning, uddannelsesmiljø og det lokale erhvervsliv. Parterne ønsker at understøtte et inkubatormiljø, der bl.a. kan bygge videre på f.eks. kommunens samarbejde med Region Sjælland om en Vækstfabrik, iværksætteri og opfinderi indsatser. 1 Se bilag figur 1. organisationsdiagram s. 3 Side 3 af 19
Det er vigtigt, at der bliver tænkt en strategi for hvordan campussen kan understøtte bymidten og omvendt. Der skal tænkes i blandede byformål som også henvender sig til borgere og pendlere der ikke har tilknytning til campussen. Derfor er det vigtigt at campussen bliver planlagt med hensyntagen til forbindelser og synergieffekter i forhold til både bymidte, sygehusområde 2 og øvrig uddannelsesmiljø 3. Udbudsbetingelser: Byrumsanalyse og masterplan skal tage afsæt i visionsplan og baggrundsmateriale. Projekt Campus Slagelse midt i byen skal via en byrumsanalyse og masterplan danne beslutningsgrundlag for Slagelse Kommune og dennes samarbejdspartnere i en fremsigtet realiseringsproces for en mental og fysisk byomdannelse. Først og fremmest hvordan byens identitet kan forstærkes via campus ved stationsområdet og derudover hvordan campus kan blive en løftestang for resten af byen. Projektet skal trække essensen ud af hvordan det mest optimale samspil mellem campus, bymidte og udvalgte nedslagspunkter kan komme til at fungere. Hvad kræver det af eksisterende og nye bylivsfunktioner omkring campussen for at lykkes? Og hvilke evt. kommunale og private investeringer peges der på for at kickstarte projektet? Betingelser af indhold der skal indgå i samlet løsning af opgave. Byrumsanalyse: - Volumenstudier af bygninger og byrum - Forbindelse mellem særligt campus og bymidte - Vurdering af genanvendelse af tomme bygninger i projektområde - Parkeringsmodeller (lokalplanafsæt) - Infrastrukturløsninger (på baggrund af trafikmodeller) 4 - Forbindelser og synergier med øvrig by - Social og økonomisk bæredygtighed i masterplanen (realiserbar) - Vurdering af hvordan de rette byfunktioner kan skabe et aktivt byliv både på campus og i bymidte (plug-in/plug-out) 5-2-3 workshops Masterplan: - Masterplan (målestok 1: 1000) - 1-2 nedslagsområder (målestok 1: 500) Strategiområdet er markeret i Slagelse bymidte oversigtskort se bilag 1 Projektområdet er markeret i Campus Slagelse oversigtskort bilag 2 2 Region Sjælland bygger to sygehuse i Slagelse. Landets største og mest moderne universitets psykiatrisygehus med egen forskningsenhed står klart i årsskiftet 2014/15. Et nyt fælles akut plus sygehus ved siden af centralsygehuset bli 2 ver indviet d. 31. oktober. Endnu en byggefase er netop vedtaget (kvinde/barn center) og skal stå færdig i 2017/18. Sygehusområdet ligger ca. 1 km fra bymidten. 3 Kommunens grunduddannelser er samlet i Uddannelsesfirkanten godt en halv kilometer fra campusområdet. 4 Den udvalgte tilbudsgiver får tilsendt trafikmodeller for stationsområdet ved projekt opstart. 5 Betydning af plug-in/plug-out: Hvordan sikres det, at der f.eks. er lokkende aktiviteter der henvender sig til de studerende i bymidten og hvordan sikres det, at der er inviterende og udadvendte aktiviteter der henvender sig til den forbipasserende eller andre målgrupper? Side 4 af 19
Projektformål: Formålet med projektet er at understøtte en fysisk og mental byudviklingsproces af Slagelse by. En byrumsanalyse og masterplan skal blive beslutningsgrundlag for Slagelse Kommune og dennes samarbejdspartnere i en proces hvor Campus Slagelse midt i byen skal løfte Slagelses udvikling som videns- og uddannelsesby. Dels gennem fremme af uddannelses- og inkubatormiljø og dels ved at skabe fysiske og mentale koblinger på aksen fra campus, bymidte, sygehusområde og øvrige uddannelser. Dette skal ikke blot løfte det lokale studiemiljø og erhvervsliv, men blive en generator for hele byen og kommunen i form af faglige og sociale netværk, aktive byrum, samlende aktiviteter og fornyet by identitet. Formålet med byrumsanalysen at udvikle en ambitiøs, strategisk og realiserbar masterplan for Campus Slagelse. Dette skal være direkte afsæt for evt. kommunale og private investeringer og en eller flere lokalplaner i området. Projektet danner samtidigt rammen om en inddragelsesproces hvor de forskellige brugere og interessenter bidrager med deres input til analyse og forventninger til masterplanen. Her er et af målene, at understøtte lokale aktører og interesseorganisationers engagement til at præge byudviklingen og dermed også få ejerskab og indflydelse på byens særlige visitkort campus i byen byen i campus. Dette kan ske gennem brugerdrevne initiativer, hvor der ikke er langt fra idé til handling. Da byomdannelsesprojekter er