Inspirationskatalog til arbejdsmiljøaktører Et godt psykisk arbejdsmiljø når der sker forandringer på arbejdspladsen
Baggrunden for inspirationskataloget Som led i den politiske aftale fra marts 2011 om En strategi for arbejdsmiljøindsatsen frem til 2020 blev der fastsat et mål om at reducere andelen af beskæftigede, der er psykisk overbelastede, med 20 procent inden 2020. For at bidrage til at nå dette mål blev de politiske aftaleparter enige om, at Arbejdstilsynet og arbejdsmarkedets parter via et udredningsarbejde skal se på metoder til at afdække og afhjælpe problemer i det psykiske arbejdsmiljø. På den baggrund blev der nedsat et udvalg bestående af dels repræsentanter for arbejdsgivere, arbejdstagere og arbejdsledere udpeget af Arbejdsmiljørådet, dels repræsentanter fra Arbejdstilsynet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Udvalget er i fællesskab blevet enige om at udrede temaerne psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer og psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Temaerne fokuserer på, hvordan arbejdspladsen kan arbejde med at understøtte et godt psykisk arbejdsmiljø, når de arbejder med henholdsvis forandringer og inklusion. Dette inspirationskatalog vedrører temaet psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Baggrunden for temaet psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer På arbejdspladserne foregår der løbende omstruktureringer, ændringer i driften og andre typer af forandringer. Forandringer kan således betragtes som et grundvilkår, som arbejdspladserne skal forholde sig til også i fremtiden. Når der sker forandringer, er det vigtigt, at forandringerne gennemføres og håndteres på en velovervejet og god måde. Forandringer kan være positive og til gunst for både medarbejderne og arbejdspladsen, men forandringer kan også sætte det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen under pres. Det er derfor vigtigt, at arbejdspladserne støttes i arbejdet med at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Udvalget kommer med råd og anbefalinger til, hvordan arbejdspladserne kan gennemføre gode forandringsprocesser, hvor der arbejdes med at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Udvalgets udredning af temaet har haft fokus på, hvordan arbejdspladsen som en del af arbejdet med at planlægge, gennemføre og forankre forandringer kan arbejde med at understøtte et godt psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Det gælder både: Det psykiske arbejdsmiljø i den periode, hvor arbejdspladsen arbejder med forandringen. Det psykiske arbejdsmiljø i den nye situation efter forandringens implementering. Udvalgsarbejdet har taget udgangspunkt i den seneste arbejdsmiljøforskning på området - PSYRES projektet, som bl.a. har haft deltagelse fra NFA. Forskningsprojektet peger på, at forandringer i arbejdet kan virke negativt ind på det psykiske arbejdsmiljø, hvis forandringerne ikke håndteres på en god og forsvarlig måde. Ved at tænke det psykiske arbejdsmiljø ind i planlægningen, gennemførelsen og forankringen af forandringerne skabes de bedste betingelser for et godt psykisk arbejdsmiljø under og efter forandringerne. Såfremt de rette forudsætninger er til stede, kan forandringer også medføre øget trivsel. Udvalget har struktureret udredningsarbejdet om tre vigtige faktorer: - 1 -
God kommunikation (tovejs) Involvering af medarbejderne Supporthandlinger støtte til medarbejdere og ledere Dette inspirationskatalog henvender sig til relevante arbejdsmiljøaktører i det håb, at det kan give inspiration til jeres arbejde med at understøtte det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladserne, når der foregår forandringer. Inspirationskataloget kan fx bruges som afsæt for vejledning af arbejdspladser og i forbindelse med udarbejdelse af brancherettede materialer om temaet til arbejdspladser. Udvalget har udover inspirationskataloget udarbejdet en pjece til arbejdspladserne med anbefalinger om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Grundlaget for anvendelsen af anbefalingerne Det er en væsentlig forudsætning for, at arbejdspladserne kan gennemføre en god forandringsproces, at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer foregår i et kontinuerligt samarbejde mellem medarbejdere og ledelse på arbejdspladsen. Det