Dagsorden til ekstraordinært møde til Hovedudvalget Fredag den 24-06-2016, kl. 09:00 i kantinen, Kanalstræde 2 Praktiske oplysninger i forbindelse med mødet: Andre deltagere i mødet:
Hovedudvalget består af: Parti: Udenfor partierne Medlemmer: Helle Løve, Hanne Brøndum Petersen, Helle Drejer Dall, Anja Svane Breum, Rasmus Søren Bjerregaard, Jens Erhard Zachariasen, Trine Jørgensen, Bjarne Lundorf Pedersen, Erik Kjærgaard Andersen, Jens Rohrberg, Tine Grodal Thomsen, Kari Petersen, Ole Sonne, Ole Lollike, Janne Cunliffe, Kenn Thomsen, Flemming Rydahl, Bo Christensen, Karen Schur, Hüseyin Kizilocak AFBUD: Ole Sonne, Helle Drejer Dall, Tine Grodal
INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. Åbent punkt - Drøftelse af Budgetrevision 2 sagen - Sag nr. 16/30617... 1 2. Åbent punkt - Drøftelse af model: " Midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag" - Sag nr. 16/30446... 4
1. Åbent punkt - Drøftelse af Budgetrevision 2 sagen - Sag nr. 16/30617 Sagsgang og sagstype Hovedudvalget Drøftelsessag Indstilling Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, 1. at Hovedudvalget - på baggrund af Økonomiudvalgets behandling af budgetrevision 2 - drøfter budgetrevision 2 sagen forud for Byrådets behandling af budgetrevision 2 sagen den 29. juni. Beskrivelse af sagen Før byrådet på byrådsmødet den 29. juni 2016 behandler budgetrevision 2 skal budgetrevision 2 sagen drøftes i Hovedudvalget. Behov for forbrugsreduktioner Den 8.juni behandlede Økonomiudvalget budgetrevision 2 med det fokus at reducere forbruget af serviceudgifter flere steder i organisationen med henblik på at overholde budgettet for 2016. Handlingsplanerne for kernopgaverne Læring og trivsel, Alle kan bidrage, Uddannelse til alle og Vækst og bæredygtighed blev af Økonomiudvalget indstillet til beslutning af byrådet. Økonomiudvalget indstillede desuden, at den resterende del af budgetreduktionen på 24,4 mio.kr. i 2016 bliver dækket af hele organisationen. For at sikre så god proces som muligt med inddragelse af de relevante aktører, tog byrådet sagen om budgetrevision 2 af dagsordenen ved byrådsmødet den 15.juni, og har samtidigt indkaldt til ekstraordinært byrådsmøde den 29.juni. For at byrådet den 29.juni kan prioritere imellem forslagene, indeholder bruttokataloget reduktionsforslag på 45,9 mio. kr. i 2016 og 24,8 mio. kr. i 2017 og frem. Herudover besluttede Økonomiudvalget på sit møde den 8. juni 2016 at indefryse overførsler fra 2015 til 2016, hvilket svarer til ca. 60 mio. kr. af driften. Det betyder, at administrationen forventer, at et tilsvarende beløb bliver overført fra 2016 til 2017 For at sikre overholdelse af budgettet i 2016 vil det blive relevant at arbejde på en proces for personalereduktioner i Holbæk Kommune. Processen vil afhænge af behovet for personalereduktioner, herunder omfanget af Byrådets beslutninger til at sikre budgetbalance. Den videre proces vil blive drøftet i Hovedudvalget. Høring Handleplaner er udsendt til Råd og Bestyrelser med følgende procesplan:
23. juni kl. 23.59: Frist for aflevering af høringssvar. Sendes til OKEFchefpost@holb.dk 24. juni kl. 10.00: Ekstraordinært møde i Hovedudvalget 24. juni i løbet af dagen: Dagsorden til byrådsmødet den 29.juni publiceres 29. juni kl. 17.30-18:30: Byrådsmøde (beslutning om handlingsplaner for budget 2016) Lovgrundlag link Link til Økonomiudvalgets indstilling af 8. juni 2016 til Byrådet: https://holbaek.dk/politik/byraad-og-udvalg/dagsordener-ogreferater/?agendaid=5102&agendatype=referat Bilag Forslag til handleplaner BR2 Beslutning: Hovedudvalget drøftede 6 temaer: Tema 1: Principper for personalereduktion Der var enighed i Hovedudvalget om, at de gældende principper i det besluttede dokument skal tænkes ind i den proces, der må blive brug for, når vi kender omfanget og de forslag politikerne ønsker at iværksætte. Dermed sikres, at der bl.a. gøres brug af naturlig afgang, Samtidig flugter dokumentet med e principper der fremgår af punkt 2 i denne dagsorden. Hovedudvalget forudsætter, at FTR inddrages i de videre processer. Tema 