Rykkerprocedure i Mamut Stellar 7

Transkript

1 Rykkerprocedure i Mamut Stellar 7 I Mamut Stellar 7 er det muligt, at opsætte en rykkerprocedure, så du kan sende betalingspåmindelser til de af dine kunder, som ikke har indbetalt rettidigt. Der er valgfrihed mellem masse-rykning eller trinvis-rykning, (det antal rykkertrin du ønsker, fx 1-2-3). Der kan oprettes forskellige rykkertekster fra trin til trin. Indholdsfortegnelse Opsætning af rykkere... 1 Selve rykningen... 3 Udskrifter... 7 Kort om regler for rente og rykkergebyr... 8 Opsætning af rykkere Opsætningen af Faste konti for Debitor renter og Debitor gebyr skal være udfyldt under Funktioner Systemopsætning Debitor Faste Konti. I modulet Debitor Kartoteker Debitor Rykkere, opsættes rykkertrinene og hvilke kriterier der skal rykkes efter. Tryk Ny for oprettelse eller Ret for at ændre en eksisterende. 1

2 Til hvert rykkertrin indtastes følgende: Rykkernr.: Fortløbende nummer for hvert rykkertrin i systemet. (Hvis fx trinvis rykning benyttes). Forsinkelse: Antal dage betaling af en faktura må være overskredet, før den medtages i en rykning. (Ved trinvis rykning tillægges det antal dage til betalingsbetingelserne, før faktura igen medtages i næste rykker.) Gebyr: Det gebyr der skal opkræves på rykkeren. Minimum: Der bliver ikke rykket, hvis forfaldne beløb er mindre end minimum. Minimum Rentebeløb: Det mindste beløb der skal tilskrives i renter. Betalingsbetingelseskode: Betalingsbetingelserne der skal gælde for denne rykning. Tryk OK. Derefter oprettes rykkertekster til rykkertrinet. Tryk Tekster for Rykker. Tryk Ny. 2

3 Tryk Ny. Der udfyldes med Brevnavn for teksten, og om Teksten skal gemmes som standard for rykkertrinnet. Der kan kun gemmes én Brevtekst med funktionen Standard pr. rykkertrin. Standard er den tekst systemet først vælger i forbindelse med rykningen. Udfyld fanen Tekst før posteringer og evt. fanen Tekst efter posteringer. Tryk OK. Selve rykningen Alle fakturaer og posteringer der ikke er udlignet og opfylder kriterierne for rykning medtages. Forfaldsdatoer kan evt rettes i Debitormodulet Debitorposteringer. Rykkerkørslen oprettes fra Debitormodulet Debitor Funktioner Rykning. Har du tidligere dannet rykkerforslag uden at udskrive eller bogføre, spørges der om du vil danne nyt Rykkerforslag. 3

4 Tryk Ja, da der som regel er sket ændringer siden sidste rykning du ikke bogførte. Du kommer til billedet Dan Rykkerforslag. Her vælges et af de Rykker nr. du har oprettet, eller der kan oprettes nyt ved klik på piletasten, så du kommer til dit rykkernr.orden-billede. Du kan også taste rykkertrinet ved at skrive rykkernummeret direkte i feltet. Indtast dato for rykker. Indtast evt. Beregningsdato, hvis renten skal beregnes fra en anden dato end den forfaldne på fakturaen. Hak i Ryk alle forfaldne poster i denne rykning, betyder at alle forfaldne poster rykkes, med det rykkernr., du danner forslag på. Hvis du bruger trinvis rykning, skal hakket fjernes. Der kan dermed ikke dannes en rykker 2 på en kunde, før rykker 1 er tilskrevet osv. Hak i Tilskriv rente og gebyr, betyder at der bliver beregnet rente og gebyr på de enkelte debitorer. Renteberegningen: Hvis der er udfyldt på Debitor Debitor oplysninger Mora rente sats, tages satsen herfra ellers fra en evt. debitorgruppe tilknyttet debitoren. Debitor Debitor oplysninger Debitorgruppe Mora rente sats. 4