er centralt, at de formelle samarbejdsorganer (bl.a. arbejdsmiljøorganisationen (AMO); samarbejdsudvalget (SU) og medindflydelses- og medbestemmelsesudvalget (MED) inddrages i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer så tidligt som muligt. På arbejdspladser uden formelle samarbejdsorganer skal medarbejderne inddrages i et direkte samarbejde om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Det kan også være centralt at inddrage andre relevante aktører i forandringsprocessen end de formelle organer, bl.a. berørte afdelinger, arbejdsgrupper og medarbejdere. Det er det, vi kalder: andre relevante aktører. Det er væsentligt at afklare, hvordan og hvornår formelle samarbejdsorganer skal inddrages, og hvordan og hvornår andre relevante aktører på arbejdspladsen kan inddrages i forandringsprocessen. Det er i den sammenhæng vigtigt at kende til de regler, der er for inddragelse af medarbejdere i forbindelse med forandringer. For at samarbejdet om det psykiske arbejdsmiljø skal fungere, er det vigtigt, at alle tager ansvar og deltager konstruktivt. I fokus er det gode lederskab, det gode kollegaskab og det gode medarbejderskab. Det er ligeledes centralt, at alle de beslutninger, som træffes i forbindelse med forandringen, bliver kommunikeret til alle relevante aktører på arbejdspladsen, fx hvad medarbejderne kan have indflydelse på i forbindelse med forandringen. Det er vigtigt at begrunde beslutningerne, så medarbejderne kender baggrunden for forandringen. Det er også vigtigt at tage stilling til, om forandringsprocessen giver anledning til at iværksætte supporthandlinger for at understøtte det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Supporthandlinger kan være kompetenceudvikling, støtte, coaching, dialog, åbenhed, afklaring og vejledning. De nedenstående anbefalinger skal læses og praktiseres i lyset af lovgivning, overenskomster og aftaler, der eksisterer på området. Anbefalingerne erstatter ikke det, som følger af lovgivning, overenskomster eller aftaler. Inden I begynder at arbejde med anbefalingerne om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer, er det derfor vigtigt at kende lovgivning, overenskomster og aftaler på området. Læs mere om eksisterende lovgivning og aftaler på www.amr.dk/regulering. Der kan evt. hentes hjælp og vejledning hos Arbejdstilsynet om - 2 -
arbejdsmiljølovgivning og om lovgivning og aftaler/overenskomster hos relevante lønmodtager- og arbejdsgiverorganisationer. I forbindelse med forandringer skal arbejdspladserne overveje om arbejdspladsvurderingen (APV) skal justeres, idet APV skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, der har betydning for arbejdsmiljøet. Arbejdspladserne kan ligeledes overveje at bruge den årlige arbejdsmiljødrøftelse til at drøfte, hvordan forandringer håndteres på arbejdspladsen, herunder forandringers betydning for det psykiske arbejdsmiljø, og hvordan et godt psykisk arbejdsmiljø kan bidrage til gode forandringsprocesser. Nedenfor følger udvalgets anbefalinger til, hvordan arbejdspladserne kan arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Sidst i inspirationskataloget følger udvalgets anbefalinger til parter og myndigheder om, hvordan de kan understøtte arbejdspladsernes arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. - 3 -
Anbefalinger til arbejdspladser om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer Generelle anbefalinger Anbefalinger om arbejdspladsens udgangspunkt for forandringen Et godt psykisk arbejdsmiljø og høj social kapital (tillid, retfærdighed og evnen til at samarbejde) kan bidrage til en god forandringsproces og gøre den lettere at gennemføre, fx fordi medarbejderne vil melde ind med ideer og være aktive deltagere i dialogen. Overvej, hvilke andre forhold der påvirker den forandring, som påtænkes eller er i gang, fx andre sideløbende forandringer og erfaringer fra tidligere forandringsprocesser. Vær opmærksom på at løse konflikter, der kan stå i vejen for forandringen. Vær opmærksom på, at det kan fremme forandringsprocessen, såfremt medarbejderne kan se nødvendigheden og potentialerne ved forandringen. Anbefalinger om forandringer og om, hvordan medarbejdere reagerer i forbindelse med forandringer Vær opmærksom på, at når ledelsen første gang informerer om den påtænkte forandring på