Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde HALSNÆS KOMMUNE Beretning nr. 18 (side 315-357) Afsluttende beretning for regnskabsår 2012 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR 2012... 315 1.1 Indledning... 315 1.2 Ledelsens regnskabserklæring... 315 1.3 Ikke-korrigerede forhold... 315 Indregning af etableringsaftaler... 316 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision... 316 1.5 Revisionens bemærkninger... 318 1.5.1 Generelt... 318 1.5.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012... 318 Afstemning af status... 318 Indregning af etableringsaftaler... 318 1.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 319 2 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI... 320 3 REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI... 320 3.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 320 3.2 Den løbende revision... 321 3.3 Lovpligtig forvaltningsrevision... 321 3.4 Den afsluttende revision... 321 4 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER... 322 5 REVISION AF ÅRSREGNSKABET... 323 5.1 Årsregnskabets opbygning og indhold... 323 5.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen... 323 5.3 Budget- og bevillingskontrol... 323 5.4 Tilskud, udligning og skatter... 324 5.5 Lønninger og vederlag... 324 5.6 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver... 324 5.7 Forsyningsvirksomhed... 325 5.8 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv.... 325 5.9 Balancen... 326 5.9.1 Anlægsaktiver... 326 5.9.2 Omsætningsaktiver... 327 5.9.3 Likvide beholdninger... 327 5.9.4 Egenkapital... 327
5.9.5 Hensatte forpligtelser... 327 5.9.6 Lånoptagelse... 328 5.9.7 Gældsforpligtelser... 328 6 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION... 329 6.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer... 329 6.2 Løbende revision... 330 6.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 330 6.3 Afsluttende revision... 330 6.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 330 6.3.2 Udbetaling Danmark... 331 7 DEN SÆRLIGE FLEKSJOBGENNEMGANG... 331 8 FORVALTNINGSREVISION STYRING OG ADMINISTRATION AF OPKRÆVNINGSARBEJDET... 332 8.1 Baggrund... 332 8.2 Grundlag og metode... 332 8.3 Afgrænsning... 332 8.4 Organisering af opkrævningsarbejdet... 333 8.5 Udvikling i Halsnæs Kommunes tilgodehavende... 333 8.6 Forretningsgange for væsentlige indtægtsområder... 334 8.7 Udvalgte særlige områder... 335 8.8 Samlet konklusion... 335 9 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV.... 336 9.1 Revisionsberetninger afgivet til Halsnæs byråd... 336 9.2 Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver... 336 10 REVISORS ERKLÆRING... 337 BILAG 1 BESKÆFTIGELSESMINISTERIET... 338 BILAG 2 SOCIAL- OG INTEGRATIONSMINISTERIET... 349 BILAG 3 OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV... 355 BILAG 4 PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER... 357
Til Halsnæs Byråd 1 på revisionen af kommunens årsregnskab for 2012 1.1 Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 21. maj 2013 afsluttet revisionen af Halsnæs Kommunes regnskab for året 2012. I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for Halsnæs Kommune afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne 1 41 i Kommunens. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 50,2-46,5 0 Regnskab Balance Ultimo 2011 Ultimo 2012 Aktiver Egenkapital Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld. 1.931,4-788,1 91,0 6,2 9,7 2.628,9-1.415,6 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2012. 1.3 Ikke-korrigerede forhold I henhold til internationale revisionsstandarder skal vi informere om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2012 er der konstateret følgende forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet, idet ledelsen har vurderet dem værende uvæsentlige både Side 315
enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet. Denne oplysning gives for at sikre, at byrådet er orienteret herom: Indregning af etableringsaftaler Ved den afsluttende revision af årsregnskabet er det konstateret, at kommunen har en etableringsaftale på 33.384.000 kr. med Kommuneleasing, hvoraf der er forbrugt 16.131.430,68 kr. ultimo 2012. Denne gæld er ikke optaget i kommunens regnskab, men alene omtalt i note 14 vedrørende langfristede gældsforpligtigelser. 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med følgende påtegning: Den uafhængige revisors erklæring Til byrådet i Halsnæs Kommune Påtegning på årsregnskabet Vi har revideret årsregnskabet for Halsnæs Kommune for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2012, der omfatter, anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, balance, finansieringsoversigt, obligatoriske oversigter og noter. Årsregnskabet er udarbejdet efter Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner med følgende hovedtal: Resultat af ordinær driftsvirksomhed 91,0 mio. kr. Resultat af det skattefinansierede område 6,2 mio. kr. Aktiver i alt på 2.628,9 mio. kr. Egenkapital i alt på -1.415,6 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig information, uanset om denne skyldes besvigelser eller, samt for valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Side 316
Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning samt god offentlig revisionsskik, jf. lov om kommunernes styrelse og kommunens revisionsregulativ. Dette kræver at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig information. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig information i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for kommunens udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2012 i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner som sammenligningstal i regnskabsopgørelsen for regnskabsåret 2012 medtaget det af byrådet godkendte budget for 2012. Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. Udtalelse om sektorbeskrivelserne Vi har gennemlæst sektorbeskrivelserne. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i sektorbeskrivelserne er i overensstemmelse med årsregnskabet. Side 317
1.5 Revisionens bemærkninger 1.5.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 1.5.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde 1.5.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger vedrørende den finansielle revision: Afstemning af status Vi har konstateret, at det af kommunens egen oversigt over ikke-afstemte statuskonti fremgår, at der for 2012 mangler udarbejdelse af 128 statusafstemninger. Det fremgår endvidere, at der alene er udført interne stikprøvevist kvalitetssikring på 2 konti. Vi kan således konstatere, at der er sket en markant stigning i antallet af ej-afstemte konti, samt at omfanget af den udførte interne kvalitetskontrol på de afstemte konti er faldet. Det er oplyst, at udviklingen kan henføres til implementeringen af nyt økonomisystem. Vi anbefaler, at de gældende forretningsgange for afstemning, der sikrer en fuldstændig afstemning af kommunens statuskonti, efterleves, samt at det sikres, at intern kvalitetssikring udføres, og at der følges op på konklusionerne heraf, således at samtlige afstemninger afleveres i god kvalitet. Vi henleder opmærksomheden på vigtigheden i, at kontiene foreligger afstemt ved udarbejdelsen af åbningsbalancen i nyt økonomisystem. Indregning af etableringsaftaler Vi har ved vores gennemgang af kommunens leasingaftaler konstateret, at kommunen har en etableringsaftale på 33.384.000 kr. med Kommuneleasing, hvoraf der er forbrugt 16.131.430,68 kr. ultimo 2012. Denne gæld er ikke optaget i kommunens regnskab, men alene omtalt i note 14 vedrørende langfristede gældsforpligtigelser. Side 318
Det er vores opfattelse, at gælden i henhold til gældende konteringsregler bør indregnes i kommunens regnskab som en langfristet gældsforpligtigelse, som en helt almindelig leasingaftale hvorpå kommunen endnu ikke er begyndt at afdrage. 1.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Tidligere anførte bemærkninger anses afsluttet ud fra byrådets besvarelse samt den foretagne opfølgning. Side 319
