Organisationsteori, 2003 1 of 8 Organisationsteori - Teori for rationel arbejdsdeling Erik Stubkjær Department of Development and Planning, Aalborg University, DK 7. sem. kursus: Geodata i organisationer Aalborg Universitet, Efterår 2003 Oversigt 1. 2. 3. 4. Beslutninger om mål og resourceanvendelse Organisationsteori: Begreber om samarbejde mellem mennesker GIS som beslutningsværktøj Organisationens omverden: Netværk Beslutningsmodel (1) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Formulere og afgrænse problem Fastsætte mål og vurderingskriterier Formulere forskellige løsninger Vurdere løsningernes målopfyldelse (rating) Sammenligne alternativerne Beslutning = Valg af en løsning Strukturering af den videre proces Da I valgte projekt, benyttede i nok ikke helt denne fremgangsmåde. Sammenlign jeres praksis med modellen. Jfr Bakka, kap 9; Simon, 1976. Idealtyper i samfundsvidenskabelig forskning "Rationel beslutning" er en idealtype: Vi erfarer, at den ikke forekommer fuldt ud i praksis (jfr at en vinkelsummen i en trekant aldrig måles eksakt til 200 gon), men alligevel er det frugtbart at kende og anvende denne og lignende idealtyper. "Problemet er ikke at finde ankepunkter mod [beslutnings-]modellen, men at komme videre i forståelsen af, hvad der foregår i organisationer, når der træffes beslutninger" (Bakka, p. 219). Vigtigt at skelne mellem normer og fakta; hvad der bør være og hvad der faktisk er; værdipræmisser og empiriske præmisser.
Organisationsteori, 2003 2 of 8 Beslutningsmodel for administrative man 1. 2. 3. 4. 5. Problemformulering og -afgrænsning, samt mål og vurderingskriterier fremgår af sammenhængen Løsninger gættes og vurderes intuitivt Tilfreds, når en rimelig løsning foreligger (Satisfiering) Beslutning = Valg af en løsning Strukturering af den videre proces Organisationsteori (begreber) En organisation er resultatet af en bevidst, kreativ handling, modsat fællesskab (i landsby, opgang, mv). En organisation er etableret for at opnå et mål: Virksomheder for at producere vare, yde tjeneste, og skabe overskud Myndigheder for at sikre rettigheder, fordele resourcer Foreninger for at varetage fælles interesser (sport, politik, kultur, miljø,..) Organisationens vedtægt En vedtægt fastlægger organisationens mål/ opgaver, besluttende organer og beslutningsprocedurer, f eks afholdelse af generalforsamling. I den offentlige forvaltning fremgår mål/ opgaver mv af love mv, og af statsministerens beslutning om ministeriernes arbejsdopgaver. Ledere (formænd, chefer mv), men også medarbejdere, er forpligtede på at træffe beslutninger, der realiserer virksomhedens mål. Organisationsplan (1) Den klassiske organisationsplan er baseret på delegation/ arbejdsdeling/ specialisering. Opdelingen har forskellige aspekter: funktion: Hvilke arbejdsopgaver løses i hvilken afdeling? Hvilke data modtages? Hvilke afgives? kompetence/ ansvarsområder: Hvem er beføjet til at træffe hvilke afgørelser? resourcer: Hvilke personer og andre resourcer er knyttet til afdelingen? geografisk område: Hvilket område (jurisdiktion) svarer afdelingen for? Organisationsplanen omfatter jobbeskrivelser og tegningsrettigheder, mv
Organisationsteori, 2003 3 of 8 En organisationsplan er normativ. Organisationsplan (2) En beskrivelse af faktisk, formel og uformel kommunikation (en deskriptiv fremstilling) viser mange afvigelser. I problem- og konfliktsituationer er organisationsplan og jobbeskrivelser mv dog ofte afgørende for ansvarsplacering. (Jfr kontrakter i byretten) Organisationsformer Hierarki (Traditionelt i kirke og militær. Napoleon o 1800 i forvaltning) Funktion (arbejdsdeling, specialisering) Produkt (formål) Matrix-organisation (Siemens, IBM) Projektorganisation (Storebæltsbroen) Organisatoriske enheder Inden for offentlig forvaltning skelner man mellem departement styrelse, direktorat afdeling, kontor, sektion decentraliserede enheder, der har uafhængig beslutningskompetence, f eks kommuner, og dekoncentrerede enheder, der er afhængig af central myndighed, men har ansvar indenfor en jurisdiktion Hvorfor organisations struktur? Organisationens opdeling er begrundet i en vigtig, videnskabelig metode, der først er formuleret af Rene Descartes: "Den anden regel var at dele hver af de vanskelige problemer, jeg skulle undersøge, i så mange dele, som det var muligt og som det var nødvendigt for at få den bedste løsning derpå" Descartes: Om metoden. 1637. Dansk 1937. Gyldendal 1967, side 25.