arbejdspladsen, har ledelsen typisk allerede arbejdet med forandringen i et stykke tid, mens den kan være ny for medarbejderne. Sørg derfor for, at ledelsens information er grundig og har fokus på, hvad forandringen betyder for medarbejdernes arbejdssituation. Vær opmærksom på, at en forandring ikke altid er en lineær proces. Man springer ofte imellem planlægning, implementering og evaluering. Vær opmærksom på, at medarbejdere og medarbejdergrupper kan have forskellige behov i forbindelse med forandringen, fx i forhold til kommunikation, inddragelse og supporthandlinger, og at behovene kan opstå på forskellige tidspunkter i processen. Afklar evt. disse behov inden forandringsprocessen påbegyndes. Overvej, hvad der hæmmer og fremmer processen. Brug erfaringer fra tidligere forandringsprocesser om, hvad der gik godt, og hvad der gik skidt. Anbefalinger om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringen For at sikre trivslen og engagementet i forbindelse med forandringen er det centralt at tænke et godt psykisk arbejdsmiljø ind som et integreret mål med forandringen. Drøft, hvordan der kan arbejdes for at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringen i relevante fora på arbejdspladsen. Afdæk på forhånd, hvilke muligheder og risici der kan være forbundet med forandringen i forhold til det psykiske arbejdsmiljø. Udarbejd i AMO og i samarbejde med andre relevante aktører en prioriteret plan for gennemførelse af nødvendige tiltag til at udvikle de positive elementer og imødegå potentielle risici. Husk at APV skal justeres, når der sker ændringer i arbejdet, der har betydning for arbejdsmiljøet. - 4 -
Vær opmærksom på, at det kan være en udfordring at sikre det psykiske arbejdsmiljø i det daglige arbejde samtidigt med, at der arbejdes med forandringen. Husk at tage stilling til, hvordan det daglige arbejde planlægges og tilrettelægges, så kerneopgaven fortsat kan løses under forandringen. Brug den årlige arbejdsmiljødrøftelse til at drøfte, hvad forandringen betyder for det psykiske arbejdsmiljø og overvej, hvilke værktøjer, herunder APV, der kan understøtte en god proces. Sørg for at tænke det psykiske arbejdsmiljø ind i den nye organisering af arbejdet. Vær opmærksom på, at en bred dialog i AMO om planlægning, gennemførelse og forankring af forandringen kan fremme et godt psykisk arbejdsmiljø. Anbefalinger om arbejdspladsens kultur og det psykiske arbejdsmiljø, når forandringen er gennemført Vær opmærksom på, at strategi og valg af aktiviteter i forandringsprocessen har betydning for det psykiske arbejdsmiljø efter forandringen, fx for tilliden mellem ledelse og medarbejdere, oplevelsen af retfærdighed og jeres evne til at samarbejde om kerneopgaverne. Overvej, hvordan I kan planlægge og gennemføre forandringen, så den er i overensstemmelse med den kultur, som I ønsker på arbejdspladsen efter forandringen. Anbefalinger om forskellige roller i forbindelse med forandring Afklar, hvem der har hvilke roller og hvilket ansvar i forbindelse med forandringen meld rollefordelingen ud til alle på arbejdspladsen. Vær opmærksom på mellemledernes særlige position i forandringen. De er budbringere, personaleledere og dem, som typisk går foran i implementeringen af forandringen, og samtidigt er de selv berørt af forandringen. Anbefalinger om evaluering og feedback Foretag en løbende opfølgning og evaluering af forandringen og forandringsprocessen for at skabe mulighed for at justere processen samt skabe læring på arbejdspladsen. Inviter til feedback på forandringen og forandringsprocessen. Marker, når forandringen er gennemført. Husk, at APV skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., der har betydning for arbejdsmiljøet. Brug den årlige arbejdsmiljødrøftelse til at afklare, hvordan forandringer håndteres på arbejdspladsen, når det har betydning for det psykiske arbejdsmiljø, og afklar hvordan et godt psykisk arbejdsmiljø kan bidrage til gode forandringsprocesser. - 5 -