2 Vurdering af kommunens økonomi Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning, beregnet for de sidste 365 dage, ikke må være negativ. Halsnæs Kommune har ultimo regnskabsåret 2012 en gennemsnitlig kassebeholdning på 96,6 mio. kr., hvilket er et fald i forhold til regnskabsåret 2011, hvor den gennemsnitlige kassebeholdning ultimo regnskabsåret udgjorde 136,0 mio. kr. Kassekreditreglen er således overholdt i regnskabsåret 2012. Efter de foreliggende budgetoplysninger forventes denne ligeledes overholdt i regnskabsåret 2013. Det er vores samlede vurdering at Halsnæs Kommunes har en bæredygtig drift, jf. budgetterne, samt at kommunen har et fornuftigt likvidt beredskab. 3 Revisionsmetodik og -strategi Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2012 identificeret områder med særlige risici for væsentlige i årsregnskabet. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 3.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig information, herunder information som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret som følge af besvigelser. Side 320
3.2 Den løbende revision Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 17. 3.3 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 3.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Side 321
4 Revision af kommunens interne itkontroller Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. I gennemgangen for 2012 har vi foretaget en opfølgning på revisionen vedrørende 2011. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS 484-2005: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af itsikkerheden indenfor de gennemgåede områder er tilfredsstillende Side 322
5 Revision af årsregnskabet 5.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2011 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet. 5.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. Vi har dog konstateret, at de tilrettelagte forretningsgange ikke har sikret en tilstrækkelig afstemning af statuskonti. Der henvises til afsnit 1.5.2, Revisionens bemærkninger. 5.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret væsentlig overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. Side 323
5.4 Tilskud, udligning og skatter Tilskuds- og udligningsbeløb er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering og periodisering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb samt skatter er korrekt optaget i regnskabet. 5.5 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre mv. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret. 5.6 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. Side 324
5.7 Forsyningsvirksomhed Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering. Kommunen har siden 2010 haft affaldsområdet organiseret i Halsnæs Forsyning A/S. Det er i 2012 i Budget-og Regnskabssystemet præciseret, at kommunen også, når affaldshåndtering er organiseret i et kommunalt aktieselskab, skal have registreringer af årets drift af affaldsordningerne og mellemregningen i kommunens regnskab. Vi har ved revisionen påset, at udgifter og indtægter er registreret i henhold til Budget-og Regnskabssystemets autoriserede krav mellemværender med forsyningsvirksomheden er korrekt optaget i balancen taksterne inden for det forbrugerfinansierede område følger lovgivningens krav og er i overensstemmelse med byrådets beslutninger. Vi har vurderet, om takstfastsættelsen opfylder kravene til hvile i sig selv -virksomhed Det er vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, byrådets beslutninger samt at sikre, at de etablerede forretningsgange på væsentlige områder er betryggende i kontrolmæssig henseende samt hensigtsmæssigt tilrettelagt. Det er vores vurdering at forsyningsvirksomhederne over tid hviler i sig selv. Driften og mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i regnskabet. 5.8 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber med tilhørende undtagelser i bekendtgørelse 1102 af 17. september 2010. Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december 2011. Dels skal der afgives erklæring om prisfastsættelsen af de administrative ydelser, der leveres fra kommunen til forsyningsvirksomheden, og dels skal der afgives revisionserklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger, jf. bekendtgørelse nr. 1212 af 14. oktober 2010. Side 325