Organisationsteori, 2003 4 of 8 Afvigelser fra den rationelle model (1) Ikke bedste, bare god nok: 'Administrative man' (Simon, 1947) Det, der kan accepteres: 'Muddeling through' (Lindblom, 1959) Politiske processer, 'garbage can' (March & Olsen, 1976) Afvigelser fra den rationelle model (2) Groupthink: En analyse af amerikanske regeringsbeslutninger ( I. L. Janis, 1982) Dårlige beslutningsresultater, også uden 'rygklappere', fordi (s. 249): Beslutningstagere isolerede, ingen 'udefra' checker begrundelser Lederen tilskynder ikke til åben diskussion af alternativer Organisationen checker ikke, at der sker analyser af alternativer Campbell om GIS i organisationer Beslutningstype Rationel Administrativ Politisk Målstruktur Ét, fælles mål Fælles mål Information's rolle Afgørende Væsentlig Analyser Øger rationalitet Standard beregninger Modstridende mål Symbolsk værdi, skjules evt. Ikke afgørende Campbell & Blakemore, 1991: 264, quoting Campbell, 1990: 35.
Organisationsteori, 2003 5 of 8 Eksempel på en organisation Tolkning af organigram Hvad betyder stregerne mellem kasserne? Vores opgaver løses af 15 kontorer under ledelse af departementschef Karsten Dybvad og 6 flydende afdelingschefer. Flydende betyder, at den enkelte afdelingschef er ansvarlig for bestemte opgaver og projekter i stedet for at være ansvarlig for bestemte kontorer. Det enkelte kontor kan altså godt arbejde under flere afdelingschefer. Konsekvens hvis signaturforklaring mangler?
Organisationsteori, 2003 6 of 8 Bestyrelsen for digital forvaltning Departementschef i Finansministeriet (formand), Karsten Dybvad Den administrerende direktør i Kommunernes Landsforening, Peter Gorm Hansen Den administrerende direktør i Amtsrådsforeningen, Otto Larsen En repræsentant for København og Frederiksberg Kommuner, Kurt E. Christoffersen Departementschef i Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Leo Bjørnskov Departementschef i Økonomi- og Erhvervsministeriet, Michael Dithmer Departementschef i Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Ib Valsborg Departementschef i Justitsministeriet, Michael Lunn Udviklingsdirektør i Erhvervs- og Boligstyrelsen, Jørgen Rosted Den Digitale Taskforce og IT-fagligt center i Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling betjener bestyrelsen. Den Digitale Taskforce fungerer som sekretariat for bestyrelsen. Bestyrelsen mødes 1 gang om måneden. Den digitale taskforce Det normale: Et 'kontor' med personale ansat i ministeriet. Hver medarbejder netop én chef. Bakka, s 70: Mekanistisk 'Taskforce': Ej kontor; men personer (faglig ekspertise) fra et andet ministerium, der skal løse opgaver med FM's sigte + 'Flydende' afdelingschefer = Ret uklare ansvarsforhold + PS:"halshugges ved deadline" -> Arbejdsmiljø? Kvalitetsprodukter?? Træk af organisationsteoriens historie Taylor: Scientific management: Studere arbejdsprocesser Mayo: Human relations: Opmærksomhed øger produktivitet McGregor: Theory X og theory Y: Robot eller selv-realisering... Lars Kolind: Spaghetti (projekt-) oranisation: Fag, projekt, personale
Organisationsteori, 2003 7 of 8 Organisationsteoriens historie Kim V Andersen m fl, 1999
Organisationsteori, 2003 8 of 8 Internt (S: Styrker W: Svagheder ) Eksternt ( O: Muligheder T: Trusler ) SWOT-analyse Sammenfatning Lært om elementer i en organisation Lært om beslutning og udvikling i organisationer Lærg om anvendelse af geografisk information i organisationer est@i4.auc.dk Stubkjær, ISP, AaU GeodataOrg: Organisationsteori Efterår 2003