Anbefalinger om inddragelse Generelle anbefalinger om inddragelse Sæt jer ind i de regler og aftaler, der gælder for inddragelse af medarbejdere. Husk, at der kan hentes hjælp og vejledning hos relevante organisationer. Involver relevante medarbejdere så tidligt som muligt i arbejdet med at planlægge, gennemføre og forankre forandringen. Det skaber ejerskab og giver det bedste grundlag for et godt psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringen. Inddrag den enkelte medarbejder/arbejdsgruppe i de specifikke forhold, der vedrører deres arbejde/afdeling. Husk at inddrage AMO i forhold, der handler om arbejdsmiljøet. Giv så vidt muligt feedback og respons på indspil og forslag fra aktørerne på arbejdspladsen igennem hele processen. Skab tid og rum for en løbende dialog i de formelle samarbejdsorganer og sørg for, at relevante aktører har den nødvendige tid og rum til at arbejde med forandringen. Anbefalinger om reel inddragelse Lav en forventningsafstemning om inddragelse af medarbejderne i forandringsprocessen. Afstem indledningsvist og løbende forventninger til, hvad og hvordan medarbejderne bliver inddraget i arbejdet med forandringen. Det er vigtigt som medarbejder at vide, hvad man kan få indflydelse på. Anbefalinger om bred inddragelse på arbejdspladsen - hvem skal inddrages? Husk, at AMO skal inddrages i planlægningen af forandringer i arbejdet, for så vidt angår arbejdsmiljøet. Overvej, udover de formelle samarbejdsorganer, hvem der skal inddrages hvornår, og hvad de kan bidrage med. Overvej, om der skal være forandringsagenter, tovholdere eller ambassadører, der kan facilitere inddragelsen i forbindelse med forandringen. Hvis forandringen involverer hele arbejdspladsen, kan det være en god idé at samarbejde på tværs af arbejdspladsen i forbindelse med forandringen, fx mellem medarbejdere og ledelse og mellem forskellige afdelinger. Anbefalinger om, hvordan inddragelsen times - hvornår skal der inddrages? Inddrag AMO og andre relevante aktører så tidligt som muligt i overvejelser om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringsprocessen. Sørg for, at der tidligt i processen er en dialog om, hvordan der kan arbejdes med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringen. Sørg for, at samarbejdet om forandringen så vidt muligt foregår i alle faser i forandringen. - 6 -
Anbefalinger om inddragelsens indhold hvad skal relevante aktører inddrages i? Anbefalinger om inddragelse vedrørende planlægning og gennemførelse af forandringen Inddrag de formelle samarbejdsorganer for at kvalificere beslutninger vedrørende psykisk arbejdsmiljø, og inddrag den enkelte medarbejder/arbejdsgruppe i de specifikke forhold, der vedrører deres arbejde/afdeling. Inddrag relevante aktører i, hvordan det daglige arbejde varetages under forandringen. Inddrag relevante aktører i udformning af supportmuligheder i forbindelse med forandringen. Inddrag relevante aktører i planlægningen af kommunikationen i forbindelse med forandringen. Inddrag relevante aktører i planlægningen af, hvordan inddragelsen skal foregå i forbindelse med forandringen. Anbefalinger om inddragelse vedrørende forankring af forandringen efter situationen Inddrag relevante aktører i, hvordan det daglige arbejde organiseres efter forandringen. Hvilket arbejde skal varetages i hvilke samarbejdsrelationer, og hvilke kompetencer kræver arbejdet? Inddrag relevante aktører i evalueringen af forandringen og forandringsprocessen. Anbefalinger om inddragelse i forhold til kompetencer Inddrag relevante aktører i at afdække, hvilke kompetencer der er behov for i forbindelse med forandringen, herunder kompetencer til at arbejde med psykisk arbejdsmiljø. Inddrag relevante aktører i at lægge planer for kompetenceudvikling, oplæring og instruktion, såfremt der er behov for det. Anbefalinger om specifikke aktørers roller i forhold til inddragelse Medarbejdere: Vær opmærksom på, at inddragelse i forbindelse med forandringen er en mulighed for at give input til forandringsprocessen og forandringen. Klæd jeres repræsentanter i de formelle samarbejdsorganer på til at repræsentere jeres synspunkter i forbindelse med forandringen. AMO/formelle samarbejdsorganer: Stil spørgsmål og indhent viden i den gruppe, som I repræsenterer, og formidl det videre til ledelsen. - 7 -