Vi har ikke afgivet erklæringer for 2012, idet indberetningerne ikke er forelagt til revision. 5.9 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Vi har modtaget afstemning af balancekonti. Den stikprøvevise kontrol bekræfter i al væsentlighed indhold og beløb for de enkelte konti. Vi har dog konstateret, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn ikke har sikret en tilstrækkelig afstemning af statuskonti. Der henvises til afsnit 1.5.2, Revisionens bemærkninger. 5.9.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i kommunens regnskabsaflæggelse. Det er vores vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. Det er vores vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet. Side 326
5.9.2 Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Det er vores vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 5.9.3 Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vores vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 5.9.4 Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger, regulering af aktier til indre værdi samt andre justeringer i balancen. Det er vores opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriet udmeldte regler. 5.9.5 Hensatte forpligtelser Vi har vurderet kommunens dokumentation for opgørelse af hensatte forpligtelser vedrørende pensionsforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser mv. Vi har påset, at forpligtelserne er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtigelser, anvendte indregningskriterier samt foretagne skøn. Kommunens indregning og måling er fundet i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer og den fastlagte regnskabspraksis. Side 327
5.9.6 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. 5.9.7 Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af tilbagebetalingspligtige ydelser med statslig refusion er korrekt opgjort. Vi har samtidig påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen. Det er vores vurdering, at gældsforpligtelserne i al væsentlighed er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. Vi har dog ved vores gennemgang af kommunens leasingaftaler konstateret, at kommunen ikke har indregnet etableringsaftaler med Kommuneleasing. Der henvises til afsnit 1.5.2, Revisionens bemærkninger. Side 328
6 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 6.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale itsystemer I bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 11. april 2013 udarbejdede erklæringer for 2012, som fremgår af KMD s hjemmeside. Side 329
6.2 Løbende revision 6.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 17 om den løbende revision. Beretning nr. 17 samt denne beretning skal efter byrådets behandling sendes til ressortministerierne sammen med byrådets besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen). Der henvises til bilag 1 og 2, hvor der fremgår en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder fravalg samt den tværministerielle oversigt og opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2011 og tidligere år. 6.3 Afsluttende revision 6.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvidere stikprøvevis undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusionsanmeldelserne er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet. Vi har ligeledes kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tidligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne. Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt beregning og afregning af A-skat mv. Relevante mellemregningskonti er påset afstemt, og vi har herunder vurderet kommunens administration og forretningsgange vedrørende behandling af tilbagebetalingspligtige ydelser. Det er vor opfattelse, at restafregningsskemaerne er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler for området, samt at kommunens restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen. Vores gennemgang har medført mindre justeringer i refusionshjemtagelserne. Side 330