2: Politisk ansvar Medarbejdersiden gør opmærksom på vigtigheden af, at Byrådet anerkender, at der kan opleves serviceforringelser hos borgene, og at Byrådet tager ansvar herfor i den udmelding der skal ske, så det ikke er den enkelte medarbejder i sit møde med borgere, der skal står til ansvar. Samtidig skal der holdes fokus på, hvorvidt ambitionsniveauet kan overholdes og stå mål med de ressourcer vi har. Tema 3: Gennemsigtighed i budgetter Medarbejder og ledelse sidder med personalebeslutninger og nødvendige tilpasninger. For at træffe de rette beslutninger i fælleskab, er det nødvendigt med gennemsigtige budgetter og løbende budgetopfølgning, så man har et fælles grundlag for at kunne iværksætte nødvendige handlinger, der skaber budgetbalance og samtidig understøttet Holbæk I fællesskab. Tema 4: Hvordan sikre vi effekten af spareforslagene? Medarbejderside henleder opmærksomheden på, at sikre en tæt opfølgning på implementering af de besluttede realistiske handleplaner. Ved eventuelt manglende effekter af handleplanerne bør det tilstræbes hurtigst muligt, at opfølgning og tilpasning sker med henblik på, at sikre budgetoverholdelse. Det kan ske i samarbejde mellem medarbejdere og ledelse.
Tema 5: Medarbejderinddragelse Ved udmøntning på de lokale arbejdspladser, skal det sikres, at der sker en inddragelse af de Lokale MED-udvalg, og samtidig holder fast i at trivsel og forebyggelse af stress fortsat er højt på dagsorden.
2. Åbent punkt - Drøftelse af model: " Midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag" - Sag nr. 16/30446 Sagsgang og sagstype Hovedudvalget Drøftelsessag Indstilling Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, 1. at Hovedudvalget drøfter notat vedrørende midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag. Beskrivelse af sagen Koncerndirektionen har besluttet et midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag i Holbæk Kommune, fra den 1. juli 2016 og indtil anden udmelding gives. Et stop for eksterne stillingsopslag har bl.a. til formål at begrænse udgifterne. Det sker ikke automatisk men skal ledsages af et omhyggeligt forarbejde. Det skal vurderes nøje hvorvidt behovet for genbesættelse af en ledig stilling er til stede, eller om opgaven kan løses på anden vis eller eventuelt bortfalde. Det skal ligeledes vurderes om der er mulighed for at udskyde genbesættelsen i en periode. Et andet formål med et stop for eksterne stillingsopslag er, at det kan være med til at afbøde konsekvenserne af budgetreduktionerne, i form af omplaceringsmuligheder for ansatte der står overfor afskedigelse, eller allerede er afskediget. Udover de menneskelige gevinster herved, er der også den økonomiske gevinst at Holbæk Kommune ikke både betaler løn til en nyansat medarbejder og til en eventuelt afskediget medarbejder. Koncerndirektionen er opmærksom på at et midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag kan medføre et kompetencetab, i form af manglende tilførsel af kompetencer udefra. Det kan ligeledes medføre, at en ledig stilling genbesættes af en medarbejder med en lidt anden kompetenceprofil end umiddelbart ønsket. Omvendt kan en omplaceret medarbejder bidrage med et kendskab til Holbæk Kommune som udefrakommende ikke har. Alt i alt vurderes hensynet til at undgå afskedigelser at vægte højest. Hvis det vurderes at en stilling ikke kan besættes internt, kan chefen for Koncernservice give dispensation til eksternt opslag. I vedhæftede notat er beskrevet, hvordan det rent praktisk skal foregå, ligesom det er beskrevet, hvorfor et totalt ansættelsesstop ikke er realistisk. Bilag Notat om Midlertidigt stop for eksterne stillingsopslag Beslutning: Medarbejdersiden var enige og positivt stemt overfor forslaget, blot med den bemærkning, at der skal gøres brug af midlertidige stillinger, så det sker indenfor
det gældende regelsæt, og den overenskomst der er sat for det pågældende område. Der vil allerede den 24. juni blive udsendt information til alle ledere i Holbæk Kommune omkring midlertidig stop af eksterne stillingsopslag.