Anbefalinger om kommunikation Anbefalinger om formålet med arbejdspladsens kommunikation Overvej, hvad formålet er med arbejdspladsens kommunikation i forbindelse med forandringen. Er det fx at skabe ejerskab, innovation, tryghed, forståelse for forandringen eller afstemning af forventninger i forhold til den fremtidige situation efter forandringen? Anbefalinger om forudsætningerne for en vellykket kommunikation Sørg for at afsætte og prioritere ressourcer og tid til kommunikation og dialog. Vær lydhør overfor ideer, input, forslag og spørgsmål i forbindelse med forandringen. Anbefalinger om tilpasning af kommunikationen til forskellige målgrupper og kulturen på arbejdspladsen Tænk på modtageren. Husk fx, at der både kan være vindere og tabere i en forandringsproces. Forandringer berører ofte forhold som status, kompetencer, relationer, tryghed, arbejdsopgaver og identitet. Anerkend derfor, at nogle medarbejdere kan opleve sorg, frustration, og andre reaktioner i forbindelse med forandringen, mens andre medarbejdere kan opleve glæde og motivation i forbindelse med forandringen. Anbefalinger om indholdet til arbejdspladsens kommunikation Overordnede anbefalinger om kommunikation Inviter til samarbejde og dialog om forandringen. Det er vigtigt både at kommunikere baggrunden for forandringen, behovet og bevæggrunde for forandringen, formålet med forandringen, hvordan forandringen tænkes gennemført, tidsplan og milepæle, hvordan dialogen om forandringen vil foregå på arbejdspladsen, samt et billede af, hvor forandringen skal føre arbejdspladsen hen. Hvad er målet med forandringen? Husk også at kommunikere, hvilke gevinster forandringen vil indebære. Skab en feedbackkultur, der sikrer nødvendig viden på tværs. Kommuniker, hvordan medarbejdernes spørgsmål, tvivl og usikkerhed vil blive håndteret. Hvem kan de henvende sig til med spørgsmål, frustration og ideer til forandringen? Kommuniker, hvilke interne og eksterne supportmuligheder der er til rådighed i forbindelse med forandringen. Anbefalinger om kommunikationen i forhold til planlægningen og gennemførelsen af forandringen Kommuniker, hvordan det daglige arbejde varetages under forandringen. - 8 -
Kommuniker, hvordan I forventer at håndtere det psykiske arbejdsmiljø i den periode, hvor I arbejder med forandringen. Anbefalinger om kommunikationen i forhold til forankringen af forandringen efter situationen Kommuniker, hvordan I i forbindelse med forandringen vil arbejde for at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø, når forandringen er gennemført. Kommuniker, hvordan I vil sikre, at den enkelte medarbejder har de nødvendige kompetencer til at varetage det fremtidige arbejde efter forandringen, herunder om der vil blive foretaget fornyet instruktion i relation til nye arbejdsopgaver og arbejdsområder. Kommuniker, hvordan arbejdspladsen ideelt set ser ud, når forandringen er gennemført med succes. Anbefalinger om, hvordan kommunikationen skal times hvornår skal der kommunikeres? Fortæl alt det, som I ved, og som I kan sige, så tidligt som muligt, og kommuniker også, hvad I ikke ved. Sørg for, at kommunikationen times i forhold til forskellige målgrupper på arbejdspladsen og deres behov. Udarbejd en plan for, hvad der skal kommunikeres i forbindelse med forandringen, til hvem, hvordan og hvornår. Anbefalinger om kommunikationens karakter hvordan skal der kommunikeres? Kommuniker ærligt, gennemsigtigt, åbent og klart for at skabe tryghed og undgå mytedannelse og skjulte dagsordener. Kommuniker løbende om processen for at skabe overblik. Kommuniker også, når der ikke er noget nyt at fortælle. Sørg for at have en bred dialog på arbejdspladsen også med dem, som er kritiske over for forandringen. Anbefalinger om kommunikationskanaler Det er vigtigt, at de kommunikationskanaler, som I vælger, både passer til forandringen, til arbejdspladsen og til de forskellige personalegrupper. Anbefalinger om specifikke aktørers roller i forhold til kommunikation Ledelse: Lyt og giv konkret feedback og svar på spørgsmål og bekymringer. Vær åben overfor alternative forslag. - 9 -
Kommuniker og inviter til dialog løbende under hele forandringen, og vær så konkret som muligt i forhold til den enkelte. Bring bekymringer og spørgsmål videre til topledelsen. Vær tilgængelig for løbende dialog med alle aktører på arbejdspladsen i forbindelse med forandringen. Kommuniker en klar vision med forandringen. Kommuniker nødvendigheden af forandringen. Gentag gerne budskaberne og brug gerne forskellige kommunikationsplatforme. Medarbejdere: Bidrag aktivt i forbindelse forandringen ved at være nysgerrig, stille spørgsmål, give feedback, give udtryk for bekymringer og komme med forslag og alternative løsninger. Bidrag med jeres viden, indsigt og kompetencer. Brug jeres repræsentanter (AMO og tillidsrepræsentant (TR)) til at sætte fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Overvej, hvad I kan bidrage med, for at forandringen bliver en succes både for jer og for arbejdspladsen. - 10 -