6.3.2 Udbetaling Danmark I 2012 er følgende områder overgået til Udbetaling Danmark: Barselsdagpenge Børne- og ungeydelse Underholdsbidrag Børnetilskud Vores revision af udgifter og indtægter på disse områder gælder for perioden frem til overgangen til Udbetaling Danmark. Vi har påset, at kommunerne har foretaget afstemning af disse ydelser, herunder A-skat, og tilhørende mellemregningskonti frem til overgangen til Udbetaling Danmark, samt at de på refusionsopgørelsen medtagne beløb er i overensstemmelse med bogføringen. Gennemgangen har ikke givet anledning til kommentarer. 7 Den særlige fleksjobgennemgang Der er foretaget opfølgning på beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse af 29. marts 2012 til Halsnæs Kommune. Det fremgår heraf, at revisor skal gennemgå alle kommunens sager fra perioden 01.01.2010 31.12.2010 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet. Der er i den forbindelse foretaget gennemgang af de resterende 30 sager. Det har dog vist sig, at der er 11 sager, som ikke er omfattet af revurdering i 2010. Der er således kun revideret 19 sager. Der er konstateret i 11 af de gennemgåede sager, idet der i 1 sag ikke er foretaget en revurdering, i 8 sager er revurderingen afsluttet for sent, og i 2 sager er der og mangler i forbindelse med den udarbejdede revurdering. Kommunen er enig i dette. Kommunen har foretaget refusionsmæssige berigtigelser i sagerne og på statsrefusionsopgørelsen for 2012. Det er endvidere påset, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor der blev konstateret i forbindelse med den særlige fleksjobgennemgang af første halvdel af sagerne i 2010. Side 331
8 Forvaltningsrevision Styring og administration af opkrævningsarbejdet 8.1 Baggrund Opkrævning og inddrivelse har siden 1. november 2005 været delt mellem kommunen og staten, således at kommunen fortsat varetager opkrævningsfunktionen, mens inddrivelsesopgaven varetages af Staten (SKAT). Opkrævningsfunktionen består af følgende opgaver: Kontrol af, at betaling finder sted rettidig Udsendelse af rykker ved manglende betaling Indgåelse af evt. aftaler om henstand eller/og afdragsordninger 8.2 Grundlag og metode Vi har undersøgt, hvorledes organiseringen af opkrævningsarbejdet er tilrettelagt. Vi har foretaget en overordnet gennemgang af Halsnæs Kommunes styring/administration af arbejdet med opkrævningsområdet, med fokus på de væsentlige indtægtsområder. Gennemgangen har herudover omfattet en vurdering af, om der foretages den fornødne ledelsesmæssige økonomiske opfølgning på udviklingen i de samlede tilgodehavender. Vi har endvidere foretaget en vurdering af, om der er tilrettelagt og beskrevet hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, som sikrer, at kommunens opkrævning af tilgodehavender sker effektivt. Grundlaget for konklusionen på den gennemførte vurdering er indhentede oplysninger på nedenstående områder om: Principper for økonomistyring/kasse- og Regnskabsregulativ Forretningsgange for væsentlige indtægtsområder Opkrævningsplan Vurderingen af de indhentede oplysninger er foretaget på et overordnet niveau, og konklusionen viser, om der er områder, som vi finder væsentlige at analysere med henblik på at forbedre styringen af området. 8.3 Afgrænsning Gennemgangen har omfattet følgende væsentlige indtægtsområder Øvrige indtægter, Fast ejendom, fællesformål (Husleje) Daginstitutionsbetaling (SFO, Dagpleje, Børnehaver og integrerede institutioner) Salg af produkter og ydelser på ældreområdet (pleje og omsorg) Side 332
Mellemkommunale betalinger, generelt såvel ældre området, botilbud som andre områder Gebyrområdet, hovedkonto 06 Forebyggende indsats for ældre og handicappede og pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede (interne indtægter) 8.4 Organisering af opkrævningsarbejdet Opkrævningsfunktioner er generelt centralt fastlagt. Vi har undersøgt, om der er udarbejdet en særskilt opkrævningsstrategi og vurderet, om denne indeholder mål for opkrævningsarbejdet samt retningslinjer for intern kontrol. Vi har herudover undersøgt/vurderet: Rykkerprocedure Behandling af adviser Delkonklusion 1 Det er vores vurdering, at opkrævningsarbejdet styres tilfredsstillende, dog har kommunen en større mængde ubehandlede adviser. I vurderingen har vi lagt vægt på, at: Restancerne ikke er steget væsentligt Der er procedure, der sikrer, at der løbende rykkes ved manglende betaling Der er opsat mål for opkrævningsarbejde Der er fastlagt bestemmelser for interne kontroller samt ledelsestilsyn 8.5 Udvikling i Halsnæs Kommunes tilgodehavende Halsnæs Kommunes tilgodehavender inden for de vurderede områder har de seneste år udviklet sig som anført nedenfor: Husleje (rengøring) 2009 t.kr. 2010 t.kr. 2011 t.kr. 2012 t.kr. Udvikling fra 2009 til 2012 i procent 99 65 46 53-46 % Daginstitution 2.468 3.192 2.292 2.245-0,1 % Mellemkommunale betalinger, (ældre området, botilbud - 2.159 5.292 2.431 13 % m.v.) Gebyrområdet 637 574 533 440-31 % Forebyggende indsats (ældre og handicappede og pleje og omsorg m.v.) - 4.436 3.965 4.568 3 % Side 333