5 OBS: Hvis der ikke er udfyldt på Debitor eller tilknyttet en Debitorgruppe på debitoren, tages oplysningerne om rentesats fra Systemopsætningen for Debitorer - Debitoropsætning feltet Mora rente sats. Der kan på en debitor under Debitoroplysninger, markeres hvis én debitor aldrig skal medtages i rykkerprocedurer. Tryk OK, og rykkerforslaget dannes. (Der bogføres ikke på nuværende tidspunkt). Billedet er opdelt i 2 dele. Venstre side oplister alle debitorer, der står til rykning. Højre side viser den enkelte debitors fakturaer der opfylder kriterierne for rykning. Brev navn: Hvilken rykkertekst der er tilknyttet rykkertrinet, og om det er et Standard brev. Med klik på Pilen, kan der vælges mellem evt. forskelligt oprettede Brev navne. Der kan ikke udskrives rykkere før Brevnavn er tilknyttet. Udregning af renter og gebyr: Viser data for rykning for den enkelte debitor du står på. Der kan 0-silles renter og gebyr på markerede debitorer hjælp af 0-stil funktionerne. Marker/afmark.: Markerer eller afmarkerer en debitor eller faktura. Afmarker alle: Fjerner alle markeringer. Marker alle: Markerer alle. Slet linier: Sletter de markerede linier fra rykkerforslaget. Slet debitor: Sletter de markerede debitorer fra rykkeroversigten. 0-stil gebyr: 0-stiller gebyr på en markeret debitor. 0-stil renter: 0-stiller renter på en markeret debitor. Skriv rykkere: Udskriver rykker til alle markerede debitorer. Skriv rykkerliste: Udskriver en liste over alle markerede rykkere pr. den valgte dato. Rentenota: Udskriver rentenota til alle markerede debitorer i rykkeroversigten. 5

6 Bogfør: Bogfører alle markerede rykkere. Der kan bogføres når, der er udskrevet rykker. OBS: Gennemgå hvad der skal rykkes for. Skriv rykker. Det er ikke muligt senere at udskrive samme rykker/betalingspåmindelse end nu i forbindelse med rykningen. Gem evt rykkere i PDF-format eller kopi. Udskriv Rykkerliste for dokumentation, da den ikke kan gendannes senere. Tryk Ja, og vælg derefter Bogfør. Der bogføres renter og gebyr på debitorens konto og på Finanskonti for Renter og Gebyr. Tryk OK. Udskriv evt. rykkerliste, hvis du endnu ikke har gjort det. Når rykningen er bogført og lukket, slettes alle linier i Rykningen, og der kan ikke senere udskrives Rykkerliste eller Rykkere. Efter rykning rykkes forfald på faktura. Se under Debitorens posteringer. Forfald på Rentenotaen får samme forfald som defineret i rykkeropsætningen. 6

7 Udskrifter Ud over de udskriftsmuligheder du får i forbindelse med Rykningen, kan du udskrive: Rykkerkode Oversigt: Gå til Debitormodulet Udskrift stamregistre Rykkeropsætning. Udskrift af Rentenota: Gå til Debitormodulet Udskrifter Rentenota. Kundenavn Adresse Postnr. + By Rentenota og Rykkerlayout kan ændres i Rapportdesigneren. 7

8 Kort om regler for rente og rykkergebyr Reglerne om renter og rykker beskrevet her, gælder alene for morarenter (strafrenter), som følge af for sen betaling og ikke for almindelige kreditrenter. Du kan altid beregne renter efter 30 dage fra fakturadato. Er forfaldsdatoen aftalt på forhånd, kan du kræve renter fra forfaldsdatoen. En forfaldsdato er aftalt på forhånd, hvis datoen fremgår af en ordrebekræftelse eller hvis dine salgs- og leveringsbetingelser er udleveret til kunden i forbindelse med ordreafgivelsen/købet. Udebliver betalingen kan man sende en rykker og man kan beregne et rykkergebyr på maksimalt 100 kr pr rykkerbrev og maksimalt 3 gange. Dvs. maksimalt 300 kr. i rykkergebyr i alt. Det er ikke et krav, at du skal sende 3 rykkere. Du kan bare højst beregne 3 gange 100 kr. i rykkergebyr. Du kan nøjes med at sende én rykker, også før du evt. sender sagen til inkasso. Du kan beregne ét inkassogebyr på 100 kr., for arbejdet med at overgive sagen til advokat. Du skal dog i din sidste rykker inden sagen videregives gøre opmærksom på, at sagens gives videre til inkasso, med følgende yderligere omkostninger, hvis betaling ikke overholdes inden fristens udløb. Vær opmærksom på at rykkergebyr ikke er momsbelagt. Sørg for at dine betalingsbetingelser og forholdene omkring rente og rykkergebyr, tydeligt fremgår af dine salgs- og leveringsbetingelser, ordrebekræftelser og på faktura. 8