Anbefalinger om supporthandlinger Hvad er supporthandlinger Supporthandlinger kan være kompetenceudvikling, støtte, coaching, samtale og dialog, åbenhed, afklaring og vejledning. Supporthandlinger foregår både mellem ledelse og medarbejdere og medarbejdere imellem. Anbefalinger til, hvem der kan give support Overvej, hvor supporten skal komme fra. Skal den komme fra arbejdspladsen selv, fx fra kolleger, arbejdsgruppen, ledere eller HR, eller skal den komme fra eksterne aktører? Afklar, om der er behov for ekstern hjælp og support, fx psykologisk rådgivning eller proceskonsulenter i forbindelse med inddragelse af medarbejderne i arbejdet med forandringen. Anbefalinger om, hvordan arbejdspladserne kan arbejde med supporthandlinger Brug AMO til tidlig dialog om supportbehov. Afklar evt. supportbehov i samarbejde med den enkelte medarbejder. Overvej, hvilke supporthandlinger der kan bidrage til, at forandringen kan blive succesfuld i forhold til det psykiske arbejdsmiljø. Anbefalinger om supporthandlinger i form af kompetenceudvikling Kompetenceudvikling generelt Afklar, om der er de nødvendige kompetencer og viden på arbejdspladsen og i AMO for at kunne planlægge, gennemføre og forankre forandringen, så kerneopgaven sikres, og der samtidigt kan arbejdes for at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Fx i forhold til nye krav i arbejdet og nye samarbejdsrelationer. Gennemfør kompetenceudvikling, såfremt der er behov for det. Afklar, om der er behov for ekstern hjælp. Kompetenceudvikling relateret til forandringen Afklar, hvilke kompetencer der er nødvendige for at arbejde med forandringsprocessen, så et godt psykisk arbejdsmiljø understøttes Hvilke kompetencer skal ledelsen, AMO, TR og medarbejdere have? Sørg for, at medarbejdere og ledere har viden om forandringsprocessen: både muligheder og risici. Kompetenceudvikling relateret til den nye situation efter forandringen Afklar, hvilke kompetencer der er nødvendige, efter forandringen er implementeret, fx i forhold til nye krav i arbejdet og nye samarbejdsrelationer. Overvej, om det giver anledning til kompetenceudvikling. - 11 -
Når forandringen er gennemført, drøftes det i de formelle samarbejdsorganer, om der er behov for yderligere supporthandlinger. Anbefalinger om supporthandlinger i form af støtte og coaching Vær opmærksom på de forskellige reaktionsmønstre medarbejdere har i forhold til forandringer, og overvej, hvordan den enkelte får bedst mulig support. Sørg for, at alle ved, hvem de kan henvende sig til for støtte og coaching, mens forandringen gennemføres. Det kan fx være arbejdsmiljørepræsentant, leder, TR eller HR. Husk dialogen gennem hele forløbet med de medarbejdere, som er berørt af forandringen. Hav fokus på løbende at øge og sikre den organisatoriske robusthed, fx via strukturer, projektarbejde og skabelse af faglige og sociale netværk. Støt hinanden og brug hinandens ressourcer. Vær konstruktiv, del viden og støt kolleger. Tal om, hvordan medarbejderne kan støtte hinanden i forbindelse med forandringsprocessen, eksempelvis via videndeling, assistance og opmuntring. Overvej, hvad der skal til for at understøtte medarbejdernes individuelle robusthed. Anbefalinger om varetagelsen af det daglige arbejde i forbindelse med forandringen Overvej, hvordan arbejdet kan tilrettelægges, så arbejdsopgaverne kan varetages i den periode, hvor forandringen gennemføres. Husk at bevare fokus på kerneopgaven, selvom der er meget fokus på forandringen. - 12 -