Udvikling har på de væsentlige områder medført et lille fald i restancerne fra 2010 til 2012, som, efter vores opfattelse, kan henføres til større fokus på opkrævning. Vi har samtidig, for de vurderede områder, foretaget en vurdering af udviklingen i de samlede afskrivninger i kommunen de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Udviklingen har været således: 2010 2011 2012 t.kr. t.kr. t.kr. Samlet 513 660 2.000 Delkonklusion Faldet i restancerne vedrørende gebyrområdet kan henføres til et fald i forbrug og derved falder restancerne også. Den lave restance vedrørende Husleje (rengøring) skyldes, at regningerne trækkes direkte hos de enkelte institutioner. Samtidig har kommunen, efter vores opfattelse, øget deres fokus på restanceområdet. 8.6 Forretningsgange for væsentlige indtægtsområder Ud fra en revisionsmæssig vurdering har vi udvalgt nedenstående forretningsgange på væsentlige indtægtsområder, der henvises til det i afsnit 8.3, afgrænsning, anførte. Vi har undersøgt, om der foreligger beskrevne forretningsgange på de anførte områder, herunder at disse fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har blandt andet vurderet, om der er fastlagt retningslinjer for regningsudsendelse, anvendelse af IT, interne kontroller/ledelsestilsyn samt fastlæggelse af betalingsfrister og overgivelses af krav til SKAT. Delkonklusion 1 Vi har konstateret, at der ikke er udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser for regningsudskrivning / påligningsarbejdet vedrørende nedenstående områder: Daginstitutionsbetaling (SFO, Dagpleje, Børnehaver og integrerede institutioner) Mellemkommunale betalinger, generelt såvel ældre området, botilbud som andre områder Gebyrområdet, hovedkonto 06 På trods af de manglende skriftlige forretningsgange vurderer vi dog, at de etablerede forretningsgange fungerer tilfredsstillende. Vi skal dog forslå, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelser for de anførte områder, og at der i disse indarbejdes retningslinjer om frister for regningsudsendelse og betalingsfrister. Side 334
8.7 Udvalgte særlige områder I forbindelse med vores gennemgang har vi udvalgt følgende særlige fokusområder: Regnskabsmæssig behandling af interne afregninger Vi har haft fokus på, at der er tilrettelagt retningslinjer for behandling af interne afregninger, er taget stilling til, hvorledes tilgodehavender skal behandles. Delkonklusion Det er vores vurdering, at området generelt fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. 8.8 Samlet konklusion Det er vores samlede vurdering, at Halsnæs Kommune overordnet set har tilrettelagt en hensigtsmæssig styring/administration af opkrævningsarbejdet. I vores vurderinger har vi lagt vægt på, at organiseringen af opkrævningsarbejdet er hensigtsmæssigt udviklingen i kommunens tilgodehavender ikke har vist atypiske udviklingstendenser der er etableret og beskrevet hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, som sikrer, at der foretages en effektiv styring af opkrævningsarbejdet. Vi skal dog foreslå følgende tiltag, som vi vurderer, vil forbedre opkrævningsarbejdet. Forretningsgange på væsentlige indtægtsområder Vi skal foreslå, at der udarbejdes beskrivelse af de tilrettelagte forretningsgange på nedenstående områder: Daginstitutionsbetaling (SFO, Dagpleje, Børnehaver og integrerede institutioner) Mellemkommunale betalinger, generelt såvel ældre området, botilbud som andre områder Gebyrområdet, hovedkonto 06 Ligesom vi skal foreslå, at forretningsgangene indeholder bestemmelser om regningsudskrivning, frekvens, betalingsfrister og rykkerprocedure. Behandling af adviser Behandling af adviser bør sikres løbende behandlet, således at aktualiteten bevares. Vi skal derfor foreslå, at der foretages en vurdering af nødvendigheden af de enkelte adviser, og at der sker en løbende handling af adviser. Side 335
