Institution: NaturErhvervstyrelsen Kontor/initialer: Center for Ressourcer/jetc Sagsnr.: 14-0642-000021 Dato: 29. april 2015 Spørgsmål og svar vedrørende udbud af kaffe, te og relaterede produkter Spørgsmål 1: I vil have tilbud d. 1/5, men beder os give tilbud med udgangspunkt i kurser pr. 1/6?? Svar: Tilbudsfrist er den 5. maj inden kl. 12.00 2015. I punkt 16 i kravspecifikationen står der: Leverandørens priser i bilag 3 afgives ved hjælp af kurserne per 1. juni 2015 med udgangspunkt i.. Rettelse: Leverandørens priser i bilag 3 afgives ved hjælp af kurserne per 1. april 2015. Spørgsmål 2: Rammeaftalen, pkt. 3.2 Købsomfang: Der er mange undtagelser til forpligtelse til denne rammeaftale, såsom køb til anden side ved lavere pris, køb under kr. 1.000 må foretages hos anden leverandør etc. 1) De tilbudte priser afgives ud fra et forventet køb af kaffe og te til 3.000 medarbejdere - vil ordregiver frafalde kravene i pkt. 3.2 i rammeaftalen, så denne bliver fordelagtig for den valgte leverandør? Svar: pkt. 3.2 Købsomfang i rammeaftalen er ændret. Spørgsmål 3: Vedr. Bilag 3 Tilbudsliste Der ønskes afgivet tilbud på 10 te varianter i breve. Det er ikke tilstrækkeligt klart, om arket tilbudsliste skal udvides med ekstra linjer i excel-arket, eller om de ekstra 5 te varianter alene skal nævnes på bilag 3b. Kan ordregiver bekræfte, om excel-arket tilbudsliste skal udvides med 5 linjer? Svar: Nej, i bilag 3, fanebladet: tilbudsliste, pos 1b til og med 5b, kolonne H angiver leverandøren diverse smagsvarianter. Der må gerne tilbydes flere smagsvarianter i hver prisgruppe. I Bilag 3, fanebladet: mindstekrav skal leverandøren ved at svare ja, indestå for at denne kan levere mindst 10 forskellige smagsvarianter af te i breve med kuverter. 1
Spørgsmål 4 Vedr. Bilag 2 A Kravspecifikation. Priserne skal ifølge modtaget rettelsesblad nu afgives per 1. april 2015. Men i denne sammenhæng vil det også være nødvendigt at fastlægge en dollarskurs, for at priserne kan være sammenlignelige og være afgivet på det samme grundlag. Vil Ordregiver oplyse den dollarkurs, som skal anvendes ved tilbudsafgivelsen? Svar: Dollarkursen pr. 1. april 2015, og som skal anvendes ved beregningen, er 694.6400. Spørgsmål 5 Vedr. tidsplan for udbud Det nævnes i tidsplanen, at levering af smagsprøver på te er den 7. maj 2015. Skal det forstås, således at tesmagsprøver ikke skal leveres sammen med tilbuddet. Eller er der tale om, at der i stedet for levering af smagsprøver på te, er tale om Ordregivers smagning af teen? Svar: Præcisering: Alle smagsprøver af kaffe og te samt eventuelle kaffemaskiner inkl. leverandørens tilbud skal afleveres ved tilbudsfristens udløb 5. maj kl. 12.00. Spørgsmål 6: Vedr. udbudsmaterialets bestanddele Vil Bilag 8, Evalueringsskema vil blive udfyldt af ordregiver i feltet Indsæt tilbudsgiver. Kan dette bekræftes? Spørgsmål 7: Spørgsmål til udbudsbetingelser side 10: Hvad menes der med et beregningseksempel på prisevaluering for kaffe og te? Svar: Rettelse: Der menes et beregningseksempel på prisregulering for kaffe og te. 2
Spørgsmål 8: Spørgsmål vedr. bilag 8 Evalueringsskema: Kan I bekræfte at bilag 8, Evalueringsskema udfyldes af ordregiver? Spørgsmål 9: Spørgsmål vedr. Rammeaftale punkt 7. Leverandøren er forpligtet til at sikre Ordregiver samme adgang til Underleverandør, som Ordregiver har til Leverandøren. Vil Ordregiver præcisere hvad der menes med dette punkt? Svar: Leverandøren skal sikre, at underleverandører kan underlægges kontrol jf. det offentliggjorte CSR bilag. Spørgsmål 10: Vedr. Rammeaftale punkt 15, Prisregulering. Er det muligt at få eksempel på reguleringsmodel tilsendt som PDF, så det er muligt at se de regneformler, som er brugt? Svar: Nej, der er tale om en almindelig indeksregulering der følger kursen på dollar og kaffeprisen. Spørgsmål 11: Vedr. Rammeaftale punkt 15, Prisregulering. Vil Ordregiver acceptere at lovgivningsmæssige ændringer i afgifter, som bliver pålagt eller tilgodeskrevet Leverandøren i aftaleperioden, i forhold til de af Rammeaftalens omfattende produkter, reguleres i de aftalte priser i enten op-eller nedadgående retning. Her henledes til at kaffe, te og cacao er pålagt afgifter.?. Spørgsmål 12: Vedr. kravspecifikation punkt 13. Levering. Vil ordregiver godkende: Levering af bestilte produkter, skal ske inden for tre hverdage? 3
Spørgsmål 13 Vedr. bilag 3, positions nr. 7C Vil Ordregiver acceptere at der bydes med Flødepulver i poser af 750 gram?, under forudsætning af at prisen også opgives pr. kg. Spørgsmål 14 Vedr. rammeaftale punkt 4. Sendes ordre afgivet via Moderniseringsstyrelsens fakturerings- og indkøbssystem (IndFak eller lign) i OIOUBL? Svar: Ikke nødvendigvis. Der implementeres netop nu nyt IndFak og indtil funktionaliteten er kendt er dette ikke et krav. Spørgsmål 15 Vedr. Bilag 3 position 7C Flødepulver. Betegnelsen flødepulver indikerer at man ønsker et produkt basseret på mælk. Det produkt der menes er nok Whitner eller lign. med højt fedtindhold (+30 %). Traditionelt har disse produkter på markedet intet at gøre med mejeriprodukter da fedtet er plante-fedt tilsat hvid farve m.m. Vil udbyder venligst bekræfte om man ønsker et automatprodukt baseret på mælk eller et fedtprodukt med højt fedtindhold? Svar: Der kan bydes ind med Whitner eller flødepulver baseret på mælk. Spørgsmål 16 Vedr. Bilag 3 position 7C Flødepulver. Vil udbyder accepter at der bydes med en topping der er mælkebaseret og har et lavt fedtindhold? Spørgsmål 17 Vedr. Bilag 3 position 3C. Hele bønner pakkes til det professionelle marked i forskellige størrelser. Mest udbredt er 1 kg poser. Kaffen sælges et karton af gangen a 5-10 kg typisk. Posens størrelse har således ikke betydning for hvor stor en mængde der skal købes af gangen. Hele bønner benyttes typisk en automat hvor man alligevel hælder hele posen op i maskinen. Vil udbyder acceptere at der bydes med 1 kg pose i stedet og specifikationen ændres til 500g-1 kg på angivelsen af posens størrelse? 4
Svar: Ja, under forudsætning af at prisen også opgives pr. 500g. 5