Anbefalinger til parter og myndigheder om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer Nedenfor følger udvalgets anbefalinger til, hvordan parter og myndighed kan understøtte arbejdspladsernes arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Anbefalinger til samarbejde på tværs Hav en trepartsbaseret tilgang ved formidling af ovenstående anbefalinger. Koordiner indsatsen omkring sikringen af det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladserne, når der foregår forandringer. Etabler en fælles indsats eller kampagne om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Koordiner tiltag om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer, det kan blandt andet ske gennem Arbejdsmiljørådet. Der kan med fordel etableres samarbejde med VFA, NFA og BAR om fælles projekter om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Anbefalinger til parter Rolle og ansvar Parterne opfordres til at sætte det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer på dagsordenen som strategisk fokus- og indsatsområde. For at nå bredt ud, er det væsentligt, at parterne bidrager til en aktiv formidling af ovenstående anbefalinger til sine medlemmer/virksomheder. Parterne opfordres til at påtage sig et ansvar for - både i fællesskab og som individuelle organisationer - at viden, produkter og aktiviteter kommer ud til målgrupperne. Parterne bør bidrage til, at udvalgets budskaber kommer ud over rampen Fra BAR til brug. Budskaber Formidl og vejled om, hvordan AMO, tillidsvalgte og HR bidrager til en succesfuld forandring. Formidl og vejled om, hvordan det psykiske arbejdsmiljø bidrager til en succesfuld forandring. Formidl og vejled om, hvordan arbejdspladserne integrerer det psykiske arbejdsmiljø i en forandringsproces. Formidl og vejled om, hvordan forandringer påvirker organisationer og individer, både det positive og det negative. - 13 -
Anbefal, at AMO involveres aktivt i forandringerne. Anbefal, at AMO har fokus på forandringer i forbindelse med kompetenceudvikling og den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvor det er relevant. Anbefal, at der på arbejdspladser med SU og AMO sker et samarbejde mellem disse om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Vejledning Interesserede BAR kan med fordel vejlede om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Kampagner og indsatser Parterne kan med fordel gennemføre indsatser både i Arbejdsmiljørådsregi og i BAR-regi og indenfor en branche eller jobgruppe. Værktøjer og vejledningsmaterialer Parterne kan med fordel udarbejde værktøjer, der støtter op om ovenstående anbefalinger, fx i form af tjeklister og konkrete køreplaner for forandringer. Parterne kan med fordel inddrage bedste praksis-eksempler i værktøjer og materialer. Parterne kan med fordel udarbejde handlingsrettede gode råd og værktøjer målrettet konkrete aktører på arbejdspladser, fx ledere og medarbejdere. Parterne kan med fordel udarbejde konkrete brancherettede vejledninger om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer i BAR-regi. Uddannelsesaktiviteter Parterne kan med fordel klæde lokale repræsentanter på til at håndtere forandringsprocesser gennem fx uddannelsesforløb eller oplæg. Parterne kan med fordel informere om mulighederne for at bruge den supplerende arbejdsmiljøuddannelse til at erhverve viden om forandringsledelse, både på temadage og længere uddannelsesforløb. Parterne kan med fordel indarbejde psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer i parternes egne efteruddannelsestilbud. Viden og forskning Parterne kan med fordel have en gensidig dialog om forskningsresultater og behov for ny forskning i forhold til de enkelte brancher og jobgrupper. Parterne bør opfordre Arbejdsmiljøforskningsfonden til at iværksætte en udredning om forskningsbaseret viden med fokus på det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. - 14 -
Anbefalinger til Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet kan ved sine tilsynsbesøg viderebringe viden om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer fra udvalget. Arbejdstilsynet kan klæde de tilsynsførende på, så de i højere grad får en viden om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringsprocesser. Arbejdstilsynet bør være ambassadør for trepartsudvalgets anbefalinger samt relevante materialer fra BAR. Anbefalinger til NFA og VFA VFA bør indarbejde udvalgets materiale i kampagnen indenfor det offentlige område vedrørende: Fra stress til trivsel. VFA bør etablere en portal, der samler materialer og gode råd om forandringer og forandringsledelse. NFA og VFA bør sikre et opdateret videngrundlag om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. NFA og VFA bør sikre en bred formidling af forskningsresultater om psykisk arbejdsmiljø og forandringer. - 15 -