9 Afgivne revisionsberetninger og påtegnede opgørelser mv. 9.1 Revisionsberetninger afgivet til Halsnæs byråd Ud over nærværende beretning om revisionen af årsregnskabet er der afgivet følgende delberetninger: Beretning om Nr. Dato Revisionen af regnskabet for 2011 vedrørende Industrimuseet Frederiks Værk 16 16. november 2012 Den løbende revision for regnskabsåret 2012 17 18. februar 2013 9.2 Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver Der henvises til oversigten i bilag 4. Side 336
10 Revisors erklæring Vi erklærer, at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbestemmelser vi under revisionen har modtaget de oplysninger, som vi har anmodet om Vi har iværksat foranstaltninger til sikring af, at BDO ikke har leveret ydelser omfattet af Revisorlovens 21 stk. 1, til de af kommunen ejede virksomheder og selvejende institutioner med driftsoverenskomst. Roskilde, den 21. maj 2013 BDO Kommunernes Revision Kenneth S. Andersen Registreret revisor Side 337
Bilag 1 Beskæftigelsesministeriet Tværministeriel oversigt over konstaterede og mangler ved den sociale revision 2012 Indledning Dette bilag er en særskilt redegørelse til Beskæftigelsesministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav som fremgår af bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2012. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2012 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Beskæftigelsesministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedr. 2011 og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager Opfølgning på decisionsskrivelser for 2011 og evt. tidligere Beskæftigelsesministeriet (Arbejdsmarkedsstyrelsen) Decisionsskrivelse af 19. marts 2013 vedr. regnskabsår 2011 er gennemgået. Resultat af gennemgangen på ministeriets område Ministeriet noterer sig, at kommunen ikke har udført kvalitetskontrol på Jobcenterets område og på områderne syge- og barselsdagpenge, forsikrede ledige, jobtræning og servicejob. Ministeriet forventer, at kommunen følger revisors anbefaling om, at ledelsestilsynet fremover suppleres med en kvalitetskontrol på disse områder, og at revisor påser dette. I den løbende sagsrevision for 2012 er det påset, at der er udført kvalitetskontrol på ovenstående områder. Ledelses- og kvalitetskontrol Ministeriet noterer sig, at Job- og Arbejdsmarked primo januar 2012 har implementeret et ledelses- og kvalitetskontrolsystem med henblik på fremadrettet at højne kvaliteten i sagsbehandlingen. Ministeriet noterer sig endvidere, at ministeriet i forbindelse med behandlingen af revisionsberetningen for 2010 modtog redegørelse af 23. maj 2012 fra den nye ledelse i Job og Arbejdsmarked om iværksatte tiltag bl.a. til forbedringer i rettidigheden på opfølgninger. Ministeriet forventer, at kommunen tilvejebringer den nødvendige kvalitet i sagsbehandlingen. Ministeriet går ud fra, at de initiativer, som kommunen har iværksat, vil forbedre sagsbehandlingen på områderne, og at resultatet vil fremgå af næste års beretning. Ministeriet skal bede revisor om at følge op på forholdene i næste års beretning. Side 338
Der ses ikke at være væsentlige og mangler på Arbejdsmarkedsafdelingen i den løbende sagsrevision for 2012, hvorfor det er vores vurdering, at de tiltag, som kommunen har iværksat, har haft den ønskede effekt. Kontanthjælp Da der på området for kontanthjælp/aktivering er fundet systematiske med refusionsmæssig betydning, er det ministeriets opfattelse, at det er sandsynligt, at der på området er udbetalt et væsentligt forkert beløb i statsrefusion. Ministeriet skal på den baggrund bede kommunen om at gennemgå alle sager for 2011 på området for at foretage fornøden refusionsmæssig berigtigelse og rette eventuelle øvrige. Ministeriet forventer, at resultatet heraf vil fremgå af næste års beretning. Alternativt, hvis kommunen har mere end 15 sager på området, og der er tale om et større antal ensartede sager, kan berigtigelsen ske ved, at kommunen foretager en skønsmæssig beregning af, hvor meget statens refusion bliver ændret, hvis reglerne var blevet fulgt. Berigtigelsen er omfattet af revisors kontrol, og ministeriet forventer, at resultatet af og grundlaget for beregningen fremgår af næste års beretning. Kommunen har oplyst, at de ikke når at forholde sig til decisioner således, at evt. berigtigelser kan medtages i den endelige restafregning for 2012. Kommunen har oplyst, at de vil udføre gennemgangen