langstrakt forløb, er det vigtigt for kommunen at tydeliggøre processen dels gennem engagement af brugere og interesseorganisationer, events og initiativer af midlertidig karakter parallelt med eller forud for egentlige byggeprojekter. Det skal være med til at kick-starte processen og skabe identitet. For at give et billede på dette og hvordan man kan skabe mer værdi både økonomisk og socialt under en byomdannelsesproces, ønsker klienten et afsnit omkring hvordan aktiviteter af midlertidig karakter kan sættes i gang. 1.2 Udbudsansvarlig Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Jurist Louise Frændemark Center for Økonomi Indkøb og Forsikring Rådhuspladsen 11 4200 Slagelse Dir. tlf: 58 57 30 11 indkob@slagelse.dk www.slagelse.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt i henhold til afsnit 2.3. Projektleder på byrumsanalyse og masterplan samt ansvarlig for udarbejdelse af udbud fra Slagelse Kommune er arkitekt cand arch Linda Choe Vestergaard Projektleder på byrumsanalyse og masterplan samt ansvarlig for udarbejdelse af udbud fra Realdania er Astrid Bruus Thomsen. Side 5 af 19
1.3 Udbuddets omfang Udbuddet indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med en hovedrådgiver og evt. en underrådgiver for perioden d. 4.10.2013 og forventes afsluttet i marts 2014. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at aftage de i udbuddet omfattede tjenesteydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede tjenesteydelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. 1.4 Kontraktindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Efter kontraktindgåelse handler Slagelse Kommune og Realdania med den valgte tilbudsgiver som juridisk part. Side 6 af 19
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Arbejdet udbydes som en annoncering i henhold til Tilbudsloven, lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. 2.2 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til indkøbsafdelingen, att.: Louise Frændemark, pr. mail: indkob@slagelse.dk med emnet: "Spørgsmål Udbudsbetingelser Campus Slagelse senest den 23.10.2013 kl. 08.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen www.slagelse.dk 2.4 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Campus Slagelse. og Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Tilbudsgiver vil modtage en kvittering for modtagelse via e-mail når alle tilbud er modtaget. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 30.10.2013 kl. 12.00 på følgende adresse: Slagelse Kommune Indkøbsafdelingen Rådhuspladsen 11 4200 Slagelse Att.: Jurist Louise Frændemark Alternativt E-mail: indkob@slagelse.dk Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.5 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.6 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede tjenesteydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Side 7 af 19
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode. 2.7 Delaftaler Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven. 2.8 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå hvilken tilbudsgiver, der er hovedrådgiver, som ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.9 Ordregivers forbehold Ordregiver er et samspil mellem Slagelse Kommune og Realdania. Valg af rådgiver ud fra udvælgelseskriterier vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem disse to. 2.10 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet f.eks. betingelser for samlet løsning af opgave vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.12 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Retten til at udøve det pågældende erhverv Kopi af tilbudsgivers autorisation for at udøve erhvervet Tilbudsgivers personlige forhold Side 8 af 19
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige professionel ansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKR. 10 millioner Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige tjenesteydelser der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af ydelserne og angivelse af kontaktpersoner. Oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tjenesteyderen især hos den eller de personer, der er ansvarlig for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet. 2.13 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det for Slagelse Kommune og Realdania økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterier 1. Proces for løsningsforslag og referencer Beskrivelse af løsning af opgave samt referencer fra tidligere, lignende projekter og hvorledes det/disse er løst 2. Kvalitet og pris Sammenhæng i kvalitet og pris sammenholdt med slutleverance *Hvis ordergiver