Renter og rykkere debitorer For at kunne benytte renter og rykkere skal følgende være oprettet i systemet: Finanskonto til renteindtægter fra debitorer Finanskonto til kreditering af rykkergebyrer Konteringsregler i debitorbogføringsgrupper Nummerserier for rentenotaer, rykkere, udstedte rentenotaer og udstedte rykkere Rentebetingelser Rykkerbetingelser Tilknytning af rente- og rykkerbetingelser til kunder Finanskonto til renteindtægter fra debitorer Der skal være oprettet en finanskonto til automatisk bogføring af debitorrenter. Kontoen oprettes under Afdelinger Økonomistyring Finans Kontoplan, knappen Konto Kort. Kontoens bogføringsopsætning skal se således ud, da renter er momsfri: 1
Finanskonto til kreditering af rykkergebyrer Der skal også være oprettet en finanskonto til rykkergebyrer, her skal bogføringsopsætningen se således ud: Når de nye konti er oprettet sluttes af med at indrykke kontoplanen. Klik på knappen Funktion på oversigten over kontoplanen og vælg Indryk kontoplan. Svar ja til den efterfølgende meddelelse. Herefter skal kontoplanen se således ud: Konteringsregler i debitorbogføringsgrupper Under Afdelinger Opsætning Programopsætning Økonomistyring Bogføringsgrupper - Debitorbogføringsgrupper skal du nu tilføje de nyoprettede rente-/rykkerkonti, således at programmet ved hvor renter og rykkergebyrer skal bogføres. 2
I eksemplet bogføres alle renter og rykkergebyrer på samme konto, uanset hvilken debitorbogføringsgruppe kunden tilhører. Nummerserier for rentenotaer, rykkere, udstedte rentenotaer og udstedte rykkere Da rentenotaer og rykkere dannes automatisk, skal der oprettes 4 nummerserier, således at programmet automatisk kan tildele numre til bilagene. Nummerserierne skal du oprette under Afdelinger Salg & Marketing Opsætning Salgsopsætning, fanen Nummerering. Tryk F4 i feltet med den nummerserie, du vil oprette herved åbnes vinduet Nummerserie, hvor oprettelsen foretages. Du skal oprette nummerserier til felterne Rykkernumre, Udstedte rykkernumre, Rentenotanumre og Udstedte rentenotanumre: 3
Rentebetingelser Rentebetingelser indeholder oplysninger om bl.a. rentesats og beregningsmetode. De oprettes under Afdelinger Opsætning Programopsætning Økonomistyring Finans Rentebetingelser. Der skal som minimum være oprettet én rentebetingelse for at du kan beregne renter. Feltet Renteberegningsmetode kan der vælges mellem saldo og kreditkronedage Ved Saldo beregnes renten som: Forfalden saldo * (rentesats/100) Ved Kreditkronedage beregnes renten som: Forfalden saldo * (Kreditdage/Renteperiode) * (Rentesats/100). Vælges metode kreditkronedage så skal renteperiode angives 4
Feltet Min.Beløb. Her kan der angives et minimumsrentebeløb. Hvis renten er mindre end beløbet i feltet Min.Beløb tilskrives der ingen renter. Udfyldes feltet beregnes der ikke rente af kreditlinjer. Feltet Respitperiode angiver, hvornår der oprettes en rentenota. Respitperioden for den første rentenota beregnes fra fakturaens forfaldsdato. Respitperioden for efterfølgende rentenotaer beregnes fra den foregående rentenotas forfaldsdato. Feltet Rentetekst er lidt specielt. Her kan du indsætte den beskrivelse, der skal bruges i feltet Beskrivelse på rentenotalinjer. Du kan bruge disse variabler i teksten: %1 = Beskrivelsen på debitorposten %2 = Bilagstype på debitorposten %3 = Bilagsnr. på debitorposten %4 = Rentesats %5 = Beløb på debitorposten %6 = Restbeløb på debitorposten (ved kreditkronedage omregnes restbeløb til rentegrundlaget) %7 = Forfaldsdato på debitorposten %8 = Valutakode på rentenotahovedet Hvis du definerer en tekst, der inkluderer en af ovennævnte koder, erstattes koden automatisk med den relevante tekst. I ovenstående eksempel er brugt teksten %4% rente af %6, der ved dannelse af rentenota ved et restbeløb på debitorposten på 1.000, vil give renteteksten 1,75% rente af 1.000. I felterne Bogfør rente og Bogfør opkrævningsgebyr skal du sætte et hak hvis du ønsker at renter og gebyrer skal bogføres automatisk i forb. Med udstedelse af rentenotaer. Hvis du ikke sætter hak i felterne skal du foretage bogføringen manuelt. Rykkerbetingelser Rykkerbetingelser indeholder oplysninger om bl.a. antal af rykkere og et minimumsbeløb før en debitor rykkes for restbetalingen. De oprettes under Afdelinger Opsætning Programopsætning Økonomistyring Finans Rykkerbetingelser. 5