i løbet af 2013. Opfølgning på tidligere beretninger Ministeriet har i forbindelse med gennemgangen af beretningen for 2010 bedt kommunen om at gennemgå alle sager, alternativt at foretage en skønsmæssig berigtigelse af refusion på områderne kontanthjælp og ledighedsydelse, idet der er fundet systematiske med refusionsmæssig betydning. Ministeriet noterer sig, at kommunen ikke har kunnet nå at medtage eventuelle berigtigelser i den endelige restafregning for 2011, hvorfor revisor følger op herpå i forbindelse med revisionen for 2012. Det er påset, at der er medtaget kr. -4.275.080 kr. i den endelige restafregning for 2012. Det er vores vurdering, at kommunen har iagttaget ovenstående. Punktet betragtes herved som afsluttet. Særlige gennemgange Opfølgning på fokusrevision 2010 - Kontant - og starthjælpsområdet Det er oplyst, at kommunen ikke har modtaget en tilbagemelding vedrørende fokusrevisionen. Tilbagemeldingen på fokusrevisionen er sendt igen den 12. marts 2013. Ministeriet beder revisor om at følge op på fokusrevisionen i næste års beretning. Side 339
Decisionsskrivelse fra Pensionsstyrelsen af 21.06.2011 er gennemgået. Det fremgår af skrivelsen, at revisor skal påse, at der er foretaget berigtigelser. Halsnæs Kommune har lavet en total gennemgang af området og har berigtiget kr. -4.275.080 på den endelige restafregning for 2012. Det er vores vurdering, at kommunen i den total opgørelse har taget højde for de sager, som var omfattet af fokusrevision 2010, og punktet vurderes herved at være afsluttet. Temarevision 2011 - Fleksydelsesordningen Ministeriet finder det ikke tilfredsstillende, at fleksydelsesordningen ikke fuldt ud er blevet administreret i overensstemmelse med lovgivningen, bortset fra opkrævning af fleksydelsesbidrag til personer under 30 år. Ministeriet noterer sig, at kommunen ikke har skriftlige forretningsgange på området, men at disse snarest vil blive udarbejdet. Kommunens administration af sager om tilmelding til fleksydelsesordningen er ikke fuldt ud korrekt, idet der er i den tilrettelagte forretningsgang med hensyn til, at bidrag ikke opkræves trods tilmelding. Ministeriet noterer sig, at kommunen vil tilkøbe KMD-Fleksydelsessystem, så fremadrettet minimeres. Kommunen har ikke en tilrettelagt procedure for administration af bidragsfri perioder. Ministeriet noterer sig, at kommunen gennemgår alle sager for at finde de borgere, der har mulighed for bidragsfri perioder. Det er endvidere konstateret, at kommunens administration af tilbagebetaling af fleksydelsesbidrag ikke er tilrettelagt korrekt. Ministeriet noterer sig, at kommunen har gennemgået alle sager tilbage fra 2007, og at differencer vil blive udbetalt til borgerne. Herudover er det konstateret, at kommunens administration af sager, hvor borgeren driver selvstændig virksomhed, ikke i alle tilfælde er korrekt, idet indtægterne/regnskab ikke er attesteret af en revisor, og der ikke foreligger dokumentation for det samlede timeantal i virksomheden pr. år. Ministeriet noterer sig, at kommunen vil indhente dette. Endelig er det konstateret, at kommunens administration af udbetaling af fleksydelse ikke i alle tilfælde er tilrettelagt korrekt, idet der mangler scanning af dokumentation til workbase, og at løn/pension ikke ses modregnet i alle sagerne. Ministeriet noterer sig, at scanning nu er foretaget, og at de to sager, hvor der ikke er foretaget modregning, nu er ændret fremadrettet. Ministeriet forventer, at kommunen tilvejebringer den fornødne kvalitet i sagsbehandlingen. Ministeriet går ud fra, at de initiativer, som kommunen har iværksat, vil forbedre sagsbehandlingen på området. Ministeriet skal bede revisor om at følge op på forholdene i næste års beretning. Da der ikke, af kommunen, udføres kvalitetskontrol på dette område de første 3 måneder af 2012, har vi udført juridisk kritisk revision, hvor der ikke er fundet væsentlige og mangler. Der er udført kvalitetskontrol for 4. kvartal 2012. Vi har gennemgået opgørelse over tilbagebetaling af fleksydelsesbidrag tilbage fra 2007, som vurderes at være korrekt gjort op og tilbagebetalt til borgerne. Vi har fået oplyst, at kommunen har gennemgået alle sager vedrørende bidragsfri perioder og har sendt brev til disse borgere. Side 340