modtager bud der alle ligger tæt i pris, vil 25 % blive afgjort ud fra en samlet beskrivelse af opgaveløsningen og kvaliteten af lignende opgaveløsninger på tilbudsgivers CV. 3. Opgaveløsning Beskrivelse af tanker om genanvendelse af bygninger og midlertidighed i byrum. Hvordan kan tomme bygninger bruges til at kickstarte en by omdannelse i forbindelse med campus og bymiljø? Særlig også vægt på beskrivelse af proces for brugerinddragelse og referencer fra tidligere sammenhænge, hvor der er blevet skabt ejerskab hos brugerne i processen. Vægtning i procent 60 % 25 % 15 % Tildelingskriterierne vil blive vurderet ud fra en helhedsbetragtning. Ad 1. Beskrivelse af proces for løsningsforslag vil blive vurderet på evnen til at henvise til relevante referenceprojekter samt evnen til at kvalificere slutleverancen, så masterplanen bliver både ambitiøs og realiserbar. Ad 2. Kvalitet og pris vil blive vurderet ud fra hvordan det samlede tilbud med tilknyttede projektleder/projektmedarbejdere og teamets samlede faglige baggrund og referencegrundlag ser ud. Dette i sammenhold med den samlede pris. Ad 3. Her vil referencer fra tidligere sammenhænge vægtes. Side 9 af 19
3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt, samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer) Resumé Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Udvælgelseskriterier De oplysninger der udbedes om i henhold til afsnit 2 Udvælgelseskriterier Kravspecifikation Det er Slagelse Kommune og Realdanias forventning af tilbudsgiver beskriver en faseinddeling for byrumsanalyser og masterplan. Desuden forventes en beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver vil sikre, at masterplanen er realiserbar ud fra markedsforholdene. Det forventes, at tilbudsgiver kan løse opgaven med aflevering i marts 2013. Det forventes at tilbudsgiver har medtaget punkt 1.1 med udbudsbetingelser i tilbuddet. Se vedlagte kravspecifikationens bilag E med projektbeskrivelse. Tilbudsliste Udfyldelse og underskrivelse af Tilbudsliste og aktivitetsplan for opgaveløsning. Pris og betalingsplan skal fremgå heraf. Øvrige oplysninger Tilbudsgiver skal kunne deltage i 17 stk. 4 udvalgsmøde d. 4. november fra. kl. 15-16.30 på Slagelse rådhus (nærmere information følger). Her vil tilbudsgiver blive præsenteret. Tilbudsgiver skal her fremlægge tidsplan samt proces for byrumsstudier og masterplan. 17 stk. 4 udvalget består af borgmester og tre udvalgsformænd. Ved dette møde vil rektorer og prorektor fra hhv. Syddansk Universitet, University Collge Sjælland samt Erhvervsakademi Sjælland deltage (nærmere information ang. dagsorden følger). Side 10 af 19
5. Kontrakt Nærværende kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. (Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i kontrakten skal dette tydeligt angives i tilbudsgivers tilbud jf. udbudsmaterialets afsnit 2.9. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.9 vedrørende retsvirkningerne af forbehold.) Kontrakt vedr. Byrumsanalyse og Masterplan for Campus Slagelse 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Slagelse Kommune Udviklingssekretariatet Rådhuspladsen 11, 2 4200 Slagelse Kontaktperson: Linda Choe Vestergaard og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] Kontaktperson: 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter annoncering i henhold til Tilbudsloven, lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 7. oktober 2013 D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Levering af byrumsanalyse og masterplan for Campus Slagelse til ordregiver jf. udbudsmaterialet. Side 11 af 19
4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den [dato for kontraktunderskrivelse] og er uopsigelig for begge parter indtil endelig levering af den færdige byrumsanalyse og masterplan for Campus Slagelse jf. udbudsmaterialet og 6. Se dog nedenfor om misligholdelse af kontrakten. 5 Tildeling af konkrete ordrer Ordren er tildelt jf. udbudsmaterialets betingelser. 6 Levering og leveringsbetingelser I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal kontrakthaver udarbejde forslag til tidsplan for processen jf. udbudsmaterialet som skal godkendes af ordregiver. Denne tidsplan forventes overholdt. Levering anses for sket, når betingelserne i udbudsmaterialet er opfyldt. 7 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Omfang og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne). Omfang: Det fakturerede omfang skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. Side 12 af 19