Der skal som minimum være oprettet én rykkerbetingelseskode for at du kan udstede rykkere. I felterne Bogfør rente og Bogfør opkrævningsgebyr skal du sætte et hak hvis du ønsker at renter og gebyrer skal bogføres automatisk i forbindelse med udstedelse af rykkere. Hvis du ikke sætter hak i felterne skal du foretage bogføringen manuelt. Hver rykkerbetingelse kan bestå af flere niveauer. Marker betingelsen og klik derefter på funktionsknappen Niveauer i båndet. Så fremkommer følgende billede, hvor ønsket antal niveauer kan specificeres: For hvert niveau kan du definere hhv. en start-, en faktura- og en sluttekst, som udskrives før og efter specifikation af åbne forfaldne poster. Eksempel på starttekst: 6
Tilknytning af rente- og rykkerbetingelser til kunder Som sidste led i opsætningen skal du nu på hver debitor indmelde den rente- og rykkerbetingelse, der skal være gældende. Kunder, der ikke skal renteberegnes / rykkes, skal ikke have påsat rente- /rykkerbetingelser. Betingelserne sættes på under Afdelinger Salg & Marketing Salg Debitorer, fanen Betaling: 7
Udstedelse af rentenotaer Rentenotaer udstedes i to trin. Først dannes et forslag til rentenotaer. Når dette forslag er færdigredigeret bogføres forslaget (= rentenotaerne udstedes). Gå ind i Afdelinger Økonomistyring Periodiske aktiviteter Tilgodehavender Rentenotaer. Tryk på funktionsknappen Ny i båndet: Klik på Funktionsknappen Opret rentenotaer i båndet og udfyld Bogføringsdato og Bilagsdato på fanebladet indstillinger som ønsket: 8
På fanebladet indstillinger angives den ønsket bogføringsdato for renteberegningen. Feltet Bilagsdato har to funktioner. Bilagsdato anvendes til at beregne forfaldsdato på renteposten og til at udvælge hvilke forfaldne posteringer der skal medtages i beregningen. D.v.s. at hvis bilagsdato er 31.07.2008 så medtages poster hvor forfaldsdatoen er mindre end 31.07.2008. Klik OK for at danne renteforslag. 9
Redigering af rentenota Der vil blive dannet én rentenota for hver debitor, der har en rentebetingelseskode tilknyttet, og som har en saldo der har været forfalden i flere dage end tilladt i henhold til rentebetingelserne. Obs: Kreditposter medtages, hvis der ikke er angivet et renteminimum. Der dannes dog ikke nogen rentenota, hvis debet og kreditrente går ud mod hinanden eller hvis rentenotaen bliver kredit. Der kan redigeres i den enkelte rentenota. Hvis rentenotaen er som ønsket kan den nu udstedes, dvs. bogføres. Klik på knappen Udstedelse og vælg Udsted. Hvis samtlige rentenotaer skal bogføres, skal du fjerne nummeret i feltet. På fanen Indstillinger kan du vælge at få udskrevet rentenotaen samt ændre bogføringsdatoen. Klik OK for at starte bogføringen. De bogførte rentenotaer ligger nu under Økonomistyring Periodiske aktiviteter Tilgodehavender - Udstedte rentenotaer: 10
Og rentenotaen er nu bogført ind på debitors konto: Klik evt. på knappen Naviger, marker linjen med finansposter og klik på Vis, for at se hele det bogførte bilag (bogføring af både renter og eventuelle gebyrer): 11
Sletning af en renteberegning Det er muligt at slette forslag til renteberegning. Dette gøres ved at vælge oversigt på Rentenota vinduet. Marker alle linjer og tryk Slet. Beregn rente til enkelt debitor Opret en rentenota til kunde og tryk på funktionsknappen Forslå rentenotalinjer i båndet. Tryk OK på billedet, der fremkommer og herved dannes der en Rentenota til kunden. 12
Udstedelse af rykkere Rykkere udstedes ligesom rentenotaer i to trin. Først dannes et forslag til rykkere. Når dette forslag er færdigredigeret bogføres forslaget (= rykkerne udstedes). Gå ind i Økonomistyring Periodiske aktiviteter Tilgodehavender Rykkere. 13
Klik på funktionsknappen Opret rykkere i båndet og udfyld fanebladet indstillinger som ønsket: Klik OK for at danne rykkerforslag. Der vil blive dannet rykkere for alle debitorer der har en rykkerbetingelseskode tilknyttet, og som har en saldo der har været forfalden i flere dage end tilladt i henhold til rykkerbetingelserne. 14
Efter opsætningen på rykkerniveau 1 er der ikke tilskrevet renter og opkrævningsgebyr. Klik på funktionsknappen Udsted i båndet for at bogføre rykkeren. Hvis samtlige rykkere skal bogføres, skal du fjerne nummeret i feltet Filter. På fanen Indstillinger kan du vælge at få udskrevet rykkernotaen samt ændre bogføringsdatoen. 15
Klik OK for at starte bogføringen. De bogførte rykkere ligger nu under Økonomistyring Periodiske aktiviteter Tilgodehavender Udstedte rykkere: Og rykkerne er nu bogført ind på debitors konto, hvis der i forbindelse med rykkerudstedelsen har været pålagt rykkergebyrer. Klik evt. på funktionsknappen Naviger, marker linjen med Rykker/rentenotaposter og klik på Vis, for at se hele det bogførte bilag: 16