8 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. Betaling sker løbende i overensstemmelse med den mellem parterne aftalte tidsplan for levering og betaling jf. udbudsmaterialet. 9 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 10 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten. 11 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 12 Misligholdelse Ordregiver anser enhver forsinkelse eller mangel som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer det aftalte til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Side 13 af 19
13 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsretlige betingelser for enhver person- og tingsskade, herunder også rådgiveransvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de i kontrakten omfattede ydelser. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne en professionel rådgiveransvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringssummen skal være på mindst 1 mio. danske kr. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver skal senest 30 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet rådgiveransvarsforsikring i henhold til ovenstående. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 14 Bod Kontrakthaver er ansvarlig for at ydelsen byrumsanalyser og masterplan kan godkendes af Slagelse Byråd og Realdania i marts 2014. Såfremt arbejdet ikke godkendes i henhold til nærværende udbudsmateriale afholder kontrakthaver samtlige omkostninger i forbindelse med et revideret forslag, samt et tillæg på 100.000 danske kr. 15 Ophør af aftale Kontraktshaver er i forbindelse med kontraktens ophør, uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage ordregiver eller en af ordregiver udpeget tredjemand alt nødvendigt materiale, oplysninger mv. der er nødvendigt, for at ordregiver og/eller tredjemand kan overtage udførelsen af de i kontrakten omfattede ydelser. Kontrakthavers bistand skal sætte ordregiver i stand til uden unødigt besvær enten selv at varetage de i kontrakten omfattede ydelser eller overdrage ansvaret for udførelsen af ydelserne til en tredjemand. Kontrakthaver skal aktivt medvirke for at sikre, at returneringen af ansvaret for udførelsen af ydelserne kan ske enkelt og uden gener for ordregiver. 16 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve kontrakten.. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 17 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Side 14 af 19
Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 18 Ændring af ydelsessammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i ydelsernes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre ydelserne som påkrævet. 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 20 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 21 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret samt principperne i Generelle Bestemmelser for Rådgivning, GBR 92. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 22 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 23 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Side 15 af 19
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 24 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver Side 16 af 19
Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... I henhold til bekendtgørelse af lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr.... I henhold til bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter samt udbudsdirektivets (2004/18/EF) præambel nr. 34 og art. 27, stk. 2 om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, erklærer undertegnede hermed at efterleve og ved udarbejdelsen af tilbud at have taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. 6... I henhold til udbudsdirektivets art. 45, om tilbudsgiverens personlige forhold, erklærer undertegnede endvidere ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene oplistet i art. 1 og 2. Virksomhedens navn, adresse og CVR nr.: Dato og underskrift 6 Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser kan fås ved henvendelse til Skat, hovedcentret (www.skat.dk), Miljøstyrelsen (www.mst.dk) og Arbejdstilsynet (www.at.dk). Side 17 af 19
Bilag 2 Vejledende tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse på slagelse.dk og udbud.dk den 07.10.2013 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 23.10.2013 kl. 8.00 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 24.10.2013 Sidste frist for modtagelse af tilbud den 30.10.2013 kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 44 Forventet kontraktunderskrivelse uge 45. Side 18 af 19
Bilag 3 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Undtages: Begrundelse: Bemærk, at det i sidste ende er ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt. Side 19 af 19